huong dan su dung excel

Cho kết quả là TRUE khi tất cả các biểu thức logíc đều cho giá trị TRUE, ngược lại cho giá trị FALSE. 7.2[r]

(1)

§1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

1 Giới thiệu:

MS-EXCEL phần mềm chuyên dùng cho cơng tác kế tốn, thống kê chạy mơi trường Windows có tính sau:

- Tổ chức lưu trữ thông tin dạng bảng

- Thực nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp - Khi có thay đổi số liệu bảng, bảng tính tự động tính tốn lại theo số liệu

2 Khởi động:

Cách 1: Kích hoạt biểu tượng Desktop

(2)

(3)

3 Cấu trúc bảng tính:

Gồm phần:

- WorkBook: Lưu trữ WorkSheet, gồm có 255 WorkSheet - WorkSheet: Là trang bảng tính nằm WorkBook, WorkSheet gồm có:

256 cột : Từ A - B - C - 65536 dòng : Từ - - -

Giữa WorkSheet WorkBook liên kết liệu với

(4)

4 Các thao tác bảng tính:

4.1 Mở bảng tính mới:

Cách 1: Vào File \ New  Chọn



Cách 3: Chọn biểu tượng



4.2 Mở bảng tính có sẵn: Cách 1: Vào File \ Open

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O



Standard

 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần mở ô Look in

 Chọn file (hoặc thư mục chứa file) cần mở  Open

Hồ Cơng Ngọc - Phịng Khảo thí - Sở GD&ĐT Quảng Trị

(5)

4.3 Lưu bảng tính:

Cách 1: Vào File \ Save

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S



Standard

 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần lưu ô Save in

 Nhập tên file cần đặt ô File name

 Save

(6)

4.4 Lưu bảng tính với tên khác: Cách 1: Vào File \ Save as

Cách 2: Nhấn phím F12

 Chọn ổ đĩa chứa file (hoặc thư mục) cần lưu ô Save in

 Nhập tên cần đặt ô File name

 Save

4.5 Đóng bảng tính:

Cách 1: Vào File \ Close

Cách 2: Chọn nút  góc phải cửa sổ

(7)

Lưu Khơng lưu Đóng cửa sổ

4.5 Đóng bảng tính:

(8)

5 Chèn dịng, cột:

5.1 Chèn dòng:

- Chọn dòng cần chèn (Bấm chuột vào số hiệu dòng) - Thực cách sau:

Cách 1: Vào Insert \ Rows

Cách 2: Nháy phải chuột vào vùng chọn  Chọn Insert

5.2 Chèn cột:

- Chọn cột cần chèn (Bấm chuột vào tiêu đề cột) - Thực cách sau:

Cách 1: Vào Insert \ Columns

(9)

6 Xố dịng, cột:

- Chọn dịng, cột cần xố

- Thực cách sau: Cách 1: Vào Edit \ Delete

(10)

7 Điều chỉnh dòng, cột:

- Chọn dòng, cột cần điều chỉnh - Thực cách sau:

Cách 1: Di chuyển trỏ chuột đến giới hạn dòng, cột  Bấm giữ chuột điều chỉnh

Cách 2: Vào Format \

Đối với dòng: Row \ Height

 Nhập chiều cao  OK

Đối với cột: Column \ Width

(11)

8 Chèn WorkSheet:

Thực cách sau: Cách 1: Vào Insert \ Worksheet

Cách 2: Nháy phải chuột vào tên WorkSheet  Chọn Insert

(12)

9 Xoá WorkSheet:

- Nháy phải chuột vào tên WorkSheet

- Chọn Delete

10 Di chuyển WorkSheet:

- Bấm giữ chuột vào tên WorkSheet

- Thực kéo chuột

11 Đổi tên WorkSheet:

- Nháy phải chuột vào tên WorkSheet

- Chọn Rename

(13)

1 Nguyên tắc nhập liệu:

- Sau nhập xong liệu  Enter

- Nếu liệu biểu thức tính tốn hàm ta phải nhập dấu "=" phía trước

- Đối với liệu kiểu số sử dụng dấu "." cho phần lẻ, không dùng dấu ngăn cách nhóm số

- Đối với liệu kiểu ngày nhập theo dạng: mm/dd/yy

- Dữ liệu kiểu số ngày canh lề phải ô

- Nếu ô muốn đưa liệu xuống dịng ta sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter

- Các thao tác chép, xoá, di chuyển tương tự phần bảng biểu MS-Word

(14)

2 Định dạng bảng tính:

- Chọn vùng liệu cần định dạng - Thực cách:

Cách 1: Vào Format \ Cells

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +

§2 NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

(15)

2.1 Định dạng số:

(16)

2.2 Căn chỉnh liệu ơ:

(17)

2.3 Định dạng font:

(18)

2.4 Định dạng đường viền:

(19)

2.5 Định dạng nền:

(20)

3 Ghép ô:

- Chọn ô cần ghép

- Thực cách sau:

Cách 1: Chọn biểu tượng (Merge and Center) Cách 2: Vào Format \ Cells (nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1)

 Chọn mục Alignment

 Đánh dấu mục Merge Cells

 OK

(21)

3 Huỷ ghép ô:

- Chọn ô cần huỷ ghép

- Thực cách sau: Cách 1: Chọn biểu tượng

Cách 2: Vào Format \ Cells (nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1)  Chọn mục Alignment

 Huỷ đánh dấu mục Merge Cells

 OK

(22)

1 Địa chỉ:

1.1 Địa tương đối (Relative Address):

<Cột><Dịng>

Khi chép đến mới, địa thay đổi theo phương, chiều khoảng cách

1.2 Địa tuyệt đối (Absolute Address):

$<Cột>$<Dịng>

Khi chép đến mới, địa không đổi so với địa ban đầu

Có thể sử dụng phím F4 để lấy địa tuyệt đối

Hồ Công Ngọc - Phịng Khảo thí - Sở GD&ĐT Quảng Trị

(23)

2 Cú pháp chung hàm:

=<TÊN_HÀM>(Danh_sách_đối_số)

Tên hàm: Bắt buộc

Danh sách đối số: Các đối số cách dấu "," Đối số trường hợp sau:

- Khơng có - Giá trị

- Địa - Biểu thức - Hàm

(24)

3 Sao chép công thức:

Sau thực xong cơng thức tính tốn, ta thực bước sau:

- Đặt hộp chọn công thức cần chép

- Di chuyển trỏ chuột vào điểm đen góc phải ô - Thực bấm giữ chuột kéo theo hướng cần chép

(25)

4 Các hàm số học:

4.1 Hàm lấy phần nguyên:

=INT(Đối số)

Lấy phần nguyên đối số 4.2 Hàm lấy phần dư:

=MOD(Đối số, Số chia)

Lấy phần dư đem đối số chia cho số dư 4.3 Hàm tính tổng:

=SUM(Danh sách đối số)

Lấy tổng đối số có danh sách

(26)

4 Các hàm số học:

4.4 Hàm làm tròn số :

=ROUND(Đối số, n)

Làm tròn đối số đến n số

Nếu n = : Làm tròn đến phần nguyên

Nếu n < : Làm tròn đến n số phần nguyên Nếu n > : Làm trịn đến n số phần lẻ

(27)

5 Các hàm thống kê:

5.1 Hàm tính trung bình cộng:

=AVERAGE(Danh sách đối số)

Lấy trung bình cộng đối số có danh sách 5.2 Hàm đếm có liệu kiểu số:

=COUNT(Danh sách vùng)

Đếm tổng số có liệu kiểu số danh sách vùng

(28)

5.3 Hàm đếm có liệu:

=COUNTA(Danh sách vùng)

Đếm tổng số có liệu danh sách vùng

(29)

5.4 Hàm đếm số ô thoả mãn tiêu:

=COUNTIF(Vùng, Chỉ tiêu)

Đếm tổng số ô vùng thoả mãn tiêu

(30)

5.5 Hàm lấy giá trị lớn nhất:

=MAX(Danh sách đối số)

Cho giá trị lớn danh sách đối số 5.6 Hàm lấy giá trị nhỏ nhất:

=MIN(Danh sách đối số)

Cho giá trị nhỏ danh sách đối số 5.7 Hàm xếp vị thứ:

=RANK(Đối số, Vùng liệu)

Cho vị thứ đối số vùng liệu

(31)

6 Các hàm xử lý chuỗi:

6.1 Hàm lấy ký tự bên trái chuỗi:

=LEFT(Đối số, n)

Lấy n ký tự đối số tính từ phía bên trái sang 6.2 Hàm lấy ký tự bên phải chuỗi:

=RIGHT(Đối số, n)

Lấy n ký tự đối số tính từ phía bên phải sang 6.3 Hàm lấy ký tự chuỗi:

=MID(Đối số, m, n)

(32)

7 Các hàm logic:

Cho kết TRUE (đúng) FALSE (sai) 7.1 Hàm thoả mãn đồng thời:

=AND(Danh sách biểu thức logíc)

Cho kết TRUE tất biểu thức logíc cho giá trị TRUE, ngược lại cho giá trị FALSE

7.2 Hàm hoặc:

=OR(Danh sách biểu thức logíc)

Cho kết FALSE tất biểu thức logíc cho giá trị FALSE, ngược lại cho giá trị TRUE

(33)

7 Các hàm logic:

7.3 Hàm kiểm tra:

=IF(Biểu thức logíc, Giá trị đúng, Giá trị ngược lại)

Nếu Biểu thức logíc cho giá trị TRUE trả Giá trị đúng, ngược lại trả giá trị ngược lại

Chú ý: Ta lồng hàm IF vào với có từ

(34)

Bước 1:

Chuẩn bị bảng số liệu cần tạo Bảng số liệu cần có tiêu đề cột tiêu đề dịng

Bước 2:

Chọn bảng số liệu (có tiêu đề cột tiêu đề dòng)

Bước 3:

Cách 1: Bấm chọn biểu tượng (Chart Wizard) Cách 2: Vào Insert \ Chart

(35)

Bước 4:

- Chọn Standard Types

- Chart type:

Chọn kiểu biểu đồ - Chart sub-type: Chọn kiểu chi tiết biểu đồ

- Next >

(36)

Bước 5:

- Chọn Data Range

- Chọn cách thể liệu biểu đồ (theo dòng hay cột) - Next >

(37)

Bước 6:

- Chọn Titles

- Nhập tiêu đề cho cột (nếu cần) - Next >

(38)

Bước 7:

- Chọn vị trí đặt biểu đồ

As new sheet : Trên sheet

As object in : Trên sheet chứa bảng liệu - Finish

§4 TẠO BIỂU ĐỒ

Bước 8:

Hiệu chỉnh biểu đồ

(39)

Bước 1:

Chọn vùng liệu cần xếp (Không bao gồm tiêu đề bảng, số thứ tự bảng, dịng tổng cộng cuối có)

Bước 2:

Vào Data \ Sort

Bước 3:

Đánh dấu mục No header row

Bước 4:

- Trong mục Sort by: Chọn cột cần xếp - Chọn kiểu xếp: Tăng dần (Ascending) Giảm dần (Descending)

(40)

Bước 5: (Nếu có)

Chọn ưu tiên mục Then by

Bước 6:

OK