Giao trinh access 2000

• Kéo chuột vào trong Form tại khu vực cần đặt công cụ đó • Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access.  Tự thiết kế[r]

(1)

1 Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 Nội dung

 Mở đầu: Giới thiệu Microsoft Access  Bảng (Table)

 Truy vấn liệu (Query)

 Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button  Báo biểu (Report)

(2)

2 I Giới thiệu

Access hệ quản trị sở liệu mạnh chạy môi trường Windows

Access 2000 phần chương trình Microsoft

Office 2000 dùng rộng rãi

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu cách có tổ chức máy tính

Với Access, người sử dụng không cần viết câu lệnh

như Pascal, Foxpro, C mà tổ chức liệu thiết kế yêu cầu, công việc cần giải

Chương I: Giới thiệu Microsoft Access 2000

(3)

3 II Các khái niệm bản

Cơ sở liệu (Database): bảng hai chiều

* Chiều dọc: tập hợp đặc điểm đối tượng cần quản lý (gọi trường)

Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm )

Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền ) * Chiều ngang: giá trị trường (các ghi)

Vd: Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, )

 Table (bảng): thành phần CSDL, cho phép lưu trữ liệu phục vụ công tác quản lý Các bảng CSDL thường có mối quan hệ với

Đối với Access, sở liệu (CSDL) bao gồm:

(4)

4 II Các khái niệm bản

 Form (Biểu mẫu): cho xây dựng biểu mẫu nhập số liệu thực tế, giúp NSD thực việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu nhập xuất Table hay Query

 Report (Báo biểu): cho in ấn với khả

• In liệu dạng bảng biểu

• Sắp xếp liệu trước in

• In liệu có quan hệ báo cáo

 Macro (tập lệnh): tập hợp lệnh nhằm thực thao tác thường gặp Khi gọi Macro, Access cho thực dãy lệnh tương ứng qui định

 Module (đơn thể): dạng tự động hố chun sâu Macro Đó hàm riêng NSD viết ngôn ngữ Access Basic

(5)

5 III Khởi động, thoát

Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access

chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khố) hình hay cơng cụ (nếu có), xuất

(6)

6 III Khởi động, thoát

 Create a new database using

• Blank Access database: tạo CSDL

• Access database wizards, pages, and projects: tạo CSDL với dạng có sẵn Access

• Open an Existing Database: mở CSDL có

 Sau chọn ba mục trên, chọn OK

 Nếu không thực chọn lựa chọn Cancel để vào thẳng hình Access

(7)

7

Gồm thao tác:

 Tạo bảng mới, nhập liệu vào bảng

 Thiết lập quan hệ bảng

 Sử dụng thuộc tính trường để trình bày dạng liệu , kiểm tra tính hợp lệ trường cập nhật

Chương II : Bảng (Table)

(8)

8 I Tạo cấu trúc bảng

 Khởi động Access, hộp thoại MS Access, chọn

Blank Access Database, OK

 Từ cửa sổ Database, chọn

Table /New, xuất hộp thoại New Table cho phép chọn cách tạo Table:

 Xuất hộp thoại File New Database

(9)

1 Tạo bảng Table Wizard

Cho tạo bảng theo mẫu có sẵn Access

 Bước 1: hộp thoại New Table, chọn Table Wizard,

OK

 Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn

(10)

2 Tạo bảng Datasheet View

Cho tạo bảng theo cách sử dụng mẫu cho trước, Access dựa vào để tạo Table

 Bước 1:

trong hộp thoại New Table,

(11)

 Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

 Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

 Thay đổi tên trường: đứng trường, chọn Format / Rename Column nhắp phải chuột tên Field, chọn Rename Column

(12)

 Bước 3: Lưu bảng Chọn File / Save, xuất hộp thoại

 Table Name: gõ tên bảng, OK

 Access hỏi có đặt khố khơng, bạn chọn No

(13)

3 Tạo bảng Design View

Cho tạo bảng theo nhu cầu NSD

(14)

14 3 Tạo bảng Design View

 Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64 ký tự), có khoảng trống

 Bước 2: Khai báo kiểu liệu (Data type) tương ứng trường: bắt buộc Chọn kiểu

Kiểu Ý nghĩa

Text Chứa tập hợp ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự

Memo Chứa tập hợp ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự

Number Chứa giá trị số

Date/Time Chứa giá trị ngày,

Currency Chứa giá trị tiền tệ

Auto Number Giá trị số (Access tự tăng đơn vị cho ghi

mới)

Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)

Lookup

(15)

 Bước 3: Field properties: tương ứng với kiểu liệu, khai báo thêm thuộc tính, gồm thuộc tính chung

(General) thuộc tính nhập số liệu (Lookup)

 Bước 4: Sau thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa cách

 Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S biểu tượng Save)

 Hoặc đóng cửa sổ Table,

(16)

 Nếu chưa tạo khố

(Primary Key), Access hỏi có tạo khơng

• No: cấu trúc bảng ghi thiết kế

• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khố chinh

 Gõ tên bảng vào mục

Table Name

(17)

17 3 Tạo bảng Design View

 Trong cửa sổ Database, chọn trang Table

 Chọn tên bảng cần nhập, chọn Open

Trang Table

Bảng cần nhập Chọn Open

Nhập liệu

(18)

18 II Giới thiệu thuộc tính trường

1 Cơng dụng:

 Điều khiển hình thức thể liệu

 Nhập liệu theo mẫu

 Kiểm tra liệu, ngăn cản việc nhập sai

(19)

19 2 Tổng quan thuộc tính trường

Thuộc tính Ý nghĩa

Field Size Số ký tự trường Text, hay độ dài trường Number

Format Dạng hiển thị liệu kiểu ngày số

Decimal Place Số chữ số thập phân kiểu Number Currency

Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu

Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị nhập liệu thay tên trường)

Default Value Xác định giá trị mặc định trường

Validation Rule Qui tắc liệu hợp lệ, liệu phải thoả mãn qui tắc nhập

Validation Text Thông báo xuất NSD vào liệu vượt giới hạn qui định mục Validation Rule

Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào liệu cho trường

(20)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Field Size

 Trường Number Field Size Miền giá trị

Integer -32768  32767

Long Interger -2147483648  2147483648

Single -3.4*1038  3.4*1038

Double -1.797*10308 

1.797*10308

• Có thể chọn kiểu sau

 Thuộc tính Format

 Trường Text Ký tự Công dụng

@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn

& Khơng bắt buộc phải nhập kí tự vào văn

bản

< Biến chữ hoa thành chữ thường

(21)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Format

 Trường Number

Dạng Số Trình bày

General

Number 1234.5 1234.5

Currency 1234.5 $1234.5

Fixed 1234.5 1234.50

Standard 1234.5 1,234.50

Percent 0.825 82.5%

 Trường Date / Time: thường chọn kiểu Short Date

Dạng Hiển thị

General Date 4/23/02 10:30:00 AM

Long Date Tuesday, April 23, 2002

Medium Date 23/April/2002

Short Date 4/23/02

Long Time 10:30:00 AM

Medium Time 10:30 AM

(22)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

 Công dụng

• Tạo khn dạng nhập liệu cho dễ nhìn Vd: dấu ngăn cách phần nguyên thập phân, dấu gạch ngang để phân cách cụm ký tự tài khoản

• Kiểm tra tính hợp lệ ký tự gõ vào (Vd qui định chữ số Access khơng nhận ký tự khơng

phải chữ số)

• Tự động biến đổi ký tự nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)

(23)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho

0 chữ số 9, bắt buộc

9 chữ số 9, không bắt buộc

# chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách

L chữ cái, bắt buộc

? chữ dấu cách, không bắt buộc

A ký tự chữ hay số, bắt buộc

a ký tự chữ hay số, không bắt buộc

& ký tự bất kỳ, bắt buộc

C ký tự bất kỳ, không bắt buộc  Vd1: để nhập số

điện thoại dạng Text theo mẫu:

0-511-810425

ta dùng mặt nạ

0-000-000000

 Vd2: để nhập điểm thi chứa hai chữ số phần nguyên, chữ số phần thập phân ta dùng mặt nạ

(24)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Default Value

 Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường Giá trị mặc định hay hàm Access

• Ví dụ: Date(): ngày hành

 Thuộc tính Required

 Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập liệu vào, không

máy báo lỗi

 Thuộc tính Validation Rule

(25)

3 Chi tiết thuộc tính trường  Thuộc tính Allow Zero Length

Công dụng: Nếu chọn Yes, cho phép trường Text Memo nhận chuỗi rỗng

 Thuộc tính Indexed

Giá trị Ý nghĩa

No Khơng có mục

Yes (Duplicate

Ok) Tạo mục trường trùng lặpcho phép giá trị

Yes (No

Duplicate) Tạo mục giá trị trường trùng lặpkhông cho phép

 Công dụng: xếp trường Thuộc tính nhận

(26)

26 III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

1 Khái niệm

 Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào chọn từ danh

sách trị Danh sách liệt kê danh sách đổ xuống (Combo box)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

Yêu cầu

 Giả sử có Table Danh muc

nganh thi có cấu trúc nội dung:

(27)

 Trường Manganh

nhập liệu, giá trị chọn từ danh sách trị

 Cách thực

 Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế Table, tạo trường

Manganh, cột Data Type, chọn Lookup Wizard , xuất hộp thoại Lookup

(28)

 (2) Chọn I will type in the values that I want: muốn giá trị danh sách người sử dụng tự

đưa vào

 Chọn (1), Access yêu cầu chọn Table hay Query làm nguồn Chọn Next, xuất hộp đối thoại:

(29)

 Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn

(30)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa  Bước 3:

• Available Fields: liệt kê trường có Table

• Chọn Next, xuất hộp đối thoại sau:

• Chọn trường phù hợp kích nút > để đưa

sang danh sách Selected Fields Ở ta chọn

(31)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa  Bước 4:

• Chọn Next, xuất hộp đối thoại sau:

(32)

 Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn thấy

(33)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa  Chọn (2) để tự

nhập vào giá trị Combo box Chọn Next, xuất hộp đối thoại:

(34)

 Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại:

(35)

 Kết mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn

(36)

36 IV Khố chính

1 Định nghĩa

 Khố nhiều trường xác định

một ghi

(37)

2 Cách đặt khố chính:

 trường: đưa trỏ chuột đến dịng chứa tên trường cần chọn làm mục khố

 kết hợp nhiều trường: nhấn giữ phím Shift sau chọn tất trường cần chọn làm mục khố

 Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khố

 Chọn lệnh Edit / Primary Key (hoặc nhấn nút phải,

chọn Primary Key, chọn biểu tượng ): trường chọn có hình chìa khố đầu

(38)

3 Huỷ khố chính: Tại cửa sổ thiết kế Table

(39)

39 V Lập quan hệ bảng

1 Công dụng

 Access dùng quan hệ để đảm bảo ràng buộc toàn

vẹn bảng liên quan phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin

 Ta thường đặt quan hệ trường bảng

(40)

2 Cách tạo

 Giả sử CSDL Vat

tu hang hoa ta có bảng với cấu trúc:

 Ta lập quan hệ cho trường Makho bảng [Danh muc kho] trường Mavattu bảng [Danh muc vat tu]

(41)

2 Cách tạo

 Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools /

Relationships, xuất hình Show Table (Nếu không xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):

1

(42)

2 Cách tạo

 Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập quan hệ Có hai loại quan hệ Access

 Quan hệ một-một: mẩu tin bảng A có mẩu

tin tương ứng bảng B

 Quan hệ

một-nhiều: mẩu tin

bảng A có

(43)

2 Cách tạo

 Chọn trường từ bảng kéo sang trường tương ứng

bảng quan hệ Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho bảng [Danh muc kho] bảng [Hang nhap], xuất hộp thoại Edit

Relationships

 Chọn nút Create để thiết lập quan hệ, cuối có kết sau:

(44)

3 Chú ý

Khi đánh dấu mục Enforce Referential Integrity sử dụng thêm tuỳ chọn sau

 Cascade Update Related Fields: sửa giá trị trường khố

trong bảng chính, giá trị tương ứng ghi trường quan hệ bị sửa theo (Vd: thay đổi manhanvien bảng [Danh sach nhan vien] manhanvien tương ứng bảng [Ngoai ngu] thay đổi theo

(45)

45 VI Các thao tác liệu chế độ Datasheet

1 Thêm mẩu tin

 Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng )

2 Xoá mẩu tin

 Chọn mẩu tin cần xoá

 Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete chọn biểu tượng )

(46)

3 Sắp xếp mẩu tin

 Chọn trường cần xếp

(47)

4 Lọc ghi

 Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hộp thoại Filter By Form sau:

 Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn

giá trị làm điều kiện để lọc

(48)

48

Truy vấn công cụ mạnh Access dùng để: tổng

hợp, xếp tìm kiếm liệu

Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn liệu) theo ý mình, xây dựng báo cáo tổng hợp nhiều

hình thức khác liệu gốc bảng (Table)

I Khái niệm

Chương III : Truy vấn liệu (Query)

(49)

49

II Các loại truy vấn thơng dụng : Có nhiều loại truy vấn, thơng dụng loại sau:

1 Select Query (Truy vấn chọn số liệu): sử dụng phổ biến nhất, dùng để:

 Chọn lọc mẩu tin

 Thêm trường kết thực phép

tính trường bảng nguồn

 Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

(50)

50

II Các loại truy vấn thông dụng

Delete Query (Truy vấn xố số liệu): xố nhóm mẩu tin từ hay nhiều bảng

Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết nhóm số liệu theo chủng loại hiển thị số liệu hình thức bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang dọc

(51)

51

III Cách tạo truy vấn

 Có hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn:

in Design view by using wizard

 By using wizard: truy vấn xây dựng công cụ

wizard Access, ta việc trả lời câu hỏi theo yêu cầu

(52)

52

 Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất

Trang Queries Nút New

Cửa sổ Database

(53)

53

 Bước 2: chọn nguồn liệu cho truy vấn

 Cửa sổ Show

Table cho chọn bảng

(Tables), truy vấn (Queries)

hoặc chọn

bảng truy vấn để làm nguồn liệu cho truy vấn tạo

 Chọn nguồn liệu phù hợp, chọn Add Sau chọn

(54)

54

 Mô tả cửa sổ Select Query

 Phần trên: chứa bảng truy vấn chọn làm nguồn

 Phần dưới: gọi lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa trường truy vấn cần xây dựng

(55)

55

 Mô tả cửa sổ Select Query

 Field: chứa tên trường biểu thức làm kết truy vấn

 Table: ghi tên nguồn liệu trường chọn dòng field

 Sort: chọn cách xếp liệu trường

 Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc liệu

 Show: chọn trường có hiển thị hay không

(56)

56

 Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu

Đưa trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường thích hợp thả vào cột lưới thiết kế

 Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:

Chọn ô trống hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức

Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]

 Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm) Trong Criteria trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách loại phịng L1C)

(57)

57

 Ghi chú: Thay đổi

loại truy vấn

Chọn lệnh Query, chọn danh sách loại

Query phù hợp

(58)

58

IV Thực truy vấn

Trong cửa sổ thiết kế truy vấn

 Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng công cụ)

 Hoặc chọn biểu tượng View

 Hoặc chọn Design View

Design View

(59)

59

V Hiệu chỉnh truy vấn

Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút

Design để mở cửa sổ thiết kế Thực hiệu chỉnh theo yêu cầu

(60)

60

VI Điều kiện truy vấn: khi thiết kế truy vấn thiết lập biểu thức điều kiện, sử dụng

 Toán tử toán học

 +, -, *, /, luỹ thừa (^)

 Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): \  Số dư (chia lấy phần dư): Mod

 Toán tử logic

 Not: cho kết ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)

 And (và): cho kết tất điều kiện đúng, điều kiện sai cho kết sai

(61)

61

VI Điều kiện truy vấn

 Toán tử so sánh

<, <=, >, >=, =, <> (khơng bằng)

 Tốn tử so sánh đặc biệt

 Between And (Nằm khoảng)

 Like (gần giống):

• Vd: [slg] Between 150 And 200

(62)

62

 Toán tử so sánh đặc biệt

 Null, Not null: kiểm tra liệu có hay chưa

• Vd: Để tìm thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị

Null vào ô Criteria trường [Namsinh]

• Vd: Để tìm khách hàng có địa chỉ, ta đưa giá trị

(63)

63

 Toán tử ghép nối

 & (nối chuỗi)

• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”

 + (cộng với)

• 100 & “năm đơn”: 100 năm đơn

• 123 + 456 : 576

• “Con thuyền” + “khơng bến”: Con thuyền khơng bến • 1001 + “đêm” : Type mismatch

• 123 & 456: 123456

• Date & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ

(64)

64

 Hằng trị (constants)

 True/ False/ Null: trị đúng/ sai/ rỗng

 Dấu rào (Delimiter)

 “ ”: Rào giá trị chuỗi

• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”

 [ ] : Rào tên biến

• Vd: [SoLuong] * [DonGia]

(65)

65

 Điều kiện thoả mãn/hoặc thoả mãn

 Các điều kiện viết dòng Criteria điều kiện đồng thời thoả mãn

 Ví dụ: để tìm khách loại phịng “L1C” đến tháng 6, dòng Criteria, ta ghi

Điều kiện ghi dòng

(66)

66

 Các điều kiện viết dòng Criteria dòng Or điều kiện không cần đồng thời thoả mãn

 Ví dụ: để tìm khách loại phòng “L1C” đến tháng 6, dòng Criteria dòng Or, ta ghi

Kết Điều kiện ghi

(67)

67

VII Một số hàm thông dụng

 Hàm xử lý chuỗi

 Hàm LEFT, RIGHT

LEFT(Biểu thức chuỗi, n) RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)

• Cơng dụng: trả giá trị chuỗi cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) bên phải (RIGHT) biểu thức chuỗi

• Ví dụ: Trên dịng Criteria ghi:

RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm chứng từ có ký tự bên phải Mã hoá đơn “NB”

 Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)

(68)

68

 Hàm thời gian

 Hàm DATE( )

• Cơng dụng: trả ngày hệ thống

 Hàm DAY(Biểu thức ngày)

• Cơng dụng: trả trị số ngày/tháng/năm biểu thức ngày

 Hàm MONTH(Biểu thức ngày)

 Hàm YEAR (Biểu thức ngày)

(69)

69

 Hàm logic

 Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)

• Công dụng:

Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1

Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2

• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại sau IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”,

(70)

70

VIII Một số truy vấn thông dụng

1 Truy vấn cập nhật (Update Query)

 Các bước xây dựng truy vấn cập nhật

 Chọn nguồn liệu (các bảng truy vấn khác)

 Chọn lệnh Query / Update Query, thêm hàng

Update to lưới QBE

 Đặt biểu thức vào ô

Update To trường cần sửa

 Ví dụ: hình bên, thực Query đơn giá mặt hàng Gạo giảm 1000

(71)

71

VIII Một số truy vấn thông dụng 2 Truy vấn xoá (Delete Query)

 Chọn lệnh Query / Delete Query, thêm hàng Delete

trong lưới QBE

 Kéo dấu * bảng muốn xố vào

dịng Field, từ khố From xuất dòng Delete

 Kéo trường dùng để lập điều kiện

vào dịng Field, từ khố Where

xuất dòng Delete

(72)

72

3 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)

 Chọn trường cần đưa vào bảng kéo vào

lưới QBE

 Gọi lệnh Query/ Make Table Query, xuất hộp thoại Make Table sau:

(73)

73

3 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)

 Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query

Thực Query

để Access tạo bảng theo yêu cầu

(74)

74

4 Truy vấn Crosstab

 Công dụng: dùng để thống kê số liệu trình bày kết theo dạng bảng tính, với hình thức dễ đọc

 Cách thực hiện: minh hoạ thơng qua ví dụ sau

 Giả sử sở liệu

(75)

75

 B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất

hiện hộp thoại

 Chọn liệu nguồn (từ Tables/ Queries hay hai

(76)

76

 B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng

 Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối đa 3)

 Selected Fields: chứa tên trường chọn

 Chọn Next sang bước

(77)

77

 B3: Chọn trường làm tiêu đềcột

(78)

78

 B4: Chọn trường cần tính giao điểm dịng cột

 Chọn Next sang

(79)

79

 B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành

 Lưu ý: Table Query chứa liệu

(80)

80

 Form công cụ mạnh Access dùng để thể

và cập nhật liệu cho bảng, tổ chức giao diện chương trình

I Khái niệm

Chương IV : Form (Mẫu biểu)

 Nguồn liệu (nếu có) Form bảng

truy vấn

 Khi có nguồn liệu: Form dùng để thể cập nhật liệu cho trường nguồn

(81)

81

II Tạo Form

Có thể tạo nhiều cách khác

 Form Wizard: tạo theo hướng dẫn bước Access

 AutoForm : tự động tạo theo kiểu cho sẵn (Columnar / Tabular / Datasheet)

(82)

82

II Tạo Form

1 Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn bước Access

 Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New

Form xuất

 Chọn Form Wizard

 Chọn nguồn liệu

cho Form (Table Query)

 Chọn OK sang bước

tiếp theo, xuất hộp thoại a :

(83)

83

II Tạo Form

Dùng Form Wizard:

 Chọn Field phù hợp (trong mục

Availables Fields), bấm nút > >> để đưa vào Selected Fields(b)

 Chọn Next sang bước

tiếp theo, xuất hộp thoại  :

1a

(84)

84

II Tạo Form

 Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng

 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại  :

(85)

85

II Tạo Form

 Chọn mẫu danh sách mẫu cho sẵn để

áp dụng cho Form

 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại :

(86)

86

II Tạo Form

 Đặt tên cho Form

 Chọn Finish để hồn thành q trình

(87)

87

II Tạo Form

Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất trường Table Query

Form xuất

 Chọn AutoForm:

Columnar

 Chọn nguồn

liệu cho Form (Table Query)

 Chọn OK kết

sẽ xuất

(88)

88

II Tạo Form

Dùng Auto Form:

 Màn hình nhập liệu sau

Về mẩu tin

Về mẩu tin phía trước

Stt mẩu tin Về mẩu tin

phía sau

Thêm mẩu tin Về mẩu tin

(89)

89

II Tạo Form

Tự thiết kế Form:

Form xuất

 Chọn Design View

 Chọn nguồn

liệu cho Form (Table Query)

 Chọn OK, xuất

cửa sổ sau

(90)

90

II Tạo Form

Màn hình thiết kế Form

Thanh công cụ Toolbox

(91)

91

More Controls Line

Tab Control

(92)

92

Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh

Label tạo nhãn

Option Group nhóm chọn việc

Option Button tạo nút chọn nhiều giá trị

Combo Box chọn giá trị từ danh sách

Command Button tạo nút lệnh

Unbound Object Frame tạo khung hình cố định

Page Break tạo dấu phân trang

Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report

(93)

93

Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard

Text Box hiển thị giá trị/nhập liệu cho trường,

kết biểu thức

Toggle Button tạo nút bật tắt

Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị

cùng lúc

List Box hộp danh sách, cho chọn gía trị

danh sách

Image đối tượng hình ảnh

Bound Object

Frame tạo khung hình khơng cố định

Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang

Line vẽ đường thẳng

More Controls chọn sử dụng nút điều khiển từ

(94)

94

II Tạo Form

 Muốn đưa công cụ vào Form, ta tự thiết kế sử dụng Control Wizard Access

 Dùng Control Wizard

• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng) • Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form

• Kéo chuột vào Form khu vực cần đặt cơng cụ • Khai báo thơng tin cần thiết theo dẫn Access

 Tự thiết kế

• Bấm vào cơng cụ cần chọn để đưa vào Form

(95)

95

II Tạo Form

Hiệu chỉnh Form:

 Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh,

chọn nút Design

 Tự sửa đổi thiết kế

Thực Form

(96)

96

III Các loại điều khiển 1 Các loại điều khiển

Khi thiết kế Form, thường dùng loại điều khiển sau:

 Hộp văn (Textbox)

 Nhãn (Label)

 Hộp lựa chọn (Combo Box)

 Hộp danh sách (List Box)

 Nút lệnh (Command Button)

(97)

97

III Các loại điều khiển Cách dùng

Có thể dùng ô điều khiển theo ba cách sau:

 Bound (buộc với trường đó): nguồn liệu

nó lấy từ Table hay Query Textbox loại thông dụng

 Unbound (không buộc vào trường nào): không

mang liệu nguồn Loại dùng để trình bày Label loại thơng dụng

Calculated (tính toán): nguồn liệu biểu thức Giá trị hiển thị chế độ Form view kết biểu thức

Trong biểu thức dùng kết họưp phép toán (+, -,

*, /, =) với tên trường Hàm trả giá trị số

(98)

98

III Các loại điều khiển

Thay đổi trình tự thực điều khiển

Khi chạy Form, dùng phím Tab Shift+Tab điều khiển chọn theo trình tự thiết kế Ta thay đổi cách:

 Mở Form chế độ Design

 Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hộp thoại

(99)

99

IV Nút lệnh Command Wizard

Để thuận tiện cho người dùng chương trình, thiết kế Form phải tạo nút lệnh cần thiết Thường dùng

Command Control Wizard cho tiện thiết kế

 Mở Form chế độ Design

 Nhắp chọn biểu tượng Command Button kéo chuột Form để định vị trí đặt nút lệnh, xuất hộp

đối thoại Command Button Wizard  sau:

Cách tạo

(100)

100

 Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng

1

 Actions: chọn lệnh cụ thể

(101)

101

 Text: chọn nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)

 Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (khơng nhập tên)

 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại 

(102)

102

 Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)

 Chọn Finish để hoàn thành

(103)

103

 Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)

Danh sách Category Action

Find Next Tìm đến mẩu tin gần

Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin

Go to First Record Đến mẩu tin

Go to Last Record Về mẩu tin cuối

Go to Next Record Đến mẩu tin

(104)

104

 Record Operations (Thao tác với mẩu tin)

Add New Record Thêm mẩu tin

Delete Record Xoá mẩu tin chọn

Duplicate Record Tạo mẩu tin trùng với mẩu tin

đang chọn

Print Record In mẩu tin hành

Save Record Lưu mẩu tin sửa

(105)

105

 Form Operations (Thao tác với Form)

Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn

vừa tạo

Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc

Close Form Đóng Form

Open Form Mở Form

Print a Form In Form

Print Current Form In Form hành

(106)

106

 Report Operations (Thao tác với Report)

Mail Report Gởi Email Report

Preview Report Xem Report trước in

Print Report In Report giấy

Send Report to

(107)

107

 Application (Thao tác với ứng dụng)

Quit Application Thoát ứng dụng

Run Application Chạy ứng dụng

 Micellaneous (Thao tác với đối tượng khác)

Print Table In bảng

Run Macro Chạy Macro

(108)

108

 Report công cụ thuận tiện để in liệu Nguồn liệu Report Table có sẵn số liệu tổng hợp dạng Query

I Khái niệm

Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)

II Các kiểu trình bày Report

(109)

109

1 Columnar Report (báo biểu dạng cột)

 Là dạng thức mà

(110)

110

2 Tabular Report (báo biểu dạng bảng)

 Mỗi Record thể dòng, trường

(111)

111

III Cách tạo Report

 Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất cửa

sổ New Report

Chọn cách tạo Report

Chọn nguồn số liệu để tạo Report

 Chọn cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn

Report Wizard

 Chọn nguồn số

liệu để tạo Report

(Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể)

 Chọn OK, xuất hộp thoại

(112)

112  Available Fields: chứa trường có sẵn nguồn

1a

1b

 Chọn trường phù

hợp đưa sang mục Selected Fields (b)

Chọn Next sang bước tiếp

(113)

113  Hộp thoại hỏi bạn muốn hiển thị liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp

2

Chọn Next sang bước tiếp

theo, xuất hộp thoại 

(114)

114

 Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn

cho phù hợp

3

(115)

115

 Cho chọn trường mà danh sách xếp theo thứ

tự ưu tiên, số khoá xếp tối đa bốn

 Chọn Summary Options muốn tính tốn, xuất

hộp thoại 

4

Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý

(116)

116

 Chọn trường cần tính tốn, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max)

 Show: chọn cách hiển thị: chi tiết tổng (Detail and Summary) hay tổng (Summary Only)

Chọn trường cần tính tốn

Chọn hàm cần tính

5

 Calculate percent of total for sums: chọn muốn tính % tổng số

 Chọn OK, để quay hộp thoại  Tại hộp thoại , chọn

(117)

117  Layout: chọn kiểu trình bày

 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại   Orientation: chọn hướng in trang giấy

6

Kiểu trình bày

(118)

118

 Chọn mẫu trình bày

 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hộp thoại 

(119)

119  Đặt tên cho Report

 Chọn Finish để hoàn thành, kết xuất

8

Gõ tên Report vào

(120)

120

Thêm Số thứ tự

Kẻ khung

Các tính tốn cần thiết

(121)

121

 Macro hay tập hợp hành động (Action) liên tiếp định nghĩa lưu trữ với tên xác định Macro cho phép tự động hố cơng việc cần thực

I Khái niệm Macro

Chương VI : Macro - Menu

 Có loại Macro

 Macro kết hợp nhiều hành động: kết hợp nhiều

hành động liên tiếp Khi Macro gọi, hành động tự động thực

 Macro Group: tập hợp Macro có tính giống Để thi hành Macro Macro Group ta tên

nó sau: Tên Macro Group Tên Macro thực hiện

(122)

122

 Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất cửa

sổ khai báo Macro sau

II Cách tạo Macro

 Action: chọn hành động cần thực Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dịng

 Comment: ghi thích cho hành động Không bắt buộc

nhưng giúp NSD dễ dàng bảo trì hệ thống hiểu mục đích thiết kế

(123)

123  Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro gồm cột Nếu chọn lệnh View / Macro Names thêm cột Macro Name phía trước sau

II Cách tạo Macro

 Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open

III Thực Macro

Macro gọi sử dụng Form, Report

(124)

124

 Ta sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu

cho phép lựa chọn công việc dễ dàng Thông qua Menu, đối tượng Database liên kết thành khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng

IV Tạo Menu

 Sau trình bày cách tạo hệ thống Menu gồm

mục sau: Menu cấp 1

Menu cấp Menu cấp

(125)

125

 Bước 1: Tạo Menu cấp

IV Tạo Menu

 Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất cửa

sổ Macro, khai báo thông tin sau:

(126)

126

IV Tạo Menu

 Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột

Macro Name, khai báo thông tin sau:

(127)

127

IV Tạo Menu

Menu cấp

 Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ

(128)

128

IV Tạo Menu

(129)

129

IV Tạo Menu

(130)

130

 Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên Form (hoặc Report)

 Trong cửa sổ Database, chọn Form / New

 Menu Bar: ghi tên Macro dành cho Menu cấp

 Kích chuột vào biểu tượng Properties công cụ để hộp Form

Properties

Tên Macro Menu cấp Thêm tiêu đề

chương trình

(131)

131

 Trang trí thêm cho Form thành phần

 Lưu ý: Để tạo Menu, trước tạo Macro, nguồn số liệu Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước

 Tiêu đề chương trình

 Hình vẽ để minh hoạ

 Các trang trí khác (nếu muốn)

(132)

132

 Mở Form gắn với thực đơn tạo, có kết sau:

(133)

133 41 Lê Duẩn Đà nẵng, ĐT: 0511.810425 - 818040

41 Lê Duẩn Đà nẵng, ĐT: 0511.810425 - 818040

Chúc bạn thành công