Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 29 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Nội dung
Lý luậnchungvềcôngtáckếtoán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kếtoán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 - Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất. Các Mác đã viết Đối tợng đã qua một lần lao động trớc kia rồi thì gọi là nguyên liệu. Nh vậy, tất cả nguyên liệu đều là đối tợng lao động, nhng không phải mọi đối tợng lao động đã trải qua tác động của con ngời. Không những thế Các Mác còn chỉ rõ Nguyên liệu có thể hình thành thực thể chủ yếu của một sản phẩm hay chỉ gia nhập sản phẩm dới hình thức sản phẩm phụ. Vật liệu là những nguyên liệu đợc tiếp tục qua gia công chế biến hay nói cách khác tiếp tục có sự tác động của con ngời. Nguyên liệu, vật liệu gọi tắt là nguyên vật liệu, đợc chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính lý, hoá hoặc khối lợng tiêu hao, mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào mức cấu thành sản phẩm. Nhiên liệu, năng lợng thì thuộc về vật liệu phụ nhng do tầm quan trọng của chúng nên đợc tách ra thành những yếu tố riêng. Nh chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất hoá lý của đối tợng lao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú chủng loại, mẫu mã sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trờng. Nh vậy, nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất (Sức lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tợng lao động là nguyên vật liệu. Nếu tài sản lu động đợc nhìn theo giác độ hình thái biểu hiện thì nguyên vật liệu chính là một trong các dạng thức chủ yếu của tài sản lu động. 1.1.2 - Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 1.1.2.1 - Đặc điểm của nguyên vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động, đối tợng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con ngời có thể tác động vào. Đối tợng lao động đợc chia thành hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên nh gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2.2 - Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lợng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất đợc những sản phẩm tốt, thoả mãn đợc nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lợng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiện dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 1.1.3 - Yêu cầu và nội dung của côngtác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng. Do vậy côngtác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lợng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại, về mầu sắc. Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta hiện nay các ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu côngtác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ khấu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng đợc hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 1.1.4 - Nhiệm vụ và nội dung của kếtoán nguyên vật liệu: Kếtoán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện đợc các chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kếtoán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: 1.1.4.1 - Nhiệm vụ của kếtoán nguyên vật liệu: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. - áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu, hớng dẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kếtoán chi tiết. Thực hiện đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong côngtáckế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo côngtáckếtoán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kếtoán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. - Tính toán chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. 1.1.4.2 - Nội dung của kếtoán nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt yêu cầu, nhiệm vụ của kếtoán nguyên vật liệu thì đòi hỏi quá trình kếtoán nguyên vật liệu bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật t. - Xây dựng các nội dung, quy chế trong bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Xây dựng định mức tiêu dùng, định mức dự trữ nguyên vật liệu cũng nh các định mức tiêu hao một cách hợp lý trong quá trình sử dụng, vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kếtoán và hệ thống sổ kếtoán tổng hợp. - Tổ chức côngtác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật t cũng nh báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn vật t. - Tổ chức phân tích tình hình vật t và những thông tin kinh tế quan trọng. 1.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức sau: 1.2.1.1 - Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm (ví dụ: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí). - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành một cách thuận lợi (ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ). - Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu . - Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi đợc do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp. Ngoài các loại vật liệu kể trên nh bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lýkếtoán vật liệu. 1.2.1.2 - Phân loại nguyên vật liệu theo chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.2.1.3 - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức này thì nguyên vật liệu đợc chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể tái sử dụng hoặc đem bán. 1.2.1.4 - Phân loại nguyên vật liệu theo quyền sở hữu: - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu là u việt và đợc sử dụng rộng rãi hơn cả. 1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1.2.2.1 - Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu: - Giá thực tế: Là giá đợc xác định dựa trên những căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, th- ờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kếtoán phải điều chỉnh giá hạch toánvề giá thực tế. 1.2.2.2 - Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt có một số trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho. Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kếtoán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kếtoán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng (+) với thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng ph- ơng pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công: Giá thực tế bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng t- ơng đơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 1.2.2.3 - Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động từng doanh nghiệp. Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 1.2.2.3.1 - Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Trong đó: Phơng pháp này tuy đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến côngtác quyết toán nói chung. ì ì = Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đ.kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lợng TT vật liệu tồn đ.kỳ + Số lợng TT vật liệu nhập trong kỳ Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trớc) bình quân = cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trớc) Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phơng pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 1.2.2.3.2 - Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hớng ổn định hoặc có xu hớng giảm. 1.2.2.3.3 - Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này là giả định những vật liệu mua vào sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên. Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng. 1.2.2.3.4 - Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất (trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 1.3 - Kếtoán chi tiết nguyên vật liệu: 1.3.1 - Tổ chức chứng từ: Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.3.1.1 - Các chứng từ sử dụng: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Theo chế độ chứng từ kếtoán quy định ban hành theo QĐ 1141/ CT/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 của Bộ Trởng Bộ Tài chính, các chứng từ vềkếtoán vật liệu bao gồm: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật t (mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT: Hớng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT: Hớng dẫn). - Thẻ kho (mẫu 06-VT: Bắt buộc). - Phiếu báo vật t còn lại cuối tháng (mẫu 07-VT). - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH). - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH). - Hoá đơn VAT. 1.3.1.2 - Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, quy cách của nguyên vật liệu và lập Biên bản kiểm kê vật t. Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t để lập Phiếu nhập vật t. Phiếu nhập vật t lập thành 2 liên (đối với vật t mua ngoài), 3 liên (đối với vật t tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 (nếu có): Ngời nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ, làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.1.3 - Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu: Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì). Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kếtoán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên (Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận vật t giữ). Phiếu xuất vật t sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít. Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức. Phiếu này áp dụng cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t đem đến kho cùng với số vật t thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu. Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thoả thuận của khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu này đợc lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; Một liên giao cho bộ phận cung ứng; Một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. 1.3.2 - Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau: 1. 3.2.1 - Phơng pháp thẻ song song: Phơng pháp này yêu cầu phải mở thẻ chi tiết đồng thời tại kho và phòng kế toán. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu về mặt số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng danh điểm vật t. Hàng ngày, căn cứ các chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số l- ợng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau. Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật t. Tại phòng kế toán: Kếtoán vật t mở sổ kếtoán chi tiết cho từng danh điểm vật t t- ơng ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kếtoán vật t phải kiểm tra đối chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kếtoán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi [...]... giao nhận chứng từ và giao cho kếtoán Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kếtoán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kếtoán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kếtoán để kiểm tra và tính thành tiền Tại phòng kế toán: Định kỳ, kếtoán phải xuống kho để hớng dẫn... trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kếtoán với thủ kho, đảm bảo số liệu kếtoán chính xác, kịp thời Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và phòng kếtoán Tuy nhiên, theo phơng pháp này công việc khá phức tạp,... Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kếtoán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kếtoán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số lợng kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kếtoán với nguyên tắc tồn kho thực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kếtoán Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời Phơng pháp kê khai thờng xuyên... 1.4.3 - Hệ thống sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Theo chế độ kếtoán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nớc ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kếtoán là: Nhật ký Sổ cái Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kếtoán riêng, trình tự hạch toán riêng Cụ thể nh sau: 1.4.3.1 - Hình thức sổ nhật ký chung: Hàng ngày, căn... chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kếtoán tổng hợp và kếtoán chi tiết, kếtoán phải căn cứ vào các sổ kếtoán chi tiết để lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn kho về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu * Điều kiện áp dụng của phơng pháp: Phơng pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Vì... với kế toán tổng hợp Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất Kếtoán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Điều kiện áp dụng: Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kếtoán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công tác. .. thờng (nếu giá tạm tính < giá thực tế) Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng - Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về: Kếtoán lu hóa đơn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua không có thuế GTGT... tự ghi sổ kếtoán theo hình thức Nhật ký chung đợc khái quát nh sau: Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ, thẻ kếtoán chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính 1 4.3.2 - Hình thức Nhật ký Sổ cái: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất nguyên vật liệu (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kếtoán ghi... thờng xuyên 1.3.2.2 - Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song Tại phòng kế toán: Kếtoán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ này ghi... ký Sổ cái Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kếtoán chi tiết liên quan Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kếtoán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết Trình tự ghi sổ kếtoán theo hình thức Nhật ký Sổ cái đợc Chứng từ gốc nh sau: khái quát Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kếtoán chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan . Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên. định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và
h
ẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu (Trang 11)
Bảng k
ê nhậpChứng từ nhập (Trang 12)
Bảng lu
ỹ kế nhập, xuất, tồn khoThẻ kho (Trang 13)
i
hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể nh sau: (Trang 26)