Đang tải... (xem toàn văn)
* Hệ thống thông tin kế toán không tồn tại một mình, bên cạnh còn nhiều hệ thống thông tin khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin nhân lực, [r]
(1)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TỐN MÁY
MỤC TIÊU
• Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính
• Nhận diện rõ vai trị phần mềm kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn
• Bước đầu hiểu cấu trúc chương trình kế tốn máy nhằm xác định rõ cơng việc kế tốn viên làm việc với phần mềm kế tốn
• Nhận diện dạng file chương trình kế tốn máy nhằm phục vụ tốt cho trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh liệu,)
• Nắm vững nguyên tắc tổ chức thông tin máy nhằm tránh sai sót tiến hành cơng tác kế tốn máy
SỐ TIẾT:
I. Khái niệm kế toán máy
I.1 Khái niệm kế toán máy
Kế tốn máy q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn, nhằm thực cơng tác hạch tốn doanh nghiệp
I.2 Phân biệt liệu kế tốn thơng tin kế toán Khái niệm
Tiêu thức Dữ liệu kế tốn Thơng tin kế tốn
Tính chất chưa xử lý qua trình xử lý
Trạng thái cụ thể Trừu tượng
Tổ chức lưu trữ Sổ nhật ký Sổ cái, báo cáo kế toán Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục
ỴThơng tin kế tốn liệu kế tốn gia tăng giá trị cơng cụ máy tính
II Hệ thống thơng tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp II.1 Khái niệm, chức hệ thống thơng tin kế tốn (AIS)
Ỉ Khái niệm:
Hệ thống thơng tin kế toán (Accounting Information System): - Là tập hợp nguồn lực (con người, thiết bị máy móc)
- Biến đổi liệu tài liệu khác thành thơng tin kế tốn
(Hệ thống thơng tin kế toán đề cập HTTTKT dựa máy tính - Computer based AIS)
Ỉ Chức năng:
(2)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 2
SƠĐỒ 1: MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TỰĐỘNG HỐ
Dữ liệu kế tốn (Chứng từ, sổ sách)
Thơng tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo
cáo tài chính) Phần
cứng Phần mềm
Cơ sở
dữ liệu thủ tục Các Con
người
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
ỈThành phần: Hệ thống thơng tin kế tốn dựa máy tính gồm: *Phần cứng:
- Máy tính
- Các thiết bị ngoại vi
- Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với người hay với máy tính khác *Phần mềm:
- Hệ điều hành
- Phần mềm quản trị sở liệu - Phần mềm kế toán
*Các thủ tục:
- Tổ chức quản trị hoạt động xử lý thông tin (thiết kế triển khai chương trình, trì phần cứng phần mềm, quản lý chức nghiệp vụ
* Cơ sở liệu kế toán:
- File danh mục tự điển - File nghiệp vụ
* Con người:
- Các nhân viên xử lý thơng tin (phân tích thiết kế viên hệ thống, lập trình viên ) - Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, người có nhu cầu làm kế tốn với trợ giúp máy tính)
- Các nhà quản trị doanh nghiệp
Ỵ Tất yếu tố có mối quan hệ với
(3)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 3
II.2 Vai trị, vị trí, giai đoạn xử lý nghiệp vụ hệ thống thông tin kế toán (AIS) quản trị doanh nghiệp
II.2.1 Vai trị, vị trí hệ thống thơng tin kế toán (AIS) quản trị doanh nghiệp
* Hệ thống thơng tin kế tốn khơng tồn mình, bên cạnh cịn nhiều hệ thống thơng tin khác: hệ thống thơng tin tài chính, hệ thống thơng tin quản trị, hệ thống thông tin nhân lực, bán hàng, thị trường, sản xuất
* Các hệ thống thơng tin chun chức có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế tốn
SƠĐỒ2: VAI TRỊ LIÊN KẾT CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
Chủ thể quản lý + Chủ DN
+ Hội đồng quản trị
+ Ban giám đốc
Hệ thống thơng tin kế tốn ( phục vụ QL )
+ Thu thập + Lưu trữ
+ Xử lý
+ Truyền nhận thông tin
Đối tương quản lý (Phán hệ tác
nghiệp)
- Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thơng tin kế tốn từ liệu này, AIS có nhiệm vụ biến đổi thành thông tin dạng báo cáo quản trị báo cáo tài
- AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức năng: + Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường)
+ Báo cáo vật tư - tồn kho thông tin chi phí (hệ thống thơng tin sản xuất) + Báo cáo lương thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực)
+ Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ theo dừi cụng nợ (hệ thống thụng tin tài chớnh) Báo báo quản Quyết định quản
trÞ trÞ
Thông tin vào môi
tr-ờng
Th«ng tin m«i tr-êng
ChÝnh sách Báo cáo
tài đầu t-, thuế
vụ chÝnh
Quyết định quản trị triển khai Dữ liệu nghiệp
vơ kÕ to¸n
Nguyên vật liệu, dịch vụ
Sản phÈn, thµnh phÈm,
(4)Trang - Các thơng tin cịn lại khác thu thập thêm từ mơi trường bên ngồi doanh nghiệp
(thơng tin sở thích khách hàng, thông tin sản phẩm đối thủ cạnh tranh, thông tin kỹ thuật sản xuất thông tin thị trường lao động)
- AIS với hệ thống thông tin chuyên chức khác tạo nên hệ thống thơng tin hồn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp
II.2.2 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) Giai đoạn nhập liệu: chuyển liệu chứng từ vào máy tính
- Dùng bàn phím - Bán thủ cơng
+ Dùng máy quét-scan
+ Thời điểm bán hàng thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) - Tự động
+ Số liệu truyền vào máy từ hệ thống liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước)
Giai đoạn xử lý:
- Sử dụng sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian theo đối tượng (tổng hợp chi tiết)
- Phần mềm kế toán thể ưu điểm lớn xử lý liệu: + Sắp xếp liệu (phục vụ tìm kiếm)
+ Tính tốn
+ Tổng hợp số liệu theo nhóm Giai đoạn lưu trữ:
- Sổ kế toán tệp liệu phương tiện lưu trữ liệu hệ thống kế tốn thủ cơng hệ thống kế toán máy
- Tệp liệu lưu trữ có tổ chức liệu, gồm:
+ Tệp danh mục tự điển tệp chứa liệu có nhu cầu sử dụng liên tục lâu dài
+ Tệp giao dịch liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời
Giai đoạn phân phối truyền đạt thông tin: - AIS cung cấp thơng tin nhiều cách: + Đưa hình
+ In báo cáo
+ Gởi tệp qua mạng
II.3 So sánh kế tốn thủ cơng với kế toán máy
Giống nhau: bao gồm giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hoàn thành cơng tác kế tốn đơn vị
(5)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 5 Hình thức xử lý
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ
Kế toán thủ cơng Kế tốn máy Nhập liệu đầu vào
- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi)
Ghi chép thủ cơng Nhập từ bàn phím, máy quét, tự động hoá Xử lý liệu
- Biến đổi liệu sổ nhật ký thành thông tin sổ
Thủ công Tự động theo chương
trình Lưu trữ
- Dữ liệu - Thông tin
Thủ công sổ: - Sổ nhật ký - Sổ
Tự động dạng tệp: - Tệp nhật ký - Tệp sổ - Tệp tra cứu Kết xuất thông tin
- Báo cáo tài - Báo cáo quản trị
Thủ công Tự động theo chương
trình
II.4 Các chu trình (cycle) nghiệp vụ hệ thống thơng tin kế tốn
Nghiệp vụ kiện việc diễn hoạt động sản xuất kinh doanh làm thay đổi tình hình tài sản nguồn hình thành tài sản doanh nghiệp Các nghiệp vụ ghi lại sổ nhật ký sau chuyển vào sổ
(6)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 109
Kết chuyển GTKH GTCL dàn máy vi tính (nghiệp vụ bán TSCĐ)
Bút toán tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp
Tạm trích quỹ phát triển, khen thưởng, phúc lợi
Kế tốn tổng hợp/ Lọc tìm số liệu báo cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ
Lưu ý: điều kiện lọc trường mã chứng từ = PK1
Kế toán tổng hợp – bút toán cuối kỳ
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo
Phân bổ chi phí chờ phân bổ
Kết chuyển kết lãi lỗ
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu báo cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ
Lưu ý: điều kiện lọc trường mã chứng từ = PK1
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào
Kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết chuyển thu nhập từ hoạt động tài chính, thu nhập bất thường
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, hoạt động bất thường
Kế tốn tổng hợp/ Lọc tìm số liệu báo cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ
Lưu ý: điều kiện lọc trường mã chứng từ = PK3
Bút tốn phân bổ chi phí sản xuất chung cho phân xưởng A B (TK 6271C => TK 6271PXA, 6271PXB; )
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu báo cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ
Lưu ý: điều kiện lọc trường mã chứng từ = PK4
III.2 Các báo cáo tài
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản - Bảng cân đối kế toán
- Bảng cân đối kế toán cho nhiều kỳ
- Báo cáo KQSXKD Phần Lãi lỗ
- Báo cáo KQSXKD cho nhiều kỳ
- Báo cáo KQSXKD Phần NS - Báo cáo KQSXKD Phần Thuế
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp cho nhiều kỳ
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp cho nhiều kỳ
- Thuyết minh báo cáo tài
- Bảng phân tích tài doanh nghiệp
Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/
Các báo cáo thuế
(7)Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 110
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT)
- Bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ bán (mẫu 02/GTGT)
- Bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu 03, 04, 05/GTGT)
- Báo cáo toán thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu 04/TNDN)
Báo cáo thuế/ Báo cáo thuế GTGT/
Báo cáo thuế/ Báo cáo toán thuế
TNDN/ TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- PGS.TS Nguyễn Văn Công, 2004, Phần 9: Báo cáo kế toán Vận dụng chuẩn mực kế toán vào phần hành kế toán doanh nghiệp, Trang 291-293, NXB Tài Hà Nội
- Cơng ty tài kế tốn FAST, 2005, Chương 5: Phân hệ kế toán tổng hợp Hướng dẫn thực hành phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, trang 17-18
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG IV
1 Khái niệm hệ thống bảng biểu kế tốn
2 Mục đích thiết lập hệ thống bảng biểu kế toán Nội dung, phương pháp lập bảng biểu kế toán
4 Việc ghi sổ kế tốn có ý nghĩa gì? Vì phải thiết lập báo cáo kế tốn?
5 Trình bày nguyên tắc lập sở số liệu bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế
tốn? So sánh với kế tốn thủ cơng
6 Việc lập bảng biểu kế toán chương tình kế tốn máy giống khác
nào so với lập theo phương pháp thủ công ?
7 Trình bày nguyên tắc, điều kiện để thiết lập báo cáo kế toán máy?