Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn [r]
(1)Bài 2: Hệ thống kiểm soát
BÀI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Hướng dẫn học
Để học tốt này,sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:
Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia
thảo luận diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội
2 Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng
3 Victor Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại – đánh giá
hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài Hà Nội
4 Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất McGraw Hill
Higher Education
5 Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất Prentice
Hall Australia
6 COSO (1992), Internal Control Report
7 www.coso.org
8 www.internalcontrolsdesign.co.uk
Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học
qua email
Tham khảo thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài học phần Kiểm soát nghiên cứu vấn đề khái quát hệ thống kiểm soát doanh nghiệp, khái niệm hệ thống kiểm sốt, vai trị hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp, thành phần hệ thống kiểm soát… Trên sở đó, hiểu cách thức thiết lập hệ thống kiểm sốt hữu hiệu Ngồi ra, cịn xem xét đến chế kiểm soát thành phần chế kiểm sốt trình bày
Mục tiêu
• Hoạt động kiểm sốt;
• Giải thích vai trị hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp;
• Các cách phân loại hoạt động kiểm soát;
(2)Bài 2: Hệ thống kiểm sốt Tình dẫn nhập
Tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Huỳnh Quang có thủ tục hoạt động mơ tả sau:
Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận
hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho
Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi
nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Công ty
Đối với tình trên, cho biết điểm yếu hoạt động kiểm soát
(3)Bài 2: Hệ thống kiểm soát
2.1 Các vấn đề chung hệ thống kiểm soát 2.1.1 Khái niệm
Với quy mô kinh doanh ngày tăng, hình thức tổ chức phi tập trung ngày ý, việc thiết lập hệ thống kiểm sốt cần thiết Trong đó, kiểm soát làm nhiệm vụ định hướng cho nhân viên hoạt động theo mục tiêu đề ra, đồng thời thơng qua hệ thống kiểm sốt giúp cho nhà quản trị cấp trung hỗ trợ giúp đỡ nhân viên quyền thực thi nhiệm vụ điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo mục tiêu chung tổ chức để đạt hiệu hoạt động kinh doanh
Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Nói cách khác, tập hợp tất việc mà cơng ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Hệ thống không đo đếm kết dựa số tăng trưởng, mà giám sát nhân viên, sách, hệ thống, phịng ban cơng ty vận hành và, giữ nguyên cách làm đó, có khả hồn thành kế hoạch khơng Ngồi ra, thiết lập hệ thống kiểm sốt hữu hiệu hạn chế đến mức thấp việc thất thóat tài sản cơng ty
Hệ thống kiểm soát bao gồm tất vấn đề mang tính hiệu tác nghiệp hoạt động kinh doanh hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp nói chung Do vậy, hệ thống kiểm soát nên đặt vị trí nhằm ngặn chặn hội trộm cắp hình thành cách thức kiểm tra mức độ tồn doanh nghiệp theo nghiên cứu có đến 50% doanh nghiệp kinh doanh thất bại năm kinh doanh đóng góp nạn trộm cắp nhân viên
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu quy mô công ty mà hệ thống kiểm soát nội sử dụng khác nhau, nói chung, hệ thống cần có thành phần sau:
Mơi trường kiểm sốt;
Đánh giá rủi ro;
Hoạt động kiểm soát;
Thông tin truyền thông;
Giám sát
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm đảm bảo rủi ro, gian lận sai sót khơng thể xảy Những hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát bao gồm:
Hệ thống kiểm sốt khó ngăn chặn gian lận sai sót nhà quản trị cấp
(4)Bài 2: Hệ thống kiểm sốt
lận sai sót nhân viên Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận lúc họ tìm cách bỏ quan thủ tục kiểm soát cần thiết
Sự gian lận nhân viên thông qua thông đồng
với hay từ phận bên tổ chức
Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua quy định kiểm
soát q trình thực nghiệp vụ dẫn đến việc khơng thể kiểm sốt rủi ro làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu
Hoạt động kiểm soát tập trung vào sai
phạm dự kiến, xảy sai phạm bất
thường thủ tục kiểm sốt trở nên hữu hiệu chí vơ hiệu
Những thay đổi tổ chức, thay đổi quan điểm nhà quản trị điều kiện hoạt
động dẫn đến thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp
2.1.2 Mục đích hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm soát vững mạnh đem lại cho doanh nghiệp số lợi ích như:
Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (từ việc vơ tình gây
thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)
Giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp: loại tài sản khác cần có chế độ
bảo vệ khác có ảnh hưởng khác đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp khác để bảo vệ tài sản này, chẳng hạn: nhà làm việc hay máy móc thiết bị cồng kềnh cần để lán che hay thuê bảo vệ trông… chứng từ, sổ sách để tủ khóa lại
Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu gian lận tài
chính cần có phân cơng trách nhiệm phận kế tốn toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp toán khống; phân công trách nhiệm rõ ràng phận tính lương phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa Ngồi ra, việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn Giảm thiểu gian lận sai sót (nếu có) xảy
Giúp đảm bảo độ tin cậy thông tin: thông tin kiểm tra thông qua
nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin kiểm tra nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp… thơng tin chứng từ có giá trị đầy đủ chữ kí bên có liên quan
Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt
(5)Bài 2: Hệ thống kiểm soát
vấn đề sử dụng nguồn nhân lực tổ chức… Thơng qua hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp, kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát hoạt động nhằm giảm thiểu gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu tạo niềm tin cho nhà
đầu tư, cổ đông công ty Trong kinh tế thị trường, nhà đầu tư mong muốn nguồn vốn đầu tư an tồn sinh lợi nhuận cao Thơng qua việc đánh giá hệ thống kiểm sốt, nhà đầu tư đánh giá phần mức độ an toàn khoản đầu tư
2.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát
Để thiết kế hệ thống kiểm sốt vận hành có hiệu cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng nhân tố ảnh hưởng đến Một hệ thống kiểm sốt doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhân tố chủ yếu sau:
Thứ nhất, mơi trường kinh doanh hình thức pháp lý
của doanh nghiệp
Câu hỏi cần trả lời doanh nghiệp kinh doanh môi trường nào? Ngày thường đề cập đến:
Cơ chế kế hoạch hóa tập trung
Cơ chế kinh tế thị trường
Nước ta xây dựng kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Vấn đề nằm chỗ, khoảng hai chục năm song hình thành kinh tế thị trường Môi trường kinh doanh nước ta ngày mơi trường mang tính “đan xen”: tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư sách mang tính “kế hoạch hóa tập trung” vừa xuất nhân tố mang tính thị trường
Mơi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hóa tập trung, vừa thị trường” đã, chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh hoạt động kiểm soát doanh nghiệp nước ta Tổ chức hệ thống kiểm sốt phải thích ứng với đặc trưng môi trường
Trong kinh tế thị trường, sách kinh doanh quyền hiển nhiên
doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, định vấn đề liên quan đến kinh doanh nhà nước khơng dính líu đến kinh doanh Vì hoạt động kiểm sốt doanh nghiệp kinh tế thị trường doanh nghiệp doanh nghiệp tự thiết kế, thực để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh Hoạt động kiểm tốn nhà nước không nằm phạm trù
Trong môi trường kinh doanh nước ta: chưa tách bạch quản lý nhà
(6)Bài 2: Hệ thống kiểm soát
sách thuộc chủ sở hữu? Và nhà nước đóng vai chủ sở hữu, nhà nước đóng vai trị quản lý nhà nước kinh tế doanh nghiệp nhà nước
Môi trường kinh doanh chi phối lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh hoạt động kiểm sốt loại hình doanh nghiệp nước ta:
Với doanh nghiệp doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động
kiểm soát doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị
Trong doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm sốt cịn
phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – quy định quan quản lý nhà nước Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo quy định, theo lệnh cấp trên” nên nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm sốt mang tính hình thức
Các nhân tố thuộc mơi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, có hệ thống kiểm sốt Cạnh tranh mang tính khu vực toàn cầu buộc doanh nghiệp phải tìm kiếm mơ hình tổ chức cho tiết kiệm lao động kiểm sốt, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp Sự biến động ngày dội môi trường kinh
doanh thị trường dẫn đến kiểu cấu tổ chức truyền thống ngày tỏ khó phù hợp Địi hỏi cần có cách tư cấu tổ chức máy quản trị nói chung mơ hình kiểm sốt nói riêng thích hợp
Thứ hai, mơ hình quản trị doanh nghiệp
Mơ hình quản trị doanh nghiệp tác động trực tiếp đến xây dựng hệ thống kiểm soát doanh nghiệp Có thể khẳng định: mơ hình quản trị cần mơ hình hệ thống kiểm sốt tương ứng
Ở nước ta nay, cần nghiên cứu hai loại mơ hình quản trị:
Mơ hình quản trị kiểu truyền thống: mơ hình người ta bám vào giả
(7)Bài 2: Hệ thống kiểm soát
Với mơ hình quản trị đại – mơ hình quản trị lấy tính thống q trình
làm sở tổ chức hoạt động quản trị tổ chức hoạt động kiểm sốt phù hợp với ngun lý đó, tức kiểm sốt q trình
Thứ ba, quy mô cấu sản xuất doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mơ lớn, nhiều nơi làm việc, cấu sản xuất phức tạp cấu kiểm sốt bao trùm nhiều cấp, nhiều phận quan hệ cấp, phận phức tạp hơn, hệ thống thông tin phức tạp so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ có cấu kiểm sốt đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn)
Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp bao gồm cấp, phận xây dựng theo nguyên tắc định, phân bố không gian thiết lập mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất chúng với Cơ cấu ảnh hưởng trực tiếp sở để xây dựng cấu kiểm soát
Nếu doanh nghiệp phân bố nơi cấu kiểm soát gọn, nhẹ; phải bố trí địa bàn rộng cấu phức tạp, cồng kềnh
Thứ tư, trình độ đội ngũ nhà quản trị
Vấn đề nhận thức nhà quản trị cao cấp Nếu nhà quản trị cao cấp nhận thức vai trị cơng cụ kiểm soát, họ coi tổ chức triển khai hoạt động đương nhiên; ngược lại, họ không quan tâm triển khai kiểm soát tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ
Đội ngũ nhà quản trị có trình độ quản trị cao giải tốt nhiệm vụ kiểm soát với suất cao nên địi hỏi nơi làm việc kiểm sốt ngược lại Khi có người số mối quan hệ ít, làm giảm khối lượng công việc phối hợp họ
Các nhà quản trị đào tạo theo hướng có kiến thức chun mơn hóa sâu hay vạn ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị kiểm soát cấp, phận Các nhà quản trị có trình độ cao có khả sử dụng mơ hình, cơng cụ đại, phức tạp để đánh giá, phân tích rút kết luận xác; ngược lại, sử dụng mơ hình, cơng cụ đơn giản đánh giá, phân tích với độ xác
Thứ năm, trang thiết bị quản trị
Trang thiết bị quản trị giúp nhà quản trị nâng cao suất lao động chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm sốt Cơng nghệ tin học phát triển ngày tác động mạnh mẽ đến khả thu thập xử lý thông tin thống toàn hệ thống quản trị kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản