Quảnlýviệcbị gián đoạntrongcôngviệc HongLinh Quản trị Sự giánđoạntrongcôngviệc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quảnlý thời gian của bạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ra và biết cách quảnlý chúng. Vậy ngay bây giờ bạn hãy suy nghĩ về côngviệc của bạn ngày hôm qua và suy nghĩ về những gián đoạntrongcôngviệc đã xảy ra. Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một email, một đoạn đối thoại ngoài hành lang, một sự xen ngang của đồng nghiệp hoặc là bất cứ thứ gì mà bạn không mong muốn nhưng chúng lại làm bạn không tập trung vào côngviệc đang làm. Một ngày thật sự bạn chỉ có 24 tiếng trong đó phải dành ra nhiều tiếng ăn uống, để nghỉ ngơi… Sự giánđoạn dù nhỏ nhất cũng đã cướp mất của bạn một khoảng thời gian quý giá mà lẽ ra bạn phải sử dụng chúng để đạt được những kết quả mà bạn mong muốn. Đôi khi chúng còn làm bạn mất đi sự tập trung, ví dụ như: Bạn đang tham gia một đề án phức tạp, bạn phải mất nửa ngày để tìm ra phương pháp giải quyết, khi đó có một cuộc điện thoại gọi đến thế là bạn quên hết những ý tưởng ban đầu và điều này rất thường hay xảy ra. Một bí quyết để quảnlý được sự giánđoạn là bạn phải hiểu bản chất của chúng, khi nào chúng mới thật sự cần thiết và phải có thời khóa biểu khi nào thật sự bạn mới cần tập trung cho chúng. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó và có thể ngăn chặn sự giánđoạn không mong muốn trongcôngviệc của bạn. Hiểu và quảnlýviệcbịgiánđoạn a) Liệt kê những người/ hiện tượng gây ra gián đoạn: Nếu sự giánđoạn bắt buộc bạn phải tốn thời gian và công sức cho nó, thì đã đến lúc bạn cần một bản liệt kê những kể gây ra sự giánđoạn không mong muốn đó. Hình 1: Bản liệt kê những giánđoạntrong một ngày. Tên/ hiện tượng Ngày và thời gian Nội dung Có hợp lý hay không Có khẩn cấp hay không? Hãy giữ bản liệt kê bên bạn ít nhất một tuần, ghi lại tất cả những giánđoạn đã xảy ra, đánh dấu những người/hiện tượng làm bạn bịgián đoạn, ngày và thời gian, sự giánđoạn có nội dung gì? Sự giánđoạn này có cần thiết hay không? Có khẩn cấp hay không? Chúng có thể tốt hơn nếu được dời vào ngày kế tiếp hay không? Khi mà bạn đã có bản liệt lê đầy đủ những thông tin, bạn hãy phân tích thật kỹ mỗi tình huống xảy ra. Bạn phải phân biệt được sự giánđoạn nào là cần thiết và sự giánđoạn nào là không? Nếu giánđoạn là cần thiết thì bạn phải giải quyết chúng. Nhưng bạn phải biết sắp xếp chúng vào thời gian hợp lýtrong ngày để bạn vẫn còn đủ thời gian để làm những việc khác. Nếu sự giánđoạn là không hợp lý, bạn cần phải tìm cách để chúng không xảy ra trong tương lai. Phân tích mức độ quantrọng của sự giánđoạn Để phân tích mức độ quantrọng của sự giánđoạn bạn phải nhìn vào bản liệt kê những giánđoạn đã xảy ra. Đầu tiên phải phân biệt xem giánđoạn này có hợp lý hay không? Sự giánđoạn này có thể được giải quyết sau khi bạn có thời gian rãnh hay không? Hay là chúng thật sự phải cần giải quyết ngay? Nếu chúng thật sự chưa cần thiết phải giải quyết ngay thì bạn phải kiên quyết từ chối với thái độ lịch sự. Tiếp theo, bạn phải phân tích xem mức độ khẩn cấp của gián đoạn, chúng có thể được bỏ qua hay không, nếu có thể bỏ qua được bạn phải từ chối và tìm cách ngăn chặn chúng xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên, nếu sự giánđoạn là hợp lý và cấp bách bạn cần phải giải quyết chúng. Từ bản liệt kê sự gián đoạn, bạn dễ dàng nhìn thấy được bạn phải mất bao nhiêu thời gian cho nó, bạn phải cố gắng duy trì lượng thời gian này và ngày càng có thể rút ngắn. Trong trường hợp đặc biệt, bạn chưa chuẩn bị giải quyết tốt, bạn cũng có thể sẽ phải tốn thêm thời gian cho chúng. b) Sử dụng điện thoại đi động như một công cụ giúp ích cho bạn chứ không phải chống lại bạn. Ngăn chặn những cuộc điện thọai không mong muốn là một trong những côngviệcquantrọngtrong ngăn chặn sự gián đoạn. Nếu bạn cần tập trung cho một côngviệcquantrọng thì giải pháp là bạn có thể bật chức năng không nhận cuộc gọi đến hoặc chỉ nhận những cuộc gọi nào thật sự quantrọng có liên quan đến côngviệc bạn đang làm (ví dụ như các đối tác, các thành viên của nhóm…), hoặc bạn sẽ bố trí một nhân viên trực điện thoại cầm tay cho bạn. Khi thật sự có cuộc gọi quantrọng thì nhân viên đó sẽ báo cho bạn biết… Nếu bạn sử dụng điện thoại di động một cách không khoa học thì nó vô tình là vật gây giánđoạn cho bạn nhiều nhất, trong lúc làm việc, trong cuộc họp, và thậm chí trong thời gian bạn cần thư giãn. Điều này rất không có lợi cho sức khỏe cũng như tính hiệu quả trongcôngviệc của bạn. c) Học nói “Không” Chữ “không” thường được chấp nhận khi bạn bị yêu cầu một côngviệc hay một nhiệm vụ khi bạn đang thật sự bận và bạn biết một người nào khác có thể đảm nhận được côngviệc đó, hoặc côngviệc đó có thể được làm sau. Khi bạn phải nói “Không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng như: “Tôi đang rất bận vì thời hạn chót của dự án rất quantrọng sắp hết, tôi xin lỗi, tôi không thể giúp anh trong lúc này được”. d) Cho mọi người biết thời gian nào bạn “rảnh” và không “rảnh” Thật đơn giản nhưng hiệu quả là bạn phải làm sao cho mọi người biết trong lúc này bạn có thời gian nào “rảnh” hay không, và đảm bảo rằng mọi người biết trong thời gian bạn “rảnh” thì mọi người mới có thể cắt ngang côngviệc của bạn. Bạn và đồng nghiệp của mình cũng phải hiểu ý với nhau về việc tạo ra tín hiệu để mọi người trongcông ty biết rằng trong lúc này bạn đang rất bận và không nên làm giánđoạncôngviệc của bạn, Nếu côngviệc đó thật sự rất khẩn cấp và quantrọng thì hãy treo tấm bảng ở ngoài cửa phòng hoặc đơn giản là đóng cửa phòng lại, điều này làm bạn giảm được sự giánđoạn không cần thiết và không gây cho bạn cảm giác khó chịu. Điểm cần chú ý: Hãy thận trọng, nếu bạn là giám đốc/ quảnlý cấp cao thì một trong những côngviệcquantrọng của bạn là luôn luôn có mặt kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh và giúp cho mọi người có được cách giải quyết hiệu quả nhất khi cần đến sự trợ giúp của bạn. Nếu bạn cố tình tạo ra rào cản quá cao thì điều đó chứng tỏ là bạn không có khả năng làm được những côngviệc đó. Tất nhiên là bạn phải luôn đặt mình trong tình trạng “rất bận” nhưng nếu bạn quá lạm dụng nó thì một điều chắc chắn là mọi người sẽ biết được và bạn có thể sẽ là người bị gián đoạncôngviệc nhiều nhất trongcông ty. (e) Tránh giánđoạntrong cuộc họp Hãy lên lịch đăng ký khoản thời gian cố định mà bạn thường xuyên họp với khách hàng, yêu cầu họ tập trung thảo luận những vấn đề đã được thông báo trước để bạn có thể đi qua tất cả các điểm cần thiết trong thời gian đó và để tránh làm mất thời gian cũng như không bịgiánđoạn bởi những chủ đề không đúng mục đích của buổi họp. Hoặc đề ra các quy định như: tắt điện thoại di động khi họp, . (f) Sự giánđoạn không thể ngăn chặn Đó là những giánđoạn mà dù bạn có cố gắng thế nào thì cũng không thể ngăn được. Hầu hết trong mọi trường hợp bạn sẽmong muốn sắp xếp mọi việc vào thời gian thích hợp hơn để giải quyết nhưng trong những trường hợp không thể thì bạn phải lập tức thiết lập một giới hạn về thời gian đại loại như: “bây giờ thì tôi chỉ có thể dành 5 phút để nói về chuyện này”… hãy đi ngay vào vấn đề và nếu thấy rằng không có giải pháp nào có thể được đưa ra trước khi hết thời gian thì bạn phải sắp xếp một thời gian khác thích hợp hơn để nói thêm về vấn đền này. Nguồn: Quản trị . Quản lý việc bị gián đoạn trong công việc HongLinh Quản trị Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quản lý thời gian. gián đoạn không mong muốn trong công việc của bạn. Hiểu và quản lý việc bị gián đoạn a) Liệt kê những người/ hiện tượng gây ra gián đoạn: Nếu sự gián đoạn