Đang tải... (xem toàn văn)
[r]
(1)TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
_
GIÁO TRÌNH TIN HỌC B
LÂM BẢO DUY NGUYỄN HỮU PHON VÕ HOÀNG TÂM ĐINH NGỌC THANH BÙI THANH TUẤN
(2)1-2 MỤC LỤC
BÀI - GIỚI THIỆU 1-5
1 KHÁI QUÁT 1-5 CÁC PHIÊN BẢN 1-5 NỘI DUNG KHÓA HỌC 1-6 DỮ LIỆU MẪU 1-6 4.1 KQ.MDB 1-6 4.2 HOADON.MDB 1-7
BÀI - KHO LƯU TRỮ - TABLE 1-8
1 ĐỊNH NGHĨA 1-8 CẤU TRÚC 1-8 2.1 KIẾN TRÚC 1-8 2.2 NỘI DUNG 1-9 CỬA SỔ THIẾT KẾ 1-10 3.1 GIỚI THIỆU 1-10 3.2 CÁC THÀNH PHẦN 1-10 THIẾT KẾ BẢNG 1-11 4.1 MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC 1-11 4.2 QUI TRÌNH THIẾT KẾ 1-11 4.3 KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU ! 1-12 4.4 QUI TẮC ĐẶT TÊN 1-13 QUẢN LÝ NỘI DUNG 1-13 5.1 LƯU 1-13 5.2 HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC 1-14 5.3 FONT HIỂN THỊ 1-14 5.4 NHẬP LIỆU 1-15 KẾT LUẬN 1-16
BÀI - RÀNG BUỘC TRONG TABLE 2-17
1 KHÓA CHÍNH – PRIMARY KEY 2-17 1.1 ĐỊNH NGHĨA 2-17 1.2 THIẾT LẬP KHÓA 2-18 KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE 2-19 2.1 KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ? 2-19 2.2 THUỘC TÍNH 2-19 MẶT NẠ NHẬP LIỆU – INPUT MASK 2-21 3.1 MẶT NẠ NHẬP LIỆU LÀ GÌ ? 2-21 3.2 CÁCH THIẾT LẬP 2-22 3.3 VÍ DỤ MINH HỌA 2-22 QUI TẮC HỢP LỆ - VALIDATION RULE 2-22 4.1 QUI TẮC HỢP LỆ LÀ GÌ ? 2-22 4.2 CÁCH THIẾT LẬP 2-23 4.3 VÍ DỤ MINH HỌA 2-23 NHẬP LIỆU NHANH – LOOKUP WIZARD 2-24 5.1 RÀNG BUỘC NHẬP LIỆU 2-24 5.2 CÀI ĐẶT 2-24 5.3 GỠ BỎ 2-25 KẾT LUẬN 2-26
(3)1-3 2.2 QUAN HỆ - n: 3-29 2.3 QUAN HỆ n – n 3-30 CÁCH THIẾT LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ 3-30 3.1 THIẾT LẬP 3-31 3.2 CÁC TÙY CHỌN THIẾT LẬP 3-32 THỨ TỰ NHẬP LIỆU 3-35 KẾT LUẬN 3-36
BÀI - TRUY VẤN THÔNG TIN - QUERY 4-37
1 TRUY VẤN LÀ GÌ ? 4-37 CHỨC NĂNG 4-37 THIẾT KẾ 4-39 3.1 QBE – QUERY BY EXAMPLE 4-39 3.2 LỌC THÔNG TIN 4-40 3.3 TRƯỜNG TỰ TẠO 4-41 3.4 THIẾT KẾ 4-42 TRUY VẤN CÓ THAM SỐ 4-44 CÁC HÀM HỖ TRỢ 4-45 5.1 XỬ LÍ CHUỖI 4-45 5.2 TÍNH TỐN 4-46 5.3 NGÀY GIỜ 4-46 5.4 ĐIỀU KIỆN IIF 4-47 KẾT LUẬN 4-47
BÀI - NHÓM TIN – GROUP BY 5-48
1 NHĨM TIN LÀ GÌ ? 5-48 THIẾT KẾ 5-49 2.1 CÁC BƯỚC CHÍNH 5-49 2.2 VÍ DỤ MINH HỌA 5-49 HÀM TÍNH TỐN TRÊN NHÓM 5-50 3.1 COUNT 5-50 3.2 SUM 5-51 3.3 AVG 5-52 3.4 MAX 5-53 3.5 MIN 5-54 3.6 FIRST 5-55 3.7 LAST 5-56 KẾT LUẬN 5-57
BÀI - TRUY VẤN LỒNG – SUB QUERY 5-58
1 TRUY VẤN LỒNG LÀ GÌ ? 5-58 TRƯỜNG HỢP TẠO 5-58 CÁC BƯỚC TẠO 5-59 KHỐNG CHẾ SỐ DÒNG HIỂN THỊ 5-61 KẾT LUẬN 5-62
BÀI - BIỂU MẪU - FORM 7-63
(4)1-4 SUB FORM 7-71
6.1 SUB FORM LÀ GÌ ? 7-71 6.2 CÁC BƯỚC THIẾT KẾ 7-72 6.3 VÍ DỤ MINH HỌA 7-72 KẾT LUẬN 7-73
BÀI - BÁO CÁO – REPORT 8-74
1 REPORT LÀ GÌ ? 8-74 KIẾN TRÚC 8-74 THIẾT KẾ BẰNG WIZARD 8-75 HIỆU CHỈNH 8-76 4.1 TEXT BOX TRONG BÁO CÁO 8-76 4.2 NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 8-77 KẾT LUẬN 8-79
BÀI - XỬ LÍ – MACRO 9-80
1 MACRO LÀ GÌ ? 9-80 MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC 9-80 2.1 MÀN HÌNH QUẢN LÝ 9-80 2.2 MÀN HÌNH THIẾT KẾ 9-81 THIẾT KẾ 9-81 3.1 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 9-81 3.2 NHÚNG VÀO FORM 9-82 3.3 MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG 9-82 MACRO NHÓM 9-84 KẾT LUẬN 9-85
BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 10-86
(5)1-5
BÀI - GIỚI THIỆU
Chào mừng bạn đến với khóa học Tin Học B trung tâm CNTT trường Đại Học Cửu Long ! Giáo trình biên soạn giảng dạy công cụ Microsoft Office Access, thường gọi tắt MS Access đơn giản Access Đó phần mềm quản lý sở liệu quan hệ quyền hãng Microsoft Access thường
đóng gói phần mềm khác Microsoft Office sử dụng rộng rãi máy tính cài hệđiều hành Windows
1 KHÁI QUÁT
Các file Access thường có phần mở rộng (đuôi) mdb hay mdbx (nếu MS Access 2007) Ngồi cịn có dạng khác Biểu tượng chương trình Access chìa khóa
Giao diện người sử dụng Access bao gồm loạt cửa sổ mở bên cửa sổ
chính Access Cơng cụ quản lý sở liệu Access bao gồm Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con) Mỗi đối tượng sẽđược cửa số riêng
Table công cụ xây dựng sở liệu Access Là nơi để người dùng đặc tả thông tin kho chứa, thực ràng buộc thông tin nhập liệu thô cho hệ thống
Query công cụ quan trọng, xem đầu não xử lí thơng tin hệ thống, thơng tin lưu trữ trích, lọc, tính tốn, thống kê, tổng hợp …
Form là công cụ trực quan dùng để thể thông tin lưu trữ
Table, qua xử lí Query Thường dùng để hiển thị, nhập liệu, chỉnh sửa thông tin
Report công cụ trực quan dùng để thể thông tin lưu trữ
Table, qua xử lí Query Thường dùng để thực kết xuất báo cáo trực tiếp máy in Nếu dùng MSWord dễ dàng nhận thấy công cụ Mail Merge Word gần giống với công cụ
này
Macro, Module cơng cụ để quản lí xử lí chức phức tạp khác hệ
thống, chức mà công cụ Query, Form, Report thực Macro thiên xử lí tự động, Module phụ thuộc nhiều khả lập trình người dùng 2 CÁC PHIÊN BẢN
Cho đến nay, Access có phiên
Năm Phiên bản Số hiệu Hệđiều hành Bộứng dụng Office
1992 Access 1.1 Windows 3.00
1993 Access 2.0 2.0 Windows 3.1x Office 4.3 Pro
(6)1-6 1999
Access 2000 9.0 Windows 9x, NT 4.0, 2000
Office 2000
Professional, Premium and Developer
2001 Access 2002 10 Windows 98, Me, 2000, XP Office XP Professional and Developer 2003
Access 2003 11 Windows 2000,
XP,Vista Office 2003 Professional and Professional Enterprise 2007 Microsoft Office Access 2007
12 Windows XP SP2,
Vista Office 2007 Professional, Professional Plus, Ultimate and Enterprise Phiên sử dụng giáo trình Microsoft Office Access 2003 3 NỘI DUNG KHĨA HỌC
Khóa học cung cấp kiến thức liên quan đến tổ chức, thao tác xử lí sở CSDL Access Nội dung khóa học gồm học sau:
Bài – Giới thiệu
Bài – Kho lưu trữ - Table
Bài – Ràng buộc Table – Validation Rules, Input Mask Bài – Thiết lập mối quan hệ Table – Relationships Bài – Truy vấn thông tin – Query
Bài – Nhóm tin – Group By Bài – Truy vấn lồng – Sub Query Bài – Báo biểu – Form
Bài – Báo cáo – Report Bài – Xử lí – Macro
Bài 10 – Quản trị CSDL – Administrator 4 DỮ LIỆU MẪU
Hai sở liệu mẫu dùng học CSDL KQ.MDB HOADON.MDB 4.1 KQ.MDB
CSDL dùng để lưu trữ thông tin kết học tập học sinh Tồn liệu gồm có bảng liệu
LOP – thông tin danh sách lớp: 10 lớp
(7)1-7 4.2 HOADON.MDB
Cơ sở liệu đơn giản dùng để lưu trữ thông tin hoạt động kinh doanh doanh nghiệp
Toàn liệu gồm có bảng liệu:
(8)1-8
BÀI - KHO LƯU TRỮ - TABLE
MỤC TIÊU BÀI HỌC:
Bài học trình bày khái niệm, thành phần, thuộc tính cách thực số thao tác table
− Định nghĩa
− Cấu trúc
− Cửa sổ thiết kế
− Thiết kế bảng
− Quản lí nội dung
1 ĐỊNH NGHĨA
Table nơi kho thông tin (chứa liệu) Được tổ chức thành dạng bảng bao gồm nhiều cột (Column) hay gọi trường (Field) nhiều dịng (row) Mỗi bảng gọi Ơ (Cell) dòng liệu (kết hợp nhiều Field với nhau) bảng gọi mẩu tin (record)
Hình 1.1- Bảng liệu Table
Bảng liệu Access giống Excel Tuy nhiên, Excel số lượng dòng (row) cột (column) quy định sẵn (256 cột 65.536 dịng) Access số lượng giới hạn người dùng Do việc quản lý liệu Access thuận tiện dễ dàng so với Excel
2 CẤU TRÚC
Table cấu thành bởi: kiến trúc nội dung 2.1 KIẾN TRÚC
(9)1-9
Hình 1.2 - Kiến trúc Table
2.2 NỘI DUNG
Là giá trị dòng (Record) nhập vào sau table có đặc tả cấu trúc Các dịng khác có giá trị khác nhau, chúng có cấu trúc, ý nghĩa, tính chất phụ thuộc vào cột (field)
Ví dụ bảng HOCSINH lưu trữ thơng tin học sinh
Hình 1.3 - Nội dung Table
Trên lưới nhập liệu Excel tất mặc định sử dụng kiêu vô hướng (Scalar) nên tất liệu nhập tùy ý Nhưng Table MS Access lại khác, tính chất thơng tin qui ước đặc tả trường thơng tin (cột) Ví dụ bảng liệu trên, sửa đổi dòng liệu có MSHS 00025 cột NGAY SINH thực việc sửa đổi “7/23/1990” Ỉ “ABC” nhận thơng báo lỗi
Hình 1.4 - Hiển thị thông báo kiểu không hợp lệ
Hiện tượng có người dùng vừa tự tiện thay đổi giá trịđưa giá trị
(10)1-10 3 CỬA SỔ THIẾT KẾ
3.1 GIỚI THIỆU
Đây cửa sổ CSDL làm việc mơi trường Microsoft Access, tất thao tác CSDL phải thông qua cửa sổ Nên trước sâu vào Microsoft Access phải khảo sát qua chức cửa sổ Khi thao tác phải cẩn thận việc lỡ tay đóng cửa sổ lại tương đương việc đóng Microsoft Access
3.2 CÁC THÀNH PHẦN
Hình 1.5 - Cửa sổ Database View
Objects (1) Danh sách đối tượng Microsotf Access, bao gồm Table – Bảng liệu, Query - Câu truy vấn, Form, Report – Trình bày báo biểu, Macro, Module –Tự động hóa cơng việc … Mỗi chọn đối tượng tương ứng thành phần (3), (4) sẽđược thay đổi để phù hợp với ngữ cảnh
Toolbars (2) Thanh chức điều khiển cửa sổ, sẽđược thay đổi nội dung theo ngữ cảnh để phù hợp với đối tượng chọn
Command (3) Danh sách lệnh chọn để thao tác đối tượng chọn
Instance (4) Các đối tượng tạo đối tượng chọn Trong ví dụ hình minh họa đối tượng Table có đối tượng talble tạo DIEM, HOCSINH, LOP
¥Thủ thuật
(11)1-11 4 THIẾT KẾ BẢNG
4.1 MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC
Hình 1.6 - Màn hình thiết kế cấu trúc Table
Field name (1) Đặt tên trường thông tin
Data type (2) Kiểu liệu trường thông tin
Description (3) Diễn giải thêm ý nghĩa cho trường thông tin
Properties (4) Bảng thiết lập thuộc tính cho trường thơng tin 4.2 QUI TRÌNH THIẾT KẾ
Để tạo table, phải thực theo bước sau:
B1 - Từ cửa sổ Database View, Chọn đối tượng Table chọn lệnh New/Design View
B2 - Đặt tên trường (Field Name)
Hình 1.7 - Đặt tên trường
B3 - Chọn kiểu liệu cho trường (Data type)
(12)1-12
B4 - Thiết lập thuộc tính (Field Properties)
Hình 1.9 - Thiết lập thuộc tính
Thiết lập thuộc tính hay ràng buộc liệu nhằm mục đích giúp cho người dùng nhập
đúng theo yêu cầu đặt
B5 - Thiết lập quan hệ (Relationships)
Thiết lập quan hệ nhằm liên kết liệu table, nhờ mối quan hệ liệu người dùng tham chiếu truy xuất liệu bảng khác thời điểm
Hình 1.10 - Thiết lập quan hệ Table
B6 - Nhập liệu
Để nhập liệu, chọn View / Datasheet View
Hình 1.11 – Màn hình nhập liệu cho Table
Lần lượt nhập liêu vào cho tất trường, nhấn phím Tab để chuyển qua kế
tiếp, hay ngược lại chọn Shift + Tab
4.3 KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU !
Kiểu giá trị truờng, cho phép người nhập tuân thủ theo qui cách định Chọn Data Type để định kiểu liệu lưu trữ trường bảng Mỗi trường chức kiểu liệu mà
Các kiểu liệu bản:
(13)1-13 Yes / No Giá trị sai Nhập
hai giá trịđúng (Yes; -1) hay sai (No; 0) Ole Object Lưu trữ âm thanh, hình ảnh, …
Các kiểu liệu 4.4 QUI TẮC ĐẶT TÊN
Tên trường (field name) giới hạn phạm vi 64 ký tự (bao gồm ký tự, ký số khoảng trắng)
Đặc biệt không đặt tên trường trường hợp sau:
− (.) dấu chấm
− (!) dấu chấm than
− ([,]) dấu móc vng
− Khơng bắt đầu ký số
Tuy nhiên, nên đặt tên trường ngắn gọn, dễ hiểu, gắn liền với ý nghĩa trường, không nên cách khoảng trống, không nên bỏ dấu tiếng Việt Tên trường không trùng nhau, tạo tối đa 255 trường
5 QUẢN LÝ NỘI DUNG 5.1 LƯU
Khi chuyển sang chếđộ nhập liệu cách nhấn View/Datasheet View, xuất hộp thoại:
Hình 1.12 - Màn hình hiển thị thơng báo lưu Table
Nhấp chọn Yes để lưu lại table, xuất hộp thoại:
Hình 1.13 - Màn hình đặt tên Table
Nhập tên table cần lưu vào khung Table Name, nhấp OK Hộp thoại xuất hiện:
(14)1-14 Nếu chọn Yes Access tạo khóa tựđộng, chọn No Khóa nói
phần sau Khi table sẽở trạng thái cho phép nhập liệu
Sau dòng liệu nhập vào, Access tựđộng lưu mà đợi người dùng lệnh lưu lại liệu
5.2 HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC
Sau tạo lưu kiến trúc table, hiệu chỉnh lại kiến trúc table số
thao tác:
Mở table để hiệu chỉnh
Chọn table cần hiệu chỉnh, nhấn nút Design công cụ cửa sổ liệu
Hình 1.15 - Mởđể chỉnh Table
Chọn cột
Nhấn giữ chuột dòng cột đầu tiên, giữ Ctrl Shift nhấn chuột dòng đầu cột khác để chọn không liên tục liên tục
Hình 1.16 - Hiển thị chọn nhiều cột Table
5.3 FONT HIỂN THỊ
Đặt font cho từng table riêng lẻ
(15)1-15
Hình 1.17 - Chọn Font chữ cho Table riêng lẻ
Xuất hộp thoại font trên, chọn font thích hợp click OK
Đặt font mặc định cho tất cả table
Mở table chếđộ nhập liệu, chọn Tools / Option …, xuất hộp thoại Option, chọn thẻ
Datasheet chọn font thích hợp hình sau:
Hình 1.18 - Chọn Font mặc định cho hệ thống
5.4 NHẬP LIỆU
Thao tác nhập liệu bên lưới Table giống nhập liệu bên Sheet Excel, kỹ
thuật sử dụng nhập liệu bên Excel áp dụng cách tương tự Tuy nhiên có sốđiểm cần nhắc lại:
− Sử dụng phím tắt nhập liệu - tránh lạm dụng chuột sử dụng thật
(16)1-16
− Sử dụng phần mềm nhập liệu tiếng Việt – trong Microsoft Access hỗ trợ bảng mã Unicode nên sử dụng tiếng Việt lưu trữ thơng tin
− Xử lí lỗi nhập liệu nhanh – việc ấn kép phím ESC làm cho hệ thống tựđộng xóa thơng tin người dùng nhập trước đó, việc có lợi ích lỗi người nhập nhập sai trường thông tin, vi phạm ràng buộc chỉnh sửa nhập liệu
− Kết thúc nhập cho mẩu tin – việc kết thúc thực phím TAB phím ENTER
− Chỉnh sửa nhanh nội dung ơ - Ấn phím F2, trỏ biến thành trỏ nhập liệu hiệu chỉnh nội dung
− Nhập liệu cho hộp Checkbox - Ấn phím SPACE BAR để kích hoạt chọn hay khơng chọn nhập
6 KẾT LUẬN
Kết thúc học, người dùng nắm vững khái niệm:
− Thế Table, khái niệm dịng, cột,
− Cấu trúc Table: thành phần kiến trúc, thành phần nội dung
− Quản lý Table: thực hiệu chỉnh kiến trúc nội dung
Như không dùng để lưu trữ thông tin túy học này, kế
(17)2-17
BÀI - RÀNG BUỘC TRONG TABLE
Mục tiêu học:
Bài học cung cấp kiến thức kỹ thuật việc thiết lập xử lí ràng buộc Table Nội dung học bao gồm:
− Khóa – Primary Key
− Kiểu liệu – Data Type
− Mặt nạ nhập liệu – Input Mask
− Qui tắc hợp lệ – Validation Rules
− Nhập liệu nhanh – Lookup Wizard 1 KHĨA CHÍNH – PRIMARY KEY 1.1 ĐỊNH NGHĨA
Xét bảng liệu sau:
HO TEN NU NGAYSINH LOP DIACHI
Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Nguyễn Thanh Nam Nam 2/13/1993 12A3 Hậu Giang Với bảng liệu trên, dễ dàng nhận thấy rằng:
− Các dịng có nội dung hồn tồn giống nhau, tượng thơng tin bị
trùng lắp có dư thừa không cần thiết
− Hậu việc dư thừa trùng lắp dung lượng lưu trữ thông tin hệ
thống tăng lên cách đáng kể đồng thời khả xử lí thông tin hệ thống
trở nên chậm chạp “ì ạch”
Như cần phải có giải pháp hạn chế lượng thông tin trùng lắp này, nên nhớ CSDL khơng có Table mà có nhiều Table dùng để lưu trữ thơng tin Giải pháp Primary Key với giải pháp hay nhóm trường thơng tin Table người dùng chọn lựa làm Primary Key Điều có nghĩa thơng tin trường hay nhóm trường thơng tin khơng phép trùng lắp Giả sử bảng liệu sử dụng trường TEN làm khóa Khi người dùng nhập vào thơng tin dịng có tên Nam người nhập khơng thể Nam
(18)2-18
HO TEN NU NGAYSINH LOP DIACHI
Nguyễn Thanh Nam Nam 2/1/1993 12A3 Hậu Giang Lê Thanh Nam Nam 13/12/1993 12A1 Hậu Giang
Hình 2.1 - Thơng báo lỗi bị trùng khóa
Thơng báo hiển thị người dùng cố gắng nhập tên người có tên Nam HO, NGAYSINH, LOP khác Cho nên trường làm khóa mà trường hay nhóm trường thơng tin làm khóa người dùng định dựa số phân tích kinh nghiệm thân
1.2 THIẾT LẬP KHÓA TẠO
B1 - Từ hình thiết kế table, xác định trường (Field) đểđặt làm khóa chính, click trái chuột chọn trường
B2 - Chọn nút Primary Key click phải chuột chọn Primary Key để tạo khóa
Hình 2.2 - Thiết lập khóa
Chú ý: Khi Table có khóa chính, ta qt khối hai trường (Field) cần tạo khóa chọn nút Primary Key click phải chuột chọn Primary Key để tạo khóa
B3 - Vào File/Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu khóa vừa tạo GỠ BỎ
(19)2-19
Chú ý:
Nếu tạo xong table khơng tạo khóa chính, hệ thống thơng báo
Hình 2.3 - Thơng báo chưa thiết lập khóa
− Cần tạo khóa để tạo mối liên kết với table khác Trong trường hợp chọn Cancel sau cài đặt khóa cho table
− Nếu chọn Yes hệ thống tựđộng tạo thêm trường làm khóa chính, lúc ta phải bỏ thuộc tính làm khóa trường đó, sau xóa trường tạo lại khóa cho xác
− Nếu chọn No hệ thống khơng tạo khóa cho table 2 KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE
2.1 KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ?
Kiểu liệu qui ước tính chất trường thơng tin Điều có tác dụng lưu trữ
và khai thác thông tin
Khi trường thông tin chỉđịnh có tính chất loại kiểu liệu Thì mang tính chất kiểu liệu đó, thao tác xử lí, tính tốn người dùng liệu phải phù hợp tương ứng
Sau danh sách kiểu liệu dùng Microsoft Access kích thước mà chiếm giữ lưu trữ máy tính
Kiểu dữ
liệu Ý nghĩa lưu trữ Kích thước
Text Văn Tối đa 255 byte
Memo Văn nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65535 byte
Number Chứa giá trị số 1, 2, 4, byte
Date/Time Chứa giá trị ngày byte
Currency Chứa giá trị tiền tệ Chứa giá trị $ byte Auto
Number
Giá trị số, tựđộng tăng tự nhiên byte Yes/No Giá trịđúng sai (boolean) Dữ liệu kiểu
chỉ nhận giá trị: (Yes) sai (No) bit OLE
Object Lưu trữ âm thanh, hình ảnh Tối đa GB Tùy kiểu liệu có thuộc tính khác Có thuộc tính sau: 2.2 THUỘC TÍNH
Các kiểu liệu có đặc trưng khác nhau, người dùng chỉnh sửa thay đổi đặc trưng thơng qua việc hiệu chỉnh thuộc tính Các thuộc tính kiểu liệu giống mặt ý nghĩa, tính chất khác nên kiểu liệu có số xử lí riêng
Sau danh sách thuộc tính kiểu liệu:
(20)2-20 Field Size Kích thước trường thơng tin
Format Định dạng Input Mask Mặt nạ nhập liệu
Caption Tiêu đề trường Default Value Giá trị mặc định Validation Rule Qui ước nhập liệu
Validation Text Cảnh báo nhập sai qui ước Validation Rule Required Yêu cầu nhập liệu
Indexed Thiết lập mục để truy xuất nhanh TEXT
Đây kiểu liệu văn bản, trường thông tin cần lưu trữ xử lí có liên quan đến văn nên sử dụng kiểu liệu Kích thước số kí tự tối đa sử dụng trường thơng tin có kiểu liệu TEXT tối đa 255 kí tự
Những thuộc tính cần ý: Field Size, Input Mask, Validation Rule MEMO
Là kiểu liệu văn bản, khác với TEXT kiểu có khả lưu trữ lớn, kích thước Field Size thiết lập tối đa 64 KB liệu Kiểu liệu thích hợp cho trường thơng tin ghi hay thích
NUMBER
Là kiểu liệu sốđược dùng phổ biến lưu trữ xử lí thơng tin Khi sử dụng số
cần phải cân nhắc Field Size có số lựa chọn
− Byte: Từ đến 255
− Integer: Từ -32768 đến 32767
− Long Integer: Từ-214783648 đến 214783647
− Single: Từ -3,4x1038đến 3,4x1038
− Double: Từ -1,79x10308đến 1,79x10308
Ngoài thuộc tính Validation Rule, Default Value thường sử dụng DATE/TIME
Kiểu liệu ngày dùng cho mục tiêu lưu trữ xử lí thơng tin dạng ngày, Thuộc tính cần ý Format qui ước dạng hiển thị ngày tháng năm thông tin
− General Date: hiển thị ngày VD: 6/19/2007 5:24:23 PM
− Long Date: hiển thị Thứ, Ngày ,Tháng, Năm VD: Sunday, June 19, 2007
− Medium Date: hiển thị Ngày – Tháng – Năm VD: 10 - Jun - 94
− Short Date: hiển thị Tháng /Ngày / Năm VD: 6/19/2007
− Long Time: hiển thị Giờ: Phút: Giây AM/PM VD: 5:34:23 PM
− Medium Time: hiển thị Giờ: Phút AM/PM VD: 5:34 PM
− Short Time: hiển thị Giờ: Phút VD: 5:34