Đang tải... (xem toàn văn)
Hướng dẫn này thay thế “Hướng dẫn trình bày thể thức văn bản của tổ chức công đoàn” trong nội dung “Qui định về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ trong tổ[r]
(1)Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ thể thức kỹ thuật trình bày văn tổ chức Cơng
đồn
Cập nhật lúc: 09:51 11/03/2006(GMT+7)
Thi hành Nghị số 05/ NQ - ĐCT ngày 22 tháng 11 năm 2000 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đồn Lao động Việt Nam cơng tác thông tin, báo cáo hệ thống tổ chức Công đoàn Điều Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư
Căn Qui định công tác văn thư, lưu trữ tổ chức Cơng đồn ban hành kèm theo Quyết định số 1406 / QĐ - TLĐ ngày 23 tháng năm 2005 Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn của tổ chức Cơng đồn để thực thống cấp Cơng đồn nước sau: I Các thành phần thể thức bắt buộc
1 Quốc hiệu
Quốc hiệu gồm dịng chữ:
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự - Hạnh phúc
Quốc hiệu trình bày trang đầu, góc phải, dịng đầu; phía có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm ngày tháng, năm ban hành văn Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề (ơ số 1- Phụ lục II - Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản)
Ví dụ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự - Hạnh phúc 2 Tên quan ban hành văn bản
Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, bao gồm tên quan ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan ban hành văn phải ghi theo tên gọi thức văn thành lập quan có thẩm quyền Tên quan ban hành văn tên quan chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng
a Văn Đại hội Cơng đồn cấp ghi tên quan ban hành văn Đại hội Cơng đồn cấp đó; ghi rõ Đại hội đại biểu hay Đại hội toàn thể lần thứ thời gian nhiệm kỳ Văn Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu ban hành ghi tên quan ban hành Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu
(2)Ví dụ:
+ Văn Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TOÀN QUỐC LẦN THỨ IX
+ Văn Đoàn Chủ tịch Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX
ĐỒN CHỦ TỊCH + Văn Đoàn Thư ký Đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX
ĐOÀN THƯ KÝ + Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CƠNG ĐỒN TỒN QUỐC LẦN THỨ IX
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU + Văn Ban kiểm phiếu
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC LẦN THỨ IX
BAN KIỂM PHIẾU
a2 Văn Đại hội Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Cơng đồn ngành trung ương, cơng đồn cấp sở, cơng đồn sở, nghiệp đoàn thực theo nguyên tắc b Văn cấp cơng đồn từ Tổng Liên đoàn đến cấp sở ghi tên quan ban hành văn sau:
- Văn Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Uỷ ban Kiểm tra Tổng Liên đoàn ghi chung là:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
(3)ghi tên quan cơng đồn văn
Ví dụ:
TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN
CƠNG ĐOÀN XÂY DỰNG VIỆT NAM TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
CĐ TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LĐLĐ QUẬN HOÀN KIẾM LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LĐLĐ HUYỆN ĐÔNG ANH LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CĐ XÂY DỰNG
LĐLĐ THÀNH PHỐ HÀ NỘI CĐCS PHƯỜNG TRẦN HƯNG ĐẠO
c Văn ban, đơn vị lập theo định Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành cơng đồn cấp (ban tham mưu giúp việc, ban đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn quan cơng đoàn cấp) ghi tên quan ban hành văn tên quan cơng đồn mà quan trực thuộc
Ví dụ:
TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN BAN TỔ CHỨC TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG ĐỒN
TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN CƠNG TY IN CƠNG ĐỒN
TỔNG LIÊN ĐỒN LĐVN HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
(4)3 Số ký hiệu văn bản
a Số Nghị Ban Chấp hành (NQ - BCH), Nghị Đoàn Chủ tịch (NQ - ĐCT), Nghị Ban thường vụ (NQ - BTV) số Chỉ thị số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho Nghị Chỉ thị ban hành nhiệm kỳ; số loại văn khác ghi liên tục từ số 01 cho loại văn ban hành năm (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) cơng đồn cấp Nhiệm kỳ tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần đến hết ngày bế mạc đại hội lần Số văn viết chữ số ả rập
b Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ghi đầy đủ tên tắt quan ban hành; số ký hiệu có dấu gạch chéo (/), tên loại văn tên quan có dấu gạch ngang (-)
Số ký hiệu văn trình bày cân đối tên quan ban hành văn (ơ số 3 - Phụ lục II).
Ví dụ:
Quyết định Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn ghi số ký hiệu: TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM Số: 127/ QĐ - TLĐ TỔNG LIÊN ĐOÀN LĐVN
LĐLĐ TỈNH BẾN TRE Số: 127/ QĐ - LĐLĐ c Những số ký hiệu đặc thù vận dụng thống nhất:
- Một số tên loại văn ghi thống ký hiệu để tránh trùng lắp viết tắt sau: (Phụ lục I - Bảng chữ viết tắt tên loại văn sao).
Ví dụ:
Quyết định, Quy định: QĐ Chỉ thị: CT
Chương trình: Ctr Thơng tri, Tờ trình: TTr
- Văn Uỷ ban Kiểm tra cơng đồn cấp: UBKT
- Số ký hiệu văn Đại hội công đoàn cấp (Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: Số …/ ĐH
(5)(BCĐ, TB, HĐ)…
- Thể loại định quy định ban hành độc lập quan cơng đồn đánh chung hệ thống số-ký hiệu
4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản a Địa danh ban hành văn
Văn Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ghi địa danh ban hành văn tên thành phố thị xã, tỉnh lỵ mà quan cơng đồn ban hành văn có trụ sở
Văn quan cơng đồn cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ghi địa danh ban hành văn tên riêng huyện, quận, thị xã, thành phố
Văn quan cơng đồn cấp sở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành văn tên riêng xã, phường, thị trấn
Nghị kỳ họp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ ghi địa danh nơi tổ chức họp
Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành địa danh ban hành văn thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn
Ví dụ:
- Địa danh mang tên người:
Văn Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh
Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa danh hành âm tiết:
Văn Liên đoàn Lao động tỉnh Thừa Thiên - Huế
Thành phố Huế
- Địa danh hành theo số thứ tự:
Văn Liên đoàn Lao động Quận 12 (thành phố Hồ Chí Minh)
Quận 12
b Ngày, tháng, năm ban hành văn
Là ngày vào sổ thức phát hành văn Ngày 10 tháng phải ghi thêm số không (0), đứng trước viết đầy đủ từ ngày… tháng… năm… Không dùng dấu chấm (.) dấu ngang nối (-) dấu gạch chéo để thay từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, phía phải, tiêu đề văn Giữa địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ơ số -Phụ lục II).
Ví dụ:
(6)Phủ Lý, ngày 10 tháng năm 2003 5 Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản
a Tên loại văn tên gọi thể loại văn nghị quyết, định, thị, thơng báo…
b Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung văn Cùng thể loại văn mà quan thường trực Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm quyền trích yếu nội dung ghi tên tác giả văn
Tên loại văn trình bày giữa; trích yếu nội dung văn trình bày tên loại (ô số 5a - Phụ lục II)
Ví dụ:
Trường hợp khơng ghi tên tác giả văn
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Qui chế khen thưởng tổ chức Công đồn Trường hợp có ghi tên tác giả văn
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH Về………….
Riêng cơng văn trích yếu nội dung ghi số ký hiệu (ô số 5b - Phụ lục II) Số 124/ TLĐ
V/v báo cáo tổng kết năm 2004 6 Nội dung văn bản
Nội dung văn thành phần chủ yếu văn a Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng
- Phù hợp với đường lối, sách Đảng Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp hợp lý - Các vấn đề, việc trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác
- Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ ngữ phổ thông, đơn nghĩa; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thật cần thiết
- Sử dụng văn phong hành chính; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
- Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ
- Các chữ viết hoa thực theo tả tiếng Việt
(7)b Bố cục văn theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia theo phần, mục theo trình tự định
Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung (ô số -Phụ lục II).
7 Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành a Chữ ký, thể thức đề ký
Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ bầu bổ nhiệm họ tên người ký Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác
Không ghi lại tên quan ban hành văn trừ trường hợp văn liên tịch tổ chức cơng đồn với quan, tổ chức khác
Người chịu trách nhiệm nội dung văn ký “nháy” vào chữ cuối nội dung văn dự thảo
Người ký khơng dùng bút chì, mực mầu đỏ mầu nhạt, mực dễ phai để ký văn thức
Văn quan lãnh đạo tổ chức cơng đồn: Đại hội (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ, Uỷ ban Kiểm tra Cơng đồn cấp ghi thể thức đề ký thay mặt (TM.)
+ Văn đại hội Ví dụ:
TM ĐỒN CHỦ TỊCH
(chữ ký) Họ tên TM ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG ĐOÀN (chữ ký) Họ tên
TM BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU TRƯỞNG BAN
(chữ ký) Họ tên
TM BAN KIỂM PHIẾU TRƯỞNG BAN
(8)TM BAN CHẤP HÀNH CHỦ TỊCH
(chữ ký) Họ tên
TM ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH) (chữ ký)
Họ tên
TM BAN THƯỜNG VỤ
CHỦ TỊCH (HOẶC PHÓ CHỦ TỊCH) (chữ ký)
Họ tên
TM UỶ BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM (HOẶC PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ ký)
Họ tên
- Đối với văn ban tham mưu giúp việc Tổng Liên đoàn, Liên đồn Lao động tỉnh, thành phố, cơng đồn ngành trung ương ghi thể thức đề ký thừa lệnh quan thường trực Ban Chấp hành, cấp trưởng quyền cấp trưởng ký trực tiếp, cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký thay (KT.)
+ Cấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ:
TL ĐỒN CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN
(chữ ký) Họ tên + Cấp phó ký thay
Ví dụ:
TL ĐỒN CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN
PHĨ BAN (chữ ký) Họ tên
(9)mà ghi chức vụ người ký
Ví dụ: Khi chưa bổ nhiệm chánh quyền chánh văn phòng mà văn văn phịng ban hành phó văn phịng phụ trách ký thể thức đề ký là:
PHĨ VĂN PHỊNG
(chữ ký) Họ tên
Chú ý: Người uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho người khác ký thay b Dấu quan cơng đồn ban hành văn
Dấu quan cơng đồn ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo qui định Bộ Công an
Thể thức đề ký, chữ ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, phần nội dung văn (ô số 7a, 7b, 7c - Phụ lục II)
Chữ ký, thể thức đề ký dấu liên quan ban hành trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành trình bày vị trí bên phải
c Ký sử dụng dấu văn đại hội biên - Văn đại hội:
Văn Đại hội Đồn Chủ tịch Đại hội Cơng đồn cấp ban hành Đồn Chủ tịch phân cơng người ký; văn Đoàn Thư ký Trưởng đoàn thư ký ký; văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại hội Trưởng Ban Thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn Ban Kiểm phiếu Trưởng Ban Kiểm phiếu ký
Văn Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký Đại hội đóng dấu tương ứng Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu văn Ban Kiểm phiếu dùng dấu đại hội
Trong trường hợp khơng có dấu đại hội đại diện Ban Chấp hành cơng đồn nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn đại hội để lưu
Ví dụ:
Xác nhận chữ ký người thay mặt đồn chủ tịch đại hội: TM ĐỒN CHỦ TỊCH
(chữ ký) Họ tên Xác nhận
Chữ ký đồng chí… TM BAN CHẤP HÀNH
(10)- Biên đại hội, hội nghị:
Đại hội, hội nghị quan cơng đồn cấp phải ghi biên Biên phải người chủ trì đại hội, hội nghị người ghi biên ký Chữ ký người chủ trì trình bày góc phải chữ ký người ghi biên trình bày góc trái trang cuối biên
Các biên phải đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên xếp so le đóng lần để khuôn dấu thể lề trang giấy tiếp nhau)
+ Về ký, đóng dấu biên đại hội: * Trường hợp đại hội có dấu
Ví dụ:
TM ĐỒN THƯ KÝ (chữ ký đóng dấu Đồn Thư ký) Họ tên
TM ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký đóng dấu Đồn Chủ tịch) Họ tên
* Trường hợp đại hội khơng có dấu đại diện Ban Chấp hành cơng đồn nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội
Ví dụ:
TM ĐỒN THƯ KÝ
(chữ ký) Họ tên
TM ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký)
Họ tên Xác nhận
chữ ký đồng chí…
TM BAN CHẤP HÀNH
(ghi rõ chức vụ) chữ ký đóng dấu
Họ tên + Về ký, đóng dấu biên hội nghị:
* Trường hợp đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo qui định dùng dấu quan cơng đồn cấp
Ví dụ:
TM ĐOÀN THƯ KÝ
(chữ ký)
Họ tên
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(11)* Trường hợp không đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo qui định lãnh đạo văn phịng thừa lệnh ban thường vụ thủ trưởng quan công đồn xác nhận chữ ký người chủ trì hội nghị
Ví dụ:
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (chữ ký)
Họ tên
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ)
(chữ ký) Họ tên
Xác nhận
chữ ký đồng chí…
TL BAN THƯỜNG VỤ
(chánh phó chánh văn phịng) (chữ ký đóng dấu quan cơng đồn)
Họ tên
d Thể thức đề ký sử dụng dấu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng … hoạt động có thời hạn
- Về thể thức đề ký văn bản:
Thể thức đề ký văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng,… ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng…
Ví dụ:
PHĨ CHỦ TỊCH
kiêm …
TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký) Họ tên
UỶ VIÊN ĐOÀN CHỦ TỊCH
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ tên
- Về sử dụng dấu:
+ Các ban đạo, tiểu ban, hội đồng … thành lập khơng có dấu riêng định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu quan cơng đồn có thẩm quyền thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng
(12)ban đạo, tiểu ban, hội đồng … thường trực quan lãnh đạo ký văn sử dụng dấu quan cơng đồn cấp
8 Nơi nhận văn bản
Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để thực hiện, để báo cáo, để phối hợp, để biết v.v… nơi lưu Nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số 8b - Phụ lục II)
Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía “tên loại trích yếu nội dung văn bản”
Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính gửi…” “Đồng kính gửi…” (nếu có) phần nội dung văn (ơ số 8a – Phụ lục II) ghi loại văn có tên gọi khác (ơ số 8b – Phụ lục II)
* Văn đơn vị trực thuộc quan cơng đồn dùng dấu quan Nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền
II Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây:
1 Dấu mức độ mật
Dấu mức độ mật có mức: mật, tối mật tuyệt mật
Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn (ơ số – Phụ lục II)
2 Dấu mức độ khẩn
Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn
Dấu mức độ khẩn trình bày phía dấu mức độ mật (ô số 10 - Phụ lục II) 3 Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị
- Đối với văn cần dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: “Thu hồi”, “Xong hội nghị trả lại”, “Xem xong trả lại”, “Xem xong trả lại trước ngày…”, “Không phổ biến”, “Lưu hành nội bộ” Các thành phần trình bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn (ô số 11- Phụ lục II) Riêng trường hợp dẫn “Không phổ biến phương tiện thông tin đại chúng” ghi phía dưới, trang cuối văn
- Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn “Dự thảo lần thứ…” trình bày số ký hiệu (ơ số 12b – Phụ lục II); văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn
- Văn sử dụng hội nghị ghi dẫn “Tài liệu hội nghị … ngày…”, trình bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12a - Phụ lục II)
- Ký hiệu tên người đánh máy, tệp văn số lượng phát hành trình bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang
(13)1 Các loại sao Có loại sao:
- “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức qui định Bản y phải thực từ chính;
- “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức qui định Bản trích phải thực từ chính;
- “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức qui định;
2 Các hình thức sao
- Sao thơng thường: hình thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần
- Sao photocopy: hình thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax, thiết bị chụp ảnh khác
3 Thể thức cách trình bày.
a Thể thức cách trình bày thơng thường:
Để đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách (đường 13 – Phụ lục III -Sơ đồ bố trí thành phần thể thức sao) với nội dung sau:
- Tên quan cơng đồn văn trình bày cùng, góc trái, đường phân cách (ơ số 14 – Phụ lục III)
- Số ký hiệu sao: đánh chung hệ thống số quan cơng đồn theo nhiệm kỳ theo năm dương lịch; ký hiệu loại SY (sao y chính), TS (trích sao), SL (sao lục) Số ký hiệu trình bày tên quan cơng đồn (ơ số 15 – Phụ lục III)
- Chỉ dẫn loại sao: tuỳ thuộc vào loại để ghi: “Sao y chính”, hoặc: “Trích từ chính… ngày… của” hoặc: “Sao lục” Chỉ dẫn loại trình bày góc phải, đường phân cách (ô số 16 – Phụ lục III)
- Địa điểm, ngày, tháng, năm văn trình bày dẫn loại (ô số 17 – Phụ lục III).
- Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan cơng đồn trình bày địa điểm, ngày tháng năm (ô số 18 – Phụ lục III)
- Nơi nhận cần ghi rõ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v… Nơi nhận bảo trình bày số ký hiệu (ô số 19 – Phụ lục III)
b Văn nhiều lần
Đối với văn lục nhiều lần cần trình bày lần thể thức lục Trong trường hợp văn hết trang phần lục trình bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang trình bày phần cần đóng dấu giáp lai
c Bản hình thức photocopy:
(14)hành có giá trị pháp lý khơng phải trình bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành có trình bày thể thức có giá trị pháp lý
- Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành khơng trình bày thể thức có giá trị thơng tin, tham khảo
IV kỹ thuật trình bày văn bản.
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn tổ chức cơng đoàn sau:
1 Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép + 2.
2 Vùng trình bày văn bản: (Phụ lục II) a Mặt trước:
- Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trái trang giấy: từ 30 đến 35 mm - Cách mép phải trang giấy: từ 15 đến 20 mm b Mặt sau (nếu in mặt):
- Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trang giấy: từ 20 đến 25 mm - Cách mép trái trang giấy: từ 15 đến 20 mm - Cách mép phải trang giấy: từ 30 đến 35 mm
3 Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn thể thức thực theo minh hoạ Phụ lục IV
4 Mẫu trình bày số văn chủ yếu tổ chức Cơng đồn thực theo minh hoạ Phụ lục V
5 Số trang văn trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải, cuối trang giấy (phần footer), chữ số ả Rập, cỡ chữ cỡ chữ lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng
6 Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số ả Rập
7 Những văn bản, văn kiện cơng đồn in thành sách, đăng báo, in tạp chí khơng trình bày theo u cầu kỹ thuật
V Tổ chức thực hiện
(15)2 Các cấp cơng đồn từ Tổng Liên đồn đến cơng đồn sở, nghiệp đồn tổ chức thực hướng dẫn