Thực trạng hoạt động PR tại Công ty Tư vấn và Truyền thông Chuyên nghiệp PROSCO

Thực trạng hoạt động PR tại Công ty Tư vấn và Truyền thông Chuyên nghiệp PROSCO 2.1. Thương hiệu của Công ty Tư vấn và truyền thông chuyên nghiệp PROSCO Hệ thống nhận diện thương hiệu của một công ty là tất cả những gì thể hiện ra bên ngoài bằng hình ảnh, màu sắc, âm thanh. Tức là tất cả những gì tác động lên người tiếp nhận nó bằng các giác quan, trong đó chủ yếu là thị giác. Có thể nói rằng thông qua hệ thông nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp thể hiện tôn chỉ, phương châm, nguyên tác hoạt động cũng như định hướng tầm nhìn của doanh nghiệp trong tương lai. Hệ thống nhận diện thương hiệu của Công ty Tư vấn và Truyền thông Chuyên nghiệp PROSCO. Logo của công ty được thể hiện bằng dòng chữ PROSCO nghiêng 60 o với chữ S được cách điệu thành hình cô gái Việt Nam đội chiếc nón lá. Điều này tạo nên một cảm xúc rằng PROSCO luôn đi về phía trước, luôn hòa cùng dòng chảy của thời đại, của nền kinh tế Việt Nam. Đồng thời cũng thể hiện được tham vọng của PROSCO là luôn hướng tới mục tiêu trở thành một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực Tư vấn và Truyền thông hàng đầu của Việt Nam. Về màu sắc, công ty sử dụng 3 màu xanh lá cây, đỏ, đen trong hệ thống nhận diện thương hiệu của mình. Với việc sử dụng 3 màu này công ty hàm ý thể hiện tôn chỉ hoạt động của mình thông qua đó. Như là màu xanh thì thể hiện sự trẻ trung và năng động trong đội ngũ nhân viên và trong chất lượng dịch vụ được cung cấp. Màu đỏ thể hiện sự sáng tạo và chuyên nghiệp để thể hiện mong muốn các dịch vụ mà PROSCO cung cấp cho khách hàng là sáng tạo, là khắc biệt so với các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh và so với những gì hiện đã và đang làm ở trên thị trường. Thêm nữa, PROSCO không chỉ cung cấp các dịch vụ sáng tạo mà PROSCO còn cung cấp các dịch vụ đó một cách chuyên nghiệp. Màu sắc cuối cùng mà công ty sử dụng là màu đen. Đây là màu sắc thể hiện sự bảo mật, sự cam kết với khách hàng rằng toàn bộ thông tin của khách hàng, thông tin về sản phẩm của khách hàng sẽ được công ty bảo mật hoàn toàn. Không chỉ thế, PROSCO còn luôn mong muốn đội ngũ nhân viên của công ty sẽ luôn là những người trẻ trung năng động, luôn là những người có sức sáng tạo không ngừng, có tác phong chuyên nghiệp và là những người mà khi khách hàng, các đối tác của công ty tiếp xúc sẽ có được cảm giác tin cậy. Tuy nhiên, không phải bất cứ người tiêu dùng nào khi nhìn vào hệ thống nhận diện thương hiệu của một doanh nghiệp cũng có thể nhận thức được đầy đủ ý nghĩ mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua đó. Một thương hiệu được hình thành trong tâm trí của người tiêu dùng là cả một quá trình hoạt động thông qua những dịch vụ cung cấp ra bên ngoài thị trường, và từ đó, hình thành nên ân tượng mà người tiêu dùng có được khi nhắc đến cái tên PROSCO. Sau 5 năm xuất hiện trên thị trường, cái tên PROSCO đối với nhiều doanh nghiệp thật gần gũi. PROSCO đã khẳng định tên tuổi bằng chất lượng các dịch vụ mà công ty cung ứng cho các đối tác của mình. Các đối tác khi làm việc với PROSCO đã luôn nhận được sự phục vụ tận tụy, chuyên tâm bên cạnh các giải pháp đột phá được cung cấp. Khách hàng đến với PROSCO một phần nhờ các hoạt động marketing của công ty, phần nhiều là do các doanh nghiệp đối tác của công ty giới thiệu cho bạn bè của mình sau khi họ đã sử dụng dịch vụ của công ty và đã thật sự tín nhiệm với chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp Thương hiệu luôn đi liền với giá trị vô hình trong tiềm thức của người tiêu dùng. Đối với PROSCO những giá trị đó là niềm tin, là sự sáng tạo, là sự tận tụy, là sự năng động và sự chuyên nghiệp. PROSCO luôn tự hào là một trong năm thương hiệu được đánh giá cao trong lĩnh vực cung ứng các dịch vụ truyền thông và đứng thứ hai trong một cuộc khảo sát về thương hiệu được người tiêu dùng (là các khách hàng tổ chức) nhận biết nhiều nhất. 2.2. Thực trạng hoạt động PR với vấn đề phát triển thương hiệu tại công ty PROSCO 2.2.1. Hoạt động PR trong nội bộ công ty Khái niệm PR nội bộ còn rất mới mẻ nhưng các hoạt động liên quan đến PR nội bộ trong các cơ quan, công sở đã có ở Việt Nam, tuy chưa được bài bản và thường xuyên. Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lược, chiến lược quản lý. Hiểu về PR nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả. Vậy thì làm thế nào để có được những nhân viên giỏi gắn bó với công ty? Làm thế nào để nhân viên luôn cảm thấy tự hào và hết mình cống hiến cho công ty? Liệu rằng môi trường làm việc, khả năng thăng tiến, đồng lương và thu nhập liệu đã là những điều kiện đủ và cần để giữ chân được người tài? Câu trả lời ở đây là chưa đủ vì công sở có thể ví như một xã hội thu nhỏ, ở đó cũng tồn tại những mối quan hệ tương tác giữa các cá nhân với nhau, giữa lãnh đạo công ty với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau và giữa các phòng ban với nhau, bởi thế động lực để cho nhân viên gắn bó với công ty, cảm thấy tự hào về công ty và phấn khởi để làm việc chính là Văn hóa của công ty. PR nội bộ chính là phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tổ chức bởi chức năng chính của PR nội bộ chính là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức. PR nội bộ tốt sẽ tạo ra thiện chí và có lợi cho công việc chung. Khi một tổ chức làm cho nhân viên của mình vui thích, trung thành và có cảm giác an toàn, đồng thời giúp nhân viên hiểu được vị trí, vai trò của họ trong tiến trình công việc chung, họ sẽ thoải mái chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp để thực hiện công việc tốt hơn nữa và trở thành đại sứ thiện chí của tổ chức với những nhóm công chúng ở bên ngoài của tổ chức. Đối tượng của công chúng nội bộ mà PROSCO hướng tới là tất cả các thành viên đang làm việc và thực tập tại công ty. Đó là các thành viên trong ban cố vấn, là giám đốc điều hành của công ty, là các trưởng phòng, các nhân viên chính thức, các cộng tác viên và thực tập sinh tại công ty. Tại PROSCO, hoạt động PR nội bộ được thực hiện thông qua công cụ và kênh thông tin sau đây: - Giao tiếp trực tiếp (face – to – face, interpersonal communication): Tuy công nghệ thông tin đã phát triển cho phép con người có thể giao tiếp một cách nhanh chóng nhất, tiết kiệm thời gian nhất, và ngay bản thân công ty cũng có hệ thống mạng nội bộ và các nhân viên cũng có một hòm thư điện tử để giao dịch riêngn, nhưng ở công ty vẫn duy trì hình thức giao tiếp truyền thống. Bởi vì hình thức giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi nhanh nhất. Tuy nhiên, cách thức này không phải lúc nào cũng thực hiện được vì hạn chế về thời gian nên không phải lúc nào lãnh đạo và nhân viên cũng có thể ngồi trao đổi với nhau. Nội dung họp: Vào dịp cuối năm cũ và đầu năm mới công ty cũng có cuộc họp để tổng kết hoạt động trong năm qua ,đánh giá những mặt đã đạt được và những mặt chưa được, tuyên dương và khen thưởng những thành viên hoạt động xuất sắc, bên cạnh đó, giám đốc công ty cũng thông qua kế hoạch hành động trong năm tiếp theo tới toàn thể nhân viên trong công ty, những mục tiêu mà công ty mong muốn đạt tới và phương thức hành động để đạt được mục tiêu đó. Tiếp theo là cuối mỗi tháng công ty cũng tổ chức họp mặt một lần để tổng kết hoạt động trong tháng và đối chiếu với kế hoạch năm để đánh giá diễn tiến công việc so với kế hoạch cũng như khoanh vùng hoạt động trọng tâm của công ty trong tháng là gì, phân công đầu công việc và người chịu trách nhiệm với công việc đó. Hàng tuần công ty vẫn duy trì lịch họp mặt vào cuối tuần đều đặn để tổng kết, đánh giá công việc thực hiện trong tuần vừa qua và cũng là để thông báo và lên kế hoạch triển khai công việc trong tuần sau, đối chiếu với mục tiêu trong tháng xem công việc thực hiện được đến đâu. Địa điểm họp mặt chủ yếu của công ty là tại văn phòng công ty. Hình thức chủ yếu là nhà quản lý và nhân viên ngồi vòng tròn và chuyển tải trực tiếp bằng lời nói mà không có công cụ và phương tiện nào bổ trợ. - Bảng tin (notice board,bulletin board): Đó là một tấm bảng được làm bằng fooc – mi – ca màu trắng. Đây là một vật dụng không thể thiếu ở trong văn phòng công ty. Trên bản tin công ty cập nhật những tin tức mới, những thông báo mới mà ban lanh đạo muốn nhân viên biết, cũng như những kinh nghiệm hay, những bài báo có ích cho hoạt động của công ty, cũng như những thông báo mới của ban giám đốc tòa nhà nơi công ty đặt trụ sở văn phòng giao dịch. Địa điểm đặt bản tin là ở trên tường, theo như quan sát chủ quan của người viết thì đó là vị trí không đẹp và thường thì nhân viên của công ty cũng không chú ý đến bản tin đó. Lí do của những sự việc trên là hạn chế của diện tích văn phòng công ty cũng như là hình thức trình bày của bản tin là đơn điệu. - Khen thưởng (awards): Đây là hình thức công nhân, đánh giá cao hoạt động của một cá nhân hoặc một nhóm đạt thành tích trong quá trình hoạt động của mình và thúc đẩy các cá nhân và nhóm khác làm theo . Hình thức này được đánh giá là góp phần tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty rất cao. Tuy nhiên, hiện tại nhân viên của công ty nhận được hình thức thưởng hoàn thành chỉ tiêu trách nhiệm và thưởng cuối năm mà chưa nhận được một loại hình khen thưởng nào khác. - Sự kiện (Events): Mục đích tổ chức ra các sự kiện là để cho toàn thể nhân viên trong công ty có cơ hội giao lưu và hiểu biết về nhau hơn để từ đó tăng thêm tình đoàn kết gắn bó các nhân viên với nhau. Sẽ không ngoa nếu như ví rằng nó như là một chất keo để nhân viên trong công ty gắn bó với nhau và gắn bó với công ty hơn nữa. Hình thức tương tác này hiện nay ở công ty chưa được chú trọng đúng mức. Các hoạt động chỉ dừng lại ở việc tổ chức các buổi training nội bộ mà thôi. - Internets: Mạng nội bộ LANs giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận phản hồi nhanh. Bản tin nhân viên và công việc của các thành viên trong công ty được trao đổi và báo cáo công việc hàng ngày được gửi lên cấp trên thông qua mạng nội bộ này. Đây là hình thức PR nội bộ trong công ty được sử dụng nhiều nhất. 2.2.2. Hoạt động PR ra bên ngoài công chúng Hoạt động PR ra bên ngoài công chúng là thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa tổ chức và những nhóm cộng đồng có tác động, ảnh hưởng qua lại với các tổ chức. Công chúng ở đây không chỉ là khách hàng hay các cổ đông của công ty mà còn nhằm vào những nhóm dân cư sinh sống ở xung quanh địa điểm đặt trụ sở của tổ chức, các nhà đầu tư, giới truyền thông, cộng đồng tài chính. Hoạt động truyền thông ra bên ngoài công chúng của công ty hoạt động chủ yếu thông qua các công cụ và phương tiện truyền thông sau: - Website công ty: Website của công ty là công cụ để công ty giới thiệu về mình bao gồm tôn chỉ hoạt động, cơ cấu tổ chức, phương thức phục vụ khách hàng và đăng tải các hoạt động mà công ty đã thực hiện cho các khách hàng của mình. Bên cạnh đó công ty còn để mục tương tác với các doanh nghiệp đang cần tư vấn các hoạt động marketing cho sản phẩm của họ. Bên cạnh đó website cũng là nơi mà những người quan tâm tới lĩnh vực marketing và đặc biệt là PR cũng có thể tìm thấy được các thông tin hữu ích cho mình. Người viết đề tài này cũng biết tới công ty thông qua website nhân một lần lên mạng tìm tin tức phục vụ cho quá trình học tập của mình. Có thể nói đây thật sự là một công cụ truyền thông hiệu quả, là phương tiện để công ty giao tiếp với cộng đồng các doanh nghiệp, với những người quan tâm tới marketing, tới PR, cộng đồng những đối tượng quan tâm tới hoạt động của công ty. Tuy nhiên các thông tin cũng như hoạt động của công ty gần đây đã không được cập nhật đầy đủ. Công ty dường như đã có một thời gian xao nhãng việc chăm sóc cho phương tiện truyền thông này. - Tham gia vào Hội nữ doanh nhân Hà Nội và Hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội. Đây cũng thật sự là cơ hội để công ty quảng bá tên tuổi tới các doanh nghiệp khác và tìm kiếm khách hàng của mình. Đồng thời công ty cũng xây dựng uy tín của mình thông qua công tác tổ chức các hoạt động cho các hội này mà đặc biệt phải kể đến đó là Gala nữ doanh nhân năm 2006 tại khách sạn Bảo Sơn. - Thực hiện bài báo phỏng vấn người đại diện của công ty – Giám đốc điều hành Nguyễn Thị Ánh Hồng. Có thể nói rằng hình thức PR này gây dựng được lòng tin mạnh mẽ nơi bạn đọc, tạo dựng được thiện cảm đối với công chúng nhận tin. Hình ảnh một người phụ nữ thành đạt luôn đề cao giá trị về hạnh phúc gia đình và đang sống trong một gia đình hạnh phúc luôn để lại sự ngưỡng mộ nơi công chúng, khi mà ấn tượng của công chúng về các nữ doanh nhân thành đạt hoặc là gia đình không hạnh phúc hoặc là trắc trở đường tình duyên. Từ những tình cảm dành cho người phát ngôn, người đại diện của công ty thì công chúng cũng sẽ nảy sinh tình cảm đối với thương hiệu PROSCO. - Quan hệ với giới truyền thông và báo chí: Thực tế đây là những đối tượng công chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và cam kết mà công ty cung cấp cho khách hàng của mình. Chính vì thế, việc thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông và báo chí luôn là mối quan tâm hàng đầu của công ty. Tuy nhiên báo chí và các phương tiện truyền thông cũng chỉ là phương tiện để công ty sử dụng cho việc cung cấp dịch vụ PR cho khách hàng mà chưa sử dụng nó để PR cho bản thân hình ảnh của doanh nghiệp. - Với cấp chính quyền địa phương nơi công ty đặt trụ sở giao dịch: Công ty luôn hợp tác tốt bằng việc tự giác và nghiêm túc tuân thủ mọi quy định của chính quyền địa phương. - Với cộng đồng các doanh nghiệp cùng thuê chung một tòa nhà: Công ty luôn giữ mối quan hệ hòa nhã và thiện cảm đối với các công ty đó. Tác phong đi đứng và ăn nói cũng như mọi hoạt động của nhân viên công ty cũng luôn được nhắc nhở làm sao để gây được thiện cảm đối với những người đang làm việc cùng tòa nhà. - Với cộng đồng tài chính: Công ty cũng luôn tạo lòng tin với đối tượng công chúng này bằng các sổ sách tài chính minh bạch và hoạt động kinh doanh ngày một phát triển. Tuy hình thức thì cũng chưa được đa dạng và nhiều nhưng tất cả những mối quan hệ này đã đóng góp vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động PR 2.3.1. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động PR Để đánh giá hiệu quả hoạt động PR, các công ty thường dựa trên một vài tiêu chí sau: - Kết quả thu được so với các chỉ tiêu đề ra. - Mua cổ phiếu của công ty. - Giao dịch với công ty khi các công ty khác đưa ra các điều kiện tương tự. - Mức độ khách hàng tin và sử dụng dịch vụ của công ty. - Mong muốn được làm việc trong công ty. - Sự hiểu biết của nhân viên về lịch sử công ty - Lòng tự hào của nhân viên về công ty. - Sự trung thành của nhân viên đối với công ty. - Hỗ trợ công ty trong những giai đoạn khó khăn. - Đánh giá công ty cao hơn về mặt tài chính. Có thể nói rằng việc tạo dựng và duy trì danh tiếng cho một công ty đối với các đối tượng công chúng có liên quan là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi các nhà hoạch định và quản lý phải có năng lực và phẩm chất nhất định. Vì vậy, có thể nói việc xây dựng và duy trì danh tiếng cho một công ty là một nhiệm vụ không hề dễ dàng chút nào. 2.3.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động PR nội bộ. Yếu tố con người luôn là tài sản quý giá trong mỗi doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố tài sản cố định và tài sản lưu động khác. Một doanh nghiệp thành công trong hoạt động PR nội bộ là một doanh nghiệp mà ở đó có nhiều nhân viên trung thành với công ty, sẵn sàng chung vai gánh vác nhiệm vụ ngay cả khi công ty gặp khó khăn, mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý là mối quan hệ bền chặt, gắn bó. Nhân viên tôn trọng cấp trên của mình, hết lòng với công việc được giao và cấp trên thì quan tâm dến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên. Bên cạnh đó là lịch sử hình thành của công ty, những giá trị mà công ty và ban lãnh đạo đang theo đuổi cũng được nhân viên hiểu rõ và cùng tham gia thực hiện. Đồng thời nhân viên sẽ hiểu rõ văn hóa công ty, tự nguyện điều chỉnh hành vi để phù hợp với văn hóa đó và họ luôn cảm thấy tự hào vì mình là một phần của tổ chức. Tuy nhiên, sau gần 4 tháng tham gia thực tập tại công ty, tiếp xúc và nói chuyện với các thành viên trong công ty, người thực hiện đề tài đã thấy rằng hoạt động PR nội bộ trong công ty thật sự là chưa tốt. Điều chưa tốt đó được thực hiện ở các mặt sau đây: Thứ nhất là nhân sự trong công ty là không ổn định. Nhân viên luôn cảm thấy không hài lòng về các chế độ lương bổng của công ty và có tâm lý làm việc tạm bợ. Thứ hai là sự gắn kết của nhân viên trong công ty và lãnh đạo công ty cũng không tốt. Công ty cũng chưa có hoạt động văn hóa tinh thần nào để tăng tình gắn bó giữa nhân viên với công ty và để làm phong phú đời sống văn hóa tinh thần cho mọi người sau một thời gian dài làm việc mệt mỏi. Thứ ba là các hình thức và phương thức PR nội bộ của công ty là cứng nhắc, thiếu sáng tạo, không tạo được sự hứng khởi cho nhân viên trong các buổi họp nội bộ công ty. Thứ 4 là công ty cũng đã thu hút được một số nhân viên có năng lực trong chuyên môn về làm việc, nhưng chỉ sau một thời gian số nhân viên này lại tìm mọi cách để đi khỏi công ty vì họ không hài lòng với chế độ lương bổng của công ty cũng như các chính sách đãi ngộ lao động khác. Tuy là còn nhiều mặt hạn chế như vậy nhưng ở PROSCO tất cả mọi nhân viên đều được làm việc trong môi trường làm việc mở và có cơ hội được đào tạo về nghề nghiệp rất lớn bên cạnh việc được làm việc với một giám đốc có kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. 2.3.3.Đánh giá hiệu quả hoạt động PR ra bên ngoài công chúng Đối với các khách hàng cũ và các đối tác trong công việc thì PROSCO đã xây dựng thành công hình ảnh là một công ty hoạt động chuyên nghiệp, tận tâm, và là đối tác đáng tin cậy của các bạn hàng. [...]... thành và phát triển, PROSCO từ một công ty không có tên tuổi trong cộng đồng những người làm PR và với các công ty kinh doanh Lúc đó các hợp đồng mà công ty có được thường dựa vào các mối quan hệ và uy tín cá nhân mà người thành lập ra công ty có được trước đó và thường là công ty chấp nhận mọi đơn hàng đổ về Ngày nay, thương hiệu PROSCO cũng đã được khẳng định với các doanh nghiệp trong nước và các... quan tâm tìm hiểu năng lực hoạt động của công ty và đang tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài PROSCO bắt đầu có cơ hội chọn lọc đối tư ng khách hàng nhiều hơn và tiến hành các hoạt động truyền thông kích hoạt thương hiệu có tầm vóc lớn hơn Tuy PROSCO đã có những bước tiến đáng kể trong hoạt động kinh doanh nhưng tên tuổi của công ty vẫn chưa thật sự là một thương hiệu mạnh Các hoạt động khuếch trương cho chính... khuếch trương cho chính bản thân thương hiệu PROSCO vẫn chưa được nhiều, tấn suất thực hiện cũng không được thường xuyên Chính vì thế mà các khách hàng chủ yếu của PROSCO là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Gói giá trị hợp đồng thực hiện cũng không lớn Thực tế cho thấy, chính vì PROSCO chưa thật sự đầu tư cho việc truyền thông thương hiệu ra bên ngoài nên công ty đã ít có cơ hội nhận được những hợp đồng... chính vì PROSCO chưa thật sự đầu tư cho việc truyền thông thương hiệu ra bên ngoài nên công ty đã ít có cơ hội nhận được những hợp đồng có giá trị lớn chứ không phải là do năng lực sáng tạo và hoạt động của công ty yếu kém . Thực trạng hoạt động PR tại Công ty Tư vấn và Truyền thông Chuyên nghiệp PROSCO 2.1. Thương hiệu của Công ty Tư vấn và truyền thông chuyên nghiệp PROSCO. nhất. 2.2. Thực trạng hoạt động PR với vấn đề phát triển thương hiệu tại công ty PROSCO 2.2.1. Hoạt động PR trong nội bộ công ty Khái niệm PR nội bộ còn