Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung Nội dung Tổng quan về quy trình kế toán Chứng từ kế toán Sổsách kếtoán Hệ thống thông tin kết toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Mục tiêu • Sau nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: CHƯƠNG 5+6 – Nêu bước cơng việc quy trình kế tốn tốn – Giải thích vai trị u cầu chứng từ kế tốn – Trình bày nội dung kết cấu loại sổ sách kế tốn chủ yếu – Trình bày mục đích, u cầu nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp – Trình bày vấn đề việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn Quy trình kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn Trình bày bày:: Lý Nguyễn Thu Ngọc 4 Tổng quan quy trình kế tốn Nội dung • • • • • Khái niệm • Các nội dung quy trình kế tốn • Kiểm sốt nội cơng tác kế tốn Tổng quan quy trình kế tốn Chứ Chứng từ kế toán t Sổ sách kế toán Hệ thống thơng tin kế tốn 3 Các nội dung quy trình kế tốn Khái niệm quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn bước ột trình t ì h xử lý liệu liệ để hình hì h thành thơng tin kế tốn • Quy trình kế tốn bao gồm: – Ghi chép é ban đầu ầ ê chứng ứ từ kế ế toán – Xử lý sổ sách kế tốn – Lập trình bày báo cáo kế tốn • Lồng ghép quy trình kế tốn việc kiểm sốt hoạt động Ghi chép ban đầu (Chứng từ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp (Sổ sách) Cung cấp thông tin (Báo cáo) Kiểm soát nội kế toán Quy trình kế tốn Dữ liệu kinh tế • Kiểm sốt nội q trình người ười quản ả lý, lý hội đồ đồng quản ả trị t ị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu đơn vụ nói chung • KSNB tăng cường độ tin cậy báo cáo tài Thơng tin 7 8 Các thí dụ Chứng từ kế tốn • Phân chia trách nhiệm kế tốn thủ quỹ ỹ • Phê duyệt nghiệp vụ trước thực • Đối chiếu số liệu định kỳ • Kiểm tốn nội • Chứng từ kế toán giấy tờ vật ật mang tin ti phản ảnh ả h nghiệp hiệ vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm để ghi sổ kế tốn 10 10 Vai trò chứng từ Phân loại chứng từ • Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất lượng thơng tin kế tốn tốn • Là phương tiện truyền đạt thơng tin phục vụ cho việc quản lý • Là sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế • Có ý nghĩa g p pháp p lý ý g việc ệ g giải q y vụ tranh chấp, kiện tụng 11 • Phân loại theo nội dung phản ảnh: – Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, thu Phiếu chi chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có – Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho – Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm cơng, Bảng tốn tiền lương – Chứng g từ bán hàng: g Hoá đơn GTGT ((hay y Hoá đơn bán hàng) – Chứng từ TSCĐ: biên giao nhận TSCĐ, biên lý 11 12 12 Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ • Phân loại theo cơng dụng chứng từ : – Chứng từ mệnh lệnh – Chứng từ chấp hành – Chứng từ liên hợp • Phân loại theo nguồn gốc chứng từ : – Chứng từ bên – Chứng từ bên 13 13 Phân loại chứng từ 14 14 Bài tập thực hành • Cho biết chứng từ sau thuộc loại chứng từ theo th cách h phân hâ loại l i học: • Phân loại theo tính bắt buộc : – Chứng từ bắt buộc – Chứng từ hướng dẫn – Phiếu chi tiền mặt – Hóa đơn bán hàng người bán đặ đặt hàng g – Đơn 15 15 16 16 Yêu cầu chứng từ Các yếu tố chứng từ • Tên gọi số hiệu chứng từ kế tốn; • Ngày, g y, tháng, g, năm lập ập chứng g từ kế tốn;; • Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân lập chứng từ; • Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân nhận chứng từ; • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh • Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền ghi chữ • Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt chứng từ người có liên quan đến chứng từ kế tốn • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan tính xác số liệu quan, liệu • Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định • Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống Khơng tẩy xóa, xóa sửa chữa chứng từ từ 17 17 Bài tập thực hành 18 18 Lưu chuyển chứng từ Phân tích cần thiết nội dung chứng từ • Lập phản ảnh nghiệp vụ kinh tế • Lưu chuyển ể chứng từ qua phận • Kiểm tra chứng từ • Hồn chỉnh chứng từ ghi sổ kế tốn • Lưu trữ bảo quản chứng từ 19 19 20 20 Lập phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Lưu chuyển chứng từ qua phận • Chứng từ lập phận phát sinh nghiệp vụ • Chứng từ lập thành nhiều liên, thường có liên để lưu trữ phận lập • Trong nhiều doanh nghiệp nay, chứng từ lập máy tính in • Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều phận trước dùng ghi sổ: – Xét duyệt nghiệp vụ – Thực nghiệp vụ • Để thiết kế, đánh giá q trình lưu chuyển chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ (flowchart) 21 21 A Vận đơn 22 22 Lập hóa đơn Kế tốn Kiểm tra chứng từ Lập Hóa đơn Ghi Nhật ký • Người kế tốn cần kiểm tra chứng từ trước ghi nhận: Hóa đơn Nhật ký Hóa đơn KH Vận đơn Hóa đơn Sổ N – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu phản ảnh chứng từ – Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh – Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng g từ – Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại chứng từ kế toán N 23 23 24 24 Hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ Lưu trữ bảo quản • Trước ghi sổ kế tốn cần hồn chỉnh hỉ h chứng từ: từ • Sau ghi sổ kế tốn xong, chứng từ kế toán t cần ầ phải hải đượ ắ xếp, ế phân loại, bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế toán • Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý • – Ghi giá vào chứng từ cần tính giá; – Phân loại chứng từ; – Lập chứng từ tổng hợp lập định g từ khoản kế toán chứng 25 25 Sổ sách kế toán 26 26 Khái niệm • Khái niệm • Phân loại sổ ổ sách kế tốn • Các hình thức tổ chức sổ sách kế tốn • Giới thiệu hình thức nhật ký chung • Sổ sách kế toán nơi ghi chép lư giữ lưu iữ nghiệp hiệ vụ • Sổ sách kế toán cần ghi chép dựa chứng từ kế tốn • Sổ sách kế tốn để lập báo cáo tài 27 27 28 28 Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn) Phân loại sổ sách kế tốn • Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế toán – Sổ ghi theo trình tự thời gian loại sổ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu cần thiết Thí dụ: Nhật ký – Sổ ghi theo hệ thống loại sổ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp chi tiết, giúp kế tốn lưu trữ thơng tin phản ảnh kiểm tra đối tượng kế tốn Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết – Sổ liên hợp: loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trang sổ Chứng từ Số Ngày C1 2.1 Diễn giải Số tiền Tài khoản Nợ Chi tiếp khách 642 Có Nợ 2.000.000 2.000.000 111 N1 2.1 Nhập hàng 156 T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 Có 2.000.000 2.000.000 331 15.000.000 511 15.000.000 29 29 Sổ – Tài khoản Tiền mặt Chứng từ Số Diễn giải Ngày Tài khoản đối ứng Phân loại sổ sách kế tốn Số tiền • Phân loại theo mức độ phản ảnh đối tượng kế tốn Nợ 20.000.000 Số dư 1.1.2001 15.000.000 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 02 31 3.1 Chi mua vật liệu 152 000 000 7.000.000 ……… Cộng số phát sinh Số dư 1.2.2001 120.000.000 95.000.000 45.000.000 30 30 31 31 – Sổ tổng hợp sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản Thí dụ: Sổ – Sổ chi tiết gồm sổ, thẻ chi tiết mở để phản ảnh cách chi tiết cho số ố liệu liệ đượ phản ảnh ả h t ê sổ ổ tổng tổ hợp hợ Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, – Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết 32 32 Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số Ngày Diễn giải Tài khoản đối ứng Phân loại sổ sách kế tốn Số tiền Nợ Có • Phân loại theo kết cấu sổ 3.000.000 Dư 1.1.01 1.000.000 H1 2.1 Giao hàng 511 T1 2.1 Thu tieàn H245, 1.12.00 111 2.000.000 T4 5.1 Thu tieàn H231,5.12.00 111 1.000.000 Cộng tháng 1.01 1.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 – Sổ đối chiếu kiểu hai bên kết cấu sổ ợ chia làm hai bên để phản ảnh hai mặt vận động đối lập đối tượng kế toán – Sổ kiểu bên cột số liệu phản ảnh đối tượng kế tốn bố trí bên trang sổ – Sổ kiểu nhiều cột sổ có kết cấu nhiều cột để phản ảnh cho tài khoản phản ảnh chi tiết cho tài khoản theo nội dung kinh tế – Sổ kiểu bàn cờ phản ảnh quan hệ đối ứng tài khoản liên quan mối quan hệ qua lại hai cách phân loại khác đối tượng 3.000.000 33 33 Phân loại sổ sách kế tốn 34 34 Các hình thức tổ chức sổ sách • Phân loại theo cách tổ chức sổ • Hình thức kế tốn việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ mối quan hệ loại sổ việc ghi chép, tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp tiêu lập báo cáo kế tốn: – Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá … – Sổ điện tử hệ thống kế toán xử lý máy vi tính, sổ kế tốn thiết kế dạng tập tin lưu trữ đĩa từ, kế toán ghi sổ ổ ằ cách nhập ậ liệu ệ – – – – – 35 35 Hình Hình Hình Hình Hình thức thức thức thức thức kế kế kế kế kế toán toán toán toán toán Nhật ký chung; Nhật ký - Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký- Chứng từ; máy vi tính 36 36 Nhật ký chi quỹ tiền mặt Hình thức Nhật ký chung Chứng từ Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ngày C1 2/1 Chi tiếp khách C2 3/1 Mua vật liệu C3 3/1 Nộp ngân hàng C4 Bảng tổng hợp chi tiết Diễn giải Số 5/1 Trả tiền điện thoại - Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK 112 152 642 2.000.000 7.000.000 Coäng 2.000.000 7.000.000 15.000.000 15.000.000 1.800.000 - - … - 65.000.000 25.000.000 5.000.000 - Bảng cân đối tài khoản Coäng BÁO CÁO TÀI CHÍNH 95.000.000 37 37 Bài tập thực hành • Cho biết thơng tin sau tìm thấy sổ sách kế toán nào? – Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số xxx ngày yyy công ty ABC – Nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền theo hóa đơn số nn ngày dd – Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ kỳ tài sản M M – Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán kỳ 39 39 38 38 Hệ thống thông tin kế tốn • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn t • Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế toán 40 40 10 Ứng dụng CNTT kế tốn • Các mức độ ứng dụng CNTT kế tốn: – Hệ thống xử lý bán thủ cơng với trợ giúp bảng tính Excel – Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển trình đơn (Menu – DrivenSystems) y ) – Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 41 42 42 Hệ thống thông tin kế tốn • Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm phân hâ hệ bản: bả – Phân – Phân – Phân – Phân hệ hệ hệ hệ mua hàng bán hàng nhân sổ • Trong doanh nghiệp sản xuất, cịn có thêm phân hệ sản xuất 43 43 44 44 11 Hệ thống thơng tin kế tốn Thí dụ - Phân hệ bán hàng Phân hệ Bán hàng Chức Các phận liên quan Xử lý đơn đặt - Bộ phận hàng khách bán hàng hàng, chứng từ - Bộ phận giao hàng giao hàng hóa đơn - Bộ phận kế đơn vị, theo dõi toán thu tiền cập - Bộ phận nhật kho kho Các liệu liên quan - Dữ liệu khách hàng - Dữ liệu bán hàng - Dữ liệu kho hàng - Dữ liệu sổ 45 45 46 46 Vận hành hệ thống thông tin kế tốn Vai trị sở liệu • Khai báo hệ thống • Quy trình vận hành – Nhập liệu – Xử lý liệu – Kết xuất báo cáo 47 47 48 48 12 ...Các nội dung quy trình kế tốn Khái niệm quy trình kế tốn • Quy trình kế tốn bước ột trình t ì h xử lý liệu liệ để hình hì h thành thơng tin kế tốn • Quy trình kế toán bao gồm: – Ghi chép... Resource Planning – ERP) 41 41 42 42 Hệ thống thơng tin kế tốn • Hệ thống thơng tin kế toán bao gồm phân hâ hệ bản: bả – Phân – Phân – Phân – Phân hệ hệ hệ hệ mua hàng bán hàng nhân sổ • Trong... Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán kỳ 39 39 38 38 Hệ thống thơng tin kế tốn • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn t • Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế tốn 40 40 10 Ứng dụng CNTT kế tốn • Các