7 Thực tế tổ chức kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TWII

Thực tế tổ chức kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TWII I-Giơí thiệu khái quát về tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp dược phẩm TW II 1.Khái quát chung về xí nghiệp xí nghiệp dược phẩm TW II thuộc liên hiệp dược phẩm thuộc Bộ y tế,tiền thân là xưởng quân dược thuộc Cục quân y. Ngay 7-5-1992 theo quyết định số 338/HĐBT của hội đồng bộ trưởng, xí nghiệp được công nhận là một doanh nghiệp Nhà nước và được hạch toán độc lập. 2. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp 2.1.Bộ máy kế toán Là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, xí nghiệp được quyền ký hợp đồng mua bán hàng hoá với các tổ chức xí nghiệp quốc doanh, được mở tài khoản ở ngân hàng và vay ngân hàng để đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của xí nghiệp được sắp xếp gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung hiện nay. Phòng có 11nhân viên trong đó: -kế toán trưởng kiêm trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán và hoạt động của phòng kế toán tài chính, tạo các nguồn vốn cho xí nghiệp. -Phó phòng kế toán nắm bắt các hoạt động, lập báo biểu, quyết toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng, đồng thời làm công tác thống kê. -Kế toán thanh toán với ngân hàng: thực hiện việc giao dịch với ngân hàng cùng các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng kịp thời. Hiện nay xí nghiệp giao dịch với 3 ngân hàng:Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Ngân hàng Ngoại thương. -Kế toán tổng hợp gía thành: phản ánh ghi chép chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, phân bổ các chi phí đó vào các đối tượng tính giá thành, tính toán giá thành sản phẩm đã hoàn thành đối chiếu với kế hoạch, tổng dự toán chi phí sản cuất, đề xuất biện pháp hạ thấp giá thành, cung cấp thông tin cho phân tích hoạt động kinh tế và dự toáng chi phí sản xuất kỳ sau. -Kế toán lương và BHXH -Kế toán kho nguyên vật liệu bao bì -Kế toán kho phụ liệu và sửa chữa nhỏ -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ -Kế toán thu ngân -Thủ quỹ -Bốn nhân viên kinh tế phân xưởng Hàng tháng, hàng quý các nhân vuên kế toán phải đối chiêu quan hệ ngang với nhau và đối chiế với phân xưởng.Tất cả các nhân viên phải chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng và kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác taì chính kế toán của xí nghiệp . 2.2.Hình thức tổ chức công tác kế toán Bộ máy kế toán tập trung tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo xí nghiệp. Theo hình thức này toàn bộ đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ và gửi về phòng kế toán. Hình thức kế toán : xí nghiệp sử dụng hình thức nhất ký chứng từ . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 1 1 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu II- Kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TWII 1.Đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp . Sản phẩm của xí nghiệp bao gồm 3 loại chủ yếu: thuốc viên, thuốc tiêm và thuốc nước. Sản phẩm của xí nghiệp đều là thành phẩm vì chúng được hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng của qui trình sản xuất. Thành phẩm của xí nghiệp rất đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã từng loại thuốc.Có nhiều loại thuốc tên khác nhau. Nhưng lại có cùng một loại thuốc có nhiều qui cách khác nhau, chẳng hạn vitamin B1:ở phân xưởng viên có vitamin B1 lọ 100 viên, lọ 2000 viên, nhưng ở phân xưởng tiêm lại có vitamin B1 0,025ml, 100 ml. Hơn thế nữa thuốc là loại thành phẩm đặc biệt, 2 Ch ng t g c v cácứ ừ ố à b ng phân bả ổ Th v s k toán chiẻ à ổ ế ti tế B ng kêả Nh t ký ậ ch ng tứ ừ S cáiổ B ng t ng h p ả ổ ợ chi ti tế Báo cáo t i chínhà 2 nó không giống các sản phẩm khác về chất lượng và sự ảnh hưởng của nó đối với người tiêu dùng. Với những đặc điểm trên để tránh nhầm lẫn trong việc cung cấp cho khách hàng, sai sót trong hạch toán, thành phẩm của xí nghiệp được quản lý chặt chẽ. Song song với việc quản lý chặt chẽ thành phẩm , xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến việc đánh giá thành phẩm sao cho đúng, chính xác, đảm bảo cho việc hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm có hiệu quả. 2. Đánh giá thành phẩm Kế toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm ở xí nghiệp áp dụng phương pháp đánh gá theo giá trị thực tế. -thành phẩm nhập kho được xác định theo giá thành sản xuất thực tế tính riêng cho từng loại sản phẩm. Số liệu do bộ phận kế toán giá thành cung cấp và tính toán. Nó được xác định vào cuối tháng. -Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại thuốc. 3. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ nhập xuất.Các hoạt động nhập xuất kho thành phẩm diễn ra đều được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời. Đây là hình thức hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ kinh tế , là nguồn thông tin kinh tế đầu tiên trong xí nghiệp là cơ sở pháp lý để tiến hành nhập xuất kho thành phẩm Hiện nay trong công tác kế toán thành phẩm “ xí nghiệp dược phẩm TWII” sử dụng bốn loại chứng từ sau: -Khi nhập kho thành phẩm : phiếu nhập kho thành phẩm là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho thành phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất ở từng phân xưởng. Thành phần thuốc sau khi được phòng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng viết phiếu kiểm nghiệm sẽ được nhập kho. Khi đó nhân viên kinh tế phân xưởng có thành phẩm nhập kho sẽ viết phiếu nhập kho gồm 3liên: liên1: nhân viên kinh tế phân xưởng giữ liên 2: Thủ kho giữ liên 3: lưu phòng kế toán Hàng ngày khi nhập kho chỉ tiến hành ghi theo số lượng thực nhập kho được phân loại theo từng chủng loại thuốc. Phiếu nhập kho được tậphợp theo kho.Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của người nhập, thủ kho , thủ trưởng đơn vị. 3 3 -Khi xuất kho thành phẩm xí nghiệp sử dụng phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho phản ánh số thuốc xuất phục vụ nội bộ xí nghiệp theo chỉ tiêu số lượng( xin lĩnh và thực lĩnh). Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được dùng khi xí nghiệp xuất bán thẳng cho khách hàng tại xí nghiệp. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thuốc để bán theo cả hai chỉ tiêu số lượng và số tiền. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng khi xí nghiệp xuất bán cho các cửa hàng phụ thuộc. Các chứng từ xuất kho do phòng thị trường lập gồm 3liên: Liên 1: thủ kho giữ Liên 2: người mua giữ để thanh toán Liên 3: phòng kế toán lưu Các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm đều được chuyển đến cho thủ kho để tiến hành nhập xuất thuốc, hạch toán ghi thẻ kho. 4.Kế toán chi tiết thành phẩm Kế toán chi tiết thành phẩm ở xí nghiệp tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán như sau: -ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất thủ kho xem xét tính hợp pháp, hợp lý và căn cứ vào số thực nhập, thực xuất để ghi thẻ kho. Phương pháp ghi thẻ kho: +cột tồn đầu tháng: căn cứ vào tồn cuối tháng của thẻ kho tháng trước +Cột nhập: thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm , lấy phần số lượng ghi vào cột nhập +Cột xuất: thủ kho căn cứ vào các chứng từ xuất( phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho .) lấy phần số lượng ghi vào cột xuất. Trên cơ sở nhập xuất tồn tính ra số tồn cuối tháng Mỗi kho được quản lý riêng từng loại thành phẩm nênthẻ kho cũng dược mở riêng. Mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập xuất thủ kho ghi một dòng trên thẻ kho, cuối tháng tính ra số tồn thành phẩm . -ở phòng kế toán : kế toán theo dõi thành phẩm cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Kế toán chi tiết thành phẩm ở xí nghiệp sử dụng bảng kê xuất, sổ chi tiết thành phẩm và bảng tiêu thụ 4 4 Mỗi tháng thành phẩm xuất ra được theo dõi trên hai bảng kê xuất: bảng kê xuất thuốc viên và bảng kê xuất thuốc tiêm. Nội dung theo dõi tình hình xuất thuốc theo từng hoá đơn theo chỉ tiêu số lượng và giá bán. Phương pháp lập: căn cứ vào các hoá đơn xuất kho kế toán tiến hành ghi số lượng xuất theo từng loại thuốc vào cột có tên thuốc tương ứng và tổng số tiền phải trả theo hoá đơn vào cột thành tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu hay TGNH thì số tiền sẽ được ghi tương ứng vào cột TK 11111, TK 11112, TK 1121. Nếu khách hàng mua chịu thì số tiền còn phải thu của khách hàng được ghi vào cột TK 131 bằng số tiền trên cột thành tiền trừ số tiền chiết khấu tính trừ vào tiền hàng phải thu. Số lượng thuốc xuất trên bảng kê xuất được dùng để ghi vào sổ theo dõi thanh toán với khách hàng theo từng hoá đơn, từng khách hàng. Bên cạnh đó số tiền tổng cộng của cả hai bảng kê xuất còn được dùng để cuối tháng ghi sổ TK 5112( bên có TK 5112) Để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng loại thuốc, kế toán mở sổ chi tiết thành phẩm. Mỗi loại được lập trên một trang sổ và các loại thuốc của một kho được tổng hợp trên một quyển sổ. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các phiếu nhập kho ghi số lượng thuốc nhập kho. Cuối tháng. Khi bộ phận kế toán gía thành chuyển bảng giá thành cẫ tính xong cho bộ phận kế toán thành phẩm , kế toán thành phẩm tiế hành ghi vào sổ chi tiết theo chỉ tiêu giá trị. Đồng thời, kế toán tập hợp số lượng xuất trên bảng kê xuất để ghi vào phần xuất theo chỉ tiêu số lượng, còn chỉ tiêu giá trị được tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền.Từ số lượng nhập xuất tính ra số lượng tồn kho. Bảng tổng hợp tiêu thụ phản ánh tổng hợp tình hình nhập xuất tồn của các loại thuốc theo chỉ tiêu giá trị. Mỗi phân xưởng được tổng hợp và theo dõi trên một bảng tiêu thụ. Mỗi loại thuốc được ghi trên một dòng trong bảng tiêu thụ. Phương pháp lập: Cột dư đầu kỳ: căn cứ vào số chi tháng trước trong bảng tiêu thụ tháng trước chuyển sang. Cột phát sinh nợ, có căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm từ đó rút ra gía trị tồn cuối tháng. Bảng tiêu thụ ở xí nghiệp thực chất là theo dõi thành phẩm theo giá trị thực tế nhập kho và xuất kho. 5. Kế toán tổng hợp thành phẩm Các nghiệp vụ kế toán tổng hợp thành phẩm được thực hiện trên bảng tổng hợp tiêu thụ. Bảng tổng hợp tiêu thụ tổng hợp tình hình nhập xuất tồn thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị theo từng phân xưởng sản xuất. 5 5 Bảng tổng hợp tiêu thụ khác với bảng tiêu thụ ở chỗ nó tổng hợp giá trị nhập xuất tồn của cả một phân xưởng trong tháng không phân biệt chi tiết cho một loại thuốc nào cả. Căn cứ lập bảng tổng hợp tiêu thụ là các bảng tiêu thụ từng phân xưởng. Số liệu tổng hợp trên” Bảng tổng hợp tiêu thụ “ sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8( ghi có TK 155, Nợ các TK liên quan) Phần III đánh giá chung 1.Nhận xét và đánh gía chung về tổ chức công tác kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TƯ II Từ một xưởng quốc phòng nhỏ bé với trang thiết bị đơn sơ, xí nghiệp dược phẩm TƯ II đã liên tục phát triển,trưởng thành lớn mạnh không ngừng.Sự lớn mạnh của xí nghiệp không những thể hiện 6 6 qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn ở trình độ quản lý thực tế của xí nghiệp đang được hoàn thiện và nâng cao, đời sống của công nhân dần được cải thiện và ổn định. Với đặc trưng là sản xuất, kinh doanh thuốc và tân dược xí nghiệp quan tâm hàng đầu đến chất lượng sản phẩm đảm bảo an toàn, hiệu quả đối với người tiêu dùng, từng bước nâng cao uy tín trên thị trường. Bản thân xí nghiệp đã rất năng động trong việc tự huy động các nguồn vốn để sản xuất, hơn thế nữa xí nghiệp đã chủ động tìm bạn hàng và đến nay đã có thị trường tiêu thụ tương đối rộng. Để có được những thành quả kinh tế trên, nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành và sản phẩm thuốc ngoại nhập ngày càng nhiều, không thể không nói đến sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong xí nghiệp trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán của xí nghiệp với biên chế 11 người, việc tổ chức công tác kế toán được chuyên môn hoá, khoa học và hợp lý. Bên cạnh đó, xí nghiệp còn áp dụng kế toán trên máy vi tính, giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Với cách bố trí công việc như hiện nay, công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm nói riêng ở xí nghiệp đã đi sâu vào nề nếp và hiệu quả. Trước hết, xí nghiệp đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý thành phẩm và kế toán thành phẩm tiêu thụ của xí nghiệp cũng đang được hoàn thiện. Bên cạnh đó, công tác quản lý bán hàng, theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn gắn với thực tế xí nghiệp. Với một khối lượng hàng bán ra tương đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách, kế toán thành phẩm và tỉêu thụ ở xí nghiệp cũng rất nỗ lực cố gắng để hoàn thành một khối lượng công việc như hiện nay. Đi sâu vào tìm hiểu phần kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TƯII tôi thấy có nhiều ưu điểm cần được phát huy đó là việc sử dụng chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra trên cơ sở thực tế có thực ở xí nghiệp giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm kịp thời cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. Tổ chức công tác hạch toán thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp. Song bên cạnh những thành tích đã đạt được của kế toán nói chung và kế toán thành phẩm nói riêng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên cứu để hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm ở xí nghiệp. Do đó tôi xin đóng góp một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán thành phẩm. 2. Một số kiến nghị 7 7 -Về vấn đề đánh giá thành phẩm: thành phẩm của xí nghiệp nhập xuất kho phải được đánh giá theo hai giá là giá thực tế và giá hạch toán. Đây là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác hạch toán. Nhưng thực tế thành phẩm của xí nghiệp chỉ được đánh giá theo giá thực tế do đó việc nhập xuất kho hàng ngày chỉ được theo dõi về mặt số lượng mà chưa theo dõi về mặt giá trị, trong đó thước đo giá trị mới là thước đo chủ yếu vì thế làm hạn chế việc phản ánh và giám đốc của kế toán. Trong khâu hạch toán thành phẩm kế toán xí nghiệp không dùng giá hạch toán để theo dõi trong tháng về mặt giá trị sản phẩm nhập kho do đó không thể tiến hành quản lý hiệu quả theo dõi chính xác sự biến động của thành phẩm mà thiếu sử dụng giá thành. Với công tác hạch toán như trên theo tôi xí nghiệp nên tổ chức đánh giá thành phẩm theo hai giá là giá hạch toán và giá thực tế- đây là điều hết sức quan trọng và cần thiết, đảm bảo phản ánh và theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất kho thành phẩm đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán. Về hệ thống sổ kế toán xí nghiệp đã vận dụng sáng tạo hình thức nhật ký chứng từ vào thực tiễn công tác kế toán. Tuy nhiên còn một số điểm chưa thật hợp lý, thích hợp với hình thức nhật ký chứng từ và tinh hình thực tế ở xí nghiệp, khối lượng công việc nhiều do ghi trùng lặp, chồng chéo giữa bảng kê xuất, sổ chi tiêt thành phẩm, bảng tiêu thụ. Theo tôi để kế toán thành phẩm dễ dàng tổng hợp được tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm bằng cách tổng hợp tất cả các số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, phát sinh Nợ ,Có TK155 của tất cả các loại thuốc trên bảng kê số 8. Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành theodõi tình hình nhập xuất tồn của từng loại thuốc theo hai chỉ tiêu số lượng và gía trị trên bảng kê số 8. Kết luận Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế hàng hoá, vận động theo cơ chế thị trường, do đó các quan hệ hàng- tiền ngày càng được mở rộng và phát triển. Trong môi trường đó, sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất ra là những sản phẩm hàng hoá. Vì vậy các doanh nghiệp không những có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm mà còn phải giám sát chặt chẽ sao cho quá trình tiêu thụ hàng hoá được thông suốt và đem lại hiệu quả. Làm được khâu đó thì công tác kế toán thành phẩm và bán hàng phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Có như vậy doanh nghiệp mới tồn tại và ngày càng phát triển đứng vững trên thương trường. 8 8 Nhận thức được tầm quan trọng đó, xí nghiệp dược phẩm TW II đã chủ động quan tâm đến khâu quản lý thành phẩm , tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm.Là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập xí nghiệp đã chủ động tìm bạn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ và ngày càng sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Phòng kế toán và bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của xí nghiệp . Trong phạm vi nghiên cứu đề tài này cùng với thời gian có hạn tôi đã trình bầy một cách tóm tắt về cơ cấu tổ chức công tác kế toán thành phẩm tại xí nghiệp dược phẩm TW II và qua đó cũng đưa một số nhận xét và đề xuất cá nhân với mong muốn cùng xí nghiệp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thành phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa. 9 9 . Thực tế tổ chức kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TWII I-Giơí thiệu khái quát về tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp dược phẩm TW II. cuối tháng Đối chiếu II- Kế toán thành phẩm ở xí nghiệp dược phẩm TWII 1.Đặc điểm thành phẩm của xí nghiệp . Sản phẩm của xí nghiệp bao gồm 3 loại chủ