Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …). bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và[r]
(1)Bài giảng Tin học văn phòng
Phạm Đình Hiệu
Khoa Tốn – Cơ - Tin học
Trường ĐHKHTN - ĐHQGHN
Email: phamdinhhieu0105@yahoo.com Website: http://www.hus.edu.vn
(2)Microsoft Office Excel
Khởi động Excel
Giới thiệu bảng tính
Thao tác mở ghi bảng tính
Địa Excel
Công thức hàm tính tốn Excel
Định dạng bảng tính
Thao tác với CSDL
Biểu đồ liệu
(3)03/05/21 Bài giảng Excel 3
Khởi động Excel
C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng
màn hình (Destop).
C2: Kích chuột vào biểu tượng Excel
thanh Microsoft Office Shortcut Bar góc
bên phải hình.
(4)(5)03/05/21 Bài giảng Excel 5
Mở tệp trắng (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New
Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
(6)03/05/21 Bài giảng Excel 6
Mở tệp ghi ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File/Open…
1 Chọn nơi chứa tệp Chọn tệp cần mở
3 Bấm nút Open
để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy
(7)03/05/21 Bài giảng Excel 7
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Nếu tệp ghi trước từ trước lần ghi tệp
tại ghi lại thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác Excel khơng thực việc gì).
Nếu tệp chưa ghi lần xuất hộp thoại
(8)03/05/21 Bài giảng Excel 8
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệpmới tạo có nội dung với tệp cũ
Vào menu File/Save As
1 Chọn nơi ghi tệp Gõ tên cho tệp
3 Bấm nút
Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy
lệnh ghi tệp
(9)03/05/21 Bài giảng Excel 9
Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close góc
bên phải cửa sổ làm việc PowerPoint.
C3: Vào menu File
/
Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất
Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước thoát, No: khơng ghi tệp,
(10)03/05/21 Bài giảng Excel 10
Địa ô miền
Địa ô địa miền chủ yếu dùng
các công thức để lấy liệu tương ứng
Địa ô bao gồm:
Địa tương đối: gồm tên cột tên hàng Ví dụ: A15, C43
Địa tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng muốn cố định phần Ví dụ: $A3, B$4, $C$5
(11)03/05/21 Bài giảng Excel 11
Địa ô miền (tiếp)
Miền nhóm liền kề nhau.
Địa miền khai báo theo cách:
Địa ô cao trái : Địa thấp phải
Ví dụ
:
A3:A6
B2:D5
(12)03/05/21 Bài giảng Excel 12
Dịch chuyển trỏ ô
Dùng chuột kích vào ơ.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa ô cần đến vào
khung Reference, bấm nút OK.
Dùng phím sau đây:
(13)03/05/21 Bài giảng Excel 13
Các phím dịch chuyển trỏ ơ:
+ , , , dịch chuyển ô theo hướng mũi tên+ Page Up dịch trỏ lên trang hình
+ Page Down dịch chuyển xuống trang hình
+ Home cột (cột A) dòng
+ Ctrl + tới cột cuối (cột IV) dòng
+ Ctrl + tới cột (cột A) dòng
+ Ctrl + tới dòng cuối (dòng 65536) cột
+ Ctrl + tới dòng (dòng 1) cột
+ Ctrl + + tới ô trái (ô A1)
+ Ctrl + + tới ô phải (ô IV1)
+ Ctrl + + tới ô trái (ô A65536)
(14)03/05/21 Bài giảng Excel 14
Nhập liệu vào ơ
Cách thức: kích chuột vào ơ, gõ liệu vào, nhập xong
gõ Enter
Dữ liệu chữ nhập bình thường
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách
phần thập phân
Để Excel hiểu liệu dạng khác liệu dạng chữ
thì nhập dấu ’ trước liệu
Ví dụ: ’04.8766318
Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy
(15)03/05/21 Bài giảng Excel 15
Chọn miền, cột, hàng, bảng
Chọn miền: kích chuột vào cao trái, giữ di tới ô thấp
phải, nhả chuột
Chọn hàng: kích chuột vào tên hàng Chọn cột: kích chuột vào tên cột
Chọn bảng tính: kích chuột vào ô giao tên hàng
và tên cột
Nếu chọn nhiều miền rời giữ phím Ctrl
chọn miền
Khi cần lấy địa ô miền công thức
(16)03/05/21 Bài giảng Excel 16
Công thức
Công thức:
bắt đầu dấu =
sau số, địa ô, hàm số nối với phép toán
Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
Ví dụ:
= 10 + A3
= B3*B4 + B5
/
5
(17)03/05/21 Bài giảng Excel 17
Hàm số
Excel có nhiều hàm số sử dụng lĩnh vực:
toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số dùng cơng thức
Trong hàm có xử lý ký tự xâu ký
tự chúng phải bao cặp dấu “ ” Các hàm số lồng nhau.VD:
=IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”))
Có thể nhập hàm số cách ấn nút Paste Function
(18)03/05/21 Bài giảng Excel 18
Một số hàm số quan trọng
AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, hàm logic, tất đối số có giá trị
Các đối số hằng, biểu thức logic VD: = AND (B3>=23,B3<25)
OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, hàm logic, sai tất đối số có giá trị sai
(19)03/05/21 Bài giảng Excel 19
Một số hàm số quan trọng (2)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n):
cho tổng đối số
Các đối số hằng, địa ô, miền
AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n):
(20)03/05/21 Bài giảng Excel 20
Một số hàm số quan trọng (3)
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn
(21)03/05/21 Bài giảng Excel 21
Một số hàm số quan trọng (4)
IF (bt logic, trị đúng, trị sai): Hiển thị trị đúng BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF viết lồng
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm cho kết phép thử sau: [dữ liệu ô C6] 300
nếu 300 < [dữ liệu ô C6] 400
nếu [dữ liệu ô C6] > 400
(22)03/05/21 Bài giảng Excel 22
Một số hàm số quan trọng (5)
SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng)
:
hàm tính
tổng có điều kiện
(23)03/05/21 Bài giảng Excel 23
Một số hàm số quan trọng (6)
COUNT(đối1, đối2,…)
:
đếm số lượng có
chứa số số đối số.
Các đối số số, ngày tháng, địa ô, địa miền
(24)03/05/21 Bài giảng Excel 24
Một số hàm số quan trọng (7)
COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện)
:
đếm số lượng
các ô miền đếm thoả mãn điều kiện.
(25)03/05/21 Bài giảng Excel 25
Một số hàm số quan trọng (8)
VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu,
[True/False]): tra cứu g/t với g/t cột bảng hiển thị liệu tương ứng bảng tra cứu nằm cột đối số
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ g/t nhỏ cột
bảng trả lỗi #N/A
- Nếu đối số thứ True (hoặc 1):
+ Các g/t cột bảng phải xếp tăng
dần
+ Nếu g/t tra cứu không có cột bảng hàm
(26)03/05/21 Bài giảng Excel 26
(27)03/05/21 Bài giảng Excel 27
Một số hàm số quan trọng (9)
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng:
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: giá trị cần xếp thứ (VD: điểm HS)
- đối số 2: bảng chứa g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = g/t nhỏ xếp cuối (VD xếp
thứ hạng HS lớp theo điểm)
= g/t nhỏ xếp (VD xếp thứ hạng cho
(28)03/05/21 Bài giảng Excel 28
Ví dụ hàm RANK
Khi thứ thự xếp
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
(29)03/05/21 Bài giảng Excel 29
Một số hàm số quan trọng (10)
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái chuỗi
VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)
cho kết chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải
chuỗi
VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)
cho kết chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ
m chuỗi
VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
(30)03/05/21 Bài giảng Excel 30
Một số hàm số quan trọng (11)
NOW():
Cho ngày thời điểm tại.
TODAY():
Cho ngày tại.
DAY(“mm/dd/yy”):
Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết 25
MONTH(“mm/dd/yy”):
Cho giá trị tháng.
(31)03/05/21 Bài giảng Excel 31
Một số hàm số quan trọng (12)
YEAR(“mm/dd/yy”):
Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết 1980
(32)Một số hàm số quan trọng (13)
INT(Number):
Cho giá
trị nguyên Number
Number biểu thức.
Ví du: =Int(7/2) cho giá trị 3
MOD(Number,Div):
Cho gi
á trị số dư phép
chia Number cho Div.
Ví du: =Mod(7,2) cho giá trị 1
Value(Text):
Trả giá trị số Text ký tự kiểu
số.
(33)03/05/21 Bài giảng Excel 33
Các thao tác soạn thảo
1 Sao chép (Copy):
Chọn miền
Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) Dịch tới ô trái miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
Nếu chép công thức sang ô lân cận:
(34)03/05/21 Bài giảng Excel 34
Các thao tác soạn thảo (2)
2
Dịch chuyển (Move):
Chọn miền
Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) Dịch tới ô trái miền định dán
Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)
C2: di chuột tới bờ miền, trỏ thành hình
(35)03/05/21 Bài giảng Excel 35
Các thao tác soạn thảo (3)
3
Sửa:
Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, ấn phím F2, kích chuột công thức, trỏ nhấp nháy sửa bình thường
4
Xố:
Chọn miền cần xố, ấn phím DeleteUndo Redo:
Undo: Ctrl+Z, bấm nút Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc xảy sai sót
(36)03/05/21 Bài giảng Excel 36
Một số thao tác hữu dụng
1
Thêm
/
xoá hàng, cột, bảng tính:
Thêm hàng vào bên hàng tại: menu
Insert/Rows
Thêm cột vào bên trái cột tại: menu
Insert/Columns
(37)03/05/21 Bài giảng Excel 37
Một số thao tác hữu dụng (2)
2
Các thao thác giúp nhập liệu:
Gõ địa tuyệt đối ô miền công
thức: dùng phím F4
VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền
A5:C8, ấn phím F4.
Nhập liệu tiền tệ, VD: $
6,000.00
(38)03/05/21 Bài giảng Excel 38
Một số thao tác hữu dụng (tiếp)
Nhập dãy liên tục cách vào ô liền kề
nhau (không bắt buộc tăng đ.vị), vd: nhập STT, nhập tháng năm…:
Nhập g/t dãy vào ô tương ứng Bôi đen ô vừa nhập
Thực Drag chép công thức
3 Đổi tên sheet: nháy chuột phải tên sheet góc
(39)03/05/21 Bài giảng Excel 39
Định dạng
1) Thay đổi kích thước hàng
/
cột: cách chính:
C1: Di chuột vào mép hàng/cột, trỏ thành hình mũi tên chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí nhả chuột
C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để kích thước vừa khít
Có thể ấn định kích thước hàng/cột cách vào menu Format/Row/Height…
(40)03/05/21 Bài giảng Excel 40
Định dạng (2)
2) Định dạng ô (Menu Format
/
Cells…)
- Chọn miền, vào menu Formar/Cells… + Tab Number: định cách hiển thị số
+ Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí liệu + Tab Font: định font chữ
(41)03/05/21 Bài giảng Excel 41
Kiểu hiển thị số
Khung xem trước
Số chữ số thập phân
Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn
Cách hiển thị số âm Chú giải
(42)03/05/21 Bài giảng Excel 42
Căn liệu chiều ngang ô
Xuống dịng vừa độ rộng
Định hướng văn
Thu nhỏ chữ vừa kích
thước ô
Nhập ô liền kề thành ô
Menu Format/Cells… Tab Alignment
(43)03/05/21 Bài giảng Excel 43
Chọn phông chữ
Chọn kích thước chữ
Chọn màu chữ Gạch chân
chữ
Xem trước
Menu Format/Cells… Tab Font
(44)03/05/21 Bài giảng Excel 44
Không kẻ khung
Màu đường kẻ Khung
bao
Menu Format/Cells… Tab Border
Chọn kiểu đường kẻ Khung
bên
Chọn đường kẻ
(45)03/05/21 Bài giảng Excel 45
Cơ sở liệu (CSDL)
1) Khái niệm
CSDL gồm trường (field) ghi (record).
Trường cột CSDL, trường biểu thị
thuộc tính đối tượng có kiểu liệu
định.
Bản ghi hàng liệu.
Dòng đầu miền CSDL chứa tên trường,
(46)03/05/21 Bài giảng Excel 46
2) Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất
cột để tránh xác liệu
DS khơng có tên trường tên cột thay
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi khố Có thể định
tối đa khố Các ghi g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 2; g/t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ
(47)03/05/21 Bài giảng Excel 47 Chọn khoá thứ [Chọn khoá thứ hai] [Chọn khoá thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu tên trường (ko xếp)
Ko có dịng tên trường (sắp xếp
dịng đầu)
Xếp từ xuống
(48)03/05/21 Bài giảng Excel 48
3) Tìm kiếm (Lọc liệu)
Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ghi (thông tin) thoả
mãn điều kiện định.
Có thể lọc theo cách:
AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
(49)03/05/21 Bài giảng Excel 49
a) Lọc liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm dòng tên trường
Menu Data
/
Filter
/
AutoFilter, tên trường có đầu
mũi tên thả xuống hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
(50)03/05/21 Bài giảng Excel 50
Lọc liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… hộp thoại Custom AutoFilter
để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
(51)03/05/21 Bài giảng Excel 51
b) Lọc liệu dùng Advanced Filter
1
B1: Định miền điều kiện:
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt copy từ tên trường CSDL
Các dòng tiếp ghi điều kiện: điều kiện dòng phép AND, điều kiện khác dòng phép OR
(52)03/05/21 Bài giảng Excel 52
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng =400
tháng =400
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng >>150150
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng 150
tháng 150<<SốSPSốSP500500
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng >>150 150 tháng
(53)03/05/21 Bài giảng Excel 53
Lọc liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
2
B2: Thực lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…
Hiện KQ lọc miền liệu Hiện KQ lọc nơi khác
Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện
Chọn miền KQ Chỉ ghi
(54)03/05/21 Bài giảng Excel 54
Đồ thị
Chọn miền liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn tiêu đề
hàng tiêu đề cột đồ thị kiểu Column, Line Pie
Bấm nút Chart Wizard Toolbar vào menu
Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard giúp
tạo đồ thị qua bước:
1 Định kiểu đồ thị Định liệu
(55)03/05/21 Bài giảng Excel 55
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
+ XY: đường tương quan
Chọn dạng
Chọn dạng
kiểu chọn
(56)03/05/21 Bài giảng Excel 56
Bước 2: Định liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị
theo hàng
theo hàng
theo cột
theo cột
Tiêu đề hàng
Tiêu đề hàng
hiện
hiện
Tiêu đề cột
Tiêu đề cột
làm giải
(57)03/05/21 Bài giảng Excel 57
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị tiêu đề trục
Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu
đề trục X Nhập tiêu
(58)03/05/21 Bài giảng Excel 58
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn Hiện/ẩn giải giải Vị trí đặt Vị trí đặt
chú giải giải
(59)03/05/21 Bài giảng Excel 59
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn liệu
Không Không
Hiện nhãn Hiện nhãn phần trăm
phần trăm
Nhãn liệu Hiện g
Hiện g//tt
Hiện phần trăm Hiện phần trăm Hiện nhãn
(60)03/05/21 Bài giảng Excel 60
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị sheet Đồ thị sheet
(61)03/05/21 Bài giảng Excel 61
Khi đồ thị tạo, có thể:
1 Chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag &
Drop
2 Thay đổi kích thước đồ thị cách kích chuột vào
vùng trống đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột di tới kích thước mong muốn nhả chuột
3 Thay đổi thuộc tính đồ thị (tiêu đề, giải, …)
bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị
chọn Chart Options… Thao tác bước
4 Thay đổi thuộc tính thành phần đồ thị (font
chữ, tỷ lệ trục, màu sắc nền,…) cách nháy
(62)03/05/21 Bài giảng Excel 62
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trục
Giá trị nhỏ
Giá trị nhỏ
Giá trị lớn
Giá trị lớn
Khoảng cách
Khoảng cách
các điểm chia
các điểm chia
Chuột phải trên trục, chọn Format
(63)03/05/21 Bài giảng Excel 63
Khối lượng lợn qua ngày tuổi
0 12 16 20
Sơ sinh 10 20 30 40 50 60
Ngày
K
h
ố i lư ợ ng
(
kg
)
Móng Cái Yorkshire
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị liệu
(64)03/05/21 Bài giảng Excel 64
Khối lượng lợn qua ngày tuổi
0 12 16 20
Sơ sinh 10 20 30 40 50 60
Ngày
K
h
ố i lư ợ ng
(
kg
)
Móng Cái Yorkshire
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị liệu
Để sửa đổi cần bỏ lựa chọn mặc định Excel hình Để sửa đổi cần bỏ lựa chọn mặc định Excel hình Tuy đơn giản cần nhớ 100% Tuy đơn giản cần nhớ 100%
http: