GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FASTI CÔNG TY THỰC TẬP CHÍNH.

1 Thông tin chung

Tên công ty

 Tên tiếng việt : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST  Tên tiếng anh : Fast Software Company

 Tên giao dịch : FAST  Logo :

 Trước năm 2003 công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST"

 Công ty được thành lập theo giấy phép Số 3096/GP - UB do UBND TP Hà nội cấp ngày 11/6/1997 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 18/6/1997.

Ngày thành lập

 Công ty : 11/6/1997

 Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh : năm 1998  Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng : năm 1999 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu

 Vốn đăng ký : 1.000.000.000 đồng (1 tỷ đồng)  Hình thức sở hữu : Cổ phần

Ban lãnh đạo

 Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Thành Nam  Giám đốc công ty : Ông Phan Quốc Khánh

 Giám đốc chi nhánh Hà Nội : Ông Lê Khắc Bình

 Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh : Ông Hoàng Khắc Thuý  Trưởng văn phòng đại diện tại TP Đà Nẵng : Ông Lê Văn Quán Chức năng đăng ký kinh doanh

 Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

 Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện tử)  Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

 Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu : sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Sản phẩm

 Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f trên Visual Foxpro  Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s trên SQL Server

 Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode và sẽ hoàn thành vào

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Công nghệ

 Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP  Kiến trúc lập trình : Client/Server, File Server, Web-based  Cơ sở dữ liệu : Foxpro, SQL Server

Dịch vụ :

 Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh.

 Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng  Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng.

 Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin  Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.

2 Mục tiêu của FAST trong các năm 2003 - 2005

 Phấn đấu đạt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 50% trở lên.

 Phát triển và mở rộng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vực phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP.

 Giữ vững vị trí số 1 tại Việt Nam về phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và quản lý sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp.

3 Sơ đồ tổ chức a Công ty

Trong suốt những năm hoạt động, FAST đã đạt được 7 huy chương vàng tại Vietnam Computer World Expo.

Giải thưởng "Sản phẩm công nghệ thông tin" của Hội tin học Việt Nam.

5 Định hướng phát triển

 Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự.

 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau -doanh nghiệp nhỏ, -doanh nghiệp vừa và -doanh nghiệp lớn.

II Giới thiệu về công ty khảo sát thực tế, Công ty Xăng dầu Quân đội

 Tên gọi : Công ty Xăng dầu Quân đội Bộ quốc phòng.

 Trụ sở của Công ty : Số 259-H3- Đường giải phóng –Hà Nội.

1 Quá trình hình thành vã phát triển :

Công ty Xăng dầu Quân đội là một Công ty duy nhất của ngành xăng dầu quân đội – Công ty được thành lập theo quyết định theo số 582/QĐ-QP ngày 06/08/1993 của bộ quốc phòng và quyết định đổi tên số 596/QĐ-QP

Ngày 22/4/1996 với số vốn điều lệ là 8.543.000.000 đồng Công ty được thành lập trên cơ sở xí nghiệp khí tài Xăng dầu 165 , có lịch sử và bề dày truyền thống 35 năm

Năm 1999 , công ty được Bộ quốc phòng giao thêm nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu xăng dầu phục vụ cho Quốc phòng và kinh tế

Hiện nay công ty có 3 xí nghiệp thành viên, đó là xí nghiệp 651, xí nghiệp 652 và 653, với tổng số cán bộ công nhân viên là 245 người.

Năm 1997, Giá tri hàng hoá thực hiện đạt 22,2 tỷ đồng, dến năm 2000 đã đạt 360,15 tỷ đồng,thu nhập bình quân năm 1997 đạt 610000 đồng/người/ tháng,năm 2000 đạt 800000 dồng/người/tháng.

2.Đặc điểm tỏ chức sản xuât,tổ chức quản lý của công ty 2.1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty xăng dầu quân đội.

Là đơn vị trực thuộc tổng cục hậu cần, công ty có chức năng tiến hành sản xuất, kinh doanh xăng dầu, xây dựng công trình xăng dầu đảm bảo cho quốc phòng và an ninh của cấp trên giao và tham gia làm kinh tế.

-Sản xuất kinh doanh,sửa chữa các loại sản phẩm ngành xăng dầu

-Sản xuất kinh doanh trang thiết bị dụng cụ, phương tiện phòng hộ lao động -Sản xuất,xây lắp kho bể chứa xăng dầu và kết cấu thép.

-Xuất nhập khẩu trực tiếp khí tài xăng dầu, máy móc thiết bị vật tư ngành xăng dầu.

Trên cơ sở chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh, công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau

-Ngày 26-3-1998 Quyết định số 381/QĐ-QP của bộ quốc phòng về việc giao nhiệm vụ cho công ty xăng dầu quân đội thi công hoàn chỉnh các công trình xăng dầu trong quân đội.

-Đảm bảo xaqng dầu cho nội bộ tổng cục hậu cần

-Chủ động xây dựng kế hoách sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hện các nhiệm vụ, kế hoạch sau khi TCHC phê duyệt

-Nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới liên quan đén ngành khí tài xăng dầu

-Quản lý và chỉ đạo các xí nghiệp trực thuộc theo quy định hiện hành 2.2.Ngành nghề kinh doanh và thị trường của công ty

Hiện nay, công ty xăng dầu quân đội đang thực hiện sản xuất kinh doanh tập trung vào những mục tiêu sau:

-Xây dựng các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội -Đảm bảo xăng dầu cho QP và kinh doanh dầu mỡ.

Chức năng cung ứng xăng dầu cho TCHC và một số đơn vị đã thúc đẩy công ty xăng dầu nhà nước phải cạnh tranh bán hàng, đã giảm 1 phần khi bán xăng dầu cho quân đội, có thể đua tới tiết kiêm cho quân đội một lượng ngân sách

đáng kể Hiện nay,v công ty đang bán lẻ xăng dầu đến tận các Học Viện, nhà trường, cơ quan đơn vị, bệnh viện, nhà máy,……với doanh số hàng năm là 20 tỷ đồng.

Từ thánh năm năm 1998 công ty là nhà đại lý dầu mỡ nhờn duy nhất trong quân đội cho công tyliên doanh BP.PET.LIMED(Là liên doanh giữa tổng công ty xăng dsầu VIệt Nam với hãng dầu nhờn Anh ).

-Sản xuất kinh doanh bồn bể chứa nguyên kiệu, bơm van, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt các xe tép chở xăng dầu Đây cũng là mặt hàng đặc chủng truyền thống của công ty Các sản phẩm sản xuất ra cũng chiếm phần lớn thị trường miền Bắc, Miền Trung và một phần miền Nam, sản phẩm của công ty đã được đánh giá cao, chật kượng tốt, giá thành phù hợp.

*Các sản phẩm chủ yếu của công ty:

+Xây dựng các bồn bể chứa xăng dầu

Mạng lưới tiêu thụ xăng dầu thông qua mạng lưới bán lẻ của công ty được tổ chức khắp cả nước Việc kinh doanh xăng dầu này do xí nghiệp 653 đảm nhận.

Trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặtt kết cấu thép, công ty đã và đang tiến hành hầu hết các công trìng trong toàn quân và trong cả nước.

Cùng với việc mở cửa nền kinh tế, thị phần của công ty có phần bị thu hẹp do hàng loạt các công ty dầu nhờn nổi tiéng trên thế giới thâm nhập vào thị trường Việt Nam như: Castrol,ESSO,Caltex,BP Trong nước công ty lại vừa phải cạnh tranh với công ty có uy tín, vừa có thi trường truyền thống là công ty Xăng dầu Việt Nam Đây cũng có thể xem là khó khăn, thách thức trong quá trình khẳng định và phát triển của công ty.

2.3.Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty xăng dầu quân đội.

Từ khi thành lập đến đầu những năm 90, bộ máy quản lý của công ty khá lớn, hoạt động theo cơ chế quản lý bao cấp, các phòng ban tương đối đông, số lao động gián tiếp khá cao Do đó, công tác quản lý cũng như điều hành quản lý gặp nhiều khó khăn.

Từ năm 1998 đến nay, các phòng ban đã được tinh giảm, các phân xưởng cũng được sắp xếp lại tạo ra 1 hệ thống điều hành thống nhất, không có các bộ phận trung gian, thông tin được nhanh chóng kịp thời chính xác, góp phần phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả.

Hiện nay, tổng số CBCNV trong toàn công ty là 245 người, trong đó cán bộ

 Đặc điểm chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý công ty- Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.

 Ban Giám đốc của công ty gồm 4 đồng chí : Một Giám đốc

Ba phó Giám đốc :

+ Một phó Giám đốc chính trị

+ Một phó Giám đốc kinh doanh  Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy công ty.

- Giám đốc : chịu trách nhiệm trước cấp trên, trước pháp luật và toàn thể CB – CNV về việc thực hiện quyền hạn của mình, đồng thời là người giải quyết những biến động chính của thị trường, đảm bảo sản xuất, kinh doanh …

- Các Phó Giám đốc : chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước cấp trên và pháp luật về mọi hoạt động của mình trong việc thực hiện các công tác được phân công và được uỷ quyền, đồng thơif giúp đỡ và tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành công ty.

+ PGD kinh doanh : Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh + PGD kỹ thuật – SX : Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật sản xuất của công ty.

+ PGĐ chính trị : Chịu trách nhiệm về công tác Đảng, công tác chính trị giúp Giám đốc công ty.

- Các phòng ban chức năng:

1 Phòng chính trị : Đảm nhiệm công tác Đảng – Công tác chính trị, hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp của Đảng uỷ và Giám đốc công ty, dưới sự chỉ đạo của cục chính trị, trực tiếp tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo học tập chính trị cho các đối tượng bồi dưỡng Đảng viên.

2 Phòng hành chính – quản trị : Là cơ quan giúp việc cho Giám đốc công ty về thực hiện chế độ hành chính, văn thư bảo mật thường xuyên bảo đảm an toàn trật tự cho công ty, tổ chức phục vụ ăn ca, nước uống, sức khoẻ, nhà trẻ mẫu giáo và tiếp khách trong phạm vi công ty, đảm bảo các phương tiện làm việc như xe ô tô phục vụ chỉ huy và cơ quan.

3 Phòng kế hoạch tổng hợp : Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động, trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kế hoạch hoá, tổ chức sản xuất, lao động tiền lương, xác định đơn giá, xác định phương hướng chiến lược đầu tư, mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.

4 Phòng kinh doanh XNK: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường trong và ngoài nứơc để thực hiện cho việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, tìm kiếm bạn hàng trong và ngoài nước để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.

5 Phòng tài chính – kế toán : Có chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức và thực hiện công tác tài chính – kế toán trong toàn công ty theo đúng luật pháp hiện hành của nhà nứơc, quy định của tổng cục hậu cần nhằm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng kịp thời, đầy đủ tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty Thực hiện chế độ ghi chép tính toán phản ánh chính xác và kịp thời các số liệu kế toán về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Theo dõi công tác hạnh toán chi phí sản xuất, định kỳ báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế của sản phẩm …

6 Phòng kỹ thuật : Tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt nghiên cứu, quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mẫu, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng đào tạo công nhân kỹ thuật, tổ chức các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trường sinh thái.

 Các Xí nghịêp thành viên :

- Xí nghiệp 651: Chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí, bồn bể chứa xăng dầu dung tích 50 m3, các loại bơm van tê cút, van hô hấp các loại, lắp đặt xe Stéc chở xăng dầu trong và ngoài quân đội Hiện nay quan số của Xí nghiệp là 112 người, chiếm 45,7% quân số trong toàn công ty Ttrụ sở chính của Xí nghiệp đặt tại thị trấn Bần – Mỹ Hào Hưng Yên.

_ Xí nghiệp 652 : chuyên xăng dầu các công trình xăng dầu nhiệm vụ chính của xí nghiệp là hoàn chỉnh tất cả các công trình xăng dầu trong quân đội, ngoài ra còn tham gia đấu thầu các công trình của các đơn vị kinh tế khác.

- Xí nghiệp 653 có nhiệm vụ chuyên kinh doanh xăng dầu và bán lẻ xăng dầu, dầu mỡ các loại, trang thiết bị phòng hộ lao động, thiết bị phòng cháy chữa cháy, các sản phẩm khí tài xăng dầu, cung cấp xăng dầu cho tổng cục hậu cần vầ các đơn vị trong toàn quân Trụ sở chính tại H3 - Đường Giải Phóng Hà Nội.

Trên đây là thực trạng về công ty xăng dầu quân đội.Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn về việc quản lý nhân sự tại công ty do không được công nghệ tin học hoá Do đó,được sự đồng ý của công ty và xét năng lực bản thân em xin được thực hiện đề tài:

“Thiết lập HTTT quản lý nhân sự tại công ty xăng dầu quânđội”

Đề tài sẽ được thực hiện thông qua hệ quản trị CSDL Visual Foxpro

2.Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( CSDL ) Visual Foxpro

 Cơ sở dữ liệu là gì :

Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu Các tệp tin của CSDL là thành phần của một bộ chương trình nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất các tệp tin CSDL Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn thông thường bởi vì chúng

được liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc CSDL Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện hoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL.

Nếu là người có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông qua thư mục hay thư mục con Nếu như vậy, bạn đã là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi Nhưng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều người nhưng lại không muốn hai người cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( DBMS )

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL ) là gì ?

HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung , phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn , thủ tục phù hợp , phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL , phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL

 Cơ sở dữ liệu quan hệ

Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản lý CSDL quan hệ Thuật ngữ quan hệ ( relational ) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin ( chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng ) có thể thao tác

như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ Ví dụ : thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp.

Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ ( RDBMS ), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu ( table ) Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin.

 Khả năng của RDBMS.

RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu RDBMS có ba loại khả năng chính :

- Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu.

- Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này.

- Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng.