Hướng dẫn cách làm báo cáo khoa học

Với cấu trúc gồm 5 chương, tài liệu Hướng dẫn cách làm báo cáo khoa học giới thiệu đến các bạn những nội dung về một số kỹ thuật cho một văn bản khoa học, một số kỹ thuật khác, hình thức trình bày luận văn, đồ án,... Hy vọng đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn.

Tác giả: Dương Quý Phương DQPMAG@yahoo.com Lâm Quang Vu (hiệu chỉnh và bổ sung) lamquangvu@gmail.com Nguyễn Thành Nhựt (cập nhật 24/9/2007) Mục lục: Chương : Mở đầu 1.1 Mục đích 1.2 Công cụ 1.3 Kinh nghiệm Chương : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học .4 2.1 Định dạng đầu mục 2.2 FootNote 2.3 Mục lục 2.4 Thêm ghi cho hình vẽ, bảng biểu, cơng thức 2.5 Thống kê hình vẽ, bảng biểu 2.6 Tham khảo chéo .7 2.7 Chú ý Chương : Một số kỹ thuật khác 3.1 Phím nóng định dạng trang 3.2 Kiểm tra lỡi tả của văn tiếng Anh 3.3 Chuyển đổi Font chư 3.4 Kết xuất tài liệu dưới dạng PDF .9 Chương : Hình thức trình bày Luận văn, Đồ án 10 4.1 Soạn thảo văn bản: .10 4.2 Tiểu mục: 10 4.3 Bảng biểu, hình vẽ, phương trình: 10 4.4 Viết tắt: 11 4.5 Tài liệu tham khảo và cách trích dẫn: 11 4.6 Phụ lục của luận văn: 11 4.7 Hướng dẫn xếp tài liệu tham khảo .11 4.7.1 Tài liệu tham khảo xếp theo thứ tự ABC họ tên tác giả luận văn theo thông lệ của nước: .11 4.7.2 Tài liệu tham khảo là sách, luận văn, luận án, báo cáo phải ghi đầy đủ thông tin sau: 11 4.7.3 Ví dụ tài liệu tham khảo 12 Chương : Kết luận .13 Danh mục hình vẽ: Hình 2.1 : Style mặc định Hình 2.2 : Định dạng lại style Hình 2.3 : Các style Hình 2.4 :Update Field Hình 2.5 : Thêm label Hình 2.6 : Đặt option để lấy số chương Hình 2.7 : Hộp thọai thêm bảng thống kê hình vẽ, bảng biểu .7 Hình 2.8 : Chọn tham khảo tới hình Hình 2.9 : Cập nhật lại style .8 Hình 2.10 :Thêm style Hình 3.1 Cài đặt phím nóng .9 Danh mục bảng: Bảng 2-1: Style và đầu mục Chương : Mở đầu 1.1 Mục đích - Nhằm tránh nhầm lẫn, bực bội không đáng có Có báo cáo hoàn thiện, chuẩn Nếu anh chị có văn chuẩn có thay đởi số trang, số chương …, chỉ cần chọn tòan văn (ctrl-A), nhắp chuột phải và chọn Update Field là Anh chị có thể thử nghiệm cách dàn trang lại văn này, xóa hay thêm số trang, hình vẽ update lại, thứ lại đâu vào đấy 1.2 Công cụ - Nếu dùng font unicode nên dùng cơng cụ Unikey để gõ tiếng Việt http://www.unikey.org/ Để vẽ loại lược đồ có thể dùng Microsoft Visio (lưu ý, phiên hiện không hỗ trợ Unicode nên bạn có thể dùng Font TCVN ( Vn ) hoặc VniWindow (Vni- ) để gõ tiếng Việt vẽ 1.3 Kinh nghiệm - Nên trú trọng vào báo cáo Nội dung báo cáo là phần quan trọng hình thức thể hiện chuyên nghiệp giúp tăng thêm thành công Nếu bạn làm báo cáo luận văn, đồ án thì là những lời khuyên dành cho bạn: - Phải đặt đóng bìa cứng trước it nhất ngày: thường là phải mất ngày để làm, sau đó lên xem có sai sót khơng, có u cầu sửa Có thể liên hệ Duy Tân 134-136 Nguyễn Đình Chiểu (đối diện đại học kinh tế) – 8232140- 82946048243792 - Không nên tự in báo cáo nhà tốn thời gian: 100 trang*8 cuốn= 800 trang là mất tiếng Nên ngòai in, giá chỉ có 180đ/trang và in chỉ mất 40 phút/800 trang Có thể liên hệ tiệm trước cổng trường Bách Khoa (cổng Tô Hiến Thành) hoặc Lam Sơn đường Đồng Nai Kinh nghiêm là nên xem máy in trước in, nếu máy in thật là to thi mới chịu in, máy thường là chờ mệt xỉu - Nên in khoảng 12 slides cho ngày báo báo Một trang slides Toàn báo cáo chỉ khoảng 25-30 slides là vừa - Phải kết thúc báo cáo trước ngày để đóng bìa cứng (Thường mất ngày cho cuốn) - Nên in nháp trước và đưa cho bạn bè người thân kiểm tra tả dùm, lỡi tả ln gây phản cảm cho người đọc Chương : Một số kỹ thuật cho văn khoa học 2.1 Định dạng đầu mục1 Với văn mới, style mặc định bao gồm : Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Style mặc định Bây anh chị tiến hành định dạng lại: Bảng : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học.-1: Style và đầu mục Heading : làm đầu mục chương Heading : làm đầu mục lớn Heading : làm đầu mục Heading : làm đầu mục Anh chị mở file văn này, xóa tòan nội dung và copy nội dung bài báo của anh chi vào là có đầy đủ định dạng Có thể thay đổi cách vào: Format/ Bullete and Numbering, hộp thọai chọn tab Outline Numbered: Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Định dạng lại style Khi định dạng xong style, định dạng này dùng cho phần (2.3 Mục lục) Style 2.2 FootNote FootNote2 là công cụ giúp tác giả trú thích số thuật ngư dưới trang tài liệu Để làm điều này bạn cần qua bước sau: - Chọn từ cần trú thích - Vào menu Insert/Footnote Ví dụ: Từ footnote mầu đỏ giải thích dưới trang Khi tác giả dàn lại trang, các từ footnote3 có thể nhảy qua trang khác, thật tuyệt vời là footnote nhảy theo 2.3 Mục lục4 Khi kết thúc báo cáo, cần phải có mục lục Nếu mục lục làm tay rất mất thời gian, dễ sai sót và phải làm lại từ đầu nếu tác giả dàn trang lại Trong word hỗ trợ kỹ thuật thêm mục lục tự động Các đầu mục5 gán cho cấp độ nào đó Xem hình sau: Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Các style Để tạo mục lục cần qua bước sau: - Chọn style cho đầu mục: Ví dụ: Chọn Heading1 cho Mở đầu Chọn Heading2 cho Mục đích … - Sau chọn cấp độ cho đầu mục xong trở trang Chọn Insert/index and table, hộp thoại chọn table of content Rồi bấm OK Well Done Anh chị chi có bảng mục lục Có thể vào bảng mục lục này sửa lại thỏai mái Nếu anh chị dàn lại trang chỉ cần đưa chuột vào mục lục (phần xám) nhấp chuột phải, chọn Update Field: Phần trú thích thêm cho thuật ngư Từ footnote là từ trú thích Index Heading Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học :Update Field 2.4 Thêm ghi cho hình vẽ, bảng biểu, cơng thức6 Các hình vẽ, bảng biểu, công thức yêu cầu phải có số thứ tự, số của chương MS Word có công cụ làm tự động - Chọn hình vẽ, nhấn chuột phải và chọn Caption - Trong hộp thọai chọn nút New Label và thêm label “Hình” Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Thêm label - Chọn Ok, combo Label chọn label Hình, phần Caption gõ thú thích cho hình Để có số chương chọn Numering, hộp thoại chọn: Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Đặt option để lấy số chương Tương tự cho phần bảng biểu, cơng thức Caption 2.5 Thống kê hình vẽ, bảng biểu Báo cáo yêu cầu phải có bảng thống kê hình vẽ, bảng biểu Việc này nhỏ thỏ, làm gần giống cho mục lục - Đưa trỏ trang cần thêm phần thống kê hình, chọn Insert/Index and table, hộp thọai chọn table of figure Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học 7: Hộp thoại thêm bảng thống kê hình vẽ, bảng biểu - Chọn Ok và anh chị có bảng thông kê tự động Khi có thay đổi trang, chỉ cần Update là đủ Tương tự cho phần bảng biểu, công thức 2.6 Tham khảo chéo7 Cái này rất dễ gây nhầm lẫn cho anh chị Nhưng rất may là MS Word hỗ trợ tự động Các bước sau: - Đưa trỏ phần cần thêm tham khảo chéo Chọn Insert/Cross-referrence - Trong hộp thọai anh chị có thể thỏai mái chọn lọai tham khảo Ví dụ: Anh chi xem lời khuyên (Kinh nghiệm trang 3) theo bước sau Chọn Reference Type: Heading Chọn Insert reference to: Heading Text Chọn nút Insert Ngõ thêm “trang” Chọn Insert reference to: Page number Chọn nút Insert WellDone Ví dụ: Thêm tham khảo (Hình : Một số kỹ thuật cho văn khoa học : Đặt option để lấy số chương) làm theo hình sau Cross reference Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Chọn tham khảo tới hình 2.7 Chú ý - Có thể định dạng lại style Ví dụ, nếu Heading1 có định dạng không mong muốn Anh chị định dạng lại đầu mục, gán lại cho Heading 1, đó máy hỏi : Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học 9: Cập nhật lại style Bấm OK, đó đầu mục có định dạng Heading1 thay đổi định dạng theo - Khi dàn trang lại, để máy tự động cập nhật lại: Mục lục, Bảng liệt kê bảng biểu hình vẽ, tham khảo chéo chọn tịan văn (ctrl-A), nhắp chuột phải và chọn Update Field - Có thể thêm Style: Đưa trỏ chuột vào ô text style và nhập vào style mới “Hinh ve”: Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học 10 :Thêm style Chương : Một số kỹ thuật khác 3.1 Phím nóng định dạng trang - Các bạn có thể dùng phím nóng để định dạng đoạn văn theo Style định sẵn Chọn Format  Styles and Formating  Chọn Style cần định dạng phím nóng  Chọn Modify Style  Nhấn lên nút Format  chọn Shortcut Key Hình : Một số kỹ thuật khác.1 Cài đặt phím nóng 3.2 Kiểm tra lỡi tả của văn tiếng Anh - Nếu bạn viết báo cáo, thư, tài liệu khoa học tiếng Anh, bạn có thể dùng chức Tools  Spelling and Grammar (F7) của Word để kiểm lỡi ta văn 3.3 Chuyển đởi Font chư - Nếu bạn muốn chuyển đổi giưa dạng Font chư (Unicode – TCVN – VniWin) có thể dùng công cụ sau : o Vietkey Office o VietUni (http://www.avys.de/js/src/vietuni.html) o Unikey (http://www.unikey.org) 3.4 Kết xuất tài liệu dưới dạng PDF - Mục đích: giưa quyền cho tài liệu (PDF có thể hỗ trợ đặt mức độ security khác cho tài liệu, ví dụ: chỉ đọc, không phép in ), không phụ thuộc Font chư Công cụ: o CutePDF (http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp) o PDF Writer Pro (http://www.amicutilities.com/pdf-writer/) o PDF Creator o Adobe PDF Chương : Hình thức trình bày Luận văn, Đồ án Luận văn phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, sẽ, không tẩy xóa, có đánh số trang, đánh số bảng biểu, hình vẽ, đồ thị Luận văn đóng bìa cứng màu xanh biển, in chư nhũ đủ dấu tiếng Việt xem phụ lục 2, trang phụ bìa (title page) xem phụ lục 3, mục lục xem phụ lục 4.1 Soạn thảo văn bản: Luận văn sử dụng chư VNI-Times (hoặc Time New Roman) cỡ chư 13 của hệ soạn thảo Winword hoặc tương đương; mật độ bình thường, khơng nén hoặc dãn khoảng cách giưa chư, dãn dòng đặt chế độ 1.5 Lines, lề 3.5 cm, lề dưới cm, lề trái 3.5 cm, lề phải cm Số trang đánh giưa, phía đầu mỡi trang giấy Các bảng biểu trình bày theo chiều ngang khở giấy đầu bảng là lề trái của trang, hạn chế trình bày theo cách này Luận văn in mặt giấy trắng khổ A4 (210  297 mm) 4.2 Tiểu mục: Các tiểu mục của luận văn trình bày và đánh số thành nhóm chư số, nhiều nhất gồm bốn chư số với số thứ nhất chỉ số chương (ví dụ: 4.1.2.1 chỉ tiểu mục nhóm tiểu mục mục chương 4) Tại mỗi nhóm tiểu mục phải có nhất hai tiểu mục, nghĩa là có tiểu mục 2.1.1 mà không có tiểu mục 2.1.2 tiếp theo 4.3 Bảng biểu, hình vẽ, phương trình: Việc đánh số bảng biểu, hình vẽ, phương trình phải gắn với số chương; ví dụ hình 3.4 có nghĩa là hình thứ Chương Mọi đồ thị, bảng biểu lấy từ nguồn khác phải trích dẫn đầy đủ Nguồn trích dẫn phải liệt kê xác danh mục Tài liệu tham khảo Đầu đề của bảng biểu ghi phía bảng, đầu đề của hình vẽ ghi phía dưới hình Thơng thường, bảng ngắn và đồ thị phải liền với phần nội dung đề cập tới bảng và đồ thị này lần thứ nhất Các bảng dài có thể để trang riêng phải tiếp theo phần nội dung đề cập tới bảng này lần Các bảng rộng nên trình bày theo chiều đứng dài 297mm của trang giấy, chiều rộng của trang giấy có thể 210mm Chú ý gấp trang giấy cho số và đầu đề của hình vẽ hoặc bảng có thể nhìn thấy mà khơng cần mở rộng tờ giấy Tuy nhiên hạn chế sử dụng bảng rộng này Đối với trang giấy có chiều đứng 297mm (bản đồ, vẽ…) có thể để phong bì cứng đính bên bìa sau của luận văn Các hình vẽ phải mực đen để có thể chụp lại; có đánh số và ghi đầy đủ đầu đề, cỡ chư phải cỡ chư sử dụng văn luận văn Khi đề cập đến bảng biểu và hình vẽ phải nêu rõ số của hình và bảng biểu đó, ví dụ “… nêu Bảng 4.1” hoặc “xem Hình 3.2” mà không viết “… nêu bảng dưới đây” hoặc “trong đồ thị của X và Y sau” Việc trình bày phương trình tốn học dòng đơn hoặc dòng kép là tùy ý, nhiên phải thống nhất toàn luận văn Khi ký hiệu x́t hiện lần phải giải thích và đơn vị tính phải kèm phương trình có ký hiệu đó Nếu cần thiết, danh mục của tất ký hiệu, chư viết tắt và nghĩa của chúng cần liệt kê và để phần đầu của luận văn Tất phương trình cần đánh số và để ngoặc đơn đặt bên phía lề phải Nếu nhóm phương trình mang số số này để ngoặc, hoặc mỡi phương trình nhóm phương trình (5.1) có thể đánh số là (5.1.1), (5.1.2), (5.1.3) 4.4 Viết tắt: Không lạm dụng việc viết tắt luận văn Chỉ viết tắt từ, cụm từ hoặc thuật ngư sử dụng nhiều lần luận văn Không viết tắt cụm từ dài, mệnh đề; không viết tắt cụm từ xuất hiện luận văn Nếu cần viết tắt từ thuật ngư, tên quan, tở chức … viết tắt sau lần viết thứ nhất có kèm theo chư viết tắt ngoặc đơn Nếu luận văn có nhiều chư viết tắt phải có bảng danh mục chư viết tắt (xếp theo thứ tự ABC) phần đầu luận văn 4.5 Tài liệu tham khảo và cách trích dẫn: Mọi ý kiến, khái niệm có ý nghĩa, mang tính chất gợi ý khơng phải của riêng tác giả và tham khảo khác phải trích dẫn và chỉ rõ nguồn danh mục Tài liệu tham khảo của luận văn Khơng trích dẫn kiến thức phở biến, người biết không làm luận văn nặng nề với tham khảo trích dẫn Việc trích dẫn, tham khảo chủ yếu nhằm thừa nhận nguồn của ý tưởng có giá trị giúp người đọc theo mạch suy nghĩ của tác giả, không làm trở ngại việc đọc Nếu không có điều kiện tiếp cận tài liệu gốc mà phải trích dẫn thơng qua tài liệu khác phải nêu rõ cáh trích dẫn này, đồng thời tài liệu gốc đó không liệt kê danh mục Tài liệu tham khảo của luận văn Cách xếp danh mục Tài liệu tham khảo xem phụ lục Việc trích dẫn là theo số thứ tự của tài liệu danh mục tài liệu tham khảo và đặt ngoặc vng, cần có số trang, ví dụ [15, tr.314-315] Đối với phần trích dẫn từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, số của tài liệu đặt độc lập ngoặc vuông, theo thứ tự tăng dần, ví dụ [19], [25], [41], [42] 4.6 Phụ lục của luận văn: Phần này bao gồm nội dung cần thiết nhằm minh họa hoặc hỗ trợ cho nội dung luận văn số liệu, mẫu biểu, tranh ảnh … Phụ lục khơng dày phần của luận văn 4.7 Hướng dẫn xếp tài liệu tham khảo - Tài liệu tham khảo xếp riêng theo ngôn ngư (Việt, Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung, Nhật, …) Các tài liệu tiếng nước ngoài phải giư nguyên văn, không phiên âm, không dịch, kể tiếng Trung Quốc, Nhật, … (đối với tài liệu ngơn ngư cịn người biết có thể thêm phần dịch tiếng Việt kèm theo mỗi tài liệu) 4.7.1 Tài liệu tham khảo xếp theo thứ tự ABC họ tên tác giả luận văn theo thông lệ nước: - Tác giả là người nước ngoài: xếp thứ tự ABC theo họ - Tác giả là người Việt Nam: xếp thứ ABC theo tên giư nguyên thứ tự thông thường của tên người Việt Nam, không đảo lên trước họ - Tài liệu không có tên tác giả xếp theo thứ tự ABC từ đầu của tên quan ban hành báo hay ấn phẩm, ví dụ: Tởng cục thống kê xếp vào vần T, Bộ Giáo dục và Đào tạo xếp vào vần B, … 4.7.2 Tài liệu tham khảo là sách, luận văn, luận án, báo cáo phải ghi đầy đủ các thông tin sau: - Tên tác giả hoặc quan ban hành (không có dấu ngăn cách) - (năm xuất bản), (đặt ngoặc đơn, dấu phẩy sau ngoặc đơn) - tên sách, luận văn, luận án hoặc báo cáo, (in nghiên, dấu phẩy cuối tên) nhà xuất bản, (dấu phẩy cuối tên nhà xuất bản) nơi xuất bản, (dấu chấm kết thúc tài liệu tham khảo) Tài liệu tham khảo là bài báo tạp chí, bài sách … ghi đầy đủ thông tin sau: - tên tác giả (không có dấu ngăn cách) - (năm công bố), (đặt ngoặc đơn, dấu phẩy sau ngoặc đơn) - “tên bài báo”, (đặc ngoặc kép, không in nghiên, dấu phẩy cuối tên) - tên tạp chí hoặc tên sách, (in nghiên, dấu phẩy cuối tên) - tập (không có dấu ngăn cách) - (sổ), (đặt ngoặc đơn, dấu phẩy sau ngoặc đơn) - số trang, (gạch ngang giưa hai chư số, dấu chấm kế thúc) Cần ý chi tiết trình bày nêu Nếu tài liệu dài dịng nên trình bày cho từ dịng thứ hai lùi vào so với dòng thứ nhất 1cm để phần tài liệu tham khảo rõ ràng và dể theo dõi 4.7.3 Ví dụ tài liệu tham khảo 4.7.3.1 Tiếng Việt [1] Quách Ngọc Ân (1992), “Nhìn lại hai năm phát triển lúa lai” Di truyền học ứng dụng, 98 (1), tr 10-16 [2] Bộ Nông nghiệp & PTNT (1996), Báo cáo tổng kết năm (1992 – 1996) phát triển lúa lai, Hà Nội [3] Nguyễn Hưu Đống, Đào Thanh Bằng, Lâm Quang Dụ, Phan Đức Trực (1997, Đột biến – Cơ sở lý luận ứng dụng, Nxb Nông nghiệp, Hà Nội ………………… [23] Võ Thị Kim Huệ (2000), Nghiên cứu chuẩn đoán điều trị bệnh …… , Luận án Tiến sĩ Y khoa, Trường Đại học Y Hà Nội, Hà Nội 4.7.3.2 Tiếng Anh [28] Anderson, J.E (1985), The Relative Inefficiency of Quota, The Cheese Case, American Economic Review, 75(1), pp 178-90 [29] Boulding, K.E (1995), Economics Analysis, Hamish Hamilton, London [30] Burton G W (1988), “Cytoplasmic male-sterility in pesrl millet (penni-setum glaucum L.)”, Agronomic Journal 50, pp 230-231 [31] Central Statistical Organization (1995), Statistical Year Book, Beijing [32] FAO (1971), Agricultural Commodity Projections (1970 - 1980), Vol II Rome …………………………… Chương : Kết luận Hãy làm cho tài liệu của bạn trình bày chun nghiệp nhất tốn cơng sức nhất Hãy tận dụng chức tiện ích mà công cụ cung cấp cho bạn Chúc anh chị và bạn thành công Có số lỡi tả, xin thơng cảm Anh chị nào có tụt chiêu thi bở sung và gởi lại cho người tham khảo  ... chờ mệt xỉu - Nên in khoảng 12 slides cho ngày báo báo Một trang slides Toàn báo cáo chỉ khoảng 25-30 slides là vừa - Phải kết thúc báo cáo trước ngày để đóng bìa cứng (Thường mất ngày... ) hoặc VniWindow (Vni- ) để gõ tiếng Việt vẽ 1.3 Kinh nghiệm - Nên trú trọng vào báo cáo Nội dung báo cáo là phần quan trọng hình thức thể hiện chuyên nghiệp giúp tăng thêm thành công... đọc Chương : Một số kỹ thuật cho văn khoa học 2.1 Định dạng đầu mục1 Với văn mới, style mặc định bao gồm : Hình : Một số kỹ thuật cho văn bản khoa học : Style mặc định Bây anh chị tiến