Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ.. Ngoài điều [r]
(1)11 quy tắc viết Email chuyên nghiệp
Với thuận tiện nhanh chóng trao đổi thông tin, Email được sử dụng rộng rãi cơng việc văn phịng hàng ngày Tuy vậy, khơng phải ai dùng Email nhiều nhận biết cách viết cho hiệu quả, đôi khi, một lối xưng hô khơng phù hợp hay dùng font chữ q khó đọc làm thiện cảm người gửi mắt đồng nghiệp, đối tác
Sau quy tắc dành cho bạn để viết email thật chuyên nghiệp nhận đánh giá cao từ người nhận email
(2)Mỗi ngày họ gửi nhận hàng tá email, nhầm lẫn dẫn đến kết tai hại dễ xảy họ khơng có quy tắc chung viết email Họ đánh sai tả gửi email điện thoại, sử dụng ngữ điệu không phù hợp, gửi sai người nhận…
Barbara Patcher khuyên bạn nên tham khảo 11 quy tắc sau muốn thoát khỏi tình trạng “stress-bởi-email”
1 Tiêu đề email email rõ ràng, trọng tâm
(3)vào tiêu đề" "hãy chọn tiêu đề mà người nhận biết liệu bạn đưa giải pháp cho vấn đề họ quan tâm hay trình bày vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh tại"
Ví dụ tiêu đề email tốt như: Thay đổi lịch họp hay đề xuất cho dự án tới
2 Sử dụng địa email chuyên nghiệp
(4)là người làm việc tự (Freelancer) hay đơi muốn sử dụng cho số email đặc biệt - bạn nên cẩn thận lựa chọn email
Một điều lưu ý nên sử dụng địa email bao gồm tên để người nhận biết xác gửi thư đến Đừng sử dụng email bạn lập từ thời học đại học mà khơng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay mơi trường làm việc nữa, chẳng hạn "babygirl@ " hay "beerlover@ " - cho dù bạn cảm thấy chúng đáng yêu nào!
3 Nghĩ kỹ trước định "Reply All" (Trả lời tất cả)
Không muốn nhận email 20 người mà chẳng liên quan đến Việc lờ email khó khăn với nhiều người họ nhận thông báo thư điện thoại việc lựa chọn bỏ qua khiến họ tập trung vào công việc Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, cân nhắc kỹ trước lựa chọn "Reply All", "trừ bạn thực nghĩ tất người danh sách cần phải nhận email", Patcher chia sẻ
(5)Đừng sử dụng câu biểu cảm thường ngày hay lời chào thân mật nơi làm việc, chẳng hạn "Hey" hay "Chào anh bạn" Tốt bạn nên đề cập đến tên người nhận email, nhiên, không rút gọn tên gọi họ, chẳng hạn nói "Hi Michael" thay nói "Mike"
5 Hạn chế dùng dấu chấm than
(6)6 Hãy cẩn thận với óc hài hước bạn
Sự hài hước khiến bạn khơng kiểm sốt giọng điệu biểu cảm khuôn mặt Trong hoạt động mang tính chất tương tác địi hỏi tính chun nghiệp, tốt để hài hước khỏi email trừ bạn biết rõ người nhận Ln nhớ điều hài hước với bạn với người khác khơng
(7)Hiểu nhầm dễ xảy khác biệt văn hóa, đặc biệt hình thức giao tiếp văn khơng thể nhìn thấy ngơn ngữ cử người khác Do vậy, điều chỉnh thơng điệp bạn dựa văn hóa người nhận mức độ bạn hiểu rõ họ
Một quy tắc cốt lõi cần nhớ, theo Patcher, văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (High-context culture), chẳng hạn Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc người ln muốn hiểu rõ bạn trước định hợp tác làm ăn Do đó, trao đổi qua email với đối tác đến từ quốc gia này, cố gắng cung cấp nhiều thơng tin xác liên quan đến bạn Ngược lại, văn hóa phụ thuộc vào ngữ cảnh (Low-context culture) Đức, Mỹ hay Scandinavian bạn thẳng vào vấn đề
(8)Rất khó để trả lời tất email gửi đến cố gắng làm điều đó, kể email bị gửi nhầm cho bạn Chắc chắn bạn khơng thể khẳng định khơng gửi nhầm Do đó, đặt vào người gửi nhầm cho bạn để thấy trường hợp đó, tất mong đợi nhận email phản hồi gửi khơng địa Ngồi điều việc trả lời tất email xem quy tắc lịch sự, người gửi làm công ty ngành với bạn
(9)Pachter chia sẻ tùy thuộc vào người nhận mà bạn bị phán xét lỗi khơng đáng có email gửi đến họ Do vậy, đừng dựa vào công cụ kiểm tra lỗi tả phần mềm soạn thảo văn Thay vậy, dành thời gian đọc lại vài lần email trước gửi, chí bạn đọc to
10 Nhập địa email cuối cùng
Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi bất ngờ bạn chưa viết xong chưa kiểm tra lại tả vơ tình nhấn phải phím bàn phím Do vậy, nhập địa email người nhận vào cuối để tránh khỏi cố đáng tiếc Ngồi ra, reply email bạn nên rèn luyện thói quen xóa địa gửi đến chắn email sẵn sàng thêm địa người nhận trở lại để gửi
11 Kiểm tra kỹ lưỡng email người nhận
Pachter khuyên người thật cẩn thận nhập địa email bạn gõ sai tên vơ tình gửi cho nhiều người lúc