Nếu tùy chọn này không được chọn và bạn nhập một con số vào vùng được định dạng kiểu % thì giá trị nhập vào sẽ được nhân với 100 và thêm ký hiệu % vào phía sau9. Show Paste Options b[r]
(1)Thủ thuật trong Excel 1 View
Nhóm Tool | Options | Views. Nhóm Show (Mức Application)
• Startup Task Pane: Hiện khung chứa cơng việc thông thường liên quan đến tạo Workbook, Sherach, Clipboard, Insert Clip Art bên cạnh phải hình
• Formular bar: Hiện nhập cơng thức nằm phía tiêu đề cột (A, B, …) • Status bar: Hiện thị trạng thái làm việc
• Windows in Taskbar: Hiển thị riêng biệt cửa sổ Workbook Taskbar Windows (nếu bỏ chọn cửa sổ Workbook hiển thị nhóm lại)
Nhóm Comments (Mức Application)
• None: Ẩn tất thích ký hiệu có thích ô
• Comment indicator only: Chỉ cho ký hiệu có thích ơ, rà chuột lên thích
• Comment & indicator: Các thích ln hình bảng tính
Nhóm Objects (Mức Application)
• Show all: Cho hiển thị tất đối tượng Textbox, hình, đồ thị, hình vẽ từ cơng cụ Drawing…
• Show placeholders: Các đồ thị biến thành hộp chữ nhật màu xám (làm tăng tốc độ tính tốn bảng tính)
• Hide all: Ẩn tất đối tượng Windows Options
• Page breaks: Hiển thị bảng tính chế độ phân trang (Sheet)
• Formulars: Hiển thị cơng thức ô chứa công thức, không hiển thị kết tính tốn (Sheet)
• Gridlines: Hiển thị đường lưới mờ phân chia bảng tính (Sheet) • Gridlines color: Lựa chọn màu sắc cho đường lưới
• Row & column headers: Hiển thị tiêu đề dòng (1, 2,…) cột (A, B, C,…) (Sheet)
• Outline symbols: Nếu bạn có sử dụng chức Ouline (Data | Group and Outline) muốn ký hiệu Outline chọn (Sheet)
• Zero values: Cho số 0, bỏ chọn số sheet bị ẩn (Sheet) • Horizontal scroll bar: Cho ngang (Workbook)
• Vertical scroll bar: Cho dọc (Workbook)
• Sheet tabs: Cho nhóm tên sheet bên góc bên trái hình (Workbook
2 Calculation Nhóm Calculation
(2)• Automatic except tables: Excel tự động tính tốn lại cơng thức có thay đổi bảng tính ngoại trừ bảng số liệu tạo dùng lệnh Data Table khơng tính lại.(Workbook)
• Manual: Nhấn F9 để lệnh tính tốn cần, Excel khơng tính tốn lại cơng thức có thay đổi bảng tính (Workbook)
o Recalculate before save: Nếu chọn, Excel tính tốn lại tất cơng thức trước lưu
• Calc Now (F9): Nhấn F9 Excel tính tốn lại tất cơng thức có Workbook (Workbook)
• Calc Sheet: Nhấn nút Sheet tính tốn lại (Sheet)
• Iteration: Cho phép tính tốn tham chiếu vịng, qui định số lần lặp cho tính tốn có tham chiếu vịng (Thường tính dùng dự báo, ước lượng).(Workbook)
o Maximum iterations: Số lần tính tốn lặp tối đa (số lớn lần lặp lớn, nhận số nguyên dương)
o Maximum change: Độ xác lần tính tốn lặp (số nhỏ kết xác, nhận giá trị >=0)
Nhóm Workbook options (Workbook)
• Update remote references: Cho phép tính tốn cập nhập cơng thức có tham chiếu đến Workbook (ứng dụng) khác
• Precision as displayed: Thay đổi tức khắc độ giá trị lưu từ độ xác 15 số phần số thập phân sang độ xác theo định dạng
• 1904 date system: Sử dụng hệ thống ngày bắt đầu tính tốn 02 tháng 01 năm 1904 (thường sử dụng cho hệ điều hành MAC OS Apple) Windows sử dụng mặc định hệ thống ngày bắt đầu 01 tháng 01 năm 1990
• Save external link values: Cho phép lưu lại giá trị tham chiếu từ workbook (ứng dụng) khác Điều làm tăng kích cở tập tin
• Accept labels in formulars: Cho phép sử dụng nhãn vào công thức
3 Edit
Tất tùy chọn áp dụng cho mức Application
Edit directly in cell: Cho phép nhấp chuột lần để vào chế độ hiệu chỉnh nội dung
trong thay phải vào Formula
Allow cell drag and drop: Cho phép kéo thả ô
Alert before overwriting celss: Có cảnh báo kéo thả đè lên có liệu/
giá trị/ cơng thức khác
Move selection after Enter: Cho phép chọn hướng di chuyển sau bạn nhập
xong nội dung ô nhấn phím Enter
Direction: Down (dịch xuống ô), Right (dịch qua phải ô), Up (dịch lên
trên ô), Left (dịch qua trái ô)
Fixed decimal: Cho phép xác định cứng số lẻ phần thập phân Places, ví dụ
(3)động gán phần thập phân hiển thị giá trị 1.23 o Places: Xác định số số sau phần thập phân
Cut, copy, and sort objects with cells: Các tháo tác cắt, chép, xếp ô
có tác dụng đối tượng Textbox, hình ảnh, đồ thị liên kết với ô
Ask to update automatic links: Hiện hộp thông báo chờ xác nhận Excel cập
nhật thông tin liên kết
Provide feedback with Animation: Hiện thông báo với hiệu ứng hoạt hình
bạn thực việc chèn ô, dòng, hay cột
Enable AutoComplete for cell values: Nếu chọn, Excel tự động điền nội
dung cho ô nhập ô trước cột có nội dung
Extend list formats and formulas: Cho phép tự định dạng chép công thức
cho dịng chèn thêm danh sách (Chỉ có tác dụng trước dịng chèn thêm có dịng phía định dạng và/hoặc có công thức)
Enable automatic percent entry: Khi chọn bạn nhập số vào vùng
được định dạng kiểu % giá trị nhập vào giá trị thêm ký hiệu % phía sau Ví dụ bạn nhập 12 Excel hiểu 12%, nhập 0.23 Excel hiểu 0.23% Nếu tùy chọn không chọn bạn nhập số vào vùng định dạng kiểu % giá trị nhập vào nhân với 100 thêm ký hiệu % vào phía sau Ví dụ, bạn nhập vào 12 Excel hiểu 1200%
Show Paste Options buttons: Hiện nút Paste bạn thực lệnh dán nội
dung từ nhớ vào bảng tính Excel
Show Insert Options buttons: Hiện tùy chọn Insert bạn thực lệnh
chèn ơ, dịng hay cột vào bảng tính Excel
4 General
Toàn tùy chọn có tác dụng mức Application
• R1C1 reference style: Đổi từ kiểu tham chiếu địa dạng A1 sang R1C1, nghĩa tiêu đề cột Sheet đánh số thứ tự tiêu đề dịng khơng đánh thứ tự chữ
• Ignore other applications: Nếu chọn ngăn chặn việc trao đổi liệu Excel với ứng dụng khác thông qua chế DDE (Dynamic Data Exchange)
• Function tooltips: Hiện mơ tả ngắn hàm Excel bạn nhập hàm vào
• Recently used file list: Thiết lập số lượng tập tin sử dụng gần thực đơn File
• Sheets in new workbooks: Qui định số Sheet tạo Workbook bạn lệnh tạo Workbook
• Standard font: Chọn Font chữ mặc định Excel tạo Workbook hay Worksheet Và qui định kích cở chữ hộp Size
• Default file location: Qui định thư mục làm việc mặc định cho chương trình Excel • At startup, open all files in: Mở tất tập tin có thư mục bạn qui định này, định dạng (cẩn thận coi chừng treo máy)
• User name: Tên người sử dụng chương trình Excel
(4)hiện hộp thoại nhắc nhở nhập thông tin thuộc tính cho tập tin
• Provide feedback with sound: Phát âm kèm theo hộp thoại thơng báo/ báo lỗi
• Zoom on roll with IntelliMouse: Nếu chọn, bạn phóng to/ thu nhỏ bảng tính nút bánh xe (wheel button) chuột
• Web Options… Thiết lập cách trình bày liệu Excel xem trình duyệt
5 Transition
Các tùy chọn nhằm đảm bảo tính tương thích với tập tin Lotus
• Save Excel files as: Chọn định dạng mặc định cho tập tin thực lệnh Save (Application)
• Microsoft Excel menu or Help key: Qui định nhấn phím bàn phím chọn thực đơn Excel hay mở phần trợ giúp cho người dùng Lotus Note
(Application)
o Microsoft Excel menus: Nếu chọn nhấn phím tắt qui định mở thực đơn Excel
o Lotus 1-2-3 Help: Nếu chọn nhấn phím tắt qui định mở phần trợ giúp cho người dùng Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 phần mềm bảng tính Lotus Software thuộc IBM phổ biến vào thập niên 1980)
• Transition navigation keys: Bật phím phụ trợ dùng để di chuyển bảng tính, nhập liệu,…
• Transition formula evaluation: Nếu chọn mở tập tin Lotus khơng làm hay thay đổi thông tin tập tin Excel xem chuỗi rỗng chứa giá trị (zero), kết biểu thức luận lý hay 1, giữ lại nguyên tắc ràng buộc liệu Lotus (Sheet) • Transition formula entry: Nếu chọn mở tập tin Lotus, Excel chuyển cú pháp công thức nhập Lotus cú pháp Excel, chuyển cách định nghĩa tên vùng (Name) Excel tương thích với cách định nghĩa tên vùng Lotus (Sheet)
6 Custom Lists
Tự tạo danh sách AutoFill:
B1 Vào Tools Options… Chọn ngăn Custom lists
B2 Nhập tên danh sách theo qui luật bạn qui định, phần tử danh sách cách dấu phẩy
B3 Nhấp nút Add để thêm vào danh sách Custom lists B4 Nhấp OK để hoàn tất
Ngoài ra, bạn có danh sách bảng tính muốn đưa vào Custom lists chọn địa ô chứa danh sách hộp nhập địa Import list From cells, sau nhấn nút Import
Danh sách AutoFill có sẵn:
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau mở rộng 1, 2, 4, 5,
(5)Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,…
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,…
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,… Text1, textA text2, textA, text3, textA,…
1st Period 2nd Period, 3rd Period,… Product Product 2, Product 3,…
7 Chart
Active Chart (Chart) (Chỉ lên cho chọn lựa bạn chọn đồ thị)
• Plot empty cells as: Các chứa liệu Data Series bị bỏ trống hay khuyết
o Not plotted (leave gaps): Nếu chọn, Excel không vẽ ô bị thiếu liệu, đồ thị bị chia thành nhiều phân đoạn
o Zero: Nếu chọn, Excel xem liệu bí thiếu số (zero) vẽ bình thường o Interpolated: Nếu chọn, Excel bỏ qua ô bị khuyết liệu lấp khoảng trống đường kẽ nối điểm có liệu trước sau khoảng trống (Chỉ có tác dụng số kiểu đồ thị)
• Plot visible cells only: Nếu chọn Excel vẽ đồ thị số liệu nhìn thấy bảng tính, khơng vẽ số liệu bị ẩn
• Chart sizes with window frame: Nếu chọn, đồ thị phóng to/ thu nhỏ theo cửa sổ chương trình Excel (Chỉ có tác dụng cho chart sheet, không tác dụng cho đồ thị nhúng Sheet)
Chart tips (Application)
• Show names: Cho tên thành phần đồ thị ta trỏ chuột lên thành phần • Show values: Cho giá trị điểm liệu đồ thị ta trỏ chuột lên điểm
8 Security
File encryption settings for this workbook (Workbook)
• Password to open: Xác lập mật mã để mở Workbook, bạn chọn nút Advanced để chọn phương pháp mã hóa khác từ danh sách
File sharing settings for this workbook (Workbook)
• Password to modify: Xác lập mật mã để hiệu chỉnh Workbook
(6)Digital Signatures: Chứa danh sách chữ ký người ký vào tài liệu bạn thêm chữ ký điện tử vào (Workbook)
Privacy options (Workbook)
• Remove personal information from this file on save: Nếu bạn không muốn thơng tin lưu kèm với Workbook chọn vào
Macro security (Application)
• Nhấp vào nút Macro Security… để vào thiết lập mức độ bảo mật (an toàn) ứng dụng macro Có mức thiết lập
o High: Chỉ có macro xác nhận danh sách Trusted Sources (nguồn tin cậy) chạy, tất các macro cịn lại khơng chạy
o Medium: Nếu chọn mức này, bạn mở Workbook có macro Excel báo cho bạn biết cho bạn định cho phép macro chạy hay không
o Low: Bạn lạc quan chọn mức này, tất macro phép chạy khơng có thơng báo
9 Spelling
Spelling (Application)
• Dictionary language: Chọn ngơn ngữ cho từ điểm dùng để kiểm tra lỗi tả
• Add words to: Khi bạn dùng chức kiểm tra lỗi tả từ khơng có từ điển bạn nhấn nút Add to dictionary để thêm vào từ điểm Custom.dic • Suggest from main dictionary only: Nếu chọn Excel sử dụng từ điển chọn Dictionary language để kiểm tra tả mà khơng sử dụng từ điển Custom.dic Nếu khơng chọn Excel sử dụng hai từ điển
• Ignore words in UPPERCASE: Bỏ qua khơng kiểm tra từ in HOA
• Ignore words with numbers: Bỏ qua không kiểm tra từ có chứa số
• Ignore Internet and file addresses: Bỏ qua không kiểm tra địa Internet, e-mail tên tập tin
• AutoCorrect Options: Các tùy chọn cho chức tự động sửa từ nhập bảng tính
• Language specific: Các tùy chọn dùng cho việc kiểm tra tả loại ngôn ngữ khác Tiếng Đức, Hàn, …
Excel đánh dấu báo có lỗi Ví dụ bạn nhập vào cơng thức =1/0
• Text date with digit years: Nếu chọn, nhập chuỗi dạng ngày tháng, năm có số Excel cảnh báo lỗi Ví dụ bạn nhập vào ngày tháng năm dạng Text ’11/11/08
• Number stored as text: Nếu chọn, Excel cảnh báo bạn lưu trữ số theo dạng Text Ví dụ bạn nhập vào co số dạng Text ’1234
• Inconsistent formula in region: Nếu chọn, Excel kiểm tra xem cơng thức vùng tính có giống qui luật với hay không, ô chứa công thức không qui luật bị đánh dấu nghi ngờ có lỗi Ví dụ bạn nhập vào số vào vùng A1:B5, sau ô D1 nhập vào công thức =A1+B1 chép công thức xuống đến ô D5, bạn thử sửa công thức ô D2 thành =Sum(A2:B2 ) thử xem
(7)là A1:A100, cơng thức tính =Sum(A1:A90) Excel cảnh báo lỗi, đơi tham chiếu bị thiếu
• Unlocked cells containing formulas: Hiển thị ký hiệu báo lỗi cho phép bạn sửa chữa lỗi ô chứa công thức Sheet bị khóa
• Formulas referring to empty cells: Hiển thị ký hiệu báo lỗi cho phép bạn sửa chữa lỗi ô chứa công thức tham chiếu đến ô rỗng
11 Save
Settings (Application)
• Save AutoRecover info every: Nếu chọn Excel tự động lưu thơng tin Workbook mở sau khoảng thời gian qui định hộp < > minutes bên cạnh • AutoRecover save location: Qui định thư mục lưu trữ tập tin lưu trữ dùng để phục hồi có cố
Workbook options (Workbook)
• Disable AutoRecover: Nếu chọn tắt tính lưu trữ tạm thời để phục hồi có cố Excel cho Workbook hành
12 International
Number handling (Application)
• Decimal separator: Qui định ký hiệu phân cách phần số nguyên phần số thập phân • Thousands separator: Qui định ký hiệu phân cách hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ,… Use system separators: Sử dụng ký hiệu phân cách mặc định hệ thống (được thiết lập Control Panel) (Application)
Printing (Application)
• Allow A4/Letter paper resizing: Cho phép hiệu chỉnh kích thước trang in cho phù hợp với khu vực (khơng ảnh hưởng đến định dạng bảng tính)
Right-to-left (Sheet) Cái Excel 2007 khơng thấy • Default direction: Qui định hướng mặc định cho Sheet
o Right-to-left: Từ phải qua trái (ô A1 nằm góc bên phải bảng tính, dùng cho nước sử dụng chữ viết từ phải qua trái)
o Left-to-right: Từ trái qua phải (ô A1 nằm góc bên trái bảng tính)
• View current sheet right-to-left: Cho sheet hành hiển thị theo kiểu từ phải qua trái • Cursor movement: Qui định cách dấu nháy di chuyển đoạn văn hỗn hợp (ví dụ tiếng Ả rập tiếng Anh đoạn văn bản)
o Logical o Visual
• Show controls characters: Cho hiển thị/ hay ẩn control characters
13 Color
Tất tùy chọn áp dụng cho mức Application
• Standard Color : Hiển thị pallette màu mà file Excel bạn sử dụng để format Font, Fill Cells, Lines …
(8)kỳ thứ cần đến màu Excel
• Chart Line : Tương tự phần Chart Fill trên, Chart Line màu dành cho việc format Line biểu đồ
• Modify : Nếu bạn muốn format chữ hay tơ màu cột biểu đồ với màu bạn yêu thích màu không hiển thị Standard Color, Chart Fill hay Chart Line Modify…sẽ giúp bạn Bạn có thểthay đổi màu mặc định hiển thị Standard Colors, Chart Fill Chart Line với màu bạn yêu thích
o Standard: cung cấp cho bạn pallette gồm 56 màu để bạn lựa chọn gam màu yêu thích
o Custom: mở rộng lựa chọn màu sắc cho bạn Bạn click vào nhóm màu trượt thay đổi độ đậm nhạt để lựa chọn màu yêu thích Nếu bạn biết rõ thơng số màu bạn cần tìm, bạn tìm thấy chúng nhanh chóng cách gõ thơng số vào Red,Green, Blue
o Ví dụ : Khi bảng màu (Standard Color) khơng có màu hồng cánh sen bạn u thích bạn khơng thể format chữ với font màu hồng Trong bạn lại khơng thích màu xanh đọt chuối chói mắt sử dụng để format lại diện Standard Color ? Đừng lo, bạn thay màu xanh đọt chuối màu cánh sen bạn thích theo bước sau :
- Chọn màu xanh đọt chuối bảng Standard Color
- Chọn màu hồng cánh sen thẻ Standard hay hay Custom
- Nhấn OK để đồng ý sau xác nhận việc thay đổi màu New Current hiển thị góc phải
- Thao tác tương tự bạn muốn thay đổi màu cho bảng màu Chart Fill Chart Line
• Reset : thiết lập lại màu default Excel cho Standard Color, Chart Fill Chart Line