Tìm hiểu nghiệp vụ và quy trình kinh doanh cước vận tải biển tại công ty logistics forwarder TNC Logistics. Giúp bạn đọc có cách nhìn và những kiến thực cơ bản trong hoạt động của một công ty forwarder
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Mục Lục SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Hiện nay, Việt Nam giai đoạn chuyển vươn lên mạnh mẽ nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vưc kinh tế, mà mốc quan trọng đánh dấu cho vươn lên kiện Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 tổ chức thương mại giới WTO, hình thành cộng đồng kinh tế chung ASEAN (AEC), Hiệp định đối tác kinh tế xuyên Thái Bình Dương (TPP) Với việc tham gia vào tổ chức quốc tế, Việt Nam có hội tham gia sâu rộng, mạnh mẽ vào thương mại hội nhập quốc tế Các thành phần kinh tế đặc biệt doanh nghiệp nước đứng trước hội phát triển lớn, không phần thách thức với cạnh tranh gay gắt không cân doanh nghiệp đến từ nước khác Do phát triển giao lưu kinh tế mạnh mẽ việt Nam nước giới nghành kinh tế cho có hội lớn để phát triển ngành giao nhận vận tải Việc kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao, ổn định năm qua kim ngạch xuất tăng mạnh theo, tín hiệu tốt cho nghành vận tải vốn phát triển, phát triển mạnh tương lai Kể từ Việt Nam tiến hành công đổi chuyển đổi từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường đến nay, nghành giao nhận vận tải nói chung nghành vận tải biển nói riêng ngày đóng vai trị quan trọng q trình phát triển đất nước Hiện nay, Việt Nam xuất nhiều doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mô khác nhau, non trẻ so với bề dày lịch sử nghành giao nhận vận tải giới, song doanh nghiệp Việt Nam hoạt động lĩnh vực dần chứng tỏ phát triển nhanh ổn định Đặc biệt với việc truyền thống xuất FOB, nhập CIF doanh nghiệp Việt Nam dần chuyển sang hình thức xuất CIF, nhập FOB, điều trao thêm hội cho doanh nghiệp kinh doanh vận tải nước Trước tình hình đó, Cơng Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics TNC bước hoàn thiện củng cố hoạt động kinh doanh Tuy vậy, để tồn phát SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG triển lâu dài, cơng ty khơng cịn cách khác phải nhìn nhận lại tình hình, sở đề giải pháp thực tế để thúc đẩy hiệu hoạt động Trong thời gian thực tập tìm hiểu TNC Logistics, với kiến thức với mong muốn đóng góp phần nhỏ vào phát triển cơng ty, em chọn đề tài: “Tìm hiểu nghiệp vụ kinh doanh cước hàng nhập Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics TNC” Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc thầy giáo hướng dẫn ThS Nguyễn Huỳnh Lưu Phương tận tình bảo, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Tuy nhiên, hạn chế kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn giới hạn thời gian, viết em chắn không tránh khỏi thiếu sót nội dung lẫn hình thức Em mong nhận bảo, góp ý quý báu thầy cô để giúp em q trình nghiên cứu cơng tác sau Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Chương 1: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ logistics TNC 1.1 a Giới thiệu tổng quan cơng ty Sự hình thành Được thành lập từ ngày 20 tháng năm 2013, CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS TNC công ty trẻ ngành Logistics Việt Nam qui tụ thành viên quản lý nhiều năm nghề Công ty thành lập 100% vốn tư nhân nước, cấp Giấy phép kinh doanh số 0312334022, sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp phép hoạt động Tên doanh ngiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS TNC Tên giao dịch: TNC LOGISTICS Vốn điều lệ: 500.000.000 VND Địa trụ sở chính: 33 Lê Quốc Hưng, Phường 12, Quận 4, TP HCM Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế quận Ngày hoạt động: 20/06/2013 Điện Thoại: +84 6261 6494 Fax: +84 6261 6490 Email: info@tnclogistics.vn Người đại diện pháp luật: Nguyễn Hoài Hương Phiên Quy mô công ty: từ 10 đến 20 người Lĩnh vực đăng ký kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Với việc quy tụ đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực vận chuyển giao nhận hàng hóa quốc tế giúp công ty am hiểu hoạt động kho bãi, đóng kiện, đóng gói, vận chuyển đường không, đường biển đường bộ, đại lý tàu biển… SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp hàng đầu ngành logistics Việt Nam cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn để đáp ứng nhu cầu ngày tăng khách hàng Sứ mạng: Trở thành dịch vụ giao nhận hàng đầu tăng cường phát triển nguồn nhân lực để cung cấp dịch vụ logistics giá trị với chuẩn mực cao nhất, đối tác tin cậy nhà cung cấp khách hàng Tăng cường mối quan quan hệ với đối tác nước hợp đồng dài hạn Cam kết có trách nhiệm cộng đồng Cam kết: Cơng ty cam kết cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển tốt đường biển, đường nhiều nước giới ngược lại, giúp doanh nghiệp xuất nhập an tâm vận chuyển tập trung vào cơng việc kinh doanh Cơng ty đảm bảo ln theo dõi sát trình vận hành chuyến hàng thơng tin kịp thời đến khách hàng tình trạng vận chuyển Với lực vận tải mạnh mẽ cơng ty đáp ứng cách nhanh chóng yêu cầu khách hàng giao nhận, vận chuyển hàng hóa, thủ chứng từ đường bộ, đường biển đến điểm giao hàng toàn lãnh thổ Việt Nam đặc biệt khu công nghiệp, khu chế xuất Công ty phép hải quan thay mặt chủ hàng đứng tên tờ khai, thực thủ tục khai báo hải quan, nộp thuế, giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập cách chuyên nghiệp SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP b GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Q trình phát triển Cơng ty TNC Logistics cơng ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng hoạch toán độc lập Từ bắt đầu thành lập, cơng ty gặp khơng khó khăn sức ép cạnh tranh kinh tế thị trường, tham gia nhiều công ty ngành khó khăn chung kinh tế Tuy nhiên, cơng ty theo đuổi phương châm: “Đảm bảo uy tín, Phục vụ nhanh chóng, An tồn chất lượng, Mọi lúc nơi, Giá cạnh tranh” làm kim nam cho hoạt động kinh doanh Chính thế, thành lập năm công ty tạo dựng vị vững ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập nhiều khách hàng nước tin tưởng sử dụng Công ty ngày mở rộng mạng lưới kinh doanh mà đẩy mạnh loại hình kinh doanh Với việc ln coi trọng việc đào tạo tuyển chọn nhân viên có tâm huyết kinh nghiệm nghề góp phần đưa công ty thành nơi quy tụ đội ngũ nhân viên có chất lượng cao Cơng ty tăng cường công tác tuyển chọn sinh viên năm cuối để tạo môi trường cho bạn thực tập để từ bổ sung nguồn nhân viên có kiến thức cho cơng ty Trong q trình phát triển, cơng ty khơng ngừng tìm kiếm mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng, luôn tăng cường quan hệ hợp tác với đại lý hãng tàu ngồi nước Hiện cơng ty mở rộng hợp tác với 20 hãng tàu đại lý khắp giới, để từ đảm bảo cung câp dịch vụ tôt cho khách hàng với mong muốn giúp cho khách hàng xuất nhập an tâm vận chuyển tập trung vào công việc kinh doanh nhằm đạt lợi cạnh tranh lợi nhuận cao hoạt động kinh doanh Những thành đạt hơm cho thấy cơng ty có chiến lược kinh doanh phù hợp, đắn, kết hợp đầu tư am hiểu thị trường….Vì vậy, cơng ty đạt mục tiêu đề ra: Đảm bảo phát triển nguồn vốn Nâng cao doanh thu nhằm đạt lợi nhuận cao Nâng cao chất lượng sống công nhân viên SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Hoàn thành nghĩa vụ nhà nước 1.2 Chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động công ty 1.2.1 Chức Phối hợp với tổ chức khác nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh Nhận ủy thác dịch vụ giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, mua bán cước phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển máy bay, xà lan, container…) thực dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa nói : việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa giao hàng cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định Thực dịch vụ tư vấn vấn đề giao nhận , vận tải kho hàng vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu tổ chức, cá nhân nước Tiến hành dịch vụ giao nhận , vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa cảnh qua lãnh thổ Việt Nam ngược lại phương tiện vận chuyển khác Làm đại lý cho hãng tàu, hãng hàng khơng ngồi nước, liên doanh liên kết với tổ chức nước lĩnh vực vận chuyển, giao nhận , kho bãi , thuê tàu… Giao dịch với quan nhà nước Hải quan, Thuế, Ngân hàng … để thực nghiệp vụ kinh doanh XNK, đăng ký nộp thuế, vay vốn Được yêu cầu quan bảo vệ pháp luật, quản lý nhà Nước Công Ty bảo vệ đảm nhiệm quyền nhiệm vụ cần thiết để cơng ty hoạt động có hiệu quả, thực nhiệm vụ Nhà nước theo luật định 1.2.2.Nhiệm vụ Với tự tin lịng nhiệt tình mà thành viên công ty phấn đấu hồn thành nhiệm vụ khơng ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, để hướng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu cơng ty với đại lí, đối tác nước ngồi khách hàng Cơng ty ln SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG nổ lực nâng cao chất lượng dịch vụ để tạo dưng lòng tin ủng hộ khách hàng Để thực điều đó, cơng đưa nhiệm vụ sau : Đối với hoạt động kinh doanh công ty Kinh doanh xuất nhập hoạt động thương mại phạm vi ngành nghề ghi giấy phép kinh doanh công ty Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ, sách quy định nhà nước quyền địa phương nơi đặt công ty Nghiên cứu, thực biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu chất lượng kinh doanh, dịch vụ, mở rộng thị trường nước quốc tế, bước tăng dần hiệu kinh doanh Xây dựng kế hoạch tổ chức thực kế hoạch kinh doanh theo quy chế hành nhằm thực mục đích chức mà Công ty đề Bảo đảm việc bảo toàn bổ sung vốn sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải tài chính, sử dụng hợp lý theo chế độ, sử dụng có hiệu nguồn vốn, làm trịn nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước Thông qua liên doanh, liên kết nước để thực việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa phương thức tiên tiến, hợp lý, an toàn luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi giao hàng hóa đảm bảo hàng hóa an tồn phạm vi trách nhiệm Thực nghiêm chỉnh chế độ quản lí tài chính, tài sản chế độ sách cán quyền lợi người lao động theo chế độ tự chủ, chăm lo đời sống, đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ cho cán công nhân công ty để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh ngày cao Đới với nhà nước Minh bạch trình hoạt động kinh doanh, đảm bảo làm trịn nghĩa vụ với nhà nước việc nộp đầy đủ khoản thuế phải nộp Tuân thủ tốt sách, chế độ pháp luật Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh cồng ty Đới với xã hội SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Hoạt động kinh doanh cơng ty phải ln hướng cộng đồng, lợi ích chung của công ty xã hội Phải có trách nhiệm với xã hội, tăng cường hoạt động giúp đỡ cộng đồng xem phần hoạt động kinh doanh cơng ty Để từ đưa hình ảnh cơng ty gần gũi với xã hội 1.2.3 Phạm vi hoạt động Cơng ty có mạng lưới đại lí rộng khắp mối quan hệ với hãng tàu, hãng hàng khơng uy tín : Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline,MH cargo…cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không đường biển nội địa Các lĩnh vực hoạt động cơng ty bao gồm : » Dịch vụ vận tải - Vận tải nội địa - Đại lí vận tải quốc tế đường biển hàng không » Ủy thác xuất nhập - Nhập hàng hóa - Xuất hàng nước - Ký kết hợp đồng thương mại » Dịch vụ giao nhận - Giao nhận hàng hóa nội địa - Dịch vụ gom hàng - Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa - … » Đại lý giao nhận cho công ty nước ngồi - Hiện nay, cơng ty làm đại lý cho cơng ty giao nhận hàng hóa lớn nước khu vực Asean, Nhật Trung Quốc, EU Mỹ - Các dịch vụ đại lý cung cấp gồm : liên lạc với hãng tàu, thông báo cho khách hàng, mua bán cước, đặt chổ, khai thuê hải quan… 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Sơ đồ tổ chức SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 10 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG điều tưởng nhỏ nhắt làm cho công ty hẳn đối thủ khách tạo thương hiệu tính cạnh tranh cho công ty Giống khách hàng lớn khác Cơng ty Hóa chất Mơi trường Vũ Hồng hay VINATEX, dù có nhiều cơng ty đầu ngành nhảy vào họ sử dụng dịch vụ TNC Logistics cơng ty họ cạnh tranh với đối thủ nganh tầm cách cơng Bởi khơng có cạnh tranh tốt hiểu khách hàng trở thành người bạn họ, họ ln nhận mức ưu đãi mà không lo lắng đến chất lượng dịch vụ 2.2 Hoạt động kinh doanh cước hàng nhập cơng ty TNC Logistics 2.2.1 Tìm kiếm khai thác thơng tin từ khách hàng 2.2.1.1 Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập hàng Nhiệm vụ quan trọng nhân viên làm kinh doanh cước vận tải phải có khả tìm kiếm khách hàng Bởi đa phần mức lương nhân viên kinh doanh dựa doanh số mang cho công ty, tháng phải chịu áp lực doanh số để làm tốt vị trí nhân viên kinh doanh hàng nhập cá nhân phải có lực tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập hàng từ nước ngồi Có nhiều cách để tìm kiếm khách hàng, nhiên muốn tìm kiếm khách hàng có hiệu nhân viên kinh doanh phải thực số công việc sau đây: Xác định lợi cạnh tranh Nhân viên kinh doanh quan sát đánh giá xem cơng ty mạnh mảng nào? Vì hầu hết công ty tập trung đánh vào mảng hàng khô, hàng lạnh, tuyến có khả cạnh tranh cao đối thủ tuyến Châu Á , Châu Âu, Châu Mỹ,… SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 29 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Đối với công ty Logistics nhỏ TNC thường chọn tuyến Châu Á, đơn giản, dễ làm, giá phải chăng, lượng khách hàng đơng, cịn tuyến Âu, Mỹ, Úc có giá cao điều yêu cầu cơng ty phải có nguồn vốn lớn ổn định; bên cạnh cịn thường xun thay đổi giá, nhiều phụ phí phát sinh, luật XNK hàng hóa khắt nghiệt nên công ty cẩn thận tuyến Bước đơn giản, nhân viên kinh doanh cơng ty tham khảo nhân viên cũ có nhiều thời gian làm cơng ty để xác định dễ dàng Khi xác định mạnh cạnh tranh công ty, nhân viên kinh doanh vạch đâu khách hàng tiềm để khai thác hiệu Xác định khách hàng mục tiêu Đối tượng nhân viên kinh doanh người chịu trách nhiệm hay có quyền định việc việc booking tàu, thuê dịch vụ xuất nhập công ty sản xuất, hầu hết nhân viên xuất nhập khẩu, nhiên môt số công ty nhỏ, chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm vụ Nhân viên kinh doanh TNC cần phải tiếp cận người để chào dịch vụ TNC thường khách hàng chia phận theo hình thức gửi hàng sau: Sales FCL (Full Container Load) – Gửi hàng nguyên cont: Đối tượng chủ yếu công ty xuất nhập lớn, ví dụ cơng ty XNK gạo, gỗ, may mặc, thủy hải sản,… Sales LCL (Less than Container Load ) – Gửi hàng lẻ: Các công ty XNK nhỏ thuộc TNHH thành viên, cá nhân có hàng gửi đi, nhập từ nước FCL forwader Sales Overseas: Đây hình thức dành cho cơng ty có quy mơ lớn muốn bành trướng quy mô Họ tìm kiếm cơng ty Forwader nước ngồi để làm đối tác xử lý hàng cho họ Tìm kiếm khách hàng Nếu không kể đến khách hàng thân thiết có quan hệ lâu năm với hay khách hàng từ người thân quen có nhu cầu nhập hàng từ SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 30 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG nước ngồi về, nhân viên kinh doanh hàng nhập tìm kiếm khách hàng thông qua phương pháp sau: Cách 1: Tìm theo khách hàng tiềm Sau vạch mạnh khách hàng tiềm công ty, nhân viên kinh doanh công ty xoay quanh khai thác triệt để nguồn khách hàng mình, khác hàng mà họ tự tin dịch vụ Logistics công ty bạn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu họ Nhân viên kinh doanh xác định cơng ty mạnh tuyến biết cơng ty có giá cước tốt tuyến sau tập trung vào tìm kiếm khách hàng có hàng hóa tuyến Ví dụ nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách xuất hàng từ Trung Quốc Việt Nam Họ tìm hiểu nguyên cứu xem hàng nhập từ Trung Quốc mặt hàng nào, tỉnh thành nhập nhiều ( nhiều khách nằm ) Như vậy, sau lúc tìm hiểu nhân viên kinh doanh hàng nhập công ty biết Việt Nam nhập nhiều máy móc thiết bị Trung Quốc Lập tức họ vào Google để tìm kiếm từ khóa gợi mở cty đó: Cơng ty nhập máy móc thiết bị từ Trung Quốc, máy móc nhập khẩu, … –> Như nhân viên kinh doanh công ty thu lượm nhiều thông tin khách hàng Không thông tin liên hệ cơng ty nhập máy móc thiết bị mà Google liệt kê mà thấy wesite dạng danh bạ (web directory) liệt kê vô số thông tin công ty mà họ lưu sở liệu, nhân viên có vơ vàn thơng tin mà tiến hàng khai thác Cách 2: Tìm kiếm theo mặt hàng, theo mùa, … Trong trường hợp công ty chưa mạnh tuyến cả, công ty lớn mạnh nhiều mặt Đây cách thức mà chủ yếu hãng tàu (shipping line hay Liner) nhà Forwarder lớn hay áp dụng Các nhà forwarder lớn có mối quan hệ tốt, lượng hàng khủng nên ưu đãi giá, SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 31 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG dẫn đến họ tìm khách hàng theo mùa hàng, không cần khoanh vùng loại khách hàng Nhưng thực tế cho thấy công ty Forwarder lớn có sẵn lượng khác hàng ổn định từ khu công nghiệp, công ty lớn nhân viên kinh doanh công ty họ bận rộn việc follow giữ chân lượng khách hàng quen thuộc mình, khách hàng nhỏ, vào nghề dễ bị bỏ xót Do vậy, nhân viên kinh doanh cơng ty nhỏ TNC thành công cần chút lanh lẹ chăm áp dụng internet số mối quan hệ tốt để tìm nguồn khách hàng Ví dụ: Nhân viên kinh doanh hàng nhập cơng ty lên Google để tìm kiếm với cụm tự khóa như: cơng ty nhập khẩu, danh sách, danh bạ công ty nhập khẩu, List công ty nhập Việt nam, … Nhưng cho nhiều, nhân viên bên cơng ty TNC nắm mặt hàng nhập thời điểm tại, từ tìm kiếm cách cụ thể Chẳng hạn: vào tháng 11 mặt hàng nhập nhiều gỗ, dệt may, mặt hàng thủ công mỹ nghệ, … –> nhân viên kinh doanh tìm kiếm với từ khóa: công ty nhập gỗ, danh sách công ty nhập gỗ, … Và muốn bó hẹp thơng tin theo vùng miền, tình thành nước ta nhân viên TNC Logistics tìm kiếm với từ khóa: cơng ty xuất nhập gỗ Miền Bắc, Công ty xuất cà phê Miền Trung, List Viet nam Export Tea at Thái Nguyên, … Ngoài ra, nhân viên kinh doanh hàng nhập cơng ty lang thang web danh bạ cty XNK VN, website chuyên hỗ trợ cty XK làm thủ tục xuất khẩu, địa điểm sau mà nhân viên TNC tìm: – Cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): website VCCI, Bộ công thương chi nhánh họ – Các quan hun trùng, kiểm dịch thực vật (họ ghi lên bàn cty mặt hàng để làm, hồ sơ đăng ký thủ tục công ty xuất nhập khẩu) SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 32 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG – Các đơn vị kê khai, chí đơn vị hải quan (ở chi cục hải quan, thơng thường họ có sổ đăng ký kiểm hóa to, cơng ty nhập có hàng bị kiểm chả phải đăng ký 2.2.1.2 Khai thác thơng tin từ khách hàng có nhu cầu nhập hàng Nhân viên kinh doanh hay cịn gọi Sales Forwarder Việt Nam có đơi chút khác biệt, thói quen sử dụng nhập CIF, bán FOB doanh nghiệp xuất nhập nước nên tùy thuộc vào loại ta cần xác định thông tin khác Sau tiếp cận với khách hàng mục tiêu, khéo léo trị chuyện khai thác thơng tin từ họ, nhiều thông tin tốt, đừng hỏi cứng nhắc tra khảo họ, trò chuyện người bạn, người đồng nghiệp thực họ Hãy chuẩn bị sổ tay để ghi chép điều cần nói ghi thơng tin nhận từ phía khách hàng Một số thông tin cần khai thác trường hợp : Loại hàng, tính chất hàng hố: Hàng ? Khơ hay lạnh ? Lượng hàng (Volume): Nếu hàng container container bao nhiêu? Số lượng thường xuất (nhập); Nếu hàng lẻ cần hỏi số khối (CBM), kích thước, hàng biển hay hàng hàng không ? Địa cảng Xuất – Nhập hàng : POL, POD Các yêu cầu thời gian vận chuyển : ETD Các yêu cầu đại lý handle hàng cảng xuất Đối với lô hàng mua giá EXW phải biết xác địa shipper để thông báo cho đại lý nước yêu cầu báo giá FOB charges giá vận chuyển (trong trường hợp sử dụng giá đại lý) Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ Một số nhu cầu đặc biệt thủ tục giấy tờ trình xuất nhập hàng SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 33 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Ví dụ : Sau trị chuyện, nhân viên cơng ty TNC tóm lại thơng tin khách hàng sau : Cơng ty TNHH Cơng Nghệ Đăng Khoa, có trụ sở quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh, có nhập lơ hàng máy móc thiết bị: Nguyên cont 20’/40’, dự kiến nhập từ Incheon (Hàn Quốc) vào tháng tới Nhập theo giá FOB Nhập Cảng Hải Phòng – TP Hải Phòng Doanh nghiệp cần công ty báo giá vận chuyển để doanh nghiệp tham khảo 2.2.2 Báo giá lô hàng cho khách hàng 2.2.2.1 Liên hệ hãng tàu Tùy thuộc vào loại hàng, vào phương thức vận chuyển đường biển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển mà nhân viên công ty liên hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng Thông thường nhân viên công ty tập trung vào số hãng cố định để trở thành khách hàng quen thuộc để nhận ưu giá Cịn nhân viên vào nghề phân công kiểm tra giá từ hãng vận chuyển trở lên để có lựa chọn tốt 2.2.2.2 Báo giá theo nhu cầu Sau có giá từ hãng tàu tuyến lượng hàng theo nhu cầu khách hàng Nhân viên công ty tiến hành báo giá cho khách hàng Khi báo giá cho khách hàng nên quan tâm khách hàng cần giá hay cần chất lượng, phần quan trọng, khách cần chất lượng, nhân viên đơn giá cao để lấy lời thêm thay vào phục vụ họ thật nhiệt tình, cịn đối tượng quan trọng giá, cho họ giá mềm thôi, không cần chi nhiều thời gian với họ Những nội dung cần báo : SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 34 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến ( cảng nước đến, kho người nhận,… ) : Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận công ty tùy vào kiểu khách hàng, mà công ty báo chênh lệch với cơng ty nhận từ hãng tàu Đối với khách hàng trọng chất lượng dịch vụ, giá chênh lệch so với giá hãng tàu cao bù vào chất lượng nâng cao, ngược lại Thời gian vận chuyển hàng : Đối với chuyến khác có thời gian vận chuyển khác Và tùy vào hãng tàu có chênh lệch thời gian, nhiên chênh lệch không đáng kể Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến nơi xa Châu Mỹ, Châu Phi,… phải có nơi trung chuyển đường, lô hàng LCL container lúc đến cảng đích Nhiều khi, chúng vận chuyển chung container chặng đường đó, sau lại dỡ xếp vào container khác (reload) trước tiếp Điều gây thời gian tổn hại đến hàng hóa, khách hàng cần phải biết điều để chuẩn bị bảo quản hàng hóa tốt hơn, đặc biệt hàng tươi sống hàng dễ vỡ Lịch tàu : Hàng hóa vận chuyển theo lịch cố định hãng tàu sân bay Có tuyến thứ 2, thứ 4, có tuyến thứ 3, thứ 5, … Tùy thuộc vào lịch mà hãng tàu hãng hàng khơng đưa Phụ phí liên quan : Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ cảng,… Ví dụ bảng báo giá cho công ty QUOTATION Date: Mar, 2016 SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 35 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG To: DANG KHOA JSC From: TNC LOGISTICS Attn: Ms.Nhung Pic: Mr Nhan Email nhung.nth@dangkhoa HP: 0908 635 532 Email: nhan.tran@tnclogistics.vn Tel/Fax 08 6261 6495 / 08 6261 6490 net Dear Ms.Nhung, First of all, thank you for your interested in our service Pls be advice our best rate for your reference as follows: Term: FOB POL / POD: Incheon/ Hai Phong Vol: 20’/40’ Comm.: Educational equipment Local charges at Hai Phong Transit O/F D/O Handling fee THC CIC Cleaning time ETD fee 150/20’ 35 25 95 60 15 5-6 days Mon 250/40’ 35 25 140 30 20 5-6 days Mon Remark: Currency: USD Local charges at Hai phong is not included 10% VAT Space need to check with carrier once submit booking requested Valid: Mar, 2016 We hope this above rate will meet your requirements Should you have any further inquiries, pls not hesitate to contact us Yours faithfully Tran Van Nhan ( Mr Nhan ) SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 36 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Sales Excutive TNC LOGISTICS Your Reliable Partner 33 Le Quoc Hung Street, Ward 12, District 04, Ho Chi Minh City, Viet Nam T | +84 6261 6494 F | +84 6261 6490 Ext: 104 Email | nhan.tran@tnclogistics.vn M | +84 168 568 7288 Google Mail: vannhanglass@gmail.com 2.2.3 Thương lượng giá cước với khách hàng Sau có tất loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu cầu khách hàng Nếu khách hàng quen thuộc, qua nhiều đợt làm ăn gọi điện báo giá Nếu khách hàng mới, muốn thông báo thông tin đầy đủ đến khách hàng gửi mail báo giá đến khách hàng Sau nhân viên kinh doanh cơng ty nhận phản hồi từ khách hàng sau thời gian khơng thấy khách hàng phản hồi nhân viên công ty liên lạc với khách hàng để hỏi xem tình hình, họ khơng đồng ý hợp tác công ty, nhân viên công ty cố gắng tìm hiểu ngun nhân thâm chí hỏi thẳng họ lí do, tìm cách thuyết phục thương lượng, ví dụ mức giá báo cho khách hàng cao đối thủ khác nhân viên cơng ty báo lại cấp để giải giảm giá xuống để tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng thông báo giá cao để khách hàng biết, đồng thời rút kinh nghiệm cho lơ hàng sau; cịn chuyện thuận lợi nhân viên cơng ty tiến hành theo dõi hàng hóa 2.2.4 Theo dỗi lơ hàng Vì người đứng nên cơng ty phải theo dõi phía, theo dõi khách hàng để kịp thời xử lý hàng ngày, kịp thời điểm khơng làm trễ hẹn khách gây uy tín công ty theo dõi hãng tàu để book tàu kịp thời chuyến gần nhất, thường khách hàng tham khảo giá trước 20 ngày chí tháng so với ngày xuất nhập hàng hóa Do đó, khách hàng đồng ý thuê công ty vận chuyển lơ hàng tới cần phải theo dõi để book tàu kịp thời SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 37 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Sơ đồ 2: Quy trình theo dõi hàng hóa Sau ký hợp đồng vận chuyển cho khách hàng nhân viên kinh doanh hàng nhập tiến hành theo dõi lô hàng nhập từ lúc nhận hàng đến lúc giao hàng cho khách hàng để thơng báo kịp thời thơng tin cần thiết lô hàng cho khách hàng để khách hàng lập kế hoạch nhận hàng hay có cố phát sinh để phối hợp với khách hàng giải 2.2.5 Chuyển giao công việc Công việc nhân viên kinh doanh cước hàng nhập hồn thành 80%, phần cịn lại phận chứng từ giao nhận đảm nhiệm để đưa hàng đến nơi quy định, theo nhu cầu mà khách đề nghị Bộ phận chứng từ liên hệ với người gửi hàng người nhập hàng để lấy số chứng từ liên quan packing list, invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, … Và phát hành số chứng từ SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 38 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG House bill, D/O, … phục vụ cho trình làm việc phận giao nhận với hải quan, công ty với khách hàng Bộ phận giao nhận : Đến ngày xuất, nhập hàng, cầm tất giấy tờ, chứng từ liên quan cảng, kho, bãi, tiến hành làm thủ tục xuất, nhập hàng, chuyển giao hàng cho người nhận hàng 2.2.6 Chăm sóc khách hàng 20% cịn lại nhân viên kinh doanh cơng ty làm cách để giữ chân khách hàng sau Nhân viên công ty cố gắng đưa họ trở thành khách hàng trung thành công ty Thông thường nhân viên phòng kinh doanh gửi lời nhắn qua điện thoại, gmail, skype cho khách hàng đến dịp lễ, tết; mở buổi tiệc giao lưu, gặp gỡ cà phê trò chuyện kiểu để thân thiết Ở nhiều doanh nghiệp có dịch vụ tư vấn nghiệp vụ miễn phí giúp cho đối tác gặp khó khăn trục trặc với hải quan, thông quan, giảm thuế,… SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 39 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Nhận xét kiến nghị chung Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics TNC Thuận lợi khó khăn: Thuận Lợi Hiện Việt Nam thành viên nhiều tổ chức quốc tế đem lại nhiều hội kinh doanh cho doanh nghiệp Việt Nam, lượng hàng hóa xuất nhập Việt Nam qua thị trường khó tính địi hỏi cao chất lượng số lượng như: Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Châu Âu … ngày tăng tạo điều kiện cho công ty giao nhận nước phát triển mạnh tiềm có Cơng Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics TNC Bên cạnh sách mở cửa kinh tế Đảng Nhà Nước ta tạo điệu kiện thuận lơi để đẩy mạnh cơng tác giao nhận ngồi nước Đặc biệt việc dỡ bỏ hàng rào thuế quan, việc đơn giản hóa thủ tục Hải Quan rườm rà mang tính bao cấp giúp cơng ty tiết kiệm nhiều thời gian tiền bạc qua đẩy mạnh nâng cao hiệu kinh doanh cảu công ty Hơn ban lãnh đạo công ty có trình độ chun mơn cao, ln biết cách phân bổ công việc cách hợp lý đề hướng đắn cho phát triển cơng ty Đồng thời nỗ nhiệt tình, say mê công việc , tinh thần trách nhiệm cao đội ngũ nhân viên trẻ công ty góp phần tạo nên liên tục cơng việc hiệu suất làm việc cao Bên cạnh đó, cơng ty TNC Logistics cịn doanh nghiệp nhiều thương nhân khách hàng biết đến với phục vụ tận tâm, chu đáo chất lượng dịch vụ tốt Đây thuận lợi lớn công ty, góp phần đáng kể vào thành mà cơng ty đạt Khó khăn: Bên cạnh thuận lợi nêu trên, Công ty TNC Logistics gặp khơng khó khăn Việt Nam gia nhập kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt công ty giao nhận ngồi nước có vị cạnh tranh cao Do SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 40 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG cơng ty phải nỗ lực, không ngừng phấn đấu để khẳng định vị thương trường Sự thay đổi luật ưu điểm nói phần thuận lợi có nhiều khuyết điểm lý doanh nghiệp khơng kịp thời chưa nắm bắt khơng theo kịp cơng ty khác bị chậm lại bước tiến trình hội nhập kết làm tiến trình hoạt động kinh doanh bị giảm sút Sự nhũng nhiễu công chức Hải Quan khó khăn lớn mà hầu hết doanh nghiệp gặp phải tiến hành thủ tục Hải Quan Nhân viên công ty phần lớn lao động trẻ, kinh nghiệm cơng việc cịn non yếu Đơi trường hợp khó khăn chưa tự giải Đặc biệt phòng giao nhận thiếu nhân viên mà lực lượng công việc ngày nhiều, người phải đảm nhận lúc nhiều lô hàng làm cho hiệu quẩ công việc đạt kết xuất sắc mong muốn Vì cấu nhân cơng ty theo mơ hình trực tuyến chức năng, lãnh đạo theo tuyến công việc nên không chuyên mơn hóa, phối hợp khó khăn phịng ban khơng có quan hệ ngang phải đường vịng thơng tin truyền thời gian khơng có liên kết chặt chẽ nhân viên công ty Mặt công ty phải thuê lại trang thiết bị cho cơng tác hành cịn thiếu Chính năm công ty phải bỏ số tiền không nhỏ để thuê mặt trang bị lại thiết bị văn phịng để phục vụ cơng việc tốt Kiến nghị công ty: Do cạnh tranh doanh nghiệp ngày gay gắt, đời nhiều cơng ty nước ngồi Việt Nam ngày nhiều làm cho hoạt động cảu cơng ty ngày khó khăn để đáp ứng nhu cầu ngày cao kinh tế năm tới công ty cần có hướng đầu tư SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 41 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG cạnh tranh so vớicác đơn vị ngành để khẳng định vị thương trường nước Bao gồm công việc cụ thể sau đây: Đẩy mạnh Marketing nước quốc tế để khai thác thêm nhiều thị trường tiềm nướcvà quốc tế Do cơng ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho phận trang bị thêm sở vật chất, tạo điều kiện cho nhân viên đào tạo thêm kiến thức chuyên môn, tăng lương … để phận hoạt động cách hiệu Mở rộng văn phòng hoạt động, nâng cấp thiết bị, phần mềm máy tính Hiện số vốn hoạt động công ty thiếu, theo em biện pháp đảm bảo nguồn vốn kinh doanh công ty cần sớm giải tình trạng tồn động cơng nợ từ trước tới nay, có cơng ty có đủ vốn để tiến hànhcác hoạt động kinh doanh công ty Đối với khách hàng, cơng ty cần có nhiều sách quan tâm đến khách hàng mục tiêu, ưu đãi khâu báo giá dịch vụ cho khách hàng mới, hạ giá thành đến mức chi phí thấp để thu hút khách hàng Tăng cường mở rộng quan ngoại giao hợp tác với hãng tàu nước nhằm dành khoản hoa hồng thuê tàu hợp tác phát triển kinh tế đất nước SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 42 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: NGUYỄN HUỲNH LƯU PHƯƠNG Tài liệu tham khảo Tân Cảng Sài Gòn http://www.saigonnewport.com.vn Tân Cảng Cát Lái http://www.saigonnewport.com.vn/CatLai Báo Hải Quan Online http://www.baohaiquan.vn/ Báo Bình Dương: http://baobinhduong.vn/icd-tan-cang-song-than-hoanthien-dich-vu-tron-khau-phat-trien-ben-vung-a101910.html Trang tìm kiếm: http://www.quangninhcustoms.gov.vn/Lists/ThuTucHaiQuan/XuatKhauKho-ChiTiet.aspx?ID=41 http://www.dncustoms.gov.vn/Data/Cv_Hqdn/BoThuTuc_821/47.htm Và tài liệu từ ICD TC-ST SVTH: TRẦN VĂN NHÂN – QL12 Trang 43 ... việc tập trung khai thác kinh doanh cước vận tải biển vận tải hàng không Do vậy, hoạt động kinh doanh phòng kinh doanh trọng vào việc tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng xuất nhập... nhập công ty cổ phần dịch vụ Logistics TNC 2.1 Tình hình kinh doanh cước vận tải biển công ty TNC Logistics 2.1.1 Chất lượng dịch vụ Điều mang lại thành công cho doanh nghiệp việc xây dựng thương... kinh doanh cước vận tải phải có khả tìm kiếm khách hàng Bởi đa phần mức lương nhân viên kinh doanh dựa doanh số mang cho công ty, tháng phải chịu áp lực doanh số để làm tốt vị trí nhân viên kinh