Tổ chức thành công các cuộc họp tim hindle; lê ngọc phương anh biên dịch

1 N A N G Q U A N L Y 11ỆU Q U Ả SÍAGING M EETINGS „ r ó c THÀNH CƠNG CÁC CUỘC HỌP TIM H IN D L E fM > /YfH uHn‘SR Sỉ» TỐ CHỨC THÀNH CƠNG CÁC Cuộc HỌP HỌP KHƠNG CHÍNH THỨC Ĩ nhiêu hình thức họp khơng thức ĩà diên đàn hữu ích để trao đổi, thảo luận Dù họp khơng thức xảy cách tình cờ hay tồ chức cách khơng thức, ví dụ ỉà thông háo miệng, hạn tận dụng hội đế giải vắn đề cách đơn giản C Cần nhớ diện giám đốc cấp cao làm cản trở việc thảo luận T o k h u n g c ả n h c u ộ c h ọ p Hãy tổ chức họp Những họp với tính chất khống thức, mang lại lợi ích bạn lựa chọn chỗ phù hợp Cuộc thảo luận không thành công người tham gia cảm thấy khơng thoải mái, ví dụ họ cố gắng thảo luận vấn đề mật phòng để mở Hãy lựa chọn chỗ để đạt kết mong muốn cách xa phòng làm việc bạn để bạn rịi khỏi cách dẻ dàng V GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐÊ Có dùng họp đột xuất, ví dụ trao đồng nghiệp hành lang để tranh thủ giải vắn đê khấn cắp CÁC CUỘC HỌP ĐỘT XUẤT Các họp triệu tập thời gian ngắn họp xảy tình cờ gặp hay tình buộc phải làm gọi họp "đột xuất" Những họp lý tưởng để thảo luận vấn đề cách chân thật mà khơng gặp phải trỏ ngại có q nhiều người tham gia Hãy tận dụng họp đột xuất ! để giải vấn đề nhỏ cách triệu tập tối đa ba hay bốn người Giữa f đồng nghiệp với nhau, họp đột xuất '} thường xảy theo kiểu nói miệng Hãy tạo ị khơng khí thoải mái, chân tình điều giúp bạn hiểu suy nghĩ i người tham dự họp qua phản ứng họ, chẳng hạn quan sát vẻ mặt họ người tham gia không giữ ý Ị Sử N hững họp n h ỏ , KHƠNG CHÍNH THỨC Những CUỘC họp nhỏ, khơng thức phù hợp cho việc cung cấp thông tin phản hồi thảo luận, giải vấn đề đơn giản, bạn cần phải có thời gian chuẩn bị Ngay chủ trì họp gồm hai hay ba người, bạn phải ln nhớ đến mục đích họp thời gian dự tính cho họp Hãy kiểm soát họp cho phù hợp, bạn phải giữ cho họp theo chủ đề đồng thời người tham gia trao đổi cách thoải mái Hãy khuyến khích điều cách nhìn vào mắt họ - hình thức thể sụ quan tâm bạn DỤNG CUỘC HỌP MỘT CÁCH HIỆU QUẢ ▼ THẢO LUẬN CÁC VẨN ĐÊ Nếu bạn người dẫn dắt thào luận, bạn nên giữ cho ánh mắt đủ tự tin đề điêu khiến tốt họp CÁC c u ộ c h ọ p tìm kiếm ý t n g ▼ TRAO ĐỎI Ý KIẾN Những họp nhó nhằm mục đích tìm kiếm ý tưởng rắt phù hợp để trao đổi ý kiến với Nêu bạn người điều khiến họp tìm kiếm ý tưởng, yêu cầu người ghi nhận cácý kiến đóng góp người khác phát biếu Việc ghi chép thường giúp gợi nhữngý tướng khác Hãy tổ chức họp nhằm mục đích tìm kiếm ý tuởng để tạo ý tuởng nhanh chóng rút giải pháp cho vấn đề cịn tồn đọng Để có đuợc kết tốt nhất, giải thích trước mục đích giới hạn thời gian họp để nguời tham gia chuẩn bị trước Cuộc họp tìm kiếm ý tưởng có hiệu nhóm nhỏ tập trung người thuộc nhiều lĩnh vục chuyên mơn khác Nên tránh việc trích hay đánh giá cậc ý kiến họp điều làm hạn chế việc đóng góp ý kiến cá nhân tham gia họp; bạn người sau đánh giá tính khả thi ý tưởng đưa 11 TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CÁC HỌP Giữ t r ậ t tự cho họp rong họp phát sinh vi phạm thủ tục, mâu thuẫn vê lợi ích hay chí cố tình làm gián đoạn Với tư cách người chủ trì, hạn phải đảm hảo họp thực cách có trật tự có người trở nên mắt hình tĩnh T N ắm rõ n h ữ n g h n chế đ ố i với NGƯỜI TỔ CHỨC Bản chất họp xác định giới hạn hay mức độ quyền hạn người chủ trì Có hai loại họp: họp nội họp với cơng chúng Cuộc họp nội có tham gia nguời đuợc chọn lựa công ty Cuộc họp vói cơng chúng khơng hạn chế thành phần tham dụ Những họp đuợc tổ chức ỏ nhũng nơi công cộng phải tuân thủ luật quy định địa phuơng nhà nuớc 77 Bạn cần biết nên áp dụng linh hoạt thủ tục họp X LÝ NHŨNG VI PHẠM TRẬT TỰ Vi phạm trật tự xảy thú tục chặt chẽ m ột họp bị phá vỡ Đ ó thường hành động bàn khơng mang tính tích cực, đó, bạn nên tạm ngung tranh cãi, nhìn thẳng vào người nói mời họ chia sẻ suy nghĩ họ Neu họ không thôi, áp dụng kỷ luật buộc họ ngồi Động tác tnỵ the yêu cầu chững mưc ■4 LÀM DỊU TÌNH HÌNH CUỘC HỌP Nếu việc tháo luận hai bên trở nên căng thẳng, người trì họp nên đứng dậy, giảng hịa giọng nói bình tinh đê làm dịu cảm xúc người Hành động điing lên thê làm cho bạn trơng có vị trí cao vả có quyên lực lớn 56 C hú trì m ộ t c u ộ c h ọ p Làm d ịu t r a n h luậ n Khi tranh cãi trở nên nóng bỏng, thiếu suy nghĩ hay ý kiến cá nhân mang tính chất cơng kích dẫn đến tranh luận ngày căng thẳng Hãy ỉàm dịu tranh cãi cách dẫn dắt họp trở lại ván đề tránh trích cá nhân Giúp giải tỏa hiểu lầm, ví dụ: "Tơi đảm bảo Jean khơng có ý nói " 78 Hãy buộc người tham dự im lặng để đua họp trở lại trật tự có tranh cãi dội Xử LÝ NHÙNG VẤN ĐE cự THlì TRONG CẮC vẩn đề Có t h ế N guyên cớ • Chi định người giám sát người đảm bào họ hồn thành cơng việc • Chun trách nhiệm sang cho người khác n PíIỤC KÍCH Người cố gắng phá hoại để họp khỏng đạt mục đích đề 'í • Dời họp lại người tiếp tục làm gián đoạn việc thảo luận • Trong trường hợp căng thẳng q, mịi người khói phịng họp • Nhắc nhở người gày rối vé mục đích họp cần thiết phải đạt thống ĐĨI KHÁNG Người có thái độ tiêu cực đối kháng với ý kiến trinh bày họp xúi giục tranh cãi • Bám theo vấn đẻ chính, khuyến khích người tháo luận cách binh tfnh • Sử dụng yếu tố hài hước để làm dịu tình khơng làm uy tín người đối kháng trật tự • Yêu cầu người giữ trật tự TRẦM TRỌNG Người trở nên q đáng, khịng tơn trọng quy định hay có ấu đá làm cho họp trớ nèn lộn xộn • Cơ lập người cách ý đến thú thuật cũa họ T F M trả lờ i • Nhắc nhớ người trước đồng nghiệp họ cần phải thực công việc tương l Người đưa lý "Tơi qn" hay "Đó khơng phái trách nhiệm tơi" trình bày cơng việc chua hồn thành HỌP :k5 \ ịĩ • u cầu người rời khỏi phịng họp buộc phái đưa người ngồi • Dời họp chưa xác định ngày họp lại 57 IU CHUC THANH CONG CAC c u ộ c HỌP 79 T ránh phá hoại Bạn phải biết quy định họp • Các quy định chi phối họp thay đối theo địa điếm thành phân tham dự họp • Những hành vi vu khống họp vi phạm pháp luật quy định cúa họp • Các thủ tục pháp lý sử dụng để ngăn chặn người gây rối tạo điều kiện cho họp diên thông suốt Khi họp bị phá rối, bạn phải xử lý vấn đề nhanh chóng để họp tiếp tục Tính chất họp định phương pháp phù hợp để trì lại trật tự Điều khiển họp nhỏ khơng thức dễ dàng, họp trở nên lộn xộn, bạn áp dụng kỷ luật, dời họp lại giữ trật tự hay đưa người gây rối khỏi phòng họp trường hợp nghiêm trọng nhắt Khôi phục trật tự họp lớn cịn khó hơn, đặc biệt phá rối có lên kế hoạch trước Bạn phải cứng rắn từ đầu để chứng tỏ lĩnh làm cho người muôn gây rối không đạt mục đích họ 80 • Các quy định chí có hiệu lực thực cách tuân thủ cách nghiêm túc Hãy cô' gắng cô lập người gây rối họp cách lơi kéo phần lớn người phía bạn Sử DỤNG CÁC THỦ TỤC PHÁP LÝ Các thủ tục pháp lý sử dụng để kiểm sốt hay điều khiển họp Những thủ tục thể quyền hạn theo pháp luật người chủ trì theo quy định họp Bạn phải biết thủ tục pháp lý họp để người chủ trì điều khiển họp có hiệu tốt Điều khiển cách bỏ phiếu phương cách quan trọng, bạn cần kiên định để vấn đề phải giải cách bỏ phiếu Với tư cách người trì họp, bạn có quyền bỏ phiếu định gặp trường hợp bế tắc Thủ tục pháp lý sử dụng để chi phôi hành vi người họp: quy định giới hạn sơ lời lẽ hay hành động Nếu cần thiết, người chủ trì dựa vào thủ tục để kết thúc họp 58 N h ũ n g k hác BIỆT VÊ VĂN HĨA Nhật, vai trị người chủ trì phải làm để đạt trí thành viên họp Điều thường dẫn đến việc người chủ trì khơng áp dụng ngun tắc thơng thường để m ọi người thảo luận đến giải pháp Ở Mỹ, người chủ trì phải tạo điều kiện cho m ọi thành viên họp nỗ lục bàn luận cách sử dụng uy tín lãnh đạo sức m ạnh cá nhân m ình Quyền lực người chủ trì sử dụng m ột cách rỗ ràng để giữ trật tụ đạt mục đích họp Chủ Xử LÝ NGƯỜI GÂY RÓI TRONG c u ộ c HỌP Kết tích cực Người gây rối dịu xuống trì họp Kết tiêu cực Ị Ị Ki - t í t Yêu cầu người gây rối ¡m lặng \ I ffĩr~N I Người ván t/ẽ'f) tục gây rối Người gây rối dừng hành động phá rối Chính thức yêu cầu người gây rôi cư xứ cho Người vân tiếp tục gây rối Người gỡy rối tụ nguyện rời phòng họp Yêu cầu người gảy rối Người từ chối vân tiếp tục gây rôi Người gây rối 'I yêu cáu rời khói phịng ,*sE*BHS**Bsssísí»assmwB8aoBnB8ssiss9a0a»*síí*^ r4 d oi tn thủ chương trình họp chấp thuận trình tiến hành họp Tơi giải thích mục đích họp cách rõ ràng với tất người tham dự ■ S -.ìỉ T Tơi tạo điều kiện để tất đề xuất người lắng nghe cách cơng ÍS I r Ị) V Thỉnh thoảng V "Vi’ Không Tôi đảm bảo người tham dự trí thơng qua biên họp lần trước p K SM D aaaW a*8® E 6B 8S*«m K SS!$B »e!*B l*B «H ffi r r Lựa CHỌN I3 I v x I4 I I a n ,’ % Tôi biết mục đích người tham dự vấn đề mà họ muôn thảo luận họp ' Đ ánh Tôi đảm bảo tất thành viên tham dự tham gia vào họp r 'VsaoB r^em sm ssassesssKsa^tsííesíSsiusaxM sriXií IQ Tơi nhắc lại hướng dẫn \ thú tục phải thực trước mối I họp thức I Tơi đảm bảo biên c u ộ c ^ họp phải ghi nhận đầy đủ ỉ xác J 3- X:i!C?ỉỉ£SS22S3SMgsmXS££33tS33SaMij^ I I Tôi đảm bảo thông tin cần thiết cho họp chuẩn bị đầy đủ .j Ọ g iá kỹ n ă n g lả m n g i c h ú trì c u ộ c h ọ p SíEMHeĩSSffiESS0E.^Ki3^aX'3ESiVi' I2 Tơi đảm báo người tham dự biết phải làm trước họp tổ chức Tôi đảm bảo người tham dự nắm rõ thời gian địa điểm ca cuc hp sp ti V :s52S383đ:aằ8sssfflằas5saBffisằ8BsaEôHsaõớớs V P h â n TÍCH Bây bạn hồn tất tự đánh giá lực mình, cộng tổng sô điểm kiểm tra kết Dù mức độ thành công mà bạn đạt cần phải cải thiện Hãy nhận khuyết điểm mình, cần tham khảo câu trả lời cho tốt để rút kinh nghiệm cho thân xác định lại kỹ cần có để trì họp tới tốt Sau thang điểm để đánh giá: Từ 12 - 24: Kỹ cùa bạn cần phải cải thiện nhiều Hãy cân nhắc phương pháp bạn vai trị có hành động cụ thể Từ 25-36: Bạn thể số điểm mạnh tốt, cần tập trung cải thiện điểm yếu minh Từ 37-48: Cuộc họp bạn chủ trì sn sẻ, họp có khác biệt, bạn cần cố gắng để chuẩn bị thật tốt cho họp sau 69 fM S Ä tm ij wwm m j Tỏ CHỨC THÀNH CÔNG CÁC CUỘC HỌP M a n a g in g M eetings Biên dịch : LÊ NGỌC PHƯƠNG ANH (M.B.A) Hiệu đính : NGUYỀN VĂN QUÌ (Ph.D.) F irst n ew s Chịu trách nhiệm xuất bản: TRẦN ĐÌNH VIỆT Biên tập Trình bày Sửa in Thực : : : : Nguyễn cẩ m Hồng Công Bằng Hồng Anh First News NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HỢP THÀNH PHố H CHÍ MINH 62 N guyễn Thị Minh Khai - Quận ĐT: 8225340 - 8296764 - 8220405 - 8223637 - 8296713 In lần thứ Sô lượng 1.000 cuốn, khổ 16 X 24 c m Xí nghiệp In CTy Văn hóa Phương Nam Giấy đăng ký kế hoạch xuất sô 507-78/XB-QLXB CXB cấp ngày 8/4/2005 giấy trích ngang số 84/TNKHXB-2006 In xong nộp lưu chiểu quý 11/2006 ... Lời giới thiệu c u ộ c HỌP Sử DỤNG CUỘC HỌP MỘT CÁCH HIỆU QUẢ Chúng ta có cần thiết phải tổ chức họp không? Hiểu rõ mục đích tổ chức họp Cuộc họp khơng thức Các họp thức Cách mạng hóa trao đổi.. .Tổ CHÚC THÀNH CÔNG CÁC CUỘC HỌP M anaging M eetings TIM HINDLE Biên dịch : LÊ NGỌC PHƯƠNG ẠNH~(.NLÍO) ■ Hiệu đính : NGUYỀN VĂN Q First N ews í I tow ị NHÀ XUẤT BẢN TỔNG HỢP THÀNH PHố... ‘x , ỵ- Vân người cãi Tranh cãi khơng có hướng giói Cuộc họp khơng có kết luận 19 TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CÁC c u ộ c HỌP C h u ẩ n bị CHO CUỘC HỌP Thời gian chuẩn bị cho họp thuờng khơng phí phạm