tài liệu đại cương văn cường ct

Một số trường hợp tài liệu phải sử dụng những Font chữ đặc biệt mà các máy tính khác không có, nếu ta chép tài liệu này qua máy tính khác thì chắc chắn Font chữ sẽ bị mất và có thể khôn[r]

MỤC LỤC

1 MICROSOFT WORD (NC) 5

1.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Dữ Liệu 5

1.1.1 Cấu Hình Tùy Chọn Trong Word

1.1.2 Thiết Lập Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu 15

1.1.3 Thiết Lập Kiểu Mẫu Cho Tài Liệu 20

1.2 Định Dạng Dữ Liệu 24

1.2.1 Thiết lập font chữ đoạn văn nâng cao 24

1.2.2 Chia cột cho đoạn văn 30

1.2.3 Cơng thức tốn học 32

1.2.4 Tạo bảng biểu biểu đồ 33

1.2.5 Cách xây dựng nội dung tái sử dụng tài liệu 44

1.2.6 Sử dụng hộp văn liên kết chọn lựa 50

1.3 Theo Dõi Và Tham Khảo Tài Liệu 55

1.3.1 Kiểm tra, so sánh, kết hợp tài liệu 55

1.3.2 Tạo trang tài liệu tham khảo 61

1.3.3 Tạo bảng tác giả tài liệu 65

1.3.4 Tạo bảng mục cho tài liệu 67

1.4 Thực Hiện Chức Năng Trộn Thư 75

1.4.1 Thiết lập chức trộn thư 75

1.4.2 Thực chức trộn thư 76

1.4.3 Tạo thư trộn sử dụng từ danh sách 82

1.4.4 Tạo nhãn bao thư 85

1.5 Quản lý Macros Forms 89

1.5.1 Thiết lập thao tác với macros 89

1.5.2 Thiết lập thao tác với lựa chọn macros 92

1.5.3 Tạo forms 92

1.5.4 Thao tác với forms 95

2 MICROSOFT EXCEL (NC) 98

2.1.1 Thiết lập lựa chọn hiệu chỉnh liệu 98

2.1.2 Thiết lập bảo mật chia sẻ tài liệu 103

2.1.3 Chia sẻ Bảo quản tài liệu 106

2.2 Thao Tác Với Công Thức Và Hàm 110

2.2.1 Kiểm tra công thức 110

2.2.2 Định dạng có điều kiện ( Conditionnal Formatting ) 124

2.2.3 Thao tác lựa chọn cho công thức 131

2.2.4 Công thức thống kê 132

2.2.5 Công thức mảng 137

2.2.6 Sử dụng hàm xây dựng sẵn 142

2.2.7 Các hàm chuỗi 142

2.2.8 Các hàm ngày (Date & Time) 144

2.2.9 Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference) 146

2.2.10 Các hàm thông tin (ISfunction) 148

2.2.11 Các hàm Cơ sở liệu 149

2.2.12 Các lệnh xử lý liệu 149

2.3 Trình diễn liệu 154

2.3.1 Thao tác với PivotTables 154

2.3.2 Thống kê chức Consolidate 155

2.3.3 Thao tác với PivotCharts 158

2.3.4 Biểu đồ nâng cao 159

2.3.5 Tính Sparkline 165

2.3.6 Phân tích độ nhạy ( What – If Analysis ) 166

2.3.7 Sử dụng liệu liên kết 170

2.4 Làm Việc Với Macros Và Forms 177

2.4.1 Tạo thực macros 177

2.4.2 Thao tác với form controls 185

3 SỬ DỤNG INTERNET 197

3.1 Giới thiệu Internet 197

3.3 Các dịch vụ thông dụng Internet 198

3.4 Trình duyệt web 199

3.4.1 Các trình duyệt thơng dụng 199

3.4.2 Sử dụng trình duyệt 200

3.5 Tìm kiếm thơng tin Internet 201

3.6 Dịch vụ Email 202

3.7 Dịch vụ Office Online 205

3.8 Dịch vụ chia thông tin trực tuyến 207

3.9 Dịch vụ Online Calendar 207

3.10. Google Form 208

4 AN TỒN THƠNG TIN 216

BÀI TẬP

PHẦN WINWORD 234

BÀI TẬP WINWORD 234

BÀI TẬP WINWORD 235

BÀI TẬP WINWORD 236

BÀI TẬP WINWORD 237

BÀI TẬP WINWORD 238

BÀI TẬP WINWORD 239

BÀI TẬP WINWORD 240

BÀI TẬP WINWORD 241

BÀI TẬP WINWORD 242

BÀI TẬP WINWORD 10 244

BÀI TẬP WINWORD 11 245

BÀI TẬP WINWORD 12 246

BÀI TẬP TỔNG HỢP 248

BÀI TẬP ÔN TẬP 249

PHẦN EXCEL 251

BÀI TẬP EXCEL 251

BÀI TẬP EXCEL 253

BÀI TẬP EXCEL 254

BÀI TẬP EXCEL 255

BÀI TẬP EXCEL 256

BÀI TẬP EXCEL 257

BÀI TẬP EXCEL 258

BÀI TẬP EXCEL 259

BÀI TẬP EXCEL 10 260

BÀI TẬP EXCEL 11 262

BÀI TẬP EXCEL 12 263

BÀI TẬP EXCEL 13 264

BÀI TẬP EXCEL 14 265

BÀI TẬP EXCEL 15 266

1 MICROSOFT WORD (NC)

1.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Dữ Liệu

Chương giúp người học nâng cao kỹ chia sẻ bảo quản liệu, biết cách tùy chỉnh Ribbon Quick Access Tool Bar, tạo kiểu mẫu cho tài liệu Cuối chương giáo trình cung cấp số cách làm danh thiếp, mẫu đơn xin việc ngân hàng Cụ thể người học tìm hiểu kỹ nội dung:

 Cấu hình tùy chọn Word  Thiết lập chế độ bảo vệ tài liệu  Thiết lập kiểu mẫu cho tài liệu

1.1.1 Cấu Hình Tùy Chọn Trong Word

 General

Để định dạng liệu cách nhanh chóng: Thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… bôi đen đoạn văn đó, word cung cấp cơng cụ thu nhỏ để hỗ trợ làm điều (hình 1.0):

Hình 1.0

Mặc định cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ hỗ trợ, số trường hợp cơng cụ thu nhỏ khơng hiển thị ta mở hình Word Option lên để thiết lập, giáo trình hướng dẫn cách:

- Cách 1: Vào Tab File / chọn mục Options - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F+T

Màn hình Word Options hiển thị bên (hình 1.1):

Ta tick vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” tab General nhấn nút OK

 Display

Trong trình soản thảo văn khơng tránh khỏi sai sót kỹ thuật, Word cung cấp cho cách nhìn tổng thể kỹ thuật soạn thảo để sửa chữa lỗi kỹ thuật cách xác:

Hình 1.2

Tại trang Display, ta tick vào “Show All formatting marks”, ta chọn biểu tượng trực tiếp hình soạn thảo:

Hình 1.3

Hình 1.4 ví dụ cho biết kỹ thuật sử dụng trình soạn thảo:

 Proofing

Một tính tuyệt vời Office chức kiểm tra tả ngữ pháp, giúp tăng tốc độ soạn thảo người sử dụng nhiều Trong Office 2013 tải cơng cụ kiểm soát lỗi Tiếng Việt địa chỉ:

http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=35400

Trong trang Proofing hình Word Options, ta quan sát mục “When correcting spelling and grammar in Word” Mục cho phép chọn kiểu kiểm sốt lỗi: chính tả, ngữ pháp Muốn chọn kiểm tra tả ta tick vào mục có chữ “spelling”, muốn kiểm tra ngữ pháp ta tick vào mục có chữ “gammar” , sau chọn lựa xong thì nhấn nút OK để lưu thiết lập (hình 1.5)

Hình 1.5

Hình 1.6

Như ta thấy, từ “thera” bị sai tả, word gợi ý số từ thay cho từ sai Trong trường hợp ta chọn “there”.

Để có thêm nhiều lựa chọn, ta chọn mục “Spelling…” cửa sổ trên:

Hình 1.7

 Save

Một chức quan trọng hữu dụng chức tự động lưu trữ tài liệu Word Người sử dụng lưu tài liệu trình soạn thảo, điều nguy hiểm máy tính bị tắt bất ngờ (hư máy, cúp điện…) làm hết liệu

Để Word tự động lưu tài liệu soạn thảo: Ta tick vào mục “Save AutoRecover Information every”, mục cho phép ta ấn định số phút tự động lưu, 10 phút. Nếu bạn muốn tự động lưu sau phút bạn nhập số vào (hình 1.8):

Hình 1.8

Mục “AutoRecover file location” nơi Word tự động lưu tài liệu tài liệu chưa ta lưu, mục “Default file location” nơi lưu trữ mặc định ta chọn chức năng lưu tài liệu Cả mục ta thay đổi vị trí lưu trữ cách nhấn vào nút “Browse…”.

tài liệu nên chép qua máy khác tài liệu đọc được, tất nhiên dung lượng tài liệu tăng lên đáng kể thao tác lưu chậm

 Customize Ribbon

Đôi ta khởi động Office Word lên mà khơng thấy tab lệnh hình bên dưới:

Hình 1.9

Ta khơng nên lo lắng cho Office Word bị hư, trường hợp Ribbon bị thay đổi cấu hình

Ta mở lại hình Word Options/ chọn Customize Ribbon hướng dẫn phần trước, bấm chuột phải vào tab File/ chọn Customize the Ribbon…:

Hình 1.10

Ta quan sát tab bên phải hình Word Options bỏ hết tick, ta muốn hiển thị Tab lên tick vào Tab nhấn nút OK

Ta cần biết thêm thông tin: Ribbon có nhiều Tab, Tab có nhiều nhóm lệnh, nhóm lệnh có nhiều lệnh riêng lẻ Trong số trường hợp ta cần gom tất lệnh thường xuyên sử dụng vào chung Tab việc thao tác định dạng liệu nhanh Ví dụ ta muốn tạo thêm Tab hình bên dưới:

Hình 1.12

Như hình 1.12, ta thấy có tab tên “Định dạng”, tab có nhóm “Nhóm 1”, “Nhóm 2” “Nhóm 3”, nhóm có số lệnh

Các bước để tạo tab tab “Định dạng” sau:

 Bước 1: Trong hình Customize Ribbon, bấm chọn nút “New Tab”.

 Bước 2: Chọn Tab tạo “New Tab” bấm nút “New Group”, hình dưới ta tạo New Tab New Group (hình 1.13).

Hình 1.13

Hình 1.14

Tương tự đổi tên Group, chọn Group bấm “Rename” để đổi:

Hình 1.15

Đặt tên chọn biểu tượng cho Nhóm bấm OK, lặp cho hết nhóm khác cuối ta hình bên dưới:

Hình 1.16

 Bước 4: Thêm lệnh vào cho Nhóm bước 3

Để gỡ bỏ lệnh khỏi nhóm, ta chọn lệnh nhóm bấm “<<Remove” Quan sát hình 1.17 ta thấy danh sách lệnh đưa vào nhóm:

Hình 1.17

Sau kéo thả command xong, ta bấm “OK” kết mong muốn Ta quay trở lại cấu hình ban đầu cách chọn “Reset all customizations”:

Hình 1.18  Quick Access Toolbar

Tương tự Ribbon, Word cung cấp chức Quick Access ToolBar (QAT) để hỗ trợ người soạn thảo định dạng văn cách nhanh chóng

Như hình 1.19 ta thấy QAT nằm bên Ribbon bên Ribbon tùy vào sở thích người soạn thảo

 Để di chuyển QAT xuống Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/ chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon (hình 1.20):

Hình 1.20

 Để di chuyển QAT lên Ribbon: Ta bấm chuột phải vào Ribbon/ chọn Show Quick Access Toolbar Above the Ribbon (hình 1.21):

Hình 1.21

 Ta thêm xóa lệnh khỏi QAT

 Thêm lệnh vào QAT: Bấm chuột phải vào lệnh Ribbon/ chọn “Add to Quick Access Toolbar”

Hình 1.22

 Xóa lệnh khỏi QAT: Bấm chuột vào lệnh QAT/ chọn “Remove from Quick Access Toolbar”

1.1.2 Thiết Lập Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu

Đối với tài liệu mang tính nhạy cảm việc thiết lập chế độ bảo vệ liệu vơ quan trọng Có nhiều cấp độ bảo vệ tài liệu, giáo trình hướng dẫn số cách bảo vệ tài liệu người sử dụng:

 Thiết lập thuộc tính đọc cho tài liệu:

Tại ta phải thiết lập thuộc tính đọc cho tài liệu? thường tài liệu phiên cuối (tức hồn chỉnh) chủ sở hữu tài liệu đánh dấu cho người đọc biết cách thiết lập Mark as Final

Cách thiết lập sau: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document / chọn Mark as Final (hình 1.24):

Hình 1.24

Sau chọn Mark as Final, có hình xuất bên Chọn OK để thiết lập, chọn Cancel để hủy thiết lập:

Hình 1.25

Sau chọn OK có thêm hình tiếp theo, hình ta tiếp tục chọn OK

Hình 1.26

Bấm “Edit Anyway” phía bên tài liệu để khỏi chế độ đọc (xem hình trên)

 Thiết lập mật cho tài liệu:

Đây kiểu bảo mật tài liệu mà tới 99.9% người sử dụng chọn lựa để thiết lập cho tài liệu có liệu nhạy cảm, độc giả nên chọn kiểu bảo mật

Cách thiết lập: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document / chọn Encrypt with Password (hình 1.27):

Hình 1.27

Sau chọn “Encrypt with Password”, Word yêu cầu ta nhập lần mật khẩu, tại lần nhập mật ta phải nhập giống Theo kinh nghiệm bạn nên nhập mật có chứa đồng thời: Chữ, số, ký hiệu; tránh lấy mật tên hay ngày tháng năm sinh hay số điện thoại dễ bị lộ:

Hình 1.28

 Nhập mật bấm OK xuất hình nhập mật lần 2:

Hình 1.29

 Sau nhập lần mật thành công, để kiểm tra lại ta đóng tài liệu sau mở lại tài liệu này, Word yêu cầu ta nhập mật để xem:

Hình 1.30

Bạn ý phải nhớ mật nhập, bạn quên khơng thể mở tài liệu Word có chế bảo mật tài liệu cao

Sau thiết lập mật rồi, muốn tháo bỏ mật ta cần vào lại hình thiết lập mật khẩu, ta việc xóa mật (để trống) nhấn OK

 Ngăn chặn chỉnh sửa định dạng liệu:

Cấp độ bảo mật cao “Thiết lập thuộc tính đọc cho tài liệu”, trường hợp người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại liệu bắt buộc phải nhập mật Tính quan trọng giúp bảo quản thơng tin cuối tác giả, tránh điều đáng tiếc có cố tình phá liệu

 Bước 1: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document/ chọn Restrict Editing (xem hình 1.31):

Hình 1.31

Sau chọn Restrict Editing, Word cung cấp hình Restrict Formating and Editing cho phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu (hình 1.32):

 Bước 2: Trường hợp sử dụng nhiều không cho phép người đọc chỉnh sửa liệu, hình 1.32 ta tick vào “Allow only this type of editing in the document:” mục danh sách xổ xuống ta chọn No changes (Read only).

 Bước 3: Bấm chọn nút lệnh “Yes, Start Enforcing Protection”, Word yêu cầu ta nhập mật bảo vệ tài liệu: (hình 1.33)

Hình 1.33

Sau bấm chọn OK, tài liệu bảo vệ người sử dụng muốn chỉnh sửa tài liệu phải nhập mật

Để chỉnh sửa nội dung tài liệu người sử dụng bắt buộc phải chọn nút “Stop Protection” (hình 1.34):

Hình 1.34

Nếu khơng thấy hình Stop Protection ta vào ngược lại bước mở chức Restrict Editing

Khi chọn “Stop Protection”, Word yêu cầu ta nhập mật hình dưới:

Sau nhập mật bấm OK ta chỉnh sửa tài liệu bình thường, người sử dụng chỉnh sửa tài liệu có mật cung cấp từ tác giả tài liệu Chức hay, độc giả nên sử dụng

Bảng so sánh cấp độ bảo mật trên:

Kiểu bảo mật Cấp độ bảo mật Tóm lược

Mark as final Thấp Đánh dấu tài liệu hoàn chỉnh, chỉnh sửa dễ dàng Restrict Editing Bình thường Đánh dấu đọc, muốn chỉnh

sửa phải nhập mật

Encrypt with Password Cao Bảo mật từ đầu, muốn mở tài liệu phải nhập mật

1.1.3 Thiết Lập Kiểu Mẫu Cho Tài Liệu

Khi trường sinh viên phải viết đơn tìm việc, hay vào làm việc công ty giao cho làm biểu mẫu: Danh thiếp, thư ngỏ, … Khơng phải có kinh nghiệm việc viết đơn tìm việc hay làm biểu mẫu, làm khơng cách đơi cịn lãnh hậu nghiêm trọng Chính lý Word làm sẵn cho biểu mẫu, quy chuẩn chung cho nghành nghề định Chẳng hạn mẫu đơn tìm việc, ứng viên trình bày chun nghiệp có đầu tư lợi ứng viên Sau số kiến thức liên quan tới việc thiết lập biểu mẫu

 Khái niệm:

Template tập tin mẫu, cho phép tạo tập tin với mẫu tạo sẵn Tập tin mẫu bao gồm tiêu đề, logo, định dạng khác Tập tin mẫu có phần là dotx.

Trong Word có sẵn tập tin Template, ta sử dụng cách:

Chọn FileNewSample Templates xuất cửa sổ Template, chứa mẫu Template, Chọn mẫu phù hợp với nội dung tài liệu sau chọn tiếp:

- Document chọn Create để sử dụng Template

Hình 1.36  Để tạo kiểu mẫu mới:

Bạn thiết kế mẫu để sử dụng làm mẫu cho tài liệu sau  vào tab File/ Save As / chọn nơi lưu

Hình 1.37 – Hộp thoại tạo template mới

- Trong hộp thoại Save As  Save as type  chọn Word Template (*.dotx)

- Tự động đường dẫn lưu trữ Template trỏ đến, bạn lưu nơi bạn muốn

- Và bạn muốn sử dụng cần vào  Tab File  New Personal  chọn Template bạn cần

Hình 1.38

Giả sử ta lưu mẫu với tên “Tao_Template_moi.dotx”, lần tạo một tài liệu mà ta chọn mẫu “Tao_Template_moi.dotx” ta có tài liệu giống mẫu

Xem hình xuất tên mẫu sau lưu template (hình 1.39)

Hình 1.39 – Mẫu ta vừa tạo  Tải kiểu mẫu có sẵn Microsoft:

Microsoft cung cấp nhiều mẫu cho người sử dụng: Mẫu tổ chức kiện, thư ngỏ, danh thiếp, đơn tìm việc … (yêu cầu phải kết nối internet)

Hình 1.40 – chọn Resume Sau tìm tới Job – specific resumes/ chọn Banker resumes:

Hình 1.41 – chọn Sales manager resume

Sau chọn Sales manager resume bấm “Create”, ta mẫu CV tìm việc chuyên nghiệp

Hình 1.42- Mẫu đơn tìm việc với vị trí Sales manager

1.2.Định Dạng Dữ Liệu

Chương giúp sinh viên nâng cao kỹ định dạng văn Word 2013, cụ thể sinh viên học kỹ sau:

 Thiết lập font chữ đoạn văn nâng cao  Chia cột cho đoạn văn

 Công thức toán học  Tạo bảng biểu biểu đồ

 Cách xây dựng nội dung tái sử dụng tài liệu  Sử dụng hộp văn liên kết chọn lựa

1.2.1 Thiết lập font chữ đoạn văn nâng cao

 Định dạng font chữ

Như ta thường thấy có chức định dạng mà trình soạn thảo văn sử dụng nhiều in đậm (Ctrl +B), in nghiêng (Ctrl+I) gạch chân (Ctrl+U) Và hầu hết định dạng văn thường gặp liệt kê nhóm lệnh Font Tab Home:

Hình 1.44 – Các định dạng Font chữ

Ta cần bôi đen đoạn văn cần định dạng sau chọn lệnh nhóm Font hình 1.44

Để thiết lập kiểu Font chữ đặc biệt, ta chọn biểu tượng Text Effects ( ):

Hình 1.45 – Các hiệu ứng nâng cao cho Font chữ  Sử dụng Font Dialog

Hình 1.46 – Cửa sổ Font Dialog

Thông thường soạn thảo văn ta sử dụng kiểu định dạng đồng để nâng cao tính chun nghiệp, ta định dạng hết thông số chọn chức “Set As Default” Ví dụ: Ta thiết lập Font chữ “Time news roman”, Font Style = “Regular”, Font Size =13 nhấn nút “Set As Default”, hình sau hiển thị:

Hình 1.47 – Thiết lập định dạng mặc định Sau chọn “All documents based on the Normal.dotm template” bấm OK, Microsoft Word lưu lại định dạng này, lần mở tập tin lên tập tin có định dạng giống ta thiết lập

Khi in ấn đơi ta gặp trường hợp: Có vài từ rơi xuống trang làm xấu trang in, ta muốn dòng cuối chữ giãn đầy dòng

Tab Font:

Dùng để định dạng Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, gạch chân, chữ hoa, chữ thường, Superscript (X2), Subscript (H2O)

Tab Advanced:

Dùng để hiệu chỉnh co giãn chữ, ghép chữ…

Text Effects:

Dùng để thiết lập hiệu ứng nâng cao Set As Default:

cho đẹp ta xử trí nào? Khi gặp trường hợp ta dùng chức co giãn chữ tab Advanced cửa sổ Font Dialog:

Normal : Chữ để bình thường Expanded : Giãn chữ

Condensed : Co chữ

Ví dụ: Nếu cụm từ “Không sợ thiếu, sợ không công bằng”, ta thiết lập kiểu khác có kết khác nhau:

Hình 1.48 – Thiết lập co giãn chữ Normal Không sợ thiếu, sợ không công

Expanded Không sợ thiếu, sợ không công bằng Condensed Không sợ thiếu, sợ không công

 Chèn biểu tượng ký tự đặc biệt:

Đôi trình soạn thảo văn bản, ta cần chèn số biểu tượng hay ký tự đặc biệt ta khơng thể nhập vào từ bàn phím được, Microsoft Word cung cấp kho biểu tượng ký tự đặc biệt phong phú, đủ đáp ứng yêu cầu người sử dụng

Để hiển thị cửa sổ chèn Biểu tượng ký tự đặc biệt ta vào: Tab Insert/ chọn Symbol/ More Symbol (Atl+N+U+M):

Hình 1.49 – Chèn biểu tượng ký tự đặc biệt  Thêm Drop Cap vào tài liệu:

Như ta biết, Drop Cap đoạn văn có ký nhóm ký tự đầu đoạn văn “rơi” xuống dòng bên (vào tab Insert/ chọn Drop Cap):

Trong tab Symbols có danh sách Font chữ: Ứng với loại font chữ khác có biểu tượng khác nhau, biểu tượng sử dụng nhiều nằm Font Wingdings

Hình 1.50 – Thêm Drop Cap vào đoạn văn

Mỗi đoạn văn thêm Drop Cap Mặc định ký tự đoạn văn thiết lập Drop cap rơi xuống, ta bơi đen từ đầu rơi từ xuống (nhiều ký tự hình trên) Đơi đoạn văn lại khơng cho phép ta thêm Drop Cap kiểm tra xem đoạn văn có bị gõ dư khoảng trắng đầu dịng hay khơng kiểm tra xem trỏ văn có đứng dịng mà khơng có chữ hay không

 Tạo chỉnh sửa Style

Trong q trình soạn thảo văn bản, có nội dung có định dạng giống nhau, định dạng cho nội dung riêng nhiều thời gian không quán Một cách đơn giản để thực điều dùng Style

Style tập hợp định dạng tạo trước có tên Style cần thiết soạn thảo giáo trình tài liệu có nhiều mục, nhiều loại văn khác

Style áp dụng cho cho đoạn văn (Paragraph), cho ký tự (Character) hai (Linked) Word có sẵn Style mặc định, người dùng định nghĩa thêm Style Các Style chứa trong Group Styles Ribbon tab Home

 Chọn Style có sẵn

Hình 1.51 – Chọn Style có sẵn Microsoft Word  Tạo Style

Hình 1.52 – Tạo Style  Name: Nhập tên Style (ví dụ dntu_style).  Style type: Chọn loại Style (paragraph, character, linked)

 Style based on: Chọn Style làm sở cho Style tạo, Style tạo bao gồm định dạng Style

 Style for following paragraph: Chọn Style cho đoạn  Formatting: Chọn định dạng cho Style

 Click nút Format cho phép mở rộng định dạng như: Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering, Shortcut Key, Text Effects

 Bấm OK để tạo Style mới, sau bấm OK style dntu_style đưa vào Quick Style Gallery (hình 1.53)

 Gán Style

- Chọn khối văn cần định dạng

- Chọn Style tạo (dntu_style), lúc khối văn có định dạng giống được thiết lập dntu_style:

Hình 1.53 – Gán Style cho khối văn  Chỉnh sửa Style

Để hiệu chỉnh Style, ta bấm chuột phải vào Style/chọn Modify (sẽ xuất hình chi tiết để thay đổi định dạng giống mục tạo Style, ta đổi thông số theo nhu cầu cụ thể):

Hình 1.54 – Chỉnh sửa Style Tương tự ta có chức hình 1.54:

- Rename…: Đổi tên Style

- Remove from Quick Style Gallery…: Xóa Style khỏi danh mục

- Add Gallery to Quick Access Toolbar: Đưa Style vào Quick Access Toolbar

1.2.2 Chia cột cho đoạn văn bản

Có văn sau soạn bạn muốn chia làm nhiều cột báo, MS Word giúp bạn hoàn thành

Để chia đoạn văn thành nhiều cột:

Hình 1.55 – Chia cột đoạn văn - Để mở cửa sổ Column  More Columns:

Hình 1.56 – Cửa sổ Column

 Presets: chọn mẫu có sẵn nhập số cột vào Number of columns

Lưu ý: Khi chia cột người dùng thường mắc lỗi chia hai cột liệu nằm trọn cột, không không chia qua cột thứ hai… Các lỗi xảy khâu quét chọn liệu (thường không ngắt đoạn) Để chia cột thành công người dùng nên bật nút Show/Hide để quét chọn liệu không quét phải dấu Enter cuối

1.2.3 Công thức tốn học

Để thiết lập cơng thức Tốn hoc, Hóa học,… Word, bạn vào Tab Insert  group Symbol  Equation

Hình 4.5.22

Thanh cơng cụ để soạn thảo xuất hiện, bạn bắt đầu thiết kế cơng thức Ta có group:

 Tool: Chèn định dạng mẫu công thức có sẵn.

 Symbols: Chèn ký tự đặc biệt.

Hình 4.5.24  Structures: Các cấu trúc cơng thức có sẵn.

Hình 4.5.25

Lưu ý: tạo công thức bạn nên tạo Equation, không nên tắch riêng từng phần, khó định dạng cho cơng thức.

1.2.4 Tạo bảng biểu biểu đồ

 Bảng biểu Microsoft Word

Bảng (table) kiểu trình bày văn có cấu trúc gồm cột (column) dòng (row), giao dòng cột ô (cell)

Vậy ta nên dùng bảng? Khi ta muốn tổ chức liệu theo dịng cột, ví dụ: Ta cần tạo bảng điểm chi tiết cho sinh viên, hay bảng lương cho nhân viên, hay phải định dạng biểu mẫu phức tạp

Ví dụ bảng biểu đơn giản:

Mã Sinh Viên Tên Sinh Viên Điểm Trung Bình

1123594 Phạm Thị Xuân Diệu

1123584 Nguyễn Văn Hùng

1123574 Trần Duy Thanh

1123564 Nguyễn Thị Cẩm Hương

Ví dụ bảng biểu phức tạp: Dạng căn



Thông báo tuyển sinh

- - Kính gửi:  Vào lúc: ngày  Đến phịng: Tại trường PTTH Nguyễn Đình Chiểu để dự thi kỳ thi tuyển sinh đại học năm 2014 Khi thi nhớ mang theo:

 Giấy báo thi

 Giấy chứng minh nhân dân

 Giấy báo tốt nghiệp PTTH

T

rư

ờ

n

g

đ

ại

h

ọc

C

ôn

g

N

gh

ệ

Đ

ồn

g

N

ai

Họ tên thí sinh Giờ thi Ngày thi Phịng thi

Đỗ Công Thành 7h15 02-01-2014 IT01

 Cách tạo bảng biểu

- Vào Tab Insert/ Table nhóm Tables

Hình 1.55 cho ta thấy rê chuột để tạo bảng có cột dịng, cách nhanh nhiên bị giới hạn số cột số dịng Cịn có cách tạo khác (Insert Table, Draw Table, Convert Text to Table, Excel Spreadsheet, Quick Tables)

- Insert Table: Cho phép tạo bảng với số dòng cột người dùng nhập vào, sau Click OK để tạo bảng

Hình 1.56 – Thêm bảng biểu - Draw Table: Cho phép kẻ bảng biểu theo ý muốn tùy thích với viết chì.

- Convert Text to Table: Cho phép chuyển đổi liệu văn thông thường thành bảng, thông thường liệu văn ngăn cách dấu tab, ví dụ ta nhập liệu với dạng sau:

Để chuyển qua bảng ta cần bơi đen tồn liệu vào Insert/Table/Convert Text To Table

Hình 1.57 – Chuyển liệu Text qua bảng - Excel Spreadsheet : Nhúng bảng tính Excel vào Words.

Number of columns: Nhập số cột Number of rows: Nhập số dòng

Khi chọn chức này, bảng tính Excel nhúng vào tài liệu Word mà ta thao tác Khi ta double –click vào bảng tính cơng cụ Excel hiển thị bên dưới, thao tác bảng tính excel trở lên dễ dàng quen thuộc giống ta thao tác Microsoft Excel Khi khơng muốn thao tác ta click chuột khỏi bảng tính

Hình 1.58 – Chèn bảng tính Excel vào Word

Quick Tables: Đôi ta cần tạo nhanh số bảng theo mẫu có sẵn dùng chức Tuy nhiên thực tế ta sử dụng, tùy vào đặc thù nghành nghề mà ta có mẫu biểu để thiết kế khác

 Hiệu chỉnh bảng biểu

Click chuột lên bảng để xuất Tab Table Tools chọn Layout

Hình 1.59 – Công cụ hiệu chỉnh bảng - Chọn thành phần bảng

 Chọn Ô: Click chuột lên hàng, chọn Tab Layout Group Table  Select chọn Select Cell

 Chọn cột: Click chuột lên cột, chọn Tab LayoutGroup TableSelect chọn Select Column

 Chọn hàng: Click chuột lên hàng, chọn Tab LayoutGroup TableSelect chọn Select Row

 Chọn bảng: Click chuột lên bảng, chọn Tab LayoutGroup TableSelect chọn Select Table

Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm chức sau:  Insert Above: Thêm hàng phía

 Insert Below: Thêm hàng phía  Insert Left: Thêm cột bên trái

 Insert Right: Thêm cột bên phải - Delete:

 Delete Cells: Xóa  Delete Columns: Xóa cột  Delete Rows: Xóa hàng  Delete Table: Xóa bảng - Trộn tách ơ

Chọn ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có chức sau:

 Merge Cell: Trộn ô chọn thành ô  Split Cells: Tách thành nhiều ô

 Split Table: Tách thành hai bảng khác - Thay đổi độ lớn ô

Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm chức sau: AutoFit:

 AutoFit Contents: Kích thước bảng co giãn theo lượng liệu bảng

 AutoFit Window: Kích thước bảng mở rộng chiều rộng vùng soạn thảo

 Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột  Height: Hiệu chỉnh chiều cao hàng

 Width: Hiệu chỉnh chiều rộng cột

 Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho hàng có kích thước  Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho cột có kích thước - Canh lề cho liệu ô

Chọn ô cần canh lề liệu, Tab LayoutGroup Alignment có chức sau:  kiểu lề hình

Đ

ại

H

ọc

C

ôn

g

N

gh

ệ

Đ

ồn

g

N

ai

THÔNG TIN NHÂN SỰ

ST T

Họ tên

K

h

oa

C

ôn

g N

gh

ệ T

h

ôn

g

T

in

1 Nguyễn Văn Hùng Đỗ Công Thành Trần Duy Thanh Phạm Thị Xuân Diệu

 Thao tác với liệu bảng

Khi thao tác với bảng biểu việc xếp liệu quan trọng, giúp cho việc liệt kê liệu khoa học hơn, bảng biểu đơi ta có dịng/cột phải tính tốn, bảng biểu Word hỗ trợ chức

Click chuột lên bảng, Tab LayoutGroup Data gồm chức năng:

 Sort: Sắp xếp liệu bảng

 Repeat Header Rows: Hàng chọn lặp lại độ lớn bảng vượt trang

 Convert to Text: Loại bỏ bảng chuyển liệu bên dạng chuỗi  Formula: Thực tính tốn với trường liệu bảng

Ví dụ 1: Cần tính tổng tiền linh kiện liệt kê bảng sau:

Hình 1.60 – Sử dụng cơng thức Ví dụ 2: Hãy xếp bảng tính theo thành tiền tăng dần

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền

R1K Iphone 5 500 2500

T2K New Ipad 400 1200

G1P SamSung SII 450 3150

X2P SamSung SIII 500 2500

Ta xếp sau:

 Chọn toàn bảng liệu

 Click chọn biểu tượng sort hiển thị cửa sổ bên dưới:

Hình 1.61 – Sắp xếp thành tiền tăng dần

 Mục Sort by: Click chọn cột thành tiền (vì đề yêu cầu xếp cột thành tiền)  Mục Type: Mặc định Number liệu cột thành tiền kiểu số  Chọn Ascending (sắp tăng dần), chọn Descending (sắp giảm dần)

 Bấm chọn OK để tiến hành xếp, kết bên dưới:

T2K New Ipad 400 1200

R1K Iphone 5 500 2500

X2P SamSung SIII 500 2500

G1P SamSung SII 450 3150

Ví dụ 3: Hãy xếp bảng tính theo thành tiền tăng dần, thành tiền xếp theo mã sản phẩm giảm dần

Ta tiến hành làm giống ví dụ 2, bảng xếp ta chọn lựa thêm cột mã sản phẩm cột xếp thứ

Hình 1.62 – Sắp xếp thành tiền tăng dần, mã sp giảm dần

Mục Then by ý nghĩa phần sort by trùng Word tiến hành xếp theo mục then by Word cho phép xếp liên tiếp cột.

Mã SP Tên Sản Phẩm Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền

T2K New Ipad 400 1200

X2P SamSung SIII 500 2500

R1K Iphone 5 500 2500

G1P SamSung SII 450 3150

 Thiết kế bảng biểu

Thực hiện: Click chuột lên bảng chọn Tab Design

Hình 1.63 – Cơng cụ thiết kế bảng  (Group) Table Styles

Thực hiện: Click chuột lên bảng chọn Style Có thể mở rộng Style để có nhiều Style

 Shading: Tô màu  Borders: Tạo đường viền

 (Group) Borders

 Draw Table: tạo bảng tự

 Pen Color: Chọn màu cho đường viền  Eraser: Xóa đường bảng

 (Group) Table Style Options  Header Row: Nhấn mạnh hàng

(tiêu đề)

 Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối  Banded Rows: Tạo phân biệt

các hàng (tô màu cách hàng)  First Column: Nhấn mạnh cột đầu  Last Column: Nhấn mạnh cột cuối

 Banded Column: Tạo phân biệt cột (tô màu cách cột)  Biểu đồ Microsoft Word

Đây chức hữu ích mà Word cung cấp cho người sử dụng, ta thường sử dụng làm báo cáo, ví dụ: Báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tỉ lệ phân bố dân cư, báo cáo tỉ lệ đậu rớt tốt nghiệp…

Hình 1.64 – Chèn bảng biểu

Để chèn biểu đồ ta vào tab Insert/chọn Chart nhóm Illustrations hình 1.64 Trong hình Insert Chart có

Hình 1.65 – hiệu chỉnh thông số cho biểu đồ

Word cung cấp thêm cho hình Excel để thay đổi giá trị, lần đổi giá trị Excel biểu đồ Word tự động cập nhật Ta thay đổi kiểu biểu đồ, hiệu chỉnh tiêu đề, hiệu chỉnh lưới, định dạng font chữ màu cho biểu đồ…

 Thiết kế biểu đồ

Khi chọn biểu đồ, Word cung cấp công cụ Chart Tools cho phép thiết kế, định dạng, cập nhập liệu lại cho biểu đồ:

Hình 1.66 – Cơng cụ định dạng, cập nhật liệu cho biểu đồ  Thay đổi loại biểu đồ

Để thay đổi loại biểu đồ (ví dụ đổi từ loại dạng Column sang dạng Bar), ta click chọn biểu đồ trước nhóm lệnh Type công cụ, ta chọn Change Chart type Word mở hình Insert Chart giống hình 1.64, ta chọn dạng Bar nhấn OK có kết bên dưới:

Nếu ta muốn thay đổi giá trị biểu đồ, chọn Edit Data cơng cụ (xem hình), Word mở cửa sổ giống hình 1.65 cho phép ta chỉnh sửa liệu

 Định dạng biểu đồ

Để thay đổi tiêu đề cho biểu đồ, thay đổi tiêu đề cho trục ngang, trục đứng… ta vào tab Layout công cụ Chart Tool:

Hình 1.67 – Ví dụ thay đổi định dạng biểu đồ

1.2.5 Cách xây dựng nội dung tái sử dụng tài liệu

Ta biết q trình soạn thảo văn bản, có cụm từ, định dạng ta thường xuyên sử dụng sử dụng lại Nếu phải viết lặp lại thời gian Word cung cấp cho ta chức xây dựng nội dung tái sử dụng, chẳng hạn: Building Block, Autotext, Header & Footer…

 Building Block

Cho phép ta tạo chuẩn hóa trang bìa, tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, bảng biểu, tính mạnh mẽ cho phép tái sử dụng nội dung

Hiệu chỉnh Building Block có sẵn

Vào tab Insert/chọn Quick Parts (nhóm lệnh Text)/chọn Building Blocks Organizer:

Hình 1.69 – Màn hình Building Blocks Organizer (ví dụ trang bìa) - Insert: Cho phép chèn Building Block chọn vào tài liệu (ở hình 1.69 ta

chọn Insert trang bìa Grid chèn trực tiếp vào tài liệu) - Delete: Cho phép xóa Building Block chọn.

Chọn Yes để xóa, chọn No để hủy thao tác xóa - Edit Properties: Cho phép hiệu chỉnh

Building Block chọn

- Name: Đặt tên cho Building Block (tên tùy ý mang tính gợi nhớ)

- Gallery: Chọn sưu tập được định nghĩa Microsoft Word - Category: Chọn danh mục thuộc

Gallery, ta tạo tên (bấm vào danh sách kéo xuống chọn New Category)

- Save in: Nơi lưu trữ Build Blocks, mặc định Building Blocks.dotx - Sau nhập đầy đủ thông số, bấm Ok để chấp nhận hiệu chỉnh. - Thêm Building Block

- Việc thêm Build Block vào Quick Parts Gallery đơn giản: Sau đã định dạng theo ý muốn, ta bơi đen tồn định dạng vào Quick Parts/chọn Save Selection to Quick Parts Gallery, ví dụ:

Hình 1.70 – Đưa định dạng vào Quick Part Gallery

Nhập thông tin cho định dạng hình 1.70

 Chức Autotext

Trong q trình soạn thảo văn bản, có cụm từ ta thường viết lặp lại quen thuộc, để giảm thiểu thời gian gõ lại, Word cung cấp chức Autotext để cải thiện tốc độ soạn thảo Ví dụ ta thường gõ cụm từ “cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, hay “Trường đại học Công Nghệ Đồng Nai”, hay “Công ty trách nhiệm hữu hạn”… cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, phải viết lại thời gian Đó lý ta cần biết Autotext:

- Bơi đen cụm từ muốn làm Autotext, ví dụ “Trường Đại Học Công Nghệ Đồng Nai” - Vào Insert/Quick Parts/ Autotext/ chọn Save Selection to Autotext Gallery

- Cụ thể:

Đặt tên dhdn bấm Ok  Sử dụng Autotext lưu

Sau lưu Autotext, lần soạn văn mà có

chưa cụm từ giống ta đặt mục name (ví dụ dhdn) Word gợi ý cho ta cụm văn cách

nhấn phím Enter gõ phím F3, tiết kiệm thời gian  Xóa Autotext lưu

Tương tự Building Block hướng dẫn trên: Ta vào Building block Oganizer, chọn tên Autotext đặt nhấn nút Delete

 Chức Header & Footer

Chức vô quan trọng hữu ích mà Word cung cấp cho người soạn thảo văn Trong tất văn tiêu đề đầu trang (Header) tiêu đề cuối trang (Footer) phải có Ví dụ Đầu trang ta ghi “Giáo Trình Tin Học B – Khoa Công Nghệ Thông Tin – ĐH Công Nghệ Đồng Nai”, cuối trang ta có ghi số trang

Cách làm: Có nhiều cách làm, vào tab Insert/ chọn Header Footer Nhưng cách đơn giản nhanh bấm chuột phải vào đầu trang chọn Edit Header bấm chuột phải vào cuối trang chọn Edit Footer

Trong hình Header liệu, ta định dạng giống soạn thảo văn bình thường Mặc định Header có tab lề (lề trái, lề giữa, lề phải) Muốn thoát khỏi chế độ ta bấm vào nút Close Header and Footer góc phải hình cơng cụ Header & Footer Tools

Ví dụ: Footer cho tài liệu – chèn số trang

Khi ta định dạng Header Footer cho trang tài liệu đó, tồn trang khác có Header Footer giống trang (thơng thường ta sử dụng tính Header Footer)

Tuy nhiên số trường hợp đặc biệt, ta phải phân vùng tài liệu, ứng với vùng khác có Header Footer khác nhau, ta phải làm nào? Ví dụ: Luận văn tốt nghiệp ta có phần, phần phải làm Header Footer khác nhau? Để làm yêu cầu này, ta thực bước sau:

Bước 1: Di chuyển trỏ văn vào dòng trang muốn bắt đầu phần vùng: Vào Page Layout / Breaks/ chọn Next Page

Trước tiến hành chỉnh sửa Header Footer cho phân vùng mới, bắt buộc ta phải bỏ Link to Previous header footer (bỏ tô màu vàng đi) Nếu ta khơng bỏ Link to Previous ảnh hưởng tới phân vùng khác ta tiến hành thay đổi.

Ta làm tương tự cho phân vùng khác, khó khăn hiệu chỉnh số trang, muốn phân vùng số trang đánh dấu từ số ta làm sau:

- Chọn Format Page Numbers lệnh Page number - Chuyển qua Start at bấm OK (mặc định là

Continue from previous section)

Như ta biết cách sử dụng Header Footer trường hợp nâng cao (phân theo vùng khác nhau)

1.2.6 Sử dụng hộp văn liên kết chọn lựa

Ví dụ: Ta có TextBox ban đầu với liệu sau:

Khi ta thay đổi kích thước TextBox (TextBox chứa liệu), phần khơng có chỗ chứa tự động chuyển qua TextBox bên cạnh:

Để làm ta thực theo bước sau:

Bước 1: Chèn TextBox vào tài liệu (vào Insert / Text Box/ chọn Draw Text Box)

Bước 2: Bấm chọn Textbox gốc, sau chọn Create Link tab Format công cụ Drawing Tools Biểu tượng Create Link xuất hiện, bấm chuột vào TextBox muốn link tới

Bước 3: Bỏ link Textbox, bấm chuột vào Textbox gốc chọn Break Link tab Format công cụ Drawing Tools.

 Sử dụng Bookmark Hyperlink

Khi tài liệu chứa nhiều trang ta nên sử dụng Bookmark Hyperlink để giúp cho người sử dụng di chuyển tới đoạn văn cần thiết cách vơ nhanh chóng Ta cần đánh dấu vị trí để người sử dụng di chuyển trỏ văn tới vị trí mong muốn (vị trí gọi Bookmark) nơi cho phép người sử dụng bấm chuột vào để di chuyển tới Bookmark tạo (nơi người sử dụng bấm chuột vào gọi Hyperlink) Như ta phải tạo Bookmark trước tạo Hyperlink sau

Giả sử ta có tài liệu gồm 62 trang, trang số chứa tiêu đề nội dung, ví dụ “Đoạn văn 2” tiêu đề nội dung nằm trang số 36:

Nội dung đoạn văn (là nội dung tiêu đề “Đoạn văn 2” trang 1)

Mục tiêu cần làm bấm chuột vào “Đoạn văn 2” trang trỏ văn tự động di chuyển tới trang số 36 (trang chứa nội dung), giúp tìm nội dung tài liệu cách nhanh chóng

Cách làm:

Bước 1: Tiến hành tạo Bookmark Di chuyển trỏ văn tới trang số 36 (nơi chứa nội dung ta cần tìm) Tại ta bấm chuột vào dòng (hoặc vị trí nội dung) Sau vào tab Insert/chọn Bookmark:

Nhập tên Bookmark (viết liền, tiếng việt không dấu) nhấn nút “Add”, muốn xóa Bookmark chọn Bookmark nhấn nút “Delete”.

Bước 2: Gán Hyperlink Sau tạo xong Bookmark bước số 1, ta trở trang số Tại ta bơi đen dịng ghi “Đoạn văn 2” vào tab Insert/chọn Hyperlink:

Ta vào Place in This Document/Trong nút Bookmarks chọn bookmark_doanvan2 tạo bước bấm nút OK Tương tự lần tạo thêm Bookmark hiển thị

Bước 3: Kết cho ta thấy hình bên dưới, để di chuyển tới nội dung đoạn văn ta cần đè phím Ctrl bấm chuột vào “đoạn văn 2” (đoạn văn có định dạng liên kết màu xanh) Chú ý ta nên sử dụng chức Bookmark – Hyperlink trường hợp tài liệu ta chứa nhiều

trang, trang mà ta sử dụng thật khơng cần thiết

1.3 Theo Dõi Và Tham Khảo Tài Liệu

Phần ta đề cập đến chức năng: Theo dõi thay đổi chỉnh sửa liệu, trộn tài liệu, tạo tài liệu tham khảo chẳng hạn thư mục, nguồn trích dẫn lập mục Cụ thể ta xem xét chức đây:

 Kiểm tra, so sánh, kết hợp tài liệu  Tạo trang tài liệu tham khảo

 Tạo bảng quy phạm pháp luật tài liệu  Tạo bảng mục cho tài liệu

1.3.1 Kiểm tra, so sánh, kết hợp tài liệu

Chức quan trọng hữu ích trình soạn thảo văn bản, giúp ta chia sẻ tài liệu, quản lý thay đổi, ghi chú, so sánh kết hợp tài liệu Word cung cấp nhóm lệnh tab Review: Comments, Tracking, Changes, Compare

Hình 1.75 – Chức Review Word  Thêm ghi vào tài liệu

- Trong số trường hợp để ghi cho thay đổi (lý thay đổi) ta bôi đen cụm từ cần ghi bấm chọn New Comment tab Review.

- Để xóa ghi chú, bấm chuột vào ghi chú, chọn Delete tab Review:

o Delete: Để xóa ghi chọn.

- Previous: Di chuyển tới ghi trước đó. - Next: Di chuyển tới ghi kế tiếp.

Hình 1.76 – Màn hình theo dõi thay đổi liệu

Để hiệu chỉnh theo dõi ta vào Review/ Tracking/ chọn Change Tracking Options/ Advanced Options

Hình 1.77 – Màn hình hiệu chỉnh cách thức hiển thị ghi

Ta quy định cách thức hiển thị để theo dõi thay đổi nội dung: Ví dụ để hiển thị thay đổi ghi ta tick vào “Comments”, để hiển thị liệu thay đổi ta tick vào “Insertions and Deletions”, để hiển thị định dạng thay đổi ta tick vào “Formatting” … đặc tính khác:

- Reviewing Pane/Reviewing Pane Vertical : Hiển thị bên trái tài liệu - Reviewing Pane/Reviewing Pane Horizontal…Hiển thị bên tài liệu

Hình 1.79 – Hiển thị lịch sử thay đổi bên trái hình  Chức kết hợp (trộn) tài liệu

Ngồi Word cịn cung cấp chức trộn tài liệu hay, tiện lợi cho người sử dụng, chức cho phép nhiều người soạn thảo tập tin cung cấp chức so sánh kết hợp phiên tài liệu thành tập tin thống

Giả sử ta có hai người soạn thảo nội dung hai máy tính khác Hai người soạn thảo nội dung sau (để ý có sửa lỗi tả):

Ta tiến hành kết hợp (trộn) tập tin sau:

Hình 1.80 – Chọn tập tin danh sách để so sánh (file1.docx file2.docx) Hoặc bấm vào biểu tượng thư mục kế bên danh sách để chọn tập tin

- Original document: Là tên tập tin chứa liệu gốc

- Revised document: Là tên tập tin chứa nội dung bị thay đổi Để mở rộng thiết lập cấu hình so sánh tập tin, ta bấm vào nút “More”:

Hình 1.81 – Màn hình so sánh tập tin

- Ô bên trái hình: Cho ta biết lịch sử thay đổi tập tin - Ơ hình: Cho ta biết trình trộn liệu tập tin

- Ơ bên phải hình: Cho ta biết nội dung tập tin gốc tập tin thay đổi - Bước : Ta tiến hành kết hợp liệu sau

Tiếp tục bơi đen dịng liệu đánh dấu thêm mới: Bấm chuột phải / chọn Accept Insertion để chấp nhận thêm liệu Ta có kết hình dưới:

Bơi đen chữ đánh dấu thay đổi (sai chỉnh tả): Bấm chuột phải/ chọn Accept Change để chấp nhận thay đổi Vậy ta kết hợp xong phiên bản, tiến hành lưu tài liệu kết thúc

1.3.2 Tạo trang tài liệu tham khảo

Phần người học làm cách tạo trích dẫn (citation) tài liệu tham khảo (Bibliography) mà Word cung cấp sẵn Các chức quan trọng đặc biệt làm báo cáo, tiểu luận, luận văn; thường cuối tài liệu ta phải làm trích dẫn tham khảo, ta thường làm cẩu thả không chuẩn Chức giúp người soạn thảo làm chuẩn giảm thiểu thời gian

 Các chuẩn trích dẫn nguồn tham khảo

đó Ví dụ: APA (American Psychology Association), IEEE Citation Reference, MLA (Modern Language Association)…

Giả sử viết theo chuẩn APA thì:

- Đối với tài liệu trích dẫn: Sau đoạn trích dẫn họ tác giả, năm xuất tài liệu trích dẫn trị ví trang (nếu có) (Ví dụ Nguyễn, 2013, Tr.13)

- Đối với nguồn tham khảo: Tùy theo loại tài liệu có cách viết khác nhau, cụ thể:

- Báo, tạp chí: Họ tên tác giả (ngày tháng/năm xuất bản) Tên báo Tên tạp chí, vị trí trang

- Tạp chí khoa học chuyên nghành: họ tên tác giả (năm xuất bản) Tên bài nghiên cứu Tên tạp chí khoa học, vị trí trang

- Tài liệu sách: Họ tên tác giả, (năm xuất bản) Tên sách Nơi xuất (thành phố): Nhà xuất

- Tài liệu từ internet: Họ tên tác giả (ngày/tháng/năm đăng bài) Tên trang. Ngày/tháng/năm truy nhận thông tin, tên Website: URL

 Thêm nguồn tham khảo

Trước tiên ta phải thêm tập nguồn tham khảo sẽ sử dụng tài liệu Ta vào tab References / chọn Insert Citation (trong nhóm lệnh Citations & Bibliography)/ chọn Add New Source…

Hộp thoại Create Source xuất hiện, ta nhập thông tin tham khảo nhấn OK Để nhập thêm thông tin chi tiết khác ta tick vào “Show All Bibliography Fields”

- Tuỳ theo loại tài liệu mà thông

tin phải nhập khác

- Đối với tên tác giả (Author) nhập theo cú pháp: họ, đệm tên.

- Nếu tài liệu nhóm tác giả đánh dấu chọn vào mục: Corporate Author.

Để thay đổi thông tin nguồn tham khảo tạo trước đó, ta chọn Manage Sources kế bên Insert Citation để mở hình Source Manager

- Màn hình Source Manager

Màn hình cho phép ta tìm kiếm, xếp theo thông tin mong muốn thực số chức liệt kê bên dưới:

- Copy: Sao chép nguồn tham khảo. - Delete: Xóa nguồn tham khảo. - Edit: Hiệu chỉnh nguồn tham khảo. - New: Thêm nguồn tham khảo mới.

 Sử dụng nguồn tham khảo trích dẫn

Sau tạo xong nguồn tham khảo, ta tiến hành sử dụng chúng Trước tiên ta thiết lập kiểu định dạng Style hình bên (tùy vào mục đích người sử dụng), ứng với kiểu khác cách thể tài liệu khác

Ví dụ: “Đây giáo trình tin học B” (Trần, tác giả khác, 2013) Để thêm tài liệu tham khảo, ta bấm chọn Bibliography/ chọn Insert Bibliography:

Chú ý mục Current list hình Soure Manager hiển thị đầy đủ (cho dù ta có sử dụng hay khơng)

 Tạo ghi – FootNote, EndNote

Ngoài Word hỗ trợ chức FootNote (tạo ghi cuối trang), chức năng hữu dụng trình làm báo cáo, tiểu luận, luận văn

Ví dụ: Nhìn định dạng tài liệu đây:

Mẫu tạo ghi FootNote (rất thường xuyên sử dụng) Để làm trên, ta tiến hành:

- Bước 1: Di chuyển trỏ văn vào vị trí cụm từ cần tạo ghi

- Bước 2: Vào tab References / chọn Insert Footnote (để hiệu chỉnh nâng cao ta bấm chuột vào hình mũi tên góc phải nhóm lệnh Footnotes)

- Bước 3: Word di chuyển trỏ văn xuống cuối trang cho phép ta nhập ghi (xem hình trên)

Chú ý: Chức sử dụng nhiều thơng dụng q trình làm báo cáo, tiểu luận, luận văn tốt nghiệp Ta không cần thiết phải hiệu chỉnh nâng cao chuẩn sử dụng nhiều

1.3.3 Tạo bảng tác giả tài liệu

Citation” (vào tab References/chọn Mark Citation nhóm Table of Authorities như hình trên)

 Màn hình Mark Citation

Tại hình ta bấm Mark để thiết lập đánh dấu Tương tự lặp cho hết danh sách tham khảo tài liệu

Sau bấm “Insert Table of Authorities”

Bấm OK để chèn bảng danh sách tham khảo:

Chức quan trọng, dùng để tạo mục lục cho báo cáo, tiểu luận, luận văn Ví dụ ta cần tạo bảng mục cho đề cương chi tiết đây:

Sau bước tiến hành để tạo mục lục tự động cho đề cương chi tiết:

(Khi ta làm đề cương chi tiết cho tiểu luận nhập tương tự trên)

- Bước 2: Xác định xem đề cương có cấp (dựa vào tab thụt đầu dịng), trong trường hợp ta xác định đề cương có cấp Word cho làm tối đa cấp, thường làm luận văn, báo cáo…Ta nên làm tối đa cấp để tài liệu không bị rối Sát lề giấy bên trái cấp 1, lần tăng tab

Bước 3: Đề cương có cấp tiến hành làm Style, tức trong trường hợp ta tạo style (cách tạo Style nói phần thiết lập Font chữ đoạn văn nâng cao)

- Tạo style cho cấp (chữ hoa, in đậm) - Tạo style cho cấp (chữ thường, in đậm) - Tạo style cho cấp (chữ thường)

Tài liệu hướng dẫn tạo style cho cấp 1, cấp khác lặp lại tương tự Ta vào phần mở rộng Style nhóm lệnh Styles tab Home, bấm tạo Style (xem hình bên):

- Bước 4: Gán Style cấp Vào tab View/chọn Outline để mở tài liệu chế độ Outlining

Name: Đặt tên mang tính gợi nhớ, ví dụ: stylecuacap1

Chú ý sau gán Style cấp xong phải khỏi chế độ hình cách bấm vào nút “Close Outline View” góc bên phải hình.

Hình 1.82 – Màn hình Outlining để gán style cấp Tại bước ta làm theo trình tự đây:

- Bơi đen tồn dịng cấp (các dịng khác cấp khơng bơi), đè phím Ctrl dùng chuột bơi từ phải qua trái (vì ta chưa quen cách bôi, bôi từ trái qua phải dễ bị liệu)

- Sau bấm chọn Style (theo tên đặt mang tính gợi nhớ hình Style, ví dụ ta bơi cấp chọn stylecuacap2)

- Tiếp theo chọn cấp mục Outline Tools (xem danh sách xổ xuống), theo ví dụ ta phải chọn Level

- Sau gán xong nhớ bấm nút “Close Outline View”.

Bước 5: Thiết lập đa cấp cho tài liệu Vào mục Define New Multilevel List… nhóm lệnh Paragraph tab Home:

Màn hình Define new Multilevel list hiển thị bên (ta bấm nút

“More>>” để hiển thị chi tiết, bấm nút “<<Less” để thị đơn giản Ở ta cần bấm vào nút “More>>”)

- Mục cấp từ tới 9: Chọn cấp để định dạng.

- Mục Link level to style: Gán tên style cho cấp (ví dụ level chọn stylecuacap1, level chọn stylecuacap2…).

- Các thông số khác hiệu chỉnh, sau bấm nút OK để tạo đa cấp cho tài liệu

- Kết sau tạo đa cấp:

Bước 6: Tiến hành tạo mục lục tự động (bảng mục tự động) Ở ta cần hiểu rõ tài liệu có bảng mục lục mà thơi, bảng để đầu tài liệu để cuối tài liệu (bạn xem tham khảo số sách giáo khoa, có để mục lục đằng trước sách, có để mục lục đằng sau sách) Ta biết tạo mục lục phải nằm riêng trang (không nằm lẫn vào phần nội dung):

- Tạo mục lục đằng trước sách: Di chuyển trỏ văn vào dòng bảng đa cấp trên, gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter, phần đa cấp (nội dung) bị đẩy xuống trang số 2, trang ta dùng làm mục lục (ta thấy tạo mục lục nằm bên chữ Page Break)

- Tạo mục lục đằng sau sách: Di chuyển trỏ văn vào ký tự cuối dòng cuối bảng đa cấp trên, gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter, phần đa cấp (nội dung) bên trên, trang làm mục lục tạo thêm (ta tạo mục lục nằm bên chữ Page Break)

- Để hiển thị Page Break, phần đầu tài liệu có hướng dẫn sử dụng biểu tượng Show/Hide

Hình 1.83 – Tạo bảng mục

Tại mục TOC level, ta xóa tồn giá trị có sẵn styles đi, sau nhập theo thứ tự từ số số vào stylecuacap1, stylecuacap2, stylecuacap3, tiếp tục bấm nút OK để tạo bảng mục, xem kết quả:

Hình 1.84 – Kết tạo mục lục tự động

- Update page numbers only: Cập nhật số trang cho bảng mục lục (khi nhập dữ liệu cho phần nội dung số trang tăng lên, ta dùng chức để đồng số trang cho mục lục)

- Update entire table: Cập nhật tiêu đề cho mục lục (thường nên cập nhật chưa nhập nội dung, bảng đề cương chi tiết phải chấp nhận đắn trước nhập liệu)

Như ta qua sáu bước để tạo mục lục cho tài liệu, ta cần nắm rõ cách tạo Style, đa cấp để tạo mục lục cách nhanh chóng dễ dàng

1.4 Thực Hiện Chức Năng Trộn Thư

Chức trộn thư gì? Và ta nên biết chức này? Là nhân viên văn phòng ta thường phải thiết kế biểu mẫu (thư mời, thư ngỏ, phiếu thông báo, quảng cáo…) phải in ấn gửi email cho nhiều khách hàng, mẫu đa phần giống toàn hình thức trình bày nội dung, khác chút thơng tin khách hàng Danh sách khách hàng cơng ty (ta) có sẵn thu thập từ lâu Câu hỏi đặt có cách cần thiết kế lần biểu mẫu nhân nhiều biểu mẫu khác tương ứng với thông tin khách hàng cách xác nhanh gọn hay khơng? Đó nhiệm vụ chức trộn thư Cụ thể ta tìm hiểu chức đây:

 Thiết lập chức trộn thư  Thực chức trộn thư

 Tạo thư trộn sử dụng từ danh sách ngoài  Tạo nhãn bao thư

1.4.1 Thiết lập chức trộn thư

Để tiến hành làm chức trộn thư ta phải có: Biểu mẫu danh sách (dùng để đổ thông tin vào biểu mẫu trộn thư) Như ta thiết kế biểu mẫu thật đẹp để đáp ứng nhu cầu sử dụng sau dùng chức trộn thư để nhân biểu mẫu theo với số lượng thông tin danh sách (vậy ta có tập tin độc lập)

Danh sách khách hàng để nhân thiệp mời (có thể lưu word, excel, access… nhập vào trình trộn thư):

Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại

Nguyễn Văn Hùng Phong phú – Bình Chánh 0981131140

Trần Duy Thanh Phường 5- Gò Vấp 0977777888

Phạm Thị Xuân Diệu Kha vạn cân-Thủ Đức 0981234567 Đỗ Công Thành Phường – Quận Tân Bình 0973224244 Nguyễn Cẩm Hương Phường – Gò Vấp 0903335656

1.4.2 Thực chức trộn thư

Phần giáo trình hướng dẫn sáu bước cụ thể để thực chức trộn thư (danh sách nhập trình trộn thư) Ở ta quan sát lưu biểu mẫu vào ổ đĩa với tên (ví dụ thumoi.docx):

- Bước 1: Mở tập tin thumoi.docx, vào tab Mailings/ Start Mail Merge / chọn Letters

Lễ Tri Ân Khách Hàng VIP

Kính Gửi Anh/Chị: Địa chỉ: Số điện thoại:

- Bước 2: Vào Select Recipients/ chọn Type New List…

Màn hình nhập danh sách xuất sau ta chọn Type New List…:

Ta vào Customize Columns… Để hiệu chỉnh cột thơng tin (thêm, sửa, xóa cột) cho theo với mục đích sử dụng:

- Nút Add…: Để thêm cột mới. - Nút Delete: Để xóa cột chọn.

- Nút Rename…: Để chỉnh sửa cột chọn. - Nút Move Up: Để di chuyển thứ tự cột

đang chọn lên bên

- Nút Move Down: Để di chuyển thứ tự cột chọn xuống bên

Ví dụ: Ta muốn thêm cột tên

nhấn nút OK để thêm cột Tượng tự ta dùng thao tác Delete để xóa cột khơng cần thiết

Hiệu chỉnh đủ cột nhấn nút OK để trở hình

Nhập thơng tin khác hàng theo nhu cầu sử dụng

- New Entry: Thêm dịng để nhập liệu (ta nhấn phím Tab dịng cuối để tự động tạo thêm dịng mới)

- Delete Entry: Xóa dịng liệu chọn.

- Bấm nút OK để lưu danh sách (nên lưu chỗ với tập tin thumoi.docx để dễ quản lý):

- Bước 3: Hiệu chỉnh danh sách (nếu có), bấm chọn Edit Recipient List để hiệu chỉnh:

Màn hình cho phép hiệu chỉnh danh sách

Tại hình này, muốn bỏ dịng liệu ta bỏ Tick khỏi dịng đó, chức sử dụng danh sách nhập vào mong muốn nhân biểu mẫu người sử dụng

- Bước 4: Chèn liệu vào biểu mẫu, muốn chèn liệu vào vị trí di chuyển con trỏ văn vào vị trí trước, vào Insert Merge Field / chọn tên cột hiển thị:

Để di chuyển qua lại nhân biểu mẫu, ta bấm vào biểu tượng kế

bên nút PreView Results:

- Bước 6: Kết thúc

trình trộn thư, tab Mailings ta chọn nút Finish & Merge:

- Edit Individual Documents…: Xuất các nhân biểu mẫu vào tập tin (mỗi dòng liệu tạo lên biểu mẫu nằm trang riêng biệt, tức ta có dịng liệu tự động tạo biểu mẫu nằm trang khác nhau), tên mặc định Letters1.

- All: Trộn toàn danh sách.

- Current record: Trộn dòng liệu xem (ở bước 5).

- From … To : Trộn danh sách từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: thì trộn danh sách từ dòng thứ tới dòng thứ 4)

Ta nên lưu lại kết chỗ với danh sách biểu mẫu (ví dụ: ketquatronthu.docx)

Vậy cuối ta có tổng cộng tập tin hình trên, từ ta in ấn, gửi email tập tin ketquatronthu.docx.

- Print Documents…: Dùng để in ấn kết trộn thư giấy trực tiếp trình trộn thư

- All: In toàn danh sách trộn thư.

- Current record: In dòng liệu xem (ở bước 5)

- From … To : In danh sách trộn từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: trộn danh sách từ dịng thứ tới dịng thứ 4)

1.4.3 Tạo thư trộn sử dụng từ danh sách ngoài

Phần trình bày chức trộn thư sử dụng danh sách ngồi (danh sách có sẵn), danh sách lưu tập tin Word, Excel, Access … Thường ta làm cho cơng ty (cơng ty vừa nhỏ), ta lưu danh sách khách hàng vào Excel (hiện Excel giải pháp tối ưu cho công ty vừa nhỏ)

Nhập danh sách vào tập tin Excel sau (đặt tên danhsach.xlsx):

Tập tin thư mời ta bổ sung hiển thị cột “Khách hàng VIP” dánh dấu VIP biểu mẫu xuất dòng chữ “Mời khách hàng tới phòng 01”, cịn khơng có ghi “Mời khách hàng tới phịng 03”

- Bước 2: Vào Mailings/ Select Recipients/ chọn Use Existing List…

Trong hình Select Data Source: Ta tìm tới tập tin danhsach.xlsx bấm Open.

Hiệu chỉnh cần thiết bấm nút OK

- Bước 4: Chèn liệu vào biểu mẫu, tương tự làm phần trước, ta di chuyển trỏ văn vào nơi cần chèn vào Insert Merge Field/ chọn cột thơng tin cần chèn

Ngồi để chèn liệu theo điều kiện: Nếu cột “Khách hàng VIP” dánh dấu VIP biểu mẫu xuất dòng chữ “Mời khách hàng tới phịng 01”, cịn khơng có ghi “Mời khách hàng tới phòng 03” Ta di chuyển trỏ tới nơi cần hiển thị, vào Rules/ chọn If … Then…Else…

Màn hình Insert Word Field: IF xuất hiện:

- Comparison: Phép so sánh, tùy vào kiểu liệu Field name mà phép so sánh sẽ khác Trong

ta chọn Equal to (so sánh bằng)

Cịn có phép so sánh khác: Not equal to (so sánh không bằng), Less than (nhỏ hơn), Greater than (lớn hơn), Less than or equal (nhỏ bằng), Greater than or equal (lớn bằng),…

- Compare to: Giá trị so sánh, ta nhập vào từ VIP. - Insert this Text: Giá trị xuất điều kiện đúng.

- Otherwise insert this Text: Giá trị xuất điều kiện sai. - Bấm OK để chèn điều kiện quan sát kết quả.

- Bước 5: Xem trước kết (như phần trước).

- Bước 6: Kết thúc trình trộn thư (đã trình bày phần trước).

1.4.4 Tạo nhãn bao thư

 Chức trộn bao thư:

Chức dựa vào danh sach có sẵn phần trước minh họa, bước làm sau:

Cửa sổ chọn bao thư xuất bên dưới:

- Preview: Xem trước định dạng bao thư in

- Envelope Size: Lựa chọn kích thước bao thư

- Delivery Addres: Hiệu chỉnh font chữ in địa người nhận - Return Address: Hiệu chỉnh font

chữ in địa người gửi - Bấm Ok để lưu hiệu chỉnh

Hình 1.85 – Cửa sổ chọn bì thư

- Bước 2: Chọn danh sách để trộn bao thư (danh sách khách hàng ta muốn gửi thư tới), ở ví dụ trước ta lưu tập tin Excel(danhsach.xlsx):

Vào tab Mailings/chọn Select Recipients/chọn Use Existing List… trỏ tới tập tin mà ta lưu trữ danh sách muốn gửi thư tới

Vì ta lưu Sheet nên ta chọn Sheet1$ nhấn nút Ok

Bước 3: Hiệu chỉnh danh sách (nếu có nhu cầu), chọn nút Edit Recipient List. Bước 4: Chèn liệu vào bao thư Bước giống phần trộn thư hướng dẫn, ta thiết kế chèn liệu cho phù hợp, ví dụ:

- Bước 5: Xem trước kết (bấm chọn Preview Results hướng dẫn phần trước)

Hình 1.86 – Kết sau trộn bao thư  Chức trộn nhãn:

Tương tự ta có bước đây:

- Bước 1: Trong tab Mailings vào Start Mail Merge/ chọn Labels…

 Printer Information: Lựa chọn loại khay in, mặc định Default tray (dĩ nhiên phụ thuộc vào máy tính

ta sử dụng)

Hình 1.87 – Thơng tin chi tiết cho loại version - Bước 2: Chọn danh sách để trộn (như hướng dẫn phần trên).

- Bước 3: Hiệu chỉnh danh sách (nếu có nhu cầu), chọn nút Edit Recipient List. - Bước 4: Chèn liệu vào văn bản.

- Bước 5: Xem trước kết (như hướng dẫn phần trên). - Bước 6: Kết thúc trình trộn (như hướng dẫn phần trên).

1.5 Quản lý Macros Forms

Chương tập trung trình bày cách tạo thực thi Macro, cách chạy Macro tự động mở tài liệu cách thiết kế biểu mẫu tài liệu, cụ thể chương trình đề cấp tới bốn mục kỹ đây:

 Thiết lập thao tác với macros

 Thiết lập thao tác với lựa chọn macros  Tạo forms

 Thao tác với forms

1.5.1 Thiết lập thao tác với macros

Thực chất macros tương tự Autotext, có thao tác ta phải lập lập lại nhiều lần, để giảm thiểu thời gian ta dùng Autotext macros Để tạo macros ta dùng cơng cụ Record Macro tự viết mã lệnh VBA (viết macros ngôn ngữ Visual Basic) Trong khuôn khổ giáo trình B, ta quan tâm tới Record Macro Chú ý Macro nằm tab Developer, mặc định tab không hiển thị Ribbon ta phải thiết lập cho tab Developer hiển thị

Hình 1.88 – Hiển thị tab Developer  Cách sử dụng Macro Recorder

Vào tab Developer/ chọn Record Macro nhóm lệnh Code

Cửa sổ Record Macro xuất đây: Đặt tên cho Macro name (mang tính gợi nhớ)

- Press new shortcut key: Nhập phím tắt cho macro này. - Assign: Bấm vào để chấp nhận phím

tắt, lúc đưa vào danh mục Current keys, để đóng cửa sổ nhấn nút Close

- Màn hình lưu Macro:

- Stop Recording: Ngừng macro lưu. - Pause Recording: Tạm ngừng macro

đang lưu  Chạy Macro:

Sau ngừng macro lưu, để chạy Macro ta gõ phím tắt bên ta thiết lập bấm vào biểu tượng Macros nhóm lệnh code tab Developer

Chọn tên Macro nhấn nút Run (Ta dùng phím tắt gán trên) để chạy macro, thơng tin lưu trước tự động xuất tài liệu (trong trường hợp cụm từ Trường Đại Học Công Nghệ Đồng Nai đưa vào tài liệu

 Thiết lập Macro Security

1.5.2 Thiết lập thao tác với lựa chọn macros

Word cung cấp số Macro mà nội tự làm công việc sau (khi Record Macro ta đặt tên trùng với tên Macro có sẵn):

- AutoOpen: Tự động thực thi Macro mở tài liệu.

- AutoExec: Tự động thực thi Macro ta mở chương trình word (trước mở bất kỳ tập tin word nào)

- AutoNew: Tự động thực thi Macro ta tạo tài liệu. - AutoClose: Tự động thực thi Macro ta đóng tài liệu. - AutoExit: Tự động thực thi Macro ta Word. - Ví dụ:

Khi chọn Record Macro, ta đặt tên AutoOpen mục Macro name, lúc Macro tự động thực thi ta mở tài liệu word

1.5.3 Tạo forms

Word cho phép thiết kế control (Plain Text Control, Rich Text Control, Button, Drop List, DateTime picker, RadioButton, Checkbox…), tùy vào mục đích sử dụng mà ta lựa cịn control phù hợp Ta nên dùng bảng để định vị trí cho control form

Để thiết kế Form, ta vào tab Developer (nếu khơng thấy ta vào Customize the Ribbon để mở lên):

Để dễ dàng hiểu cách sử dụng Form, ta làm mẫu sau:

Để đưa ô nhập họ tên, ta di chuyển trỏ văn vào vị trí bấm vào biểu tượng Aa hình dưới:

Đối với Năm Sinh, ta di chuyển trỏ văn vào vị trí chọn Date Picker Control:

Mục giới tính: Tại thời điểm cho phép chọn lựa chọn (Nam Nữ), ta dùng OptionButton Control Chú ý hai OptionButton phải nhóm

Ơ email điện thoại tương tự ô nhập tên

Cuối ta có sở thích, biểu mẫu đưa sở thích: Xem phim, bóng đá, đọc sách Người sử dụng có quyền chọn nhiều lựa chọn, ta dùng Checkbox

Vậy ta thiết kế xong biểu mẫu, với control phù hợp với mục đích sử dụng, phần trình bày thao tác với control biểu mẫu

1.5.4 Thao tác với forms

Ta thông qua cách thao tác với số control thường sử dụng biểu mẫu, cụ thể ta thao với control trình bày phần Ta bấm chuột vào Control chọn Properties nhóm lệnh Controls tab Developer:

- Ta nhập tiêu đề (title) cho control để dễ thao tác q trình sử dụng - Đối với Datetime Picker (ơ năm sinh):

Đối với Radio Button: Ta phải thiết lập nhóm cho control này, ta có giới tính Nam Nữ, Button phải có nhóm để

một thời điểm ta chọn lựa chọn mà thơi

Đối với Drop list tình trạng nhân:

Đối với Checkbox: Tại thời điểm chọn nhiều lựa chọn, ta thay đổi cách hiển thị Checkbox:

Ta quan tâm tới số thuộc tính thường sử dụng sau: Name: Đặt tên cho control

Caption: Nhập liệu hiển thị

GroupName: Đặt tên nhóm, Radio mà có tên nhóm thời điểm chọn lựa chọn nhóm

Value: True để checked, False để bỏ checked, thường dùng để thiết lập giá trị mặc định

Add: Để nhập thêm dòng liệu cho Drop list Modify: Để chỉnh sửa dòng chọn.

Remove: Xóa dịng chọn

Cịn nhiều control khác, cách cấu hình tương tự control phổ biến Ngồi ta có thiết viết mã lệnh VBA, khuổn khổ giáo trình đề cấp tới thiết kế cách thức sử dụng

2 MICROSOFT EXCEL (NC)

Trong phần này, xây dựng kỹ cần thiết để tạo, chỉnh sửa, định dạng bảng tính Microsoft Excel 2013 Chúng ta tìm hiểu sâu thêm kỹ để chứng nhận “ chuyên gia Microsoft Excel 2013”

 Chia sẻ bảo quản tài liệu  Áp dụng công thức hàm  Trình bày liệu trực quan

 Làm việc với macro hình thức

2.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Tài Liệu

Chúng ta cần thiết lập bảng tính sử dụng nhiều người riêng rẽ hay nhóm người dùng, cách tạo bảng tính mẫu, hay cần bảo vệ cấu trúc bảng tính, cấm ngăn chặn người dùng chèn xóa

Đối với số tập nhóm có thành viên nhóm truy cập hay thiết lập riêng cho số người truy cập cập nhật cịn người khác đọc

Thiết lập lựa chọn hiệu chỉnh liệu Thiết lập bảo mật chia sẻ tài liệu Bảo quản tài liệu chia sẻ

2.1.1 Thiết lập lựa chọn hiệu chỉnh liệu

Title: Nhập tiêu đề cho checkbox

Trong phần thiết lập bảng tính bảng mẫu, thiết lập thuộc tính, cách để nhập xuất liệu sử dụng XML đồ XML

 Lưu bảng tính mẫu

Một bảng tính mẫu mẫu bảng tính tập tin với tập hợp tiêu đề cột hàng , công thức, định dạng thành phần khác đặt

Bước việc thiết kế bảng tính mẫu ta thiết lập bảng tính với cơng thức, định dạng, yếu tố khác mà ta cần

Để ngăn chặn thay đổi mẫu bảng tính mà ta tạo ra, ta tạo mật cho mẫu Ta tạo mật cho đọc truy cập vào tập tin mật để người dùng phải nhập vào để thay đổi mẫu

Mặc định lưu bảng tính mẫu (template ) Excel lưu thư mục: Users / UserName / AppData / Roaming / Microsoft /Template Khi ta lưu mẫu vị trí Excel hiển thị mẫu hộp thoại người dùng chọn mẫu ta lưu mẫu bảng tính mạng chia sẻ, nơi mà nhóm người dùng có quyền truy cập

 Các bước lưu bảng tính mẫu Bước 1. Chọn File  Save As

Hình 2.1.1 Bước 3. Chọn Tools  General Options

Bước 4. Trong hộp thoại Options nhập mật để mở mật riêng để kiểm sốt việc sửa đổi

Hình 2.1.3

Bước 5. Sau chọn Ok Chọn Save As hộp thoại Save As  Thiết lập thuộc tính bảng tính

Khi ta tạo ra, nhập liệu, chỉnh sửa bảng tính, Excel lưu lại thuộc tính đó: kích thước tập tin, thời gian mà bảng tính tạo sửa đổi lần cuối cùng, tên tác giả bảng tính Thuộc tính thơng thường thuộc tính đọc ( Read Only) Các thuộc tính khác, bao gồm thuộc tính nâng cao tùy chọn mà ta định nghĩa, thiết lập chỉnh sửa người dùng

Chúng ta làm quen với thuộc tính mà Excel cung cấp Vào tab File / Info:

Để thiết lập thuộc tính nâng cao cho bảng tính ta chọn Properties  Advanced Properties :

Hình 2.1.5

Sau ta thiết lập thuộc tính hộp thoại Advanced Properties:

Hình 2.1.6

2.1.2 Thiết lập bảo mật chia sẻ tài liệu

Trong số trường hợp chia sẻ bảng tính cho phép người sử dụng làm việc với nó, chỉnh sửa theo ý thích : thay đổi định dạng, thêm xóa liệu, chèn bảng,…Nhưng đa số muốn bảo vệ bảng tính mình, bảng tính có tính chất quan trọng Vì để bảo vệ bảng tính ta thực hiện:

- Cách 1: Tab File  Info  Protect Workbook

Hình 2.1.8

- Cách 2: Vào Tab Review  group Changes

Chúng ta thiết lập bảo vệ bảng tính số Sheet quan cách:

 Bảo vệ cấu trúc bảng tính, bao gồm worksheets, kích thước, vị trí Khi cấu trúc bảng tính bảo vệ ( Protect Structure ) người sử dụng khơng thể chèn, xóa, đổi tên, hiển thị worksheet đẫ bị ẩn Khi cửa sổ bảng tính bảo vệ ( Protect Windows ) người sử dụng khơng thể thay đổi kích thước vị trí cửa sổ

Hình 2.1.10

 Bảo vệ Worksheet : bảng tính có nhiều worksheet, ta cần bảo mật vài sheet cần thiết ta chọn Protect Worksheet Trong hộp thoại Protect Sheet nhập mật khẩu, lựa chọn số thuộc tính cho phép người người sử dụng trong vùng “ Allow all users of this worksheet to:”

Hình 2.1.11

Hình 2.1.12

- Trong hộp thoại Allow User to Edit Ranges chọn New :

Hình 2.1.13  Thiết lập mật cho tập tin

Hình 2.1.14 Bước 2. Nhập mật

Hình 2.1.15 Bước 3. Nhập lại mật vừa đặt

Hình 2.1.16 Bước 4. Click Ok hoàn thành

2.1.3 Chia sẻ Bảo quản tài liệu

 Chia sẻ tài liệu

Hình 2.1.17

Bước Trong cửa sổ Share Workbook Tab Editing  Allow changes by more than one user at the same time This also allows workbook merging

Hình 2.1.25

Hình 2.1.18 Bước Click Ok để hồn thành.  Theo dõi thay đổi tập tin

Sau chia sẻ tập tin cho người khác hay nhóm làm việc, để theo dõi thay đổi tập tin để xem tập tin chỉnh sửa, thêm hay thay đổi liệu , ta thiết kế theo bước:

Bước 1. Chọn Tab Review  group Changes  Track Changes  Highlight Changes…

Hình 2.1.19

Hình 2.1.20 Bước Click Ok để hoàn thành.

 Với thiết lập vị trí mà liệu thay đổi làm dấu với Highlight

Hình 2.1.21  Xem chi tiết thay đổi tập tin

Bước Trong Tab Review  group Changes  Track Changes  Accept/Reject Changes

Bước Trong hộp thoại Select Changes to Accept or Reject bạn lựa chọn xem chi tiết thay đổi liệu , ai, hay vùng nào,

Hình 2.1.22

Hình 2.1.23

2.2 Thao Tác Với Công Thức Và Hàm

2.2.1 Kiểm tra công thức

Chức Kiểm tra công thức (formula-auditing) Excel hoạt động cách tạo tracer — mũi tên hai đầu có liên quan cơng thức

Hình 2.2.1

Bạn sử dụng tracer để tìm ba loại sau:

 Precedents: Đây ô tham chiếu trực tiếp gián tiếp một cơng thức Ví dụ, B4 chứa cơng thức =B2; B2 sau lại precedent trực tiếp B4 Bây giả sử ô B2 chứa công thức =A2/2; điều làm cho A2 trở thành precedent trực tiếp B2 đồng thời precedent gián tiếp B4

 Dependents: Đây ô tham chiếu trực tiếp gián tiếp một công thức nằm khác Trong ví dụ đây, ô B2 dependent trực tiếp A2, B4 dependent gián tiếp A2

Hình 2.2.2: Minh họa bảng tính với ba ví dụ mũi tên tracer

- Ơ B4 chứa cơng thức =B2, B2 chứa công thức =A2/2 Những mũi tên (màu xanh) precedent(trực tiếp gián tiếp) B4

- Ơ D4 chứa cơng thức =D2, D2 chứa cơng thức =D1/0, gây lỗi #DIV/0!, đó, lỗi xuất ô D4 Mũi tên (màu đỏ) nguồn gốc lỗi

- Ô G4 chứa công thức =Sheet2!A1 Excel hiển thị mũi tên đứt khúc với biểu tượng bảng tính mũi tên precedent dependent nằm trang tính (worksheet) khác

 Truy tìm Precedent ô

Bước 1. Chọn ô chứa cơng thức mà bạn muốn truy tìm precedent Bước 2. Chọn Tab Formulas Group Fomula Auditing  Trace

Precedents Excel thêm mũi tên vào precedent trực tiếp

Hình 2.2.3

Hình 2.2.4  Truy tìm Dependent ơ

Bước Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn truy tìm Dependent nó. Bước Chọn Tab Formulas Group Fomula Auditing  Trace

Dependents

Hình 2.2.5

Bước Tiếp tục lập lại bước để thêm cấp Dependent (nếu có).  Gỡ bỏ mũi tên Tracer

Hình 2.2.6

 Để gỡ bỏ mũi tên precedent lần cấp, chọn Remove Precedent Arrows

 Để gỡ bỏ mũi tên dependent lần cấp, chọn Remove Dependent Arrows

 Các thông báo lỗi thường gặp

Khi Excel khơng tính cơng thức chương trình báo lỗi sai, bắt đầu dấu #, danh sách thông báo lỗi thường gặp.

Thông báo

lỗi Ngun nhân

#DIV/0! Trong cơng thức có phép tính chia cho #N/A Cơng thức tham chiếu đến có giá trị khơng

tìm thấy nhập hàm thiếu đối số #NAME? Trong cơng thức có tên hàm tên ô sai #NULL Xảy xác định giao vùng nhưng vùng giao rỗng. #NUM! Dữ liệu số bị sai

#REF! Xảy cơng thức có tham chiếu đến địa không hợp lệ

#VALUE! Trong công thức có tốn hạng tốn tử sai kiểu.

 Sửa chữa lỗi công thức

đúng bạn muốn, bạn nhấn Yes để Excel tự động sửa lại cơng thức cho bạn; cịn thấy cơng thức sai, bạn nhấn No tự sửa lại cơng thức

Hình 2.2.7

 Sử dụng chức kiểm tra lỗi công thức

Nếu bạn sử dụng Microsoft Word, có lẽ bạn quen với đường gợn sóng màu xanh xanh xuất bên từ cụm từ mà chương trình kiểm tra văn phạm (grammar checker) cho khơng Grammar checker hoạt động cách sử dụng quy tắc để kiểm tra văn phạm cú pháp Khi bạn nhập văn bản, grammar checker âm thầm theo dõi câu chữ bạn, có thứ bạn nhập khơng với quy tắc grammar checker, đường gợn sóng xuất để báo cho bạn biết có vấn đề

Excel có tính tương tự vậy: chức kiểm tra lỗi cơng thức (formula error checker) Nó tương tự grammar checker, dùng một quy tắc để kiểm tra phép tính hoạt động cách âm thầm giám sát công thức bạn Nếu phát điều khơng ổn, hiển thị dấu hiệu báo lỗi — tam giác màu xanh — góc trái phía chứa cơng thức

Hình 2.2.8

 Cách sửa chữa lỗi

- Help on This Error : Tìm hiểu thông tin lỗi qua hệ thống Help của Excel

- Show Calculation Steps : Chạy chức Evaluate Formula (đánh giá công thức)

- Ignore Error : Bỏ qua, giữ nguyên công thức sai vậy.

- Edit in Formula : Hiển thị công thức chế độ chỉnh sửa (Edit) công thức (formula bar) Chẳng qua bạn tự sửa lại công thức

- Error-Checking : Hiện tùy chọn chức Error Checking từ hộp thoại Option để bạn chọn

Hình 2.2.9

 Thiết lập tùy chọn cho việc kiểm tra lỗi

 Cũng giống việc kiểm tra ngữ pháp Word, chức kiểm tra lỗi công thức (Formula Error Checker) có số tùy chọn để quy định cách làm việc đánh dấu lỗi Để xem tùy chọn này, bạn có hai cách:

- Chọn Office, Excel Options để hiển thị hộp thoại Excel Options, chọn Formulas

- Chọn Error-Checking Options danh sách xổ xuống biểu tượng báo lỗi (như nói trước)

Hình 2.2.10

Hình 2.2.11

 Enable Background Error Checking : Check box bật tắt chế độ tự động chức Formula Error Checker Nếu bạn tắt chế độ này, bạn muốn kiểm tra lỗi công thức, bạn chọn Formulas, Error Checking

 Indicate Errors Using This Color : Chọn màu cho dấu báo lỗi (cái tam giác nhỏ xíu góc bên trái có lỗi)

 Reset Ignored Errors : Nếu bạn bỏ qua nhiều lỗi, bạn có thể cho hiển thị lại lỗi cách nhấn nút

kết giá trị lỗi #DIV/0!, #NAME?, hay giá trị lỗi sử dụng trước

 Inconsistent Calculated Column Formula in Tables : (Tùy chọn mới phiên Excel 2007) Khi tùy chọn kích hoạt, Excel kiểm tra cơng thức cột dùng để tính tốn Table (một dạng bảng đặc biệt Excel), đánh dấu vào có cơng thức mà cấu trúc công thức không giống với công thức khác cột Trong smart tag có lỗi, có kèm thêm lệnh Restore to Calculated Column Formula, cho phép bạn cập nhật lại cơng thức để qn với cơng thức phần cịn lại cột

 Cells Containing Years Represented as Digits : Khi tùy chọn này kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức có bao gồm giá trị ngày tháng mà số năm có chữ số (một tình mơ hồ, khơng rõ ràng, chuỗi tham chiếu đến ngày năm 1900 lẫn năm 2000) Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có chứa hai lệnh — Convert XX to 19XX Convert XX to 20XX — cho phép bạn chuyển đổi số năm có chữ số thành số có chữ số

 Numbers Formatted as Text or Preceded by an Apostrophe : Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào có chứa số định dạng dạng text có dấu nháy đơn (') trước Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Convert to Number để chuyển số thành số thật (định dạng theo kiểu số)

 Formulas Inconsistent with Other Formulas in the Region : Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào cơng thức có cấu trúc khác với công thức tương tự xung quanh Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Copy Formula from Left (copy công thức ô bên trái sang đây) để làm cho công thức quán với công thức xung quanh

 Formulas Which Omit Cells in a Region : Khi tùy chọn được kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức (mà công thức này) bỏ qua hàng gần kề với dãy tham chiếu công thức

lệnh Lock Cell dùng để khóa lại ngăn không cho người dùng khác thay đổi công thức sau bạn bảo vệ bảng tính

 Formulas Referring to Empty Cells : Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào công thức tham chiếu đến ô rỗng Với trường hợp này, danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Trace Empty Cell phép bạn tìm rỗng mà cơng thức tham chiếu đến (và bạn nhập liệu vào ô rỗng đó, điều chỉnh công thức cho khơng tham chiếu đến nữa)

 Data Entered in a Table Is Invalid : Khi tùy chọn kích hoạt, chức Formula Error Checker đánh dấu vào ô vi phạm quy tắc hiệu lực hóa liệu (data-validation rules) Table Điều xảy bạn thiết lập quy tắc Data-validation với kiểu Warning Information, người dùng chọn nhập liệu không hợp lệ trường hợp này, Formula Error Checker đánh dấu vào ô chứa liệu không hợp lệ Danh sách tùy chọn smart tag có thêm lệnh Display Type Information, hiển thị quy tắc Data-validation mà vi phạm

 Sử dụng Watch Window

Tính giúp ta theo dõi q trình tính tốn Bạn muốn giám sát đưa vào danh sách giám sát cửa sổ Watch Window Gọi cửa sổ Watch Window :

- Chọn Tab Formulas  group Formula Auditing  Watch Window

Hình 2.2.12

- Sau chọn cần theo dõi nhấn vào nút Add Watch cửa sồ Watch Window.

Hình 2.2.13

Khi xây dựng bảng tính phục vụ cơng việc mình, chắn bạn cần vùng nhập liệu theo yêu cầu định Dữ liệu giới hạn phạm vi đó, số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, danh sách sẵn có chuỗi có độ dài định Khi chức Data validation giúp nhập liệu cách xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu

Ví dụ: Điểm nhập vào phải >=0 <=10:

Hình 2.2.14

Để thiết lập việc nhập liệu theo điều kiện, ta thực hiện: Bước Chọn vùng muốn thiết lập điều kiện

Bước Vào Tab Data  group Data Tools  Data Validation

Hình 2.2.15

Hình 2.2.16 1. Thẻ Settings

Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt điều kiện nhập liệu Validation criteria Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn danh sách bên Allow Mặc định ban đầu cho phép nhập kiểu liệu ô (Any value) Để thay đổi theo ý muốn, ta chọn vùng liệu cần thiết lập chức Validation

Trong danh sách thả xuống Validation criteria, có lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom

 Whole number: Chức cho phép nhập liệu số nguyên Nếu nhập số thập phân, chuỗi, bị báo lỗi Chức hữu ích liệu nhập tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm thi, Khi chọn Whole number, chức Data xuất cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập:

Hình 2.2.18 Các tốn tử:

- Between: giá trị ô nằm đoạn từ a đến b (bao gồm cận a, b)

- Not between: giá trị ô không nằm đoạn [a, b] - Equal to: giá trị ô (=) với giá trị so sánh

- Not equal to: giá trị ô không (≠) giá trị so sánh - Greater than: giá trị ô lớn (>) giá trị so sánh - Less than: giá trị ô nhỏ (<) giá trị so sánh

- Greater than or equal to: giá trị ô lớn (≥) giá trị so sánh

- Less than or equal to: giá trị ô nhỏ (≤) giá trị so sánh

 Decimal: Chức cho phép nhập liệu số nguyên số thập phân Cách thực tương tự Whole number Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh sai sót quy định số thập phân Quốc tế Việt Nam (dấu chấm phẩy)

lấy từ sở liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian Ví dụ nhập danh sách mơn học, mã môn học, lớp Điều cho phép hạn chế tối đa nhập liệu không dẫn đến kết tính tốn sai, đặc biệt đối tượng nhập chuỗi

 Date: Chức cho phép nhập liệu ngày Việc điều khiển khoảng ngày nhập giống Whole number Điều có nghĩa chọn ngày khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,

 Text length: Chức cho phép nhập liệu chuỗi có độ dài xác định (tính số ký tự, kể koảng trắng, dấu, ) Việc điều khiển chiều dài chuỗi nhập giống Whole Number Điều có nghĩa kiểm sốt chiều dài chuỗi nhập giới hạn bảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ hình 16, cho phép nhập mã hàng có chiều dài ký tự

2. Input Message

Chức Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu di chuyển chuột vào đó, từ định hướng cho cơng việc nhập liệu Gồm có thơng số:

 Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo ô chọn Trường hợp chọn Bật

 Title: Nội dung tiêu đề hiển thị, dùng kiểu gõ Unicode.  Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode. Ví dụ:

Hình 2.2.19

Hình 2.2.20 3. Error Alert

Khi đặt chế độ Data validation, nhập liệu không quy định bị thơng báo Ta thay đổi nội dung thơng báo mặc định theo hồn cảnh khác hiển thị nội dung thơng báo tiếng Việt cho dễ hiểu sửa đổi

Hình 2.2.21

 Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau liệu nhập vào ô Trường hợp chọn Bật

 Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin)

- Stop: Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu yêu cầu phải nhập chấp nhận

- Warning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp chấp nhập không chấp nhận giá trị nhập liệu

- Information: Thơng báo lỗi nhập liệu mang tính thơng tin, bạn bỏ qua trường hợp nhập liệu không quy định

 Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

 Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode

Hình 2.2.22

2.2.2 Định dạng có điều kiện ( Conditionnal Formatting )

Sử dụng bảng liệu Excel, cần tách lọc liệu cần thiết theo quy tắc cụ thể, đại đa số người dùng thực chức lọc (Filter) phần mềm Excel Tuy nhiên, muốn đặt phần liệu với định dạng bật riêng biệt chức lọc đáp ứng Để đạt điều đó, bạn phải sử dụng chức định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) phần mềm Excel

Chức Conditional Formatting kỹ thuật định dạng, cho phép bạn thiết lập định dạng riêng ô lựa chọn, liệu thỏa mãn điều kiện định sẵn

Ví dụ: Trong hình đây, khơng đơn giản để nhân viên nhận đâu đơn hàng hạn chưa cung cấp đủ số lượng, đâu đơn hàng gần tới hạn chưa có đủ số lượng u cầu

Hình 2.2.23

Nếu có sử dụng chức định dạng, người sử dụng nhanh chóng thấy đơn hàng hạn chưa đủ số lượng đánh dấu màu đỏ nhạt ; đơn hàng tới hạn chưa cung cấp đầy đủ đánh dấu màu vàng

Trong trường hợp sử dụng chức Conditional Formatting, toàn liệu đáp ứng điều kiện tự động định dạng riêng biệt, giúp người sử dụng nhanh chóng nhận vấn đề cần xử lý

Ngoài ra, từ phiên Office 2007, tính Conditional Formatting phần mềm Excel nâng cấp với nhiều mức điều kiện, sử dụng nhiều cách thức định dạng đẹp ấn tượng Data Bars, Color Scales, Icon Sets v…v…

Các định dạng theo mẫu sẵn

Bước Chọn vùng muốn định dạng.

Bước Vào Tab Home  group Style  Conditional Formatting

Hình 2.2.25

Bước Chọn định dạng điều kiện muốn thiết lập.

Hình 2.2.26

Hình 2.2.27

Đối tượng Tác dụng

Show formatting

rules for

Đối tượng sử dụng để lọc điều kiện sử dụng Thơng thường bạn để lựa chọn Current Selection để xem định dạng có điều kiện cho vùng/ô chọn, thay đổi sang mục This Worksheet để xem tồn định dạng có điều kiện sử dụng tập tin bảng tính

New Rule Nút sử dụng để tạo luật Edit Rule Nút sử dụng để sửa luật chọn

Delete

Rule Nút sử dụng để xóa luật chọn Move

Up/Move Down

Hai nút sử dụng để thay đổi trình tự ưu tiên luật chọn: lên luật liền kề phía xuống luật liền kề phía

Stop If True

Cột lựa chọn ngừng thực thi luật tiếp theo, luật tương ứng mục chọn

 Hộp thoại New Formatting Rule

Hình 2.2.28

Kiểu luật Tác dụng

Format all cells based

on their values Định dạng có điều kiện dựa giá trị có ô Format only cells that

contain

Định dạng có điều kiện dựa việc xác định thành phần liệu có chứa Ví dụ: có chứa chữ officelab.vn, liệu trống, liệu ngày hôm qua v…v…

Format only top or bottom ranked values

Định dạng có điều kiện cho liệu cao thấp Các tùy chọn phần cho phép định dạng theo số lượng cụ thể phần trăm

Format only values that are above or

below average

Định dạng có điều kiện cho liệu trung bình theo nhiều tiêu chí khác

Format only unique or duplicate values

Định dạng có điều kiện để nhận diện liệu trùng lặp

Use a formula to determine which cells

to format

Định dạng có điều kiện dựa theo cơng thức người sử dụng xây dựng

 Để định dạng với Conditional Formatting

 Để đánh dấu nhanh ô thỏa mãn điều kiện bản

Bước Chọn vùng liệu bạn cần định dạng. Bước Trên Ribbon, chọn thẻ Home.

Bước Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Highlight Cells Rules

Bước Trong trình đơn Highlight Cells Rules, chọn loại điều kiện bạn muốn sử dụng

Bước Nhập số cần thiết kiểu định dạng hộp thoại điều kiện, nhấn Ok để xác nhận việc định dạng

 Để đánh dấu nhanh ô theo luật cao/thấp

Bước Chọn vùng liệu bạn cần định dạng. Bước Trên Ribbon, chọn thẻ Home.

Bước Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting. Bước Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Top/Bottom

Rules

Bước Trong trình đơn Top/Bottom Rules, chọn loại luật cao/thấp bạn muốn sử dụng

Bước Trong hộp thoại điều kiện, nhập số kiểu định dạng bạn muốn sử dụng

Bước Nhấn Ok để xác nhận điều kiện thực định dạng.

 Để định dạng theo độ lệch Data Bars

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Data Bars

Bước 5. Trong trình đơn Data Bars, chọn loại màu bạn muốn sử dụng

 Để định dạng theo độ biến thiên Color Scales

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Color Scales Bước 5. Trong trình đơn Color Scales, chọn loại màu bạn muốn sử

dụng

 Để định dạng theo biểu tượng phân nhóm Icon Sets

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Icon Sets

 Để tạo định dạng tùy biến hộp thoại New Formatting Rule

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn New Rule

Bước 5. Trong hộp thoại New Formatting Rule, đặt điều kiện mong muốn

Bước 6. Nhấn Ok để xác nhận điều kiện thực việc định dạng

 Để xem định dạng có điều kiện sử dụng

Bước 1. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 2. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 3. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules Bước 4. Trong mục Show formatting rules for, chọn This Worksheet

 Để sửa định dạng có điều kiện

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules Bước 5. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn

định dạng bạn muốn sửa

Bước 6. Nhấn nút Edit Rule để mở hộp thoại Edit Formatting Rule

Bước 7. Điều chỉnh tùy chọn điều kiện, sau nhấn nút Ok để xác nhận thay đổi đóng hộp thoại Edit Formatting Rule

Bước 8. Đặt lại vùng áp dụng định dạng có điều kiện cột Applies to (nếu cần)

Bước 9. Nhấn Ok để xác nhận thực việc định dạng

 Để xóa định dạng có điều kiện

Bước 1. Chọn vùng liệu bạn cần định dạng Bước 2. Trên Ribbon, chọn thẻ Home

Bước 3. Trong nhóm Styles, nhấp chuột lên nút Conditional Formatting Bước 4. Trong trình đơn Conditional Formatting, chọn Manage Rules Bước 5. Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn

định dạng bạn muốn xóa

Bước 6. Nhấn nút Delete Rule để xóa định dạng

Bước 7. Nhấn Ok để xác nhận việc xóa định dạng đóng hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager

Theo mặc định, Excel tự động tính tốn cơng thức bảng tính bạn mở bảng tính thay đổi thành phần phụ thuộc công thức Nếu bảng tính bạn lớn, với nhiều cơng thức liên quan với nhau, việc tính tốn làm thời gian lên đến vài phút

Trong cơng thức tính lại, trỏ chuột chế độ chờ, bạn thực điều làm thay đổi bảng tính

Có thể bạn muốn tạm thời tắt việc tự động tính tốn để tiết kiệm thời gian bạn hoàn thành việc nhập thay đổi cac cơng thức bảng tính? Việc dễ dàng, cách thực

Trong cửa sổ Excel  Tab File  Options  Formulas  Calculation Options

Hình 2.2.29

Trong hộp thoại di chuyển xuống tùy chọn tính tốn (Calculation Options), chọn Manual để ngăn chặn việc tự động tính cơng thức bạn thay đổi giá trị có liên quan

Sau danh sách xác định tùy chọn có sẵn:

 Automatic: Tính tất công thức phụ thuộc cập nhật mở rộng hoặc nhúng vào biểu đồ bạn thay đổi giá trị, công thức tên Đây thiết lập mặc định cho bảng tính

 Automatic Except for Data Tables: Tính tất công thức phụ thuộc và cập nhật mở rộng nhúng vào biểu đồ, ngoại trừ việc tính tốn bảng liệu Khi kích hoạt tùy chọn này, bảng liệu tính tốn lại bạn nhấp vào nút lệnh CalculateNow công thức Ribbon, nhấn F9 bảng tính

 Manual: Tính bảng tính cập nhật mở rộng nhúng vào biểu đồ chỉ bạn nhấp vào nút lệnh Calculate Now công thức Ribbon, nhấn F9 tổ hợp phím "Ctrl + =" bảng tính

 Enable Iterative Calculation: Kích hoạt tùy chọn để bạn thiết lập hai tính sau:

- Lặp lại tối đa (Maximum Iterations): Thiết lập số lần tối đa bảng tính tính tốn lại bạn thực việc tìm kiếm giải tài liệu tham khảo (mặc định 100)

- Thay đổi tối đa (Maximum Change): Thiết lập số lượng thay đổi tối đa giá trị lần lặp (mặc định 0,001)

2.2.4 Công thức thống kê

1.1.1.1 Hàm SUMIF SUMIFS

Hàm SUMIF cho phép bạn tính tổng theo điều kiện vùng liệu

Cú pháp:

Ví dụ: Tính tổng tiền theo loại phịng?

Hình 2.2.30

Hình 2.2.31



Vùng chứa điều kiện ( $A$4:$A$13) : đề yêu cầu tính tổng tiền theo phịng Loại phịng điều kiện  Quét vùng liệu cột Loại phòng.



Điều kiện vùng (1), ta tính tổng tiền Loại phòng A nên điều kiện “A” Trong đối số thứ hai này, bạn sử dụng nhiều cách khác nhau.

- Bạn gõ lại điều kiện cần điều kiện đặt cập dấu nháy kép

- Hoặc bạn click trỏ chuột vào liệu chứa điều kiện nhớ cố định ô liệu

Hình 2.2.32

Với hàm SUMIF bạn tính tổng theo điều kiện đề yêu cầu, đề đặt nhiều điều kiện hàm SUMIF chưa thể giải Vì Excel hỗ trợ cho hàm SUMIFS

Cú pháp:

Ví dụ: Tính tổng tiền theo loại phịng có số người lớn 2.

Hình 2.2.33

Tương tự hàm tính tổng theo điều kiện ta có hàm thống kê theo điều kiện : - Đếm theo điều kiện: Countif, Counifs

Cú pháp:

- Tính trung bình theo điều kiện: Averageif, Averageifs Cú pháp:

 Các nhóm hàm thống kê

Cú pháp Ý nghĩa

AVEDEV (number1, number2, )

Tính trung bình độ lệch tuyệt đối điểm liệu theo trung bình chúng Thường dùng làm thước đo biến đổi tập số liệu

VD: AVEDEV(2,4,6)  1.333333 AVERAGE (number1,

number2, )

Tính trung bình cộng

VD: AVERAGE(2,4,6)  AVERAGEA (number1,

number2, )

Tính trung bình cộng giá trị, bao gồm giá trị logic

=COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)

=COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)

= AVERAGEIF (Vùng điều kiện, điều kiện, vùng cần tính)

Cú pháp Ý nghĩa

VD: AVERAGEA(2,3,“true”,4)  2.5 AVERAGEA(2,3,“not true”,4)  2.25 AVERAGEIF (range, criteria1)

Tính trung bình cộng giá trị mảng theo điều kiện

VD: Xem chi tiết phía AVERAGEIFS (range, criteria1,

criteria2, )

Tính trung bình cộng giá trị mảng theo nhiều điều kiện

VD: Xem chi tiết phía

COUNT (value1, value2, ) Đếm chứa giá trị số danh sách. VD: COUNT(2,3,“true”,4) 

COUNTA (value1, value2, )

Đếm số có chứa giá trị (không rỗng) danh sách

VD: COUNTA(2,3,“true”,4)  COUNTBLANK (range) Đếm ô rỗng vùng

VD: COUNTBLANK (A2:A20) COUNTIF (range, criteria)

Đếm số ô thỏa điều kiện cho trước bên dãy

VD: Xem chi tiết phía COUNTIFS (range1, criteria1,

range2, criteria2, …)

Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước VD: Xem chi tiết phía

DEVSQ (number1, number2, )

Tính bình phương độ lệch điểm liệu từ trung bình mẫu chúng, cộng bình phương lại

VD: DEVSQ (2,3,4,5)  FREQUENCY (data_array,

bins_array)

Tính xem có giá trị thường xuyên xuất bên dãy giá trị, trả mảng đứng số Luôn sử dụng hàm dạng công thức mảng

GEOMEAN (number1, number2, )

Trả trung bình nhân dãy số dương Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, lãi kép có lãi biến đổi cho trước…

HARMEAN (number1, number2, )

Trả trung bình điều hịa (nghịch đảo trung bình cộng) số

KURT (number1, number2, )

Tính độ nhọn tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tương đối phân bố so với phân bố chuẩn

LARGE (array, k) Trả giá trị lớn thứ k tập số liệu MAX (number1, number2, ) Trả giá trị lớn tập giá trị

MAXA (number1, number2, ) Trả giá trị lớn tập giá trị, bao gồm giá trị logic text

Cú pháp Ý nghĩa

MIN (number1, number2, ) Trả giá trị nhỏ tập giá trị

MINA (number1, number2, ) Trả giá trị nhỏ tập giá trị, bao gồm giá trị logic text

MODE (number1, number2, ) Trả giá trị xuất nhiều mảng giá trị

PERCENTILE (array, k) Tìm phân vị thứ k giá trị mảng liệu

PERCENTRANK (array, x, significance)

Trả thứ hạng (vị trí tương đối) trị mảng liệu, số phần trăm mảng liệu

PERMUT (number, number_chosen)

Trả hốn vị đối tượng

QUARTILE (array, quart)

Tính điểm tứ phân vị tập liệu Thường dùng khảo sát liệu để chia tập hợp thành nhiều nhóm…

RANK (number, ref, order) Tính thứ hạng số danh sách số SKEW (number1, number2, ) Trả độ lệch phân phối, mô tả độ không đối

xứng phân phối quanh trị trung bình SMALL (array, k) Trả giá trị nhỏ thứ k tập số STDEV (number1, number2, ) Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu

STDEVA (value1, value2, ) Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu, bao gồm giá trị logic

STDEVP (number1, number2, ) Tính độ lệch chuẩn theo tồn thể tập hợp

STDEVPA (value1, value2, ) Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể chữ giá trị logic

VAR (number1, number2, ) Trả phương sai dựa mẫu

VARA (value1, value2, …) Trả phương sai dựa mẫu, bao gồm trị logic text

VARP (number1, number2, ) Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp

VARPA (value1, value2, …) Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp, bao gồm trị logic text

TRIMMEAN (array, percent)

Tính trung bình phần tập liệu, cách loại tỷ lệ phần trăm điểm liệu đầu cuối tập liệu

2.2.5 Công thức mảng

Công thức mảng không cần lưu trữ số liệu trình tính tốn (cell), mà Excel xử lý mảng số liệu nhớ máy tính Sau cơng thức mảng lấy kết tính tốn trả bảng tính Một cơng thức mảng trả kết nhiều ô (range) hay ô

Khi thực tính tốn cơng thức mảng cơng thức bao bọc hai dấu ngoặc {} Hai dấu ngoặc người dùng không gõ mà tự phát sinh người dùng thực tính tốn cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter Nếu bạn thực hiện tính tốn sửa chữa mà qn nhấn tổ hợp phím cơng thức bạn trả giá trị không hay thông báo lỗi #VALUE! Error

 Công thức mảng trả kết vùng nhiều ơ

Ví dụ ta tính cột Thành Tiền, ô F2 ta nhập vào công thức: =D2*E2 sau chép xuống F3:F7

Hình 2.2.34

Để tính cho cột Thành Tiền dùng tới sáu cơng thức Ngồi cách dùng cơng thức mảng để tính kết cho cột Thành Tiền lưu kết trả F2:F7.

Để tạo công thức mảng tính tốn cho trường hợp làm theo bước sau:

 Chọn vùng ô lưu kết trả công thức mảng, ví dụ chọn vùng F2:F7

 Nhập vào cơng thức sau =D2:D7*E2:E7 (sau chọn vùng gõ công thức vào)

Hình 2.2.35

 Sử dụng cơng thức mảng thay cho cơng thức đơn có số ưu điểm như:

 Là cách tính tốn đảm bảo xác kết (tránh trường hợp vơ tình chép sai cơng thức chạy địa tham chiếu)

 Dùng công thức mảng tránh việc vộ tình xố hay làm thay đổi cơng thức vùng cơng thức mảng Vì cơng thức mảng khơng cho phép xố, sửa chữa ô vùng công thức mảng

 Dùng công thức mảng giúp tránh trường hợp người chưa thành thạo Excel làm xáo trộn công thức bạn

 Công thức mảng trả kết ơ

Ví dụ 1: Bạn cần tính tổng số ký tự dãy chuỗi Loại Hàng, thơng thường bạn tính số ký tự chuỗi, sau dùng Sum tính tổng

Để thay cho hai cơng việc ta dùng cơng thức mảng để tính Tại cần tính ta nhập cơng thức:

=Sum(Len(B2:B1))

Hình 2.2.36 Ví dụ 1: Tính tổng có điều kiện

Bạn cần tính Tổng Tiền theo Loại Hàng với Số Lượng >=200 Ta tính Tổng tiền mặt hàng Tủ Lạnh theo điều kiện:

Hình 2.2.37

Công thức mảng dùng hàm IF để kiểm tra dãy Sau đó tạo mảng gồm giá trị thỏa mãn điều kiện, mảng chuyển sang hàm SUM để tính tổng cần tìm

- Trong cơng thức mảng có nhiều điều kiện điều kiện đồng thời ( toán tử AND ) bạn dùng dấu “*” để kết điều kiện.

Ví dụ 2: Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ

Bạn cần tìm Thành Tiền nhỏ Loại Hàng Ampli, bạn sử dụng cơng thức mảng sau:

Hình 2.2.38

Tìm giá trị lớn tương tự, ví dụ bạn cần tìm số lượng lớn Loại Hàng Cassette :

 Một số khái niệm thêm Mảng Excel

Nếu bạn lập trình ngơn ngữ lập trình bạn nghe đến khái niệm mảng (array) Một array đơn tập hợp phần tử có quan hệ hay độc lập với nhau.Trong Excel, array array chiều array hai chiều Chiều array dịng cột array Ví dụ array chiều hiểu vùng (range) số liệu bảng tính mà vùng có dịng (khi array nằm ngang) cột (array nằm dọc) Một array hai chiều hiểu vùng số liệu bảng tính (có dạng hình chữ nhật) bao gồm nhiều dịng nhiều cột Excel khơng hỗ trợ array 3-chiều (VBA hỗ trợ)

 Mảng chiều

Ta xem mảng chiều hàng ( mảng ngang ) hay cột ( mảng dọc ) Các phần tử mảng chiều ( mảng ngang cách dấu phẩy, mảng dọc cách dấu chấm phẩy

Ví dụ:

- Mảng ngang: ={2,4,6,8,10} - Mảng dọc: ={1;3;5;7;9}

- Mảng chuỗi: ={"Mon";"Tue";"Wed";"Thu";"Fri";"Sat";"Sun"}

Để nhập giá trị mảng ta chọn vùng, gõ công thức mảng, kết thúc công thức phải nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.

Hình 2.2.39

Lưu ý: Nếu phần tử mảng mà ta quét chọn ô để nhập thứ thứ hiển thị lỗi #NA

Hình 2.2.40

Để chuyển mảng ngang thành mảng dọc ngược lại bạn sử dụng hàm: TRANSPOSE

Ví dụ: Bạn chuyển mảng chuỗi dọc phía thành mảng ngang:

Hàm dùng để tính tốn trả giá trị, ô chứa hàm trả giá trị, chuỗi ký tự thông báo lỗi, … Excel có tập hợp hàm phong phú phân loại theo Group phục vụ cho việc tính tốn nhiều kiểu liệu nhiều mục đích khác

Hình 2.2.42

2.2.7 Các hàm chuỗi

Cú pháp Ý nghĩa

CHAR (number)

Chuyển đổi mã số mã ANSI (có miền giá trị từ - 255) sang ký tự tương ứng

VD: Char(169)  ©

CLEAN (text) Loại bỏ tất ký tự không in chuỗi CODE (text) Trả mã số ký tự chuỗi text

VD: CODE("A")  65 CONCATENATE (text1,

text2, )

Nối nhiều chuỗi thành chuỗi

VD: =CONCATENATE("Đại học Công nghệ"," Đồng Nai")  Đại học Công nghệ Đồng Nai

DOLLAR (number, decimals)

Chuyển đổi số thành dạng tiền tệ (dollar Mỹ), có kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, làm trịn theo ý muốn

VD: =DOLLAR(20000,0)  $20,000 EXACT (text1, text2)

So sánh hai chuỗi Nếu giống trả TRUE, khác trả FALSE Có phân biệt chữ hoa chữ thường

VD: =EXACT("Đồng Nai","ĐỒNG NAI")  FALSE FIND (find_text,

within_text, start_num)

Tìm vị trí bắt đầu chuỗi (find_text) chuỗi (within_text), tính theo ký tự

VD: =FIND("n","Đại học Công nghệ Đồng Nai",1)  11 FIXED (number,

decimals, no_commas)

Chuyển đổi số thành dạng văn (text), có khơng kèm theo dấu phân cách hàng ngàn, làm trịn theo ý muốn

VD: =FIXED(12345.78,1,0)  12,345.8 LEFT (text, num_chars)

Trả hay nhiều ký tự bên trái chuỗi, theo số lượng định

VD: =LEFT("Đại học Công nghệ Đồng Nai",7)  Đại học

Cú pháp Ý nghĩa

VD: =LEN("Đại học Công nghệ Đồng Nai")  26 LOWER (text)

Đổi tất ký tự chuỗi văn thành chữ thường

VD: =LOWER("ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ ĐỒNG NAI")  đại học cơng nghệ đồng nai

MID (text, start_num, num_chars)

Trả nhiều ký tự liên tiếp bên chuỗi, bắt đầu vị trí cho trước

VD: =MID("ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI",5,3)  HỌC

PROPER (text)

Đổi ký tự chuỗi thành chữ in hoa, đổi ký tự lại thành chữ in thường

VD: = PROPER("ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI")

 Đại Học Công Nghệ Đồng Nai REPLACE (old_text,

start_num, num_chars, new_text)

Thay phần chuỗi chuỗi khác, với số lượng ký tự định

VD: =REPLACE("KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN",6,9,"CN")  KHOA CN THÔNG TIN

REPT (text, times) Lặp lại chuỗi với số lần cho trước

VD: =REPT("*CNTT*",3)  *CNTT**CNTT**CNTT* RIGHT (text, num_chars)

Trả hay nhiều ký tự tính từ bên phải chuỗi, theo số lượng định

VD: =RIGHT("KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN",9)  THÔNG TIN

SEARCH (find_text, within_text, start_num)

Tìm vị trí bắt đầu chuỗi (find_text) chuỗi(within_text), tính theo ký tự

VD: =SEARCH("nghệ","Công nghệ thông tin",1)  TEXT (value,

format_text)

Chuyển đổi số thành dạng văn (text) theo định dạng định

VD: =TEXT(37,"#oC")  37oC ( 37 độ C)

TRIM (text)

Xóa tất khoảng trắng vơ ích chuỗi văn bản, chừa lại khoảng trắng dùng làm dấu cách hai chữ

VD: =TRIM("Khoa Công nghệ Thông Tin")  Khoa Công nghệ Thông Tin

UPPER (text)

Đổi tất ký tự chuỗi thành chữ in hoa VD: =UPPER("Đại học Công nghệ Đồng Nai")  ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI VALUE (text) Chuyển chuỗi thành số

Cú pháp Ý nghĩa DATE (year, month, day)

Trả số thể ngày cụ thể Nếu định dạng General trước hàm nhập vào, kết thể dạng ngày tháng năm

VD: =DATE(2013,12,24)  24/12/2013 DATEVALUE

(date_text)

Trả số ngày thể date_text (chuyển đổi chuỗi văn có dạng ngày tháng năm thành giá trị ngày tháng năm tính tốn được) VD: =DATEVALUE("02/09/13")  41519

DAY (serial_number)

Trả phần ngày giá trị ngày tháng, đại diện số Kết trả số nguyên từ đến 31

VD: =DAY("30/04/13")  30 DAYS360 (start_date,

end_date, method)

Trả số ngày hai ngày dựa sở năm có 360 ngày (12 tháng, tháng có 30 ngày) để dùng cho tính tốn tài

VD: =DAYS360("01/04/2013", "31/5/2013") 60 =DAYS360("01/04/2013", "31/5/2013",TRUE)  59 EDATE (start_date,

months)

Trả số thể ngày tính từ mốc thời gian cho trước cách mốc thời gian số tháng định

VD: =EDATE("16/08/13",7)  16/03/2014 EOMONTH (start_date,

months)

Trả số thể ngày cuối tháng tính từ mốc thời gian cho trước cách mốc thời gian số tháng định

VD: =EOMONTH("30/04/13",1)  31/05/2013 HOUR (serial_number)

Trả phần giá trị thời gian Kết trả số nguyên từ đến 23

VD: =HOUR("3:30:20 PM")  15 MINUTE (serial_number)

Trả phần phút giá trị thời gian Kết trả số nguyên từ đến 59

VD: =MINUTE("1:30:20 PM")  30 MONTH (serial_number)

Trả phần tháng giá trị ngày tháng, đại diện số Kết trả số nguyên từ đến 12

VD: =MONTH("30/04/13")  NETWORKDAYS

(start_date, end_date, holidays)

Trả tất số ngày làm việc khoảng thời gian start_date end_date, không kể ngày cuối tuần ngày nghỉ (holidays)

VD: = NETWORKDAYS("01/02/13", "15/05/13", {"30/04/13","01/5/13"})  72

Cú pháp Ý nghĩa

quả thể dạng ngày tháng năm phút giây

VD: NOW() SECOND

(serial_number)

Trả phần giây giá trị thời gian Kết trả số nguyên từ đến 59

VD: = SECOND ("1:30:20 PM")  20 TIME (hour, minute,

second)

Trả phần thập phân giá trị thời gian (từ đến nhỏ 1) Nếu định dạng ô General trước hàm nhập vào, kết thể dạng phút giây

VD: =TIME(16,35,40)  4:35:40 PM

TIMEVALUE (time_text)

Trả phần thập phân giá trị thời gian (từ đến nhỏ 1) thể time_text(chuyển đổi chuỗi văn có dạng thời gian thành giá trị thời gian tính tốn được)

VD: =TIMEVALUE("25:45")  1:45:00 AM TODAY ()

Trả số thể ngày tháng Nếu định dạng ô General trước hàm nhập vào, kết thể dạng ngày tháng năm

VD: =TODAY () WEEKDAY

(serial_number, return_type)

Trả thứ tuần tương ứng với ngày cung cấp Kết trả số nguyên từ đến

VD: =WEEKDAY("24/12/2013")  WEEKNUM

(serial_number, return_type)

Trả số cho biết tuần thứ năm VD: =WEEKNUM("16/02/2013") 

WORKDAY (start_day, days, holidays)

Trả số thể số ngày làm việc, trước hay sau ngày bắt đầu làm việc trừ ngày cuối tuần ngày nghỉ (nếu có) khoảng thời gian

VD: = WORKDAY("01/04/13",30,{"30/04/13","01/05/2013"})

 15/05/2013 YEAR (serial_number)

Trả phần năm giá trị ngày tháng, đại diện số Kết trả số nguyên từ 1900 đến 9999

VD: = YEAR ("30/04/13")  2013 YEARFRAC (start_date,

end_date, basis)

Trả tỷ lệ khoảng thời gian năm VD: =YEARFRAC("01/01/2013","30/06/2013")  50%

2.2.9 Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference)

- Chức : Tìm giá trị lookup_value cột trái bảng table_array theo chuẩn dị tìm range_lookup, trả trị tương ứng cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy)

Cú pháp:

- range_lookup = 1: Tìm tương đối, danh sách giá trị dị tìm bảng Table_array phải xếp theo thứ tự tăng dần Nếu tìm khơng thấy trả giá trị lớn nhỏ lookup_value

- range_lookup = 0: Tìm xác, danh sách giá trị dị tìm bảng Table_array khơng cần xếp thứ tự Nếu tìm khơng thấy trả lỗi #N/A

Ví dụ:

Hình 2.2.43 1.1.1.3 Hàm HLOOKUP

- Chức : Tìm giá trị lookup_value dòng bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả trị tương ứng dịng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)

Cú pháp:

 Ý nghĩa đối số hàm Hlookup tương tự hàm Vlookup Ví dụ:

VLOOKUP(lookup_value, Table_array, col_index_num, range_lookup)

Hình 2.2.44 1.1.1.4 Hàm MATCH

- Chức năng: Hàm trả vị trí lookup_value mảng lookup_array theo cách tìm match_type

- Cú pháp:

match_type = 1: Tìm tương đối, danh sách giá trị dị tìm bảng Table_array phải xếp theo thứ tự tăng dần Nếu tìm khơng thấy trả vị trí giá trị lớn nhỏ lookup_value

match_type = 0: Tìm xác, danh sách giá trị dị tìm bảng Table_array không cần xếp thứ tự Nếu tìm khơng thấy trả lỗi #N/A

match_type = -1: Tìm tương đối, danh sách phải xếp giá trị dị tìm bảng Table_array theo thứ tự giảm dần Nếu tìm khơng thấy trả vị trí giá trị nhỏ lớn lookup_value

Ví dụ:

Hình 2.2.45 1.1.1.5 Hàm INDEX

Chức năng: trả giá trị ô hàng thứ row_num, cột thứ column_num mảng array.

Cú pháp:

Ví dụ:

Hình 2.2.46

2.2.10.

Các hàm thơng tin (ISfunction)

Các hàm thông tin dùng để kiểm tra xem kiểu giá trị hay ô có thỏa mãn điều kiện khơng Chẳng hạn: liệu có phải giá trị số khơng? Có phải chuỗi ký tự khơng?

Các hàm thông tin trả hai giá trị TRUE FALSE Như hàm đáp ứng trường hợp mà có số liệu ngoại lệ bảng liệu cần tính tốn

ISERROR(value): trả giá trị TRUE value lỗi bất kỳ, ngược lại trả giá trị FALSE

ISNA(value): trả giá trị TRUE value lỗi #N/A, ngược lại trả giá trị FALSE

ISNUMBER(value): trả giá trị TRUE value giá trị số, ngược lại trả giá trị FALSE

ISTEXT(value): trả giá trị TRUE value chuỗi, ngược lại trả FALSE

2.2.11.

Các hàm Cơ sở liệu

Các hàm sở liệu mang tính chất thống kê mẫu tin CSDL có trường thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn thiết lập trước

Cú pháp chung:

database: địa vùng CSDL (Chọn địa tuyệt đối để chép)

field: cột cần tính tốn, field tên trường, địa ô tên field số thứ tự trường (cột thứ vùng CSDL chọn tính tăng dần sang trái)

criteria: địa vùng điều kiện.

INDEX(array, row_num, column_num)

Tên hàm Ý nghĩa ví dụ DAVERAGE(daTabase, field, criteria)

Tính trung bình cộng giá trị cột

field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DAVERAGE($A$1:$D$8,D1,F1:F2) DMAX(daTabase, field, criteria)

Tìm trị lớn cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DMAX($A$1:$D$8,D1,F1:F2) DMIN(daTabase, field, criteria)

Tìm trị nhỏ cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DMIN($A$1:$D$8,D1,F1:F2) DCOUNT(daTabase, field, criteria)

Đếm ô kiểu số cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DCOUNT($A$1:$D$8,D1,F1:F2) DCOUNTA(daTabase, field, criteria)

Đếm ô khác rỗng cột field các mẫu tin thỏa điều kiện criteria =DCOUNTA($A$1:$D$8,D1,F1:F2)

2.2.12.

Các lệnh xử lý liệu

1.1.1.6 Lọc liệu tự động (AutoFilter)

Chức năng: Lệnh Tab DataGroup Sort & FilterFilter dùng để lọc mẫu tin thỏa mãn tiêu chuẩn từ sở liệu ban đầu Kết hiển thị mẫu tin thỏa điều kiện mẫu tin khác tạm thời bị che

Cách thực

- Chọn vùng CSDL với tiêu đề hàng

- Chọn Tab DataGroup Sort & FilterFilter, Excel tự động xuất

hiện nút thả cạnh tên field cho phép chọn điều kiện lọc tương ứng với field

- Chọn điều kiện lọc hộp liệt kê field tương ứng

Hình 2.2.47

Show rows where: cho phép người dùng chọn điều kiện nhập giá trị so sánh combobox kế bên Người dùng kết hợp với điều kiện “và”, “hoặc” phía

1.1.1.7 Lọc liệu nâng cao (Advanced Filter)

Chức năng: Lệnh Tab Data Group Sort & Filter Advanced dùng để trích mẩu tin theo điều kiện định vùng điều kiện tạo trước Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo vùng điều kiện lọc Sử dụng hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng tên trường để tạo vùng điều kiện: vùng điều kiện có ít hai hàng, hàng đầu chứa tên field điều kiện, hàng khác dùng để mô tả điều kiện

- Chọn trống bảng tính để làm vùng điều kiện - Sao chép tên field điều kiện làm tiêu đề vùng điều kiện

- Nhập trực tiếp điều kiện vào ô tên trường tương ứng Các điều kiện ghi hàng điều kiện thỏa mãn đồng thời (AND), điều kiện ghi hàng khác điều kiện thỏa mãn khơng đồng thời (OR) Ví dụ:

Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng điều kiện : vùng điều kiện có hai ơ, chứa tiêu đề như: “điều kiện”, …hoặc bỏ trống phải khác với tên trường, ô công thức mô tả điều kiện

- Chọn hai ô trống bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn - Nhập tiêu đề ô vùng tiêu chuẩn

- Nhập công thức vào ô bên mô tả điều kiện, dùng mẫu tin sở liệu để đặt điều kiện so sánh, hàm AND dùng để lập điều kiện thỏa mãn đồng thời, hàm OR dùng để lập điều kiện thỏa mãn khơng đồng thời

Ví dụ:

Hình 2.2.48

Bước 2: Vào Tab DataGroup Sort & Filter Advanced, xuất

hộp thoại gồm tùy chọn sau: Action:

Filter the list, in-place: kết hiển thị trực tiếp vùng CSDL Copy to another location: kết đặt vị trí khác

Đối tượng Điểm

Hình 2.2.49 - List range: chọn địa vùng CSDL.

- Criteria range: chọn địa vùng tiêu chuẩn

- Copy to: chọn địa ô vùng kết (phải chọn mục Copy to another location)

- Unique records only: có nhiều mẫu tin giống lấy duy mẫu tin đại diện, ngược lại lấy hết mẫu tin thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau)

1.1.1.8 Subtotals

Chức năng: Thống kê liệu theo nhóm sở liệu Ví dụ tính tổng tiền lương theo nhóm ĐƠN VỊ

Hình 2.2.50

- Dùng lệnh Tab DataGroup Sort & FilterSort để xếp liệu theo ĐƠN VỊ, mục đích để mẫu tin có ĐƠN VỊ nằm liền kề

- Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề hàng

- Vào Tab DataGroup OutlineSubtotals, xuất hộp thoại Subtotal :

Hình 2.2.51

 At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp.

 Use function: chọn hàm sử dụng tính tốn hay thống kê

 Replace current subtotals: Thay dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp

 Page break between groups: Tạo ngắt trang nhóm.  Summary below data: Thêm dịng tổng hợp sau nhóm. Kết quả:

Hình 2.2.52

Làm việc với hình kết sau tổng hợp

Click vào nút để chọn mức liệu bạn muốn xem  Chỉ hiển thị tổng (Grand Total Only)

 Hiển thị tổng tổng phụ (Grand Total And Subtotal)  Hiển thị chi tiết tất mẫu tin tổng hợp (All Record)

2.3 Trình diễn liệu

2.3.1 Thao tác với PivotTables

Chức năng: Thống kê liệu theo nhiều cấp độ khác với nhiều hình thức đa dạng từ bảng liệu

Cách thực hiện:

- Đặt trỏ bảng liệu

- Chọn lệnh Tab InsertGroup TablesPivotTable PivotTable xuất hộp thoại yêu cầu chọn vùng liệu làm thống kê nơi xuất bảng thống kê

Hình 2.3.1

- Select a Table or range: Cho phép chọn vùng liệu Sheet hành. - Use an external data source: Cho phép chọn vùng liệu từ file Excel

có sẵn

- New Worksheet: Phát sinh bảng thống kê sheet mới.

- Existing Worksheet: Phát sinh bảng thống kê từ địa nhập vào. - Click OK xuất hộp thoại cho phép kéo thả field điều kiện

Hình 2.3.2

- Vùng Row Labels Column Labels: chứa field làm điều kiện thống kê

- Vùng Values: chứa field số liệu muốn thống kê.

- Drag chuột kéo field vào vùng tương ứng kết tự động cập nhật tạo thành bảng thống kê

2.3.2 Thống kê chức Consolidate

- Chức năng: Consolidate cho phép hợp liệu từ nhiều vùng dữ liệu nguồn (Sources) hiển thị kết vùng liệu đích (Destination)

Hình 2.3.3 Thực bước sau:

Bước Chọn vùng liệu đích cách trỏ chuột vào ô vùng đó. Bước Chọn Tab Data  group Data Tools  Consolidate, xuất hộp

thoại Consolidate

- Hộp Function: chọn hàm sử dụng (Sum, Min, Max, …), thông thường tổng hợp liệu bạn chọn hàm Sum để tính tổng

- Hộp Reference: để tham chiếu vùng liệu nguồn.

- Hộp All references: chứa tất vùng liệu nguồn cần thiết cho việc hợp Để xóa vùng liệu hộp All references, bạn chọn vùng đó, nhấp nút Delete

- Top row: chọn muốn dùng tên cột vùng nguồn,

- Left column: chọn muốn dùng giá trị cột vùng nguồn, giá trị cột Mặt hàng,

- Create links to source data: chọn muốn liệu hợp được cập nhật có thay đổi vùng liệu nguồn

Hình 2.3.5

2.3.3 Thao tác với PivotCharts

Một PivotChart chẳng có khác biểu đồ Excel, tạo từ liệu PivotTable Thật có vài tính mà bạn khơng tìm thấy biểu đồ bình thường Tuy nhiên, phần lớn PivotChart giống biểu đồ Excel, thao tác với biểu đồ, việc định dạng cho nó, chẳng có khác

Nếu bạn biết bạn cần đến PivotChart, bạn tạo PivotTable PivotChart lần Thay nhấn vào nút PivotTable nhóm Insert Ribbon, bạn nhấn vào mũi tên nhỏ nút đó, chọn lệnh PivotChart Rồi bạn gặp hộp thoại tạo PivotTable trên, tạo xong PivotTable, Excel tự động tạo PivotChart kèm theo

Bước Để trỏ ô bảng thống kê PivotTable

Bước Vào Tab Option ( PivotTable Tools )  group Tools  PivotChart

Hình 2.3.6

Bước Trong hộp thoại Insert Chart, bạn chọn loại biểu đồ thích hợp theo u cầu.

Hình 2.3.7 Bước Nhấn OK để hồn thành.

Hình 2.3.8

Fields Legend Fields hộp thoại để lọc liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ loại liệu Bất kỳ việc lọc liệu bạn thực hộp thoại này, áp dụng PivotTable, biểu đồ tự động vẽ lại theo thay đổi PivotTable

Ví dụ, bạn nhấn vào Axis Fields, chọn hai Trường: Hịa Bình, Nguyễn Du Biểu đồ sẽ tự động vẽ lại sau:

Hình 2.3.9

2.3.4 Biểu đồ nâng cao

1.1.1.9 Thêm đường xu hướng vào đồ thị ( TrendLine )

Khi vẽ đồ thị với liệu theo thời gian thường vẽ thêm đường xu hướng để biết xu hướng tương lai tập liệu Một tập số liệu có nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích

Ví dụ : Bạn có biểu đồ, bạn muốn vẽ đường trendline cho đồ thị, bạn thực hiện:

Hình 2.3.10

- Chọn sáu kiểu đường xu hướng/hồi quy: tuyến tính (Linear), lơga (Logarithmic), đa thức (Polynomial), luỹ thừa (Power), mũ (Exponential), bình quân dịch chuyển (Moving Average)

Hình 2.3.11 - Sau nhấn OK để hồn thành

- Để xóa Trendline , bạn chọn Chart Tools  Tab Layout  group Analysis  Trendline  None.

1.1.1.10 Tạo Template cho biểu đồ

Bạn muốn thiết kế mẫu biểu đồ riêng theo ý dùng mẫu cho biểu đồ tiếp sau Ví dụ bạn có mẫu biểu đồ hình trên, bạn muốn áp dụng cho tập sau, bạn lưu Template Excel Bạn thực hiện:

Bước 1. Sau bạn thiết kế mẫu theo ý muốn, Chart Tools  Tab Design  group Type  Save As Template

Hình 2.3.13 Bước 2. Chọn Save để lưu lại mẫu

 Sử dụng Templates: Để sử dụng mẫu biểu đồ lưu, bạn thực hiện: Bước 1. Chọn biểu đồ muốn lấy mẫu

Bước 2. Vào Chart Tools  Tab Design  group Type  Change Chart Type

Hình 2.3.14

Hình 2.3.15 Bước 4. Chọn OK để hoàn thành.

 Xóa Templates: Để xóa mẫu mà bạn tạo lưu, bạn thực hiện: Bước 1. Vào Tab Insert  group Charts  Create Chart

Hình 2.3.16

Hình 2.3.17

Bước 3. Trong cửa sổ Templates/ Charts bạn chọn mẫu muốn xóa, nhấn Delete.

Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính - Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell

Giả sử có bảng liệu sau:

Hình 2.3.19

Bước Chọn ô bạn muốn hiển thị Sparkline.

Bước Vào Tab Insert  group Sparklines  chọn loại Sparkline bạn cần

Hình 2.3.20 ( Ví dụ đây, ta chọn Column )

Bạn nhận bảng tạo Sparkline:

- Data Range: Vùng liệu muốn hiển thị Sparkline - Location Range: Chọn vùng hiển thị Sparkline.

Hình 2.3.22 Bước Chọn OK hồn thành.

Hình 2.3.23

Sử dụng Sparklines, việc phân tích liệu nhanh định hướng chắn bạn có khung nhìn đơn giản quan sát thông tin đưa định

2.3.6 Phân tích độ nhạy ( What – If Analysis )

Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với What-If Analysis (phân tích điều xảy ra) phương pháp để truy vấn liệu bảng tính Giả sử, bạn thiết lập cơng thức tính Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí Bạn tự hỏi: Điều xảy với kết Lợi nhuận Doanh thu thay đổi Chi phí thay đổi thay đổi?

Ví dụ: Một người kinh doanh máy tính, mua sản phẩm Laptop với giá 15,000,000 đồng bán với giá 17,000,000 đồng

Lợi nhuận là: 17,000,000-15,000,000= 2,000,000 Lập tốn:

Hình 2.3.24 Giá mua biến động theo thời gian hình:

Hình 2.3.25 Ta xét độ nhạy lợi nhuận giá mua thay đổi - Chọn vùng : B7:F8

Hình 2.3.26

- Nếu bạn chạy độ nhạy theo hàng, ví dụ bạn chọn Row input cell nhập vào chứa giá trị thay đổi (ở ta xét giá mua thay đổi) Nếu bạn thiết kế giá trị thay đổi theo Cột bạn đưa địa có giá trị thay đổi là: Column input cell.

Hình 2.3.27 - Chọn OK để xem kết quả.

Hình 2.3.28

"Với thay đổi giá mua làm cho lợi nhuận thay đổi, ví dụ ta thấy giá mua >= 15,000,000 lợi nhuận <= người bán khơng có lợi nhuận”

1.1.1.1 Phân tích chiều

Phân tích độ nhạy chiều xét tới ảnh huỏng biến x1 x2 lên biến y y biến phụ thuộc x1 x2

Hình 2.3.29 - Chọn vùng B7:F10

- Vào Tab Data  group Data Tools  What – If Analysis  Data Table

Hình 2.3.30

Hình 2.3.31

Ngồi ta cịn có Goal seek (Hàm mục tiêu) thường áp dụng tốn tính doanh thu hịa vốn, thay đổi tiêu chi phí để có lợi nhuận mong muốn, tính tổng chi phí cho tổng chi phí rịng phải trả… Và dạng Phân tích tình (Scenario) : Là dạng phân tích “what-if”, phân tích tình thừa nhận biến định có quan hệ tương hỗ với Do vậy, số biến số thay đổi theo kiểu định thời điểm Tập hợp hồn cảnh có khả kết hợp lại để tạo “các trường hợp” hay “các tình huống” khác là:

a Trường hợp xấu nhất/ Trường hợp bi quan

b Trường hợp kỳ vọng/ Trường hợp ước tính tốt nhất c Trường hợp tốt nhất/ Trường hợp lạc quan

Ghi chú: Phân tích tình khơng tính tới xác suất trường hợp xảy

2.3.7 Sử dụng liệu liên kết ngồi

Đơi liệu bạn muốn khơng có sổ làm việc Excel – liệu sở liệu, tệp XML, web, tệp văn nhiều vị trí khác Thật tuyệt vời làm việc với liệu sổ làm việc, bạn không muốn phải nhập nhập lại liệu để đảm bảo tính thời liệu Việc tạo kết nối cố định từ sổ làm việc tới nguồn liệu giúp dễ dàng đảm bảo liệu mà bạn làm việc cập nhật

Các kết nối đến liệu bên ngồi bị tắt máy tính bạn Để kết nối với liệu mở sổ làm việc, bạn phải bật kết nối liệu cách sử dụng Trust Center cách đặt sổ làm việc vào vị trí tin cậy

Hình 2.3.32 1.1.1.12 Sử dụng liên kết từ Access

- Trên tab Data  group Get External Data  From Access

- Trong hộp thoại Select Data Source, duyệt đến sở liệu Access.

- Trong hộp thoại Select Table, chọn bảng truy vấn mà bạn muốn sử dụng bấm OK

Hình 2.3.33

- Trong hộp thoại Import Data, chọn nơi đặt liệu sổ làm việc bạn chọn xem liệu dạng Table, PivotTable Report hay PivotChart

- Bấm vào nút Properties để đặt thuộc tính nâng cao cho kết nối ví dụ tùy chọn để làm liệu kết nối

Hình 2.3.35

- Bạn tùy ý thêm liệu vào Mơ hình Dữ liệu để kết hợp liệu với bảng liệu khác từ nguồn khác, tạo mối quan hệ bảng bạn thực nhiều thao tác so với báo cáo PivotTable - Bấm OK để kết thúc

1.1.1.13 Sử dụng liên kết từ Web

Hằng ngày, bạn phải vào Internet để xem xét giá cổ phiếu Bạn Copy Paste cách thủ cơng bảng giá CK vào bảng tính, Website cung cấp chức Download Excel trang bảng giá Đây cách dễ để đưa CSDL trang Web vào Excel

Hãy tạo kết nối với trang web để sử dụng liệu từ bảng trang web sổ làm việc bạn

- Trên tab Data  group Get External Data  From Web

- Trong hộp Address (Địa chỉ), nhập địa web trang có liệu bạn muốn kết nối, Click  Go.

Hình 2.3.37

- Chỉ báo mũi tên có nghĩa có liệu bên cạnh mà bạn nhập

Hình 2.3.38

Hình 2.3.39

- Kết quả:

Hình 2.3.40

- Để cập nhật liệu, bạn vào Data groups Connections  Refresh All

Hình 2.3.41 1.1.1.14 Sử dụng liên kết từ file Text

Hình 2.3.42

- Trên tab Data  group Get External Data  From Text

Hình 2.3.43

- Chọn tập tin bạn muốn Import, sau chọn Import

- Cửa sổ Text Import Wizard hướng dẫn bạn bước để đưa liệu Text vào Excel

Hình 2.3.44 1.1.1.15 Sử dụng liên kết từ nguồn khác

Ngồi liên kết với liệu thơng thường, Excel 2010 cịn liên kết với liệu từ sở liệu : XML, SQL Sever,…

2.4 Làm Việc Với Macros Và Forms

2.4.1 Tạo thực macros

Macro công cụ cho phép ghi lại thao tác (các lệnh) người sử dụng dạng danh sách lệnh Khi ta gọi tới macro (chạy macro), thực lại thao tác (các lệnh) cách tự động

Như muốn tự động hóa q trình, ta cần thực cơng việc đó, dùng macro ghi lại cần thực trình đố tự động, ta cho chạy macro

Để làm việc với Macro, bạn cần thực số tùy chọn sau:

Hình 2.4.1

Hình 2.4.2

Hình 2.4.3

Hình 2.4.4

Để thiết kế cơng cụ tìm kiếm, thực chất sử dụng chức lọc nâng cao Advanced fillter), nhiên ta không lọc thủ cơng mà làm thao tác lần, ghi lại Macro cần tìm kiếm cho chạy Macro (nhấn nút Tìm kiếm) để thực lại thao tác mà ta ghi

 Tạo Macro

- Vào Developer  Code  Record macro

Hình 2.4.5

Hình 2.4.6

- Thực thao tác muốn ghi lại Trong ví dụ ghi lại thao tác lọc Advanced Fillter: lọc bảng liệu gốc với vùng điều kiện lọc, kết lọc tham chiếu đến vùng kết (Xem lại phần trích lọc nâng cao)

- Bấm nút Stop Recording để kết thúc

Hình 2.4.7  Thực Thi Macro

Để thực thi Macro, ta thực ba cách: 1 Hộp thoại Macro

Hình 2.4.8 2 Gán phím tắt

- Trên Tab Developer Macro  Option

- Trong hộp thoại Macro Option nhập phím tắt bạn muốn sử dụng

- Vậy để sử dụng Macro bạn cần gõ tổ hợp phím tắt vùa gán Macro thực thi

3 Gán biểu tượng Ribbon

- Trên Tab File  Options  Customize Ribbon Macro ( Choose commands from )

Hình 2.4.10

Hình 2.4.11 - Gán Macro vào Tab vừa tạo

Hình 2.4.13 - Chọn OK để hồn thành

Hình 2.4.14

4 Gán Macro Quick Access Toolbar

- Trên Tab File  Options  Quick Access Toolbar Macro ( Choose commands from )

Hình 2.4.15

- Bạn thay đổi biểu tượng cách chọn Modify  Chọn biểu tượng  OK.

Hình 2.4.16

- Kết biểu tượng Macro hiển thị Quick Access Toolbar

Hình 2.4.17

2.4.2 Thao tác với form controls

Controls nói chung điều khiển giao diện người dùng Windows, ta nhìn thấy Form đó, là: Label, Textbox, Button, Combo, Listbox, Treeview, ListView,

Nếu controls tạo từ thư viện dll/ocx bên ứng dụng, gọi ActiveX Controls, chúng có sẵn ứng dụng nói controls Trong Excel có nhóm:

- Userform: controls nằm form (chúng có "Control Toolbox") coi ActiveX Controls thư viện ngồi FM20.DLL, thư viện khác *.OCX

- Để làm việc với Form Controls, bạn cần thực số tùy chọn sau:

Hình 2.4.18

Trong thẻ Developer, bạn chọn nút Insert (không phải thẻ Insert giao diện), lựa chọn đối tượng để chèn vào Các đối tượng chọn đối tượng nằm phần Form Controls Mỗi biểu tượng tương ứng với việc chèn đối tượng vào trang tính

Hình 2.4.19  Spin Button – điều khiển giá trị ô tính

tam giác lên xuống Biểu tượng Spin Botton hình chữ nhật có hai tam giác hướng phần đáy phần Form Controls

Hình 2.4.20

Ví dụ: Bạn cần tính tiền hàng tháng phải nộp ngân hàng vay:

Hình 2.4.21

Lãi suất thay đổi theo thời gian, bạn dùng snip control để tăng giảm lãi suất

Bước Vào Tab Developer  Insert  Snip Button  Vẽ biểu tượng Snip vào nơi bạn muốn

Bước Thiết lập thuộc tính liệu cho Snip Control, R_Click lên biểu tượng Format Control

Hình 2.4.23

Hình 2.4.24 Bước 3. Click OK để hoàn thành.

 Scroll Bar – điểu khiển giá trị tính qua trượt

Tương tự Spin Button, đối tượng giúp cho bạn điển khiển giá trị tính Điều khác biệt Scroll Bar Spin Button Scroll Bar có trượt hai mũi tên tam giác, bạn sử dụng thay trược để kéo qua lại để điều chỉnh giá trị thay bấm vào nút mũi tên Spin Button Cả hai đối tượng Spin Button Scroll Bar cho phép tuỳ chỉnh giá trị từ đến 30000

Ta thiết kế Scroll Bar theo ví dụ trên:

Hình 2.4.25

Bước Thiết lập thuộc tính liên kết liệu cho Scroll Bar.

Hình 2.4.26 Bước Chọn OK để hồn thành.

Cơng tụ Scroll Bar giống cuộn cửa sổ Bạn dùng Scroll Bar để chọn số từ dãy giá trị Nhấp chuột vào mũi tên (ở hai đầu) rê hộp cuộn (cái nút hình vng Scroll Bar) thay đổi giá trị Giá trị kết trả ô liên kết Bạn tạo cuộn ngang cuộn dọc

Option button (các nút tùy chọn) công cụ điều khiển thường xuất với nhóm gồm hai nhiều lựa chọn, người sử dụng kích hoạt lựa chọn nhóm (nghĩa phép chọn tùy chọn nhiều tùy chọn), tuỳ chọn gán giá trị cho Các Option Button phải đưa vào vùng xác định (chỉ cho phép chọn Option Button vùng đó)

Để tạo vùng xác định chứa Option Button, bạn chọn biểu tượng Group Box (hình vng có chữ “xyz” phía trên) nút Insert

Các bước thiết kế Option Button:

Bước Vào Tab Developer  Insert  Option button  Vẽ biểu tượng vào nơi bạn muốn

Hình 2.4.27

Bước Để chỉnh sửa lại chữ tên lựa chọn, bạn bấm chuột phải vào Option Button tương ứng, chọn Edit Text nhập vào Để tuỳ chỉnh chức Option Button, bạn bấm chuột phải vào Option Button chọn Format Control

Bước Trong thẻ Control hộp thoại ra, bạn chọn tuỳ chọn Checked Unchecked tương ứng với việc Option Button có chọn làm mặc định sẵn hay không, phần Cell link bạn chọn ô liên kết đến Option Button Khi Option Button vùng xác định lựa chọn vị trí liên kết Option Button khác vùng xác định ấn định với ô liên kết

Hình 2.4.29

Ơ liên kết nhận giá trị trả số, tương ứng với thứ tự bạn tạo Option Button vùng xác định Ví dụ, người dùng chọn tuỳ chọn bạn tạo đầu tiên, ô liên kết nhận giá trị 1, người dùng chọn tuỳ chọn thứ hai, ô liên kết nhận giá trị 2…

Với cách hoạt động này, bạn sử dùng hàm IF Excel kết hợp với Option Button để áp dụng nhiều việc Bạn đặt điều kiện, liên kết nhận giá trị 1, 2, 3… kết hiển thị tương ứng Dưới ví dụ:

Hình 2.4.30  Check Box

đó xuất với trạng thái ban đầu chọn, bạn dùng hộp thoại Format Control để kích hoạt tùy chọn Checked nói trước

Bước 1. Vào Tab Developer  Insert  Check Box  Vẽ biểu tượng vào nơi bạn muốn

Hình 2.4.31

Bước 2. Sau tạo Check Box, bạn bấm chuột phải vào Check Box, chọn Format Control chọn thẻ Control Các tuỳ chọn Checked, Unchecked Mixed tương ứng với tuỳ chọn mặc định Check Box chọn, không chọn khơng xác định Ơ liên kết lựa chọn phần Cell link

Hình 2.4.33

Hình 2.4.34  List Box & Combo Box

Công cụ List Box tạo danh sách mà từ người dùng chọn mục Các mục danh sách định nghĩa giá trị dãy ô xác định bảng tính, giá trị trả ô liên kết số thứ tự mục chọn danh sách Combo Box tương tự List Box, khác công cụ lần mục danh sách, muốn xem mục khác bạn phải nhấn cho mở

List Box Combo Box khác với cơng cụ điều khiển khác, bạn phải xác định dãy chứa mục xuất danh sách Những bước sau hướng dẫn bạn cách làm điều đó:

Hình 2.4.35

Bước Sau tạo Combo Box ( List Box ), bạn bấm chuột phải , chọn Format Control chọn thẻ Control Thiết lập tùy chọn:

Hình 2.4.37

Hình 2.4.38

Ví dụ : Sau tạo xong Combo Box cho loại kỳ hạn, bạn thiết lập công thức vào ô Số tháng dựa vào tính Thanh tốn tiền hàng tháng phải trả

Hình 2.4.39

3 SỬ DỤNG INTERNET

3.1.Giới thiệu Internet

Internet hệ thống thơng tin tồn cầu truy nhập cơng cộng gồm mạng máy tính liên kết với Hệ thống truyền thơng tin theo kiểu chuyển mạch gói liệu (packet switching) dựa giao thức chuẩn hóa (giao thức TCP/IP) Hệ thống bao gồm hàng ngàn mạng máy tính doanh nghiệp, viện nghiên cứu trường đại học, người dùng cá nhân, phủ tồn cầu

Tiền thân mạng Internet ngày mạng ARPANET quốc phòng Mỹ liên kết với số trường ĐH Mỹ thực

Hiện nhu cầu khai thác thông tin mạng Internet ngày tăng Vì chương giới thiệu khái niệm Internet, dịch vụ Internet cách sử dụng trình duyệt Internet Explorer để khai thác thông tin Internet

Mạng Internet dừng lại khơng có đời World Wide Web, phát minh Tim Berners-Lee thời gian làm việc CERN (Tổ chức nghiên cứu nguyên tử Châu Âu đặt Thụy Sĩ) Ơng Tim tìm cách thức để máy tính vị trí, địa điểm khác hiển thị văn có liên kết đến tập tin văn khác Kết nghiên cứu ơng Tim ngơn ngữ đánh dấu siêu văn HTML (Hyper Text Markup Language)

Để hiểu nguyên lý hoạt động Internet theo cách đơn giản nhất, ta hình dung thơng tin gởi nhận từ máy tính giống việc gởi thư qua hệ thống bưu điện Khi muốn gởi thư, người ta thường đến trạm bưu điện gần để bỏ thư vào thùng Tại thư nhiều người khác phân loại theo địa tiếp tục gởi lên tuyến cao Quy trình tiếp tục thư tới địa người nhận

Tương tự vậy, nhận gởi thông tin Internet, thông tin cần phải xác định địa Địa Internet tư liệu quản lý định vị tài nguyên đồng dạng URL (Uniform Resource Locator) Mỗi trang Web đưa lên Internet có địa URL tham chiếu đến

3.2.Một số khái niệm

 Địa IP (Internet Protocol Address)

Khi tham gia vào Interntet, máy tính gọi host, phải có địa IP dùng để nhận dạng Địa IPv4 chia làm số thập phân có giá trị từ 0-255, phân cách dấu chấm (ví dụ như: 172.16.19.5 172.16.0.3) Để truy xuất trang chủ ĐH Cơng Nghệ Đồng Nai gõ IP 125.234.251.138 vào trình duyệt

 Hệ thống tên miền DNS (Domain Name System)

Đối với người, cách truy xuất website (như trang chủ trường ĐH Nghệ Đồng Nai nói trên) IP khó nhớ Do hệ thống tên miền DNS giúp ánh xạ tên IP giúp dễ dàng sử dụng Ví dụ, www.dntu.edu.vn dễ nhớ nhiều so với IP 125.234.251.138 Tên miền DNS DNS server đảm trách, phải trả phí hàng năm cho việc đăng ký tên miền

Các phần com, edu hay địa tên miền gọi tên miền cấp 1, chia làm nhóm chính:

Domain mang tính tổ chức:

Domain Tổ chức

com (Commercial) Thương mại edu (Educational) Giáo dục gov (Governmental) Nhà nước int (International) Tổ chức quốc tế mil (Military) Quân đội

net (Networking) Tài nguyên mạng org (Organizational) Các tổ chức khác

Domain mang tính địa lý: Gồm ký tự tắt đại diện cho quốc gia, (Việt Nam), au (Úc), in (Ấn Độ), …

 IAP

IAP (Internet Access Provider) nhà cung cấp dịch vụ đường truyền để kết nối với Internet, quản lý cổng (gateway) nối với quốc tế Các máy tính quốc gia khác muốn kết nối với phải có sở hạ tầng, phải nhờ đến IAP Tại Việt Nam, IAP công ty dịch vụ truyền số liệu VDC thuộc tổng cơng ty bưu viễn thơng, quan thực trực tiếp VNN

 ISP

ISP (Internet Service Provider) nhà cung cấp dịch vụ Internet cho tổ chức cá nhân ISP phải thuê đường truyền cổng IAP Việt Nam có nhiều ISP thương mại: Cơng ty dịch vụ truyền số liệu VDC, Công ty FPT, …

Khi đăng ký với ISP, người dùng cung cấp tài khoản để quản lý truy cập tính phí Mỗi tài khoản bao gồm tên (User name) mật đăng nhập (Password) Tài khoản thường lưu sẵn thiết bị (như modem) cấu hình ISP nên người dùng khơng sử dụng trực tiếp

Dịch vụ truy xuất từ xa cho phép nối kết, sử dụng máy tính vị trí khác Ví dụ, Telnet dịch vụ cho phép remote login Ngày nay, nhiều dịch vụ an toàn đời thay cho telnet ssh, vpn…

 Dịch vụ thư điện tử (Mail Service)

Để gửi nhận thư điện tử (Electronic Mail - Email) từ nơi với điều kiện người nhận người gửi phải có địa Email máy tính sử dụng có nối mạng Internet

 Dịch vụ tin điện tử (News)

Cho phép trao đổi báo tin điện tử (bulletin) xuyên suốt Internet Các báo đặt trung tâm sở liệu suốt không gian Internet Người dùng truy cập vào sở liệu để lấy báo họ cần Điều làm giảm tắc nghẽn mạng loại trừ việc lưu trữ nhiều không cần thiết báo hệ thống người dùng

 Dịch vụ truyền tập tin (FTP: File Transfer Protocol)

FTP hệ thống yếu để chuyển tải file máy vi tính vào Internet File chuyển tải có dung lượng lớn FTP hầu hết sử dụng cho việc chuyển tải liệu mang tính cá nhân

Thơng thường, bạn dùng FPT để chép file máy chủ từ xa vào máy bạn, việc xử lý gọi nạp xuống (downloading) Tuy nhiên, bạn chuyển file từ máy bạn vào máy chủ từ xa, điều gọi nạp lên (uploading) Thêm vào đó, cần thiết, FTP cho phép bạn chép file từ máy chủ từ xa tới máy khác

 Dịch vụ Web (World Wide Web – WWW)

Đây dịch vụ dùng nhiều Người ta viết tắt WWW hay gọi ngắn gọn Web Web chứa thông tin bao gồm văn bản, hình ảnh, âm chí video kết hợp với Web cho phép bạn thâm nhập vào ngõ ngách Internet, điểm chứa liệu gọi Web site Nhờ có Web, nên dù khơng phải chuyên gia, bạn sử dụng Internet

Phần mềm sử dụng để nạp, dịch hiển thị Web gọi trình duyệt Web (Web browser) Hiện nay, trình duyệt thơng dụng là Internet Explorer Microsoft, ngồi cịn có Mozilla Firefox, Chrome Google, Opera, Safari Apple …

3.4.Trình duyệt web

3.4.1 Các trình duyệt thơng dụng

Hiện có nhiều hãng cung cấp trình duyệt miễn phí, lại có sản phẩm thơng dụng sau:

 Internet Explorer

3.4.2 Sử dụng trình duyệt

Khi cài đặt máy tính phần mềm IE tích hợp sẵn,

Để khởi động trình duyệt: Chọn Start/ All Programs/ Internet Explorer

Các nút công cụ cho phép thực thao tác nhanh Chức nút công cụ sau:

 Back: Trở trang trước

 Forward: Hiển thị trang lịch sử duyệt  Stop: Ngưng tải trang web hành từ máy chủ  Refresh: Tải lại nội dung trang Web hành

 Home: Hiển thị trang home, địa trang config theo máy khác nhau, website tự động nạp khởi động IE

 Favorites: Danh sách trang Web ưa thích  New Tab: Thêm Tab

 Address: Dùng để nhập địa trang Web muốn truy cập Thanh địa lên địa trang Web hành Bạn Click vào hộp thả xuống để chọn địa trang Web thường truy cập

 Current Tab: Tab hiển thị

 Tools: Chứa nhóm cơng cụ Internet Explorer

 Trạng thái nạp : Dùng để hiển thị tiến trình nạp trang Web trang Web nạp Sau nạp xong biểu tượng nạp chuyển thành biểu tượng Internet Explorer

 Lưu nội dung trang Web

http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=35400. www.dntu.edu.vn