Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Khố luận tốt nghiệp “Công tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Khóa luận hồn thành sở nghiên cứu tài liệu thu thập thông tin q trình tơi thực tập Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội Tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths Bùi Thanh Thủy, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình thực hồn thành Khóa luận Tơi xin gửi lời cảm ơn tới Thầy, Cô khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, tận tình bảo, dạy dỗ chúng tơi suốt năm học tập Trường Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc cô chú, anh chị công tác Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội giúp đỡ nhiều q trình thực tập hồn thành Khóa luận Tơi xin cảm ơn gia đình bạn bè – người ln bên tơi, động viên khuyến khích để tơi hồn thành Khóa luận tốt nghiệp có kết đạt ngày hơm Trong q trình thực Khóa luận thời gian trình độ có hạn nên Khóa luận cịn nhiều thiếu sót hạn chế Tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy cơ, bạn để nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Muc đích nhiệm vụ nghiên cứu Tình hình nghiên cứu đề tài Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Đóng góp đề tài NỘI DUNG CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU 1.1 Khái quát Trung tâm Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm 1.1.2 Chức nhiệm vụ Trung tâm 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Trung tâm 1.1.4 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin Trung tâm 1.1.5 Vốn tài liệu Trung tâm 10 1.1.6 Cơ sở vật chất – kỹ thuật 13 1.2 Lý luận chung xử lý tài liệu 14 1.2.1 Khái niệm xử lý tài liệu 14 1.2.2 Mục đích việc xử lý tài liệu hoạt động Thông tin – Thƣ viện 15 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 17 2.1 Quy trình xử lý tài liệu Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động –Xã hội 17 2.2 Công tác mô tả thƣ mục Trung tâm 17 2.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác mô tả thƣ mục 19 2.2.2 Áp dụng quy tắc mô tả ISBD 20 2.2.3 Áp dụng khổ mẫu MARC 21 vào quy trình biên mục 24 2.3 Công tác phân loại tài liệu 29 2.4 Công tác định từ khóa cho tài liệu 35 2.5 Cơng tác làm tóm tắt /chú giải cho tài liệu 39 2.6 Sản phẩm thông tin công tác xử lý tài liệu Trung tâm 41 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI 46 3.1 Một số nhận xét chung 46 3.1.1 Những ƣu điểm công tác xử lý tài liệu Trung tâm 46 3.1.2 Những hạn chế công tác xử lý tài liệu Trung tâm 48 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu Trung tâm 51 3.2.1 Chuẩ n hóa công tác xƣ̉ lý tài liê ̣u 51 3.2.2 Xây dƣ̣ng công cụ kiểm sốt tính thống nghiệp vụ xử lý tài liệu 53 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán xử lý tài liệu 55 3.2.4 Tăng cƣờng sở vật chất trang thiết bị 57 3.2.5 Thƣờng xuyên tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin 58 3.2.6 Đa dạng hóa sản phẩm thông tin 59 KẾT LUẬN 61 PHỤ LỤC 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 Khóa luận tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Xử lý tài liệu đƣợc xem khâu quan trọng dây chuyền thông tin tƣ liệu, từ sau trình xử lý, tài liệu đƣợc đƣa phục vụ ngƣời dùng tin Mỗi quan thơng tin - thƣ viện hoạt động có hiệu quả, hồn thành tốt sứ mệnh đáp ứng tốt nhu cầu ngƣời dùng tin hay không phụ thuộc lớn vào chất lƣợng xử lý tài liệu Nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu vấn đề then chốt mà quan thông tin - thƣ viện cần quan tâm để bƣớc tăng cƣờng hiệu hoạt động quan mình, đáp ứng tốt nhu cầu ngƣời dùng tin Là Thƣ viện nằm hệ thống Thƣ viện trƣờng Đại học, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội nơi lƣu trữ cung cấp thơng tin văn hóa, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dậy, học tập, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên học sinh, sinh viên toàn trƣờng Để đáp ứng cách nhanh chóng, đầy đủ xác nhu cầu tin bạn đọc, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội đặc biệt quan tâm tới công tác xử lý tài liệu, bƣớc chuẩn hóa khâu nghiệp vụ q trình xử lý, góp phần nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu Trung tâm Trong năm gần ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quan thông tin thƣ viện tạo thay đổi, bƣớc phát triển mới, đặt cho công tác xử lý tài liệu Trung tâm yêu cầu Bên cạnh nhu cầu trao đổi thơng tin quan TT-TV ngày cao nên việc hoàn thiện quy trình nâng cao chất lƣợng cơng tác xử lý tài liệu trở thành vấn đề cấp thiết Chính tơi lựa chọn đề tài “Cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội” làm đề tài khóa luận Cao Thị Hằng K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Muc đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Nâng cao chất lƣợng cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm Nhiệm vụ: Để đạt đƣợc mục đích trên, nhiệm vụ mà đề tài cần giải là: - Tìm hiểu khái quát trình hình thành, phát triển, chức nhiệm vụ Trung tâm - Nghiên cứu đặc điểm ngƣời dùng tin, nhu cầu tin nguồn lực thông tin Trung tâm - Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm - Đƣa nhận xét kiến nghị làm tăng hiệu công tác xử lý tài liệu Trung tâm Tình hình nghiên cứu đề tài Cho đến có số tác giả quan tâm, nghiên cứu Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội nhƣng nhìn chung họ chủ yếu tập trung vào việc tìm hiểu khía cạnh nhƣ: Bộ máy tra cứu tin, phát triển nguồn lực thông tin, hệ thống sản phẩm dịch vụ thông tin, cấu tổ chức hoạt động Trung tâm… Tuy nhiên, đề tài tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội chƣa có tác giả nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác xử lý tài liệu - Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội khoảng thời gian từ năm 2005 đến Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng: - Phƣơng pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu - Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế Đóng góp đề tài Về lý luận: Góp phần làm rõ chất cơng tác xử lý tài liệu qua việc nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu Trung tâm Về thực tiễn: Khóa luận đƣa nhận xét giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu Trung tâm Cao Thị Hằng K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp NỘI DUNG CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU 1.1 Khái quát Trung tâm Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội, tiền thân trƣờng Trung học tiền lƣơng thuộc Bộ Lao động, đƣợc thành lập từ năm 1961 Năm 1991 trƣờng hợp với trƣờng Quản lý cán thƣơng binh xã hội lấy tên trƣờng Cán Lao động – Xã hội Tháng năm 1997 trƣờng đƣợc nâng cấp lên thành Trƣờng Cao đẳng Lao động – Xã hội Năm 2005, trƣờng đƣợc nâng cấp lên thành Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn lực cho q trình cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nƣớc Trong 46 năm phấn đấu trƣởng thành, trƣờng đào tạo đƣợc gần 40 000 cán lao động – xã hội, cung cấp cho xã hội nguồn nhân lực tri thức cần thiết để góp phần nƣớc xây dựng đất nƣớc giàu đẹp, văn minh Song song với hình thành phát triển trƣờng, yêu cầu việc lƣu giữ tài liệu, phục vụ nhiệm vụ học tập, nghiên cứu sinh viên, giảng viên trƣờng, tổ thƣ viện đƣợc hình thành với tên gọi tổ thƣ viện tƣ liệu Hoạt động tổ đƣợc trì suốt 43 năm kể từ thành lập Đến tháng 3/2005, Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng đƣợc thành lập sở tổ thƣ viện tƣ liệu Trong suốt bốn năm qua, Trung tâm thể đƣợc vai trò quan trọng việc phục vụ nhu cầu thơng tin bạn đọc sinh viên cán trƣờng Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Trong thời gian tới, đƣợc phê duyệt Bộ Lao động Thƣơng binh Xã hội, Nhà trƣờng triển khai xây dựng lắp đặt thƣ viện điện tử với kinh phí 6,9 tỷ đồng với hệ thống phần mền, thiết bị đại, góp phần đắc lực cho cơng tác giáo dục-đào tạo toàn diện Nhà trƣờng Hiện quy mô đào tạo Trƣờng đƣợc mở rộng Trƣờng có 02 sở đào tạo thành phố Sơn Tây Thành phố Hồ Chí Minh 1.1.2 Chức nhiệm vụ Trung tâm  Chức Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Lao động – Xã hội trung tâm thơng tin, văn hóa, khoa học kỹ thuật có chức thu thập, lƣu trữ, xử lý, tổ chức, xây dựng quản lý vốn tài liệu phục vụ công tác học tập, giảng dậy nghiên cứu khoa học học sinh – sinh viên, cán bộ, giảng viên toàn trƣờng  Nhiệm vụ - Tham mƣu giúp Hiệu trƣởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu văn hóa, khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học trƣờng, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tài liệu - Tăng cƣờng cơng tác tìm kiếm, khai thác cập nhật thông tin khoa học, sách tài liệu Định kỳ thông tin thƣ mục giới thiệu sách, tạp chí thông tin khoa học cho bạn đọc - Xây dựng kế hoạch tu bổ, bảo quản giáo trình, tài liệu - Tổ chức phục vụ cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên trƣờng khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu tài liệu Trung tâm quản lý - Xây dựng quy chế làm việc thƣ viện, nội quy phòng mƣợn, phòng đọc, làm thẻ thƣ viện cho cán bộ, giảng viên học sinh, sinh viên trƣờng - Xây dựng mối quan hệ tốt với thƣ viện trƣờng đại học để trao đổi chuyên môn nghiệp vụ phạm vi quy định nhà trƣờng nhà nƣớc - Quản lý sử dụng có hiệu sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán Trung tâm Theo Quyết định số 334/QĐ – ĐHLĐ – XH ngày 11/05/2007 Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Lao Động Xã hội Hà Nội việc thành lập tổ chuyên môn Trung tâm bổ nhiệm cán Cơ cấu tổ chức Trung tâm gồm 11 cán Trong 01 Giám đốc, Phó Giám đốc tổ chun mơn (Tổ xử lý nghiệp vụ tổ phục vụ bạn đọc) BAN GIÁM ĐỐC Phịng bán giáo trình Phịng mƣợn Phịng đọc báo tạp chí Phịng đọc lớn Tổ phục vụ Phòng tra cứu Phòng làm thẻ Phòng bổ sung Phòng xử lý nghiệp vụ Tổ nghiệp vụ Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động - Xã hội Giám đốc Trung tâm: ngƣời phụ trách chung, chịu trách nhiệm trƣớc Hiệu trƣởng tồn cơng tác thơng tin thƣ viện, trực tiếp lãnh đạo số công việc cụ thể Xây dựng chủ trƣơng, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện, phân công kiểm tra, đánh giá cán Phó giám đốc: ngƣời giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc đƣợc ủy quyền, đƣợc phân công đảm nhiệm số công tác Trung tâm Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Các cán đƣợc bố trí vào phịng ban Trung tâm nhƣ sau: - Các phòng thuộc phận nghiệp vụ Phòng xử lý - bổ sung – biên mục (02 cán bộ) - Các phòng thuộc phận phục vụ Phòng đọc lớn (03 cán bộ) Phòng đọc báo – tạp chí (học sinh, sinh viên tự phục vụ) Phịng mƣợn (02 cán bộ) Phịng bán (02 cán bộ) Trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ: + 02 cán có trình độ thạc sỹ + 05 cán có trình độ cử nhân Trong có 04 cử nhân thơng tin thƣ viện + Số cịn lại có trình độ Cao đẳng, Trung cấp Hầu hết cán có trình độ tin học bản, số cán trẻ sử dụng thành thạo máy tính phần mềm Smilib nhƣ kỹ khai thác thơng tin Internet Trình độ ngoại ngữ đạt tiêu chuẩn 1.1.4 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin Trung tâm Ngƣời dùng tin đối tƣợng phục vụ bấ t kỳ quan thơng tin – thƣ viện nghiên cứu ngƣời dùng tin đặc điểm nhu cầu tin họ hoạt động chủ yếu quan thơng tin – thƣ viện Thơng qua đó, thƣ viện điều chỉnh nội dung hoạt động cho phù hợp với ngƣời dùng tin thƣ viện để nâng cao khả đáp ứng nhƣ thoả mãn nhu cầu thông tin ngƣời dùng tin Có thể chia ngƣời dùng tin Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội làm nhóm nhƣ sau: Cao Thị Hằng K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp phải trọng đến việc kiểm sốt tính thống nghiệp vụ xử lý tài liệu Kiểm sốt tính thống q trình đảm bảo quán diễn đạt điểm truy nhập cho thấy mối quan hệ tên ngƣời, tác phẩm hay chủ đề dựa theo quy tắc mô tả (trong trƣờng hợp tên ngƣời nhan đề) hay khung đề mục chủ đề, Bộ từ khóa có kiểm sốt, từ điển từ chuẩn cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính thống Bên cạnh việc áp dụng chuẩn xử lý tài liệu, để đảm bảo tiń h nhấ t quán giƣ̃a các cán bô ̣ xƣ̉ lý tài liê ̣u , phòng nghiệp vụ cần xây dựng hệ thống cơng cụ để kiểm sốt tính thống trình xử lý tài liệu Một công cụ đơn giản mà hữu hiệu để kiểm sốt tính thống hệ thống mu ̣c lu ̣c cơng vu ̣ hộp phiếu kiểm sốt tính thống để quy đinh ̣ thố ng nhấ t giƣ̃a các cán bô ̣ phòng Khi xƣ̉ lý tài liê ̣u các cán bơ ̣ cầ n có thói quen ghi chép, tâ ̣p hơ ̣p la ̣i các thông tin đã xƣ̉ lý đƣơ ̣c làm tra cứu sử dụng gặp tình tƣơng tự tài liệu cụ thể Các ghi chép mỗi cán bô ̣ tâ ̣p hơ ̣p ̣ thố ng mu ̣c lu ̣c công vu ̣ của phòng nghiê ̣p vu ̣ để thố ng nhấ t các thuâ ̣t ngƣ̃ sƣ̉ du ̣ng xƣ̉ lý tài liệu Qua thời gian làm việc hệ thống mục lục cơng vụ dần đƣợc hình thành tạo nên hệ thống mục lục công cụ tra cứu xử lý tài liệu nhƣ mục lục ký hiệu phân loại, mục lục từ khóa… Khi cán Trung tâm hình thành đƣợc thói quen ghi chép tra cứu mục lục công vụ, thuật ngữ, ký hiệu đƣợc chọn để định từ khóa hay phân loại đảm bảo tính thống Nhƣ vậy, dù cán khác xử lý tài liệu nhƣng cho kết Ngoài ra, Trung tâm cầ n xây dƣ̣ng các văn bản hƣớng dẫn nghiê ̣p vu ̣ để quy đinh ̣ các tiêu chuẩ n áp du ̣ng cũng nhƣ quy triǹ h xƣ̉ lý các tài liê ̣u làm cƣ́ thố ng nhấ t để đô ̣i ngũ cán bô ̣ thƣ̣c hiê ̣n Hàng năm, dựa vào tình hình thực tế công tác xử lý tài liệu, văn cần đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với nội Cao Thị Hằng 54 K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp dung vốn tài liệu, đặc điểm ngƣời dùng tin Trung tâm xu hƣớng phát triển ngành thƣ viện Việt Nam nói riêng giới nói chung 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán xử lý tài liệu Ngày nay, công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng vào hầu hết khâu công tác thƣ viện Tuy nhiên, ngƣời nhân tố vô quan trọng, thiếu đƣợc không thay đƣợc quan thông tin thƣ viện Dù thƣ viện đƣợc tự động hoá phần, nhiều phần hay tiến tới tự động hố tồn phần cơng tác xử lý tài liệu đƣợc thực chủ yếu ngƣời kết trình xử lý tài liệu mang dấu ấn cá nhân sâu sắc ngƣời xử lý Máy móc trang thiết bị đại phƣơng tiện để ngƣời thực nhanh hơn, hiệu cơng việc Trung tâm đã xây dƣ̣ng đƣơ ̣c đô ̣i ngũ cán bô ̣ trẻ có lƣ̣c đƣơ ̣c đào ta ̣o quy có tinh thần trác h nhiê ̣m cao công viê ̣c Tuy nhiên với nguồ n tài liệu ngày nhiều , bao quát nhiề u liñ h vƣ̣c đòi hỏi mỗi ngƣời cán bô ̣ phải tự học, tƣ̣ nâng cao triǹ h đô ̣ để đáp ƣ́ng đƣơ ̣c các yêu cầ u của công viê ̣c Trung tâm chuyể n sang tin ho ̣c hóa , hiê ̣n đa ̣i hóa công tác thông tin – thƣ viện Đặc biệt ngƣời cán làm công tác xử lý phải trang bị cho kiến thức chun mơn, phát triển kĩ nghề nghiệp, hình thành hồn thiện lực Bên cạnh để nâng cao chấ t lƣơ ̣ng của công tác xử lý tài liệu Trung tâm đội ngũ cán xử lý cần phải thành thạo với phân hệ hỗ trợ công tác xử lý , đặc biệt phân hệ biên mục phần mềm Smilib để có thể thao tác thuầ n thu ̣c, nhanh chóng và ch ính xác Các cán Trung tâm sử dụng đƣợc số tính phần mềm q trình thao tác cơng việc Để hỗ trợ công tác xử lý tài liệu, cán cần tìm hiểu sâu sử dụng thêm tính nhƣ sử dụng giao thức Z39.50 để tải biểu ghi quan thông tin – thƣ viện khác đƣợc biên mục thƣ viện chỉnh sửa Cao Thị Hằng 55 K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp đƣa phục vụ ngƣời dùng tin Các cán cần ứng dụng chức nhƣ từ điển hay hƣớng dẫn nhập liệu để đảm bảo tính thống q trình xử lý tài liệu máy Các cán cần nắm vững chuẩn nghiệp vụ đƣợc nhà nƣớc quy định, mơ tả tài liệu theo AACR2, phân loại theo bảng phân loại DDC sử dụng khổ mẫu MARC 21 Mỗi thao tác quy trình xử lý tài liệu cần phải đƣợc thực tỉ mỉ, cẩn thận, tránh sai sót Để nâng cao trình độ đội ngũ cán xử lý khuyến khích tinh thần lao động họ Trung tâm cần: - Có sách ƣu tiên cụ thể cho cán xử lý việc học tập, nâng cao trình độ Trung tâm cử số cán có lực chun mơn khả ngoại ngữ gửi nƣớc đào tạo, thực tập số trƣờng đào tạo ngành thƣ viện tiếng Quốc gia nhƣ: Mỹ, Úc, Canađa, Nga - Có sách thi đua ƣu tiên cụ thể, công khai để tất cán thƣ viện phấn đấu trau dồi nghiệp vụ - Thƣờng xuyên tổ chƣ́c các lớp ho ̣c Trung tâm có mời thêm cán thƣ viện khác để trao đổ i nghiê ̣p vu ̣ giƣ̃a các cán bô ̣ và câ ̣p nhâ ̣t thêm nhƣ̃ng kiế n thƣ́c mới về nghiê ̣ p vu ̣ Viê ̣c trao đổ i chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ không giúp trao đổi kinh nghiệm cán mà giúp giao lƣu , tăng cƣờng sƣ̣ hiể u biế t lẫn để công viê ̣c đƣơ ̣c tiế n hành thuâ ̣n lơ ̣i Các kiến thức chuyên môn nghiê ̣p v ụ thƣờng xuyên đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống thƣ viê ̣n Viê ̣t Nam nên viê ̣c câ ̣p nhâ ̣t nhƣ̃ng kiế n thƣ́c này là vô cùng cầ n thiế t - Tổ chức cho cán tham quan, học hỏi thƣ viện nƣớc nhƣ Trung tâm học liệu lớn đại Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ… số nƣớc có ngành thƣ viện phát triển Song song với đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, Trung tâm cần có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán Điều Quyết Cao Thị Hằng 56 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp định 178/CP ngày 16/9/1970 Hội đồng phủ cơng tác thƣ viện rõ: “Cần bƣớc mở rộng việc đào tạo đội ngũ cán quản lí cán nghiệp vụ thƣ viện có trình độ trị, văn hóa, nghiệp vụ ngoại ngữ Bộ Văn hóa có nhiệm vụ tổ chức đạo công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán này” Cùng với việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán xử lý tài liệu, Trung tâm cần bổ sung thêm nhân cho đội ngũ cán xử lý thiếu mỏng Nhƣng phải ý bổ sung cán xử lý có kiến thức chun mơn nghiệp vụ, có trình độ tin học ngoại ngữ nhằm đáp ứng yêu cầu thời kỳ 3.2.4 Tăng cường sở vật chất trang thiết bị Để phục vụ ngƣời dùng tin có hiệu tạo môi trƣờng làm việc thuận lợi cho cán bộ, Trung tâm cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tăng cƣờng đầu tƣ sở vật chất trang thiết bị Bên cạnh phần mềm sử dụng, Trung tâm cần nghiên cứu phần mềm có nhiều tiện ích nhƣ phần mềm ILIB công ty CMC, phần mềm LIBOL công ty Tinh vân…để tham khảo, áp dụng vào thƣ viện có điều kiện Tăng cƣờng đầu tƣ, mua sắm, xây dựng hệ thống trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật đáp ứng nhu cầu ngày lớn công tác thông tin – thƣ viện nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng Đặc biệt hệ thống máy tính cần đƣợc trang bị đại, số lƣợng cần nhiều Hiện Trung tâm cần trang bị cho cán xử lý máy tính để phục vụ cho trình nhập tin kiểm tra liệu Ngồi ra, cần bổ sung thêm 01 máy tính tốc độ cao để thay cho máy chủ cũ, tốc độ chậm; 02 máy tính có nối mạng trang bị cho phịng mƣợn phịng đọc; 03 máy tính đặt phòng tra cứu Tốc độ truy cập internet Cao Thị Hằng 57 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp cần nhanh hơn, phần mềm biên mục cần phải cập nhật sửa đổi thƣờng xuyên tránh tình trạng biên mục máy báo lỗi Trung tâm cần đầu tƣ xây dựng website riêng để làm cầu nối thƣ viện với ngƣời dùng tin Qua trang web này, thông tin hoạt động nhƣ vốn tài liệu Trung tâm đƣợc cập nhật đến ngƣời dùng tin cách nhanh Ngƣời dùng tin dễ dàng truy nhập để khai thác sử dụng nguồn tài nguyên thông tin phong phú thƣ viện Bên cạnh đầu tƣ trang thiết bị phục vụ cho công tác chun mơn, để ngƣời cán có mơi trƣờng làm việc tốt sở vật chất trang thiết bị cần đƣợc đầu tƣ xây dựng Trung tâm cần mở rộng diện tích phịng nghiệp vụ, bố trí phận có vị trí làm việc riêng độc lập đƣợc trang bị máy móc trang thiết bị đại Bộ phận xử lý nên tách khỏi phòng với phận bổ sung – trao đổi, tránh tình trạng sách bổ sung làm cho không gian cán bị thu hẹp Đảm bảo cán xử lý phải có khơng gian làm việc rộng rãi, thoải mái 3.2.5 Thường xuyên tổ chức đào tạo người dùng tin Khi công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng vào hoạt động Thông tin – Thƣ viện làm thay đổi từ khâu lựa chọn, thu thập, xử lý tài liệu đến khâu phục vụ ngƣời dùng tin Điều khiến cho cơng tác đào tạo ngƣời dùng tin trở nên cấp thiết Đào tạo nâng cao trình độ ngƣời dùng tin góp phần nâng cao hiệu sử dụng thông tin họ Hàng năm Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội mở lớp tập huấn ngƣời dùng tin nhƣng hiệu không cao số lƣợng sinh viên tham gia Để khắc phục tình trạng Trung tâm nên có biện pháp thu hút đông đảo sinh viên tham gia lớp tập huấn ngƣời dùng tin nhƣ: cấp thẻ thƣ viện cho sinh viên tham gia đầy đủ buổi tập huấn, sinh viên không tham gia đƣa danh sách lớp để làm xét điểm rèn luyện cuối kỳ, tuyên truyền cho sinh viên nhận thức rõ lợi ích Cao Thị Hằng 58 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp mà lớp tập huấn đem lại Lớp tập huấn trang bị cho ngƣời dùng tin, đặc biệt sinh viên nhập trƣờng kiến thức cấu tổ chức, hoạt động quan trọng cách thức khai thác, sử dụng sản phẩm, dịch vụ Trung tâm Khi ngƣời dùng tin đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức kĩ tra cứu tìm tin, tránh đƣợc tình trạng tin, nhiễu tin q trình tìm tin, họ dễ dàng tìm đƣợc tài liệu phù hợp với yêu cầu Trung tâm đào tạo ngƣời dùng tin nhiều hình thức khác nhƣ: Tổ chức hội nghị bạn đọc phát tờ rơi hƣớng dẫn sử dụng máy tra cứu tìm tin Trung tâm, tạo điều kiện cho bạn đọc nhanh chóng làm quen với phƣơng pháp tìm tin đại 3.2.6 Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin Các sản phẩm thơng tin – thƣ viện kết trình xử lý tài liệu Hiện nay, hệ thống sản phẩm thông tin – thƣ viện Trung tâm đơn giản dừng dạng mục lục để làm công cụ tra cứu thông tin cho bạn đọc, chƣa có loại sản phẩm thơng tin có giá trị gia tăng Chính vậy, thời gian tới, bên cạnh việc nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu, Trung tâm cần có định hƣớng phát triển thêm sản phẩm thông tin khác để làm phong phú hệ thống sản phẩm thơng tin, phục vụ ngƣời dùng tin có hiệu Để đa dạng hóa sản phẩm thơng tin, cán cần sâu xử lý vào nội dung tài liệu để thông tin cung cấp cho ngƣời dùng tin có giá trị cao Trung tâm phát triển cơng tác tóm tắt, làm tổng quan, tổng luận cho tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu khác ngƣời dùng tin Ngồi tóm tắt cho dạng tài liệu sách luận án, luận văn, Trung tâm tóm tắt thêm cho dạng tài liệu trích tạp chí khoa học ngồi nƣớc Dạng tài liệu trích tạp chí thƣờng cung cấp thơng tin cập nhật, tiến khoa học kỹ thuật, phát minh mới… Cao Thị Hằng 59 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp cần thiết hỗ trợ đắc lực cho hoạt động học tập nghiên cứu sinh viên nhƣ giáo viên, nhà nghiên cứu khoa học trƣờng Bên cạnh sản phẩm thông tin dạng truyền thống, Trung tâm tiếp tục hoàn chỉnh xây dựng thêm nhiều sở liệu, đặc biệt sở liệu sách giáo trình, sở liệu tài liệu tham khảo; Xây dựng hệ thống tài liệu điện tử phong phú đa dạng: hệ thống mục lục điện tử, sở liệu toàn văn, tin điện tử… Hiện nay, Trung tâm cung cấp cho ngƣời dùng tin thông tin theo hai dạng mục lục truyền thống tra cứu trực tuyến sở liệu Trung tâm mở rộng việc cung cấp thông tin vật mang tin đại khác nhƣ lƣu trữ thông tin hay sở liệu CD-ROM, đĩa DVD Đây vật mang tin nhỏ gọn nhƣng lƣu trữ đƣợc khối lƣợng thông tin lớn giúp ngƣời dùng tin sử dụng đơn giản dễ dàng Cao Thị Hằng 60 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật công nghệ, bùng nổ thơng tin tồn cầu xu hƣớng đại hóa hoạt động thơng tin – thƣ viện có chiều hƣớng gia tăng Trong thời đại cơng nghệ thông tin nhƣ nay, nguồn tài liệu vô lớn phân tán phạm vi rộng Để kiểm sốt phục vụ đƣợc thơng tin không thƣ viện, quan thông tin mà tổ chức lƣu giữ tài liệu phải tiến hành xử lý tài liệu Chỉ có xƣ lý tồn giá trị hình thức nội dung tài liệu thể đầy đủ giá tị sử dụng Khi tri thức nhân loại chứa đựng tài liệu thực phát huy đƣợc giá trị Kho tàng tri thức nhân loại vơ rộng lớn phong phú Vì vậy, để tìm đƣợc thơng tin cần thiết cho mục đích mình, địi hỏi bạn đọc phải định hƣớng đƣợc tài liệu cần Cơng tác xử lý tài liệu giúp bạn điều Trung tâm thơng tin – thƣ viện có chức quan lƣu trữ, quản lý, tổ chức khai thác vốn tài liệu Vì lẽ đó, thƣ viện ngày nâng cao vai trị tầm quan trọng nghiệp phát triển xã hội Để giúp ngƣời dùng tin thỏa mãn nhanh chóng, đầy đủ xác u cầu thơng tin họ địi hỏi cơng tác xử lý tài liệu phải đƣợc tiến hành khoa học xác Với tinh thần hăng say, tận tụy với công việc, tinh thần ham học hỏi, nâng cao trình độ nhận thức, chun mơn nghiệp vụ, cán Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội đã, làm tốt công tác xử lý tài liệu để ngày phục vụ tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu giảng dạy tất học sinh – sinh viên, giảng viên cán trƣờng Cao Thị Hằng 61 K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu nhập tin cho sách Loại tài liệu $d Số [#][#] 020$a Số ISBN: [][]041$a Ngôn ngữ TL: [][] 020 $c Giá tiền: [#][#]080 $a Ký hiệu PL: $a $b Số thứ tự, Cutter: [#][#]100 $a Tác giả cá nhân: $e Vai trò: [2[#] 110$a Tác gải tập thể: $b Đơn vị phụ thuộc: [#][#] 111$a Tên hội nghị: $c Địa điểm hội nghị: $d Thời gian hội nghị $n Số thứ tự kỳ họp hội nghị: [#][] 242 $a Nhan đề dịch: [#][0] 245 Nhan đề thơng tin trách nhiệm: $a Nhan đề chính: $b Thơng tin khác nhan đề: $c Thông tin trách nhiệm: [#][] 246$a Nhan đề song song, nhan đề ngồi bìa: [#][#] 250$a Lần xuất bản: [#][#] 260 Thông tin xuất bản: $a Nơi XB: $b Nhà XB: $c Năm XB: [#][#] 300 Mô tả vật lý: $a Số lƣợng trang: $b Minh họa: $c Khổ: $e Tài liệu kèm theo: [1][] 40 Tùng thƣ: $a Nhan đề tùng thƣ (VD: Văn học Ấn Độ) [#][] 500 $a Phụ chú: Cao Thị Hằng 62 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp [][] 520 $a Tóm tắt: [0][] 600 $a Chủ đề nhân vật (vd: $a Hồ Chí Minh): [#][] 650 Đề mục chủ đề/ Từ khóa chủ đề có kiểm sốt: $a $a [#][] 651 $a Chủ đề địa danh (vd: $a Hà Nội): [#][#] 653 Từ khóa khơng kiểm sốt: $a $a $a $a $a $a $a $a [#][] 655 Từa khóa thể loại (vd: Từ điển, Tiểu sử; Phim hoạt hình): $a $a [#][#] 700 Tiêu đề mô tả bổ sung: (đồng tác giả) $a Tên: $e Trách nhiệm: $a Tên: $e Trách nhiệm: $a Tên: $e Trách nhiệm: [0][] 774 Đơn vị hợp thành (cá phần, tập sách nhiều tập, tùng thƣ): $a Tác giả: $g Số thứ tự tập: $b Lần xuất bản: $h Số trang: $d Địa XB (nơi XB, nhà XB, năm XB): $t Nhan đề tập: [#][#] 800 Nơi lƣu trữ: Trung tâm Thông tin – Thƣ viện – ĐHLĐ-XH Số ĐKCB (Kho): D: Ngƣời xử lý: Cao Thị Hằng M: Ngƣời kiểm tra: Ngƣời nhập tin: 63 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp Phụ lục 2: Phiếu nhập tin cho KL Tốt nghiệp, BC Khoa học, Đề tài Khoa học, Luận văn – Luận án Loại tài liệu: KLTN BCKH ĐTKH LV - LA [] [] 024$a Số đăng ký Nhà nƣớc: [#][#] 020$d Số bản: [#] [7] 072a Mã số đề tài: [#] [#] 088$a Mã số báo cáo: [] [] 041$a Ngôn ngữ tài liệu: [#] [#] 080$a Phân loại UDC: $b Số thứ tự [0][] 100$a Tác giả: $u: Cơ quan tác giả: [2][#] 100$a Tác giả tập thể: $a Đơn vị chủ quản: $b Đơn vị trực thuộc [0][#] 111$a Tên hội nghị: [][] 242$a Nhan đề dịch: [][]245$a Nhan đề thông tin trách nhiệm: $a Nhan đề (tên luận án): $b Cấp luận án/đề tài: $c Thông tin trách nhiệm (Tác giả: Ngƣời hƣớng dẫn, Ngƣời phản biện): [][] 246$a Nhan đề song song, nhan đề ngồi bìa: Cao Thị Hằng 64 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp [#][#] 260 Thông tin xuất bản: $a Nơi bảo vệ: $b Cơ quan tổ chức bảo vệ: $c Năm bảo vệ: [#][#] 300 Mô tả vật lý: $a Số lƣợng trang: $b Minh họa: $c Khổ: $e Tài liệu kèm theo: [#][#] 500$a Phụ (Giai đoạn nghiên cứu): [][] 502 Phụ luận văn, luận án (1): [#] [#] 088$a Mã số báo cáo: $a Phụ chú: [][] 504$a Danh mục tài liệu tham khảo: [#][#] 546$a Phụ ngơn ngữ, đặc điểm: [3][#] 520$a.Tóm tắt: [][] 650$a Đề mục chủ đề/ Từ khóa chủ đề có kiểm sốt (chuyên ngành) [#][#] 653 Từ khóa: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: $a: [0][#] 700 Thông tin đồng tác giả, ngƣời hƣớng dẫn, phản biện: $a Họ tên: Cao Thị Hằng $e Vai trò: 65 $e HH/HV: K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp $a Họ tên: $e Vai trò: $e HH/HV: $a Họ tên: $e Vai trò: $e HH/HV: $a Họ tên: $e Vai trò: $e HH/HV: [#][#] 852 Nơi lƣu giữ/ký hiệu kho: $a Nơi lƣu giữ: $b Kho: $j Số kiểm soát giá: Ngƣời xử lý: Ngƣời nhập tin Cao Thị Hằng 66 K50 Thông tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu đạo Hội đồng phủ, Quyết định 178 ngày 16/9/1970 Hội đồng phủ công tác thƣ viện Các tài liệu khác Nguyễn Văn Hành (2006), "Áp dụng MARC21 số thƣ viện đại học Việt Nam", Tạp chí Thơng tin tư liệu, 2, tr.20 – 22 Nguyễn Văn Hành (2006), “Vấn đề lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả cá nhân ngƣời Việt Nam biên mục mơ tả”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, 4, tr.27 – 31 Nguyễn Thị Hằng (2008), Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thông tin Trung tâm thông tin - thư viện Trường Đại học Lao động - Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Đồng Đức Hùng, (2005), Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thƣ viện, ĐH Văn hóa Hà Nội, Hà Nội Vũ Dƣơng Thúy Ngà (2008), Định chủ đề định từ khóa tài liệu, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Vũ Dƣơng Thuý Ngà (2005), Phân loại tài liệu, Văn hóa thơng tin, Hà nội Trần Thị Quý (2002), “Công tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thực trạng giải pháp”, kỷ yếu Hội thảo khoa học thực tiễn hoạt động thông tin thư viện kỷ niệm năm thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (1997 – 2002), tr.23 – 28 Vũ Văn Sơn (2000), Giáo trình biên mục mơ tả, ĐHQG Hà Nội, Hà Nội Vũ Văn Sơn (2009), Sử dụng phát triển Khung Phân loại : giải pháp cho Việt Nam, http://www.thuvien.net 10 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, ĐHQG Hà Nội, Hà Nội Cao Thị Hằng 67 K50 Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp 11 Tạ thị Thịnh (2001), “Bàn khung phân loại”, Tạp chí Thơng tin tư liệu, 1, tr.7-12 12 Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại tổ chức mục lục phân loại, ĐHQG Hà Nội, Hà Nội 13 Bùi Loan Thuỳ (2001), Thư viện học đại cương, ĐHQG Tp Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh 14 Đinh Phƣơng Thúy (2008), Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 15 Phạm Quỳnh Trang (2008), Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trƣờng Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 16 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thơng tin, Hà Nội 17 Website Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội, http://www.ulsa.edu.vn Cao Thị Hằng 68 K50 Thông tin – Thư viện ... chất lƣợng công tác xử lý tài liệu trở thành vấn đề cấp thiết Chính tơi lựa chọn đề tài ? ?Công tác xử lý tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội? ?? làm đề tài khóa... QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI 46 3.1 Một số nhận xét chung 46 3.1.1 Những ƣu điểm công tác xử lý tài liệu Trung tâm. .. Thơng tin – Thư viện Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 2.1 Quy trình xử lý tài liệu Trung tâm Thông