LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Ở DOANH NGHIỆP

Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin cần thiết về tình hình và sự vận động của tài sản trong quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin, với

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Ở DOANH NGHIỆP

Từ khi nước ta chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, để thích ứng với điều kiện mới,

cơ chế quản lý và hệ thống quản lý đã có những bước thay đổi cơ bản, trong đó có kếtoán

Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán phải được tổ chức đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầucung cấp bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý,nhà đầu tư, ngân hàng, lãnh đạo doanh nghiệp Thông tin kế toán không chỉ hướng vàocác quá trình và các sự kiện kinh tế đã xảy ra, mà còn phải hướng đến những diễn biếntrong tương lai nhằm giúp nhà quản trị hoạch định đúng đắn phù hợp với mục tiêu đã xáclập Một hệ thống kế toán đáp ứng được nhu cầu thông tin như thế phải là một hệ thốngbao gồm hai phân hệ: kế toán tài chính và kế toán quản trị

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1.1 Khái niệm và bản chất của kế toán quản trị

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tàichính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh

tế Kế toán có vai trò đặc biệt quan trong không chỉ với hoạt động tài chính Nhà nước, màcòn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp Chức năng của

kế toán là cung cấp thông tin cần thiết về tình hình và sự vận động của tài sản trong quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin, với cácmục đích sử dụng khác nhau Đối với một doanh nghiệp, đối tượng quan tâm đến thôngtin của doanh nghiệp rất đa dạng, tuy nhiên có thể chia làm 02 nhóm đối tượng chính lànhững người ngoài doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp Đây là hai nhóm đối tượngkhác nhau nên yêu cầu về thông tin được cung cấp cũng khác nhau

Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Kếtoán tài chính liên quan đến quá trình báo cáo hoạt động của một tổ chức doanh nghiệpcho các đối tượng bên ngoài thông qua các báo cáo tài chính Mục tiêu của báo cáo tàichính là cung cấp một bức tranh tổng thể về tình hình tài chính của doanh nghiệp nhưtổng hợp về tình trạng và sự biến đổi của tài sản, cơ cấu nguồn vốn, tình hình nợ, các

khoản phải nộp, kết quả hoạt động kinh doanh và phân phối kết quả hoạt động kinhdoanh Qua đó, các cơ quan quản lý Nhà nước thực hiện được chức năng quản lý, kiểmsoát và đánh giá hoạt động kinh doanh của các ngành, các lĩnh vực, các nhà đầu tư, ngânhàng Có thể ra các quyết định liên quan đến việc đầu tư và trợ cấp tài chính Như vậy,thông tin từ kế toán tài chính là công khai.

Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị là bộ phận cung cấp thông tin cho nhữngnhà quản lý tại doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán nội bộ nhằm giúp các nhàquản trị ra các quyết định điều hành sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp Tại mỗi doanhnghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh gồm nhiều quá trình và nhiều hoạt động khácnhau Để điều hành một cách có hiệu quả, các nhà quản trị phải có thông tin về tình hình

và kết quả của từng quá trình, từng hoạt động và toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.Thông tin kế toán quản trị cung cấp sẽ là cơ sở cho việc kiểm tra, phân tích đánh giá cáchoạt động và lập kế hoạch kinh doanh của các nhà quản trị Khái niệm kế toán quản trịđược Hiệp hội Kế toán Mỹ đinh nghĩa như sau: "Kế toán quản trị là quy trình định dạng,

đo lường, tổng hợp phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính vàphi tài chính cho ban giám đốc để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kếhoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả cáctài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này" (Giáo trình KTQT - Trường Đại học kinh tếQuốc dân)

Thông tin mà kế toán tài chính cung cấp là các tài liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trong kỳ đã qua, cho nên số liệu có tính lịch sử, không đủ đáp ứng nhu cầu quản

lý của nhà quản trị ở trong doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện kinh tế thị trường ở nướ

ta hiện nay

Khác với kế toán tài chính, thông tin do kế toán quản trị cung cấp đặt trọng tâm chotương lai, đó là những thông tin cần thiết một cách trực tiếp và thường xuyên đối với nhàquản trị Yêu cầu của kế toán quản trị là phải xây dựng dự toán, thu nhận và xử lý thôngtin về chi phí, giá thành, thu nhập, kết quả của từng nhóm sản phẩm, sản phẩm, đánhgiá trách nhiệm quản lý các bộ phận, tiến hành phân tích kịp thời các thông tin làm cơ sở

cho việc đề ra những giải pháp, những quyết định đúng đắn để đối phó kịp thời với nhữngdiễn biến của thị trường, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.

Kế toán quản trị có quan hệ chặt chẽ với kế toán tài chính trong việc sử dụng các sốliệu chi tiết, song kế toán quản trị không phải là kế toán chi tiết, nhu cầu thông tin chínhcủa các nhà quản trị không chỉ là thông tin chi tiết mà phải là các bảng biểu, các bảngtóm tắt, phân tích các thông tin chi tiết từ sổ sách kế toán Khi sử dụng các báo cáo này,nhà quản trị sẽ có được thông tin mà họ quan tâm Kế toán quản trị sử dụng các báo cáocủa riêng mình để thiết kế, tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin kế toán, đặt chúngtrong bối cảnh các mục tiêu đã được xác định với các tình huống khác nhau nhằm cungcấp thông tin phù hợp, hữu ích theo yêu cầu của nhà quản trị Nội dung thông tin mà kếtoán quản trị cung cấp cho nhà quản lý sẽ bổ sung cho phần thông tin thiếu sót mà kế toántài chính không cung cấp được

Như vậy, kế toán quản trị về bản chất là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của

hệ thống kế toán, vì đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong doanhnghiệp Kế toán quản trị trực tiếp cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bên trong tổchức kinh tế - người có trách nhiệm điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chứcđó

1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của Kế toán quản trị trong việc cung cấp thông tin

- Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch (dưới hình thức dự toán)

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: Với chức năng tổ chức thựchiện cùng với sự liên kết giữa con người và các nguồn lực Kế toán quản trị sẽ cung cấpthông tin để nhà quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình tổ chứcđiều hành hoạt động kinh doanh Để hoàn thành tốt chức năng của mình, kế toán quản trịphải làm tốt các nhiệm vụ sau:

+ Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trịcủa đơn vị xác định theo từng thời kỳ

Muốn vậy kế toán phải sử dụng hệ thống các chứng từ và sổ sách để ghi chép mộtcách có hệ thống hoạt động kinh doanh hằng ngày

+ Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán

+ Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị

+ Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra, đánh giá: Phương pháp kiểm tra, đánh giá thường được sử dụng là phương pháp so sánh Số liệu thực hiện được so sánh với số liệu

kế hoạch, có tác dụng như một thông tin phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện những vấn

đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả 3 chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có những quyết định

Tuy nhiên để có thông tin cung cấp một cách có hiệu quả thì việc lựa chọn những thông tin thích hợp, loại bỏ những thông tin không quan trọng để đáp ứng nhu cầu ra quyết định của quản lý là cần thiết Do đó, kế toán quản trị đã sử dụng những phương pháp phân tích, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo những tiêu thức, trình tự nhất định, dễ hiểu nhất và truyền đạt các thông tin này cho nhà quản trị doanh nghiệp

Kế toán quản trị giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, từ đó nhà quản lý có sơ sở để lựa chọn ra quyết định kinh doanh thích hợp nhất với điều kiện và trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Nhìn chung trình tự thực hiện các công việc của Kế toán quản trị như sau:

1 2

6

3 5 4

Sơ đồ 1.1 - Trình tự thực hiện các công việc của Kế toán quản trị

Tình hình hoạt

động kinh doanh

Đưa ra các chỉ tiêu cần thực hiện

Thu thập thông tin

Ra quyết định

Truyền đạt

1.1.3 Kế toán quản trị với các chức năng quản lý

Để điều hành các mặt hoạt động của một doanh nghiệp, trách nhiệm thựôc về các nhàquản trị các cấp trong doanh nghiệp đó Các chức năng cơ bản của quản lý được khái quátbằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 - Các chức năng cơ bản của quản lý

Qua sơ đồ trên, có thể thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đếnthực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đềuxoay quanh trục ra quyết định

Như vậy, để làm tôt chức năng quản lý, nhà quản trị phải có thông tin cần thiết để cóthể ra quyết định đúng đắn Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất,cung cấp nhu cầu thông tin đó Vai trò của kế toán quản trị thể hiện trong các khâu củaquá trình quản lý được thể hiện cụ thể như sau:

- Trong giai đoạn lập kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêuphải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó Dự toán cũng làmột kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu và chỉ rõ cách huy động, sử dụng các nguồn lực

để đạt được mục tiêu đề ra Để chức năng lập kế hoạch và dự toán được thực hiện tốt,đảm bảo tính khoa học và khả thi dựa trên những thông tin thích hợp, đầy đủ và có cơ sở

Kế toán quản trị sẽ cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin đó để lựa chọn phương

án tối ưu nhất, như chọn được sản phẩm sinh lợi cao nhất, huy động các nguồn lực hợp

lý, định được giá bán hợp lý và có tính cạnh tranh

- Trong giai đoạn tổ chức thực hiện: Cung cấp thông tin để ra quyết định kinh doanhđúng đắn trong quá trình điều hành, chỉ đạo thực hiện các quyết định thực hiện hhằng

Lập kế hoạch

Kiểm tra

ngày về tình hiành hoạt động của doanh nghiệp như tình hình tài sản, thu nhập, chi phí các quyết định ngắn hạn để hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong điều hành sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Ngoài ra, trong quá trình thực hiện các kế hoạch đầu tư dài hạncũng cần phải có các thông tin cần thiết và đầy đủ.

- Trong giai đoạn kiểm tra và đanh giá: Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch

và dự toán, xác định những sai biệt, nhà quản trị cần được các kế toán viên quản trị cungcấp các báo cáo thực hiện để nhận diện các vấn đề còn tồn tại và cần có tác động củaquản lý Kiểm tra và đánh giá là hai chức năng có liên quan chặt chẽ với nhau Kế toánquản trị sẽ cung cấp thông tin thông qua việc thiết kế các bảng báo cáo dưới dạng so sánhđược, so sánh giữa kế hoạch với quán trình thực hiện kế hoạch Từ đó phát hiện ra nhữngkhâu, những chỗ của kế hoạch mà thực tế không thực hiện được cũng như những chỉ tiêuchưa hợp lý trong kế hoạch đã được lập, từ đó tìm ra nguyên nhân và phương hướng khắcphục

- Trong khâu ra quyết định: Các nhà quản trị cần phải có thông tin đầy đủ đáng tin cậy

và thích hợp Để có thông tin thích hợp, đáp ứng nhu cầu thích hợp của quản lý, kế toánquản trị sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn và những thông tin này thườngkhông có sẵn, chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúngtheo một trình tự dễ hiểu nhất và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị Raquyết định bản thân nó không phải là một chức năng độc lập, nói cách khác thông quachức năng quyết định nhà quản lý thực hiện các chức năng còn lại của mình Nhưng để raquyết định nhà quản lý cần rất nhiều thông tin hết sức cụ thể, chi tiết, thật đầy đủ, kịp thời

và chính xác không chỉ trong quá khứ mà còn ở hiện tại và tương lai; không chỉ đo lường

về mặt giá trị mà cả đo lường về hiện vật Những thông tin như vậy thì phần lớn đượccung cấp bởi kế toán quản trị

Kế toán quản trị không chỉ giúp nhà quản trị trong quá trình ra quyết định bằng cáchcung cấp thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào cáctình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn ra quyết định thích hợp nhất

Tóm lại, chu kỳ quản lý và quá trình kế toán là một chu kỳ khép kín, vận động liên tụclặp đi lặp lại nhưng không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng để ngày càng quản lý

tốt hơn và doanh nghiệp kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn Các nhà quản trị điềuhành hoạt động kinh doanh thông qua các chức năng quản lý còn Kế toán quản trị sửdụng các phương pháp riêng có của mình để thiết kế, tổng hợp, phân tích và truyền đạtthông tin kế toán, đặt chúng trong bối cảnh các mục tiêu đã xác định với các tình huốngkhác nhau nhằm cung cấp thông tin thực sự hữu ích cho các chức năng quản trị Kế toánquản trị có vai trò cung cấp thông tin cho các chức năng của quản trị dưới đây:

Các chức năng quản lý Quá trình kế toán

Sơ đồ 1.3 - Mối quan hệ giữa Kế toán quản trị với các chức năng quản trị

1.1.4 Các phương pháp của Kế toán quản trị

Là một bộ phận của kế toán doanh nghiệp, kế toán quản trị tất yếu cũng áp dụng cácphương pháp của kế toán nói chung, tuy nhiên việc vận dụng các phương pháp này cóđặc điểm khác so với kế toán tài chính Kế toán quản trị được hình thành và phát triểnnhằm đáp ứng công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp Vì vậy, phương pháp lựa chọn tuỳtheo điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp

- Phương pháp chứng từ: Bên cạnh những chứng từ theo quy định bắt buộc, kế toánquản trị còn tự xây dựng hệ thống chứng từ theo các yêu cầu quản lý cụ thể của doanhnghiệp Việc thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ cũng được xác lập theo một cáchriêng, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp

Xác định mục tiêu

Lập kế hoạch

Tổ chức thực hiện

Kiểm tra, đánh giá

Chính thức hoá thành các chỉ tiêu kinh tế

Lập dự toán chung và các bản dự toán chi tiết

Thu thập các kết quả thực hiện

Soạn thảo báo cáo thực hiện

- Phương pháp tài khoản kế toán: Để có số liệu một cách tỷ mỷ, kế toán quản trị phải

sử dụng những tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể như chi tiếttài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại sản phẩm

- Phương pháp tính giá: Đối với kế toán quản trị, việc tính giá các loại tài sản mangtính linh hoạt và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trịdoanh nghiệp

- Phương pháp tổng hợp cân đối: Các báo cáo kế toán - hình thức biểu hiện củaphương pháp tổng hợp cân đối trong kế toán quản trị - là các bảng cân đối bộ phận Cácbáo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ được lập theo kỳ hạn ngắng hơn cácbáo cáo tài chính Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộgrãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động

- Phân loại chi phí: Là chia nhỏ chi phí thành từng bộ phận riêng biệt theo các tiêuthức khác nhau để nhận biết bản chất, sự biến động và tác động của từng bộ phận chi phí.Việc phân loại chi phí theo những tiêu thức khác nhau giúp kế toán quản trị nhận diện, tổchức thu thập và trình bày thông tin về chi phí được phù hợp, tạo điều kiện cung cấpthông tin theo yêu cầu quản lý

- Phương pháp tập hợp chi phí: Để tập hợp chi phí phù hợp với đối tượng kế toán chiphí, kế toán quản trị trước hết phải nhận diện chi phí theo khả năng quy nạp chi phí vàocác đối tượng chi phí Tuỳ thuộc vào chi phí và khả năng quy nạp chúng, kế toán áp dụngphương pháp tập hợp trực tiếp hay phương pháp phân bổ gián tiếp

- Phương pháp trình bày chi phí: Để thuận lợi cho quá trình xử lý thông tin và cungcấp thông tin một cách đơn giản, dể hiểu Thông tin kế toán quản trị thương được thiết kếdạng so sánh được, trình bày bằng bảng biểu, đồ thị và phương trình

- Các phương pháp khác:

Do thông tin kế toán quản trị hướng về tương lai nên ngoài nguồn số liệu được xử lý

từ kế toán tài chính, kế toán quản trị còn sử dụng phương pháp thu thập thông tin từ hệthống hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê, và sử dụng những phương phápcủa phân tích kinh doanh như phương pháp so sánh, phân tích tương quan, phương phápthay thế liên hoàn, phương pháp phân tổ

Ngoài ra, Kế toán quản trị cũng sử dụng nhiều đến thông tin quá khứ khi lập dự toán,

vì đó là cơ sở để ước đoán doanh thu, chi phí và kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt độngcủa doanh nghiệp Do vậy, các phương pháp của kế toán quá trình cũng thường theo cáchước đoán, mô phỏng, gần đúng, dự báo xu hướng, biến động đánh giá trên cơ sở sản xuấttrong doang nghiệp và môi trường xung quanh

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ

1.2.1 Bản chất chi phí

Chi phí có thể nhìn nhận một cách trừu tượng chính là biểu hiện bằng tiền toàn bộnhững hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp phải chi ra trongmột thời kỳ nhất định, hoặc là những phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động phải phát sinhgắn liền với mục đích kinh doanh Đây chính là bản chất chi phí trong hoạt động củadoanh nghiệp là nó phải mất đi để đổi lấy một kết quả, kết quả có thể dưới dạng vật chấthoặc không vật chất

1.2.2 Phân loại chi phí

Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là cácthông tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận

Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí của doanh nghiệp, để quản lýđược chi phí cần thiết phải làm rõ cách phân loại chi phí khác nhau trong kế toán quản trị,

vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp những thông tin dưới nhiều góc độ để nhàquản trị ra quyết định

Trong kế toán tài chính, chi phí được định nghĩa như một khoản hao phí bỏ ra để thuđược một số sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó Bản chất của chi phí phải mất đi để lấy mộtkhoản thu về Trong Kế toán quản trị, chi phí được tiếp cận theo nhiều góc độ khác nhauphục vụ cho yêu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp Một số cách phân loại chính làphân loại theo chức năng hoạt động, phân loại theo cách ứng xử, phân loại theo mối quan

hệ với báo cáo tài chính (BCTC)

- Phân loại theo chức năng hoạt động:

Mục đích của phân loại theo chức năng hoạt động trong Kế toán quản trị là nhằm xácđịnh rõ vai trò, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh

doanh ở doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩmcũng như cung cấp thông tin một cách có hệ thống cho việc lập các báo cáo tài chính.Theo cách phân loại này, chi phí bao gồm:

+ Chi phí sản xuất: Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm hoặccung cấp dịch vụ phục vụ trong một thời kỳ nhất định Chi phí sản xuất gồm 3 khoản mụcsau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

+ Chi phí ngoài sản xuất: Là những chi phí phát sinh ngoài sản xuất liên quan đếnquản lý và tiêu thụ như chi phí bán hàng (CPBH), chi phí quản lý doanh nghiệp(CPQLDN)

- Phân loại theo mối quan hệ với Báo cáo tài chính:

Bao gồm:

+ Chi phí sản phẩm: Là những chi phí liên quan trực tiếp đến từng đơn vị sản phẩmđược sản xuất ra bởi một doanh nghiệp sản xuất hoặc được mua vào bởi một doanhnghiệp thương mại

+ Chi phí thời kỳ: Là những chi phí khi nó phát sinh làm giảm lợi tức của doanhnghiệp

Tuy nhiên cả hai cách trên chỉ mới nhận diện được chi phí theo những tiêu thức khácnhau nhưng chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động Vì vậy,người ta sử dụng một cách phân loại nữa và là cách sử dụng chính trong kế toán quản trị,phân loại theo cách ứng xử của chi phí

- Phân loại theo cách ứng xử:

Đây là cách phân loại chi phí theo khả năng phản ứng hoặc thay đổi như thế nào củachi phí khi có những thay đổi xảy ra trong các mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh.Theo cách phân loại chi phí nay, chi phí được chia thành ba loại:

+ Chi phí khả biến (biến phí): Là những chi phí mà về mặt tổng số sẽ thay đổi tỷ lệthuận với sự thay đổi của mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chi phí tính chotừng đơn vị sản phẩm thì hầu như không thay đổi

+ Chi phí bất biến (định phí): Là những chi phí mà xét về tổng số sẽ không thay đổikhi mức độ hoạt động thay đổi nhưng chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm sẽ thay đổi tỷ

lệ nghịch với sự thay đổi của mức độ hoạt động

+ Chi phí hỗn hợp: Là những chi phí bao hàm cả yếu tố biến phí và định phí Ở mức

độ hoạt động này, chi phí biểu hiện đặc điểm của định phí nhưng ở một mức độ hoạtđộng khác chi phí biểu hiện đặc điểm của biến phí

Ngoài ra, còn có các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết đinh như:

- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp:

+ Chi phí trực tiếp: Là những chi phí tự bản thân nó hiển nhiên được chuyển vào đơn

- Chi phí cơ hội và chi phí chìm:

+ Chi phí cơ hội: Là lợi nhuận tiềm tàng bị mất hoặc hi sinh khi chọn một phương ánnày để thay thế một phương án khác

+ Chi phí chìm: Là những chi phí phát sinh trong quá khứ mà doanh nghiệp phải chịu

và vẫn còn phải chịu trong tương lai bất kể doanh nghiệp lựa chọn phương án kinh doanhnào

1.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

Tại Việt Nam, kế toán quản trị vẫn là lĩnh vực khá mới mẻ tại các doanh nghiệp Tuynhiên trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường thì yêu cầu phải tổ chức bộ

phận kế toán quản trị đã trở nên đặc biệt cấp thiết Để thực hiện được công tác kế toánquản trị tại mỗi doanh nghiệp, các công việc chính cần triển khai là:

- Tổ chức bộ máy đảm nhận công tác kế toán quản trị

- Tổ chức thu nhận thông tin

- Xây dựng nội dung công việc kế toán quản trị

- Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Mối quan hệ giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính: Kế toán quản trị và kế toán tàichính là hai bộ phận của hệ thống kế toán trong tổ chức Kế toán tài chính hay kế toánquản trị đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thông tin kinh tế, tài chính trong doanhnghiệp Giữa chúng có mối quan hệ sau đây:

- Cả hai cùng liên hệ với hệ thống thông tin kế toán Kế toán tài chính cung cấp thôngtin tổng quát, kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hằng ngày của kế toántài chính nhằm cụ thể hoá các số liệu, phân tích một cách chi tiết để phục vụ yêu cầuquản lý cụ thể

- Cả hai đều gắn với trách nhiệm quản lý trên các góc độ khác nhau Kế toán tài chínhliên quan đến trách nhiệm quản lý chung, toàn doanh nghiệp còn kế toán quản trị liênquan đến trách nhiệm quản lý ở từng bộ phận, từng hoạt động, từng loại chi phí, thu nhập

và kết quả cụ thể Song chúng có sự bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau cùng phục vụ mục đíchquản lý và phát triển doanh nghiệp

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Xuất phát từ yêu cầu thông tin của kế toán quản trị chỉ dùng để phục vụ cho các nhàquản trị tại doanh nghiệp trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanhnghiệp, cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp vớiđặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanhnghiệp Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cungcấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp

Tuỳ theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp lựa chọn phưông thức

tổ chức bộ máy kế toán quản trị Đối với doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn có thể tổchức một bộ phận chuyên đảm trách kế toán quản trị, ngược lại, với các doanh nghiệp có

quy mô nhỏ, phần hành kế toán quản trị có thể do các kế toán viên của phần hành kế toántài chính kiêm nhiệm Cho dù lựa chon phương thức tổ chức riêng biệt hay kết hợp phầnhành kế toán quản trị với kế toán tài chính thì yêu cầu công tác kế toán quản trị vẫn phảiđảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là lập dự toán, phân tích, lập báo cáo kế toánquản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định Cóthể tổ chức bộ máy kế toán quả trị theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 - Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Trong đó nhiệm vụ của bộ phận lập dự toán là tập hợp chi phí, phân tích biến phí,định phí, xây dựng các phương trình tính chi phí hỗn hợp, lập kế hoạch giá thành, giábán, lập dự toán, phận tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận (CVP), phân tíchthông tin hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý

Bộ phận phân tích giá có nhiệm vụ lấy báo cáo kế toán quản tri, so sánh, đánh giá kếtquả thực hiện với kế hoạch đề ra, tìm ra nguyên nhân gây ra biến động Kế toán viên sẽxem xét chi phí, sản lượng tiêu thụ trong kỳ thực tế chênh lệch như thế nào so với kếhoạch, từ đó đề xuất phương án sửa đổi cho nhà quản trị

Bộ phận tư vấn dự cán có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi của các dự án đầu

tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm tài sản cố định và đề xuất các giải pháp

1.3.2 Tổ chức thu nhận thông tin

KẾ TOÁN

TRỊ

Bộphậndựtoán

Bộphậnphântích,đánhgiá

Bộphậntưvấndựán

kếtoán

chi

phí

Bộphậnphảithu,phảitrả

Bộphậnkếtoántàisản

Bộphậnkếtoánnguồnvốn

Thông tin kế toán quản trị là các số liệu tài chính và số liệu vật chất về các mặt hoạtđộng, các quá trình, các đơn vị kinh doanh, các loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng củamột tổ chức.

Muốn công tác kế toán quản trị tại doanh nghiệp đạt hiệu quả thì trước hết phải tổchức được hệ thống thông tin cung cấp cho kế toán quản trị Vì vậy phải tổ chức thu thập

từ các đơn vị sản xuất Bên cạnh đó, còn phải xây dựng mối liên hệ thông tin với bộ phận

kế toán tài chính, với các phòng ban chức năng khác

Để thu nhận thông tin thì phải tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong

tổ chức để thu nhận thông tin cho phù hợp

- Đối với công nhận trực tiếp sản xuất hay nhà quản trị cấp cơ sở thì thông tin cầnđược cung cấp hằng ngày ngay sau mỗi công việc hoàn thành để người công nhận đánhgiá được những chênh lệch giữa thực hiện so với định mức hoặc với thực hiên trước đây

Vì vậy, cần thu nhận những thông tin như: Thông tin số lượng về các yếu tố đầu vào mà

họ đã sử dụng: số lượng nguyên liệu, vật liệu, thời gian lao động hap phí; kết quả đạtđược: Số lượng sản phẩm hoàn thành, số lượng sản phẩm có khiếm khuyết phải làmlại

- Đối với cấp quản lý trung gian như giám đốc các đơn vị trực thuộc, giám đốc một bộphận, thông tin cần được cung cấp là thông tin cả về số lượng lẫn thông tin chi phí về cácnguồn lực đã sử dụng và kết quản đạt được để họ đánh giá tính hiệu quả của việc sử dụngcác nguồn lực và nhận biết nên phân bổ các nguồn lực như thế nào để đạt được kết quảcao nhất

- Đối với cấp quản lý cáo nhất như Tổng Giám đốc, Uỷ viên hội đồng quản trị thìthông tin cần cung cấp là những thông tin về cơ hội thị trường, các nguy cơ cạnh tranh,thông tin về sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm cũng như đối với thái độ phục

vụ hậu mãi của tổ chức và các tiến bộ về công nghệ có liên quan Đây là những thôngtin có tính chiến lược nhằm định hướng các quyết định phát triển lâu dài của tổ chức

1.3.2.1 Tổ chức theo dõi chi phí

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì quy trình sản xuất thường diễn ra tại các phânxưởng, các tổ sản xuất Việc tổ chức theo dõi chi phí ở mỗi đơn vị sản xuất riêng thì chi

phí sẽ được theo dõi chặt chẽ hơn Khi thực tế sai lệch so với kế hoạch thì kế toán cũng

dễ dàng tìm ra sai lệch ở bộ phận nào, nguyên nhân dẫn đến sai lệch Vì vậy để quản lýchặt chẽ chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, đồng thời thuận lợi cho công tác tậphợp chi phí của kế toán quản trị, cần phải lập bảng theo dõi chi phí tại các đơn vị sảnxuất, ghi nhận tất cả chi phí phát sinh tại mỗi đơn vị sản xuất như:

- Sổ theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp tại phân xưởng

- Sổ theo dõi chi phí nhân công trực tiếp tại phân xưởng

- Sổ theo dõi chi phí sản xuất chung tại phân xưởng

- Phiếu tính giá thành công việc

Bảng 1.2 - Sổ theo dõi chi phí nhân công trực tiếp tại xí nghiệp

Bảng 1.3 - Phiếu tính giá thành công việc

Doanh nghiệp: (Tên khách hàng): (Địa chỉ) (Ngày đặt hàng)

Loại sản phẩm: Ngày bắt đầu sản xuất:

Mã số công việc: (Ngày hẹn giao hàng)

Số lượng sản xuất: Ngày hoàn thành:

Chi phí sản xuất chung Tổng

chi phí

Số lượng SP hoàn thành Chứng từ

Số tiền

Chứng từ

Số tiền

Tỷ lệ đơn giá

Căn

cứ phân bổ

Số phân bổ

Chứng từ

Số lượng Ngày hiệuSố Ngày hiệuSố Ngày hiệuSố

Giá thành

Còn đối với các doanh nghiệp thương mại thì chi phí phát sinh chủ yếu trong giaiđoạn mua hàng và bán hàng Vì vậy cũng phải theo dõi chi phí mua hàng và bán hàngtheo từng mặt hàng Trong nhiều trường hợp không thể theo dõi chi phí cho từng mặthàng, từng nhóm hàng thì phải theo dõi chi phí chung rồi phân bổ cho từng mặt hànghoặc nhóm hàng cụ thể

1.3.2.2 Xây dựng mối liên hệ thông tin giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính

Trong công tác kế toán quản trị, kế toán viên phải sử dụng thông tin từ nhiều nguồncung cấp, trong đó nguồn thông tin chủ yếu do kế toán tài chính cung cấp Chẳng hạn,nhiệm vụ của kế toán dự toán là tính biến phí, định phí rồi phân tích CVP, lập các bảng

kế hoạch, tuy nhiên việc tính toán chi phí và lập dự toán có khi không sát với thực tế Vìthế, kế toán dự toán cần dựa vào các báo cáo thực tế của kế toán tài chính cung cấp để cóđược số liệu chính xác cho kỳ tiếp theo như số liệu số lượng hàng tiêu thụ, về chi phí, giáthành Các báo cáo thực tế này sẽ giúp cho việc lập dự toán có ý nghĩa và hiệu quả hơn Khi phân tích đánh giá, kế toán viên so sánh số liệu thực tế về lượng hàng hoá tiêuthụ, chi phí và giá thành sản phẩm với số liệu dự toán Tìm ra điểm khác biệt vànguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữ thực tế và kế hoạch, từ đó mới đề xuất hướng sửađổi