Mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn của nhân viên phòng kinh doanh nghiệp vụ 1 chi nhánh PJICO an giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ HỒNG NGHI MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CỦA NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH NGHIỆP VỤ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh CHUYÊN ĐỀ NĂM Long Xuyên, tháng năm 2011 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CỦA NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH NGHIỆP VỤ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THỊ HOÀNG NGHI Lớp: DH9QT MSSV: DQT083376 GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ NGỌC LAN Long Xuyên, tháng năm 2011 LỜI CẢM ƠN  “ Không thầy đố mày làm nên”! Quả thật nhƣ Sau ba năm giảng đƣờng đại học trƣởng thành nhiều mặt kiến thức lẫn kỹ cần thiết sống Đạt đƣợc kết nhƣ nhờ vào công thầy, cô trƣờng Đại học An Giang, thầy cô khoa Kinh tế- Quản trị kinh doanh Hơm nay, hồn thành chuyên đề năm cho đƣợc gởi lời cảm ơn đến tất thầy cô giảng dạy suốt ba năm qua Đầu tiên, xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên trực tiếp hƣớng dẫn tơi cô Nguyễn Thị Ngọc Lan- ngƣời dành nhiều thời gian bảo tận tình chu tơi hồn thành tốt chun đề Tiếp đến, xin đƣợc cảm ơn đến Ban lãnh đạo chi nhánh tồn thể nhân viên cơng ty, bà Diệp Thị Kim Chi- Trƣởng phòng nghiệp vụ 2, ơng Trần Văn Chính- Trƣởng phịng nghiệp vụ dành thời gian quý báu để cung cấp thông tin liên quan trình tơi thực chun đề Và cuối cho tơi đƣợc nói lời cảm ơn tất bạn bè tơi nhiệt tình động viên ủng hộ tơi vƣợt qua giây phút khó khăn trình thực chuyên đề Xin chân thành cảm ơn tất ngƣời! Nguyễn Thị Hồng Nghi TĨM TẮT Bản mô tả công việc yêu cầu chun mơn đƣợc giải thích qua thành phần: xác định chức danh công việc, trách nhiệm, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thể lực điều kiện làm việc Một câu hỏi với yếu tố khai thác thông tin công việc đáp viên với yếu tố khai thác vấn đề công việc, yếu tố khai thác vấn đề chuyên môn Đề tài đƣợc tiến hành nghiên cứu theo hai bƣớc: thu thập thông tin sơ cấp thông tin thứ cấp, hai bƣớc nhằm giúp cho tác giả hình thành ban đầu thông tin cần chuẩn bị Sau thu thập tổng hợp, tác giả tiến hành làm thông tin đƣa kết hồn chỉnh Hai mơ tả cơng việc u cầu chuyên môn hai tài liệu vô quan trọng doanh nghiệp Hai tài liệu giúp cho phòng kinh doanh nghiệp vụ biết đƣợc vị trí cơng việc đƣợc thực hiện, trách nhiệm, quyền hạn vị trí, yêu cầu chuyên môn cần thiết cho công tác nghiệp vụ Từ làm sở tiến hành đánh giá hiệu làm việc nhân viên, đồng thời cung cấp liệu làm tảng hoạch định chƣơng trình tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện cho phù hợp đảm bảo công bằng, khách quan công tác trả lƣơng, khen thƣởng nhân viên MỤC LỤC MỤC LỤC i CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Cơ sở hình thành đề tài: 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 1.3 Phƣơng pháp nghiên cứu: 1.4 Phạm vi nghiên cứu: 1.5 Ý nghĩa nghiên cứu: 1.6 Kết cấu nghiên cứu: CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Phân tích cơng việc: 2.1.1 Khái niệm công việc: 2.1.2 Khái niệm phân tích cơng việc nhiệm vụ tiến hành phân tích cơng việc: 2.1.3 Lợi ích phân tích cơng việc: 2.1.4 Qui trình phân tích cơng việc: 2.2 Bản mô tả công việc: 2.2.1 Khái niệm: 2.2.2 Các thành phần mô tả công việc: 2.2.3 Tại cần phải có mơ tả cơng việc: 2.2.4 Những điểm cần lƣu ý lập mô tả công việc: 2.3 Bản yêu cầu chuyên môn: 2.3.1 Khái niệm: 2.3.2 Các thành phần yêu cầu chuyên môn: 2.3.3 Lƣu ý lập yêu cầu chuyên môn: CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ PJICO VÀ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG 3.1 Giới thiệu sơ lƣợc bảo hiểm PJICO: 3.2 Giới thiệu PJICO chi nhánh An Giang: 3.3 Mục tiêu định hƣớng phát triển PJICO An Giang tƣơng lai: 11 Nguyễn Thị Hoàng Nghi i CHƢƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 12 4.1 Giới thiệu Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1: 12 4.2 Kết nghiên cứu: 13 4.2.1 Bản mô tả công việc: 13 4.2.2 Bản yêu cầu chuyên môn: 15 CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN 18 PHỤ LỤC: BẢN CÂU HỎI 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 Nguyễn Thị Hoàng Nghi ii Mô tả công việc yêu cầu chuyên mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Cơ sở hình thành đề tài: Trong suốt chặng đƣờng 15 năm hình thành phát triển (từ năm 1995 đến năm 2011), PJICO thực “ không ngừng vƣơn lên” với tƣ cách công ty đứng hàng thứ tƣ thị trƣờng Việt Nam bảo hiểm phi nhân thọ1 Để đạt đƣợc thành tích trên, phải kể đến đóng góp lớn lao đội ngũ nhân viên tồn cơng ty suốt 15 năm qua Do tính chất sản phẩm bảo hiểm, ngày mang tính cạnh tranh cao, để sở hữu cho đội ngũ cán bộ- nhân viên có tinh thần làm việc động sáng tạo việc xây dựng có hệ thống nhiệm vụ kỹ cần thiết để thực công việc cho vị trí quan trọng Lãnh đạo cơng ty gặp phải thách thức không dễ dàng chút thu thập thơng tin có liên quan đến công việc 1300 nhân viên, 51 chi nhánh, 3000 đại lý2 Trong có chi nhánh PJICO An Giang Ban lãnh đạo chi nhánh phải đối mặt với thắc mắc nhân viên xung quanh câu hỏi công việc: “Tại lại có cơng việc này?”, “Đảm nhiệm cơng việc cần phải có trách nhiệm gì?”, “Phải có yếu tố để thực cơng việc cách hiệu quả?”, “ Yêu cầu thực công việc cần phải có trình độ, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nào?”, “ Nhân viên công ty có quan tâm đến mơi trường làm việc khơng?” Thấy đƣợc khó khăn chi nhánh nói riêng cơng ty nói chung, nên tơi định chọn đề tài “ Thiết lập mô tả công việc yêu cầu chuyên môn cho nhân viên Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1- Chi nhánh PJICO An Giang – Công ty Bảo Hiểm PJICO” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: Thiết lập mô tả công việc yêu cầu chuyên môn cho nhân viên Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1.3 Phƣơng pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu đƣợc thực qua hai bƣớc: thu thập thông tin sơ cấp thu thập thông tin thứ cấp  Bƣớc 1: Thu thập thông tin sơ cấp cách quan sát nơi làm việc sau ghi chép lại thơng tin đƣợc quan sát, kết hợp với vấn trực tiếp cá nhân thực cơng việc để tìm hiểu thêm điều chƣa rõ bổ sung thêm điều bỏ sót q trình quan sát  Bƣớc 2: Thu thập thông tin thứ cấp qua Internet, sách tham khảo số tác giả có nội dung liên quan đến mô tả công việc yêu cầu chuyên môn 1, Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [ Trực tuyến] Đọc từ http://www.pjico.com.vn/?act=static&mid=1&sid=1 (15/06/2011) Trần Văn Chính Trƣởng phịng kinh doanh Nghiệp vụ Chi nhánh PJICO An Giang Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang 1.4 Phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng đề tài nghiên cứu: nhân viên Phòng kinh doanh nghiệp vụ Gồm ba vị trí: Trƣởng phịng kinh doanh; nhân viên giám định bồi thƣờng nhân viên khai thác Thời gian thực đề tài: từ 07/05/2011 đến 15/07/2011 Không gian thực đề tài: Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1- chi nhánh PJICO An GiangCông ty bảo hiểm PJICO 1.5 Ý nghĩa nghiên cứu: Đề tài đƣợc thực nhằm trả lời tất câu hỏi xoay quanh mô tả công việc yêu cầu chuyên môn: “Tại lại có cơng việc này?”, “Đảm nhiệm cơng việc cần phải có trách nhiệm gì?”, “Phải có yếu tố để thực cơng việc cách hiệu quả?, “ Yêu cầu thực cơng việc cần phải có trình độ, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nào?”, “ Nhân viên cơng ty có quan tâm đến mơi trường làm việc khơng?” Qua đó, kết nghiên cứu đề tài cung cấp cho Phòng kinh doanh Nghiệp vụ mô tả công việc yêu cầu chun mơn để làm tài liệu tham khảo Có đƣợc mô tả công việc yêu cầu chun mơn giúp cho Phịng kinh doanh Nghiệp vụ biết đƣợc vị trí cơng việc đƣợc thực hiện, trách nhiệm quyền hạn vị trí, yêu cầu chuyên môn cần thiết cho công tác thực nghiệp vụ Từ làm sở tiến hành đánh giá hiệu làm việc nhân viên, đồng thời cung cấp liệu làm tảng để hoạch định chƣơng trình tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện cho phù hợp đảm bảo công bằng, khách quan việc trả lƣơng, khen thƣởng nhân viên 1.6 Kết cấu nghiên cứu: Kết cấu đề tài nghiên cứu đƣợc chia thành bốn chƣơng Chƣơng giới thiệu tổng quát sở hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, ý nghĩa nghiên cứu kết cấu đề tài nghiên cứu Chƣơng trình bày lý thuyết q trình phân tích cơng việc, mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn Chƣơng giới thiệu sơ lƣợc Công ty Bảo hiểm PJICO chi nhánh PJICO An Giang Chƣơng trình bày kết nghiên cứu gồm mơ tả cơng việc u cầu chun mơn hồn chỉnh Cuối cùng, chƣơng kết luận tác giả gồm kết luận chung đề tài nghiên cứu Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Ở chƣơng giới thiệu tổng quan đề tài nghiên cứu Trong chƣơng với mục đích giới thiệu lý thuyết phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc u cầu chun mơn 2.1 Phân tích cơng việc: 2.1.1 Khái niệm cơng việc: Có khái niệm cơng việc nhƣ sau:  “Công việc đƣợc hiểu cấp độ hệ thống việc làm, thƣờng tƣơng ứng với nhiều vị trí làm việc quan Cơng việc tập hợp vị trí gần gũi phƣơng diện hoạt động nhƣ lực cần có.” (Hà Văn Hội, 4/2007)  “Công việc bao gồm số cơng tác cụ thể phải hồn thành tổ chức muốn đạt đƣợc mục tiêu mình.” ( Nguyễn Hữu Thân, 2008) Xem xét mức độ phù hợp với sở lý thuyết sử dụng phần nội dung trình bày đề tài nghiên cứu dựa sở khái niệm công việc theo Nguyễn Hữu Thân 2.1.2 Khái niệm phân tích cơng việc nhiệm vụ tiến hành phân tích cơng việc:  Khái niệm phân tích cơng việc: “ Phân tích cơng việc thu thập thơng tin cơng việc cách có hệ thống Phân tích cơng việc đƣợc tiến hành để xác định nhiệm vụ thuộc phạm vi cơng việc kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực cơng việc cách thành cơng.”4  Các nhiệm vụ tiến hành phân tích cơng việc: Có nhiệm vụ thiết yếu tiến hành phân tích cơng việc: - Định nghĩa cơng việc cách hồn chỉnh xác; - Mơ tả nhiệm vụ, trách nhiệm tiêu chuẩn hoàn thành công việc; - Xác định yêu cầu công việc mà nhân viên vị trí cơng việc phải đáp ứng để thực cơng việc cách thành cơng 2.1.3 Lợi ích phân tích cơng việc5:  Dự báo đƣợc số lƣợng chất lƣợng nhân cần thiết để hồn thành cơng việc nhằm đạt đƣợc mục tiêu công việc đề  Tuyển dụng lựa chọn ngƣời phù hợp  Đánh giá hiệu làm việc nhân viên tốt  Xây dựng chế độ lƣơng thƣởng công  Xây dựng chƣơng trình đào tạo thiết thực Hà Văn Hội Quản trị nhân lực doanh nghiệp (Tập 1), 4/ 2007 Trang 130 Nguyễn Thị Ngọc Lan Tài liệu giảng dạy Quản trị nhân 2010 Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang  Phân cơng cơng việc rõ ràng xác hơn, tránh chồng chéo công việc phận cá nhân doanh nghiệp  Tạo sở để cấp quản trị nhân viên hiểu nhiều Có thể sơ đồ hóa lợi ích phân tích cơng việc thành dạng sơ đồ sau: HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐÀO TÀO VÀ PHÁT TRIỂN ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TIÊU CHUẨN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG LƢƠNG BỔNG, PHÚC LỢI U CẦU CHUN MƠN AN TỒN , Y TẾ GIAO TẾ NHÂN SỰ, QUAN HỆ LAO ĐỘNG Nguồn: Điều chỉnh từ Nguyễn Hữu Thân (2008), Tài liệu dẫn Hình 2.1: Lợi ích phân tích cơng việc6 Nguyễn Hữu Thân Quản trị nhân sự.2008 Trang 93 Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang 2.2.4 Những điểm cần lƣu ý lập mô tả công việc:  Sắp xếp nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự thực Bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi thời gian nhiều hay mang trách nhiệm lớn  Không cố gắng liệt kê tất nhiệm vụ  Thực nhiệm vụ riêng biệt cách rõ ràng ngắn gọn Không sử dụng từ ngữ chuyên môn đƣa vào ví dụ cụ thể nhiệm vụ lúc  Đề cập tới chức danh vị trí ngƣời cụ thể  Khách quan xác mơ tả cơng việc  Sử dụng từ có tính hành động Nhấn mạnh mà ngƣời đảm nhiệm cơng việc cần phải làm mà khơng cần giải thích qui trình cần đƣợc áp dụng  Đơn giản ngắn gọn Không nên làm cho mô tả công việc rƣờm rà 2.3 Bản yêu cầu chuyên môn: 2.3.1 Khái niệm: “ Bản yêu cầu chuyên môn công việc tài liệu trình bày yêu cầu kiến thức, kỹ lực mà cá nhân cần có để thực đƣợc yêu cầu công việc.”9 2.3.2 Các thành phần yêu cầu chuyên môn:  Kiến thức bao gồm: trình độ học vấn, văn bằng, chứng hỗ trợ công tác chuyên môn  Kỹ năng: kỹ cần thiết sống: kỹ đọc, viết; kỹ giao tiếp; kỹ thuyết phục; kỹ phán quyết; kỹ thuyết trình trƣớc đám đông; kỹ sáng tạo……  Kinh nghiệm làm việc;  Thể lực khả thích ứng điều kiện làm việc 2.3.3 Lƣu ý lập yêu cầu chuyên môn: Khi lập yêu cầu chuyên môn, cần đảm bảo yêu cầu đƣợc liệt kê mức độ thiết yếu cơng việc Đơi ngƣời ta có xu hƣớng liệt kê yêu cầu mong muốn yêu cầu thực cần thiết Điều ảnh hƣởng đến việc th nhân cơng, đề bạt, tính tốn tiền lƣơng thù lao Tóm tắt: Trong chƣơng nội dung mà đề tài cần phân tích hai tài liệu mô tả công việc yêu cầu chun mơn Trong đó, mơ tả cơng việc yêu cầu chuyên môn tạo sở cho chức quản lý nguồn nhân lực Một ngƣời quản lý hiểu đƣợc yêu cầu ngƣời có khả tốt việc lực chọn ngƣời cho vị trí làm việc doanh nghiệp vào thời điểm tƣơng lai dài hạn Nguyễn Thị Ngọc Lan Tài liệu giảng day Quản trị nhân 2010 Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ PJICO VÀ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG Ở chƣơng tác giả giới thiệu lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu Tiếp theo, chƣơng 3, tác giả giới thiệu sơ lƣợc Công ty bảo hiểm PJICO Bảo hiểm PJICO chi nhánh An Giang 3.1 Giới thiệu sơ lƣợc bảo hiểm PJICO:10 Hình 3.1 Logo Công ty Cổ phần Bảo hiểm PJICO Công ty cổ phần bảo hiểm PJICO đƣợc thành lập vào ngày 15 tháng 06 năm 1995 với tên gọi ban đầu Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (gọi tắt PJICO) PJCIO doanh nghiệp nhà nƣớc trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam Bao gồm cổ đông sáng lập những tổ chức kinh tế lớn Nhà nƣớc có tiền năng, uy tín ngồi nƣớc: Tổng Cơng ty Xăng dầu Việt Nam, Ngân hàng ngoại thƣơng Việt Nam, Công ty Tái bảo hiểm quốc gia Việt Nam, Tổng Công ty Thép Việt Nam, Công ty vật tƣ thiết bị tồn bộ, Cơng ty điện tử Hà Nội, Cơng ty TNHH An tồn (AT) Trong Tổng công ty xăng dầu Việt Nam cổ đông sáng lập chi phối hoạt động Công ty PJICO có trụ sở đặt 532 Đƣờng Láng, Quận Đống Đa, Hà Nội Là công ty cổ phần bảo hiểm Việt Nam, PJICO không ngừng lớn mạnh có đƣợc hình ảnh, niềm tin thật tâm trí khách hàng Đến nay, PJICO doanh nghiệp bảo hiểm lớn thứ thị thƣờng bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam với 10% thị phần vào năm 2010 Đƣợc chấp thuận Bộ trƣởng Bộ Tài Chính, vào ngày 28 tháng 04 năm 2011, đánh dấu thay đổi công ty Hội đồng quản trị ký định sửa đổi điều lệ, theo Cơng ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex thức đổi tên thành Cơng ty cổ phần bảo hiểm PJICO 10 Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [ Trực tuyến] Đọc từ http://pjico.com.vn/index.php?act=home (23/06/2011) Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang Trong 16 năm qua, với kết kinh doanh ấn tƣợng PJICO vinh dự đƣợc nhận hàng loạt giải thƣởng, danh hiệu lớn: Huân chƣơng lao động hạng III năm 2000, Danh hiệu Sao vàng đất Việt năm 2004, Thƣơng hiệu Mạnh năm 2004 Công ty Bảo hiểm PJICO Nhãn hiệu tiếng quốc gia Việt Nam năm 2006, 2011 3.2 Giới thiệu PJICO chi nhánh An Giang: Chi nhánh công ty cổ phần bảo hiểm PJICO An Giang (sau gọi tắt PJICO An Giang) đƣợc thành lập vào ngày 19 tháng 03 năm 2004 Trụ sở PJICO An Giang đặt số 140/2A Đƣờng Nguyễn Thái Học, Phƣờng Mỹ Bình, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang PJICO An Giang 51 chi nhánh Công ty cổ phần bảo hiểm PJICO toàn quốc, năm qua PJICO An Giang không ngừng khẳng định vị hệ thống nhƣ thị trƣờng bảo hiểm phi nhân thọ địa phƣơng Quá trình hội nhập kinh tế khu vực giới diễn sơi động phức tạp, đặt trƣớc doanh nghiệp bảo hiểm nƣớc hội lẫn thách thức Để hội nhập tốt quốc tế, PJICO khơng ngừng đa dạng hóa đại hóa dịch vụ mình, bƣớc áp dụng chuẩn mực đại vào lĩnh vực hoạt động Đặc biệt, PJICO tiên phong việc ứng dụng công nghệ thông tin đại, tin học hóa hoạt động kinh doanh nhằm mang lại sản phẩm có chất lƣợng cao cho khách hàng PJICO An Giang kế thừa phát huy tốt để tạo nên lợi cạnh tranh uy tín địa bàn Hình 3.2 Trụ sở Chi nhánh PJICO An Giang Nguyễn Thị Hoàng Nghi Mô tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang Cơ cấu tổ chức chi nhánh: Ban Giám đốc Phòng Nghiệp vụ Phòng PJICO Đồng Tháp Phòng Nghiệp vụ Đại lý Châu Phú Đại lý Tân Châu Đại lý Phú Tân Đại lý Tri Tơn Đại lý Châu Thành Đại lý Chợ Mới Phịng Kế tốn PJICO Sa Đéc Đại lý Châu Đốc Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức PJICO chi nhánh An Giang Chức nhiệm vụ phòng ban:  Ban Giám đốc: có nhiệm vụ quản lý cơng việc chung chi nhánh  Phòng Nghiệp vụ 1:  Là phận trực tiếp khai thác, quản lý, giám định bồi thƣờng nghiệp vụ bảo hiểm tài sản kỹ thuật nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải  Tổ chức giám định, hoàn thiện hồ sơ chứng từ, xem xét, đánh giá, đề xuất bồi thƣờng vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm nghiệp vụ: tài sản kỹ thuật, hàng hải  Phòng Nghiệp vụ 2:  Là phận trực tiếp khai thác, quản lý, giám định bồi thƣờng nghiệp vụ bảo hiểm phi hàng hải nhƣ: bảo hiểm xe giới, ngƣời, học sinh, du lịch  Tổ chức giám định, hoàn thiện hồ sơ chứng từ, xem xét, đánh giá, đề xuất bồi thƣờng vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm nghiệp vụ: xe giới, ngƣời, học sinh, du lịch Nguyễn Thị Hồng Nghi 10 Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang  Phòng PJICO Đồng Tháp:  Trực tiếp khai thác dịch vụ bảo hiểm có mà chi nhánh công ty triển khai thực địa bàn khu vực tỉnh Đồng Tháp  Tổ chức giám định, hoàn thiện hồ sơ chứng từ, xem xét, đánh giá, đề xuất bồi thƣờng vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm địa bàn đƣợc phân cơng quản lý  Phịng Kế tốn:  Thực cơng tác kế tốn tổng hợp, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế chi nhánh  Quản lý nhân chi nhánh 3.3 Mục tiêu định hƣớng phát triển PJICO An Giang tƣơng lai: Thực theo mục tiêu chung toàn hệ thống “ Chất lƣợng hiệu - Phát triển bền vững”, PJICO An Giang không ngừng xây dựng chi nhánh ngày chất lƣợng hoàn thiện Bằng nỗ lực tập thể cán công nhân viên chi nhánh không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ nhằm đáp ứng ngày tốt yêu cầu ngày cao khách hàng Ngồi ra, chi nhánh trọng đến cơng tác nâng cao dịch vụ sau bán hàng nhằm đem đến hài lòng tạo nên ấn tƣợng doanh nghiệp lòng khách hàng Đồng thời PJICO An Giang không ngừng mở rộng quy mô hoạt động, phấn đấu thiết lập mạng lƣới phòng giao dịch toàn tỉnh nhằm phục vụ tốt cho khách hàng phù hợp chi nhánh chuyển đổi lên mơ hình cơng ty thời gian tới Nguyễn Thị Hồng Nghi 11 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang CHƢƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Trong chƣơng tìm hiểu Công ty Bảo hiểm PJICO PJICO chi nhánh An Giang Chƣơng tác giả trình bày kết đề tài nghiên cứu hai mô tả công việc yêu cầu chuyên mơn hồn chỉnh cho chức vụ nhân viên phịng nghiệp vụ Nhƣng trƣớc trình bày kết nghiên cứu, tác giả giới thiệu rõ chi tiết phòng Kinh doanh nghiệp vụ mà chƣơng tác giả đề cập 4.1 Giới thiệu Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1:11 Phòng Kinh doanh nghiệp vụ đƣợc thành lập dựa sở từ phòng Kinh doanh Chi nhánh PJICO An Giang thức vào hoạt động từ ngày 01/11/2009 theo định số 717/ 2009/ QĐ- PJICO Phòng Kinh doanh nghiệp vụ trực thuộc Chi nhánh PJICO An Giang phòng trực tiếp khai thác, quản lý, giám định bồi thƣờng nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, bảo hiểm tài sản kỹ thuật… theo phân công, phân cấp ủy quyền Giám đốc Chi nhánh sở quy định Pháp luật, quy trình quản lý nội Công ty Về cấu tổ chức, phòng Kinh doanh nghiệp vụ gồm trƣởng phòng, hai nhân viên, đại lý văn phòng bốn đại lý huyện, đƣợc sơ đồ hóa thành hình sau: Trƣởng Phịng Nghiệp Vụ Nhân viên Giám định- Bồi thƣờng Nhân viên Khai thác Đại lý Huyện Châu Thành Châu Phú Đại lý văn phòng Châu Đốc Phú Tân Hình 4.1 Cơ cấu tổ chức phịng nghiệp vụ 11 Đọc từ: Quyết định số: 717/2009/ QĐ- PJICO Quyết định việc thành lập phòng Kinh doanh nghiệp vụ Chi nhánh PJICO An Giang (13/07/2011) Nguyễn Thị Hồng Nghi 12 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang Hình 4.1 thể cấu tổ chức phòng nghiệp vụ 1, nhƣng để phù hợp với phạm vi nghiên cứu đề tài, đối tƣợng nghiên cứu tác giả giới hạn lại cịn ba chức vụ Đó là: Trƣởng phịng kinh doanh, nhân viên khai thác, nhân viên giám định bồi thƣờng Dƣới kết nghiên cứu sau phát câu hỏi thu về, cộng thêm việc thu thập thông tin ban đầu quan sát tổng hợp thành hai mô tả công việc u cầu chun mơn hồn chỉnh 4.2 Kết nghiên cứu: 4.2.1 Bản mơ tả cơng việc:  Trƣởng phịng kinh doanh: Chức danh: Trƣởng phòng kinh doanh Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm nghiệp vụ cho toàn hoạt động kinh doanh trực tiếp gián tiếp Chi nhánh - Quản lý nhân viên thời gian làm việc Nhiệm vụ chính: - Lập kế hoạch để xác định mục tiêu cụ thể dự kiến số lƣợng khách hàng cần tiếp xúc - Phân công nhiệm vụ tổ chức khai thác nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, tài sản kỹ thuật theo quy trình ISO cơng tác khai thác, đảm bảo hồn thành kế hoạch doanh thu hiệu kinh doanh đƣợc giao - Tổ chức phân cấp, quản lý hƣớng dẫn, kiểm tra công tác giám định bồi thƣờng nghiệp vụ bảo hiểm nhân viên đại lý đảm bảo tn thủ quy trình ISO cơng tác giám định bồi thƣờng với tinh thần trách nhiệm cá nhân cao - Tổ chức xây dựng hệ thống mạng lƣới đại lý mặt: tuyển chọn, hỗ trợ, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, thẩm tra hồ sơ, tổ chức hỗ trợ khai thác, đạo, quản lý, giám sát, đề xuất chế sách - Nghiên cứu đề xuất sản phẩm mới, kênh bán hàng mới, quy trình khai thác, bồi thƣờng, bổ sung sửa đổi điều khoản, biểu phí sách khách hàng… nghiệp vụ phịng phù hợp với tình hình thực tế Chi nhánh Công ty đáp ứng yêu cầu kinh doanh tình hình thị trƣờng - Quản lý tốt hóa đơn, ấn chỉ, định mức chi phí giao khốn - Tƣ vấn, đơn đốc khách hàng cơng tác đề phịng hạn chế tổn thất - Thống kê báo cáo kịp thời tình hình thị trƣờng, khai thác, quản lý bồi thƣờng nghiệp vụ bảo hiểm để phục vụ cho công tác quản lý đạo Lãnh đạo đơn vị - Hƣớng dẫn phòng kinh doanh khác, phòng bảo hiểm khu vực nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, tài sản kỹ thuật Nguyễn Thị Hồng Nghi 13 Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang - Thực số nhiệm vụ, công việc khác theo phân công đạo cụ thể Lãnh đạo đơn vị nhƣ huấn luyện nhân viên có Các mối quan hệ: - Báo cáo với lãnh đạo theo định kỳ - Phối hợp với phịng kinh doanh khác để thực cơng tác khai thác nghiệp vụ bảo hiểm khách hàng có nhu cầu - Tham mƣu cho lãnh đạo vấn đề bảo hiểm - Trực tiếp quản lý đại lý Quyền hạn: - Đƣợc toàn quyền định kế hoạch đƣợc duyệt địa bàn hoạt động hệ với phòng ban Chi nhánh, đơn vị khác hệ thống đối tác khách hàng để thực nhiệm vụ - Ký hợp đồng, cấp đơn bảo hiểm, sửa đổi bổ sung đơn, hợp đồng theo phân cấp - Một số quyền hạn khác theo ủy quyền lãnh đạo Chi nhánh  Nhân viên giám định bồi thƣờng: Chức danh: Nhân viên Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm có liên quan tiến hành giám định bồi thƣờng tài sản thiệt hại khách hàng Nhiệm vụ: - Giám định, hoàn thiện hồ sơ chứng từ bảo hiểm xảy tai nạn - Xem xét, đánh giá, đề xuất bồi thƣờng vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm nghiệp vụ tài sản kỹ thuật, xây dựng lắp đặt, hàng hải thuộc khách hàng phịng - Tổng hợp, phân tích số liệu, lập báo cáo bồi thƣờng theo yêu cầu phận liên quan - Tổ chức cơng tác địi bồi thƣờng ngƣời thứ ba; đảm bảo quyền lợi Chi nhánh - Hƣớng dẫn hỗ trợ cho đơn vị khác quy trình/ thủ tục giải bồi thƣờng bảo hiểm hàng hải, tài sản kỹ thuật… Mối quan hệ: - Báo cáo trực tiếp cho trƣởng phòng định kỳ hàng tháng - Phối hợp với phòng khác để đƣợc hỗ trợ công việc liên quan giám định, bồi thƣờng cho khách hàng Phạm vi quyền hạn: - Đƣợc định bồi thƣờng theo phân cấp - Có quyền đề xuất phƣơng án chi trả bồi thƣờng phƣơng án khắc phục hậu - Một số quyền hạn khác theo ủy quyền trƣởng phòng Nguyễn Thị Hồng Nghi 14 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang  Nhân viên khai thác: Chức danh: Nhân viên Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm cho tất hoạt động khai thác nghiệp vụ bảo hiểm khu vực đảm nhiệm khách hàng đƣợc cấp bàn giao Nhiệm vụ: - Tìm kiếm, tiếp cận khách hàng(các đại lý) để cung cấp sản phẩm bảo hiểm - Chào hàng hợp đồng bảo hiểm - Thực tƣ vấn khách hàng khách hàng có nhu cầu - Duy trì mối quan hệ với khách hàng - Quảng bá thƣơng hiệu sản phẩm sẳn có Chi nhánh - Tập trung khai thác nghiệp vụ địa bàn đƣợc giao - Theo dõi thực hợp đồng bảo hiểm - Thu phí, xữ lý phát sinh liên quan đến khách hàng trực tiếp phụ trách Mối quan hệ: - Báo cáo với trƣởng phòng theo định kỳ hàng tháng - Phối hợp với phòng khác liên quan đến công việc khai thác Phạm vi quyền hạn: - Đƣợc toàn quyền định kế hoạch đƣợc duyệt địa bàn hoạt động - Chủ động sử dụng định mức chi phí đƣợc giao để khai thác bán hàng - Chủ động thiết lập kênh khai thác, mạng lƣới đại lý khai thác để thực nhiệm vụ khai thác - Một số quyền hạn khác đƣợc trƣởng phòng ủy quyền 4.2.2 Bản u cầu chun mơn:  Trƣởng phịng kinh doanh: Chức vụ: Trƣởng phịng kinh doanh Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành Quản trị kinh doanh Có chứng đào tạo Hiệp hội bảo hiểm cấp, chứng đào tạo nghiệp vụ Công ty cấp Kinh nghiệm làm việc: - Tối thiểu năm kinh nghiệm ngành - Quản lý, tổ chức - Có kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm Kiến thức: - Các nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, tài sản kỹ thuật - Xét duyệt hồ sơ bồi thƣờng Nguyễn Thị Hồng Nghi 15 Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang - Kinh doanh bảo hiểm - Thị trƣờng, khách hàng Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp rộng rãi - Kỹ nói viết thơng thạo tiếng anh (cả tiếng anh tiếng việt) - Các kỹ tính tốn bản, sử dụng máy vi tính thành thạo - Kỹ lập kế hoạch, phân tích định - Kỹ thực báo cáo tổng hợp - Kỹ huấn luyện, hƣớng dẫn Yêu cầu thể chất: - Sức khỏe tốt - Sẳn sàng làm việc có u cầu, chấp nhận cơng tác dài hạn Điều kiện làm việc: - Văn phòng thống mát, có đầy đủ thiết bị văn phịng nhƣ: máy in, máy fax,… - Thời gian làm việc: hành chánh - Ít di chuyển  Nhân viên giám định bồi thƣờng: Chức vụ: Nhân viên Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học Chuyên ngành Quản trị kinh doanh chuyên ngành Bảo hiểm Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc lĩnh vực giám định bồi thƣờng Kiến thức: - Các nghiệp vụ bảo hiểm phát sinh - Am hiểu luật để giải bồi thƣờng khách hàng - Sản phẩm, thị trƣờng bảo hiểm Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp - Kỹ đàm phán - Kỹ thƣơng lƣợng - Kỹ thuyết phục khách hàng - Sử dụng thành thạo vi tính văn phịng u cầu thể chất: - Sức khỏe tốt - Sẳn sàng làm việc theo thời gian linh hoạt, chấp nhận công tác dài hạn Điều kiện làm việc: - Văn phịng thống mát, có đầy đủ thiết bị văn phòng nhƣ: máy in, máy fax,… - Môi trƣờng yên tĩnh - Thời gian làm việc: hành chánh - Rủi ro di chuyển Nguyễn Thị Hồng Nghi 16 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang  Nhân viên khai thác: Chức vụ: Nhân viên Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học Chuyên ngành Quản trị kinh doanh Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm kinh doanh, khai thác nghiệp vụ bảo hiểm Kiến thức: - Hiểu biết sản phẩm, thị trƣờng, khách hàng - Bảo hiểm Kỹ năng: - Kỹ bán hàng - Kỹ quản lý thời gian - Kỹ giao tiếp - Kỹ thuyết phục - Kỹ tính tốn bản, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng… Yêu cầu thể chất: - Sức khỏe tốt - Chấp nhận công tác dài hạn Điều kiện làm việc: - Văn phịng thống mát, có đầy đủ thiết bị văn phòng nhƣ: máy in, máy fax,… - Thời gian làm việc: hành chánh - Rủi ro di chuyển Trong toàn chƣơng 4, tác giả lần lƣợt thực việc mô tả lại tất thông tin đƣợc thu thập Tiếp theo, chƣơng 5- chƣơng cuối đề tài tác giả trình bày kết luận chung sau đề tài đƣợc hồn thành Nguyễn Thị Hồng Nghi 17 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN Chƣơng tổng hợp kết sau tác giả thu thập làm thơng tin Đó hai mơ tả cơng việc u cầu chun mơn hồn chỉnh Tiếp theo chƣơng 5, chƣơng cuối đề tài nghiên cứu kết luận chung tác giả sau hoàn thành đề tài Kết luận chung: Bản mô tả công việc yêu cầu chuyên môn giải đƣợc câu hỏi Lãnh đạo phòng xung quanh vấn đề công việc Hai mô tả công việc yêu cầu chuyên môn thể tất nét đặc trƣng chức danh cơng việc Ví dụ nhƣ: có thiếu hụt nhân muốn tuyển thêm nhân viên mơ tả cơng việc u cầu chun mơn sở tiêu chí để tiến hành tuyển dụng, có nhân viên ngƣời nhậm chức mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn đồ định hƣớng cho họ công việc mà họ phải hoàn thành, nhân viên muốn thăng chức lên cấp cao mơ tả cơng việc yêu cầu chuyên môn sở cho họ thấy đƣợc thiếu yếu tố từ bổ sung vào để đạt hiệu cao Bản mô tả công việc yêu cầu chuyên môn tài sản vô quý tác giả tích lũy suốt q trình thực tập quan nhƣ tham khảo thêm tài liệu có liên quan để tổng hợp thành Nhìn chung, yếu tố nhƣ trách nhiệm, nhiệm vụ, mối quan hệ, phạm vi quyền hạn mô tả công việc kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thể lực, điều kiện làm việc yêu cầu chuyên mơn đƣợc nhân viên phịng thể đầy đủ rõ ràng hỏi, yếu tố đƣợc liệt kê theo mục tiêu tác giả cần khai thác Nguyễn Thị Hồng Nghi 18 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang PHỤ LỤC: BẢN CÂU HỎI I GIỚI THIỆU: Xin chào ông/bà! Tôi tên Nguyễn Thị Hoàng Nghi, sinh viên khoa Kinh tế - QTKD, trƣờng Đại học An Giang Tôi thực đề tài “ Thiết lập mô tả công việc yêu cầu chun mơn cho nhân viên Phịng kinh doanh Nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang” Tôi hân hạnh đƣợc thảo luận với ông/bà đề tài Tất câu trả lời ông/bà nguồn thông tin vô quý báu cá nhân tơi Rất mong đƣợc hợp tác nhiệt tình ơng/bà! Ơng/bà vui lịng điền thơng tin vào khoảng trống dƣới đây: Họ Tên : ….………… Chức danh công việc: …………………… Bộ phận: Ngày hỏi : II KHAI THÁC THƠNG TIN: 1/ Tóm tắt ngắn gọn vai trị mục đích cơng việc ông/bà ? 2/ Trách nhiệm mà ơng/bà đảm nhận vị trí gì? 3/ Những nhiệm vụ mà ông/bà cần phải thực hiện? 4/ Những thách thức khó khăn cơng việc mà ông/bà thƣờng gặp phải? Nguyễn Thị Hồng Nghi 19 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang 5/ Các mối quan hệ công việc mà ông/bà thƣờng xuyên tiếp xúc? (bao gồm tiếp xúc lẫn công ty.) 6/ Để đảm nhận đƣợc vị trí ơng/bà cần phải có kiến thức, kỹ gì? - Kiến thức: - Kỹ năng: 7/ Kinh nghiệm trình độ chun mơn ơng/bà? - Kinh nghiệm: - Trình độ chuyên môn: 8/ Các yêu cầu sức khỏe, thời gian môi trƣờng làm việc ông bà nhƣ nào? - Sức khỏe: - Thời gian làm việc: - Môi trƣờng làm việc: CHÂN THÀNH CẢM ƠN SỰ HỢP TÁC CỦA ƠNG/BÀ! Nguyễn Thị Hồng Nghi 20 Mơ tả cơng việc u cầu chun mơn nhân viên phịng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang TÀI LIỆU THAM KHẢO  Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [Trực tuyến] Đọc từ: http://www.pjico.com.vn/?act=static&mid=1&sid=1 (15/06/2011)  Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [Trực tuyến] Đọc từ: http://www.pjico.com.vn/index.php?act=category&mid=0&cid=2&iid=718 (23/06/2011)  Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [Trực tuyến] Đọc từ: http://pjico.com.vn/index.php?act=home (23/06/2011)  Không tác giả Không ngày tháng Giới thiệu Công ty Bảo hiểm PJICO [Trực tuyến] Đọc từ: http://www.saga.vn/dfincor.aspx?id=2303 (23/06/2011)  MPDF Mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn tiêu chuẩn hồn thành cơng việc NXB Trẻ 2001  Nguyễn Hữu Thân Quản trị nhân NXB Lao động- Xã hội (2008)  Nguyễn Thị Ngọc Lan Tài liệu giảng dạy Quản trị nhân Trƣờng DHAG 2010  ThS Huỳnh Phú Thịnh Giáo trình Phương pháp nghiên cứu kinh tế- quản trị kinh doanh Trƣờng DHAG 03/ 2008  TS Hà Văn Hội Quản trị nhân lực doanh nghiệp Tập NXB Bƣu Điện (4/ 2007) Nguyễn Thị Hoàng Nghi 21 ... HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CỦA NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH NGHIỆP VỤ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh HỌ VÀ TÊN:... sở Chi nhánh PJICO An Giang Nguyễn Thị Hồng Nghi Mơ tả công việc yêu cầu chuyên môn nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ chi nhánh PJICO An Giang Cơ cấu tổ chức chi nhánh: Ban Giám đốc Phòng Nghiệp. .. rõ chi tiết phòng Kinh doanh nghiệp vụ mà chƣơng tác giả đề cập 4 .1 Giới thiệu Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1: 11 Phòng Kinh doanh nghiệp vụ đƣợc thành lập dựa sở từ phòng Kinh doanh Chi nhánh PJICO