Slide bài giảng Tổ chức sự kiện: Chương 1: Tổng quan

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu học tập • Cung cấp kiến thức khái niệm, chất kiện; • Hiểu đặc điểm, vai trò, chức hoạt động kiện hoạt động truyền thơng marketing; • Phân biệt số loại hình kiện; • Nắm quy trình tổ chức kiện Mục tiêu chương • Hiểu trình bày ý nghĩa Tổ chức kiện, hoạt động tác nghiệp kiện, thành phần tham gia kiện • Phân tích đặc điểm hoạt động tổ chức kiện • Mơ tả sơ lược thị trường tổ chức kiện Việt Nam • Phân biệt loại hình kiện • Hiểu vai trị, tác động kiện tới thành phần tham dự kiện đời sống xã hội • Hiểu tác động yếu tố ảnh hưởng đến kiện Nội dung • Khái quát Tổ chức kiện • Vai trị, chức Sự kiện • Các loại hình Sự kiện • Các yếu tố ảnh hưởng đến Sự kiện Tổ chức kiện Khái niệm Tổ chức kiện • Quan hệ cơng chúng (P.R) hoạt động liên tục, có kế hoạch thận trọng để thiết lập trì hiểu biết lẫn doanh nghiệp / tổ chức công chúng (Viện Quan hệ cộng chúng Anh) • Tổ chức kiện hình thức PR Là trình tạo hội hay dịp đặc biệt để tập hợp cá nhân riêng lẻ với mục đích cụ thể Kết luận từ khái niệm • Tổ chức kiện chuỗi hoạt động • Tổ chức kiện bao hàm ý nghĩa tập hợp người => thể mối quan hệ người với người • Sự kiện bao hàm xảy từ lớn đến nhỏ xếp dàn dựng trước Vai trò & vị trí Sự kiện Truyền thơng Marketing tích hợp Quảng cáo Ấn phẩm Tổ chức kiện PR Bán hàng cá nhân Quan hệ báo chí Vận động hành lang Xúc tiến bán Product placement Marketing trực tiếp Xử lý khủng hoảng Tài trợ Vai trị & vị trí Sự kiện Đặc điểm tổ chức kiện • • • • • • • • Tầm ảnh hưởng kiện vượt không gian thời gian Hiệu cộng hưởng với biện pháp khác Độ tin cậy khả tạo ấn tượng cao Chi phí lớn Đối tượng cụ thể Khó điều khiển Khả trình bày lặp lặp lại thơng điệp bị hạn chế Địi hỏi hợp tác hồn hảo nhiều lĩnh vực văn hố xã hội mỹ thuật cơng nghệ,… Các loại hình kiện Khơng gian tổ chức Tính chất kiện Hình thức tổ chức Khơng gian tổ chức Tính chất kiện • Sự kiện văn hóa xã hội • Sự kiện khoa học • Sự kiện doanh nghiệp Hình thức tổ chức kiện • Họp báo • Hội nghị, hội thảo • Hội chợ triển lãm • Hội nghị khách hàng • Sự kiện gây quỹ • Sự kiện tơn vinh khuyến khích • Lễ kỷ niệm • Sự kiện đặc biệt • …… Các loại hình kiện Kỹ cần có người TCSK • Sáng tạo • Viết kịch • Viết proposal • Lên checklist • Xin giấy phép tổ chức • Tìm làm việc với nhà cung cấp • Quản lý tài • Phản ứng nhanh với tình huống, hoạch định quản lý rủi ro Các thành phần tham gia tổ chức kiện • Nhà đầu tư kiện/ chủ sở hữu kiện (bao gồm nhà tài trợ kiện) • Nhà tổ chức kiện • Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện • Khách mời tham dự kiện • Khách vãng lai tham dự kiện • Chính quyền cư dân nơi diễn kiện • Cơ quan truyền thơng Quy trình tổ chức kiện • Bước 1: Hình thành ý tưởng tổ chức kiện • Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức kiện • Bước 3: Chuẩn bị • Bước 4: Thực kiện • Bước 5: Kiểm tra đánh giá hậu kiện 17 Hình thành ý tưởng tổ chức kiện • Xác định đối tượng kiện • Tìm hiểu nhu cầu nguyện vọng nhóm cơng chúng • Hình thành thơng điệp kiện • Xác định tên, logo, slogan cho kiện • Lựa chọn loại hình kiện, nquy mơ, thời gian, địa điểm • Xác định ngân sách kiện • Xây dựng kịch kiện • Lên kế hoạch truyền thơng Lập kế hoạch kiện • Lên đầu mục cơng việc • Phân cơng nhiệm vụ • Kiểm sốt thời gian chi phí Chuẩn bị cho kiện • • • • • • • • Tổ chức truyền thông trước kiện, công tác truyền thông Lên kịch kiện Chuẩn bị người phát ngôn, MC phát biểu Lập danh sách khách mời, thư mời mời khách Lựa chọn không gian thời gian tổ chức kiện Xin giấy phép Chuẩn bị thiết bị kĩ thuật: âm thanh, ánh sáng… Chuẩn bị hậu cần: tiệc, đồ uống, xe đưa đón khách mời, quà, nhân viên phục vụ, tình nguyện viên… • Dự trù tình bất ngờ Thực kiện • Kiểm sốt khơng gian thời gian tổ chức kiện • Kiểm sốt chương trình • Kiểm sốt khách mời • Tổ chức hoạt động truyền thông kiện Kiểm tra đánh giá hậu kiện • Thu dọn, kiểm kê tài sản, bàn giao trả đồ thuê • Họp kiểm điểm đánh giá rút kinh nghiệm • Triển khai truyền thơng sau kiện Tài liệu tham khảo • Tổ chức kiện – PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, ĐHKTQD • Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events – Judy Allen • The Event Marketing Handbook: Beyond Logistics & Planning Paperback – Allison Saget