Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất

Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 1)Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ. Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà hàng tồn kho đợc chia thành các loại khác nhau. -ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm vật liệu và công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đờng. -ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm sản phẩm dở dang , bán thành phẩm. -ở giai đoạn tiêu thụ , hàng tồn kho bao gồm: thành phẩm , hàng hoá trong kho , hàng gửi bán. Nh vậy, vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới , chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Vật liệu thuộc loại đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (t liệu lạo động , sức lao động, đối tợng lao động ) Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên trạng thái ban đầu, giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Khác với đối tợng lao động, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanhvà giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu cho đến khi h hỏng, tốc độ chu chuyển của công cụ dụng cụ thờng nhanh hơn tài sản cố định nhng chậm hơn nguyên vật liệu. Vì vậy mặc dù công cụ dụng cụ có những đặc điểm giống nh tài sản cố định nhng lại đợc quản lý và hạch toán nh nguyên vật liệu. 2)Yêu cầu quản lý Quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất và xã hội. Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng, trớc hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua , vận chuyển bảo quản , sử dụng là một trong những yếu tố cơ bản để đẩm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng cao chất lợng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp , tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ hạn chế đợc những mất mát h hởng , giảm bớt đợc những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đấnh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đẩm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp sản xuất phải đẩm bảo các yêu cầu sau: - Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp trên các mặt: số lợng, chất lợng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đồi hỏi việc thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ phải đấp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về số lợng,chất lợng giá cả hơp lý, phải thờng xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lợng , số lợng giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. - Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sử dụng, thực hiện tiết kiệm vật t trong sản xuất , hạn chế những hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm. - Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật t tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn của thành phẩm và trị giá vật liệu nằm trong trị giá vốn đó . - Tổ chức bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho cũng nh trên đờng vận chuyển, phải có hệ thống kho tàng , phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật t nhằm hạn chế những hao hụt , mất mát hoặc h hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản. -Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế việc ứ đọng vật t, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh. 3)Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ. Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau : Tổ chức ghi chếp, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ tính giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ đủ thu mua nhập kho :kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về các mặt :số lợng , chất lợng, chủng loại ,giá cả và thời gian nhằm đẩm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phơng pháp kĩ thuật hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các hạch toán ban đầu về vật t hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để thực hiện hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ đúng chế độ qui định nhằm đẩm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật t phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu ,ứ đọng kém hoặc mất phẩm chất ,tính toán chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng đủ tiêu hao quá trình sản xuất kinh doanh.Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ đủ tiêu hao vào các đối tợng sử dụng(tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng) 4) Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ, thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm các nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ. - Xây dựng các nội qui qui chế trong bảo quản sử dụng vật t phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật t. Trong kho phải đầy đủ phơng tiện cân ,đong, đo, đếm vật t, về nhân sự cần có một số bảo vệ thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho. - Xây dựng các định mức vật t cần thiết , xác định rõ giới hạn dự trữ tối đa , tối thiểu, các định mức sử dụng vật t cũng nh các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ , luân chuyển các chứng từ hợp lý và khoa học . - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách thích hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê , đối chiếu vật t cũng nh báo cáo tình hình nhập xuất và tồn kho vật t. - Tổ chức phân tích về tình hình vật t và những thông tin kinh tế cần thiết khác. II - Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ. 1)Phân loại: 1.1)Đối với vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp cần nhiều loại nhiều thứ với vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu. 1.2)Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất : - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - Vật liệu phụ:là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hay dùng để phụ vụ cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý. - Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại vật liệu phụ nhng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra bình thờng, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn thể lỏng hoặc thể khí . - Phụ tùng thay thế:Là những loại vật t hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất . - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định . Đối với thiết bị xây dựng cơ bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản . - Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số l- ợng cũng nh giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu. 1.3)Một số cách phân loại khác Thông thờng để tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu theo khía cạnh khác nhau, ngời ta còn phân loại vật liệu theo một số khía cạnh sau: - Theo nguồn cung cấp vật liệu thì bao gồm :vật lieej mua ngoài, vật liệu nhập từ hoạt động gia công tự chế, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. - Theo quan hệ với các đối tợng tập hợp chi phí bao gồm: + Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định đợc mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thờng liên quan đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí khác nhau. 1.4)Đối với công cụ dụng cụ Theo quy định hiện hành, những t liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và giá trị sử dụng vẫn đợc xếp vào nhóm công cụ dụng cụ. - Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản) - Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì. - Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ. - Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc. 2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực thống nhất. Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật t tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. 2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính giá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp phải đợc tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phơng pháp tính giá giữa các kỳ hach toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2)Các nguyên tắc tính giá: Có nhiều nguyên tắc tính giá đợc kế toán thừa nhận, nhng trong phạm vi đề tài này chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ. Trớc hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá vật liệu và công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục: - Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tơng lai gần (thờng là 12 tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán đợc bán theo giá nào khi đơn vị đó ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trờng. - Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá đợc định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo lờng, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào nh sau: + Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng, giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển chúng. + Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và đợc trừ các khoản chiết khấu mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. - Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phơng pháp tính toán chuẩn mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp đợc, từ đó cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết quả trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhng ít nhất cũng phải trong một thowig gian nhất định và phải đợc sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan, phơng pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phơng pháp nào đố đợc lựa chọn. -Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp đợc lựa chọn thì cần lựa chọn nhiều giải pháp nào ít ảnh hởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận trọng đòi hỏi giá thị trờng thấp hơn giá phí của vật t thì kế toán ghi chép vào báo cáo theo giá thị trờng nhng khi giá thi trờng lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn. 3)Phơng pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ 3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế 3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ. + Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công cụ dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi, tiền phạt tiền bồi thờng, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm giá(nếu có) + Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. + Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh qui định. + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ớc tính. 3.1.2 tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho thờng dùng là: * Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp ) Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Ưu điểm : là công tác tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ Nh ợc điểm : đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. * Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ( FIFO) Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kịp thời. Nh ợc điểm : phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của vật liệu, công cụ dụng cụ. Phơng pháp nhập trớc xuất trớc chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO) Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đợc làm ng- ợc lại với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giông nh phơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị tr- ờng của vật liệu, công cụ dụng cụ. * Phơng pháp giá đơn vị bình quân Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Trong đó: Giá thực tế VL, CCDC xuất dùng = Số lợng VL, CCDC xuất dùng x Giá đơn vị bình quân - Phơng pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ nhng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ x Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lợng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ so với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Nh ợc điểm : dồn công việc vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phơng pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập bình quânsau = mỗi lần nhập Lợng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: phơng pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật. Nh ợc điểm : tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu, công cụ dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều. - Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc Theo phơng pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm. Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) bình quân = cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc) Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Nh ợc điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, công cụ dụng cụ, trờng hợp giá cả thị trờng vật liệu, công cụ dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác. * Phơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ. Giá trị thực tế Số lợng tồn Đơn giá VL, VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ * Phơng pháp hệ số giá Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ dụng cụ bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ CCDC = Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC xuất kho xuất kho Ưu điểm: phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ dụng cụ trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nh ợc điểm : phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao. Có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ nh đã trình bày ở trên nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơng pháp đó. Vì mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. 3.2)Các phơng pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng: Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thờng dùng các phơng pháp phân bổ sau đây: -Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ ) +Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ đợc tính theo công thức sau: Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ = cho từng kỳ số kỳ sử dụng +Trờng hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân bổ nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng đợc xác định nh sau. Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thờng lại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏng báo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có) III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ 1)Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm: -Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lợng vật t sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh nhiệm với ngời liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho đợc sử dụng trong mọi trờng hợp nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ. -Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t sản phẩm hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh mức tiêu hao vật t, phiếu xuất kho đợc lập cho một hay nhiều thứ vật t, sản phẩm , hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. [...]... chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Tồn kho cuối tháng Cộng xuất Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu IV Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ Để hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê... V - Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Kiểm kê vật t và công cụ dụng cụ là biện pháp kiểm tra thực trạng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc giúp doanh nghiệp nắm đợc thực trạng nguyên vật liệu cả về số lợng, chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng tham ô lãng phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có biện pháp xử lý kịp... kê vật t, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số lợng, chất lợng và giá trị vật t, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke, biên bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật t, sản phẩm hàng hoá thừa-thiếu và ghi sổ kế toán 2 )Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng. .. pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập -xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời 3 )Các phơng pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ 3.1)Phơng pháp thẻ song song Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán. .. thứ vật liệu cho phòng kế toán + ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kế toán chi tiết vật liệu. .. 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ cha sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị vật liệu, dụng cụ mua vào trong kỳ Giá trị thiếu hụt mất mát Giá trị vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng nhỏ Đánh giá tăng vật liệu, dụng cụ Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thởng Phân bổ dần Giá trị dụng cụ xuất dùng lớn Thuế VAT đợc... dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết nh sau: -Sổ (thẻ) kho -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ -Sổ đối chiếu luân chuyển -Sổ số d -Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất- tồn kho của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng kho, thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: tên , nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính , mã số vật. .. và sau đó giao cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập -xuất- tồn hàng ngày về mặt số lợng.Thẻ kho đợc dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào -Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển -Sổ số d đợc sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu về công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lợnh tuỳ thuộc vào... khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có) Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 611 (6111) Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế GTGT - Hạch toán công cụ - dụng cụ Việc hạch toán công cụ - dụng cụ nhỏ đợc tiến hành tơng tự nh đối với vật liệu Trờng hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu thấy giá... TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán) Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho nhu cầu khác ở phân xởng, xuất phục vụ bán hàng, quản ly, XDCB 141, 311 TK 151, 411, 222 TK 627, 641, 642 1.2 Hạch toán tổng hợp công cụ - dụng cụ * Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ - dụng cụ là TK 153 Công cụ dụng cụ Nội dung của tài khoản này nh . Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ. và ghi sổ kế toán. 2 )Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán