3 DTG SLIDE dao tao trinh bay soan thao van ban 27 10 2017

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Người biên soạn Người trình bày Người phê duyệt Phiên số Ngày cập nhật : : : : : Nguyễn Phương Lan Võ Thị Thanh Trúc Nguyễn Văn Hùng 01 04/11/2017 CÀI ĐẶT MẶC ĐỊNH TRANG WORD CHUẨN ĐỊNH LỀ (Margins) & DÀN TRANG (Align) Các bước: PAGE SETUP PAGE LAYOUT MARGINS Định lề (Margins) Khổ giấy A4 Quy ước cách lề văn Khổ giấy A5 Phạm vi điều chỉnh (Cm) Chuẩn (Cm) Phạm vi điều chỉnh (Cm) Chuẩn (Cm) Lề (Top) 2  2,5 12 Lề (Bottom) 2  2,5 12 Lề trái (Left) 2,5 2,5  3,5 1,5 1,5  Lề phải (Right) 1,5 1,5  0,8 0,8  1,5 Dàn trang (Align) Dàn hai lề (Jusify) (Ctrl + J) ĐỊNH LỀ (Margins) & DÀN TRANG (Align) Cài đặt mặc định cho tất văn sau PHÔNG CHỮ (Font) & CỠ CHỮ (Font size) VĂN BẢN Cỡ chữ 12 TIMES NEW ROMAN Bộ Unicode FONT TÀI LIỆU Cỡ chữ 13 Thống nhu cầu tăng/ giảm PHÔNG CHỮ (Font) & CỠ CHỮ (Font size) Chỉnh font chữ đặt làm mặc định VIẾT TẮT & ỨNG DỤNG VIẾT TẮT Soạn thảo nội dung cần viết tắt Điền chữ viết tắt vào “Replace” Qt tồn nội dung cần viết tắt Proofing AutoCorrect Options File Options HƯỚNG DẪN VIẾT TẮT VÍ DỤ MINH HỌA ĐÃ THỰC HIỆN KHI VIẾT TẮT Màu đỏ ký hiệu viết tắt Màu tím kết tự động nhảy chuky TẠO BẢNG (TABLE) BẢNG (TABLE) CHUẨN CHỈNH SỬA BẢNG (TABLE) GỘP Ơ Chọn dịng/ cột cần gộp Click mục Layout => Chọn Merge Cells KẾT QUẢ CHỈNH SỬA BẢNG (TABLE) TÁCH Ơ Bước 1: Chọn dịng/ cột cần tách Click mục Layout => Chọn Split Cells Bước 2: Xuất hộp thoại, chọn số hàng số cột cần tách, nhấn OK KẾT QUẢ CHỈNH SỬA BẢNG (TABLE) TÁCH BẢNG Chọn vị trí cần tách bảng Click mục Layout => Chọn Split Table KẾT QUẢ CHỈNH SỬA BẢNG (TABLE) ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG BẢNG Bước 1: Bôi đen ô đánh số thứ tự vào tab Home, nhóm Paragraph Click vào mũi tên cạnh biểu tượng Numbering => ”Define New Number Format” CHỈNH SỬA BẢNG (TABLE) ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG BẢNG Bước 2: Đưa chuột vào Number format xóa dấu chấm (.) đứng sau số bấm OK KẾT QUẢ LIỀN MẠCH VĂN BẢN LIỀN MẠCH VĂN BẢN Hay xảy copy văn từ nhiều nguồn khác Các đoạn văn cách xa TÌNH TRẠNG KHẮC PHỤC Dù ấn “Backspace” hay “Delete” bàn phím không nối liền mạch đoạn văn LIỀN MẠCH VĂN BẢN Bước 1: Nhấn “Ctrl + A” để chọn toàn đoạn văn Bước 2: Trên tab Home => Chọn mục Paragraph (1) Bước 3: Chọn tab Line and Breaks (2) => Chỉ chọn “Keep with next” “Keep line together” (3) => Nhấn OK CÁC PHÍM TẮT CƠ BẢN NGUYÊN NHÂN CHÍNH KHIẾN SOẠN VBTL CHẬM Ngại thay đổi thói quen đánh máy Lấy form mẫu khơng nguồn thức Lấy form mẫu từ người làm sai dẫn đến sai theo Không quan tâm tìm hiểu kỹ thuật Word giúp soạn thảo nhanh Kiểm tra/ cầu toàn phần nội dung soạn thảo Nhìn bàn phím lúc gõ (Khi nhìn lên hình phát sai sót thời gian chỉnh) Zoom hình soạn thảo nhỏ 80% (Khơng nhìn kỹ sai sót nhỏ) Vừa soạn nội dung vừa chỉnh hình thức phần văn GIẢM THỜI GIAN SOẠN THẢO Luyện tập thói quen (Cần kiên trì) Nguyên tăc soạn (Làm ngay) Kỹ thuật Word/ Excel/ Win (Làm ngay) Luyện đánh máy 10 ngón, luyện từ nhanh dần Viết nháp sườn ý, tất ý tưởng trước soạn thảo Tạo mặc định trang Word chuẩn (Canh lề/ Font/ Size/ Khoảng cách dòng/ Numbering thường sử dụng/ Đánh số trang ) Luyện tập nhìn hình Gõ nội dung văn thơ trước, chỉnh hình thức sau Nên luyện dùng kiểu gõ TELEX thay VNI Khơng q cầu tồn, soạn xong đọc lại toàn nội dung chỉnh sửa, trau chuốt từ ngữ Luyện thói quan ghi nhớ phím tắt Word/ Excel để giảm thời gian click chuột Zoom hình >80% (Tránh sai sót nhỏ khơng nhìn kỹ hình nhỏ) Ln ln lấy biểu mẫu thức ban hành/ không lấy form tam thất Đọc kỹ trước in & nhờ đồng nghiệp đọc lướt kiểm tra tả in nháp Tận dụng cách viết tắt tự động (GIẢM HƠN 50% THỜI GIAN SOẠN) Cài đặt mặc định định dạng thời gian, số, dấu… cài đặt máy tính Tạo Shortcut tham chiếu thơng tin thường dùng ngồi Desktop Toolbars (KHI CẦN CÓ DÙNG NGAY) Kỹ thuật trackchanges/ mail merge KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Khổ giấy Logo Slogan Đồng Tâm Định lề trang văn (Margins) Dàn trang (Align) Phông chữ (Font) Cỡ chữ (Font Size) Khoảng cách giãn dòng (Spacing) Bảng kê VBTL (Table) Quy ước đánh số trang Đánh dấu đầu mục đoạn văn Bố cục trình bày chi tiết Từ ngữ VBTL Quy ước sử dụng loại dấu/ dấu câu VBTL Quy ước viết hoa Quy ước viết tắt Số hiệu VBTL Trích yếu nội dung văn Quy ước ghi số Quy ước ghi thời gian Quy ước ghi địa Quy ước ghi địa danh Quy ước ghi tên đơn vị / tổ chức Biểu mẫu đính kèm tài liệu Quy ước loại giấy in Quy ước vị trí ký tên HƯỚNG DẪN THEO QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VĂN BẢN CPĐT_QĐ-PC-06 ĐẶT CÂU HỎI 62 63 ... phải cuối Kiểu số: 1, 2, 3, … Cỡ chữ số 12 ĐÁNH SỐ TRANG VĂN BẢN MẶC ĐỊNH Bước 1: Trên công cụ chọn “Insert” => Page Number => Bottom of Page Chọn khung “Bold Numbers 3? ?? ĐÁNH SỐ TRANG VĂN BẢN... (Font) & CỠ CHỮ (Font size) VĂN BẢN Cỡ chữ 12 TIMES NEW ROMAN Bộ Unicode FONT TÀI LIỆU Cỡ chữ 13 Thống nhu cầu tăng/ giảm PHÔNG CHỮ (Font) & CỠ CHỮ (Font size) Chỉnh font chữ đặt làm mặc định... định độ dài dịng chấm  Màu tím tab cố định đầu dịng, màu đỏ tab định vị trí kết thúc dịng Bước 3:  Click double vào tab màu đỏ Bước HƯỚNG DẪN CÁCH ĐỊNH DẠNG TAB Bước 4:  Tại “Tab Stop Position”