(Luận văn thạc sĩ) đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư lưu trữ cấp phường (qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận tây hồ hà nội)

“Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND tỉnh Hà Giang” – Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn Văn Phong…v..v Bên cạnh đó, những nghiên cứu về quản lý công

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-* -

NGUYỄN THỊ HỒNG

ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

(Qua khảo sát thực tế tại các Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội)

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-* -

NGUYỄN THỊ HỒNG

ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG

(Qua khảo sát thực tế tại các Phường thuộc Quận Tây Hồ - Hà Nội)

Chuyên ngành: lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, năm 2013

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

7 Tài liệu tham khảo 5

8 Phương pháp nghiên cứu 5

9 Đóng góp của đề tài 5

10 Bố cục của Luận văn 6

NỘI DUNG 8

Chương 1: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 8

1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp phường 8

1.1.1 Vị trí của UBND cấp phường 8

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp phường 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp phường 11

1.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường 12

1.2.1 Trong công tác văn thư 12

1.2.2 Trong công tác lưu trữ 15

1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường 17

1.3.1 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND cấp phường 17

1.3.2 Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động ở UBND cấp phường 21

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU

TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC PHƯỜNG 30

2.1 Nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư, lưu trữ 30

2.2 Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ 34

2.3 Công tác xây dựng, ban hành phổ biến các văn bản quy định hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ 37

2.4 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 37

2.5 Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 38

2.5.1 Thực trạng tổ chức nghiệp vụ văn thư 38

2.5.2 Thực trạng tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 57

Chương 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND CẤP PHƯỜNG (TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂY HỒ) 69

3.1 Đánh giá chung 69

3.1.1 Ưu điểm 69

3.1.2 Hạn chế 72

3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường thuộc quận Tây Hồ 75

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường 75

3.2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong UBND phường 79

3.2.3 Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại UBND phường 82

3.2.4 Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức UBND phường đối với công tác văn thư, lưu trữ 88

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 90

3.2.6 Đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 92

3.2.7 Tăng cường công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 94

KẾT LUẬN 97

Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của cơ quan Nội dung của công tác văn thư gồm: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; công tác quản lý và

sử dụng con dấu; công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời

là công tác nghiệp vụ khoa học Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề liên quan tới thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Nội dung công tác lưu trữ gồm: thu thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị; thống kê và xây dựng công cụ tra tìm; bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Từ khi có Pháp lênh Lưu trữ quốc gia năm 1982 và gần đây là Luật lưu trữ năm 2011 đến nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp phường đã có những chuyển biến tích cực Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại UBND một

số phường trên địa bàn quận Tây Hồ, công tác văn thư ở UBND cấp phường vẫn chưa được tổ chức khoa học, những vấn đề về nghiệp vụ còn nhiều hạn chế; tổ chức công tác văn thư còn bất cập, chưa thống nhất; trang thiết bị còn lạc hậu chưa đáp ứng yêu cầu, nhất là việc trang bị các thiết bị hiện đại để

thực hiện các khâu nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn rất nhiều hạn chế Việc triển khai thực hiện các quy định của Nhà nước còn chậm, thiếu nghiêm túc; công tác xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc; con dấu là một trong những thành phần quan trọng xác nhận tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản, nhưng còn quản lý lỏng lẻo, không đúng quy định

Về công tác lưu trữ ở UBND các phường hầu hết chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu để bảo quản tài liệu, hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu; dẫn đến hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu bị thất lạc, mất mát Các khâu nghiệp vụ như chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra; quản lý tài liệu và quản lý công tác lưu trữ còn nhiều bất cập; trình độ cán bộ còn hạn chế, quy định về bố trí và

sử dụng cán bộ còn nhiều bất cập so với yêu cầu thực tế

Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBND cấp phường, ảnh hưởng đến việc giữ gìn, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu ở giai đoạn văn thư cũng như tài liệu ở giai đoạn lưu trữ và làm cản trở công cuộc cải cách hành chính ở địa phương Qua khảo sát thực tế hoạt động của các phường, chúng tôi nhận thấy, công tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự đi vào nền nếp, chưa được sự quan tâm thỏa đáng của các cấp lãnh đạo, những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp chưa được quan tâm

và ban hành nhiều Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều nguyên nhân, song trước hết và cơ bản chính là việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường chưa hoàn thiện, còn bất cập

Vì vậy, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

ở UBND các phường nhằm tổng kết những ưu điểm, những hạn chế; tìm ra những nguyên nhân và đề ra các giải pháp khắc phục là việc làm cần thiết

Từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn “Đánh giá và đề xuất

giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khi thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến ba mục tiêu cơ bản:

- Khảo sát và đánh giá việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường thông qua việc khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường nói chung và các phường của quận Tây Hồ (Hà Nội) nói riêng

3 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài này được triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tượng

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được triển khai với những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp phường

- Làm rõ nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường

- Khảo sát thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại một số UBND phường thuộc quận Tây Hồ

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ ở cấp phường nói chung và của các phường thuộc quận Tây Hồ nói riêng

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cấp từ trung ương đến địa phương nói chung đã và đang dành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như phát triển các nghiệp vụ của công tác này Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng cả về lý luận và thực tiễn Trong đó, những công trình liên quan đến luận văn của chúng tôi đã được thực hiện bao gồm:

Một là, những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nước công tác văn

thư, lưu trữ như: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác

văn thư lưu trữ” - Đề tài do TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm; Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” – luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học

của Ths Trần Thanh Tùng

Hai là, các công trình nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư

hoặc công tác lưu trữ các cấp như:“Công tác văn thư ở UBND huyện Thủy

Nguyên – Hải Phòng: thực trạng và giải pháp” – Đề tài khóa luận Cử nhân, năm

2007 của Bùi Thị Vân Anh; “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của

công tác văn thư ở UBND quận Thanh Xuân” – Đề tài khóa luận cử nhân của

Đinh Thị Bích Hạnh “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư

lưu trữ của UBND tỉnh Hà Giang” – Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn

Văn Phong…v v Bên cạnh đó, những nghiên cứu về quản lý công tác văn

thư, lưu trữ cấp xã, phường chỉ dừng lại ở số lượng còn hạn chế: “Vài nét về

công tác văn thư, lưu trữ tại các UBND xã, phường hiện nay” (Chuyên đề cơ

sở của Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ - Cục lưu trữ Nhà nước);

“Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành phố Hồ Chí Minh” – Đề tài luận văn chuyên ngành quản lý hành chính công

năm 2010 và một số bài viết trên tạp chí chuyên ngành khác…

Như vậy, vấn đề tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu Đề tài của chúng tôi có kế

7 Tài liệu tham khảo

Để hoàn thành luận văn này, tác giả đã sử dụng những nguồn tài liệu cơ bản sau:

- Những văn bản của Nhà nước quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan Nhà nước ở cấp quận, phường

- Những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành về công tác văn thư, công tác lưu trữ ở địa phương

- Thông tin liên quan từ các website

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội

8 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thống, phân tích: Phương pháp này được chúng tôi

sử dụng trong việc hệ thống các quy chế pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ, phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường

- Phương pháp điều tra khảo sát trực tiếp: Phương pháp này được sử

dụng để lấy các số liệu thực tế liên quan đến đề tài luận văn

- Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các Phó chủ

tịch phường, công chức văn phòng - thống kê, hợp đồng văn thư Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh

9 Đóng góp của đề tài

- Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hóa lý luận cũng như thực tiễn về công tác văn thư , lưu trữ ở cấp phường

- Góp phần làm rõ ý nghĩa, vai trò và hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý của UBND cấp phường

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường nói chung và các phường của Hà Nội nói riêng

10 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được bố cục thành ba chương, bao gồm:

- Chương 1: Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường:

Trong chương này, chúng tôi giới thiệu chung về tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường Từ đó, tác giả mô tả chung về nhiệm vụ, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường Đây là chương mang tính chất dẫn luận, vừa có ý nghĩa khẳng định vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cấp phường và đưa ra những tiền đề làm căn cứ so sánh với thực trạng công tác văn thư, lưu trữ cấp phường sẽ được phản ánh ở chương 2

- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các phường (qua khảo sát các phường trên địa bàn quận Tây Hồ)

Với những thông tin đã thu thập được, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở cấp phường về các nội dung: Xây dựng, ban hành phổ biến văn bản; Nhân sự phụ trách; Kiểm tra, đánh giá

và tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trong quá trình phản ánh thực trạng, chúng tôi chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở chương tiếp theo

- Chương 3: Một số đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ

Đây là chương quan trọng, là kết quả của luận văn Với những phân tích

từ hai chương trước đó, chúng tôi sẽ tổng kết các nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ cấp phường Việc tìm ra những

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ hết sức tận tình của các cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân các phường đến khảo sát như: UBND phường Xuân La, UBND phường Nhật Tân, UBND phường Yên Phụ, UBND phường Tứ Liên, UBND phường Thụy Khuê Đặc biệt, nhờ

có sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng chúng tôi đã hoàn thành đề tài này Đấy chính là những thuận lợi của chúng tôi trong suốt quá trình nghiên cứu

Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn do những giới hạn nhất định, thời gian hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các ông, bà Chủ tịch, Phó Chủ tịch, công chức Văn phòng - Thống kê các phường thuộc quận Tây Hồ và các bạn đồng nghiệp

đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông tin, giúp tôi trong quá trịnh thực hiện đề tài Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài

Với những khó khăn trên chắc chắn luận văn của chúng tôi không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn

1.1.1 Vị trí của UBND cấp phường (gọi chung là phường)

Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003, UBND phường thực hiện chức năng quản lí hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng… trong địa bàn phường; thực hiện triển khai chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; tổ chức vận động, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định của Nhà nước, của địa phương đối với cơ quan, tổ chức và nhân dân trong địa bàn phường; vận động nhân dân thực hiện nếp sống văn minh đô thị , giữ gìn vệ sinh – cảnh quan đô thị… [12; 12]

Hoạt động của UBND phường được quy định trong Hiến pháp năm

1992 và sửa đổi bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc Hội khóa X, kì họp thứ X và Luật Tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003

Theo các quy định trên, UBND cấp phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân; chịu trách nhiệm thi hành các Nghị quyết của HÐND và báo cáo công việc trước HÐND cùng cấp và UBND cấp trên UBND chịu sự giám sát của HÐND và đôn đốc của thường trực HÐND

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp phường

Theo Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp năm 2003, UBND phường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp 1992, Luật Tổ chức

cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn;

- Chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và UBND cấp trên trực tiếp;

- UBND có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các lĩnh vực khác nhau của địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội; bảo đảm an ninh, an toàn trật tự xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương; phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của công dân; chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa phương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt và quyết định

- Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề: Chương trình làm việc của UBND; Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ ở địa phương;

Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách ở địa phương trình HÐND quyết định; các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HÐND về kinh tế xã hội, thông qua báo cáo của UBND trước khi trình HÐND; đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND và địa giới hành chính ở địa phương (theo Ðiều 124 – Luật Tổ chức HÐND và UBND năm 2003);

- UBND họp thường kỳ ít nhất mỗi tháng một lần Các quyết định của UBND phải được quá 50% tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành;

- UBND cấp phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng

tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Ủy viên UBND; Có sự phân công rõ ràng,

cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên UBND trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực công tác được phân công Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính UBND phường có từ 3 đến 5 người Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công trong việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch UBND cấp phường phân công trước HÐND và cùng các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về kết quả hoạt động của UBND phường

đó trước Ðảng ủy cấp phường, HÐND, UBND quận và quận ủy;

- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Ðảng ủy, sự giám sát của HÐND cấp phường, tuân thủ pháp luật

và đảm bảo lợi ích của nhân dân; phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, tổ chức xã hội của phường trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ;

- Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời

và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường;

- Cán bộ, công chức của UBND phường phải sâu sát với cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình

độ, từng bước đưa hoạt động của UBND cấp phường trong quận ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân sở tại

* Mối quan hệ trong công tác của UBND phường:

Với UBND quận, UBND và Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo

của UBND quận, thực hiện chế độ báo cáo công tác với UBND quận; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn Quận trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn; phối hợp với các cơ quan chuyên môn của quận bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công chức làm

Với Ðảng ủy, HÐND Phường, UBND chịu sự lãnh đạo và thực hiện

chế độ báo cáo công tác với Ðảng ủy, HÐND phường, thực hiện Nghị quyết của HÐND, đề xuất với Ðảng ủy, HÐND phường về phương hướng nhiệm vụ trong phát triển kinh tế xã hội ở địa phương

Với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể của phường, UBND phường có

trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Mặt trận tổ quốc và các tổ chức đoàn thể của Phường thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp Phường

UBND cấp phường trong địa bàn quận Tây Hồ được phân bố cơ cấu tổ chức theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, Nghị định số 121/2003/NÐ-CP ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn; Nghị định số 107/2004/NÐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp

Ngày 13 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định

số 77/2006/QÐ-TTg về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Căn cứ vào Quy chế này, UBND các phường dựa trên tình hình thực tế và nhu cầu của địa bàn để ban hành quyết định phân công công tác của các thành viên UBND phường theo cơ cấu cụ thể như sau:

- 01 Chủ tịch UBND phường: Phụ trách chung;

- 02 Phó chủ tịch: Giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – Xã hội và khối Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công;

- 02 Ủy viên UBND;

+ 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự: Trưởng công an phường;

+ 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương

Các cán bộ chuyên môn:

+ Cán bộ Văn phòng – Thống kê;

+ Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch;

+ Cán bộ Địa chính;

+ Cán bộ Kế toán – Tài chính;

+ Cán bộ Văn hóa – Xã hội;

+ Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”;

+ Cán bộ Thanh tra xây dựng

1.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường

Công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của phường Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ tại các phường đã được quan tâm chú trọng và cải thiện nhiều Điều đó thể hiện ở việc có nhiều văn bản quy định của Nhà nước liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đã được ban hành đặc biệt là Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường,

thị trấn Đây là một văn bản quan trọng, có ý nghĩa to lớn trong việc đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ phường

Tuy nhiên, để thực hiện được các mục tiêu phát triển của phường, công tác văn thư, lưu trữ phường cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

1.2.1 Trong công tác văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản: Đây là một nội dung quan trọng trong

công tác văn thư của UBND phường Hàng ngày, UBND phường có rất nhiều công việc cần giải quyết, do vậy công tác soạn thảo và ban hành cần phải được chuẩn hóa và đảm bảo chất lượng của văn bản Công tác soạn thảo văn bản cần được mẫu hóa và tuân theo một quy trình soạn thảo nhất định hoặc của Nhà nước hoặc do phường xây dựng

Văn bản soạn thảo ra phải đảm bảo về mặt thẩm quyền ban hành văn và đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức văn bản Bởi văn bản vừa là phương tiện truyền đạt thông tin vừa là phương tiện để các cơ quan, tổ chức tiến hành giao dịch với nhau Một văn bản đảm bảo đúng các yêu cầu về thẩm quyền và thể

thức sẽ góp phần nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo hiệu lực thi hành của văn bản đồng thời giảm bớt một phần áp lực công việc cho lãnh đạo UBND phường Do đó, cán bộ văn thư phường cần phải hướng dẫn các cán bộ trong

cơ quan về quy trình soạn thảo, các yếu tố thể thức văn bản theo đúng quy định của phường và của Nhà nước

- Quản lý văn bản đi – đến: Đối với các văn bản đi đến của phường, tất

cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư HĐND và UBND cấp phường Văn thư HĐND và UBND cấp phường có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch HĐND và UBND cấp phường (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được [29; 4]

Tất cả các văn bản đi – đến đều phải được đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản của UBND phường (nếu có) Riêng văn bản mật được đăng

ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng [29; 4] Tuy nhiên, nhiệm vụ của công tác văn thư phường là phải có sự phân loại và quản lý đặc biệt đối với các văn bản mật

Yêu cầu đối với mỗi văn bản đi – đến UBND phường đều phải tiến hành lưu văn bản Văn bản đến sau khi đăng ký số ở sổ văn thư thì chuyển tới phòng ban có trách nhiệm giải quyết Văn thư giữ lại một bản photo để lưu công văn đến Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư HĐND, UBND cấp Phường và một bản chính lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết công việc đó

- Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu thể hiện tính pháp lý của văn

bản được ban hành nên con dấu có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của UBND phường Vì vậy càng cần thiết phải quản lý con dấu nhằm đề phòng tình trạng sử dụng con dấu của UBND phường làm văn bản

giả mạo để thực hiện những hành vi pháp lý gây tổn hại đến anh ninh, kinh

tế, trật tự xã hội hay lợi ích của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn các phường Đồng thời, đảm bảo tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện trong việc ban hành văn bản của phường

Do đó, nhiệm vụ công tác văn thư phường là cấn xây dựng và ban hành văn bản quy định rõ ràng trách nhiệm của người giữ dấu cũng như các cá nhân làm việc tại UBND phường về con dấu của cơ quan Người giữ con dấu của UBND phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, an toàn Đồng thời chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã đảm bảo đúng các yếu tố về thể thức và

có chữ ký của người có thẩm quyền, nêu chưa đúng cần báo lại với lãnh đạo để kịp thời giải quyết Đối với các văn bản đi, văn thư phải tự tay đóng dấu lên văn bản mà không được phép nhờ người khác đóng hộ, trừ trường hợp cán bộ văn thư đi vắng hoặc nghỉ phép thì có cán bộ được ủy quyền, có sự cho phép của lãnh đạo UBND phường mới có quyền thay thế

Dấu của UBND phải được cất dấu rất cẩn thận trong tủ có khóa đảm bảo an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì khóa tủ cẩn thận, nếu bàn giao lại cho ai thì phải được sự cho phép của lãnh đạo văn phòng

- Công tác lập hồ sơ: Nhiệm vụ của công tác văn thư UBND phường

trong công tác lập hồ sơ là phải nghiên cứu và xây dựng bản danh mục hồ sơ đồng thời phải tổ chức hướng dẫn các cán bộ trong UBND chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ Các hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND và HĐND, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của cán bộ, viên chức Các cán bộ trong UBND kể cả lãnh đạo Ủy ban khi giải quyết xong công việc đều phải tiến hành lập hồ sơ công việc Sau một năm làm việc, tài liệu phải được giao nộp vào lưu trữ của phường theo đúng thời gian, thủ tục và quy trình được quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-

1.2.2 Trong công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp phường phải được quản lý tập trung tại lưu trữ UBND cấp phường Các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các quy định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ

- Thu thập và bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường đưa vào lưu trữ Theo quy định tại Điều 2, Khoản 2 của Thông tư số

14 thì“Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã/phường là

những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử” [29;01] Như vậy, với những giá trị mà tài liệu lưu trữ mang lại cho quá

trình hoạt động và phát triển của phường, công tác lưu trữ phường cần phải triệt để tiến hành công tác thu thập bổ sung tài liệu hàng năm vào lưu trữ cơ quan, nhằm đảm bảo cho tài liệu không bị thất lạc, hư hỏng đồng thời đảm bảo bí mật các thông tin trong tài liệu, nhất là những tài liệu mang tính chất

cơ mật của Đảng và chính quyền tại địa phương Công tác thu thập cần phải được cán bộ lưu trữ tiến hành hàng năm Cán bộ lưu trữ tại UBND phường có nhiệm vụ hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu cần giao nộp

để tiến hành thu thập, bổ sung vào lưu trữ Cần xác định rõ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Phường để xác định đúng tài liệu cần thu thập Nhiệm vụ này cũng là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính thường xuyên của công tác lưu trữ UBND phường

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND phường: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ

bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý

và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu

Theo quy định tại Thông tư số 14 thì “Hồ sơ, tài liệu hình thành trong

hoạt động của HĐND và UBND cấp xã/phường bao gồm các hồ sơ, tài liệu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, đoàn thể cấp xã” [29; 1] Theo tinh thần của bản Thông tư

này, tài liệu lưu trữ đưa vào lưu trữ cơ quan sẽ bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các văn bản hành chính khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Như vậy, với tư cách là cơ quan chính quyền Nhà nước ở địa phương, với những nhiệm vụ mà UBND phường đảm nhận thì tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cũng khá nhiều

Do đó, công tác lưu trữ UBND phường cũng cần phải được tổ chức một cách khoa học nhằm phục vụ các nhu cầu khai thác khác nhau của các cơ quan, đoàn thể tại địa phương, các cán bộ trong UBND và nhân dân

Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ UBND phường, đòi hỏi các các cán

bộ làm công tác này tại các phường cần phải có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ đầy đủ, khoa học và hiện đại

Tổ chức khoa học tài liệu tại UBND các phường được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ như Thông tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 08 tháng 11 năm 2011; Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ… Từ đây, việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất tại các UBND phường, và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

- Bảo quản an toàn và lâu dài cho tài liệu lưu trữ: Nhiệm vụ của công

tác lưu trữ phường trong công tác bảo quản là phải bảo quản lâu dài tài liệu không mất mát, hư hỏng tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ

Do tính chất của tài liệu lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ UBND cấp phường phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị

Để bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu, lưu trữ UBND phường phải chú ý đến kho tang, trang thiết bị, điều kiện ổn định trong kho lưu trữ… đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho các liệu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Đồng thời, lưu trữ phường cần phải thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu

- Tổ chức khai thác sử dụng và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ:

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng khác nhau của xã hội Đây cũng là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Do đó, với vị trí

là cơ quan chính quyền cấp cơ sở, gần với dân nhất, công tác lưu trữ UBND Phường sẽ hỗ trợ tích cực cho các nhu cầu khai thác của nhân dân Ví dụ như các nhu cầu về tra cứu hộ tịch, chứng minh các quyền sở hữu tài sản, giải quyết các tranh chấp… Vì vậy, công tác lưu trữ UBND phường cần phải làm tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong đời sống thực tiễn

Để đảm bảo công tác khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả cao, nhiệm vụ của lưu trữ phường lúc này là phải nghiên cứu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức các loại hình khai thác sử dụng tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác khác nhau của công dân

1.3 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của UBND cấp phường

1.3.1 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của UBND cấp phường

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Nhà nước, được xã hội xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Công tác này gắn liền với hoạt động của một cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Làm tốt công tác văn thư góp

phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, phục vụ tốt công tác tiếp dân, đảm bảo quyền lợi cho nhân dân, và công tác giữ gìn bí mật của cơ quan; Đồng thời, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm việc trái pháp luật

Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay nói chung và quản lý hành chính ở UBND phường nói riêng, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản với công tác văn thư Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính ở UBND phường là rất quan trọng, thể hiện ở 5 điểm sau:

- Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản

lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; đồng thời cung cấp những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND phường

- Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức ở UBND phường nâng cao hiệu

suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nước ở nước ta hiện nay

Trong các hoạt động của UBND phường, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung và từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư

- Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của UBND

quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Trong quá trình hoạt động của UBND phường sẽ hình thành ra khối lượng văn bản khá lớn liên quan đến các mặt hoạt động của phường: kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, an ninh trật tự, quản lý đô thị, quản lý xây dựng cơ bản… Do đó, đây chính là những bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc của UBND các phường nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chung

- Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến

UBND phường, bí mật Nhà nước Việc bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật của

cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong các cơ quan hữu quan Hơn nữa, hiện nay các thế lực thù địch trong, ngoài nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân dân ta Do đó chúng tìm mọi cách để khai thác thông tin về bí mật kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh, khoa học công nghệ của Nhà nước Chình vì vậy, rất cần phải quan tâm đến việc bảo vệ bí mật nhà nước nói chung và bảo vệ an toàn tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước ở UBND các cấp nói nói riêng

Thứ năm, công tác văn thư có vai trò quan trọng trong hoạt động của

UBND phường – là cấp chính quyền cơ sở, gần với dân nhất Công tác văn thư được coi là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản Hàng ngày, lãnh đạo

và cán bộ UBND phường sẽ phải làm việc, giải quyết các vấn đề khác nhau của người dân, các văn bản giao dịch với nhân dân trong Phường sẽ rất nhiều

Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần chuẩn hóa, mẫu hóa các văn bản hành chính của phường, giúp cho quá trình giải quyết công việc với dân được nhanh chóng, thuận lợi Nhất là hiện nay, Nhà nước chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia nên việc đổi mới, tối giản hóa về thủ tục, giấy tờ cũng như làm tốt công tác văn thư cũng là một nội dung phường cần phải thực hiện

Bên cạnh đó, hiện nay trình độ dân trí của người dân đang ngày càng được nâng cao, nên các văn bản do UBND phường ban hành cũng cần phải đảm bảo tốt các yêu cầu thể thức và nội dung nhằm nâng cao uy tín của Phường trong công tác hành chính Như vậy, rõ ràng công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của UBND phường nhất là trong hoạt động tiếp dân, giải quyết các nhu cầu công việc khác nhau của công dân…

Cuối cùng, công tác văn thư làm tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công

tác lưu trữ của UBND phường Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng cần phải được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan, phục vụ những nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài của UBND phường

Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ phường

Do đó, công tác văn thư phường cũng có mối quan hệ chặt chẽ với công tác lưu trữ Muốn làm tốt công tác lưu trữ thì ngay từ giai đoạn văn thư, văn bản tài liệu sau khi được giải quyết xong cần phải được lập hồ sơ hiện hành và tiến hành giao nộp vào lưu trữ phường theo đúng quy định Nếu văn bản được soạn thảo và ban hành đảm bảo đúng, đầy đủ các yếu tố về thể thức hoặc thẩm quyền ban hành sẽ đảm bảo cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ chính xác và chất lượng cao Từ đây sẽ nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng Hoặc nếu từ giai đoạn văn thư, các văn bản có giá trị được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ Phường đẩy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để sắp xếp, phân loại văn bản, lập lại hồ sơ văn bản, vốn là những công việc thuộc chức trách của văn thư Từ đó, sẽ giúp cán bộ lưu trữ Phường tập trung vào các nhiệm vụ chính của mình như: tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu…

Tóm lại, công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của

bộ máy hành chính Nhà nước, các cơ quan Đảng, các cấp chính quyền…Có

thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của quản lý hành chính ở UBND phường được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại UBND phường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị

1.3.2 Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động ở UBND cấp phường

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, do những yêu cầu mới của công tác quản lý Nhà nước, quản lý xã hội ở các cấp, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Vai trò của công tác lưu trữ được thể hiện khá rõ nét trên các lĩnh vực: nghiên cứu lịch sử, văn hóa, kinh tế, chính trị, quản lý hành chính của địa phương Cụ thể:

Trước hết tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND phường

có giá trị sử liệu lớn Tài liệu lưu trữ chính là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử địa phương Những tài liệu có giá trị lịch sử thường lại là những tài liệu có giá trị cao vì sau khi hết giá trị hiện hành, giá trị thực tiễn của nó vẫn có thể dùng làm tài liệu để nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ lịch sử chân thực, đầy đủ và phản ánh chính xác nhất sự thật lịch sử Vì vậy khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của phường thì tài liệu lưu trữ là tài liệu cần phải được nghiên cứu trước nhất Muốn khảo sát lịch sử có đúng hay

không phải lấy tài liệu lưu trữ để làm chứng cứ Trong công tác và sản xuất hàng ngày, muốn tham khảo tình hình quá khứ và tổng kết kinh nghiệm đều phải lấy tài liệu lưu trữ làm điểm tựa

Giá trị thứ hai của tài liệu lưu trữ là giá trị khoa học Tài liệu lưu trữ do phản ánh sự khách quan hoạt động sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp và địa phương trên các lĩnh vực Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã, phường cũng góp phần quan trọng trong việc nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản qua thời gian và chiến tranh hoặc thiên tai đã tàn phá Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ giúp ta định hình lại được những kiên trúc tổng thể từ những công trình

đó đồng thời có thể dựa trên những cơ ở đó để nghiên cứu sáng tạo ra những tri thức mới phục vụ cho chính nó

Thứ ba, tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn, vì nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện các chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội ngắn và dài hạn, phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày củamỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan thuộc xã, phường nói chung Nói cách khác, tài liệu lưu trữ có giá trị lớn nếu sử dụng để phục vụ mục đích kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục như tinh thần của Luật Lưu trữ 2011 Cụ thể:

Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động cấp

xã, phường có thể sử dụng làm bằng chứng để giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tôn giáo… Mặt khác tài liệu lưu trữ của UBND xã, phường cũng được coi là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các cấp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực phát triển kinh tế, giáo dục, văn hóa, ngoại giao…, từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những tồn tại hạn chế để xác định phương

hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp để phát triển địa phương cho những giai đoạn tiếp theo

Hồ sơ tài liệu lưu trữ còn là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức,

cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

Trong lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên

được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục

vụ việc quy hoạch phát triển các khu vực, địa bàn kinh tế trọng điểm Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng của từng vùng… Đây cũng là cơ sở để lãnh đạo cácPhường quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên trên bịa bàn phường Ngoài ra đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh

Trong lĩnh vực quản lý đô thị, trên địa bàn các phường, nhất là ở thành

phố Hà Nội hiện nay vấn đề quy hoạch đô thị, quản lý dân cư, quản lý cơ sở

hạ tầng và việc xây dựng các công trình trên địa bàn đang là một vấn đề rất được quan tâm chú trọng Do đó, tài liệu lưu trữ chính là căn cứ để lãnh đạo Phường nắm rõ các khu vực nằm trên địa bàn phường cũng như là cơ sở để

phường đưa ra các giải pháp quản lý có hiệu quả công tác quản lý đô thị theo đúng định hướng phát triển của thành phố

Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin trong tài liệu lưu trữ cấp

phường được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cưú văn hóa của các dân tộc, văn hóa vùng, miền, địa phương Tài liệu lưu trữ địa phương còn được các nhà biên kịch, đạo diễn phim, sân khấu khai thác sử dụng để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho các bộ phim, vở kịch của từng thời kỳ lịch sử khác nhau… Ngoài ra, tài liệu lưu trữ cấp phường còn có vai trò hết sức to lớn trong việc đưa ra các giải pháp đảm bảo an toàn xã hội trên địa bàn phường, hướng dẫn nhân dân trong phường sống và làm việc theo tinh thần pháp luật

Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn thông tin có

nhiều giá trị Cũng như trong lĩnh vực kinh tế, để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý giáo dục không thể không khai thác các số liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo Trong lĩnh vực giáo dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy tích cực Ví dụ như UBND các phường có thể phối hợp với đoàn Thanh niên của phường tổ chức cuộc triển lãm tài liệu về các phong trào thanh niên của phường trong thời gian gần đây, về các thành tích, tấm gương một số đoàn viên tiêu biểu của phường nhằm nâng cao ý thức, tinh thần phấn đấu, xây dựng phường ngày càng phát triển của thế hệ trẻ

Đặc biệt đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ phường có vai trò

Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản

quản lý Nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý Nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn bản được xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp luật theo đúng định hướng XHCN Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý Nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội… vì toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản

Thứ hai, Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ thông qua nhiều

khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính Nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính Nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý Nhà nước nói chung

Thứ ba, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và

hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành

chính Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau Điều đó được thể hiện:

+ Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của Nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Nhà nước;

+ Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý Nhà nước Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến Cơ quan quản lý Nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị Công việc của một cơ quan, được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không

Thứ tư, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp

luật, bảo vệ thể chế nền hành chính Nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý Nhà nước để theo dõi, điều hành

và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn

cứ chính xác Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước có hiệu quả Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan trọng của cải cách thiết chế bộ máy hành chính Nhà nước là thực hiện phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý Nhà nước trong mọi lĩnh vực, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước

Thứ năm, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền

hành chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân

và ngày càng mở rộng quyền công dân Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục

vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình

Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại Công tác lưu trữ nếu được quan tâm nhằm cung cấp thông tin kịp thời sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nước được thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống bởi lẽ việc kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải

cách nền hành chính Nhà nước - nhiệm vụ đang được Đảng và Nhà nước chỉ đạo UBND các cấp triệt để thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm tải những tiêu cực trong hoạt động công vụ

Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ phường còn là nguồn thông tin quý

giá phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết tất cả mọi người ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản…

Tóm lại, qua những phân tích ở trên, chúng ta nhận thấy tài liệu hình thành trong hoạt động của Phường có vai trò hết sức to lớn trong quá trình xây dựng, phát triển địa bàn phường cũng như góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh - thành phố mà phường đó đóng địa bàn Tuy nhiên, chúng ta cũng nhận thấy rõ những điểm giống và khác nhau giữa công tác văn thư, lưu trữ cấp phường và cấp xã hiện nay Theo quy định tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, về cơ bản UBND xã và UBND phường có những nhiệm vụ chung trong các lĩnh vực như: Quản lý các hoạt động kinh tế - văn hóa - giáo dục – y tế…; Tổ chức thực hiện ngân sách; Quản lý sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên trên địa bàn; Đảm bảo trật tự an toàn xã hội; Thi hành pháp luật của Nhà nước Tuy nhiên, UBND phường còn có thêm những nhiệm vụ quyền hạn như:

• Đảm bảo các vấn đề có tính chất đô thị như: quy hoạch đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn

• Thanh tra việc sử dụng đất đai của các tổ chức, cá nhân

• Quản lý bảo vệ cơ sở hạ tầng

• Kiểm tra giấy phép xây dựng các công trình…

Chính điều này đã tạo nên một số khác biệt giữa công tác văn thư, lưu trữ cấp phường với công tác văn thư, lưu trữ cấp xã Với những nhiệm vụ quan

chức đô thị với nhiều vấn đề quy hoạch đô thị, về tranh chấp đất đai, về vi phạm quy định xây dựng…thường xuyên diễn ra; Trình độ dân trí trên địa bàn phường cũng cao hơn nên có thể thực hiện nhiều yêu cầu về các thủ tục hành chính Chính vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ nếu không làm tốt sẽ làm cho công tác khiếu nại, tranh chấp diễn ra nhiều hơn, hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc không cao Tuy nhiên ở UBND xã lại có những vấn đề phức tạp khác trong công tác văn thư, lưu trữ như: Các tài liệu có nguồn gốc lịch sử, dòng họ, hương ước…Đây cũng là những nguồn tài liệu đặc trưng làm cơ sở giải quyết nhiều vụ việc ở cấp xã Do vậy, người làm công tác văn thư, lưu trữ ở phường hay xã đều phải nhận thức được những đặc điểm riêng của từng đơn vị hành chính lãnh thổ

để có thể phục vụ tốt công tác quản lý hành chính trên địa bàn

Như vậy, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND các phường nói chung và trên địa bàn quận Tây Hồ nói riêng sẽ giúp cho hoạt động quản

lí hành chính trên địa bàn thuận lợi cũng như góp phần thúc đẩy sự phát triển của các lĩnh vực văn hóa, kinh tế, xã hội, nghiên cứu lịch sử địa phương đáp ứng yêu cầu hội nhập, phục vụ tốt, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho nhân dân và đóng góp vào sự nghiệp phát triển chung về kinh tế - xã hội trên địa bàn phường Tuy nhiên, hiện nay công tác văn thư, lưu trữ tại các phường được thực hiện như thế nào? Có đảm bảo đúng với yêu cầu mà xã hội đặt ra hay không? Làm gì để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ Phường? Đó chính là những câu hỏi mà chúng tôi sẽ lần lượt trả lời ở những phần nghiên cứu tiếp theo của luận văn

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC PHƯỜNG 2.1 Nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của UBND phường, góp phần cung cấp cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội… góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, phòng chống tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo UBND và công dân

Cần khẳng định UBND phường là cơ quan quản lí hành chính nhà nước

ở địa phương Trong quá trình hoạt động, UBND phường đã hình thành nên một khối lượng lớn các văn bản (bao gồm văn bản đi, văn bản đến; công văn,

sổ sách, giấy tờ nội bộ) Trong đó có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản của các bộ phận chuyên môn Để công tác văn thư, lưu trữ được đầu tư, tổ chức và hoạt động tốt đòi hỏi bản thân lãnh đạo cơ quan cần xác định đúng vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan Điều này cũng có nghĩa, nhận thức của lãnh đạo UBND các phường có tầm quan trọng đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

Về cơ bản công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường đang ngày càng được nhìn nhận cách đúng đắn và tích cực về vai trò và ý nghĩa của nó trong công việc, vì vậy nó đang ngày càng được chỉnh đốn và đi vào hoạt động có

nề nếp, hướng tới tính chuyên nghiệp cao hơn Để tìm hiểu về nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn một số Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Phường (ví dụ: ông Nguyễn Quang Ngọc - Phó chủ tịch UBND phường Nhật Tân và ông Hoàng

chức, thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tại các phường hiện nay Kết quả phỏng vấn, khảo sát đối với lãnh đạo UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ về công tác văn thư, lưu trữ được thể hiện như sau:

+ Hầu hết lãnh đạo UBND các phường được phỏng vấn trên địa bàn

quận Tây Hồ đã nhận thức được một cách cơ bản tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ Qua phỏng vấn chúng tôi thấy lãnh đạo UBND phường: Nhật Tân, Tứ Liên, Yên Phụ, Thụy Khuê, Bưởi, Quảng An đều hiểu được vai trò

cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc xây dựng, phát triển phường, đặc biệt là về công tác văn thư

+ 50% lãnh đạo UBND các phường được phỏng vấn trên địa bàn quận Tây Hồ nắm được các yêu cầu cơ bản trong quy trình nghiệp vụ trong công

tác văn thư, lưu trữ Ví dụ: khi được hỏi về quy trình soạn thảo văn bản tại

UBND, lãnh đạo phường Bưởi, phường Tứ Liên, phường Thụy Khuê đều trả lời đúng 7 bước trong quy trình là “soạn thảo và ban hành văn bản: Phân công soạn thảo; Xây dựng đề cương văn bản; Soạn thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh máy, nhân bản văn bản; Ký ban hành; Ban hành văn bản".Cũng chính lãnh đạo UBND các phường này đã xác định và nắm được các nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản

lí và sử dụng con dấu, chuyển giao văn bản đi, đến, bảo quản tài liệu Chi tiết phần phỏng vấn sẽ được trình bày ở phần phụ lục của đề tài

Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động quản lý của mình, lãnh đạo các phường đã có sự quan tâm và đầu tư

để công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt hơn Điều đó được thể hiện qua việc ban hành một số các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác công văn giấy tờ phù hợp với tình hình thực tế của phường, và đồng thời thực hiện theo sự hướng dẫn chung của Nhà nước về một số nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản

lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn

Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Các quy chế, quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, quy định quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu do chính các phường xây dựng riêng Nhìn chung các văn bản đã quy định khá cụ thể công tác xây dựng, ban hành văn bản, thể thức văn bản, mẫu các loại văn bản, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản…Đây chính là cơ sở để các cán bộ thực hiện công việc một cách thống nhất trong toàn cơ quan, đảm bảo cho các văn bản được ban hành không chỉ đúng về nội dung mà còn chính xác về thể thức theo quy định của Nhà nước

và cơ quan

Sự quan tâm đó còn thể hiện ở việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm để không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của phường Theo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ phường Tứ Liên ngày 08/01/2013 thì năm 2012 phường Tứ Liên đã kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản Qua kiểm tra, phường đã ban hành được 06 văn bản pháp quy, 847 văn bản hành chính thông thường, Báo cáo công tác kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật năm 2010 của phường Nhật Tân thì năm 2009 phường ban hành 06 văn bản pháp quy, hơn

900 văn bản hành chính thông thường

Cho đến nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn được thực hiện dựa trên những quy định hiện hành chung của Nhà nước Việt Nam về công tác này Bên cạnh việc thực hiện thống nhất theo những hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước, lãnh đạo các Phường cũng nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng nhằm hướng tới tính hiện đại, chuyên nghiệp trong công tác Chính vì thế hàng năm văn phòng vẫn cử cán

bộ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do quận Tây Hồ tổ chức

Ngoài ra, hiện nay tất cả các phường đã chính thức đưa vào sử dụng

công tác văn phòng Phần mềm này được cài đặt đã góp phần đảm bảo việc cung cấp thông tin bằng văn bản cho lãnh đạo được kịp thời và chính xác,đồng thời tiết kiệm được thời gian, nhân lực và kinh phí cho cơ quan Đồng thời, trong những năm gần đây, lãnh đạo các phường đã đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thực hiện đề án kết nối mạng nội bộ

cơ quan Hiện nay hệ thống mạng nội bộ này đã thực sự phát huy tác dụng và mang lại những kết quả đáng ghi nhận Đặc biệt, từ năm 2007 phường Thụy Khuê đã ban hành Quyết định 159/QĐ-UBND ngày 01/08/2007 về việc thành lập Ban chỉ đạo áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính tại UBND phường Từ đây, hệ thống tiêu chuẩn ISO được chính thức áp dụng, công tác văn thư, lưu trữ của Phường cũng nhờ đó mà được nâng lên một cách rõ rệt

Tuy nhiên, bên cạnh những số liệu đáng ghi nhận ở trên chúng ta vẫn phải thừa nhận những hạn chế tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ cấp Phường nhất là về đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; về cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện một cách đầy đủ Những tồn tại này một phần cũng do nhận thức của bản thân người lãnh đạo UBND phường còn hạn chế Chúng tôi sẽ tiếp tục làm rõ ở những phần tiếp theo của đề tài này

Như vậy, hiện nay tại nhiều Phường trên địa bàn quận Tây Hồ lãnh đạo UBND các phường đã nhận thức được vai trò, tầm quan trọng cũng như các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa đầy đủ nên cho đến thời điểm hiện nay công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn chưa được đầu tư toàn diện và có chất lượng đồng bộ Ở nhiều phường,

hệ thống văn bản quản lí, chỉ đạo hầu như chưa có (thực tế hiện nay chưa có một phường nào ban hành được qui chế về công tác văn thư, lưu trữ tại phường) trong khi đây chính là điều kiện đảm bảo về mặt pháp lý cho việc thực hiện công tác này Vì thế các cơ quan chưa ban hành thì cần phải ban hành văn bản kịp thời từ đó thống nhất quản lí chỉ đạo trong công tác văn thư, lưu trữ Nếu có văn bản, quản lí chỉ đạo thì đương nhiên việc tổ chức thực hiện

là yêu cầu bắt buộc Mọi cán bộ, công chức trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra

Tóm lại, để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ cấp phường, sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo là điều then chốt nhất Có sự chỉ đạo của lãnh đạo thì công tác này sẽ hoạt động hiệu quả và đem lại những lợi ích to lớn trong công cuộc cải cách nền hành chính phục vụ cho quyền lợi của nhân dân địa phương Do đó việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư, lưu trữ là hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay

2.2 Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ

Do chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối nên hiện nay nhiều phường trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn chưa có sự đầu tư thỏa đáng về nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ Theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011, Điều 14 “Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, Thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ” [13; 07]

Như vậy, từ thực tế nhiệm vụ, công việc và những quy định của pháp luật nêu trên, công tác văn thư, lưu trữ tại cấp xã, phường hiện nay, đang đòi hỏi mỗi đơn vị cần phải có một công chức đảm nhiệm công việc văn thư, lưu trữ Tuy nhiên đến nay việc triển khai và thực hiện các quy định tại mỗi đơn

vị cấp phường đang gặp rất nhiều khó khăn về con người, trình độ chuyên môn thực hiện nhiệm vụ, cơ sở vật chất và kinh phí Tại Điều 6 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, ápdụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu

Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ quy định về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, điều 3 có quy định về công chức cấp xã, phường thì cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được xác địnhlà cán bộ Văn phòng - Thống kê Như vậy, việc thiếu một chức danh riêng để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên nhân dẫn đến sự nhìn nhận, đánh giá chưa đúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã, phường

Hiện nay lãnh đạo UBND các phường cũng mới chỉ bố trí một cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn phòng Toàn bộ các thao tác nghiệp

vụ công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện ở một nơi là văn phòng Trong suốt quá trình khảo sát thực tế và qua tổng hợp số liệu tại phiếu khảo sát gửi tại các phường, chúng tôi nhận thấy 100% nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ là cán bộ kiêm nhiệm Với tổng số 30 phiếu khảo sát phát ra, số phiếu thu

về là 25 phiếu thì 25 phiếu khi được hỏi “Nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, phương án nào đúng với thực trạng tại đơn vị ông (bà)”? Những người trả lời đều chọn phương án “cán bộ kiêm nhiệm” Cũng theo các báo cáo tổng kết công tác lưu trữ tại các phường năm 2012 cho thấy, hầu hết các phường đều

có một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Chỉ có hai phường Nhật Tân và phường Bưởi là có bổ sung thêm một cán bộ hợp đồng về hỗ trợ thêm về công tác này Nguyên nhân của sự khác biệt này là do nhận thức về vai trò công tác văn thư trong quá trình hoạt động và phát triển của phường Do đó, về cơ bản công tác văn, thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng, quan tâm hơn cả

về cơ sở vật chất lẫn con người

Về thực trạng chuyên môn của cán bộ văn thư ở UBND các phường, qua khảo sát tình hình cán bộ văn thư ở UBND một số phường, chúng tôi thấy: Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Một kết quả thu được từ quá trình khảo sát của chúng tôi là 100% cán bộ, công chức các phường đang phụ trách