MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu bạn đã sẵn sàng

MS Access - Bài 15: Tạo bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn sẵn sàng để tạo bảng cho sở liệu Trong chương 2, bạn sử dụng Table Wizard để tạo bảng cách dễ dàng Cách không đưa việc tạo bảng tay khó; cách chắn để hiểu rõ bảng Trong phần lại chương này, bạn học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard Trong trình làm phần này, bạn sử dụng thông tin học chương 3, “Tùy biến thành phần” Bảng chứa danh sách khách hàng (Nếu bạn doanh nghiệp, giả sử làm vậy) Bạn sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, kết gần không thỏa mãn tới nhu cầu bạn tạo bảng tay Để tạo bảng, bạn cần trải qua giai đoạn: thiết kế xếp bảng Phần sau miêu tả chi tiết giai đoạn Giai đoạn thiết kế Bạn sử dụng máy tính suốt q trình thiết kế Thay vào đó, cần bút chì tờ giấy, bạn định thơng tin có sở liệu Một cách cụ thể, bạn định liệu cần để kiểm tra đặc điểm (kiểu liệu, định dạng, …) Có nhiều sách cửa hàng nói khái niệm cách thực hành việc thiết kế sở liệu, nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế sở liệu đơn giản Tất thứ cần tự hỏi (và trả lời) câu hỏi sau: • Tơi nên gọi bảng gì? • Phần liệu mà tơi cần để chứa? • Kiểu liệu phù hợp cho phần liệu? • Khơng gian lưu trữ phù hợp cho phần liệu? • Làm cách để xếp phần liệu? • Có cần khóa (khóa chính) cho liệu? Có nhiều câu hỏi khác bạn tự đặt cho Thực tế, bạn tập hợp lại thông tin chi tiết trước ngồi trước máy tính Nhưng bạn trả lời số câu hỏi trên, bạn sử dụng cách tạo bảng thứ Mẫu thiết kế bảng Như đề cập phần trước, cách tốt để thiết kế bảng bút chì giấy Với ý nghĩ đó, bạn tạo mẫu thiết kế bảng để sử dụng làm việc thiết kế Hình miêu tả ví dụ mẫu Hình 1: Mẫu thiết kế bảng Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng Do bảng chứa danh sách khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers tên bảng Viết tên phía mẫu thiết kế Lập kế hoạch Table Fields Trên trang tính giấy, viết tên trường bạn thích để sử dụng bảng Không cần ý đến thứ tự chúng Đối với tên trường, bạn gồm tên cơng ty, địa (có dịng địa để dành cho địa dài số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, … Bảng trình bày danh sách tên trường mà bạn sử dụng cho bảng Business Customers Nếu chưa làm được, bạn nên nhập tên trường mẫu thiết kế bảng Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn viết Tuy nhiên, sở liệu bạn ghép nối ví dụ trình bày loạt này, sử dụng tên trường liệt kê bảng Tên trường Ý nghĩa Company Name Tên cơng ty Address Dịng địa Address Dòng địa thứ hai City Tên Thành phố State Quận/Huyện Zip Code Mã bưu điện Main Phone Số điện thoại cho công ty tổng đài Fax Number Số Fax Account Number Mã số khách hàng Salesperson Người quản lý tài khoản Credit Limit Số lượng tài khoản mua Account Opened Ngày tài khoản thiết lập Last Order Ngày mua cuối Active Chỉ rõ tài khoản hoạt động hay không hoạt động Contact Tên giao dịch công ty Contact Phone Số điện thoại liên hệ Comments Những lưu ý cần thiết để ghi lại Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers Chọn kiểu liệu Một kiểu liệu trường rõ kiểu giá trị mà trường giữ, giá trị date, text hay currency (tiền tệ) Bước việc xác định bảng định kiểu liệu cho trường Bảng liệt kê kiểu liệu Access Kiểu liệu Ý nghĩa Access tự động điền số AutoNumber theo thứ tự thêm Số tự động ghi Currency Kiểu tiền tệ Số xác tới 15 số thập phân phía bên trái dấu thập phân số phía bên phải Date/Time Kiểu ngày tháng Số tương ứng với ngày thời gian khoảng 100 đến 9999 năm Hyperlink Một địa liên kết tới tài liệu, URL vị trí tài liệu Memo Chuỗi văn có độ dài lên Kiểu ghi nhớ tới 64000 ký tự Number Kiểu số Một giá trị số OLE Object Các đối tượng đoạn âm hình ảnh Text Gồm nhiều ký tự, độ dài tối Kiểu văn đa 255 ký tự Yes/No Kiểu logic Đúng sai Bảng 2: Các kiểu liệu hỗ trợ Access Hầu hết trường bảng sử dụng kiểu liệu Text Nhưng vài trường, bạn phải chọn kiểu liệu thích hợp Ví dụ, bạn nên sử dụng kiểu liệu Yes/No cho trường Active, kiểu Date/Time cho trường Date Opened Last Order, kiểu Memo cho trường Comments Bảng liệt kê kiểu liệu bạn nên sử dụng cho trường bảng Bạn nên viết kiểu liệu cột Type of Data mẫu thiết kế bảng Tên trường Kiểu liệu Company Name Text Address Text Address Text City Text State Text Zip Code Text Main Phone Text Fax Number Text Account Number AutoNumber Salesperson Text Credit Limit Currency Account Opened Date/Time Last Order Date/Time Active Yes/No Contact Text Contact Phone Text Comments Memo Bảng 3: Các kiểu liệu cho trường bảng Business Customers Chú ý bảng gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number Bởi Access tự động tính tốn kiểu liệu với ghi tự gán mã khách hàng, bạn bỏ qua việc tự động Access để tự gán số tài khoản khách hàng Xác định độ dài trường Ở bảng 2, trường văn lên tới 255 ký tự, trường Memo (kiểu ghi nhớ) có độ dài tối đa 64.000 ký tự Bước việc thiết kế bảng xác định độ dài cho trường Đối với vài trường, bạn khơng cần phải làm việc Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit Active kiểu liệu chúng không phụ thuộc độ dài Tuy nhiên, bạn phải xác định độ dài cho tất trường khác Để xác định độ dài lớn trường cách thích hợp, bạn cần biết rõ liệu chứa bảng Ví dụ, bạn cần biết cần trì mã bưu điện khách hàng số hay số Tương tự vậy, bạn nên biết cần chỗ cho trường Company Name Address Nếu bạn biết rõ liệu mình, chọn độ dài phù hợp cho trường Mặc dù Access cho phép bạn thay đổi độ dài trường, chí sau bắt đầu nhập liệu vào bảng, bạn nên xem khoảng liệu để tránh làm hỏng nhân làm việc sau Bảng liệt kê độ dài tối đa trường bảng Business Customers Tên trường Độ dài tối đa Company Name 35 Address 40 Address 40 City 25 State Zip Code Main Phone 10 Fax Number 10 Account Number không cần Salesperson 35 Credit Limit không cần Account Opened không cần Last Order không cần Active không cần Contact 35 Contact Phone 10 Comments không cần Bảng 4: Độ dài trường bảng Business Customers Thứ tự trường Việc cuối cùng, bạn cần định thứ tự trường xuất bảng rõ thứ tự mẫu thiết kế bảng Chú ý, đầu trình thiết kế bạn nên viết trường theo thứ tự mà chúng xuất đầu bạn Bởi thứ tự trường (giống lựa chọn độ dài trường) trình cần thiết cho việc tổ chức bảng bạn, bình thường đặt trường theo thứ tự xuất Thứ tự cột mẫu thiết kế bảng nên đặt cho trường đầu tiên, cho trường thứ hai, … Tuy nhiên, mục đích chúng tơi sử dụng thứ tự định bảng Nhập thông tin vào cột Thứ tự mẫu thiết kế bảng Tên trường Thứ tự Company Name Address Address City State Zip Code Main Phone Fax Number Account Number Salesperson 16 Credit Limit 13 Account Opened 12 Last Order 14 Active 15 Contact 10 Contact Phone 11 Comments 17 Bảng 5: Thứ tự trường cho bảng Business Customers Trước nhập thông tin mẫu thiết kế bảng vào Access, bạn nên định sử dụng khóa cho bảng Ở chương bạn học cách sử dụng khóa để xếp ghi định vị chúng nhanh Khóa tiêu biểu giá trị (nghĩa khơng có ghi trùng bảng) Trong bảng Business Customers, có nhiều trường bạn sử dụng làm khóa Ví dụ, sử dụng trường Company Name làm khóa Tuy nhiên, có tên cơng ty trùng tên nhau, bạn cần có khóa khác Nếu bạn khơng thể tìm thấy khóa khác, sử dụng trường Company Name cho phép có hai tên giống Bạn nên sử dụng trường Account Number khóa Theo định nghĩa, số Lưu ý, Access tự động tạo mã cho bạn sử dụng trường AutoNumber Bởi Accout Number thường nhất, khóa hợp lý Để nhắc nhở bạn trường Account Number khóa chính, khoanh trịn số trường (1) cột Thứ tự mẫu thiết kế bảng Giai đoạn trình bày Sau hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn sẵn sàng sử dụng Access Với mẫu thiết kế bảng tay, bạn nhanh chóng dễ dàng xếp sở liệu Tất việc cần làm nhập thông tin theo thứ tự từ mẫu thiết kế bảng tới cửa sổ Design view Để tạo bảng Business Customers, thực bước sau: Nếu cần thiết, mở Access vào sở liệu Customer Đây sở liệu tạo đầu chương Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables Bạn thấy chưa có bảng liệt kê chúng chưa tạo Kích đúp chuột vào Create Table in Design View Access hiển thị cửa sổ Design view hình Hình 2: Cửa sổ Design view Ở chương 3, bạn học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách xếp bảng Bây bạn sử dụng để tạo bảng Trong trường hợp này, cửa sổ Design view hoàn toàn trống Chú ý trỏ nhấp nháy dòng cột Field Name Acess sẵn sàng cho bạn bố trí bảng Để bắt đầu, nhập tên trường thứ tự bảng: trường Account Number, Nhập Account Number, sau ấn phím Enter Sau Access chấp nhận tên trường, trỏ di chuyển tới cột Data Type Cửa sổ Design view trơng hình Chú ý Access giả thiết trường trường văn mặc định thuộc tính cho kiểu liệu Text xuất phía cửa sổ Design view Hình 3: Cửa sổ Design view sau nhập tên trường Trong mẫu thiết kế bảng, bạn định kiểu liệu trường Account Number AutoNumber Để thay đổi kiểu liệu trường, kích chuột vào mũi tên phía bên phải Data Type Lần lượt, Access hiển thị danh sách xổ xuống kiểu liệu Kích chuột chọn AutoNumber Ơ hiển thị kiểu liệu AutoNumber cho trường Account Number Cửa sổ Design view giống hình Đồng thời, với việc thay đổi kiểu liệu, Access thay đổi thuộc tính trường Hình 4: Cửa sổ Design view sau thay đổi kiểu liệu Khi bạn ấn phím ENTER, trỏ di chuyển tới cột Description Bạn nhập lời thích cho trường Đối với trường Account Number, gồm lời thích để nhắc nhở bạn người dùng khác trường khóa Khi ấn phím ENTER lần nữa, Access chuyển tới dòng cột Field Name Nhập tên trường thứ hai (Company Name) lựa chọn kiểu liệu Thực công việc bạn nhập thông tin cho trường cuối Trước chuyển khỏi dịng chứa trường Company Name, nhìn xuống phần thuộc tính phía cửa sổ Design view (hình 5) Những thuộc tính mặc định cho kiểu liệu Text Chú ý, Access thiết lập thuộc tính Field Size 50 Hình 5: Cửa sổ Design view sau xác định kiểu liệu cho trường thứ hai Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài cần 35, điều chỉnh thuộc tính Filed Size Sử dụng chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size thay đổi thành 35 Sau dùng chuột trở lại cột Field Name, dòng thứ ba nhập tiếp tên trường Tiếp tục nhập tất 17 trường cho bảng Business Customers Khi nhập trường vào bảng, phải bạn thiết lập thuộc tính DataType thay đổi Field Size cho hợp lý Khi hoàn thành, cửa sổ Design view xuất hình Hình 6: Cửa sổ Design view sau nhập trường cuối Sau hoàn thành tất trường, bạn phải xác định khóa Để làm điều này, cuộn thiết kế bảng lên bạn nhìn thấy trường Account Number hình Lựa chọn trường kích chuột vào công cụ Set Primary Key Access hiển thị khóa vùng xám phía bên trái dịng Account Number (hình 7) Hình 7: Cửa sổ Design view sau hoàn tất Bây bạn hoàn thành toàn bảng, muốn lưu lại Để lưu bảng, cách đơn giản đóng cửa sổ Design view cách kích chuột vào nút Close phía góc bên phải cửa sổ Trước đóng, Access hỏi bạn muốn lưu bảng (hình 8) Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng khơng Để lưu, kích chuột vào nút Yes Access lại hỏi bạn xác định tên cho bảng, hình Hình 9: Đặt tên cho bảng lưu Nhập tên bạn viết phía mẫu thiết kế: Business Custormers Nhấp ENTER kích nút OK để lưu bảng tên  ...Ở phần này, bạn sẵn sàng để tạo bảng cho sở liệu Trong chương 2, bạn sử dụng Table Wizard để tạo bảng cách dễ dàng Cách không đưa việc tạo bảng tay khó; cách chắn để hiểu rõ bảng Trong phần... (Nếu bạn doanh nghiệp, giả sử làm vậy) Bạn sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, kết gần không thỏa mãn tới nhu cầu bạn tạo bảng tay Để tạo bảng, bạn cần trải qua giai đoạn: thiết kế xếp bảng. .. thiết kế bảng bút chì giấy Với ý nghĩ đó, bạn tạo mẫu thiết kế bảng để sử dụng làm việc thiết kế Hình miêu tả ví dụ mẫu Hình 1: Mẫu thiết kế bảng Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng Do bảng chứa