HDSD MICROSOFT PROJECT 2010 thiết lập mặc định

ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL PHẦN – THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH I – THÔNG TIN DỰ ÁN 1/ File/ Info/ Project Infomation/ Advanced Properties Nhập tên dự án, người quản lý, công ty…để dễ quản lý sau Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 2/ Project/ Project Infomation Khai báo ngày bắt đầu – Start date (hoặc kết thúc – Finish date) dự kiến dự án Chọn ngày hành Current date (mặc định lấy ngày máy tính, chọn ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án Calendar (xem thêm III) II – THÔNG SỐ OPTIONS File/ Options/ … 1/ … = Ganarel - Trong Default view bạn chọn hình mặc định xuất bạn mở MP Ví dụ hình chọn mặc định xuất cửa sổ Gantt Timline - Trong Date format bạn chọn định dạng ngày quen thuộc mà bạn hay dùng Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 2/ … = Display - Calendar type mặc định loại lịch dương (Gregorian Calendar) mà hay dùng nên không cần thay đổi - Trong Currence bạn chọn loại đơn vị tiền tệ sử dụng dự án, hình minh họa chọn VNĐ; bạn thay biểu tượng đơn vị tiền tệ Symbol (d = đ = Đ); bạn chọn đơn vị sau dấu phẩy Decimal digits, hình minh họa chọn Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 3/ … = Schedule - Week start on: chọn ngày bắt đầu tuần cho dự án - Fiscal year starts in: chọn năm tài (tài khóa) bắt đầu tháng năm Thông thương tháng dương lịch - Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc Hình minh họa làm từ 8h sáng đến 5h chiều - Xác định số làm việc ngày (Hours per day), số làm việc tuần (Hours per week), số ngày làm việc tháng (Days per month) - Xác định kiểu đơn vị tài nguyên thập phân (Decimal) hay % (Percentage) Show assignment unit as a Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL - Mặc định cách tạo công việc New tasks created tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với phiên MP trước - Lựa chọn thời điểm tính tiến độ dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày (Current date) Auto schedule tasks scheduled on - Lựa chọn đơn vị thời gian dự án Duration is entered in (thông thường chọn ngày) đơn vị công việc dự án Work is entered in (thông thường chọn công) - Chọn định dạng công việc Default task type (Chọn Fix Duration – lựa chọn phổ biến Việt Nam, xem thêm IV) - Bỏ chọn New task are effort – driven Nếu Không bỏ bạn thay đổi tài ngun cho cơng việc thời gian MP tự động tính tốn lại cho phù hợp, lỗi hay gặp bạn làm việc với MP (xem thêm IV) - Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks Nếu Khơng bỏ bạn chèn thêm hay di chuyển vị trí cơng tác MP tự động nối chúng lại điều khơng cịn phù hợp - Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Nếu Không bỏ MP tuân tuân thủ ràng buộc mà không cần quan tâm đến thực tế thực - Chọn chế độ On Calculator project after each edit để Dự án ln tính tốn lại có thay đổi - Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch, lập liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật nên loại bỏ đặc điểm này) - Lựa chọn chi phí cố phí tính phân bổ (Prorated), bắt đầu cơng việc (Start) hay kết thúc công việc (Finish) Default fixed cost accrual Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 4/ … = Save Chọn chế độ tự động lưu dự án thực sau thời gian định Auto save every (giả sử hình minh họa 10 phút) để đề phòng làm dự án buổi mà gặp cố, qn khơng lưu khơng phải ngồi “cày” lại Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 5/ … = Advanced - Bỏ chọn Set AutoFilter on for new projects Nếu Không bỏ nhập liệu số liệu bị lọc không xuất hiện, bạn gặp nhiều rắc rối - Bỏ chọn Open last file on startup Nếu Không bỏ bạn khởi động MP file dự án gần mở (điều nhiều làm “lộ” thông tin quan trọng dự án khác) Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL - Bỏ chọn Automatically add new resouces and tasks Nếu Khơng bỏ đơi MP tự động thêm vào nguồn lực công việc phiền phức Vì ln muốn tự tạo quản lý công việc tài nguyên dự án - Lựa chọn cách hiển thị thời gian (phút, giờ, ngày, tháng, năm dự án Display options for this project - Lựa chọn cách tính tốn EVM dự án Earn Value Option for this project (Xem thêm tài liệu Kiểm soát dự án EVM) - Lựa chọn số ngày dự trữ (slack) cơng việc để MP tính tốn cơng tác găng Theo mặc định lý thuyết lấy Tuy nhiên bạn thay đổi 1,2,3 tùy theo mức độ an tồn cho cơng việc Task are critical if slack is less than or equal to Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL III – ĐỊNH DẠNG LỊCH Việc tạo định dạng lịch riêng cho riêng (công ty) cần thiết Vì dự án yêu cầu lịch làm việc khác nhau, công ty yêu cầu lịch làm việc khác Ví dụ dự án kéo dài nhiều năm thiết lập lịch làm việc theo ngày tỏ không hợp lý, hay Việt Nam thương nghỉ số ngày tết 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do thiết phải tạo lịch phù hợp với dự án 1/ Tạo lịch làm việc riêng Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 10 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Project/ Change Working Time Để tạo lịch nhấn chọn Create New Calendar có lựa chọn Tạo – Create new base calendar Tạo lịch chép – Make a copy of Standard MP sẵn có (Standard, 24 hours, Night Shift) Bạn đặt tên cho lịch Hình minh họa đặt tên lịch GXD Sau nhấp OK Bạn thấy cửa sổ gần giống ban đầu For Calendar GXD Sau bạn tiếp tục thiết lập cài đặt cho lịch Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 11 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Chọn Work weeks/ Details chọn ngày làm việc tuần dự án (ví dụ làm thứ chủ nhật) sau chọn Set day(s) to these specific working times khai báo thời gian làm việc buôi sáng chiều (From to) Sau xong bấm OK Nếu bạn muốn chọn ngày cố định nghỉ toàn Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 12 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL dự án (ví dụ thứ chẳng hạn), bạn việc chọn Thursday chọn Set days to nonworking time OK Giờ bạn muốn tạo lịch nghỉ cho dự án vào ngày nghỉ lễ tết kể ngày đặc biệt (ví dụ nghỉ buổi sáng ngày để diễn tập phịng cháy chữa cháy chẳng hạn) bạn làm sau: Chọn Exceptions, chọn ngày nghỉ (Ví dụ 2/9) nhập vào trường Name tên ngày nghỉ sau chọn Detail chọn nghỉ - Noneworking làm phần ngày Workingtime (như Ví dụ ngày Diễn tập phịng cháy chữa cháy 19/9 nghỉ buổi sáng) Giả sử dự án có ngày (Ví dụ sáng thứ 2) nghỉ lặp lặp lại hàng tuần (Weekly) hàng tháng (Monthly) hàng năm (Yearly) Recurrence pattern khoảng thời gian cách chọn từ Randge of recurrence Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 13 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Sau định dạng lịch xong mà phần thể sơ đồ ngang khơng thấy lịch vừa tạo bạn click đúp chuột vào thành thời gian (Timescale), chọn Non-working time chọn lịch vừa tạo Calendar 2/ Lưu lịch vào danh sách lịch hành MP Việc tạo lịch chung cho tất dự án công ty việc tất yếu Thế nên sau tạo lịch chuẩn Bạn lưu lại để sử dụng cho dự án khác mà khai báo lại Bạn thực sau: File/ Info/ Organizer/ Calendar bạn cần chọn lịch GXD bên khung bên phải Project ấn Copy để lưu sang cột Global.MPT Và dự án sau bạn cần chọn lịch GXD có sẵn Change working time OK ^^ IV – LOẠI CƠNG VIỆC 1/ Loại cơng việc Trong MP Work, Unit, Duration liên hệ công thức sau: Work = Duration x Units (*) Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 14 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Theo công thức nhập vào tổng công (Work) số siowf công sử dụng cho ngày làm việc (Units) MP tự động tính Duration (Trở lại tốn lớp 1: biết đại lượng tìm gia đại lượng cịn lại ^^) Từ cơng thức mà MP sản sinh loại công việc khác Khi chọn cố định đại lượng (hoặc Fixed Work, Fixed Duration, Fixed Units) đại lượng cịn lại thay đổi tương ứng theo cơng thức (*) loại cơng việc là: - Fixed duration (cố định thời gian thực hiện) - Fixed work (cố định tổng số công việc thực hiện) - Fixed units (cố định tài nguyên đơn vị thực công việc) Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) bạn thấy mặc định loại công việc Default task type Fixed Unit – hình thức phổ biến nước phát triển Vì trình độ lao động suất nhân cơng thường ước lượng xác ổn định người ta ưu tiên kiểm sốt tài ngun đơn vị - Units Cịn Việt Nam có thói quen lập tiến độ thường ước lượng trước thời gian thực công việc phân bổ tài nguyên Khi tài nguyên không đảm bảo (cao thấp) điều chỉnh thời gian thực công việc cho sử dụng tài nguyên hiệu Nói tóm lại, Việt Nam có thói quen kiểm sốt thời gian thực cơng việc – Duration 2/ Tìm hiểu Effort Driven “Đây vấn đề tương đối khó hiểu nên bạn cần đọc kỹ để hiểu sâu sắc nhé” Trong phần THIẾT LẬP OPTIONS (File/ Option/ Schedule) khuyến cáo bạn Bỏ chọn New task are effort driven Tại nên Bỏ chọn??? Thuộc tính Effort – driven chọn ảnh hưởng đến công việc sau lần đầu nhập tài nguyên muốn nhập thêm hay xóa bỏ tài nguyên khỏi công việc MP giữ nguyên số công (Work) thay đổi nguồn lực gán cho công việc Khi Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 15 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL bạn thêm vào hay rút bớt nhân lực (Units) khỏi công việc MP kéo dài hay rút ngắn thời gian thực cơng việc Khi chọn thuộc tính Effort – driven bạn gán xong nguồn lực hay nhiều nguồn lực cho cơng việc Effort – driven áp dụng số cơng khơng thay đổi cho dù bạn có thay đổi nguồn lực Ví dụ: Nếu bạn gán lần nguồn lực toàn thời gian cho cơng việc có thời gian thực ngày, MP tính tốn nguồn lực làm việc 24 h công (24 = 8h x ngày) hay tổng cộng 72 h công (72 = x 8h x ngày) cho nguồn lực Nếu công việc bạn gán lần nguồn lực tồn thời gian số cơng tổng cộng 48 h công (48 = x 8h x 3ngày) Sau bạn lại gán thêm nguồn lực tồn thời gian cho cơng việc Khi MP với tính Effort – driven giữ nguyên số h công 48 h công điều chỉnh để nguồn lực làm việc 16 h công Lúc thời gian thực công việc rút xuống ngày Nếu giống trên, chọn thêm loại cơng việc Fixed duration sau thêm vào nguồn lực , tổng số công 48h công, thời gian làm việc ngày, lúc nguồn lực làm việc 16h công ngày (hay 5,33 h công/1 ngày) Nói cách khác nguồn lực làm bán thời gian (xấp xỉ 66%) để hồn thành cơng việc Từ ví dụ thấy Effort – driven hoạt động giống với Fixed work? Chúng hoạt động hoàn toàn độc lập Cần phân biệt rõ ràng đây: - Với Task type, thay đổi với hai thành phần cịn lại cơng thức (*) giữ cố định - Với Effort – driven, xảy với thời gian (duration) tài nguyên đơn vị (resource unit) thêm hay bớt nguồn lực khỏi công việc (như ví dụ trên) Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 16 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Điều xảy kết hợp Effort – driven Task type? - Khi chọn Fixed Work Effort – driven MP tính tốn theo Effort – driven - Khi chọn Fixed Units Effort – driven MP điều chỉnh thời gian thực bạn thêm hay bỏ bớt nguồn lực khỏi công việc Sử dụng bạn muốn xem xét việc thêm người làm để giảm bớt thời gian thực công việc - Khi chọn Fixed Duration Effort – driven MP thay đổi cách làm việc (số nguồn lực) thay đổi nguồn lực (như ý Ví dụ trên) Sử dụng bạn muốn xem xét việc giảm nhẹ công việc cho số người dự án hay bạn cần thiết giao thêm việc bán thời gian cho số người để đảm nhiệm thêm cơng việc khác  có gợi mở cho bạn ý tưởng khơng? Tuy có tác dụng hay trên, Effort – driven khuyên Bỏ chọn Dưới lý mà Effort – driven sử dụng được: - Các cơng việc khơng ước tính xác số công Đây mà hay làm, gán nguồn lực thời gian để tính công (thử dần) - Đối với công việc phức tạp: thêm nguồn lực chưa cơng việc rút ngắn thời gian, nguồn lực thêm vào cần thời gian để tìm hiểu làm quen (ví dụ thêm người thợ làm sắt vào đội ốp lát chưa cơng việc nhanh hơn, người thợ làm sắt cịn phải thời gian học hỏi ốp lát được) Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Page 17 Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam ... Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL 2/ … = Display - Calendar type mặc định loại lịch... nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL - Mặc định cách tạo công việc New... Facebook HDSD Microsoft Project: https://www.facebook.com/microsoftproject.vietnam Page ĐÀM TÀI CAP– MICROSOFT PROJECT 2010 SITETECH GLOBAL Lưu ý: Phần chữ in nghiêng, in đậm Fanpage Facebook HDSD Microsoft