Chương 2. Quy trình và bộ công cụ kiểm định chất lượng số liệu báo cáo
2.1. Quy trình thực hiện kiểm định chất lượng số liệu báo cáo
2.1.3. Giai đoạn 3. Báo cáo, chia sẻ và đề xuất giải pháp
Bước 1: Tổng hợp kết quả kiểm định CLSL & kế hoạch cải thiện
Dựa trên những thông tin thu thập được từ phỏng vấn lãnh đạo và cán bộ liên quan, kết hợp với xem tài liệu, nhóm đánh giá tổng hợp kết quả kiểm định CLSL theo các nội dung đánh giá, làm rõ nguyên nhân của các tồn tại ảnh hưởng tới chất lượng số liệu, đề xuất phương án cải thiện CLSL, cán bộ thực hiện, thời gian hoàn thành và đơn vị/cá nhân hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình cải thiện chất lượng số liệu. Kết quả kiểm định CLSL và kế hoạch cải thiện phải được trao đổi và thống nhất trong nhóm đánh giá.
Thông tin cụ thể về Giai đoạn 3 Mục đích:
(1) Chia sẻ với các bên liên quan kết quả đánh giá CLSL và các vấn đề ảnh hưởng tới CLSL tại các tuyến
(2) Xây dựng kế hoạch cải thiện chất lượng số liệu Thời gian:
Họp tổng kết: ngay sau khi kết thúc kiểm định CLSL Hoàn thiện báo cáo: 02 tuần sau khi kết thúc đánh giá Các bên tham gia chính:
Nhóm đánh giá, Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, TTYT huyện, cán bộ theo dõi, đánh giá liên quan
Các bước cụ thể trong giai đoạn 3 Bước 1
Phân tích, tổng hợp kết quả kiểm định CLSL
Bước 2
Chia sẻ kết quả & thống nhất kế hoạch cải thiện CLSL
Bước 3
Thông báo kiểm định CLSL & theo dõi, hỗ trợ
Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin Nội dung
tổng hợp
Các vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm định CLSL
Nguyên nhân
Đánh giá hệ thống quản lý và quy trình quản lý số liệu 1. Năng lực
hệ thống
- Nhân lực thực hiện tổng hợp và báo cáo số liệu
- Công tác đào tạo, tập huấn
- Hỗ trợ trong quá trình tổng hợp, báo cáo số liệu
- Do các nguyên nhân mang tính hệ thống (các hướng dẫn, quy định, quy chế, biểu mẫu…)
- Do các nguyên nhân riêng biệt tại các tuyến triển khai, bao gồm:
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến trên (tỉnh, huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến dưới
+ Do các tồn tại của chính đơn vị được đánh giá (Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS; TTYT huyện (tồn tại mang tính khách quan, chủ quan của cả đơn vị, tồn tại có tính riêng biệt của các cá nhân)
2. Các chỉ số báo cáo
- Sự sẵn có của các tài liệu hướng dẫn tính toán chỉ số
- Sự áp dụng thống nhất về tính toán chỉ số báo cáo
3. Biểu mẫu báo cáo
- Sự sẵn có của các tài liệu hướng dẫn báo cáo theo biểu mẫu
- Sự áp dụng thống nhất các biểu mẫu báo cáo tại các cấp
4. Quy trình quản lý số liệu
- Hỗ trợ và giám sát CLSL
- Quy trình thu thập số liệu và làm báo cáo - Thực hiện chế độ báo cáo
- Trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, báo cáo số liệu
- Quản lý, bảo vệ số liệu 5. Sử dụng
số liệu
- Sử dụng, chia sẻ số liệu trong nội bộ và các đơn vị liên quan
Chất lượng số liệu
1. Độ tin cậy - Sự áp dụng thống nhất về tính toán chỉ số báo cáo
- Tính ổn định và nhất quán trong quá trình thu thập số liệu (dựa trên hướng dẫn và quy trình chuẩn)
- Do các nguyên nhân mang tính hệ thống (các hướng dẫn, quy định, quy chế, biểu mẫu…)
- Do các nguyên nhân
2. Tính kịp thời
- Các quy định về báo cáo và thời điểm nộp báo cáo
- Tính cập nhật của số liệu trong các báo cáo
riêng biệt tại các tuyến triển khai, bao gồm:
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến trên (tỉnh, huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát từ tuyến dưới
+ Do các tồn tại của chính đơn vị được đánh giá (Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS; TTYT (tồn tại mang tính khách quan, chủ quan của cả đơn vị, tồn tại có tính riêng biệt của các cá nhân)
3. Tính toàn diện
- Việc lưu trữ tài liệu gốc
- Số liệu được báo cáo đầy đủ, theo biểu mẫu yêu cầu
4. Tính trung thực
- Quy chế quản lý số liệu
- Thực hiện quản lý, sao lưu, cập nhật số liệu 5. Tính chính
xác
- Mức độ chi tiết và nguồn gốc đầy đủ của số liệu?
- Các biện pháp phát hiện trùng lặp/thiếu số liệu
- Kết quả xác minh số liệu (% sai số)
- Các phát hiện ảnh hưởng tới tính chính xác của số liệu báo cáo
6. Tính đúng đắn
- Các chỉ số báo cáo thể hiện đúng những nội dung cần báo cáo?
- Sai số, lỗi nhập liệu… trong quá trình làm báo cáo và các phương án giảm thiểu các lỗi này?
Bước 2: Chia sẻ kết quả kiểm định CLSL & xây dựng kế hoạch cải thiện
Tổ chức 1 cuộc họp ngắn để chia sẻ kết quả đánh giá với Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT quận, huyện và các cán bộ liên quan (như cán bộ theo dõi và đánh giá, quản lý chương trình), tổng kết các vấn đề được phát hiện trong đợt kiểm định chất lượng số liệu và đưa ra các khuyến nghị cải thiện chất lượng số liệu.
Chú ý: trong quá trình kiểm định CLSL, thông tin thu được từ các đối tượng phỏng vấn và từ các tuyến khác nhau có thể không thống nhất. Sau khi rà soát và kiểm tra lại các điểm không thống nhất, nhóm đánh giá cần nêu rõ các điểm này trong buổi họp chia sẻ kết quả. Nhóm đánh giá sẽ cùng đại diện Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT quận, huyện và các cán bộ liên quan trao đổi, rà soát và thống nhất các điểm này. Sau khi thống nhất, thông tin sẽ được lưu vào báo cáo kết quả kiểm định CLSL.
Thông báo điều chỉnh số liệu với các bên liên quan: Bất kỳ chỉ số báo cáo nào có chênh lệch số liệu cần phải được trao đổi và thống nhất điều chỉnh dựa trên kết quả xác minh số liệu. Các cơ sở cung cấp dịch vụ cũng cần cập nhật lại báo cáo/cơ sở dữ liệu và các tài liệu
gốc theo số liệu điều chỉnh và gửi tất cả các bên liên quan để đảm bảo tất cả các bên liên quan cùng sử dụng một số liệu nhất quán.
Trong cuộc họp này, nhóm đánh giá và đơn vị được kiểm định CLSL sẽ thống nhất một kế hoạch hành động để cải thiện chất lượng số liệu. Dựa vào bảng tổng hợp thông tin thu thập được trong quá trình kiểm định CLSL, nhóm đánh giá cùng đơn vị được đánh giá cùng thống nhất các phương án khắc phục và cải thiện CLSL. Kế hoạch cải thiện CLSL cần phải thể hiện rõ những vấn đề phát hiện được trong quá trình kiểm định CLSL, nguyên nhân và phương án khắc phục, đơn vị/cán bộ chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và những hỗ trợ từ đơn vị/ đối tác liên quan.
Bước 3: Chia sẻ kết quả và theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật
Sau đợt kiểm định CLSL, nhóm đánh giá cần hoàn thiện thông báo kết quả kiểm định CLSL. Thông báo nên nêu tóm tắt quy trình thực hiện, thành viên nhóm đánh giá, địa bàn đánh giá, chỉ số đánh giá, giai đoạn đánh giá, kết quả đánh giá, kế hoạch cải thiện đã được thống nhất với đối tác và thông tin về đối tượng cung cấp thông tin. Phần kế hoạch cải thiện cũng đóng vai trò làm cơ sở cho các thành viên nhóm đánh giá theo dõi các hoạt động cải thiện của đơn vị.
Thông báo kết quả kiểm định CLSL (gồm cả kế hoạch cải thiện) cần được hoàn thiện trong vòng 1 tuần sau khi kết thúc đợt đánh giá. Thông báo kết quả kiểm định CLSL cần được gửi bằng văn bản chính thức tới Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT được đánh giá và các đơn vị liên quan (các Viện khu vực, các đối tác, nhà tài trợ có liên quan…) để phối hợp thực hiện trong các chuyến giám sát/ kiểm tra/đánh giá chất lượng số liệu tiếp theo của các đơn vị đó.
Sau đợt kiểm định CLSL, các hoạt động theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật được Nhóm đánh giá và các cá nhân/đơn vị có tên trong kế hoạch cải thiện CLSL thực hiện để cải thiện CLSL cũng như làm cơ sở cho những lần kiểm định CLSL sau này. Phụ lục 3 (trang 60) cung cấp các nội dung tổng hợp và báo cáo sau đợt kiểm định CLSL.