Sử dụng MS Powerpoint

Nếu bạn dự định trả lời các câu hỏi trong quá trình diễn thuyết, hãy tạo trước một danh sách gồm những câu hỏi mà khán giả có thể đưa ra, và hình thành sẵn các câu trả lời của mình.. B[r]

(1)

Trường Đại học Nông nghiệp Hà nội

Khoa Tài nguyên Môi trường

Hướng dẫn Bảo vệ Luận văn / Báo cáo

Sử dụng MS Powerpoint

TS Nguyễn Duy Bình

Bộ môn Thủy nông Canh tác Trường Đại học Nông nghiệp Châu quỳ, Gia lâm, Hà nội E-mail vnbinh@hotmail.com

Tel (84-4) 843 1002

(2)

Mục lục

Chương Trang 1 Hình thành ý tưởng thuyết trình 1

1.1 Bắt đầu việc soạn thảo văn 2

1.2 Nêu rõ thuyết trình nói 2

1.3 Bắt đầu từ phần kết luận 2

1.4 Làm thuyết trình có cá tính bạn 3

1.5 Kể vài câu chuyện 3

1.6 Gắn kết nôi dung 3

2 Thiết kế thuyết trình bạn 3

2.1 Bảo đảm tính đơn giản 3

2.2 Tính quán từ slide qua slide khác 5

2.3 Chọn màu sắc hỗ trợ cho việc truyền đạt thông

điệp bạn 5

2.4 Khi thiết kế bố cục, cân nhắc đến yếu tố khán

giả 5

2.5 Cẩn thận với dấu chấm mục 6

2.6 Tuân thủ nguyên tắc mỗi-slide-một-phút 6

2.7 Thiết kế giống tờ báo 7

2.8 Sử dụng hình ảnh, khơng riêng từ ngữ, để làm

rõ quan điểm bạn 8

3 Trình bày thuyết trình bạn 8

3.1 Diễn tập trước, diễn tập nhiều 8

3.2 Kết nối với khán giả 9

3.3 Dựđoán câu hỏi khán giả 9

3.4 Hiểu rõ thiết bị hỗ trợ 10

3.5 Kiểm sốt tình từ bắt đầu 10

3.6 Sử dụng thủ thuật với hình PowerPoint 10

(3)

Danh mục hình

Hình Trang

Hình 1: Xem thuyết trình sử dụng MS PowerPoint

cơng cụ tìm kiếm Google 4

Hình 2: Thơng tin danh sách trình bày bảng

(trên cùng), đồ thị (giữa), biểu đồ (dưới cùng) 7

Hình 3: Kết hợp từ ngữ tranh slide 8

Hình 4: Một slide ẩn khơng bắt buộc trình bày thời gian

(4)

Sử dụng Microsoft PowerPoint Hướng dẫn Bảo vệ Luận văn, Tháng 6/2008

Date: 12 Jun 2008 File: binh-GuidelinesPresentation_vie.docx

Những điều cần ý sử dụng MS Powerpoint

Tài liệu giúp bạn hiểu quan điểm sử dụng phần mềm MS Powerpoint trong q trình chuẩn bị có tên gọi “Chuẩn bị cho thuyết trình vững vàng” Nội dung có phần (a) Xây dựng thuyết trình từ móng bản; (b) Chọn giao diện cho thuyết trình bạn; (c) Trình bày thuyết trình của bạn

PowerPoint phần mềm tuyệt vời bị nhiều người chê bai Nếu phần mềm khơng sử dụng cách, gây chia rẽ người thuyết trình khán giả Một báo viết ngày 28 tháng năm 2001, tờ New Yorker, Hoa kỳ, có tiêu đề “PowerPoin túy: Một tệp phần mềm thay

đổi ý nghĩ chúng ta?” Tác giả Ian Parker tranh cãi PowerPoint trở

thành vật cản thực tiện ích tăng cường luồng thơng tin người thuyết trình khán giả Power-Point, Parker viết, “một dụng cụ xã hội biến những người thuyết trình tầm thường thành kẻ sành điệu thích dùng dấu chấm gạch đầu dịng Phần mềm này, ơng nói thêm, “chứa đựng tiềm ẩn

ảnh hưởng đến tính cách cá nhân người sử dụng”

Nó có thểảnh hưởng đến ý tưởng nội dung… Nó giúp bạn trình bày lý lẽ, nhưng có ảnh hương riêng tổ chức thơng tin,về chách nhìn nhận thực giới.” Do lời trích PowerPoint khơng nên nhằm vào phần mềm này, mà cần nhằm vào người sử dụng Nhiều người thuyết trình thất bại việc ứng dụng khả sáng tạo PowerPoint Họ coi PowerPoint hỗ trợ hay chỗ dựa người diễn thuyết nhằm giảm bớt vài gánh nặng cơng việc thuyết trình trước cơng chúng Họ thực không hiểu rằng PowerPoint phương tiện dùng để truyền đạt, phương pháp để liên hệ

với người, thơng qua hình ảnh, hoạt hình, chí âm

Bài viết giới thiệu phương thức để bạn có thểứng dụng khả sáng tạo PowerPoint Nó giải thích làm để xây dựng thuyết trình đầy tính thuyết phục cần lưu ý điều bạn thiết kế giao diện cho thuyết trình Bạn tìm thấy mẹo vặt để kết nối bạn với thính giả

Bạn có muốn xem ví dụđiển hình tồi tệ thuyết trình PowerPoint? Hãy thử ghé thăm Thuyết Trình PowerPoint Gettysburg, dịch Lincoln’s Gettysburg Address sử dụng PowerPoint

Tài liệu dịch từ “PowerPoint 2007 All in One Desk Reference for Dummies” Peter Weverka Wiley xuất năm 2007

1 Hình thành ý tưởng về bản thuyết trình

(5)

năng sử dụng PowerPoint bạn, mà truyền đạt điều — vấn đề giảng, sách cơng ty, ích lợi sản phẩm, ưu điểm kế hoạch mang tính chiến lược Mục tiêu bạn thuyết phục khán giả vấn đề mà bạn trình bày đưa khán giá phe

Để đạt mục tiêu đó, trang sau cung cấp lời khuyên thiết thực để dẫn dắt trình chuẩn bị thực thuyết trình bạn từ bước xây dựng ý tưởng, nháp đến bước thực hiện, bước bạn thực bắt đầu tạo slides

1.1 Bắt đầu bằng việc soạn thảo văn bản

Đây lời tư vấn tốt mà bạn nhận tạo thuyết trình PowerPoint: Viết đoạn câu chữ thuyết trình chương trình soạn thảo văn trước thực thứ liên quan đến PowerPoint Tập trung vào từ ngữ thuyết trình bước bắt đầu Với cách này, bạn tập trung vào điều bạn muốn trao đổi với thính giả khơng phải vào phông slide thiết kế đồ họa phông chữ

Tôi nghĩ người ta thực thích phác thảo nháp cách dùng slide PowerPoint đặc tính hoa mỹ Điều làm họ phân tán tư tưởng, khơng tập trung vào thứ thực quan trọng thuyết trình — tức cần truyền đạt với thính giả Xây dựng lý lẽ hợp lý luôn công việc không dễ dàng tí Những người đủ khả tài thường thuê luật sư chuyên gia để làm việc cho họ Xây dựng lý lẽ địi hỏi bạn phải suy nghĩ lâu dài cần mẫn chủ đề bạn, đặt thân bạn vào vị trí thành viên khán giả khơng biết rõ chủ đề bạn, thuyết phục vị khán giả bạn Bạn làm cơng việc khó khăn Word, nơi khơng có lạm dụng PowerPoint làm bạn bị phân tán

1.2 Nêu rõ bản thuyết trình nói về

Ngay từ bắt đầu trình chuẩn bị, bạn xác định rõ thuyết trình bạn nói bạn định chứng minh điều thơng qua thuyết trình Nói cách khác, đưa kết luận phần đầu thuết trình phần cuối Theo cách đó, khán giả bạn biết xác bạn dẫn dắt họ đến kết luận đánh giá thuyết trình bạn sở bạn đưa suốt trình thuyết trình để chứng minh kết luận

1.3 Bắt đầu từ phần kết luận

(6)

của PowerPoint) Hãy áp dụng lệnh bạn diễn tập để khám phá xem thuyết trình bạn có khớp với khoảng thời gian bạn phân cơng để thuyết trình hay khơng?

Nhớ khán giả muốn bạn thành công Khán giả cổ vũ bạn Khán giả muốn xem thuyết trình xuất sắc

3.2 Kết nối với khán giả

Hãy tâm vào khán giả bạn khơng phải hình PowerPoint Hướng mắt khán giả khơng phải nhìn slides Dừng lại để nhìn vào ghi chép bạn, đừng đọc từ ghi chép Bạn nên chuẩn bị thật tốt thuyết trình để khơng phải thường xun nhìn vào ghi chép tóm tắt

Tơi nghe hai phương cách khác việc tạo kết nối với khán giả Một cách nhìn qua đầu khán giả hướng thuyết trình bạn đến người cao kều khơng có thực hàng ghế phía sau Cách khác lại cho nên chọn người chỗ khác phịng hướng lời nói bạn đến họ vào thời điểm khác trình diễn thuyết Tuy vậy, điều quan trọng cần ghi nhớ ln ngẩng cao đầu nhìn vào khán giả bạn trình bày slides

3.3 Dựđoán câu hỏi của khán giả

Nếu bạn dự định trả lời câu hỏi trình diễn thuyết, tạo trước danh sách gồm câu hỏi mà khán giả đưa ra, hình thành sẵn câu trả lời Bạn “ẩn slide”để đề phịng câu hỏi bạn gặp Như Phần trợ giúp PowerPoint giải thích, bạn tạo slide ẩn trình bày chúng cần trình diễn thuyết Phần trợ giúp PowerPoint giải thích làm để tạo thuyết trình tùy biến -một thuyết trình thứ yếu bao gồm vài slide - trình bày chúng thuyết trình có hội Hình cho biết cách thức để chọn slide ẩn trình diễn thuyết

(7)

Date: 12 Jun 2008 10 File: binh-GuidelinesPresentation_vie.docx

3.4 Hiểu rõ thiết bị hỗ trợ

Ngày nay, phòng hội thảo nơi diễn diễn thuyết PowerPoint trang bị thiết bị cho việc trình bày dùng PowerPoint Nếu bạn có laptop, tất bạn phải làm cắm máy tính bạn vào hệ thống phục vụ thuyết trình Thường có ban tổ chức có mặt giúp bạn sử dụng PowerPoint với thuyết trình

Đối với người sử dụng PowerPoint 2007, việc thuyết trình PowerPoint 2007 khơng thể trình bày phiên cũ PowerPoint mối quan tâm Nếu bạn trình bày thuyết trình máy tính người khác, hỏi xem máy tính nạp phiên PowerPoint Nếu phiên 2007 không nạp, copy thuyết trình chuyển đổi sang định dạng

PowerPoint 97-2003 Tơi gợi ý bạn nên tìm máy tính có phiên cũ PowerPoint đảm bảo thuyết trình chuyển đổi bạn chạy

3.5 Kiểm sốt tình thế từ bắt đầu

Dành phút để giới thiệu thân với khán giả mà chưa dùng đến PowerPoint (hoặc là, bạn chạy PowerPoint, chiếu lên hình slide đơn giản mang tên công ty bạn lô-gô) Trao đổi mắt với khán giả Với cách vậy, bạn tạo uy tín định cho riêng Bạn khiến khán giả có hội để biết đến bạn

3.6 Sử dụng thủ thuật với hình PowerPoint

Trong q trình diễn thuyết, bạn vẽ lên slide Bạn làm bật phần slide Bạn làm hình trở nên trống không bạn đến điểm then chốt thuyết trình muốn ý tuyệt đối khán giả vào lời nói Trong tất năm theo dõi vơ số thuyết trình PowerPoint, tơi thấy có người sử dụng thủ thuật bé nhỏ liên quan đến hình, tơi nghĩ chúng làm thuyết trình trở nên sinh động Phần trợ giúp PowerPoint giải thích làm để vẽ lên slide làm trống hình

Tài liệu Tham khảo