Tổ chức cuộc họp cho mọi cơ quan đoàn thể , kĩ năng, maketing, họp cơ quan, đào tạo cuộc họp, cuộc họp đối tác, sa pa, hà nội, thành phố , sinh viên, kĩ năng ra trường, họp, đoàn thể, miền núi, du lịch, covid,
Tổ chức họp – Bản đồ tư Nội dung Bản đồ tư Những hình thức hội họp Chuẩn bị họp Vai trị người chủ trì họp Ghi biên họp Những việc phải làm sau họp Cuộc họp động não 2021 Bản đồ tư 2021 Bản đồ tư Bản đồ tư (Mindmap) tận dụng khả ghi nhận hình ảnh não để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích vấn đề thành dạng lược đồ phân nhánh Khai thác hai khả não: ghi nhớ kiểu tuyến tính (trình tự biến cố, …) khả liên lạc, liên hệ kiện với 2021 Bản đồ tư (tt.) 2021 Bản đồ tư (tt.) 2021 Tổ chức họp 2021 Tại phải hội họp? Khả chuyển tải ý nghĩa cảm xúc thật: Văn bản: 7% Trao đổi qua điện thoại (voice): 38% Biểu cảm face-to-face (body language): 55% Khuyết: thời gian, công sức, tài chính, … Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề 2021 Những hình thức hội họp Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) Họp để phổ biến phổ biến thơng tin Thí dụ, đề án, ta cần họp người nhóm đề án biết diễn tiến đề án Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting) Trong loại họp này, người trước tiên xác định vấn đề đặt biệt thảo luận nhằm đưa hay nhiều giải pháp Các thành viên phải có khả nhận diện vấn đề có lực nghĩ giải pháp cho vấn đề 2021 Những hình thức hội họp (tt.) Họp định tiến tới hành động (decision-making meeting) Cuộc họp loại tiến hành qua giai đoạn: Đưa kiện (giai đoạn cung cấp thông tin) Thu thập ý kiến dựa vào kiện (giai đoạn bàn bạc) Đưa số giải pháp (giai đoạn sáng tạo) Ra định (giai đoạn lựa chọn) Trong định, người phải đồng ý với định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by majority) hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận (concensus) 10 2021 Ghi biên họp Có người làm thư ký ghi biên họp, ngồi bên cạnh người chủ trì họp, khơng người chủ trì phải ghi chép họp Biên quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, định kết cuả họp Nó đúc kết điều trí làm sáng tỏ điều mơ hồ Một họp không biên định kết cuả họp bị quên lãng công sức tổ chức họp trở thành uổng phí 29 2021 Ghi biên họp Sau họp, biên hoàn thiện, đánh máy thành nhiều gửi đến thành viên tham dự họp Biên nên ngắn gọn, xác minh bạch, bao gồm số, kiện, hành động phải làm thời hạn Những hành động trí phải mơ tả rõ ràng có phân cơng người chịu trách nhiệm có kỳ hạn hoàn tất 30 2021 Ghi biên họp Biên họp nên có phần sau đây: Ngày địa điểm họp Những người có mặt, vắng mặt Những chủ đề thảo luận Những định họp Những bước hành động tới Cuối buổi họp, người chủ trì họp phải phát biểu tổng kết lại điểm họp trước giải tán họp 31 2021 Những yếu tố tâm lý thành viên họp Trong họp, người có khuynh hướng cho đặc biệt, quan trọng, điều tùy thuộc vào vị trí xã hội người Các thành viên mong đợi người thái độ cư xử tùy thuộc vào vị trí xã hội người Mỗi người có vai trị, vai trị có tính độc lập, người tự xác định vai trị người khác 32 2021 Những yếu tố tâm lý… Có ba loại vai trò khác họp Những vai trị trọng đến cơng việc: người muốn tạo thuận lợi cho công việc tập thể cách đưa ý kiến, cung cấp thông tin, lập bảng biểu … Những vai trò trì gắn bó tập thể: người có khả làm giảm nhẹ xung đột tập thể, tạo nên thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến người 33 2021 Làm việc nhóm Chia lớp thành nhóm từ 5-7 người Chủ đề: Mỗi nhóm hình thành Cơng Ty Một tập đồn tài lớn Nhật sang Việt Nam nhằm tìm kiếm đối tác đầu tư Đồn đến làm việc với “Công Ty”… Mỗi “Công Ty” phải tổ chức họp chuẩn bị cho buổi làm việc với tập đoàn Nhật thuyết phục họ đầu tư cho Cơng Ty 34 2021 Thảo luận lớp Trình bày khó khăn gặp phải q trình tổ chức họp 35 2021 Những yếu tố tâm lý… Những vai trò trọng vào nhu cầu cá nhân: người thích bật, muốn nắm quyền lực, thích kể mình, thích tìm đồng minh Đó người hay cản trở hoạt động tập thể 36 2021 Cuộc họp động não Động não (brainstorming) kỹ thuật giải vấn đề, xây dựng nhóm cơng tác (team) đưa ý tưởng sáng tạo Động não với nhóm người kỹ thuật hữu hiệu Động não thúc đẩy team phát triển kỹ thuật gắn kết thành viên team vào vấn đề quản lý lớn làm cho thành viên làm việc gắn bó với 37 2021 Cuộc họp động não Động não cần tổ chức tuân thủ số qui tắc Động não liên quan đến team mà theo thành viên team phải biết trạng diễn team Động não đặt nhiệm vụ quan trọng lên vai người chủ trì, người phải quản lý q trình, đóng góp thành viên theo dõi việc thực thi định từ họp động não 38 2021 Trình tự họp động não Xác định trí mục tiêu Đưa ý tưởng, đề nghị Xếp loại, phối hợp tinh chế ý tưởng Phân tích đánh giá tác dụng Đặt thứ tự ưu tiên cho khả lựa chọn Thoả thuận hành động thời gian thực Theo dõi việc thực thi định 39 2021 Xác định trí mục tiêu Bước đảm bảo thành viên tham gia vào họp động não nhận thức đồng ý mục tiêu họp Thí dụ: xác lập loạt hoạt động tuyên tuyền tiếp thị cho sản phẩm mới, đề nghị biện pháp nâng cao chất lượng đào tạo, đề xuất biện pháp tiết kiệm chi tiêu đảm bảo suất, v.v… Cần giữ cho mục tiêu cuả họp đơn giản Xác định thời gian trao đổi để giữ cho hoạt động tiến triển hướng có kiểm sốt 40 2021 Quản lý họp động não Cuộc họp động não tạo điều kiện cho người đề xuất ý tưởng cách ngẫu hứng Cơng việc người chủ trì khuyến khích người tham gia đóng góp mà không chối bỏ ý kiến ý kiến lạ lùng, bay bổng (Những ý tưởng tốt thường ý tưởng mà lúc ban đầu nhất) 41 2021 Quản lý họp động não Khi thời hạn đề xuất ý tưởng kết thúc, tiến hành phân loại, gom cụm, liên kết ý tưởng lại với Đúc kết hoàn chỉnh ý tưởng Có thể kết hợp đưa ý tưởng yếu vào chủ đề lớn để tránh bỏ rơi đóng góp Mọi người tham gia đánh giá, phân tích tính hợp lý tác dụng ý tưởng Xếp thứ tự ưu tiên ý tưởng thành danh sách hoàn chỉnh hành động (action) khả lựa chọn (option) 42 2021 Quản lý việc thực thi định họp động não Bước đồng ý với việc làm tới Thoả thuận thời hạn chịu trách nhiệm làm việc Sau họp động não, lưu hành văn ghi chép, theo dõi lắng nghe phản hồi Cần thiết phải tạo kết tích cực để người cảm thấy nỗ lực đóng góp người đáng công Khi người thấy cố gắng họ đưa lại hành động chuyển biến tích cực, họ hăng hái muốn đóng góp thời gian tới 43 2021 ... ghi chép họp Biên quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, định kết cuả họp Nó đúc kết điều trí làm sáng tỏ điều mơ hồ Một họp khơng biên định kết cuả họp bị quên lãng cơng sức tổ chức họp trở... Mỗi “Công Ty” phải tổ chức họp chuẩn bị cho buổi làm việc với tập đoàn Nhật thuyết phục họ đầu tư cho Cơng Ty 34 2021 Thảo luận lớp Trình bày khó khăn gặp phải trình tổ chức họp 35 2021 Những... Cuối buổi họp, người chủ trì họp phải phát biểu tổng kết lại điểm họp trước giải tán họp 31 2021 Những yếu tố tâm lý thành viên họp Trong họp, người có khuynh hướng cho đặc biệt, quan trọng,