[GIAO TIẾP KINH DOANH][THÔNG CÁO BÁO CHÍ]

THƠNG CÁO BÁO CHÍ Mơn học: Giao tiếp kinh doanh GVHD: Thầy Nguyễn Thế Hùng Nhóm đề tài số – Lớp Marketing K39 • • • • • Lê Vũ Khánh Linh Trần Thái Yến Phương Nguyễn Thị Phương Thanh Võ Hồng Nhược Thảo Nguyễn Ngọc Thùy Trang MR02 MR03 MR03 MR02 MR01 Mục lục Thông cáo báo chí gì? 1.1 ‐ Khái niệm Là văn giao tiếp nhằm cung cấp thông tin từ cá nhân/ doanh nghiệp gửi đến cơng chúng thơng qua giới truyền thơng ‐ Nói cách khác, thơng cáo báo chílà tài liệu mà cá nhân/ tổ chức gửi đến quan truyền thơng nhân kiện nào ‐ Thơng cáo báo chí là dạng thơng điệp, là bài báo  Thông cáo báo chí Là tiếng nói chính thức của Doanh nghiệp 1.2 Mục đích ‐ Cung cấp thơng tin cho báo chí ‐ Giải đáp câu hỏi dư luận ‐ Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu sản phẩm cơng ty ‐ Một cách quảng bá hình ảnh cơng ty  Mục đích cao là thu hút quan tâm giới truyền thông và đăng tin tốt 1.3 Ai thường xun tiếp xúc thơng cáo báo chí ‐ PR Agency ‐ PR doanh nghiệp ‐ Những phát ngơn viên quan, tổ chức phủ/ phi phủ ‐ Cơ quan thơng báo chí: • • • • • • Phóng viên; Trưởng trang; Biên tập viên; Thư ký tịa soạn; Phó tổng biên tập; Tổng biên tập 1.4 Những trường hợp cần viết thơng cáo báo chí ‐ Giới thiệu sản phẩm mới; ‐ Giới thiệu chương trình khuyến mãi; ‐ Giới thiệu dự án đầu tư mới; ‐ Công bố dự án tài trợ; ‐ Động thổ/ khánh thành/ tham quan nhà máy; ‐ Công bố dự án hợp tác; ‐ Công bố kết khảo sát/ nghiên cứu/ giải thưởng/ kết kinh doanh…; ‐ Giới thiệu Tổng giám đốc mới; ‐ Phát ngôn vấn đề liên quan … Đặc điểm thông cáo báo chí Một thơng cáo báo chí có đặc điểm là nội dung và hình thức: 2.1 Hình thức: Thơng cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thơng thường hình thức: • • • báo in (Press Release), báo hình (Video news release) báo mạng…tất có tiêu chí chung là phải chứa tin Có quy tắc cần nhớ viết thơng cáo báo chí: ‐ Đầu tiên là quy tắc kim tự tháp ngược 5W1H Thông tin cốt lõi mà công chúng cần biết Chi tiết hóa phần đầu Thơng tin bổ sung - Trích dẫn Thơng tin tổ chức thực hiện TCBC • Thơng tin quan trọng đặt lên đầu tiên, là thông tin quan trọng với lời diễn giải chi tiết • thơng cáo báo chí phải có nội dung ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng, kích thích tị mị • Tập trung vào chủ đề cần nói, tránh nói lang mang dư thừa o Trên đầu là thơng tin 5W1H Đây là thơng tin cốt lõi thơng cáo báo chí o Tiếp theo là chi tiết hóa thơng tin, bổ sung, trích dẫn o Cuối là thông tin tổ chức/ doanh nghiệp phát hành thơng cáo báo chí • Tại phải dùng mơ hình tháp ngược? + Nếu nhà báo khơng tìm hấp dẫn dịng đầu họ khồng cần đọc tiếp dòng sau + Nhà báo thường cắt gọt bớt độ dài thơng tin thơng cáo báo chítừ lên và bắt đầu biên tập lại Vậy nên dịng thơng tin là nguồn tư liệu cho bài báo giới truyền thông + Công chúng thường không đọc toàn nội dung bài báo mà đọc lướt và thứ thường ý nhiều là tiêu đề và hai đoạn Nếu không cảm thấy hấp dẫn đoạn đầu q lan man dài dịng họ khơng đọc tiếp ‐ Thứ là quy tắc 5W1H: Cũng giống tin tức báo chí hay bài viết khoa học, • thơng cáo báo chí hiệu phải trả lời năm câu hỏi sau What: Cái xảy mà phương tiện truyền thơng và cơng chúng nên biết Thơng tin này • • • có thu hút họ khơng? When: Sự kiện diễn nào? Where: Sự kiện này diễn đâu? Nêu cụ thể địa nơi diễn kiện Who: Chủ thể kiện là ai? Một người, nhóm người, tổ chức, kiện • hoạt động nào Why: Tại kiện này quan trọng? Lý mà quan truyền thơng hay cơng chúng • phải quan tâm? How: kiện diễn nào, có điều đáng lưu ý  Đây là phần thơng tin quan trọng thơng cáo báo chí, nên đặt lên đoạn đầu tiên, kết hợp theo mô hình kim tự tháp ngược để thơng cáo báo chíđạt hiệu cao 2.2 Nội dung Một thông cáo báo chí đầy đủ bao gồm phần: 1) Mục đích thơng cáo ‐ Đây có phải là thông báo khẩn hay không ‐ Giá trị sử dụng thơng cáo báo chí (Giá trị từ ngày đến ngày mấy) 2) Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ cơng ty/ Đơn vị Agency (nếu có) ‐ Tên người đại diện Tên công ty Số điện thoại/ fax Địa email ‐ ‐ ‐ Lưu ý: Thơng tin phải mang tính xác thực và xác Thơng người đại diện phải là người có quyền trả lời trước báo chí ‐ ‐ 3) Title: ‐ Title chính: Thể hiện khái quát nội dung toàn thơng cáo báo chí, hiện thơng điệp cơng ty ‐ Tile phụ: • Sử dụng thơng cáo báo chícó nhiều thơng tin, phức tạp và cần làm rõ • Được dùng để bổ trợ title • Thể hiện thơng điệp phụ (nếu có) Lưu ý: Nội dung giật tít phải gây ý, tạo ấn tượng mạnh và mang tính khái quát cao ngắn gọn, dễ hiểu 4) ‐ ‐ ‐ • • Địa điểm, ngày tháng năm: Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin Câu mở đầu cho nội dung thơng cáo báo chí Có cách viết: Đặt riêng thành câu tiêu đề và canh lề phải Kết hợp để làm thành phần trạng ngữ thời gian và nơi chốn cho câu đầu tiên, canh lề theo đoạn văn 5) Nội dung chính: Gồm phần a Lời dẫn (Đoạn 1): • Thể hiện toàn mục đích, nội dung thơng cáo báo chí thơng qua cách viết theo mơ hình 5W1H  Là đoạn cốt lõi mà bên đọc vào nắm hết nội dung thơng cáo báo chí  Có thể đứng độc lập không bị phụ thuộc nội dung với đoạn khác Lưu ý ‐ ‐ Cần tạo thu hút để đối tượng đọc phần sau Ngắn gọn và thẳng vào vấn đề để tránh nhàm chán và tiết kiệm thời gian cho ‐ bên báo chí Cần viết cách đầy đủ và hoàn chỉnh để bên báo chí sử dụng b Thân bài: Cung cấp thông tin bổ trợ cho đoạn • Đoạn 2: Cung cấp thêm thơng tin chi tiết, thông tin mở rộng và phát triển thêm ý • cho đoạn Đoạn 3: Trích dẫn câu nói/ phát ngơn người có thẩm quyền thơng tin cao • liên quan phạm vi giao Đoạn 4: Cung cấp thêm thông tin bổ sung, quan trọng kiện/hoạt động Kết thúc thơng cáo báo chí cách nhắc lại tiêu đề, nêu bật ý nghĩa kiện/hoạt động Lưu ý: ‐ ‐ Nội dung, đặc biệt là đoạn trích dẫn cần có liên quan đến đoạn Là thơng tin phụ tránh trường hợp lan man, không vào thẳng vấn đề 6) Thông tin công ty: Đưa thông tin khái quát doanh nghiệp/tổ chức thơng cáo báo chí nhằm giúp nhà báo có thêm thơng tin doanh nghiệp/tổ chức: Lịch sử hình thành, loại hình kinh doanh, sản phẩm kinh doanh chính, trụ sở, chi nhánh, doanh số năm, số nhân viên Lưu ý: ‐ ‐ Cần thống thơng cáo báo chí Nếu cung cấp số liệu phải cập nhật liên tục và thời điểm Cách thức trình bày ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Khi viết thông cáo báo chí nên sử dụng giấy letter head chung để hể hiện thông tin công ty thể hiện chuyên nghiệp/ chuẩn mực thông cáo báo chí Cỡ chữ 12, Cách dịng 1.5 Lề trái và lề phải là inch Phần mục đích thơng cáo đặt bên logo và nằm bên góc bên trái Title: • Phải viết hoa và in đậm, nằm phần liên hệ dịng, khơng xuống hàng ‐ cách vơ lý Title có cỡ chữ to Title phụ nằm bên title chính, có cỡ chữ nhỏ title Độ dài: Lí tưởng là trang, tùy hoàn cảnh, tính phức tạp thơng cáo báo chí mà có độ dài khác Nếu độ dài lớn trang, cuối trang nên dùng chữ “Còn tiếp”/”More” và trang nên • • đánh số Cuối thơng cáo báo chí nên sử dụng kí hiệu “####” để thông báo hết nội dung Mỗi thông cáo báo chí nên sử dụng loại ngơn ngữ, bao gồm phần nhỏ như: • • ‐ đánh số trang… Sau viết thông cáo báo chí Khi thơng cáo báo chí hoàn thành, bạn nên kiểm tra thật tỉ mỉ thơng tin, biểu đồ, tả, ngữ pháp, độ dài câu và đoạn văn, rõ ràng Những trích dẫn và tên riêng phải kiểm tra cách cẩn thận Điểu tối tệ là đưa thông cáo báo chí sai vể thơng tin, sai tên lânh đạo, sai tả Chúng ta cần trả lời cho câu hỏi sau: • • • • Thơng cáo báo chí trả lời vấn để muốn thơng báo chưa? Thơng cáo báo chí có ngắn gọn chưa? Thơng cáo báo chí lãnh đạo khách hàng đọc kỹ và duyệt chưa? Thơng cáo báo chí này nên gửi tới đâu? Các kĩ cần có lưu ý viết thông cáo báo chí 3.1 ‐ Kỹ Hiểu biết tổng quan báo chí: Cần nắm cách viết tin, bài, thu thập tin tức, ‐ vấn và số mơ hình viết tin nhà báo Hiểu đặc thù báo/đài tiếp nhận thông cáo báo chí: Cần nắm cách viết tin, bài, thu thập tin tức, vấn và số mô hình viết tin nhà báo Hiểu rõ ngành công tác: Đâu là thông tin quan trọng quan tâm ‐ ‐ ngành, vấn đề nào cần nhấn mạnh và thông tin ngành có liên quan đến kiện cần thơng báo Kết nối kiện thông báo với “hot news” ngành Hiểu rõ nội dung cần có thơng cáo báo chí muốn phát hành: Để viết thơng ‐ cáo báo chí tốt và nhanh chóng, người viết thơng cáo báo chí cần có hiểu biết định liên quan đến nội dung cần viết thông cáo báo chí mục đích chính, chủ đề, nội dung, cách hành văn… 3.2 Những lưu ý để có thơng cáo báo chí tốt Nội dung ‐ Thơng tin kiện xác: Tuyệt đối ghi xác tất thơng tin thơng cáo ‐ báo chí như: tên tuổi, chức danh, địa danh, số liệu… Một thơng tin sai lệch dẫn đến hệ lụy lớn ảnh hưởng đến công ty khiếu kiện sản phẩm, mối quan hệ… Thông điệp ngắn gọn, chi tiết, rõ ràng, xúc tích: thơng cáo báo chí nên viết ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích thẳng vào vấn đề cần thơng tin, tránh từ ngữ cường điệu, sáo rỗng dài dịng ‐ Đưa thơng tin quan trọng lên đầu theo mơ hình kim tự tháp ngược để người đọc nắm thông tin cốt lõi cách nhanh ‐ Có thơng tin liên lạc rõ ràng Đây phải là người có quyền phát ngơn và phải biết tất thông tin đề cập thông cáo báo chí để sẵn sàng trả lời câu hỏi ‐ Hạn chế sử dụng thuật ngữ: Tránh sử dụng nhiều từ chuyên môn thuật ngữ ‐ chuyên ngành Đối với từ chun mơn cần giải thích cho dễ hiểu để phóng viên nắm bắt nhanh thơng tin muốn truyền đạt Sử dụng từ ngữ phù hợp, tránh cường điệu: Hạn chế sử dụng đại từ nhân xưng thứ ta, chúng ta, tơi, chúng tơi… Thay vào là từ công ty, tổ chức… Đặc biệt, không nên dùng từ “đao to búa lớn” thơng cáo báo chí như: rất, vô cùng, số một… Hình thức ‐ ‐ ‐ ≤ trang: thơng cáo báo chí khơng nên dài, dễ dẫn đến lan man không cần thiết Thơng cáo báo chí tốt là nên gói gọn trang Kiểm tra lại trước gửi: Thông tin có liên quan đến cá nhân, tổ chức nào trước gởi cho phóng viên cần kiểm tra lại với công ty, tổ chức cá nhân để họ biết thơng tin nên xuất hiện thơng cáo báo chí nào tránh rắc rối sau Tránh gửi email tập thể: Tránh gửi email tập thể cho tất phóng viên, là điều khơng nên giao tiếp phóng viên 4 So sánh quảng cáo thơng cáo báo chí 4.1 ‐ Khái niệm quảng cáo Quảng cáo là hình thức tun truyền, giới thiệu thơng tin sản phẩm, dịch vụ, công ty hay ý tưởng ‐ Quảng cáo là nỗ lực nhằm tác động tới hành vi, thói quen mua hàng cách cung cấp thông điệp thuyết phục sản phẩm/ dịch vụ ‐ Các sản phẩm quảng cáo để truyền tải đến khách hàng đối tượng công chúng mục tiêu qua phương tiện truyền thông, như: báo in, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, báo điện tử 4.2 So sánh quảng cáo và thông cáo báo chí Giống ‐ Thơng cáo báo chí và quảng cáo là hoạt động nhằm truyền tải thông tin đến khách hàng và cơng chúng ‐ Cả là tương tác qua lại bên là doanh nghiệp – phương tiện truyền thông – khách hàng ‐ Thơng cáo báo chí và quảng cáo có thời gian “sống” định phương tiện truyền thơng ‐ Thơng cáo báo chí và quảng cáo hiệu phải có đối tượng, mục đích và thơng điệp rõ ràng Khác Quảng cáo Thông cáo báo chí Công ty phải trả tiền cho phần quảng cáo phương tiện truyền thông nào Bạn biết xác nào quảng cáo bạn đăng tải phát sóng Thơng cáo cáo báo chí là nguồn liệu sơ cấp và là miễn phí cho báo, đài, truyền hình, công ty dịch vụ sản phẩm mà công ty hướng đến Công ty thường nào báo đài đưa tin kiện lên trang thơng tin Mang tính giới thiệu, mời gọi khách hàng mục Mang tính chất thơng báo cho kiện tiêu quan tâm ý và mua sản phẩm doanh nghiệp công ty Nội dung quảng cáo thường sáng tạo Công ty tự thể hiện sáng kiến theo cách hiệu để thu hút ý khách hàng đến sản phẩm Nội dung thông cáo báo chí tùy thuộc vào kiện mà cơng ty muốn thông báo, nhiên phải theo khuôn mẫu định phát hành gửi cho giới truyền thơng Vì cơng ty trả tiền cho quảng cáo đăng nên kiểm sốt thời gian và tần suất xuất hiện chúng Thông cáo báo chí gửi lần cho giới truyền thông để sử dụng làm nguồn tư liệu viết bài Mỗi quan truyền thông sử dụng thơng tin để đưa tin lần kiện không dùng nguồn tin để đưa nhiều lần Tập trung vào khách hàng mục tiêu Tập trung vào giới truyền thông Văn phong thu hút, lôi cuốn, thúc khách hàng mua sản phẩm Văn phong nghiêm túc phải thu hút Ngôn ngữ “mời gọi”, kêu gọi mua hàng không xem trọng 5 Phụ lục: Thông cáo báo chí mẫu  ... thông báo Kết nối kiện thông báo với “hot news” ngành Hiểu rõ nội dung cần có thơng cáo báo chí muốn phát hành: Để viết thơng ‐ cáo báo chí tốt và nhanh chóng, người viết thơng cáo báo chí... là đưa thơng cáo báo chí sai vể thơng tin, sai tên lânh đạo, sai tả Chúng ta cần trả lời cho câu hỏi sau: • • • • Thơng cáo báo chí trả lời vấn để muốn thông báo chưa? Thơng cáo báo chí có ngắn... thơng cáo báo chí, nên đặt lên đoạn đầu tiên, kết hợp theo mơ hình kim tự tháp ngược để thơng cáo báo chíđạt hiệu cao 2.2 Nội dung Một thơng cáo báo chí đầy đủ bao gồm phần: 1) Mục đích thơng cáo