Dựa trên những thông tin thu thập được từ phỏng vấn lãnh đạo và cán bộ liên quan, kết hợp với xem tài liệu, nhóm đánh giá tổng hợp kết quả kiểm định CLSL theo các nội dung đánh giá, l[r]
(1)_ HƯỚNG DẪN
KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS
_
QUY TRÌNH VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN
(2)CHỦ BIÊN
TS BS Phan Thị Thu Hương BAN BIÊN SOẠN
Ths BS Võ Hải Sơn Ths BS Bùi Hoàng Đức Ths BS Nguyễn Việt Nga Ths Hà Thị Minh Nguyệt Ths Lê Thị Cẩm Tú Ths Quách Văn Lượng CN Lê Mai Phương PGS TS Hồ Thị Hiền
CÙNG SỰ THAM GIA HỖ TRỢ KỸ THUẬT CỦA CÁC CHUYÊN GIA
TS BS Nguyễn Cường Quốc Ths Lê Tống Giang
Ths Nguyễn Hoài Nam
THƯ KÝ BIÊN SOẠN
(3)Lời nói đầu
Đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo, cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi đánh giá là một những hoạt động quan trọng được xây dựng và phát triển từ nhiều năm qua chương trình phòng, chống HIV/AIDS Đây cũng là một những trọng tâm đề án Giám sát dịch tễ học HIV/AIDS, theo dõi và đánh giá chương trình phòng, chống HIV/AIDS được phát triển theo Chiến lược quốc gia phòng, chống HIV/AIDS đến năm 2020 và tầm nhìn 2030 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 608/QĐ – TTg ngày 25 tháng năm 2012
Thông qua sự hỗ trợ từ dự án USAID/SMART TA, Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ Y tế tiến hành phát triển tài liệu “Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS” Tài liệu này hướng dẫn quy trình kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tại mỗi tuyến, bên cạnh đó giúp cho các cán bộ, nhà quản lý chương trình làm cẩm nang tham khảo để cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi đánh giá chương trình dự phòng, chăm sóc và điều trị HIV/AIDS
Tài liệu tham khảo các tài liệu quý báu thế giới và khu vực, đồng thời dựa tình hình thực tế Việt Nam để biên soạn và chỉnh sửa phù hợp với thực tiễn tại Việt Nam Nhóm biên soạn cũng nhận được các chia sẻ góp ý quan trọng các chuyên gia và ngoài nước, cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp thực hiện chương trình theo dõi, đánh giá từ Trung ương đến địa phương
Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ Y tế xin trân trọng cảm ơn tất cả các cá nhân và tổ chức, những người đóng góp ý kiến, khuyến nghị và hỗ trợ cho nhóm quá trình xây dựng cuốn tài liệu này Đồng thời, xin cảm ơn dự án USAID/SMART TA, Trung tâm Dự phòng và Kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ (CDC), Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) đã hỡ trợ kỹ thuật, kinh phí quá trình biên soạn và xuất bản cuốn sách
Lần đầu tiên xuất bản cuốn sách, các tác giả rất cố gắng không thể tránh khỏi các thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp quý độc giả để tài liệu tiếp tục được hoàn thiện
TM BAN BIÊN SOẠN TS BS PHAN THỊ THU HƯƠNG
(4)MỤC LỤC
Lời nói đầu
Mục lục
Danh mục từ viết tắt
Danh mục bảng
Danh mục hình vẽ
Chương Giới thiệu
1.1 Chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu
1.1.1 Giới thiệu chung
1.1.2 Chất lượng số liệu hệ thống quản lý số liệu
1.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định Chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS 10
1.2.1 Mục tiêu tài liệu 10
1.2.2 Nội dung tài liệu 10
1.2.3 Đối tượng sử dụng: 11
1.2.4 Tần suất thực 11
1.2.5 Phương pháp công cụ thu thập thông tin 12
Chương Quy trình công cụ kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14
2.1 Quy trình thực kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14
2.1.1 Giai đoạn Chuẩn bị 15
2.1.2 Giai đoạn Tiến hành đánh giá 19
2.1.3 Giai đoạn Báo cáo, chia sẻ đề xuất giải pháp 25
2.2 Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu 29
Công cụ 1: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán quản lý 29
Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán tổng hợp báo cáo số liệu 37
Công cụ 3: Xác minh số liệu 49
Phụ lục 54
Phụ lục 1: Mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu Cục Phòng, chống HIV/AIDS kết hợp đối tác thực tỉnh năm 2012 54
Phụ lục 2: Danh mục số khuyến nghị cho đợt kiểm định chất lượng số liệu nguồn số liệu gốc số 56
(5)DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AIDS ARV
Hội chứng suy giảm miễn dịch mắc phải Thuốc kháng vi-rút HIV
CDC CLSL
Trung tâm Dự phòng Kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ Chất lượng số liệu
CSDL Cơ sở dữ liệu
HIV HTC
Vi-rút gây suy giảm miễn dịch ở người
Cơ sở tư vấn, xét nghiệm HIV MMT
PAC PKNT
Điều trị thay nghiện chất dạng thuốc phiện thuốc Methadone Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh, thành phố
Phòng khám ngoại trú
PMTCT Dự phòng lây truyền HIV từ mẹ sang
USAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ
TCCĐ TTYT
(6)DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Nội dung, phương pháp & công cụ thực kiểm định CLSL 13 Bảng 2: Tổng hợp nội dung, cách thức công cụ kiểm định CLSL 24 Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin 26
DANH MỤC HÌNH VẼ
(7)CHƯƠNG GIỚI THIỆU
1.1 Chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu 1.1.1 Giới thiệu chung
Đảm bảo chất lượng số liệu đóng vai trò quan trọng việc quản lý chương trình Số liệu báo cáo có chất lượng, thu thập đầy đủ kịp thời giúp nhà quản lý chương trình có thể đưa định đắn
Trong những năm qua, tổ chức quốc tế Quỹ Tồn cầu phịng chống AIDS, Lao Sốt rét, Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID), tổ chức Measure Evaluation… xây dựng số hướng dẫn cơng cụ liên quan tới việc kiểm tốn đánh giá chất lượng số liệu áp dụng cho chương trình phịng, chống HIV/AIDS
Tại Việt Nam, giai đoạn 2005 – 2011, chương trình phịng, chống HIV/AIDS xây dựng nhiều công cụ theo dõi, đánh giá chương trình đánh giá chất lượng số liệu dùng cho tuyến sở Phần lớn tài liệu bảng kiểm nhằm giám sát việc triển khai chương trình, dự án đánh giá hoạt động theo dõi, giám sát dự án riêng lẻ (như dự án Phòng, chống HIV/AIDS ở Việt Nam Ngân hàng Thế giới Bộ Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh tài trợ, Dự án Quỹ Toàn cầu phòng chống AIDS, Lao Sốt rét…) Đây những công cụ đơn vị, tổ chức tự xây dựng để áp dụng đánh giá riêng cho chương trình, dự án Mặc dù việc đảm bảo chất lượng số liệu đóng vai trò quan trọng việc đánh giá kết triển khai hoạt động phòng, chống HIV/AIDS Việt Nam giúp nhà quản lý chương trình có những điều chỉnh thích hợp triển khai lập kế hoạch tiếp theo, những hướng dẫn công cụ đánh giá chất lượng số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS cịn hạn chế chưa phổ biến thực thường xuyên tuyến tỉnh, thành phố
(8)định vấn đề cần cải thiện hệ thống quản lý, lưu trữ, báo cáo, sử dụng số liệu để đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng số liệu
1.1.2 Chất lượng số liệu hệ thống quản lý số liệu 1.1.2.1 Chất lượng số liệu
Chất lượng số liệu (CLSL) chương trình thể khía cạnh sau (Hướng dẫn kiểm toán chất lượng số liệu - Measure Evaluation, USAID, PEPFAR):
- Độ tin cậy: Số liệu phải tổng hợp dựa hướng dẫn quy trình chuẩn Quy trình mang tính ổn định qn, khơng phụ thuộc vào đối tượng sử dụng, thời gian tần suất sử dụng;
- Tính kịp thời: Số liệu phải cập nhật thu thập thường xuyên để cung cấp thông tin cần thiết cho người quản lý chương trình định Tính kịp thời số liệu phụ thuộc vào tần suất cập nhật hệ thống thơng tin chương trình, mức độ thay đổi hoạt động thời điểm thông tin báo cáo;
- Tính tồn diện: Số liệu khơng cung cấp phần thông tin hệ thống mà phải cung cấp thơng tin tồn hệ thống;
- Tính xác: Số liệu phải đủ chi tiết để có thể sử dụng, đủ nguồn gốc có mức độ sai số chấp nhận được;
- Tính trung thực: Số liệu phải bảo vệ để tránh bị điều chỉnh trái quy định (do cố ý vơ tình);
- Tính đắn: Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế
1.1.2.2 Hệ thống quản lý số liệu
Chất lượng số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS định bởi hệ thống quản lý số liệu chương trình đó Một hệ thống quản lý số liệu bao gồm cấu phần sau:
- Năng lực hệ thống: Bao gồm nhân lực hệ thống trang thiết bị phục vụ quy trình thu thập, xử lý số liệu báo cáo
(9)- Các biểu mẫu thu thập số liệu biểu mẫu báo cáo: Các biểu mẫu cần chuẩn hóa áp dụng đồng bộ, quán tất đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo tất lần báo cáo
- Quy trình quản lý số liệu, bao gồm chế độ bảo vệ số liệu, lưu cập nhật số liệu - Kết nối với hệ thống báo cáo quốc gia: Hệ thống báo cáo chương trình/dự án
khuyến khích nên thống với hệ thống báo cáo quốc gia (về mặt số, biểu mẫu báo cáo, thời gian báo cáo…) để tránh tình trạng số liệu chương trình/dự án khơng phản ánh số liệu quốc gia
Nâng cấp cải thiện hệ thống quản lý số liệu báo cáo đóng vai trò quan trọng việc đảm bảo chất lượng số liệu
Hình 1: Hệ thống quản lý số liệu chất lượng số liệu
Các điểm cung cấp dịch vụ tuyến xã
Cục Phòng, chống HIV/AIDS
(Phòng Giám sát, Theo dõi, Đánh giá và Xét nghiệm)
Các quan tuyến tỉnh, huyện H ệ th ố n g q u ản lý v à b áo c áo s ố li
ệu Các cấu phần hệ thống quản lý
số liệu báo cáo: 1 Cơ cấu lực hệ thống 2 Các định nghĩa số hướng dẫn báo cáo
3 Biểu mẫu thu thập số liệu biểu mẫu báo cáo
4 Quy trình quản lý số liệu 5 Liên hết với hệ thống báo cáo quốc gia
Chất lượng số liệu
Các khía cạnh chất lượng Độ tin cậy, Tính kịp thời, Tính tồn diện, Tính xác, Tính trung thực,
Tính đắn
(10)1.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS
1.2.1 Mục tiêu tài liệu
Tài liệu xây dựng nhằm mục tiêu chính:
- Đánh giá chất lượng số liệu báo cáo tuyến điểm cung cấp dịch vụ chương trình phịng, chống HIV/AIDS theo 06 khía cạnh: độ tin cậy, tính kịp thời, tính tồn diện, tính xác, tính trung thực tính đắn Trong khía cạnh số liệu, tính xác số liệu nhấn mạnh đánh giá chi tiết thông qua việc xác minh số liệu
- Đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu chương trình phịng, chống HIV/AIDS tuyến
1.2.2 Nội dung tài liệu
Với mục tiêu kiểm định CLSL trên, tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình Phịng, chống HIV/AIDS biên soạn với phần cụ thể sau:
Phần - Giới thiệu chung chất lượng số liệu đảm bảo chất lượng số liệu Phần cung cấp thông tin tổng quát chất lượng số liệu báo cáo, hệ thống quản lý số liệu tầm quan trọng việc đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo Bên cạnh đó giới thiệu chung tài liệu hướng dẫn bao gồm: đối tượng, tần suất sử dụng, phương pháp công cụ thu thập thông tin
Phần - Quy trình kiểm định chất lượng số liệu: Phần đưa hướng dẫn chi tiết quy trình triển khai kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tuyến Kiểm định chất lượng số liệu tiến hành qua giai đoạn Chuẩn bị, Báo cáo Lập kế hoạch cải thiện CLSL Tại giai đoạn, bước chuẩn bị, triển khai lưu ý mô tả hướng dẫn cụ thể
(11)Phần Phụ lục cung cấp biểu mẫu sử dụng kiểm định CLSL mẫu minh họa chương trình kiểm định CLSL, mẫu báo cáo kiểm định CLSL, danh mục số khuyến nghị thực xác minh số liệu
1.2.3 Đối tượng sử dụng:
1.2.3.1 Cán bộ giám sát, theo dõi đánh giá, cán bộ chương trình
Cán giám sát, theo dõi đánh giá, cán quản lý chương trình tuyến có thể sử dụng hướng dẫn để thực kiểm định CLSL
- Đối với tuyến Trung ương khu vực: Cán giám sát cán chương trình Cục Phịng, chống HIV/AIDS, đơn vị giám sát Viện Vệ sinh Dịch tễ Trung ương 03 Viện khu vực có thể sử dụng hướng dẫn này để đánh giá quy trình thu thập, quản lý số liệu báo cáo đánh giá chất lượng số liệu tuyến tỉnh, tuyến huyện đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan chương trình phịng, chống HIV/AIDS
- Đối với tuyến tỉnh: Cán Trung tâm Phịng, chống HIV/AIDS tỉnh có thể sử dụng cơng cụ để đánh giá chất lượng số liệu tuyến huyện điểm cung cấp dịch vụ quy định hệ thống báo cáo định kỳ hệ thống phịng, chống HIV/AIDS
Lưu ý: Cán bợ chun trách HIV/AIDS tại Trung tâm Y tế (TTYT) huyện cũng có thể sử dụng một phần công cụ này (phần xác minh số liệu) để đánh giá chất lượng số liệu báo cáo tuyến xã và các điểm cung cấp dịch vụ tuyến huyện quản lý
1.2.3.2 Các đối tượng khác
Bên cạnh cán chuyên trách giám sát, đánh giá, cán chương trình, cán làm việc lĩnh vực liên quan có thể sử dụng tài liệu Hướng dẫn kiểm định CLSL để đánh giá chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS Đây có thể những cán làm việc hệ thống phòng, chống HIV/AIDS cán kiêm nhiệm công tác giám sát, đánh giá Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh, thành phố… những cán không làm việc hệ thống có liên quan tới cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Ngồi ra, nhóm đánh giá độc lập có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng công cụ hướng dẫn để triển khai kiểm định CLSL tuyến tỉnh, tuyến huyện
1.2.4 Tần suất thực
(12)1.2.5 Phương pháp công cụ thu thập thông tin 1.2.5.1 Phương pháp thu thập thơng tin
Việc rà sốt hệ thống quy trình quản lý số liệu địi hỏi thu thập thơng tin tất tuyến có liên quan tới việc báo cáo tổng hợp số liệu Do vậy, những phương pháp thu thập số liệu sau thực lần lượt tuyến có tổng hợp báo cáo số liệu (tuyến tỉnh, huyện, xã sở dịch vụ)
a Phỏng vấn bên liên quan, bao gồm:
- Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, lãnh đạo TTYT huyện, lãnh đạo sở
dịch vụ;
- Cán trực tiếp tổng hợp & báo cáo số liệu tuyến tỉnh, huyện, xã sở dịch vụ b Rà soát tài liệu:
- Trong trình vấn, nhóm đánh giá kết hợp rà sốt tài liệu có liên quan tới triển khai thực thu thập báo cáo số liệu (Quyết định, hướng dẫn chuyên môn, biểu mẫu báo cáo, …)
c Quan sát: cán đánh giá quan sát trực tiếp nội dung có liên quan yêu cầu công cụ (trang thiết bị, sở vật chất…)
d Xác minh số liệu: hoạt động bổ sung thơng tin đánh giá tính xác số liệu thơng qua việc rà sốt cụ thể số liệu báo cáo số lựa chọn Chỉ số lựa chọn đợt kiểm định số liệu xác minh kiểm tra chéo từ báo cáo tuyến số liệu nguồn để đánh giá tính xác số liệu Đồng thời xác minh số liệu giúp khẳng định lại thông tin thu thập từ vấn bên liên quan, từ việc rà soát tài liệu triển khai thực thu thập, báo cáo số liệu từ báo cáo kết lần kiểm định CLSL trước đó
1.2.5.2 Công cụ thu thập thông tin
Kiểm định chất lượng số liệu báo cáo thực với công cụ
(1) Bộ công cụ 1- Bảng kiểm định chất lượng số liệu - vấn cán quản lý Đây bảng kiểm sử dụng để vấn lãnh đạo tuyến (lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, lãnh đạo TTYT quận/huyện, lãnh đạo sở dịch vụ) để thu thập thông tin hệ thống quy trình quản lý số liệu
(2) Bộ công cụ – Bảng kiểm định chất lượng số liệu - vấn cán tổng hợp
(13)cáo số liệu tuyến, để thu thập thông tin (1) hệ thống quản lý quy trình quản lý số liệu, (2) khía cạnh chất lượng số liệu;
(3) Công cụ – Công cụ xác minh số liệu Đây cơng cụ để đánh giá tính xác số liệu qua việc so sánh số báo cáo với số sổ sách gốc, đánh giá quy trình thu thập, tổng hợp thơng tin số đó
(Chi tiết công cụ thu thập thông tin tại Chương 2, Mục 2.2: Công cụ thu thập thông tin kiểm định CLSL trang 29)
Bảng 1: Nội dung, phương pháp & công cụ thực kiểm định CLSL
Nội dung đánh giá Phương pháp thu thập thông tin
Công cụ thực
1 Rà sốt hệ thống quy trình quản lý số liệu
(1) Phỏng vấn (2) Quan sát (3) Rà sốt
Cơng cụ 1: Bảng kiểm định CLSL – Phỏng vấn cán quản lý (Trang 29)
Công cụ 2: Bảng kiểm định CLSL – Phỏng vấn cán tổng hợp, thu thập số liệu (Trang 37)
2 Đánh giá chất lượng số
liệu
(1) Phỏng vấn (2) Quan sát (3) Rà soát
Công cụ 2: Bảng kiểm định CLSL – Phỏng vấn cán tổng hợp, thu thập số liệu
(14)CHƯƠNG QUY TRÌNH VÀ BỘ CÔNG CỤ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO
2.1 Quy trình thực kiểm định chất lượng số liệu báo cáo
Hình 2: Quy trình kiểm định chất lượng số liệu Giai đoạn 1
Chuẩn bị
Giai đoạn 3 Báo cáo & kế hoạch cải
thiện Giai đoạn 2 Tiến hành đánh giá
1 Thành lập nhóm đánh giá
4 Chuẩn bị đánh giá Lựa chọn số đánh giá
& kỳ báo cáo Xây dựng kế hoạch
đánh giá
2 Tiến hành đánh giá Họp với bên liên
quan
Báo cáo kiêm định & theo dõi, hố trợ Chia sẻ kết quả; thống
kế hoạch cải thiện CLSL Phân tích, tổng hợp kết
kiểm định CLSL
Xác minh số liệu Phỏng vấn bên liên
(15)2.1.1 Giai đoạn Chuẩn bị
Bước 1: Thành lập nhóm đánh giá
Nhóm đánh giá thành lập dựa kế hoạch giám sát định kỳ và/hoặc nhu cầu thực tế đánh giá chất lượng số liệu hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nói chung đánh giá chất lượng số liệu chương trình riêng biệt
Số lượng thành viên nhóm đánh giá phụ thuộc vào yêu cầu tình hình thực tế đơn vị Trong đó có 01 cán có kinh nghiệm kỹ theo dõi đánh cán theo dõi đánh giá 01 cán chương trình liên quan
Lưu ý: Khuyến nghị thành viên nhóm đánh giá có thể bao gồm 01 Lãnh đạo Cục Phòng, chống HIV/AIDS, các Viện khu vực Lãnh đạo các phòng, ban tuyến Trung ương có liên quan – người có thể đưa các quyết định trực tiếp và giải quyết các vấn đề phát sinh quá trình thực hiện kiểm định CLSL
Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá
Xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo toàn quy trình diễn thuận lợi Các bước lập kế hoạch có thể theo trình tự sau:
Xây dựng kế hoạch sơ bộ: 01 thành viên nhóm đánh giá chịu trách nhiệm dự thảo kế
hoạch đánh giá;
Thông tin cụ thể Giai đoạn
Mục đích:
Chuẩn bị cho chuyến đánh giá xuống tuyến tổng hợp số liệu trực thuộc
Thời gian:
4-6 tuần trước thời điểm đánh giá
Các bên tham gia chính:
Đơn vị giám sát, theo dõi, đánh giá phịng ban chun mơn khác
Trong đó, đơn vị giám sát, theo dõi, đánh giá chịu trách nhiệm điều phối
(16) Thống kế hoạch với nội nhóm đánh giá lãnh đạo;
Cán đầu mối liên hệ với đơn vị tiến hành đánh giá (Trung tâm Phòng, chống
HIV/AIDS tỉnh/ TTYT huyện) thống kế hoạch đánh giá thống sở dịch vụ tiến hành kiểm định CLSL;
Hồn thiện kế hoạch gửi văn thức tới địa phương
Một kế hoạch đánh giá cần có nội dung sau:
Thời gian thực hiện: từ ngày… đến ngày… ;
Thành phần nhóm đánh giá: Nêu rõ họ tên cán bộ, chức vụ, đơn vị công tác; Cán đầu mối chung toàn hoạt động kiểm định CLSL;
Nội dung & lịch trình kiểm định CLSL chi tiết;
Địa điểm thực kiểm định CLSL (tại tỉnh, huyện, sở dịch vụ);
Phân công chi tiết công việc cho thành viên (làm gì, đâu, sử dụng cơng cụ
nào)
Để đảm bảo các đối tượng cung cấp thơng tin (như cán bợ theo dõi và đánh giá những người nắm rõ quy trình thu thập số liệu và báo cáo) có mặt suốt quá trình đánh giá tại địa bàn, nhóm đánh giá cần xây dựng một lịch trình đánh giá cụ thể, rõ ràng và thống nhất sơ bộ với địa phương để đảm bảo có thể tiếp xúc hết nhóm đối tượng cung cấp thông tin
Phụ lục trang 54 minh họa mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu Cục Phòng, chống HIV/AIDS tiến hành tỉnh
Lưu ý: Có một số phương pháp lựa chọn sở dịch vụ để tiến hành kiểm định CLSL Thông thường, việc lựa chọn sở dịch vụ để tiến hành kiểm định CLSL được thực hiện phương pháp Lựa chọn có mục đích
o Lựa chọn có mục đích: các điểm dịch vụ/cơ sở dịch vụ được xác định trước tùy
theo mục đích đánh giá VD: dựa vào quy mơ, đặc tính địa lý những vấn đề trong chất lượng số liệu được báo cáo lên Tuy nhiên, với phương pháp lựa chọn này thì kết quả kiểm định CLSL không được suy luận áp dụng với các sở dịch vụ khác địa bàn;
o Có thể dựa vào các tiêu chí sau để lựa chọn các sở đánh giá
- Các sở lồng ghép nhiều sở dịch vụ địa bàn; - Các sở cần hỗ trợ về công tác báo cáo và quản lý số liệu; - Theo khuyến nghị và đề xuất địa phương
Bước 3: Xác định số báo cáo giai đoạn báo cáo đánh giá
Số lượng số lựa chọn số để đánh giá có thể nhóm đánh giá cán chương trình định dựa nguồn lực sẵn có số lượng thành viên nhóm đánh giá, thời gian đánh giá, v.v Dưới tiêu chí để lựa chọn số đánh giá:
(17) Các số chương trình ưu tiên thể kế hoạch quốc gia văn
bản nhà tài trợ;
Thơng qua rà sốt báo cáo, nhóm đánh giá có thể chọn số thường có vấn đề
về chất lượng số liệu có sai sót, thiếu số liệu, số liệu trình tổng hợp, tính tốn…;
Do nguồn lực (thời gian, nhân lực) hạn chế đợt đánh giá chất lượng số liệu,
nên chọn số phân nhóm nhỏ không phân nhóm (như số không yêu cầu phân nhóm theo độ tuổi, giới tính, khu vực địa lý, v.v);
Cùng với lựa chọn số, nhóm đánh giá định giai đoạn, thời gian báo cáo
của số Việc lựa chọn giai đoạn báo cáo quan trọng quy trình thực kiểm định chất lượng số liệu Nhóm đánh giá cần chốt thời điểm cần có đủ số liệu để xem xét đối chiếu Lý tưởng lựa chọn giai đoạn báo cáo gần với thời điểm tiến hành đánh giá
Lưu ý: Sau lựa chọn số và giai đoạn đánh giá, nhóm đánh giá cần tổng hợp các tài liệu sau phục vụ quá trình kiểm định CLSL
o Số lượng báo cáo: tồn bợ báo cáo các quan/đơn bị địa bàn đánh giá có liên
quan tới số được lựa chọn;
o Giai đoạn báo cáo: thu thập báo cáo nằm giai đoạn báo cáo được lựa chọn;
o Thu thập báo cáo lần kiểm định chất lượng số liệu gần nhất với khuyến nghị
kế hoạch cải thiện;
o Thu thập báo cáo thể hiện hoạt động tiếp theo sau lần kiểm định chất lượng số liệu
trước;
o Số liệu các báo cáo này được dùng để điền trước vào bộ công cụ xác minh số liệu
trước tiến hành xác minh số liệu;
o Các báo cáo được nhóm đánh giá mang theo suốt quá trình đánh giá
Phụ lục (trang 56) cung cấp Danh mục số khuyến nghị thực đợt kiểm định CLSL nguồn số liệu gốc số
Bước 4: Chuẩn bị đánh giá
Tối thiểu tuần trước đánh giá, nhóm đánh giá cần gửi công văn tới đơn vị đầu mối đánh giá bao gồm mục tiêu chuyến đánh giá, thành phần tham gia đánh giá kế hoạch làm việc cụ thể địa phương
Nhóm đánh giá cần rà sốt lại cơng tác chuẩn bị kiểm định CLSL, bao gồm:
Những nội dung hoàn thành;
Những nội dung cần hoàn thiện trước triển khai;
Cán chịu trách nhiệm;
(18) Các tài liệu cần mang theo
Bảng kiểm hoạt động cần chuẩn bị trước tiến hành đánh giá Bảng kiểm
Đảm bảo nhóm đánh giá đã:
o Có kế hoạch kiểm định CLSL chi tiết rõ ràng (thành viên nhóm đánh giá, bên liên quan, thời gian, phương pháp, công cụ đánh giá, v.v.)
o Thông báo cho đơn vị văn chương trình đánh giá, bao gồm mục đích, thời gian, đối tượng cần tiếp xúc, tài liệu cần chuẩn bị, v.v
(Mang theo công văn thông báo trình đánh giá)
o Các thành viên nhóm đánh giá nắm vai trò, nhiệm vụ nội dung thực kiểm định CLSL;
o Có đầy đủ vật dụng, trang thiết bị cần thiết tình trạng hoạt động tốt: o Máy chiếu (Nên đề nghị đơn vị địa phương chuẩn bị)
o Sổ ghi chép, bút o Máy tính cá nhân o Có đầy đủ tài liệu cần thiết:
o Bảng câu hỏi kiểm định CLSL o Mẫu xác minh số liệu
o Mẫu báo cáo kiểm định CLSL
o Các báo cáo đơn vị thuộc giai đoạn địa bàn đánh giá
(19)2.1.2 Giai đoạn Tiến hành đánh giá
Thông tin cụ thể Giai đoạn 2
Mục đích:
(1) Đánh giá chất lượng số liệu báo cáo chương trình phịng, chống HIV/AIDS (2) Đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu chương trình phịng, chống HIV/ AIDS tuyến
Bước 1: Họp với bên liên quan
Bước 2: Đánh giá chất lượng số liệu
Phỏng vấn lãnh đạo cán
liên quan
Xác minh số liệu
Chi tiết bước trong Giai đoạn 2
Bước 1: Họp với quan/đơn vị
Khi đến địa bàn đánh giá, nhóm đánh giá tổ chức họp ngắn với Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố/TTYT quận/huyện đánh giá để giới thiệu thành viên nhóm đánh giá, giới thiệu quy trình kiểm định CLSL báo cáo, thống lịch trình làm việc giải đáp câu hỏi/thắc mắc (nếu có) đơn vị
Bước 2: Tiến hành đánh giá
Sau thống lịch trình làm việc với địa phương, nhóm đánh giá chia nhóm/phân công cán tiến hành kiểm định CLSL tuyến sở dịch vụ
Với đợt kiểm định CLSL Trung ương đánh giá tuyến tỉnh/thành phố, việc thực hiện kiểm định CLSL được tiến hành theo các bước sau:
Tại Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS quan sát, rà sốt tài liệu (sử dụng Cơng cụ 1)
(2) Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu Trung tâm quan sát, rà soát tài liệu (sử dụng Công cụ 2)
(3) Xác minh số liệu báo cáo lên tuyến tỉnh (sử dụng Cơng cụ 3), bao gồm xác định dịng số liệu xác minh số báo cáo từ tuyến huyện
(20) Tại TTYT quận/huyện/thị xã:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo TTYT quận/huyện/thị xã (sử dụng Công cụ 1) (2) Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu Trung tâm (sử dụng Công cụ 2)
(3) Xác minh số liệu báo cáo tuyến huyện với số báo cáo tổng hợp từ điểm dịch vụ (sử dụng Công cụ 3)
Tại sở dịch vụ:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 1)
(2) Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 2)
(3) Xem xét, đối chiếu, kiểm tra số báo cáo lên huyện/tỉnh với tài liệu nguồn (sổ theo dõi, ghi chép, sổ đăng ký, v.v.) (sử dụng Công cụ 3)
Với đợt kiểm định CLSL tuyến tỉnh đánh giá tuyến quận/huyện, việc thực hiện kiểm định CLSL được tiến hành theo các bước sau:
Tại TTYT quận/huyện/thị xã:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo TTYT quận/huyện/thị xã (sử dụng Công cụ 1) (2) Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu Trung tâm (sử dụng Công cụ 2)
(3) Xác minh số liệu báo cáo tuyến huyện với số báo cáo tổng hợp từ điểm dịch vụ (sử dụng Công cụ 3)
Tại sở dịch vụ:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 1)
(2) Phỏng vấn cán tổng hợp số liệu sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 2)
(3) Xem xét, đối chiếu, kiểm tra số báo cáo lên huyện/tỉnh với tài liệu nguồn (sổ theo dõi, ghi chép, sổ đăng ký, v.v.) (sử dụng Công cụ 3)
Lưu ý: các nhóm đánh giá độc lập thực hiện kiểm định CLSL tuyến tỉnh, quy trình và các bước thực hiện theo quy trình kiểm định CLSL tuyến Trung ương triển khai tại tỉnh
Hướng dẫn vấn Lãnh đạo
Mục đích: (1) Thu thập thông tin đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu tuyến;
Đối tượng vấn: Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, Lãnh đạo Trung tâm Y tế quận/huyện/thị xã, Lãnh đạo sở dịch vụ;
Công cụ thực hiện: Công cụ 1: Bảng kiểm định CLSL –Dành cho cán quản lý (trang 29);
(21)Các bước tổng hợp Tiếp cận khách
hàng đề xuất cung cấp
dịch vụ
Sổ xét
nghiệm Báo cáo
thường quy theo quy
định Sổ đăng
ký tư vấn
Mẫu thu thập thông tin
khách hàng
Phần mềm
PrevenHIV Hướng dẫn vấn cán thu thập tổng hợp số liệu báo cáo
Mục đích: (1) Thu thập thông tin đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu tuyến;
(2) Thu thập thông tin đánh giá chất lượng số liệu;
Đối tượng vấn: Những người nắm rõ quy trình thu thập, báo cáo số liệu cán số liệu, cán theo dõi đánh giá Tại tuyến sở tuyến huyện, tuyến xã sở dịch vụ có thể có cán phụ trách chương trình cán đầu mối cung cấp thông tin;
Công cụ thực hiện: Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu (Dành cho cán tổng hợp báo cáo số liệu) (trang 37)
Người thực hiện: Thành viên nhóm đánh giá theo phân công công việc thống Lưu ý: Trong suốt quá trình vấn, nhóm đánh giá cần ghi lại những thông tin thu thập được để làm cứ tổng hợp và đánh giá kết quả sau này
Cần kết hợp vấn với rà soát tài liệu và quan sát (theo hướng dẫn bộ công cụ)
Quá trình vấn cũng nên lồng ghép các thông tin về các hoạt động cải thiện chất lượng số liệu dựa các khuyến nghị lần kiểm định CLSL trước đó Dựa kế hoạch cải thiện trước đó, nhóm đánh giá xem xét tiến độ thực hiện và xác định các vấn đề đối tác gặp phải quá trình cải thiện CLSL Hướng dẫn xác minh (kiểm tra, đối chiếu) số
Bước 1: Xác định dòng số liệu: Dịng số liệu hiểu quy trình ghi chép số liệu
các sở cung cấp dịch vụ nơi hoạt động can thiệp phát sinh, tổng hợp tuyến lưu trữ tập trung đơn vị định Các chương trình khác có có dòng số liệu khác Mục tiêu cuối cùng: xác định nguồn số liệu, sổ sách ghi chép số để tiến hành xác minh
Ví dụ: Sơ đồ mơ tả dòng số liệu dự án Dòng số liệu chương trình tư vấn xét nghiệm HIV
Bước 2: Xác minh số liệu:
(22)Sơ đồ sau minh họa quy trình xác minh số tuyến khác nhau:
Chú thích:
Đường màu xanh: xác minh số liệu tuyến tỉnh; Đường màu tím: xác minh số liệu tuyến huyện;
Đường màu đỏ: xác minh số liệu điểm cung cấp dịch vụ
Hình 3: Ví dụ xác minh số liệu tuyến
Các bước thực hiện: Dựa vào dòng số liệu xác định, nhóm đánh giá rà soát số liệu theo tuyến, bao gồm so sánh giữa số báo cáo lên tuyến (quốc gia, tỉnh, huyện) với số báo cáo tuyến (tỉnh, huyện, xã/cơ sở cung cấp dịch vụ) thu thập, tổng hợp báo cáo
(1) Tại tuyến tỉnh: đối chiếu số liệu tỉnh báo cáo lên Trung ương với số liệu tổng hợp từ tuyến huyện sở cung cấp dịch vụ trực thuộc tỉnh
(2) Tại tuyến huyện: tiếp tục so sánh số huyện báo cáo lên tỉnh với số báo cáo từ điểm cung cấp dịch vụ
(3) Tại sở cung cấp dịch vụ: xem xét, đối chiếu, kiểm tra số báo cáo lên huyện/tỉnh với tài liệu nguồn (sổ theo dõi, ghi chép, sổ đăng ký, v.v.)
(23)Trong đó:
Số báo cáo: Là giá trị số cần xác minh đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp biểu mẫu báo cáo gửi lên tuyến theo kênh báo cáo thức Với tuyến tỉnh, số báo cáo giá trị số liệu nằm báo cáo tuyến tỉnh gửi lên tuyến khu vực/trung ương Với tuyến huyện, số báo cáo giá trị số liệu nằm báo cáo tuyến huyện gửi lên tuyến tỉnh Với sở cung cấp dịch vụ, số báo cáo giá trị số liệu nằm mẫu báo cáo sở gửi bên liên quan
Số xác minh: Là giá trị của số cần xác minh tổng hợp/tính tốn lại dựa sổ sách, biểu mẫu ghi chép gốc Với tuyến tỉnh, số xác minh giá trị số liệu tổng hợp/tính toán lại từ báo cáo đơn lẻ tuyến huyện gửi cho tuyến tỉnh Với tuyến huyện, số xác minh giá trị số liệu tổng hợp/tính tốn lại từ báo cáo tuyến xã/các sở cung cấp dịch vụ tuyến huyện quản lý gửi cho tuyến huyện Với sở cung cấp dịch vụ, số xác minh giá trị số liệu tổng hợp/tính tốn lại từ sổ sách, biểu mẫu sở cung cấp dịch vụ ghi chép
% Khác biệt số liệu (+) thể đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo báo cáo nhiều thực tế; % khác biệt số liệu (-) thể đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo báo cáo mức thực tế
Khác biệt số liệu 5% thể số liệu có chất lượng (số liệu tốt) Bộ công cụ 3: Xác minh số liệu (trang 49)
Quy trình giúp nhóm đánh giá xác định bước quy trình báo cáo mà đó có thể có vấn đề, đồng thời giúp nhóm đánh giá củng cố thông tin chất lượng số liệu, cụ thể tính xác số liệu
(24)Bảng 2: Tổng hợp nội dung, cách thức công cụ kiểm định CLSL
Đối tượng sử dụng Nội dung đánh giá
Cách thức thực Công cụ sử dụng
Trung ương
Tỉnh Huyện Hệ
thống quản lý số liệu
Chât lượng số liệu
Phỏng vấn lãnh đạo PV cán tổng hợp số liệu Xác minh số liệu Rà
soát tài liệu
Quan sát
Công cụ
Công cụ
Công cụ PAC TTYT Xã/ Cơ
sở dịch vụ
PAC TTYT Xã/Cơ sở dịch vụ
PAC TTYT Xã/Cơ sở dịch vụ
Trung ương
Tỉnh
Huyện*
(25)2.1.3 Giai đoạn Báo cáo, chia sẻ đề xuất giải pháp
Bước 1: Tổng hợp kết kiểm định CLSL & kế hoạch cải thiện
Dựa những thông tin thu thập từ vấn lãnh đạo cán liên quan, kết hợp với xem tài liệu, nhóm đánh giá tổng hợp kết kiểm định CLSL theo nội dung đánh giá, làm rõ nguyên nhân tồn ảnh hưởng tới chất lượng số liệu, đề xuất phương án cải thiện CLSL, cán thực hiện, thời gian hoàn thành đơn vị/cá nhân hỗ trợ kỹ thuật trình cải thiện chất lượng số liệu Kết kiểm định CLSL kế hoạch cải thiện phải trao đổi thống nhóm đánh giá
Thông tin cụ thể Giai đoạn Mục đích:
(1) Chia sẻ với bên liên quan kết đánh giá CLSL vấn đề ảnh hưởng tới CLSL tuyến
(2) Xây dựng kế hoạch cải thiện chất lượng số liệu Thời gian:
Họp tổng kết: sau kết thúc kiểm định CLSL Hoàn thiện báo cáo: 02 tuần sau kết thúc đánh giá Các bên tham gia chính:
Nhóm đánh giá, Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, TTYT huyện, cán theo dõi, đánh giá liên quan
Các bước cụ thể giai đoạn Bước
Phân tích, tổng hợp kết quả kiểm định CLSL
Bước
Chia sẻ kết & thống nhất kế hoạch cải thiện CLSL
Bước
(26)Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin
Nội dung tổng hợp
Các vấn đề phát trình kiểm định CLSL
Nguyên nhân
Đánh giá hệ thống quản lý quy trình quản lý số liệu
1 Năng lực hệ thống
- Nhân lực thực tổng hợp báo cáo số liệu
- Công tác đào tạo, tập huấn
- Hỗ trợ trình tổng hợp, báo cáo số liệu
- Do nguyên nhân mang tính hệ thống (các hướng dẫn, quy định, quy chế, biểu mẫu…)
- Do nguyên nhân riêng biệt tuyến triển khai, bao gồm: + Nguyên nhân xuất phát từ tuyến (tỉnh, huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến
+ Do tồn đơn vị đánh giá (Trung tâm Phịng, chống HIV/AIDS; TTYT huyện (tồn mang tính khách quan, chủ quan đơn vị, tồn có tính riêng biệt cá nhân)
2 Các số báo cáo
- Sự sẵn có tài liệu hướng dẫn tính tốn số
- Sự áp dụng thống tính tốn số báo cáo
3 Biểu mẫu báo cáo
- Sự sẵn có tài liệu hướng dẫn báo cáo theo biểu mẫu
- Sự áp dụng thống biểu mẫu báo cáo cấp
4 Quy trình quản lý số liệu
- Hỗ trợ giám sát CLSL
- Quy trình thu thập số liệu làm báo cáo - Thực chế độ báo cáo
- Trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, báo cáo số liệu
- Quản lý, bảo vệ số liệu Sử dụng
số liệu
- Sử dụng, chia sẻ số liệu nội đơn vị liên quan
Chất lượng số liệu
1 Độ tin cậy - Sự áp dụng thống tính tốn số báo cáo
- Tính ổn định quán trình thu thập số liệu (dựa hướng dẫn quy trình chuẩn)
- Do nguyên nhân mang tính hệ thống (các hướng dẫn, quy định, quy chế, biểu mẫu…)
(27)2 Tính kịp thời
- Các quy định báo cáo thời điểm nộp báo cáo
- Tính cập nhật số liệu báo cáo
riêng biệt tuyến triển khai, bao gồm: + Nguyên nhân xuất phát từ tuyến (tỉnh, huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến
+ Do tồn đơn vị đánh giá (Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS; TTYT (tồn mang tính khách quan, chủ quan đơn vị, tồn có tính riêng biệt cá nhân)
3 Tính tồn diện
- Việc lưu trữ tài liệu gốc
- Số liệu báo cáo đầy đủ, theo biểu mẫu yêu cầu
4 Tính trung thực
- Quy chế quản lý số liệu
- Thực quản lý, lưu, cập nhật số liệu Tính
xác
- Mức độ chi tiết nguồn gốc đầy đủ số liệu?
- Các biện pháp phát trùng lặp/thiếu số liệu
- Kết xác minh số liệu (% sai số)
- Các phát ảnh hưởng tới tính xác số liệu báo cáo
6 Tính đắn
- Các số báo cáo thể những nội dung cần báo cáo?
- Sai số, lỗi nhập liệu… trình làm báo cáo phương án giảm thiểu lỗi này?
Bước 2: Chia sẻ kết kiểm định CLSL & xây dựng kế hoạch cải thiện
Tổ chức họp ngắn để chia sẻ kết đánh giá với Trung tâm Phòng, chống
HIV/AIDS/ TTYT quận, huyện cán liên quan (như cán theo dõi đánh giá, quản lý chương trình), tổng kết vấn đề phát đợt kiểm định chất lượng số liệu đưa khuyến nghị cải thiện chất lượng số liệu
Chú ý: trình kiểm định CLSL, thông tin thu được từ các đối tượng vấn và từ các tuyến khác có thể không thống nhất Sau rà soát và kiểm tra lại các điểm không thống nhất, nhóm đánh giá cần nêu rõ các điểm này buổi họp chia sẻ kết quả Nhóm đánh giá đại diện Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT quận, huyện và các cán bộ liên quan trao đổi, rà sốt thớng nhất các điểm này Sau khi thống nhất, thông tin được lưu vào báo cáo kết quả kiểm định CLSL
Thông báo điều chỉnh số liệu với bên liên quan: Bất kỳ số báo cáo có chênh
(28)gốc theo số liệu điều chỉnh gửi tất bên liên quan để đảm bảo tất bên liên quan sử dụng số liệu quán
Trong họp này, nhóm đánh giá đơn vị kiểm định CLSL thống
kế hoạch hành động để cải thiện chất lượng số liệu Dựa vào bảng tổng hợp thông tin thu thập trình kiểm định CLSL, nhóm đánh giá đơn vị đánh giá thống phương án khắc phục cải thiện CLSL Kế hoạch cải thiện CLSL cần phải thể rõ những vấn đề phát trình kiểm định CLSL, nguyên nhân phương án khắc phục, đơn vị/cán chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành những hỗ trợ từ đơn vị/ đối tác liên quan
Bước 3: Chia sẻ kết theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật
Sau đợt kiểm định CLSL, nhóm đánh giá cần hồn thiện thơng báo kết kiểm định
CLSL Thông báo nên nêu tóm tắt quy trình thực hiện, thành viên nhóm đánh giá, địa bàn đánh giá, số đánh giá, giai đoạn đánh giá, kết đánh giá, kế hoạch cải thiện thống với đối tác thông tin đối tượng cung cấp thông tin Phần kế hoạch cải thiện đóng vai trò làm sở cho thành viên nhóm đánh giá theo dõi hoạt động cải thiện đơn vị
Thông báo kết kiểm định CLSL (gồm kế hoạch cải thiện) cần hồn thiện
trong vịng t̀n sau kết thúc đợt đánh giá Thông báo kết kiểm định CLSL cần gửi văn thức tới Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT đánh giá đơn vị liên quan (các Viện khu vực, đối tác, nhà tài trợ có liên quan…) để phối hợp thực chuyến giám sát/ kiểm tra/đánh giá chất lượng số liệu đơn vị đó
Sau đợt kiểm định CLSL, hoạt động theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật Nhóm đánh giá
(29)2.2 Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu
CÔNG CỤ 1: BẢNG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU - DÀNH CHO CÁN BỘ QUẢN LÝ
Hướng dẫn sử dụng:
- Phương pháp thực hiện: Phỏng vấn, rà soát tài liệu quan sát
- Đối tượng vấn: Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố, lãnh đạo Trung
tâm Y tế huyện, lãnh đạo sở dịch vụ
- Với câu hỏi không áp dụng địa bàn đánh giá, cán vấn thích KAD (Khơng áp dụng) bảng kiểm;
- Ngoài trả lời Thực đầy đủ, Có thực khơng đầy đủ, Khơng thực
Không áp dụng cho câu hỏi, cán vấn PHẢI ghi chép thêm thơng tin vào cột Chú thích để làm rõ câu trả lời đảm bảo câu trả lời khơng mang tính chủ quan, áp đặt cán
bộ vấn
Chú thích từ viết tắt Bảng kiểm định chất lượng số liệu
1 KAD = Không áp dụng
2 K = Không thực
(30)THÔNG TIN CƠ BẢN
ĐỐI VỚI TUYẾN TỔNG HỢP SỐ LIỆU (TRUNG TÂM PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS, TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN)
Địa bàn: Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh: Trung tâm Y tế huyện:
Giai đoạn báo cáo: (ngày/tháng/năm – ngày/tháng/năm)
Người vấn: Họ tên: Chức vụ: Số điện thoại:
Thời điểm đánh giá CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU gần nhất: (tháng/năm)
Thời điểm đánh giá lần này: (ngày/tháng/năm)
ĐỐI VỚI CÁC CƠ SỞ CUNG CẤP DỊCH VỤ Tên sở:
Loại dịch vụ: 1 PKNT 2 HTC 3 MMT 4 PMTCT 5 Khác (ghi rõ)
Điểm cung cấp dịch vụ thuộc tuyến:
1 Xã 2 Huyện 3 Tỉnh 4 Quốc gia Tư
nhân
6 Khác
Cơ quan quản lý: 1 Bộ Y tế 2 Tổ chức Phi phủ
(Nêu rõ):
3 Chính quyền địa phương
Ghi
Chú thích từ viết tắt
1 PKNT = Phòng khám ngoại trú
2 HTC = Tư vấn xét nghiệm HIV 3 MMT
= Điều trị nghiện các chất dạng thuốc phiện thuốc Methadone
(31)BẢNG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU
PHỎNG VẤN LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS/ LÃNH ĐẠO TTYT HUYỆN
Bố trí cán tổng hợp số liệu làm báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị vui lịng cho biết phòng
ban/bộ phận chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu làm báo cáo?
2 Để tổng hợp số liệu làm báo cáo,
anh/chị bố trí cán bộ? (Ghi rõ nhiệm vụ cán bộ)
3 Có văn giao việc hay không?
(nếu có, đề nghị cho xem)
4 Có mô tả cơng việc cho vị trí
này khơng? (Nếu có, đề nghị cho xem)
5 Có cán kiểm tra số liệu nhận
được báo cáo từ tuyến dưới?
6 Có cán kiểm tra số liệu trước
gửi lên tuyến trên?
(32)Tập huấn cho cán tổng hợp số liệu làm
báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Tuyến có tổ chức khóa tập
huấn tổng hợp số liệu làm báo cáo không? (Nếu có, ghi rõ tần suất tập huấn)
2 Anh/chị có cử cán tổng hợp số liệu
và làm báo cáo tham gia khóa tập huấn đó không?
3 Anh/chị có thấy cán tham gia phản
hồi chất lượng khóa tập huấn không? Nếu có, phản hồi nào?
4 Cán tham gia tập huấn có phải
cán phụ trách tổng hợp số liệu làm báo cáo?
5 Anh/chị có kế hoạch tập huấn cho
cán thu thập số liệu làm báo tuyến không?
Nếu có, đề nghị cho xem kế hoạch tập huấn?
6 Anh/chị có tham gia vào khóa
tập huấn số liệu làm báo cáo không?
(33)Hỗ trợ cán tổng hợp số liệu làm báo
cáo C MP K KAD Chú thích
1 Cán tổng hợp số liệu làm báo
cáo có thường xuyên gặp anh/chị để tìm kiếm hỗ trợ gặp vấn đề quy trình tổng hợp số liệu làm báo cáo? (Ví dụ liên hệ với phòng ban khác đề nghị cung cấp số liệu? Nhắc nhở cán tuyến nộp báo cáo? Cung cấp số liệu bên ngoài? v.v) Nếu có vui lịng cho ví dụ
2 Các hỗ trợ anh/chị có giúp cán
tổng hợp số liệu làm báo cáo giải vấn đề đó không? Nếu khơng sao?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
Giám sát/đánh giá chất lượng số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Cơ quan anh/chị có văn quy
định giám sát/đánh giá chất lượng số liệu không? Nếu có, đề nghị cho xem?
2 Cơ quan anh/chị có kế hoạch giám
sát/đánh giá chất lượng số liệu không? Nếu có, đề nghị cho xem?
3 Nếu có cán phụ trách có tuân
thủ kế hoạch đó không?
(34)4 Giám sát/đánh giá chất lượng số liệu
có lồng ghép vào lịch giám sát định kỳ không? Nếu có, mô tả rõ lồng ghép nào?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
Quy định chế độ báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có hướng dẫn văn
cho tất đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo yêu cầu báo cáo (như họ phải báo cáo những gì? Nếu có, mô tả rõ nộp báo cáo nào? Nộp cho ai? Thời hạn nộp báo cáo nào?) Đề nghị cho xem
2 Anh/chị có hình thức xử lý
vấn đề báo cáo muộn, báo cáo không đầy đủ, báo cáo khơng xác báo cáo thất lạc khơng? Nêu cụ thể
3 Tuyến có thường xuyên gửi báo
cáo chậm không? Nếu có, chậm bao lâu? Tại sao? Phương án cải thiện tình trạng này?
(35)Quy trình thu thập số liệu làm báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Quy trình thu thập số liệu làm báo
cáo có áp dụng quán giữa lần báo cáo khơng?
2 Quy trình thu thập số liệu có áp
dụng quán giữa địa phương không?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
Cơ chế bảo vệ số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có quy chế quản lý (bao gồm
lưu trữ /bảo quản/chia sẻ số liệu) số liệu không? Nếu có, có thể cho xem không?
2 Nhân viên có tuân thủ quy định
quản lý số liệu không?
(36)Sử dụng số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có chia sẻ số liệu với
phòng ban khác ngồi đơn vị hay khơng? Nếu có, mơ tả tần suất chia sẻ nào? Hình thức chia sẻ số liệu?
2 Khi cần số liệu thống kê
HIV/AIDS, phòng ban khác có đề nghị đơn vị cung cấp số liệu hay không?
3 Cơ quan anh/chị có chế độ phản hồi
về số liệu giữa tuyến tuyến không? Nếu có, mơ tả rõ chế độ phản hồi (hình thức phản hồi, thời gian phản hồi, v.v)
4 Anh/chị có sử dụng số liệu để giám
sát, lập kế hoạch quản lý chương trình khơng?
5 Anh/chị có thể cho xem ví dụ
số liệu sử dụng không? (Như kế hoạch, dự trù kinh phí, phân bổ ngân sách/nguồn lực, báo cáo, trình bày có sử dụng số liệu thu thập được?
(37)CÔNG CỤ 2: BẢNG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU (DÀNH CHO CÁN BỘ TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO SỐ LIỆU)
Hướng dẫn sử dụng:
- Phương pháp thực hiện: Phỏng vấn, rà soát tài liệu quan sát
- Đối tượng vấn: Cán tổng hợp số liệu làm báo cáo Trung tâm Phòng, chống
HIV/AIDS tỉnh/thành phố, Trung tâm Y tế quận/huyện, sở dịch vụ cán tổng hợp số liệu chương trình/dự án;
- Với câu hỏi không áp dụng địa bàn đánh giá, cán vấn đánh dấu (X) vào cột Không áp dụng (KAD) bảng kiểm;
- Ngoài trả lời Thực đầy đủ, Có thực không đầy đủ, Không thực
Không áp dụng cho câu hỏi, cán vấn PHẢI ghi chép thêm thông tin vào cột Chú thích để làm rõ câu trả lời đảm bảo câu trả lời không mang tính chủ quan, áp đặt
của cán vấn
Chú thích từ viết tắt Bảng kiểm định chất lượng số liệu:
1 KAD = Không áp dụng K = Không thực
(38)THÔNG TIN CƠ BẢN
ĐỐI VỚI TUYẾN TỔNG HỢP SỐ LIỆU
Địa bàn: Tỉnh: Huyện Xã:
Giai đoạn báo cáo: (ngày/tháng/năm – ngày/tháng/năm)
Người vấn: Họ tên: Chức vụ Số điện thoại:
Thời điểm đánh giá CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU gần nhất: (tháng/năm)
Thời điểm đánh giá lần này: (ngày/tháng/năm)
ĐỐI VỚI CÁC CƠ SỞ CUNG CẤP DỊCH VỤ Tên sở:
Loại dịch vụ: 1 PKNT 2 HTC 3 MMT 4 PMTCT 5 Khác (ghi rõ)
Điểm cung cấp dịch vụ thuộc tuyến: A Xã B Huyện C Tỉnh D Quốc gia E Tư nhân F Khác
Cơ quan quản lý: 1 Bộ Y tế 2 Tổ chức Phi phủ
(Nêu rõ):
3 Chính quyền địa phương
Ghi chú/Nhận xét chung
Chú thích từ viết tắt
(39)BẢNG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU
PHỎNG VẤN CÁN BỘ TỔNG HỢP, THU THẬP SỐ LIỆU
1 QUẢN LÝ VÀ HÀNH CHÍNH: “Nhân viên hỗ trợ đầy đủ măt quản lý hành (như trang bị kỹ phù hợp) thu thập số liệu báo cáo”
Bố trí cán tổng hợp số liệu làm báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có mô tả công việc không?
2 Tổng hợp số liệu làm báo cáo có nằm
trong mô tả công việc anh/chị không? Đề nghị cho xem mô tả công việc anh/ chị
3 Khi nhận vị trí này, anh/chị có bàn giao
từ người tiền nhiệm (hướng dẫn, số liệu/báo cáo cũ, sổ sách/biểu mẫu ghi chép,v.v)
4 Anh/chị dành báo nhiêu % thời gian cho làm
số liệu/làm báo cáo?
5 Khi anh/chị làm xong báo cáo, có người kiểm
tra trước gửi lên tuyến không?
6 Có người kiểm tra báo cáo từ tuyến
trước chuyển cho anh/chị tổng hợp số liệu không?
Tập huấn cho cán tổng hợp số liệu làm
báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu
làm báo cáo từ nào?
2 Hiện anh chị chịu trách nhiệm tổng
(40)3 Anh/chị tham gia khóa tập huấn
cơ thu thập/tổng hợp/báo cáo số liệu? Ai tổ chức khóa tập huấn đó?
4 Thời gian tập huấn bao lâu? Anh/chị đánh giá
thế chất lượng tập huấn?
5 Có khóa tập huấn lại tổng hợp số liệu
và làm báo cáo không? Tần suất tập huấn lại nào?
6 Lần cuối anh/chị tham gia tập huấn
tổng hợp số liệu làm báo cáo nào?
7 Anh/chị có gặp khó khăn tổng hợp số
liệu làm báo cáo không?
8 Anh/chị có nhu cầu/đề xuất liên quan đến
tập huấn tổng hợp số liệu làm báo cáo không?
Trang thiết bị phục vụ tổng hợp số liệu làm
báo cáo C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có cung cấp tài liệu cần
thiết như: sổ ghi chép chuẩn, biểu mẫu, văn phịng phẩm, v.v khơng? Đề nghị cho xem
2 Các thiết bị cần thiết cho công việc máy
tính, máy in, internet, điện thoại, fax, v.v có sẵn văn phịng để sử dụng khơng?
3 Các trang thiết bị có tình trạng
sử dụng tốt khơng? (Phỏng vấn viên hỏi kết
(41)Giám sát/đánh giá chất lượng số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Cơ quan anh/chị có kế hoạch giám sát/đánh
giá chất lượng số liệu không? Nếu có, đề nghị cho xem
2 Anh chị giám sát/đánh giá chất lượng số liệu
thế nào? Sử dụng phương pháp gì? Cơng cụ gì?
3 Tần suất giám sát/đánh giá chất lượng số liệu
như nào?
4 Giám sát/đánh giá chất lượng số liệu có
lồng ghép vào lịch giám sát định kỳ không? Lồng ghép nào?
Các hỗ trợ từ cán quản lý Ghi chép/Chú thích
1 Ai người anh/chị tìm kiếm hỗ trợ
công việc cần?
2 Các hỗ trợ anh/chị nhận từ cán giám
sát gì?
3 Các hỗ trợ đó có giúp anh/chị giải
vấn đề không?
(42)2 ĐỘ TIN CẬY: “Số liệu đo lường thu thập cách ổn định quán”
C MP K KAD Chú thích
1 Khi làm báo cáo, anh/chị lấy nguồn số liệu từ
đâu? Vui lịng mơ tả biểu mẫu thu thập số liệu báo cáo
2 Khi làm báo cáo, nguồn số liệu có giống giữa lần làm báo cáo không?
3 Nguồn số liệu có giống giữa địa
phương gửi báo cáo không?
4 Các biểu mẫu thu thập thông tin/biểu mẫu báo
cáo có giống giữa lần làm báo cáo không?
5 Các biểu mẫu thu thập thông tin/biểu mẫu báo
cáo có giống giữa địa phương làm báo cáo không?
6 Có thay đổi định nghĩa, cách tính
tốn số giữa lần làm báo cáo không?
7 Anh/chị có nhận hướng dẫn cách tổng
hợp số liệu làm báo cáo không? Bằng văn hay file điện tử? Đề nghị cho xem hướng dẫn đó
8 Quy trình tổng hợp số liệu báo cáo có rõ
ràng tất nhân viên tham gia vào quy trình đó hiểu không?
(43)2 ĐỘ TIN CẬY: “Số liệu đo lường thu thập cách ổn định quán”
9 Tất cán tham gia vào quy trình đó
có tuân thủ không?
10 Anh/chị có thể tiếp cận tài liệu
khi cần không? Tài liệu hướng dẫn đó có dễ hiểu anh/chị không?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
3 TÍNH KỊP THỜI: “Số liệu phải đầy đủ kịp thời cho việc định”
C MP K KAD Chú thích
1 Cơ quan anh/chị có quy định văn
cho tất đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo yêu cầu báo cáo (như họ phải báo cáo những gì? Nộp báo cáo nào? Nộp cho ai? Thời hạn nộp báo cáo nào?)
2 Cơ quan anh/chị có quy định để xử lý
vấn đề báo cáo muộn, báo cáo khơng đầy đủ, báo cáo khơng xác báo cáo thất lạc?
3 Khi gửi báo cáo đi, có thay đổi
(44)3 TÍNH KỊP THỜI: “Số liệu phải đầy đủ kịp thời cho việc định”
4 Tuyến có thường xuyên gửi chậm báo
cáo không? Nếu có chậm bao lâu? Tại sao? Phương án cải thiện tình trạng này?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
4 TÍNH TỒN DIỆN: “Số liệu phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần đo lường cho tồn hệ thống phần hệ thống”
C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có điền đầy đủ thông tin
biểu mẫu báo cáo gửi lên tuyến không?
2 Các biểu mẫu thu thập thông tin từ tuyến
và phịng ban liên quan có đủ thơng tin số liệu cần thiết để phục vụ quy trình tổng hợp số liệu làm báo cáo?
3 Có quy định văn nêu rõ tài
liệu gốc (sổ sách ghi chép) biểu mẫu báo cáo cần phải lưu trữ không? Có thể cho xem khơng?
(45)4 TÍNH TOÀN DIỆN: “Số liệu phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần đo lường cho tồn hệ thống phần hệ thống”
4 Các tài liệu gốc có lưu đầy đủ dễ
dàng tiếp cận có yêu cầu?
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
5 TÍNH CHÍNH XÁC: “Số liệu phải đủ chi tiết để có thể sử dụng, đủ nguồn gốc có mức độ sai số mức độ chấp nhận được”
C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có biện pháp phát lỗi trùng lắp
số liệu không (số liệu tổng hợp nhiều lần)? Nếu có vui lịng mơ tả Các thơng tin trùng lặp ghi chép nào? Giải pháp?
2 Anh/chị có biện pháp phát lỗi thiếu số
liệu không? Nếu có vui lịng mơ tả (như rà sốt đối chiếu từ nhiều nguồn, kiểm tra chéo, v.v.)
3 Anh/chị làm để hạn chế lỗi số liệu quy
(46)5 TÍNH CHÍNH XÁC: “Số liệu phải đủ chi tiết để có thể sử dụng, đủ nguồn gốc có mức độ sai số mức độ chấp nhận được”
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
6 TÍNH TRUNG THỰC: “Có chế bảo vệ số liệu để tránh thay đổi trái quy định”
Quy chế quản lý số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Cơ quan anh/chị có quy chế quản lý (cập
nhật, lưu trữ, bảo vệ) số liệu không? Nếu có đề nghị cho xem
2 Anh/chị có tuân thủ quy chế đó không?
Thực quản lý số liệu C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có thường xuyên lưu cập
nhật/nhập số liệu không? Tần suất nào?
2 Anh/chị lưu cập nhật số liệu
nào?
3 Anh/chị có sử dụng phần mềm để cập
nhật/nhập số liệu không? Nếu có anh/chị dùng phiên nào?
(47)6 TÍNH TRUNG THỰC: “Có chế bảo vệ số liệu để tránh thay đổi trái quy định”
5 Anh/chị làm để bảo vệ số liệu tránh khỏi
các thay đổi trái quy định? (dùng khóa, sử dụng mật khẩu, v.v)
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
7 TÍNH ĐÚNG ĐẮN: “Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế”
C MP K KAD Chú thích
1 Các số báo cáo có phản ánh đúng/đầy đủ
các hoạt động chương trình/dự án thực hay không?
2 Anh/chị làm để giảm sai số chủ
quan người thu thập số liệu?
3 Quy trình thu thập số liệu kiểm tra/giám
sát nào?
4 Anh/chị có thể lấy số liệu cho
giai đoạn báo cáo anh/chị cần không?
(48)7 TÍNH ĐÚNG ĐẮN: “Số liệu phải đo lường nội dung cần đo lường phản ánh thực tế”
Tổng hợp thông tin: Khuyến nghị:
8 SỬ DỤNG SỐ LIỆU: “Số liệu cần sử dụng thường xuyên để định đắn kịp thời”
C MP K KAD Chú thích
1 Anh/chị có chia sẻ số liệu với cán ngồi quan khơng? Chia sẻ nào? Tần suất? Ở đâu?
2 Anh/chị có phản hồi số liệu cho cán thu
thập số liệu làm báo cáo tuyến không? Nếu có, tần suất phản hồi nào?
3 Anh/chị có sử dụng số liệu không? Sử dụng
cho những việc gì?
4 Anh/chị có thể cho xem ví dụ số liệu
đã sử dụng không? (Như kế hoạch, dự trù kinh phí, phân bổ ngân sách/nguồn lực, báo cáo, trình bày có sử dụng số liệu thu thập được?
(49)CÔNG CỤ 3: XÁC MINH SỐ LIỆU
Hướng dẫn sử dụng:
- Cán bộ thực hiện: Thành viên nhóm đánh giá
- Quy trình thực hiện:
(1) Điền số xác minh số liệu vào cột “Tên số”, bảng dùng để xác minh 01 số phân nhóm số đó
(2) Trao đổi với cán trực tiếp tổng hợp báo cáo số để: Xác định dòng số liệu số
Phỏng vấn cán trực tiếp tổng hợp báo cáo số liệu rà sốt tài liệu để bổ sung thơng tin quy trình báo cáo CLSL số xác minh
(50)1 CHỈ SỐ
Tên số Tài liệu nguồn
Kỳ báo cáo Kỳ báo cáo Kỳ báo cáo Sai lệch
trung bình
(%)
Ghi
(Gồm phân nhóm
số)
(Chèn thêm hàng/cột
chỉ số báo cáo có nhiều
nguồn)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch (%)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch (%)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch
(%)
Trả lời câu hỏi
A Rà soát tài liệu Có Một phần Khơng Chú thích
Tài liệu gốc có lưu không?
Tài liệu gốc có đầy đủ không?
Số tài liệu cần phải lưu: Số tài liệu lưu:
Các biểu mẫu thu thập thông tin có điền đầy đủ xác?
Các biểu mẫu báo cáo có điền đầy đủ xác?
Đơn vị tính tốn số có quán không?
Ngày đề cập tài liệu gốc có thuộc giai đoạn đánh giá không?
(51)Nếu sử dụng phần mềm/máy tính hỗ trợ lưu trữ thơng tin:
Máy tính/phần mềm có dùng mật bảo vệ không?
Dữ liệu có được lưu định kỳ không?
B Kiểm tra chéo số báo cáo với nguồn khác (nếu có) tìm hiểu lý khác biệt
Có Một phần Khơng Chú thích
Số đối chiếu từ nguồn khác
Có khác biệt không?
Nếu có, khác biệt %?
Các ghi khác (nếu có)
2 CHỈ SỐ
Tên số Tài liệu nguồn
Kỳ báo cáo Kỳ báo cáo Kỳ báo cáo Sai lệch
trung bình
(%)
Ghi
(Gồm phân nhóm
số)
(Chèn thêm hàng/cột
chỉ số báo cáo có nhiều
nguồn)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch (%)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch (%)
Số xác minh
Số báo cáo
Độ sai lệch
(52)Trả lời câu hỏi
A Rà sốt tài liệu Có Một phần Khơng Chú thích
Tài liệu gốc có lưu không?
Tài liệu gốc có đầy đủ không?
Số tài liệu cần phải lưu: Số tài liệu lưu:
Các biểu mẫu thu thập thông tin có điền đầy đủ xác?
Các biểu mẫu báo cáo có điền đầy đủ xác?
Đơn vị tính tốn số có qn khơng?
Ngày đề cập tài liệu gốc có thuộc giai đoạn đánh giá không?
Nếu sử dụng phần mềm/máy tính hỗ trợ lưu trữ thơng tin:
Máy tính/phần mềm có dùng mật bảo vệ không?
Dữ liệu có được lưu định kỳ không?
B Kiểm tra chéo số báo cáo với nguồn khác
(nếu có) tìm hiểu lý khác biệt Có
Một phần Khơng Chú thích
Số đối chiếu từ nguồn khác
Có khác biệt không?
Nếu có, khác biệt %?
(53)TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Bộ Y tế, 2008, Quyết định số 28/2008/QĐ-BYT ngày 14/08/2008 Bộ Y tế - Quy chế báo cáo Biểu mẫu báo cáo hoạt đợng phịng, chớng HIV/AIDS
2 Bộ Y tế, 2015, Thông tư 03/2015/TT-BYT ngày 16/03/2015 Bộ Y tế - Quy định chế độ báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS
3 FHI 360, 2014, FHI Checklist for Monitoring Data Quality Audit (Draft) 4 FHI 360, 2010, Routine Data Quality Assessment Tool
5 FHI 360, 2008, Routine Data Quality Assessment Tool – Guidelines for Implementation for HIV, TB, & Malaria Programs
6 FHI 360, 2013, Participatory Data Verification & Improvement Tool – Framework and Operational Guide for Implementation
7 FHI 360, 2013, Participatory Monitoring and Evaluation System Assessment Tool – Frameworkd and Operational Guide for Implementation
(54)PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu Cục Phòng, chống HIV/AIDS kết hợp đối tác thực tỉnh năm 2012
Thời gian Địa điểm Hoạt động Người chịu
trách nhiệm
Thành phần tham gia Ngày
Sáng TT Phịng, chống HIV/AIDS tỉnh
Giới thiệu mục đích chuyến cơng tác
Trưởng đồn
đánh giá Lãnh đạo TT Lãnh đạo phịng chun mơn: Chăm sóc, điều trị; Giám sát; Truyền thông, v.v Cán trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp, thu thập báo cáo số liệu cơng tác phịng, chống HIV/AIDS số liệu chương trình dự án tỉnh/thành phố Giới thiệu chương trình
làm việc
Trưởng đồn đánh giá Giới thiệu cơng cụ kiểm
định chất lượng số liệu quy trình thực
Đại diện SMART TA Rà soát nội dung
công cụ Nhóm đánh giá
Thảo luận thống kế hoạch đánh giá huyện điểm cung cấp dịch vụ
Nhóm đánh giá Trung tâm AIDS tỉnh Chiều TT Phòng, chống
HIV/AIDS tỉnh
Phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh
Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Lãnh đạo Trung tâm
Cán tổng hợp số liệu làm báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS Phỏng vấn cán tổng
hợp số liệu làm báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS
Nhóm đánh giá
Xác minh số liệu cho số lựa chọn từ báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS
Nhóm đánh giá
Ngày
Sáng Trung tâm Y tế huyện
Thống chương trình làm việc với tuyến huyện
Nhóm đánh giá TT Y tế huyện
Lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện Cán tổng hợp số liệu báo cáo cơng tác phịng, Phỏng vấn lãnh đạo
TTYT huyện Nhóm đánh giá
(55)hợp số liệu làm báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS
chống HIV/AIDS
Xác minh số liệu cho số lựa chọn từ báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS
Nhóm đánh giá
Điểm cung cấp dịch vụ
Phỏng vấn quản lý phòng khám
Nhóm đánh giá Lãnh đạo phòng khám
Cán tổng hợp số liệu/làm báo cáo phòng khám Phỏng vấn cán tổng
hợp số liệu làm báo cáo
Nhóm đánh giá
Tính tốn lại số báo cáo
Nhóm đánh giá Kiểm tra chéo số báo
cáo
Nhóm đánh giá Chiều Văn phòng TT
Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh
Chia sẻ kết đánh giá ban đầu với bên liên quan
Nhóm đánh giá Lãnh đạo TT Lãnh đạo phòng chuyên môn: Chăm sóc, điều trị; Giám sát; Truyền thông, v.v Cán trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp, thu thập báo cáo số liệu theo báo cáo cơng tác phịng, chống HIV/AIDS số liệu chương trình dự án tỉnh/thành phố
Thảo luận Nhóm đánh giá
Cán Trung tâm Phòng, chống
HIV/AIDS tỉnh Lập kế hoạch cải thiện
(56)Phụ lục 2: Danh mục số khuyến nghị cho đợt kiểm định CLSL nguồn số liệu gốc của số
Danh mục các số khuyến nghị thực hiện các đợt kiểm định chất lượng số liệu là các số được quy định Thông tư 03/2015/TT-BYT ngày 16/3/2015 về chế độ báo cáo công tác phòng, chống HIV/AIDS Nguồn số liệu các số xác minh mang tính chất tham khảo dựa quy định hiện hành và thực tiễn hoạt động các đơn vị tại thời điểm hiện tại
Số lượng số và lựa chọn số để đánh giá nhóm đánh giá quyết định (xem hướng dẫn lựa chọn số tại phần 2.1.1 Chuẩn bị kiểm định CLSL)
Khi triển khai thực hiện kiểm định chất lượng số liệu, nhóm đánh giá vào Hướng dẫn thống kê báo cáo theo Thông tư số 03/2015/TT-BYT ngày 16/3/2015 Cục Phòng, chống HIV/AIDS ban hành để xác định nguồn số liệu cho các số xác minh tương ứng
HOẠT ĐỘNG CAN THIỆP GIẢM TÁC HẠI
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số người nhận bơm kim tiêm kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng
Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS Số người nhận bao cao
su kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng
Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS Số người nhận chất bôi
trơn kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ/Phiếu ghi chép nhân viên tiếp cận cộng đồng
Sổ ghi chép dịch vụ vật tư tiêu hao phòng, chống HIV/AIDS
CHƯƠNG TRÌNH TƯ VẤN XÉT NGHIỆM HIV
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với nguồn số
liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số
liệu
Tham chiếu
1 Số người tư vấn trước xét nghiệm
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Báo cáo chiết xuất từ phần mềm
PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung
Sổ đăng ký
tư vấn HIV - Sổ xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV Số người xét
nghiệm
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Báo cáo chiết xuất từ phần mềm
PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung
Sổ đăng ký
tư vấn HIV - Sổ xét nghiệm - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV Số người nhận
kết xét nghiệm
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Báo cáo chiết xuất từ phần mềm
PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung
Sổ đăng ký
(57)4 Số người có kết xét nghiệm HIV dương tính
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Báo cáo chiết xuất từ phần mềm
PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung
Sổ đăng ký tư vấn HIV
Kết xét nghiệm
- Sổ xét nghiệm
- Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV - Hồ sơ khách hàng Số người có kết
xét nghiệm HIV dương tính nhận kết xét nghiệm
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Báo cáo chiết xuất từ phần mềm
PrevenHIV-Báo cáo tổng hợp chung
Sổ đăng ký
tư vấn HIV - Cơ sở dữ liệu chiết xuất từ phần mềm PrevenHIV - Hồ sơ khách hàng
CHƯƠNG TRÌNH METHADONE
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với nguồn
số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số khách hàng điều trị MMT thời điểm
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Phần 3-Hoạt động phòng khám, mục A
Sổ theo dõi điều trị Methadone
- Sổ cấp phát thuốc hàng ngày
- Bệnh án
- File dữ liệu theo dõi tham gia chương trình điều trị MMT
2 Số bệnh nhân nhận thuốc sở điều trị
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ theo dõi điều trị Methadone Số bệnh nhân nhận
thuốc sở cấp phát thuốc
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ theo dõi điều trị Methadone Số bệnh nhân bỏ trị
trong kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Phần 3-Hoạt động phòng khám, mục D3
Sổ theo dõi điều trị Methadone
Ngày/lý bệnh nhân khỏi chương trình
- Sổ cấp phát thuốc hàng ngày
- Bệnh án
- File dữ liệu theo dõi tham gia chương trình điều trị MMT
QUẢN LÝ TRƯỚC ĐIỀU TRỊ ARV VÀ ĐIỀU TRỊ DỰ PHÒNG LAO
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham
chiếu
Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số bệnh nhân đăng ký kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ đăng ký trước điều trị thuốc kháng HIV Số bệnh nhân
quản lý đến cuối kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ đăng ký trước điều trị thuốc kháng HIV Số bệnh nhân bắt đầu
dự phòng INH kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
(58)CHƯƠNG TRÌNH CHĂM SÓC VÀ ĐIỀU TRỊ ARV
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số
liệu
Tham chiếu
1 Số bệnh nhân điều trị ARV cuối kỳ báo cáo trước
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
- Sổ khám hàng ngày
- Bệnh án Số bệnh nhân bắt đầu
điều trị lần đầu kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Ngày khởi liều ARV - Sổ khám hàng ngày
- Bệnh án Số bệnh nhân điều trị
lại kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Theo dõi người bệnh trình điều trị thuốc kháng HIV (tại tháng có ghi ĐTL)
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân ART
chuyển đến kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Theo dõi người bệnh trình điều trị thuốc kháng HIV (tại tháng bắt đầu có phác đồ điều trị)
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân chuyển
đi kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Theo dõi người bệnh trình điều trị thuốc kháng HIV (tại tháng có ghi CĐ)
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân ART
bỏ trị kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều
trị ART Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Theo dõi người bệnh trình điều trị thuốc kháng HIV (tại tháng có ghi B)
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân tử vong
trong kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
Theo dõi người bệnh trình điều trị thuốc kháng HIV (tại tháng có ghi TV)
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân
đang điều trị ARV tính đến cuối kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
- Bệnh án - File dữ liệu
quản lý bệnh nhân (nếu có) Số bệnh nhân
nhận thuốc ARV tuyến xã
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Dịch vụ điều trị ART
Sổ điều trị thuốc kháng HIV
- Bệnh án
DỰ PHÒNG LÂY TRUYỀN HIV TỪ MẸ SANG CON
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
các nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham
chiếu
1 Số phụ nữ mang thai nhiễm HIV điều trị ARV kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
(59)2 Số trẻ đẻ sống từ mẹ nhiễm HIV
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
- Sổ theo dõi chương trình phịng lây truyền HIV từ mẹ sang (số theo dõi mẹ con)
- Cơ sở sản khoa có sinh báo cáo
CHẨN ĐOÁN SỚM NHIỄM HIV CHO TRẺ DƯỚI 18 THÁNG TUỔI
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số trẻ sinh từ mẹ nhiễm HIV làm xét nghiệm PCR lần
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ theo dõi phơi
nhiễm với HIV - Báo cáo sở chăm sóc điều trị HIV
ĐIỀU TRỊ ARV ĐỐI VỚI BỆNH NHÂN LAO
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số bệnh nhân điều trị ARV bắt đầu điều trị lao kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ điều trị
thuốc kháng HIV - Bệnh án
2 Số người mắc lao phát nhiễm HIV bắt đầu điều trị ARV kỳ báo cáo
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ điều trị thuốc kháng HIV Sổ theo dõi điều trị Lao thống kê sở điều trị Lao
- Bệnh án
THEO DÕI XÉT NGHIỆM TẢI LƯỢNG HIV
STT Tên số Số báo cáo Số xác minh Đối chiếu với
nguồn số liệu khác Nguồn số liệu Tham chiếu Nguồn số liệu Tham chiếu
1 Số bệnh nhân điều trị ARV làm xét nghiệm tải lượng HIV để khẳng định thất bại điều trị
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ điều trị
thuốc kháng HIV - Báo cáo xét nghiệm tải lượng HIV (Phụ lục 7a-QĐ 1921) - Bệnh án Số bệnh nhân điều
trị ARV làm xét nghiệm tải lượng định kỳ thời điểm 12 tháng kể từ bắt đầu điều trị
Báo cáo định kỳ theo TT
03/2015/TT-BYT
Sổ điều trị
(60)Phụ lục 3: Nội dung thông báo kết kiểm định chất lượng số liệu kế hoạch cải thiện CLSL
STT Nội dung
I Tóm tắt thông tin đợt kiểm định CLSL Mục đích đợt kiểm định CLSL Thành viên nhóm đánh giá
Chương trình thực kiểm định CLSL
Thơng tin đơn vị số đợt kiểm định CLSL
Thông tin chung chương trình/đơn vị đợt kiểm định CLSL Các số giai đoạn báo cáo lựa chọn thực kiểm định CLSL Các địa bàn/ sở dịch vụ lựa chọn kiểm định CLSL
Mô tả hệ thống báo cáo thu thập số liệu số II Kết đánh giá hệ thống quy trình quản lý số liệu
2.1 Các phát hiện hệ thớng quy trình quản lý sớ liệu tại tuyến:
- Tuyến tỉnh/thành phố
- Tuyến quận/huyện
- Tuyến xã/phường (nếu có) sở dịch vụ
2.2 Nguyên nhân:
- Nguyên nhân mang tính hệ thống (hướng dẫn, quy định, quy trình, tập huấn…)
- Do vấn đề riêng biệt tuyến, đơn vị, cá nhân
2.3 Kế hoạch cải thiện CLSL
- Vấn đề cần khắc phục
- Kế hoạch khắc phục
- Đơn vị/cán chịu trách nhiệm - Thời gian hoàn thành
- Đơn vị/cán hỗ trợ
III Kết đánh giá chất lượng số liệu
3.1 Các phát hiện chất lượng sớ liệu (theo khía cạnh sớ liệu) - Tuyến tỉnh/thành phố
- Tuyến quận/huyện
- Tuyến xã/phường (nếu có) sở dịch vụ
3.2 Tính xác sớ liệu qua kết quả xác minh số được lựa chọn 3.3 Nguyên nhân vấn đề
- Nguyên nhân mang tính hệ thống (hướng dẫn, quy định, quy trình, tập huấn…) - Do vấn đề riêng biệt tuyến, đơn vị, cá nhân
3.4 Kế hoạch cải thiện CLSL
- Vấn đề cần khắc phục
- Kế hoạch khắc phục
- Đơn vị/cán chịu trách nhiệm
- Thời gian hoàn thành
- Đơn vị/cán hỗ trợ