THU THUAT POWER POINT

Trong menu xổ ra b ạn chọn Pointer Options > Pen (ch ọn Pen Color, chọn màu bất kỳ để định màu cho vùng c ần làm nổi bật), lúc này con trỏ chuột trên giao diện trình diễn sẽ được t[r]

(1)

THỦ THUẬT POWER POINT

1 Chèn Video Clip hay Flash vào Power PointBước 1: Bấm vào menu

View -> Toolbars, chọn Control Toolbox, công vụ Control Toolbox xuất hiện, bạn bấm vào biểu tượng More Controls chọn Windows Media Player (nếu muốn chèn videoclip) hay Shockwave Flash Object nếu muốn chèn Flash

Bước 2: Khi nhắp chọn hai tuỳ chọn lúc trỏ chuột

bạn biến thành dấu cộng, bạn di chuyển chuột lên vị trí hiển thị thích hợp sau kéo chuột tạo khung hiển thị Slide Sau đã điều chỉnh kích

thước vị trí thích hợp khung hiển thị theo ý muốn Slide, bạn nhắp chọn

và nhấn chuột vào nó, menu ngữ cảnh vừa xuất chọn Properties trong hộp thoại Properties bạn điền đường dẫn tương ứng đến file minh hoạ ổ cứng bạn vào URL (Chèn video clip) hay Movie ( chèn Flash), ngoài cũng hộp thoại bạn điều chỉnh lại thơng số cho thích hợp khung hiển thị Slide show bạn Sau bạn đóng hộp thoại lại nhấn F5 để xem kết nào.Lưu ý: Khi chạy chế độ slide show mà không hiển thị video clip (Flash) bạn cần kiểm tra lại đường dẫn đến file minh hoạ 2 Lưu phông chữ vào soạn PowerPoint Giả sử ngày

nào bạn chuẩn bị thuyết trình, nhưng máy tính lúc lại khơng có

đủ phơng chữ mà đã soạn thảo nhà Đồng thời làm câu chữ lúc bạn thuyết trình lên lung tung ý nghĩa nó, lúc vấn

đề thực trở nên nghiêm trọng Để tránh trường hợp đáng tiếc có

thể xảy ra, bạn áp dụng qua thủ thuật sau:Bước 1: Sau soạn thảo giảng xong, bạn nhấp vào File (trên công cụ) > Save, Toolbar chọn Tools -> Save Options Bước 2: Hộp thoại Save Options xuất hiện , mục Font options for current document only bạn đánh dấu check vào tuỳ chọn Embed True Type fonts Lúc sẽ có hai lựa chọn dành cho bạn : + Embed characters in use only (best for reducing file size) : Với tuỳ chọn dành cho

người quan tâm đến dung lượng tập tin (vì dung lượng tăng thêm khơng đáng

kể) lại không cho phép chỉnh sửa máy khác sau + Embed all

characters ( best for editing by others ) : Với tuỳ chọn dành cho người không

quan tâm đến dung lượng tập tin Nhưng thuận tiên cho việc chỉnh sửa

lại máy khác sau Sau lựa chọn xong bạn bấm OK lưu lại tập tin bình

thường

Một số thủ thuật hay trình chiếu PowerPoint

- Khi trình chiếu slide PowerPoint để minh họa cho giảng hay thuyết trình mình, bạn cần biết thủ thuật để không cho chỉnh sửa nội dung file mình, khơng cho hiển thị hình đen kết thúc, làm bật vùng ảnh mà không dùng đến bút laser, ấn định thời gian trình chiếu slide Ngăn không chochỉnh sửa nội dung tập tin PowerPoint:Trong giây

phút nghỉ giải lao buổi thuyết trình, bạn cần ngồi khơng muốn chỉnh sửa tập tin PowerPoint có phương pháp bảo mật

đơn giản mà hiệu (chỉ áp dụng cho tập tin PowerPoint) Cách làm cho tập tin Powerpoint trình diễn luôn hiển thị dạng Full Screen, lúc thao tác chỉnh sửa copy liệu tập tin gốc hồn tồn khơng thể Thực

như sau:Mở Windows Explorer, truy cập vào thư mục chứa tập tin trình diễn

(2)

phần mở rộng tập tin, từ PPT thành PPS Bạn thấy biểu tượng tập tin

Powerpoint thay đổi thành dạng khác Cứ vừa bấm chuột vào tập tin trình diễn chế độ Full Screen nên khơng thể chỉnh sửa được.Nếu không thấy phần mở rộng tập tin PowerPoint hiển thị, bạn vào Folder Options, chọn thẻ View, bỏ dấu chọn dòng Hide file extensions for known file types >

OK.Để chỉnh sửa biên tập lại tập tin Powerpoint (dạng PPS), bạn tiến hành sửa

phần mở rộng trở lại PPT ban đầu xong Khơng cho hiển thị hình

đen kết thúc slide trình diễn:Thơng thường PowerPoint, kết thúc slide trình diễn cuối có hình đen, tạo ấn tượng khơng hồn hảo với người xem Bạn vơ hiệu hóa xuất hình đen

như sau:Từ hình biên soạn PowerPoint bạn vào menu Tools > Options > View, bỏ dấu chọn dòng End with black sile > OK Sử dụng công cụ Pen để làm bật vùng trình diễn:Thơng thường trình chiếu

PowerPoint với máy chiếu (projector), để làm cho học viên ý vào phần

đó hiển thị, người ta thường dùng bút laser để vào Tuy nhiên khơng

có cơng cụ này, bạn dùng cơng cụ Pen mà PowerPoint hỗ trợ sẵn sau:Từ giao diện trình chiếu slide bất kỳ, bạn bấm phải chuột lên Trong menu xổ bạn chọn Pointer Options > Pen (chọn Pen Color, chọn màu để định màu cho vùng cần làm bật), lúc trỏ chuột giao diện trình diễn thay bút chì bạn dùng để “tô”, làm bật vùng cần tạo ý Thao tác có tác dụng tạm thời slide trình diễn hồn tồn khơng ảnh

hưởng tới tập tin gốc bạn Ấn định thời gian trình diễn cho slide

PowerPoint:Thủ thuật giúp cho bạn chủ động việc quản lý thời gian thuyết trình với slide PowerPoint Bạn đo thời gian thuyết trình slide cụ thể để từ đề phương án tốt cho buổi trình chiếu mình.- Trên giao diện biên soạn PowerPoint, bạn bấm chọn slide đầu tiên.- Vào menu Slide Show > Rehearse Timings, lúc slide chuyển sang chế độ trình diễn

và đồng thời xuất thêm công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy góc

bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian Khi xong Slide1, để tiếp tục sang Slide2 bạn bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, tiếp tục thuyết trình thử

như slide cuối - Sau tới slide cuối, bấm chuột vào nút mũi tên, PowerPoint đưa thơng báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho slideshow hay

không (đồng thời có thơng báo tổng số thời gian mà bạn tự thuyết trình lúc nãy) Bạn chọn Yes để trở môi trường soạn thảo Lúc bạn

được thông báo chi tiết thời gian thuyết trình riêng slide mà bạn vừa

tiến hành Xem thử trình diễn soạn thảo (chỉ dùng từ PowerPoint XP trở lên):Thủ thuật cho phép bạn chạy trình diễn slide thiết kế

nhưng không chế độ Full Screen, giúp bạn hình dung dễ mức độ thẫm

mỹ slide sửa chữa cần.Khi chế độ soạn thảo Normal, cơng cụ phía bên trái bạn bấm giữ Ctrl bấm chọn nút cơng cụ trình diễn (nút thứ ba tính từ trái qua) Lúc xuất khung trình diễn nhỏ góc bên trái hình, trình diễn slide mà bạn biên soạn hình soạn thảo nằm phía bên Bạn bấm Alt+Tab để di chuyển qua lại hai cửa sổ Ngay bạn có thay đổi slide biên soạn phía bên

(3)

Tạo đối thoại có tiếng nói

Thủ thuật nêu viết giúp giáo viên ngoại ngữ tạo một file trình chiếu minh họa cho giảng mình,

các lời thoại chữ hình kèm với tiếng

nói

Tạo đối thoại có tiếng nói slide trình chiếu PowerPoint dạy tiếng Anh làm cho bạn thêm sinh động, hấp dẫn thu hút ý Cách làm

như sau:

1 Tạo lời thoại

- Vào Autoshapes > Callouts > Rectangular Callout, vẽ khung chứa lời thoại nhập lời thoại vào Dùng công cụ Fill Color để thay đổi màu khung

thoại, hai nhân vật khác nên có màu khác màu phải thống từ đầu đến cuối

- Tiếp vào Insert > Picture > From File để chèn vài khuôn mô tả chủ thể

lời nói Quét chọn hai đối tượng khung thoại hình nhân vật lại, bấm phải chuột

chọn Grouping > Group Tương tự bạn làm thêm nhiều lời thoại khác

- Bây bạn tạo tạo hiệu ứng xuất cho lời thoại (nhớ phải làm theo thứ tự câu nói trước trước) cách bấm phải vào lời thoại chọn

Custom Animation > Add Effect > Entrance rồi chọn hiệu ứng thích hợp

2 Lồng tiếng cho nhân vật

- Tiếp theo bạn chuyển lời thoại sang dạng âm cách dùng

chương trình chuyển text sang âm Tốt bạn nên sử dụng chương trình TextAloud

(đã giới thiệu LBVMVT 121)

chương trình có khả đọc với giọng người thật, bạn lựa chọn giọng đọc, chỉnh cao độ tốc độ đọc

- Quay lại PowerPoint, vào Insert > Movies

and Sounds > Sound from File chèn file âm vào Mỗi chèn file âm thanh, cửa sổ ra, bạn chọn Automatically Bây chuyển sang cửa sổ Custom Animation bên phải, bạn chọn tất hiệu ứng (trừ hiệu ứng đầu tiên) chọn After Previous mục Start Làm để nhân vật tự động “nói” với nhau, bạn khơng cần phải điều khiển

- Cuối xếp hiệu ứng cho sau xuất lời thoại tiếng

(4)

3 Trình chiếu

Bạn cần lưu ý PowerPoint cho phép nhúng file âm

thanh có dung lượng tối đa 50000 KB vào, trước mang máy khác chiếu bạn vào File > Package for CD Cửa sổ

Package for CD hiện ra, bấm

Options, đánh chọn Linked file > OK > Copy to Folder, chọn nơi

lưu bấm OK Một folder

được tạo chứa chiếu file âm bạn Bạn mang folder để chiếu

Bạn tải mẫu gồm hai nhân vật nam nữ với lời thoại tại:

http://www.mediafire.com/?kncjtzgmnvt

Các tổ hợp phím hữu dụng PowerPoint

Hầu hết chương trình, phần mềm hay tiện ích hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp bạn truy cập nhanh ngồi việc dùng chuột thơng thường Đó lý sao mà chương trình hay phần mềm cho bạn hệ thống hotkey truy cập nhanh Chẳng hạn, PowerPoint, bạn truy cập nhanh đến menu Edit > Find chỉ với tổ hợp phím Ctrl + F.

Cách dùng phím tắt để truy cập thật nhanh chóng Tuy nhiên, bạn dùng bạn

cũng khó mà nhớ hết được, bạn nhớ số phím tắt thường dùng để q trình làm

việc nhanh chóng

Kỳ này, xin giới thiệu với bạn tổ hợp phím nóng thơng dụng hữu ích

PowerPoint Ngồi ra, bạn tham khảo thêm từ Office Assistant PowerPoint để tìm

thêm tổ hợp phím hữu ích cho nhu cầu sử dụng

Chèn Slide Mới CTRL + M

Di chuyển nhanh vùng soạn thảo (switch pane) F6 hay Shift + F6 Tạo file trùng tiêu đề CTRL + D

Trình chiếu Slide show F5

Promote a paragraph ALT + SHIFT + LEFT ARROW

Demote a paragraph ALT + SHIFT + RIGHT ARROW

Apply subscript formatting CTRL + EQUAL SIGN (=) Apply superscript formatting CTRL + PLUS SIGN (+) Mở hộp thoại Font CTRL + T

Lặp lại lần soạn thảo trước F4 CTRL + Y Mở hộp thoại Find CTRL + F

Truy cập Hướng dẫn (view Guides) CTRL + G

(5)

Chuyển chữ in hoa SHIFT + F3

Đánh dấu đậm CTRL + B

Đánh dấu in nghiêng CTRL + I

Chèn siêu liên kết CTRL + K

Chọn tất CTRL + A

Copy CTRL + C

Paste CTRL + V

Undo CTRL + Z

Save CTRL + S

Print CTRL + P

Open CTRL + O

Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu (Phần I)

Đơi bạn phải trình bày trước đám đơng, hay hội thảo vấn đề đó, ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin – bắt buộc bạn phải có vài slide Power Point để làm cho phần trình bày thêm phong phú hình tượng Tuy nhiên, bạn khơng rành việc sử dụng thiết kế Power Point chắn slide trình bày bạn tệ, không gây ý gây phản cảm cho người xem Vì thế, loạt viết hướng dẫn cho bạn cách để tạo slide trình bày thật ấn tượng.

Phần I: Kĩ thuật lồng hiệu ứng media thiết kế giao diện chuẩn. 1- Chuẩn bị:

Công cụ bạn cần chắn phải chương trình MS Power Point, ngồi cịn

số cơng cụ thay khác tính khơng phong phú mạnh mẽ MS Power

Point Microsoft Trong mẫu viết này, dùng MS Power Point 2003

được nhiều người dùng Tiếp theo, bạn cần thêm hình ảnh file video minh họa

cho nội dung trình bày

2- Định hình bố cục slide nội dung:

Có nhiều dạng slide khác với bố cục kích thước khung nội dung khác

để bạn trình bày theo ý thích Trước tiên, bạn mở Power Point lên, nhấn

giữ lúc phím Ctrl F1 khung chữ nhật phía bên tay phải

Trong khung này, phía cùng, bạn nhấn chuột lên nút chọn mục Slide Layout Khi đó,

một loạt kiểu slide khác để bạn tùy chọn cho theo

mục đích sử dụng Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu

tượng media dùng để chứa đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng biểu

để chứa bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and Text”

có khơng gian lớn cho việc hiển thị nội dung Bạn đưa chuột lên phần slide giống

(6)

Khi slide ra, phía khung nhỏ – bạn điền tựa đề slide, phần khung to bên

– bạn điền nội dung mà muốn trình bày vào Nếu bạn có dịp xem qua slide

thuyết trình mẫu diễn giả hàng đầu giới, bạn thấy họ chung

đặc điểm slide RẤT ÍT CHỮ, CHỦ YẾU CHỨA HÌNH, VIDEO MINH HỌA mà

thơi Đơn giản vì, slide có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho người nghe, thế, bạn làm slide mà đưa vào nhiều chữ, thính giả bên

chăm lo đọc bạn viết slide khơng nghe bạn nói

Do tất bạn nói – nằm slide, bạn trình bày, khơng cịn

để họ nghe Trong vài trường hợp tệ hơn, nhiều bạn trình bày, thính giả

sẽ u cầu bạn cho xin file slide bạn trìnhbày, lúc ấy, thật slide bạn

chỉ toàn chữ với chữ bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, bạn nói –

có slide bạn…khơng cần trình bày thêm làm nữa, cần cho họ slide

để họ đọc xong Vì vậy, bạn nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, HẠN CHẾ VIẾT

CHỮ TRONG SLIDE

3- Chỉnh kích thước slide:

Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, slide bạn có kích thước q to q nhỏ

khiến cho việc thao tác slide trở nên khó khăn Nếu kích thước slide q nhỏ

(7)

phím Ctrl + A sau vào View > Zoom, chọn mục Fit Nhấn OK để xác nhận, bây giờ,

slide đưa kích thước giúp bạn dễ thao tác

4- Bổ sung hình minh họa:

Khi bạn làm Power Point chắn bạn phải đưa hình vào đó, trước để

minh họa ý tưởng, thứ làm cho slide trơng bắt mắt Muốn đưa hình vào

các slide, bạn đơn giản tìm đến hình đó, nhấn chuột vào nhấn Ctr + C, sau đó,

quay lại slide mà bạn muốn đặt hình bấm Ctrl + V Ngay hình

được đưa vào Để điều chỉnh kích thước hình, bạn việc đưa chuột lên chấm trắng

trịn quanh hình, nhấn chuột lên kéo để làm thay đổi kích thước hình cho phù

hợp Nếu muốn phục hồi lại kích thước hình, bạn việc nhấn chuột kép lên

hình, cửa sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK

5- Bổ sung “cây liên hệ”:

Khi cần trình bày hệ thống quan công ty, thành viên gia

đình, hay đơn giản thủ tục giải vấn đề, yêu cầu cho mục

tiêu,…thay bạn làm cơng việc liệt kê bạn nên sử dụng “cây liên hệ” việc trình

bày sáng rõ ràng Muốn thế, bạn tạo slide mới, sau vào Insert >

Diagram Trong nhóm loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa Bạn chọn

(8)

việc nhấn chuột lên đọ điền ghi vào

Để tạo dựng “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn vào Insert > Picture >

Organization Chart Bây giờ, bạn có “cây liên hệ” với “gốc cha” “nhánh con”

Muốn thêm nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan,

trong công cụ Organization Chart bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đánh

chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, Assistant

để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn chọn nhánh

Để thay đổi cách hiển thị nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” vào Layout chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua,

Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay cách hiển thị mặc định

ban đầu, AutoLayout để chuyển cách hiển thị dùng thành cách hiển thị mặc định

(9)

6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:

Việc đưa âm hay video vào Power Point nói chung tương đối đơn giản

các định dạng file Power Point hỗ trợ Cịn ngược lại, bạn phải cơng cài đặt thêm

các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point hỗ trợ chạy flash, chạy flv,…và -

Power Point bạn cồng kềnh thêm trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải

dùng máy người khác để chiếu Power Point mà máy khơng cài đặt

chương trình hỗ trợ bạn có nước mếu file âm thanh, video mà bạn kì

công chuẩn bị mở

Cho nên, theo kinh nghiệm nhiều người, bạn chuyển file âm thanh, video

chuẩn hỗ trợ chạy Power Point tốt Công cụ giúp bạn chuyển đổi dạng

chuẩn sử dụng chương trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải

tạihttp://tinyurl.com/5kq8ko Sau tải cài đặt, bạn mở chương trình lên, mục

Output Folder bạn nhấn nút Change chọn thư mục Desktop > OK Tiếp theo, bạn kéo thả

file âm – video vào cửa sổ làm việc chương trình, mục Profiles, bạn

tìm đến định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho file video, chọn MP3 -

MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho file âm Sau đó, bạn nhấn nút Convert để

chuyển đổi định dạng cho file

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, đưa nguyên chương trình Windows

Media Player vào Power Point để tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu

chậm, tạm dừng chọn đoạn cần chiếu cách nhanh chóng (nếu chiếu

flash hay flv,…thì bạn mở video lên chờ cho chiếu hết không can thiệp

giữa chừng được) Muốn thế, bạn vào Insert > Object, cửa sổ ra, khung Object

type - bạn tìm mục Windows Media Player nhấn chuột lên bấm OK Ngay lập tức,

bạn đưa chương trình chiếu phim vào Power Point Bạn nhấn chuột phải

lên cửa sổ chương trình Media chọn Properties, bấm chọn mục Custom nhấn nút

(10)

của bạn

Với file âm thanh, bạn làm tương tự Một trục trặc mà hầu hết người

gặp phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng máy khác

nó…khơng chạy nội dung âm thanh, video định dạng chúng

đúng chuẩn Power Point Nguyên nhân, do đem file Power Point sang máy khác,

bạn quên đem theo file âm – video Do đó, để tránh trục trặc này, bạn

thiết kế file Power Point phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên

desktop chọn New > Folder để tạo thư mục Bây giờ, bạn đưa file âm thanh,

video vào thư mục lập lại bước trên, đến phần “…nhấn nút

> Browse tìm đến file video…” bạn tìm địa đến file video, âm mà bạn đặt

sẵn thư mục Desktop Sau đó, bạn việc copy tồn thư mục với file

Power Point không bị rắc rối

Để làm âm cho Power Point, slide đầu tiên, bạn vào Insert > Movies and

Sounds > Sound from File tìm đến file âm muốn dùng làm hình Trong Pop

-up ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm trình chiếu slide

Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng loa chọn Custom Animations Trong

khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc chọn Effect Options, mở thẻ

Effect, mục After, bạn điền số slide mà file Power Point bạn có (nó nằm góc dưới,

(11)

có âm thật hay cho Power Point

Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu (Phần II)

Khi trình bày trình bày, hấp dẫn hơn, bạn cần thêm hiệu ứng để cho việc hiển thị nội dung lạ, hấp dẫn Trong phần bên dưới, chúng ta tìm hiểu để đặt hiệu ứng thật độc đáo vào slide để thuyết trình của bạn hút hơn.

Phần II: Kĩ thuật lồng hiệu ứng trình bày ấn tượng. 7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:

Ở số khoa trường đại học có quy định giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải

theo chuẩn slide khoa Một số giảng viên hay diễn giả tự thiết kế

chuẩn slide ấn tượng mang dấu ấn cá nhân mình…Và bạn có điều kiện thuyết

giảng nhiều, muốn tạo phong cách cho cơng ty mình, hay đơn giản bạn muốn tạo

một hình tượng lên slide – tốt nhất, bạn nên tự thiết kế chuẩn

slide để dùng cho trường hợp sau

Muốn vậy, bạn làm sau, bạn mở Power Point vào View > Master > Slide

Master Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình slide Bước bạn thực

(12)

không gian cùng, bạn dành cho chi tiết quan, công ty bạn Muốn thế,

bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, bấm Ctrl + A nhấn Delete để xóa hết khung cho

sẵn bắt đầu thiết kế khung khác theo nhu cầu

Bạn vào Insert > Text Box vẽ khung slide kéo thả nút trắng tròn để tạo

khung kích thước bạn muốn Sau đó, khung này, bạn điền tên quan, công

ty, khoa vào Ở phía bên trái phía tên cơng ty, bạn nên đưa logo để

“chính thống” Để tạo viền cho khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao

quanh chữ, cửa sổ ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, dòng Style, Weight,

Color, Dashed – bạn chọn thông số dạng kẻ khung, màu kích thước đường kẻ Cịn

mục Fill, dòng Color bạn chọn màu cho khung chữ

Tiếp theo, bạn cần thêm thông tin cá nhân mình, cách vào Insert > Text Box

rồi kẻ khung góc phía bên phải, sau điền tên, địa chỉ, email vào

trong Bạn làm tương tự để tạo đường viền cho phần thơng tin riêng

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm hoạt tiết slide chuẩn bạn trông đẹp hấp

dẫn Muốn thế, góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line kẻ

đường theo hướng bạn muốn Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points bấm

chuột phải lên khoảng đường chọn Add Point Bấm chọn phải tiếp tục

chọn Curved Segment Sau bạn lại nhấn chuột phải lên đường kẻ chọn thông

số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước cho đường kẻ Cịn mục Fill, dịng Color bạn có

(13)

bố sục slide đẹp mà thích

Sau thiết kế xong bố cục chuẩn cho slide, bạn lưu lại để sau dùng

tiếp Bây giờ, có việc phải thiết kế slide, bạn copy file chuẩn này,

vào View > Master > Slide Master, sau nhấn nút Close Master View thiết kế nội dung

của slide bình thường Bạn thấy file Power Point “khơng đụng hàng”

có vẻ “pro” nhiều so với slide người khác

8- Thêm hiệu ứng hiển thị:

Sau chuẩn bị xong phần nội dung cho slide, bây giờ, bạn nên để dành thời

gian nhằm thêm hiển thị để làm cho slide lôi Trước tiên, bạn cần bổ

sung màu cho chữ, muốn thế, bạn quét chọn chữ muốn “tô màu” vào Format >

Font, khung ra, mục Font có tùy chọn giúp bạn thay đổi kiểu font cho chữ,

mục Size giúp bạn thay đổi kích thước cho chữ, mục Color giúp bạn tô màu cho chữ Trong

mục Font style chọn Bold Italic chữ tơ đậm in nghiêng, chọn Bold để tô đậm,

chọn Italic để in nghiêng Sau chọn xong các thiết kế cho chữ, bạn nhấn nút

(14)

Để viết kiểu chữ đặc biệt, bạn tơ chọn nó, vào Format > Font, mục Effects

muốn viết chữ thu nhỏ - chẳng hạn viết chữ O3, bạn (quét chọn số rồi) đánh chọn lệnh

Subscript, muốn viết chữ số mũ – chẳng hạn m3 bạn (quét chọn số rồi) chọn

lệnh Superscript Để gạch nhằm làm nhấn mạnh ý đó, bạn chọn lệnh

Underline, để tạo bóng cho chữ bạn chọn lệnh Shadow, để làm chìm chữ xuống bạn

chọn lệnh Emboss

Để đặt hiệu ứng di chuyển cho đối tượng slide, bạn vào Slide Show > Custom

Animation…Sau đó, khung bên tay phải, lúc – bạn quét chọn đối tượng

muốn tạo hiệu ứng, nhấn nút Add Effect Trong này, loạt hiệu ứng để

bạn chọn lựa, Entrance cho hiệu ứng “mới xuất hiện”, Emphasis cho hiệu ứng cho đối tượng

đã “có sẵn”, cịn Exit để dành cho đối tượng mà bạn muốn “biến mất” Tùy chọn Motion

Paths cho bạn tính cao cấp việc hiển thị đối tượng, di

chuyển đối tượng theo hướng bạn thích Nếu muốn có nhiều hiệu ứng hơn,

nhóm hiệu ứng, bạn chọn mục More Effects, – cửa sổ lúc

bấy giờ, bạn mà chọn lựa Bạn chọn lựa khơng giới hạn hiệu ứng thế,

(15)

9- Chuyển slide phong cách:

Khi chuyển đổi slide, bạn nên chăm chút việc trình chiếu hấp

dẫn Muốn thế, bạn vào Slide Show > Slide Transition, tiếp đó, bạn bấm chọn slide

đầu tiên khung bên phải, khung Apply to selected slides bạn chọn cho

hiệu ứng “chuyển slide” Trong mục Modify transition, dòng Speed giúp bạn đặt tốc độ hiển

thị hiệu ứng chuyển slide (bạn nên chọn Slow để hiển thị đẹp hơn), mục Sound

giúp bạn đặt âm mở slide (nhiều người thích chọn âm Chime

vì dễ nghe) Nếu muốn chọn âm khác, bạn di chuyển chuột xuống

cùng chọn Other Sound, sau tìm đến file âm thích Sau chọn xong

hiệu ứng “chuyển slide” cho slide thứ nhất, bạn lại làm tương tự cho slide Để

việc hiển thị độc đáo, slide bạn nên chọn hiệu ứng khác

Nếu khơng có thời gian, khung Apply to selected slides, bạn kéo chuột xuống

rồi chọn Random Transition, ấy, slide xuất theo cách khác Nếu

bạn làm test Power Point, bạn đặt thời gian để sau khoảng

định slide mở Muốn thế, mục Advance slide, bạn đánh chọn dòng

Automatically after, lựa thời gian để slide tự chuyển Nếu muốn áp dụng kiểu

chuẩn cách chuyển slide, thời gian tự động chuyển slide, âm thanh,…thì bạn nhấn nút

(16)

10- Thiết kế chữ đặc biệt:

Với thuyết trình nghệ thuật, khơng tuyệt vời bạn sử dụng

những mẫu chữ nghệ thuật ấn tượng slide trình bày Cách thực

cũng đơn giản, bạn vào Insert > Picture > Word Art Trong khung ra, bạn chọn

cho dạng chữ muốn nhấn OK để xác nhận chọn lựa Tiếp theo, bạn điền

nội dung thơng điệp, canh chỉnh font – kích thước chữ nhấn OK để đưa chữ nghệ

thuật vào Power Point Để phóng to, thu nhỏ di chuyển chữ - bạn việc kéo thả

các chấm tròn quanh chữ

Việc tạo chữ nghệ thuật tương đối dễ việc chỉnh sửa chữ nghệ thuật có sẵn

slide lại tốn nhiều công sức Để thay đổi bố cục chữ, bạn vào View > Toolbars >

WordArt, lúc đó, cơng cụ Muốn thay đổi nội dung chữ, bạn nhấn chuột lên

nút “Edit Text” viết thông điệp thay cho thông điệp cũ xong Muốn thay đổi kiểu

chữ, bạn nhấn nút chọn lại kiểu thích Muốn đổi màu cho chữ, bạn nhấn nút

sau khung ra, mục Fill dòng Color, bạn chọn màu cho kiểu chữ Nếu muốn có màu đẹp hơn, bạn chọn Fill Effects, mở thẻ Gradient, đánh chọn Two colors Preset

chọn màu bạn thích Phần Shading styles, bạn chọn kiểu bố trí màu cách

đánh chọn lên mục danh sách bên dưới, bấm chọn ô vuông

khung Variants xem kết khung Sample Nếu vừa ý, bạn đánh chọn mục

(17)

cho chữ, bạn vào tìm biểu tượng 3D-style , nhấn chuột lên bấm chọn kiểu “đổ bóng”

mà bạn thích

11- Vẽ khung hình đặc biệt:

Khi thuyết trình, đơi bạn cần hình minh họa đặc biệt hình mũi tên để hướng

chú ý cử tọa kết đó, hình mơ sách để minh họa cho

nội dung tóm tắt quan trọng nhất,…Khi ấy, bạn việc vào Insert > Picture >

AutoShapes Trong công cụ ra, bạn chọn mục lựa hình minh họa

mình thích Để viết chữ vào khung hình, bạn việc nhấn chuột phải lên chọn Edit

Text

Nếu muốn thay đổi màu bố cục hình dạng khung hình minh họa, bạn nhấn chuột kép

lên khung hình đó, mục Line, dòng Color – bạn chọn màu cho đường viền khung, dòng

Dashed – bạn chọn dạng đường viền khung Weight – bạn chọn kích thước đường viền

khung Trong mục Fill dòng Color – bạn chọn màu cho khung hình Nhấn nút Preview để

xem thử màu chọn Nếu muốn có màu đặc sắc hơn, bạn nhấn chọn Fill Effect tìm cho

(18)

Nếu khơng muốn dùng màu, bạn dùng dạng hoa văn cách mở thẻ Texture

rồi chọn dạng hoa văn bạn thích Nếu muốn dùng đường kẻ toán học, bạn mở thẻ

Pattern, sau chọn cho dạng đường kẻ thích hợp, để thay đổi màu cho đường kẻ

- mục Foreground, bạn chọn màu đường kẻ, mục Background bạn chọn màu cho

nền đường kẻ Nếu muốn sử dụng hình làm nền, bạn mở thẻ Picture sau bấm nút Select

Picture tìm đến hình Đánh chọn thêm mục Lock picture aspect ratio

Rotate fill effect with shape nhấn OK để xác nhận chọn lựa Các khung hình minh họa

bạn trông ấn tượng

Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu (Phần III)

(19)

Phần III: Trình slide “đa cấp”.

12- Ghi thay màu hình nền:

Sau trình chiếu hết slide, theo mặc định- hình màu đen xuất

trông không thẩm mĩ chút nào, bạn đặt cho màu trắng tinh đẹp đẽ cách

nhấn chuột phải lên hình chọn Screen > White- lập tức, hình

phủ màu trắng đẹp Tương tự, để chọn quay lại hình đen để bảo vệ hình

thì bạn chọn mục Black Screen Để ghi Power point nghe

góp ý, bạn chọn mục Speaker Notes ghi khung Nhiều giảng viên

đại học, giảng tới nội dung quan trọng cần ghi lên bảng đen, họ thường dùng cách

thay màu hình để hướng ý sinh viên lên bảng (vì nội dung slide giấu

đi) Nếu muốn sử dụng phím tắt, với hình đen, bạn nhấn Shift + B, cịn hình trắng

thì nhấn Shift + W

13- Trình slide “đa cấp”:

Khi trình chiếu Power Point mình, bạn liên kết để mở chương trình, file có

nguồn gốc từ chương trình cách trực tiếp slide nhằm tiết kiệm thời gian

giúp thuyết trình bạn độc đáo Sau đây, tìm hiểu qua tính

hay gói dịch vụ này:

- Power Point Power Point:

Tính đặc biệt hữu dụng bạn cần trình bày đáp án riêng cho tập trò

chơi làm Power Point Khi ấy, bạn việc thiết kế file Power Point dùng để

trình bày, Power Point đáp án Sau đó, lúc cần đưa đáp án, bạn cần click

chuột xong Mặt khác, cần, bạn đưa file “trình bày” cho học trị, học viên đem in

dùng làm tài liệu mà không sợ lộ đáp án Muốn thế, sau làm xong file Power Point

“trình bày” “đáp án”, bạn mở file “trình bày” lên vào Insert > Object, cửa sổ

ra bạn đánh chọn mục Create from file nhấn nút Browse tìm đến file “đáp án” Tiếp tục,

bạn đánh chọn mục Link phép chạy slide slide Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác

nhận chọn lựa Bây giờ, biểu tượng slide “đáp án” đưa vào slide “trình bày”, sau

(20)

- Lồng bảng biểu, số liệu:

Có hai cách lồng bảng biểu, cách bạn lồng trực tiếp bảng biểu slide

bằng vào Insert > Chart, sau thay đổi thơng số đầu vào chọn giảng bảng biểu

thích hợp xong Cách thích hợp cho biểu đồ đơn giản, ngắn Cách thứ hai áp

dụng cho bảng biểu dài, đồ sộ mà bạn phải trình bày tổng kết cuối năm lương

nhân công, hay thu chi hàng ngày công ty, quan, – bạn đưa

bảng biểu vào slide cồng kềnh Cách đơn giản bạn sử

dụng chương trình MS Excel lồng Power Point để giúp việc hiển thị số liệu,

đồ mạch lạc Muốn vậy, bạn vào Insert > Object, chọn Microsoft Excel

Worksheet để nhập số liệu, chọn mục Microsoft Excel Chart để vừa nhập số liệu vừa vẽ biểu đồ

- Viết biểu thức tốn học:

Nếu bạn giảng dạy mơn khoa học tự nhiên, chắn có lúc bạn cần đến

biểu thức toán học để minh họa cho giảng Nhiều người chọn cách viết biểu thức toán

học MS Word chụp lại biểu thức đưa vào Power Point theo dạng ảnh minh

họa Và cách bất tiện bạn thay đổi nội dung biểu thức Do đó,

muốn đưa biểu thức toán học vào slide theo cách cao cấp, bạn vào Insert >

Object chọn Microsoft Equation 3.0 sau bảng ra, bạn chọn kiểu biểu thức

muốn nhập điền thông số biểu thức vào Cuối cùng, bạn vào File > Exit and

(21)

14- Trình bày giới hạn thời gian:

Một vấn đề quan trọng trình bày slide, bạn phải canh trước thời gian trình bày

để vừa khớp với quỹ thời gian mà diễn giả có Và để biết trình bày hết

bao nhiêu lâu với slide chuẩn bị? Thường cách tốt bạn, sau

thiết kế xong slide, bạn nên ngồi lại để tập trình bày thử ghi lại thời gian trình bày

Trong phần này, Power Point giúp bạn tính hay, tự động ghi nhớ động

tác chuyển slide, để bật slide lên, chúng tự động chạy ăn khớp với lời nói bạn

và nghĩa là, bạn việc hoa chân múa tay trình bày mà khơng cần đụng đến máy tính làm

nữa Như giúp bạn trình bày thoải mái tiết kiệm thời gian Muốn thế, bạn

hãy vào Slide Show > Rehearse Timings Bây giờ, bạn tập trình bày thử

muốn thể qua slide vừa thiết kế, thực thao tác chuyển slide, chạy

hiệu ứng….giống y chang bạn trình bày trước cửa tọa Trong đó,

cơng cụ ghi nhớ thời gian thao tác bạn làm slide Sau trình bày

“thử” xong, bạn nhấn nút để dừng lại, nhấn phím Esc để quay lại hình thiết kế slide,

trong pop-up ra, bạn nhấn Yes để Power Point tự động “lập trình” thao tác chuyển

slide tự động lúc bạn trình bày

15- Bỏ dấu lằn ngang slide:

Khi bạn soạn nội dung cho slide, sử dụng tiếng Việt, bạn gặp phiền phức lớn

là chữ bị gạch chân theo dạng gợn sóng trơng vướng víu thẩm mĩ Muốn

xóa đường gạch chân lượn sóng này, bạn đơn giản vào Tools > Spelling, cửa

sổ – bạn nhấn nút Ignore All lập tức, đường gạch chân lượn sóng biến

(22)

16- Thủ thuật tạo slide khơng thể chỉnh sửa:

Khi bạn có việc phải đem slide qua máy người khác chắn

cũng bị lấy trộm Và slide có nhiều tài liệu quan trọng mà bạn khơng muốn cho

biết lại không hay chút Cho nên, để bảo vệ slide mình, bạn mở

slide lên, vào File > Save As, sau pop-up ra, mục Save as type bạn chọn

PowerPoint Show (*.pps) Sau nhấn Save để lưu lại, - bạn đem file đến

máy khác nhấn chuột kép lên file ấy, tự động slide trình chiếu người khác

không thể sửa lấy nội dung bên Nếu slide bạn có lồng nhiều

video, âm thanh, bảng biểu file có định dạng .pps “mang” chúng theo bên

trong nội dung ln nghĩa bạn không cần phải copy video, âm đem

theo trường hợp bình thường Nghĩa là, Power Point chứa video, âm

thanh, bạn dùng định dạng ppt bạn phải đem theo thư mục video, âm

kia; sử dụng định dạng pps bạn cần đem theo file mà Một nhược

điểm file pps dung lượng lớn nên bạn cần cân nhắc sử dụng

17- Tự động lưu lúc thiết kế:

Khi thiết kế Power Point, bạn gặp trường hợp máy bị lỗi chương trình MS Power

Point tự động Khi ấy, cơng sức làm từ trước bạn bị hết,

trường hợp – bạn nên thiết lập để chương trình tự động lưu lại nội dung để lỡ

có trục trặc cơng lao bạn bỏ khơng bị ảnh hưởng Muốn thế, bạn vào Tools > Options,

trong thẻ Save – mục Save AutoRecover info every bạn chọn thời gian minutes nhấn

OK để xác nhận chọn lựa Sau này, phút tự động slide lưu lại

(23)

18- Đặt mật bảo vệ slide:

Ngoài việc tạo file định dạng pps để bảo vệ nội dung cho slide mình,

trường hợp Power Point bạn có nhiều tài liệu quý, bạn nên đặt mật để bảo vệ

cho slide Muốn thế, bạn vào Tools > Options, mở thẻ Security, mục File encryption

settings for this document bạn điền mật vào khung Password to open Nhấn OK để

xác nhận chọn lựa, - mở slide lên, pop-up ra, bạn phải điền mật

khẩu mở slide Việc đồng nghĩa là, người khác khơng có mật

bạn khơng xem nội dung slide bạn

19- Xử lý máy khơng có chương trình Power Point:

Khi bạn đem slide qua máy khác, mà nhiều khi, chương trình Power Point

máy bị lỗi, máy bạn dùng phiên Power Point nhiều – bạn

khơng thể mở slide máy Lúc đó, để chữa cháy, bạn nên

dùng đến trình duyệt web để giúp bạn…chiếu slide Cách thực đơn giản,

trước tiên – bạn vào File > Save As Webpage, sau mục Save as type bạn chọn

Single File Web Page (*.mht; *.mhtml) Bạn nhấn Save để lưu lại đem file (gọi file

.html) qua máy tính kia, nhấn chuột kép lên nó, Internet Explorer mở

ra, bạn nhấn chuột lên dòng chữ “To help protect ” chọn Allow Blocked Content > Yes

Lúc này, góc bên tay phải có chữ SIide Show, bạn nhấn chuột lên nút

slide trình chiếu mà không cần Power Point Tương tự định dạng file pps,

định dạng file dùng để xem trình duyệt có dung lượng lớn Như vậy, bạn

chuẩn bị slide để đem thuyết trình, bạn nên chuẩn bị thứ, trước file ppt

chuẩn thư mục chứa âm thanh, video bạn dùng slide, file pps để dùng

trong thường hợp file âm thanh, video không chạy máy lạ, file html

(24)

20- Font chữ bị hỏng:

Đây tượng thường xảy nhất, là, bạn thiết kế Power Point nhà dùng

nhiều kiểu chữ thật đẹp, đem sang máy khác chiếu font chữ bị hỏng hết Nếu

viết tiếng Việt, chữ có dấu bị biến thành vng, hình trịn khơng đọc

được,…những lúc ấy, diễn giả nước…méo mặt mà Nguyên nhân việc này,

là font chữ bạn dùng không máy hỗ trợ Và để tránh tượng này, thiết

kế slide, bạn nên tuân theo lưu ý sau – bạn nên dùng font chữ chuẩn có sẵn

trong Windows mà thơi font chữ hỗ trợ tiếng Việt tốt Time New Romans Arial,

ngồi font chữ này, bạn khơng nên dùng thêm font khác để tránh việc lỗi font dùng

slide máy khác Để đặt font làm mặc định cho Power Point, bạn vào Format > Font,

sau dịng font – bạn tìm đến mục Time New Romans Arial nhấn chọn

lên nó, đánh dấu kiểm lên dòng Default for new objects Nhấn OK để xác nhận chọn lựa Bây

giờ, font sử dụng slide Time New Romans Arial mà thôi, nên bạn không

lo bị lỗi font Trong trường hợp nhận slide mà khơng dùng font Time New

Romans Arial, bạn mở slide lên, phía bên tay trái – bạn bấm chọn lên

slide nhấn Ctrl + A để chọn hết slide, sau vào Format > Replace Fonts, sau

mục With- bạn chọn kiểu font Time New Romans Arial, nhấn OK để xác nhận Các

font thay chuẩn bạn

21- Sử dụng bàn phím để trình chiếu:

Nhiều người thích dùng chuột để thao tác trình chiếu slide, bạn mang theo máy

tính xách tay việc lủng lẳng chuột kèm theo bất tiện Cho nên, bạn

mang máy tính xách tay với mục đích trình chiếu slide, bạn dùng bàn

(25)

bằng bàn phím thuận tiện dùng chuột Dưới đây, xin giới thiệu số phím tắt để

dùng trình chiếu slide

- F5: để bắt đầu trình chiếu slide

- Phím B để chuyển qua hình trắng Phím W để chuyển qua hình đen

- Ctrl + P để vẽ vời lên slide Ctrl + E để xóa hình vừa vẽ lên slide Ctrl + A để quay chuột mặc định

- Các phím mũi tên để mở lùi slide

Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả

Đơi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo vấn đề đó, ấy, trong thời buổi cơng nghệ thông tin – bắt buộc bạn phải có vài slide Power Point để làm cho phần trình bày thêm phong phú hình tượng. Phần I: Kĩ thuật lồng hiệu ứng media thiết kế giao diện chuẩn.

1- Chuẩn bị:

Công cụ bạn cần chắn phải chương trình MS Power Point, ngồi cịn

số cơng cụ thay khác tính không phong phú mạnh mẽ MS Power

Point Microsoft

Trong mẫu viết này, dùng MS Power Point 2003 nhiều người dùng

hơn Tiếp theo, bạn cần thêm hình ảnh file video minh họa cho nội dung trình

bày

2- Định hình bố cục slide nội dung:

Có nhiều dạng slide khác với bố cục kích thước khung nội dung khác

để bạn trình bày theo ý thích Trước tiên, bạn mở Power Point lên, nhấn

(26)

Trong khung này, phía cùng, bạn nhấn chuột lên nút chọn mục Slide Layout Khi

đó, loạt kiểu slide khác để bạn tùy chọn cho theo

từng mục đích sử dụng Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có

biểu tượng media dùng để chứa đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng

biểu để chứa bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and

Text” có khơng gian lớn cho việc hiển thị nội dung Bạn đưa chuột lên phần

slide giống hình bên nhấn chọn

Khi slide ra, phía khung nhỏ – bạn điền tựa đề slide, phần khung to bên

– bạn điền nội dung mà muốn trình bày vào Nếu bạn có dịp xem qua slide

thuyết trình mẫu diễn giả hàng đầu giới, bạn thấy họ chung

đặc điểm slide chữ, chủ yếu chứa hình, video minh họa mà thơi

Đơn giản vì, slide có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho người

nghe, thế, bạn làm slide mà đưa vào nhiều chữ, thính giả bên chăm

chú lo đọc bạn viết slide khơng nghe bạn nói

Do tất bạn nói – nằm slide, bạn trình bày, khơng cịn

để họ nghe Trong vài trường hợp tệ hơn, nhiều bạn trình bày, thính giả

sẽ u cầu bạn cho xin file slide bạn trình bày, lúc ấy, thật slide bạn

toàn chữ với chữ bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, bạn nói – có

trong slide bạn…khơng cần trình bày thêm làm nữa, cần cho họ slide để

họ đọc xong Vì vậy, bạn nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, hạn chế viết chữ

(27)

3- Chỉnh kích thước slide:

Đơi khi, bạn gặp phải trường hợp, slide bạn có kích thước q to nhỏ

khiến cho việc thao tác slide trở nên khó khăn Nếu kích thước slide nhỏ

bạn phải căng mắt để nhìn chữ, cịn slide q lớn lại khơng thể nhìn thấy tồn

bố cục slide

Cho nên, vào lúc ấy, bạn bấm chọn slide nhấn lúc hai phím Ctrl + A sau

đó vào View > Zoom, chọn mục Fit Nhấn OK để xác nhận, bây giờ, slide đưa

về kích thước giúp bạn dễ thao tác

4- Bổ sung hình minh họa:

Khi bạn làm Power Point chắn bạn phải đưa hình vào đó, trước để

minh họa ý tưởng, thứ làm cho slide trơng bắt mắt

Muốn đưa hình vào slide, bạn đơn giản tìm đến hình đó, nhấn chuột vào

nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà bạn muốn đặt hình bấm Ctrl + V Ngay

(28)

Để điều chỉnh kích thước hình, bạn việc đưa chuột lên chấm trắng trịn quanh hình,

nhấn chuột lên kéo để làm thay đổi kích thước hình cho phù hợp Nếu muốn

phục hồi lại kích thước hình, bạn việc nhấn chuột kép lên hình, cửa sổ

mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK

5- Bổ sung “cây liên hệ”:

Khi cần trình bày hệ thống quan công ty, thành viên gia

đình, hay đơn giản thủ tục giải vấn đề, yêu cầu cho mục

tiêu,…thay bạn làm cơng việc liệt kê bạn nên sử dụng “cây liên hệ” việc trình

bày sáng rõ ràng

Muốn thế, bạn tạo slide mới, sau vào Insert > Diagram Trong

nhóm loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa Bạn chọn cho kiểu thích hợp

(29)

Để tạo dựng “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn vào Insert > Picture >

Organization Chart Bây giờ, bạn có “cây liên hệ” với “gốc cha” “nhánh con”

Muốn thêm nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan,

thanh công cụ Organization Chart bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đánh chọn mục

Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, Assistant để thêm

nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn chọn nhánh

Để thay đổi cách hiển thị nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” vào Layout chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua,

Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay cách hiển thị mặc định

ban đầu, AutoLayout để chuyển cách hiển thị dùng thành cách hiển thị mặc định

cho “cây liên hệ” khác

6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:

Việc đưa âm hay video vào Power Point nói chung tương đối đơn giản

các định dạng file Power Point hỗ trợ Còn ngược lại, bạn phải công cài đặt thêm

các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point hỗ trợ chạy flash…và - Power Point

của bạn cồng kềnh thêm trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy

người khác để chiếu Power Point mà máy khơng cài đặt chương trình hỗ

trợ bạn thựuc

Cho nên, bạn chuyển file âm thanh, video chuẩn hỗ trợ chạy Power

Point tốt Cơng cụ giúp bạn chuyển đổi dạng chuẩn sử dụng chương

trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải

Sau tải cài đặt, bạn mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút

Change chọn thư mục Desktop > OK Tiếp theo, bạn kéo thả file âm – video vào

trong cửa sổ làm việc chương trình, mục Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV

-Window Media Video (*.wmv) cho file video, chọn MP3 - MPEG Layer-3 Audio

(*.mp3) cho file âm Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng cho

(30)

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật đưa nguyên chương trình Windows Media Player vào

trong Power Point để tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng

hoặc chọn đoạn cần chiếu cách nhanh chóng (nếu chiếu flash hay flv,…thì

bạn mở video lên chờ cho chiếu hết không can thiệp chừng được)

Muốn thế, bạn vào Insert > Object, cửa sổ ra, khung Object type - bạn tìm mục

Windows Media Player nhấn chuột lên bấm OK Ngay lập tức, bạn đưa

chương trình chiếu phim vào Power Point Bạn nhấn chuột phải lên cửa sổ

chương trình Media chọn Properties, bấm chọn mục Custom nhấn nút >

Browse tìm đến file video kia, bấm Open > OK > để đưa vào Power Point

bạn

Với file âm thanh, bạn làm tương tự Một trục trặc mà hầu hết người

gặp phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng máy khác

nó…khơng chạy nội dung âm thanh, video định dạng chúng

đúng chuẩn Power Point

Nguyên nhân, do đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo file

âm – video Do đó, để tránh trục trặc này, bạn thiết kế file Power Point

và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop chọn New >

Folder để tạo thư mục

Bây giờ, bạn đưa file âm thanh, video vào thư mục lập lại bước

trên, đến phần “…nhấn nút Browse tìm đến file video…” bạn tìm địa đến

file video, âm mà bạn đặt sẵn thư mục Desktop Sau đó, bạn việc

(31)

Để làm âm cho Power Point, slide đầu tiên, bạn vào Insert > Movies

and Sounds > Sound from File tìm đến file âm muốn dùng làm hình

Trong Pop-up ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm trình

chiếu slide Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng loa chọn Custom

Animations

Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc chọn Effect Options,

mở thẻ Effect, mục After, bạn điền số slide mà file Power Point bạn có (nó nằm

góc dưới, bên trái chương trình Power Point) nhấn OK để xác nhận chọn lựa Bây

giờ, bạn có âm thật hay cho Power Point 7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:

Ở số khoa trường đại học có quy định giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải

theo chuẩn slide khoa Một số giảng viên hay diễn giả tự thiết kế

chuẩn slide ấn tượng mang dấu ấn cá nhân mình…

Và bạn có điều kiện thuyết giảng nhiều, muốn tạo phong cách cho công ty mình,

hay đơn giản bạn muốn tạo hình tượng lên slide – tốt nhất, bạn nên

tự thiết kế chuẩn slide để dùng cho trường hợp sau

Muốn vậy, bạn làm sau, bạn mở Power Point vào View > Master >

Slide Master Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình slide Bước bạn

(32)

Theo đó, phần khơng gian cùng, bạn dành cho chi tiết quan, công ty

của bạn Muốn thế, bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, bấm Ctrl + A nhấn Delete để xóa

hết khung cho sẵn bắt đầu thiết kế khung khác theo nhu cầu

Bạn vào Insert > Text Box vẽ khung slide kéo thả nút trắng tròn để tạo

khung kích thước bạn muốn Sau đó, khung này, bạn điền tên quan, công

ty, khoa vào Ở phía bên trái phía tên cơng ty, bạn nên đưa logo để

“chính thống”

Để tạo viền cho khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao quanh chữ, cửa

sổ ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, dòng Style, Weight, Color, Dashed – bạn

chọn thông số dạng kẻ khung, màu kích thước đường kẻ Cịn mục Fill, dịng Color

bạn chọn màu cho khung chữ

Tiếp theo, bạn cần thêm thông tin cá nhân mình, cách vào Insert > Text

Box kẻ khung góc phía bên phải, sau điền tên, địa chỉ, email vào

trong Bạn làm tương tự để tạo đường viền cho phần thơng tin riêng

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm hoạt tiết slide chuẩn bạn trông đẹp hấp

dẫn Muốn thế, góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line kẻ đường

theo hướng bạn muốn

Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points bấm chuột phải lên khoảng

đường chọn Add Point Bấm chọn phải tiếp tục chọn Curved Segment Sau bạn

lại nhấn chuột phải lên đường kẻ chọn thông số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước

cho đường kẻ

Cịn mục Fill, dịng Color bạn tùy chọn đổ bóng xuyên qua đường kẻ (Bạn

xem lại “Tự làm tờ rơi nhà ” đăng Tiền Phong cuối tháng số trước để

tìm hiểu kỹ cách tạo hiệu ứng đặc sắc cho dạng đường kẻ này) Bạn

ngồi tỉ mỉ thiết kế khung bố sục slide đẹp mà thích

Sau thiết kế xong bố cục chuẩn cho slide, bạn lưu lại để sau dùng

tiếp Bây giờ, có việc phải thiết kế slide, bạn copy file chuẩn này,

vào View > Master > Slide Master, sau nhấn nút Close Master View thiết kế nội dung

của slide bình thường Bạn thấy file Power Point “khơng đụng hàng”

(33)

Trong trước hướng dẫn cho bạn cách tạo trình chiếu theo mẫu thiết kế có sẵn với kiểu chữ, phối màu bố cục phù hợp Trong chúng ta học định dạng slide trình chiếu cách thủ công dựa màu sắc layout mà chương trình có hỗ trợ.

Chọn Layout cho slide trình chiếu

Slide layout PowerPoint việc xếp vị trí thành phần giao diện slide

Mỗi slide chứa thành phần khác kèm với nội dung kiểu chữ khác

Một slide phân tách thành tiêu đề (title) nội dung

Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu bị đóng)

· Từ menu Format, kích vào Slide Layout

Áp dụng layout văn cho slide

· Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn

· Text Layout thông thường chứa văn Các layout bao gồm: Text Slide (Chỉ

có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề nội dung),

Title and 2-Column Text (Tiêu đề cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề

và nội dung theo chiều dọc), Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc văn bản)

Áp dung layout nội dung cho slide

· Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn

· Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization

Charts, Media Clips

Áp dụng layout nội dung văn cho slide

· Từ phần Slide Layout, Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn

· Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngồi có cản đồ, bảng…

cùng slide

Áp dụng layout khác cho slide

· Từ phần Slide Layout, Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn

· Other Layouts layout khác văn bản, nội dung, văn kèm nội dung

Định dạng cho trình chiếu

Các áp dụng cho slide, ghi chú, thông báo PowerPoint Tuỳ chọn

(34)

THỦ THUẬT POWER POINT Lựa chọn màu cho trình chiếu

· Từ menu Format, kích vào Background

· Kích vào mũi tên sổ xuống lựa chọn màu mà bạn thích, sau kích vào Apply

· Kích vào More Colors để chọn màu thêm

Lựa chọn hiệu ứng cho trình chiếu

· Từ menu Format, kích vào Background

· Kích vào mũi tên xuống chọn Fill Effects Hộp thoại Fill Effects xuất

· Chọn thẻ Gradient, Texture, Pattern, Picture để áp dụng hiệu ứng Chọn màu

(35)

· Sau lựa chọn xong màu phù hợp, kích OK

· Trở lại cửa số Background, có nút sau:

o Apply to All: Áp dụng định dạng cho tất trình duyệt o Apply: Áp dụng định dạng cho trình duyệt o Cancel: Bỏ qua định dạng

o Preview: Xem trước màu chọn

· Kích vào nút mà bạn cần

Đầu trang chân trang trình chiếu

Đầu trang (Header) chân trang (Footer) bao gồm văn bản, slide số trang, ngày

tháng bạn muốn hiển thị trang slide Bạn sử dụng header

footer slide riêng lẻ áp dụng cho toàn trình chiếu

Chèn Headers and Footers

(36)

· Để chèn ngày giờ, tích vào hộp Date and time

· Để đánh số trang cho trình chiếu, tích vào hộp Slide number

· Nếu bạn chèn vào chân trang, phải chắn phần Footer chọn gõ

nội dung vào

· Kích vào Apply để áp dụng cho slide hành Kích vào Apply to All để áp dụng

cho tất slide

Đánh số tự động (Bullets and Numbering)

Bullets and Numbering công cụ dùng để đánh số tự động Bullets and numbering cho bạn

lựa chọn kiểu dáng, cỡ màu sắc khác áp dụng

Thêm bỏ ký đánh tự đầu dòng

· Để làm bật đoạn văn bản, bạn muốn thêm bỏ ký tự phân mục đầu

dịng

· Kích vào biểu tượng Bullets công cụ Formatting

Thay đổi kiểu ký tự đầu dòng

(37)

· Kích vào kiểu mà bạn muốn

· Kích OK

Tạo bullets tùy ý

· Từ menu Format, kích vào Bullets and Numbering

· Từ hộp thoại Bullets and Numbering, kích vào nút Customize để hiển thị hộp thoại

Symbol

· Lựa chọn kiểu bullet phù hợp kích OK

(38)

· Để làm bật đoạn văn bạn muốn thêm gỡ bỏ số tự động

· Kích vào biểu tượng Numbering công cụ Formatting

Thay đổi kiểu số tự động

· Kích vào Numbered Chọn kiểu số tự động mà bạn muốn

· Kích OK

Thay đổi màu ký tự đầu dòng số tự động

· Kích vào mũi tên xuống để hộp menu Color xổ xuống

· Lựa chọn màu mà bạn thích

· Kích vào OK

Sử dụng video số Power Point

Để tạo trình diễn (slide) hấp dẫn, ngồi việc phải trình bày cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm yếu tố khác thiếu âm (audio) video Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) giúp bạn tạo trình diễn trực quan sinh động hơn.

Khi video số lần xuất hiện, độ phân giải trung bình hình máy tính

mức 640x480 pixel Khi mức phân giải video số 320x240 chấp nhận đối

với hầu hết người dùng Tuy nhiên, loại hình máy tính có độ phân giải

cao (thường 1280x1024 cao hơn) kích cỡ 320x240 khơng cịn thích hợp

nữa Nếu bạn tạo video để gắn vào PP, nên chọn độ phân giải mức cao

nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480

Liên quan tới video, thiết nghĩ nên tìm hiểu qua công nghệ nén Trong

nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 coi công nghệ sử dụng nhiều cho

các loại video “màn hình rộng” Tuy nhiên, sử dụng phần mềm Windows Media Video

(MWV) Microsoft RealVideo RealNetworks cho chất lượng cao

được phát tỉ lệ bit tương tự Đối với máy tính để bàn, đến lúc tạm quên

MPEG-2, sử dụng định dạng nào?

Xét chất lượng, WMP RealVideo giống nhau, Windows địi hỏi nhớ

Điều có nghĩa WMP chiếm nhiều lợi phát lại video PC có tốc độ xử lý khơng cao Thêm vào đó, WMV cung cấp lựa chọn phong phú tích hợp

(39)

PP Độ phân giải lựa chọn thường 720x480; nhiên, bạn sử dụng kích cỡ

này, máy tính khơng hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (khơng giống TV) Chính

vì vậy, để kích cỡ hình video mức 640x480 thích hợp

Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng

“Progressive” (rời) TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho khung

ảnh Trong đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để thị khung ảnh

trong tổng thể từ cuối hình lên đỉnh hình Nếu bạn sử dụng video

Interlaced hình Progressive, bạn thấy vệt cắt, đặt biệt hình

đặt độ phân giải cao Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để tránh lỗi

Rất nhiều trình chỉnh sửa không tự động tách video tiến hành chuyển đổi từ định dạng

Interlaced sang Progressive Do vậy, bạn cần phải tách video để tăng chất lượng

chúng Đây điểm làm nên khác biệt công cụ chỉnh sửa cao cấp Khi mã

hoá (encode) tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp vào khoảng 1,5Mbit/s Tỉ

lệ mã hoá xem phù hợp với nhiều định dạng khác Tuy nhiên, bạn có

thể tăng thêm tỉ lệ cảm thấy chưa đáp ứng nhu cầu bạn

Sau mã hoá video, đoạn video dài, bạn cần để ý tới yếu tố nhỏ

nhưng không phần quan trọng, điểm đánh dấu (marker) Phần mềm chỉnh sửa

Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn chèn thêm các“marker” vào

vị trí quan trọng tệp video Trong suốt trình phát lại, cơng cụ giúp bạn

chuyển tới đoạn cần sửa chữa cách tiện dụng

PP có lựa chọn để chèn video vào trình bày Lựa chọn tối ưu lệnh

Insert/Movies and Sound Khi sử dụng lệnh này, bạn tiếp cận với cửa sổ

video mẫu, cho phép kích hoạt ngừng trình phát lại video môi trường PP

Một lựa chọn khác sử dụng lệnh “Object”, phát video môi trường WMP Bạn kích

chuột phải vào hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với nút điều chỉnh

đối tượng Kích vào Custom để chọn tệp cá nhân hố thơng số phát lại, bao gồm

khả chèn một đoạn thích Lựa chọn Insert Object có nhiều tính phát

video nút điều chỉnh âm lượng, trượt… Trong q trình phát lại video

PP, bạn kích chuột phải Media Player để sử dụng chức điều khiển

hình

Thật không may hai lựa chọn lại tương tác với tệp RealVideo Quick

Time Đối với định dạng số định dạng file khác khơng tương thích với lựa

chọn cửa sổ gắn kèm, có nhiều đoạn video cần phát hình, bạn cần

phải chèn nút Action Button từ Menu Slide Show Khả cho phép

kích hoạt ứng dụng PP, gồm hình phát QuickTime

RealVideo Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể phát tệp video

gắn kèm, giúp người trình bày tiếp cận với phím chức phát lại nhiều