Thủ thuật tin học văn phòng

tài liệu giúp các bạn có những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng cơ bản và tốt nhất !

Thủ thuật Word: Tránh in văn bản ngoài ý muốn - 24/9/2007 15h:10 Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu an toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, chức năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm. Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập tùy chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn phòng sử dụng máy in nối mạng. Bạn truy cập trình đơn Tools/Options, rồi chọn tiếp thẻ Security. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing . và bấm nút OK. Đánh dấu kiểm vào box tô đỏ để tránh in nhầm Nếu bạn sử dụng phiên bản Word 97 thì các bước thiết lập được thực hiện theo một cách khác. Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách xổ xuống, rồi chọn nút Trust Center Settings và nhấn vào Privacy Options. Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang văn bản (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK. Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, bạn vào trình đơn Tools/Options, chọn tiếp thẻ View và nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút OK. Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng. Vũ Anh Tú Dạy Office 2003 nghe viết và đọc được tiếng Việt - 18/8/2007 8h:48 nó sẽ rất hấp dẫn. Bạn sẽ không cần phải đánh máy nữa mà chỉ cần đọc cho máy gõ. Khi đến giảng đường, bạn chỉ cần tập trung nghe thầy giảng thôi vì việc ghi chép đã có máy lo. Công cụ “dạy học” cho Office (được cài đầy đủ các thành phần) rất đơn giản, chỉ cần một cái microphone là đủ. Bắt đầu: mở một file Word mới, chọn font Unicode và nhập những từ cần dạy cho Office. Sau đó bạn bấm vào công cụ Tools trên thanh Language, chọn Learn from Document . Để kích hoạt thanh Language bar ta làm như sau: Khi cài đặt Office, chọn Complete ở gần cuối bảng cài đặt. Sau đó vào Start > Control Panel > Regional and language options > Languages, chọn Install files .(including Thai). Sau đó bấm OK, nếu chương trình đòi đĩa Windows XP thì cho đĩa vào ổ CD. Sau đó khởi động lại, mở file word chọn Tool > Speech thanh Language xuất hiện (chọn ngôn ngữ EN). Sau khi chọn Learn from Document . Word sẽ lọc những từ cần học và thể hiện trong hộp thoại Learn from Document, chọn Add All, hộp thoại đóng lại. Lúc này Word đã học xong cách viết những từ mới. Tiếp đến bạn dạy Office nhận biết cách phát âm những từ mà nó đã biết viết. Bấm chuột vào công cụ Tools trên thanh Language, chọn Add/Delete Word(s) . Hộp thoại Add/Delete Word(s) xuất hiện, bấm chọn một từ (nên chọn từ trên xuống để khỏi bỏ từ), và bấm nút Record pronunciation rồi bạn đọc từ đó vào microphone. Nếu máy tính của bạn mạnh, microphone và giọng đọc của bạn tốt chỉ cần đọc một lần là Office hiểu bài liền! Lưu ý là những từ không có dấu thì Word 2003 cho là từ cũ đã biết, nên bạn muốn dạy nó phát âm theo kiểu Việt thì nhập từ trực tiếp vào Word. Từ nay về sau khi gắn microphone vào máy và đọc những từ này vào một file Word, Word sẽ chuyển giọng đọc của bạn thành text. Việc học tiếng Việt của Word 2003 được xem là toàn diện, bởi vì đối với những từ đã học, Word sẽ chuyển được giọng nói của bạn thành text. Nhưng khi bạn nhập text từ bàn phím và yêu cầu nó đọc thì nó sẽ phát âm chính xác giọng đọc của bạn đã dạy cho nó. Ứng dụng Với tính năng này, bạn có thể để máy ghi chép các cuộc họp, hội thảo. Về nhà, hãy mở file Word lên và dùng chức năng Speak là bạn có thể nghe lại nội dung thoải mái. Tương tự, chúng ta có thể gởi mail “nói” thay cho mail “đọc” thông qua một file Word. O Nguyễn Hiếu Trung Giới thiệu về MS PowerPoint 2003 - 14/8/2007 6h:24 MS Powerpoint là một trong những chương trình thuộc bộ Office của hãng Microsoft. Chức năng chính của chương trình là trình diễn tài liệu. Từ hôm nay, Quản Trị Mạng sẽ đưa tới bạn đọc loạt bài hướng dẫn về tiện ích văn phòng này. Bắt đầu với chương trình PowerPoint Kích vào nút Start, chọn Programs, tiếp đó chọn Microsoft Office và kích vào Microsoft Office PowerPoint 2003. Chý ý : Ở phiên bản trước của bộ Office – Kích vào Start, chọn Programs, sau đó chọn Microsoft PowerPoint. Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của chương trình như hình dưới. Phía bên phải là thanh Getting Started sẽ trợ giúp bạn sử dụng nhanh một số chức năng thường dùng. Nếu không sử dụng đến thanh Getting Started này bạn có thể tắt bằng cách kích vào biểu tượng Close (X). Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách kích vào Create a new presentation…(Tạo một bản trình bày mới) ở phía dưới thanh tác vụ. Thành phần trong màn hình PowerPoint 2003: Để nhập một văn bản trình chiếu Tại Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “Click to add title”. Một thao tác đơn giản là kích vào ô đó và nhập dòng tiêu đề. Ví dụ, bạn có thể nhập “Đây là file trình chiếu đầu tiên của tôi” Sau đó kích vào ‘Click to add subtitle’ và để nhập thêm một vài đoạn văn bản vào đó. Lưu và đóng một bản trình chiếu Tính năng cho phép bạn lưu giữ bản trình chiếu mới hoặc có sẵn trên đĩa, nếu không lưu file, bạn sẽ không thể xem bản trình chiếu đó. Mỗi lần lưu, bạn có thể mở lại file đó để xem hoặc sắp xếp lại. Cách lưu một file trình chiếu Vào menu File, chọn Save Nếu đó là một file mới, thì hộp thoại Save As hiển thị, bạn hãy chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu file bằng cách kích vào mũi tên phía bên phải Save in: kích xuống và chọn vị trí mong muốn. Hoặc kích chọn theo một số đối tượng ở bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…) Nhập tên file vào mục File name. Chế độ mặc định tên file là Presentation1, bạn có thể sử dụng nó hoặc đặt một tên khác. Chúng ta hãy để “presentation” cho tên file đầu tiên, kích vào nút Save để lưu lại. Chú ý: Lúc này file được ghi ở thư mục My Documents. Đóng file trình chiếu Vào menu File, chọn Close. Hoặc kích vào biểu tượng Close Window Nếu bạn chưa lưu file thì khi đóng sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi có muốn lưu bản trình chiếu trước khi đóng hay không? • Kích vào Yes để lưu trước khi đóng • Hoặc Kích vào No để không lưu trước khi đóng. • Kích vào Cancel để bỏ qua thao tác. Thoát khỏi Microsoft PowerPoint Kích vào biểu tượng Close (X) ở góc phía bên phải trên màn hình. Thủ thuật Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp - 3/8/2007 8h:32 Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách thông thường khi bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu các bảng tính (nếu không được bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần người không chuyên thôi cũng đã có thể dùng lệnh Format > Sheet > UnHide để làm cho nó hiện ra bảng tính rồi. Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phương án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự lựa chon trong công việc của mình Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, bạn hãy nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đúp vào VBA Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2- xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1- xlSheetVisible là được. Thành Luân Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phương án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự lựa chon trong công việc của mình Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, bạn hãy nhấn để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đúp vào , tiếp tục nhắp đúp vào để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn . Trong tùy chọn bạn nhắp vào dấu tam giác chọn , cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn - là được. Làm việc với file được lưu lại theo dạng phiên bản (Version) - 16/7/2007 5h:53 MS Word: Chức năng Versions trong MS Word cho phép bạn lưu giữ nội dung file văn bản thành các phiên bản (versions), QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách làm như sau: 1- Giữ lại nội dung file cũ (phiên bản cũ) và lưu lại nội dung file được bổ sung, chỉnh sửa (phiên bản mới) 1. Mở file cần tạo phiên bản. 2. Vào menu File \ Versions… 3. Hộp thoại Version in [tên_file] xuất hiện: - Chọn nút Save Now: Lưu nội dung file văn bản đang mở.  Automatically save a version on close: Tự động lưu nội dung file thành phiên bản mỗi khi thoát. 4. Hộp thoại Save Version xuất hiện: - Nhập nội dung chú thích cho phiên bản ở phần Comments on version 5. Kích nút OK Sau mỗi lần bổ sung, chỉnh sửa nội dung file văn bản, bạn có thể thực hiện theo các bước trên để lưu giữ văn bản thành các phiên bản khác nhau. 2- Mở lại phiên bản cũ của file đã lưu. 1. Vào File \ Versions… 2. Hộp thoại Version in [tên_file] xuất hiện: Chọn nội dung theo giờ, ngày, tháng lưu hoặc theo nội dung chú thích đã đặt. 3. Chọn nút Open (Hoặc kích đúp vào version đã chọn) Khi đó màn MS Word sẽ hiển thị 2 cửa sổ riêng biệt: 1 là nội dung file hiện hành, 2 là nội dung file theo phiên bản cũ. 3- Xem chú thích và xóa phiên bản cũ 1. Vào File \ Versions… 2. Hộp thoại Version in [tên_file] xuất hiện: Chọn phiên bản cần xem chú thích hoặc xóa 3. Nút View Comments…: Xem lại nội dung chú thích của phiên bản 4. Nút Delete: Xóa phiên bản đã chọn, xuất hiện thông báo: Bạn có chắc chắn muốn xóa phiên bản đã chọn? Phiên bản đã xóa không thể khôi phục lại. - Yes: Đồng ý. - No: Không xóa Một số thao tác với cửa sổ MS Word - 13/7/2007 5h:56 MS Word: Tiếp tục với các bài hướng dẫn sử dụng chương trình MS Word, QuanTriMang.com sẽ giới thiệu một số thao tác với cửa sổ MS Word: Hiển thị nội dung file đang mở sang một file mới và Phân chia cửa sổ làm việc. 1- Hiển thị nội dung file đang mở sang một file mới: Vào menu Window \ New Window. Ví dụ: file Sach_Word.doc đang mở, khi lựa chọn Window \ New Window, chương trình MS Word sẽ tự động tạo ra 1 file mới với tiêu đề là: Sach_Word.doc:2, tiêu đề file gốc sẽ được chuyển thành Sach_Word.doc:1 2- Phân chia cửa sổ làm việc: Tài liệu của bạn có rất nhiều trang, để không muốn phải di chuyển, cuộn chuột lên trên hoặc xuống dưới xem lại tài liệu mà vẫn cập nhật được giữ liệu mới, bạn chỉ cần phân chia cửa sổ làm việc như sau: 1. Vào Window \ Split Sau đó, trên màn hình xuất hiện vết mờ nằm ngang. 2. Di chuyển chuột lên xuống để lựa chọn chỗ phân chia cửa sổ phù hợp và nháy chuột trái 3. Khi đó cửa sổ làm việc sẽ được chia đôi nhưng nội dung vẫn là của 1 file . dụ vẽ biểu đồ với bảng dữ liệu sau: Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thu Thu TTDN Lợi nhuận sau thu Năm 2004 100.000 80.000 20.000 5.600 14.400. PowerPoint 2003 - 14/8/2007 6h:24 MS Powerpoint là một trong những chương trình thu c bộ Office của hãng Microsoft. Chức năng chính của chương trình là trình