Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại trường đại học y dược tp hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  TRẦN THỊ KIM ÁNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI, NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ TPTRƯỜNG.HỒCHÍ MĐẠIINHỌC,THÁNGNỘI VỤ8NĂMHÀ NỘI2020 TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 TRẦN THỊ KIM ÁNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 Hướng dẫn khoa học: TS Đỗ Văn Học HÀ NỘI, NĂM 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Đỗ Văn Học Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Tác giả Trần Thị Kim Ánh LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường đại học Nội vụ Hà Nội, đồng chí Lãnh đạo Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, Truờng Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt cho tơi q trình khảo sát thực nghiên cứu đề tài Đặc biệt, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến Sĩ Đỗ Văn Học người trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn Tác giả Trần Thị Kim Ánh MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu .5 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm .7 1.1.2 Nội dung, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 10 1.2 Cơ sở pháp lý 18 1.2.1 Văn Luật 18 1.2.2 Văn luật 19 Tiểu kết chương 20 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP HỒ CHÍ MINH 21 2.1 Vài nét Trường Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh 21 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 23 2.1.3 Nội dung giá trị tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh 25 2.2 Khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 26 2.2.1 Khảo sát thành phần tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 26 2.2.2 Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh 33 2.2.3 Đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Tp Hồ Chí Minh 36 Tiểu kết chương 38 Chương 3: GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 39 3.1 Định hướng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 39 3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 39 3.1.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc thù TLLT ĐHYD 40 3.1.3 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phục vụ có hiệu hoạt động giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học khám chữa bênh ĐHYD .41 3.2 Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh 42 3.2.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 42 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ cơng tác lưu trữ 49 Tiểu kết chương 56 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT ĐHYD CNTT PHCTH XĐGTTL TLLT GD&ĐT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ hoạt động quan trọng thiếu trình hoạt động quan, tổ chức Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc đạo, quản lý, điều hành sở khai thác kinh nghiệm quý báu khứ, góp phần thực tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, quan, tổ chức phải có phận lưu trữ, nhu cầu cấp thiết hoạt động quan, tổ chức Công tác lưu trữ bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Để khai thác tiện lợi, có hiệu tài liệu lưu trữ, vấn đề cốt lõi cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động tổ chức Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh trường đại học chuyên ngành y khoa Việt Nam Có sứ mạng đào tạo bác sĩ, dược sĩ có trình độ đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ y dược, hỗ trợ phát triển hệ thống y tế nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe cho nhân dân khu vực vùng Đông Nam Bộ Được xếp vào nhóm trường Đại học trọng điểm quốc gia, trực thuộc Bộ Y tế Việt Nam Tại đây, nguồn tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, hồ sơ sinh viên, hồ sơ đào tạo tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý Đại học Y Dược Tp Hồ Chí Minh Thời gian vừa qua, công tác lưu trữ Trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh có bước tiến đáng kể, thực văn quản lý Nhà nước Tuy nhiên, qua nghiên cứu, khảo sát nhận thấy công tác lưu trữ chưa quản lý cách đồng để phát huy hết hiệu công tác hoạt động quản lý Trường Đại học Y dược Tp Hồ Chí Minh Tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa lập hồ sơ, số hồ sơ lập chưa hồn chỉnh, tài liệu cịn bảo quản rải rác nhiều vị trí gây khó khăn cho việc bảo quản tra tìm tài liệu Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế như: tài liệu số năm chỉnh lý chưa quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng; tài liệu lưu trữ bị phân tán, không lập hồ sơ, khơng có cơng cụ tra cứu theo hồ sơ, có lập hồ sơ chưa hồn chỉnh, khơng tiêu chuẩn nghiệp vụ Với tình trạng vậy, tài liệu giao nộp vào lưu trữ khó tra cứu có nhu cầu khai thác, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng cần thiết tình hình Đại học Y Dược Tp Hồ Chí Minh Chính vậy, định chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Tp Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành “Lưu trữ học” với mong muốn làm rõ thực trạng công tác lưu trữ đề xuất giải pháp cần thiết nhằm khắc phục hạn chế, thiếu sót, nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Tổ chức khoa học tài liệu nhiệm vụ công tác lưu trữ tất quan lưu trữ Do vậy, từ trước đến có nhiều cơng trình, viết nhà nghiên cứu, tác giả khác đề cập đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ góc độ khác giáo trình, luận văn, khố luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học, báo, tạp chí, Trong q trình thực đề tài này, tác giả tìm hiểu khái qt cơng trình nghiên cứu có thành nhóm sau: - Nhóm viết, kỷ yếu hội thảo, ý kiến trao đổi công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đăng báo, tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, mạng Internet tiêu biểu như: “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu trữ trung tâm lưu trữ cấp tỉnh", Kỷ yếu hội nghị khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tháng 11/2000; Nguyễn Văn Thâm, “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo quản lý", Tạp chí Cộng sản, số 3/2000; Đào Xuân Chúc, “Vấn đề thu thập tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh" của, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/2002; Nguyễn Trọng Điều, “Đổi công tác văn thư lưu trữ để thực mục tiêu cải cách hành nhà nước”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007; “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", Kỷ yếu hội thảo khoa học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, 2010; Nguyễn Mạnh Cường, “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nay", Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 8/2010 Nhóm cơng trình cung cấp cho tác giả số nội dung sở lý luận cách tiếp cận công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ - Nhóm cơng trình khoa học tác giả: Tiêu biểu có luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng”, Đỗ Thị Huấn, 1998; “Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" Hà Văn Huề, 2002; "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thực trạng giải pháp”của Nguyễn Minh Sơn, 2003; “Lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng giải pháp" Lê Thị Hải Nam, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố" Hồ Anh Tú, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân Đảng cấp tỉnh Nam Định" Nguyễn Thị Hải Linh, 2008; “Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội" Phạm Thị Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng" Trịnh Thị Hương, 2009; “Công tác lưu trữ trườngcao đẳng thực trạng giải pháp” Hoàng Văn Thanh, 2010; Quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ UBND phường địa bàn quận Gị Vấp Thành phố Hồ Chí Minh” Phạm Văn Năm, 2010; “Hoàn thiện quản lý nhà nước công tác lưu trữ hệ thống quan sở/ngành trực thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh” Vũ Thị Thu Hường, 2010; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn kinh tế Việt Nam” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016 Các cơng trình nghiên cứu vừa nêu kết khảo cứu, chun sâu hồn thành cơng tác tổ chức khoa học tài liệu quan khái quát nhiều quan Về bản, nội dung cơng trình tập trung nghiên cứu tình hình cơng tác tổ chức tài liệu Đ 299/CTCT ĐT 300/CTCT 301/CTCT 302/CTCT 303/CTCT 304/CTCT 305/CTCT 306/ĐT 307/ ĐT 308/ ĐT 309/ ĐT 309/ĐTN XVI TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO VỚI NƯỚC NGOÀI 310/ĐT SĐH 311/ ĐT SĐH 312/ ĐT SĐH 313/ ĐT SĐH 314/ ĐT SĐH 315/ĐT SĐH 316/ĐT SĐH 317/ ĐT SĐH 318/ ĐT SĐH 319/ĐT SĐH 320/ĐT SĐH 321/ĐT SĐH 322/TCCB 323/TCCB 324/TCCB 325/ ĐT SĐH XVII TÀI LIỆU VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ GIÁO DỤC, DẠY VÀ HỌC 326/CNTT 327/CNTT 328/CNTT XVII THƯ VIỆN 329/TV XVIII TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC 330/ĐVTT 331/ĐVTT 332/ĐVTT 333/ĐVTT 334/ĐVTT 335/ĐVTT 336/ĐVTT 337/ĐVTT 338/ĐVTT 339/ĐVTT 340/ĐVTT 341/ĐVTT 342/ĐVTT Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 2.1 Tài liệu tổ chức Đảng 343/Đ Đến Tập văn đạo, hướng dẫn văn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến hết hiệu quan (hồ sơ nguyên tắc) lực thi 344/Đ 345/CTCT 346/Đ 347/Đ 348/Đ 349/Đ 350/Đ 351/Đ 352/Đ 353/Đ 354/Đ 2.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn 355/CĐ 356/CĐ 357/CĐ 358/CĐ 359/CĐ 360/CĐ 361/CĐ 362/CĐ 2.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 363/ĐTN 364/ĐTN 365/ĐTN 366/ĐTN 367/ĐTN 368/ĐTN 369/CTCT Phụ lục 6: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Hình ảnh TLLT trước chỉnh lý Kệ tài liệu Kho tài liệu LT ... lý Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh Chương Giải pháp Tổ chức khoa học tài liệu Trường Đại học Y Dược TP. .. CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP HỒ CHÍ MINH 2.1 Vài nét Trường Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí. .. lưu trữ Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh a) Nội dung tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh Nguồn tài liệu Trường Đại học Y Dược Tp Hồ Chí Minh tài liệu có nội dung