Thông tin tài liệu
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Mạnh Cƣờng NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Mạnh Cƣờng NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƢU TRỮ HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS Vƣơng Đình Quyền PGS Nguyễn Văn Hàm XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS Vương Đình Quyền Hà Nội - 2018 PGS.TS Vũ Thị Phụng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích luận án có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận án tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa công bố nghiên cứu khác NGHIÊN CỨU SINH Nguyễn Mạnh Cường LỜI CẢM ƠN Luận án tiến sĩ cơng trình khoa học yêu cầu đầu tư nhiều thời gian, công sức trí tuệ Sau thời gian dài học tập nghiên cứu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, đến tơi hồn thành luận án hướng dẫn Nhà giáo ưu tú - PGS Vương Đình Quyền Nhà giáo ưu tú - PGS Nguyễn Văn Hàm Với lịng thành kính biết ơn, xin trân trọng gửi lời cảm ơn trân trọng đến hai thầy tận tâm nhiệt tình hướng dẫn Để phục vụ cơng tác chun môn, chọn Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - sở đào tạo có bề dày truyền thống uy tín lưu trữ học để học tập, nghiên cứu Tại đây, giảng viên, nhà khoa học tận tâm, nhiệt tình giảng dạy hướng dẫn học tập, nghiên cứu khoa học Đồng thời, tơi có hội tham gia hoạt động khoa học Khoa Tổ Bộ môn Lưu trữ học, CLB nghiên cứu sinh Đặc biệt, may mắn nhiều thầy cô có kinh nghiệm, nhiệt huyết giảng dạy Bên cạnh đó, nhận nhiều giúp đỡ, động viên ủng hộ tạo điều kiện thời gian, ủng hộ tinh thần vật chất người thân gia đình, đồng nghiệp, bạn bè đối tác từ quan như: Phòng Nghiệp vụ địa phương, Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (Thái Nguyên, Hà Nội, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Bắc Ninh, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị, Bình Định, Nghệ An, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,v.v ), Tập đồn Intracom Sự giúp đỡ vơ q giá giúp tơi vượt qua khó khăn để hồn thành luận án Tôi xin gửi lời tri ân, lời cảm ơn trân trọng đến tồn thể q thầy Đặc biệt PGS Vương Đình Quyền, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vũ Thị Phụng nhà khoa học ngành lưu trữ, thầy cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình học tập, nghiên cứu Tôi xin trân trọng cảm ơn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho học tập bảo vệ luận án Tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, dịng họ động viên, ủng hộ tạo điều kiện để tơi hồn thành Luận án Trân trọng! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 10 Các nguồn tài liệu đƣợc sử dụng 11 Giả thuyết nghiên cứu 11 Phƣơng pháp nghiên cứu 12 Đóng góp luận án 13 Bố cục luận án 14 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 16 1.1 Tình hình nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 16 1.1.1 Giới thiệu khái qt cơng trình nghiên cứu có liên quan 16 1.1.2 Khái quát nội dung có liên quan cơng trình nghiên cứu đề cập 19 1.2 Nhận xét kết nghiên cứu xác định vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 40 1.2.1 Nhận xét chung 40 1.2.2 Những nội dung cần tiếp tục nghiên cứu 41 Tiểu kết chương 43 Chƣơng CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 44 2.1 Một số khái niệm liên quan đến tổ chức, quản lí quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ 44 2.1.1 Khái niệm lưu trữ, lưu trữ tỉnh 44 2.1.2 Khái niệm tổ chức 44 2.1.3 Khái niệm quản lí chức quản lí lưu trữ cấp tỉnh 45 2.1.4 Khái niệm nội dung quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ 55 2.2 Sự cần thiết quản lí nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh 58 2.2.1 Tổ chức máy quyền địa phương 58 2.2.2 Giá trị tài liệu hình thành hoạt động máy nhà nước địa phương 60 2.3 Cơ sở để tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh 61 2.3.1 Cơ quan quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ 61 2.3.2 Cơ quan quản lí tài liệu lưu trữ 71 Tiểu kết chương 80 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 82 3.1 Tổ chức máy nhân 82 3.1.1 Cơ quan, đơn vị chuyên mơn quản lí cơng tác lưu trữ quản lí tài liệu lưu trữ - q trình kiện tồn 82 3.1.2 Lưu trữ quan 90 3.1.3 Tình hình nhân 93 3.2 Tình hình quản lí công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ 98 3.2.1 Xây dựng ban hành quy hoạch, kế hoạch lưu trữ, văn đạo, hướng dẫn thực phản ánh tình hình 98 3.2.2 Tình hình quản lí hoạt động lưu trữ 101 3.2.3 Tổ chức, đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ 114 3.2.4 Kiểm tra việc thực quy định công tác lưu trữ 116 3.2.5 Công tác thi đua khen thưởng chế độ, sách người có nhiều cơng lao nghiệp lưu trữ 118 3.3 Nhận xét chung 118 3.3.1 Ưu điểm 118 3.3.2 Hạn chế 119 Tiểu kết chương 124 Chƣơng CÁC PHƢƠNG ÁN VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 126 4.1 Kiện toàn tổ chức lƣu trữ tỉnh 126 4.1.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lí lưu trữ cấp tỉnh 126 4.1.2 Đề xuất phương án tổ chức máy quản lí lưu trữ 127 4.1.3 So sánh ưu điểm hạn chế phương án tổ chức 131 4.1.4 Kiện toàn tổ chức theo phương án 139 4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản quản lí lƣu trữ 141 4.2.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ 141 4.2.2 Tăng cường đội ngũ công chức, viên chức đủ số lượng, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ 141 4.2.3 Quản lí, thực có hiệu hoạt động lưu trữ 143 4.2.4 Xây dựng hệ thống quản lí chất lượng ISO ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin, thực Cách mạng 4.0 lưu trữ 147 4.2.5 Đầu tư sở vật chất cho công tác lưu trữ 149 4.2.6 Đổi nâng cao chất lượng kiểm tra công tác lưu trữ 150 4.2.7 Thực tốt công tác thi đua, khen thưởng chế độ sách người làm lưu trữ 152 Tiểu kết chương 152 KẾT LUẬN 154 DANH MỤC CÁC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 158 TÀI LIỆU THAM KHẢO 159 PHẦN PHỤ LỤC 169 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT STT VIẾT ĐẦY ĐỦ ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội HĐND Hội đồng nhân dân Khoa LTH&QTVP Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng Trƣờng ĐHKHXH&NV Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn VTLT Văn thƣ lƣu trữ UBND Uỷ ban nhân dân NXB Nhà xuất NCKH Nghiên cứu khoa học DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Biểu số Các loại kế hoạch cần xây dựng quản lí lƣu trữ 47 Biểu số So sánh thay đổi chức cấu tổ chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ thực Thông tƣ 02/2010/TT-BNV Thông tƣ 15/2014/TT-BNV 50 Biểu số Nội dung quản lí nhà nƣớc cơng tác Lƣu trữ 57 Biểu số Các quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh theo Thông tƣ 17/2014/TT-BNV 91 Biểu số Tình hình tổng hợp nhân Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 93 Biểu số Thống kê tổng hợp trình độ nhân lực Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tính đến ngày 31/3/2016 96 Biểu số Tổng hợp đƣợc đề xuất kiến nghị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng tổ chức lƣu trữ địa phƣơng 129 Biểu số Những tác động thực theo phƣơng án 132 Biểu số Những tác động thực theo phƣơng án 136 DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ lục Bảng thống kê đơn vị hành cấp tỉnh Việt Nam 170 Phụ lục Bảng thống kê đơn vị hành cấp huyện Việt Nam 171 Phụ lục Bảng thống kê đơn vị hành cấp xã Việt Nam 172 Phụ lục Tổ chức công tác lƣu trữ địa phƣơng kể từ ngày thành lập Cục lƣu trữ - Phủ Thủ tƣớng (1962) đến 173 Phụ lục Tổng hợp số liệu cán viên chức Chi cục tồn quốc (tính đến ngày 31/3/2016) 177 Phụ lục Tổng hợp số phơng, diện tích kho, số lƣợng tài liệu, số lƣợng hồ sơ 183 Phụ lục Đề xuất địa phƣơng mơ hình tổ chức máy tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 187 Phụ lục Một số hình ảnh khảo sát thực tế 189 Phụ lục Phỏng vấn sâu 197 Phụ lục 10 Phiếu khảo sát 206 Phụ lục 11 Một số văn quản lí 218 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu đề tài Trong tổ chức máy nhà nƣớc, máy quyền cấp tỉnh có vai trị cầu nối trung ƣơng với địa phƣơng thực chức quản lí nhà nƣớc tồn tỉnh ngành, lĩnh vực khác Sau nhiều lần thay đổi (thành lập tách, sáp nhập), đến có 63 đơn vị hành cấp tỉnh (gồm 58 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng), 713 đơn vị hành cấp huyện (gồm 546 huyện, 49 quận, 51 thị xã, 67 thành phố thuộc tỉnh) 11.162 đơn vị hành cấp xã (gồm 8.978 xã, 1.581 phƣờng, 603 thị trấn) Tại cấp đơn vị hành từ tỉnh đến xã thành lập quyền địa phƣơng (gồm Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân) Trong trình hoạt động Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện hình thành nhiều loại hình tài liệu với khối lƣợng lớn, phản ánh nội dung phong phú mặt hoạt động địa phƣơng Để giúp UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ, giai đoạn đầu sau thành lập ngành lƣu trữ, khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thành lập “Kho lưu trữ” với chức giúp quyền quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ, vừa làm nhiệm vụ quản lí tài liệu lịch sử quan khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Đến năm 1984, chức đƣợc chuyển cho “Phòng lưu trữ” thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đƣợc thành lập theo Thông tƣ số 222/LT-TT ngày 05/11/1984 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Phòng lƣu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ƣơng vừa có chức tập trung quản lí tài liệu lƣu trữ quan cấp tỉnh, vừa giúp quyền tỉnh quản lí nhà nƣớc nghiệp vụ lƣu trữ Sau Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp đời, “Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố” có tƣ cách pháp nhân thuộc Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đƣợc thành lập Trung tâm có chức tập trung quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử quan nhà nƣớc thuộc nguồn nộp lƣu cấp tỉnh giúp Chánh Văn phịng UBND tỉnh thực quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ phạm vi tỉnh Tuy nhiên, có thay đổi chức năng, nhiệm vụ nên Văn phịng UBND tỉnh khơng cịn chức quản lí nhà nƣớc lƣu trữ Do đó, chức có thời thời gian bị “bỏ ngỏ” (2005-2008) Sau đó, chức quản lí tiếp tục đƣợc giao cho Sở Nội vụ (Sở Nội vụ thành lập “Phịng Quản lí Văn thư - Lưu trữ” tiếp nhận nguyên trạng “Trung tâm Lưu trữ tỉnh” từ Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để trở thành đơn vị nghiệp trực thuộc Sở) Tiếp theo, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đƣợc thành lập theo hƣớng dẫn Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp Theo đó, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đƣợc thành lập sở hợp Phịng Quản lí văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Sau hợp này, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trở thành quan vừa có chức giúp Sở Nội vụ quản lí nhà nƣớc lƣu trữ, vừa thực nhiệm vụ kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Luật Lƣu trữ (ban hành ngày 11/11/2011) quy định không tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp huyện, nên Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh tiếp nhận quản lí thêm tài liệu có giá trị lịch sử cấp huyện Sau bốn năm thực Thông tƣ 02/2010/TT-BNV, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh tiếp tục có thay đổi theo Thơng tƣ 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Thông tƣ quy định thành lập “Trung tâm Lƣu trữ lịch sử” thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ để thực chức lƣu trữ lịch sử tỉnh quản lí tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử quan thuộc nguồn nộp lƣu cấp tỉnh cấp huyện Nhƣ vậy, khoảng thời gian ngắn, tổ chức lƣu trữ tỉnh (gồm quan quản lí hoạt động lƣu trữ quan quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử) khơng ổn định, có nhiều thay đổi chức năng, nhiệm vụ thay đổi hệ thống quan quản lí (từ Văn phịng UBND sang Sở Nội vụ) Những thay đổi thời gian ngắn giai đoạn đầu thực Luật Lƣu trữ phá vỡ số quy hoạch công tác tổ chức, cán Đồng thời, xuất nhiều khó khăn, lúng túng không thống công tác tổ chức (tổ chức máy tổ chức cán bộ) Từ đó, ảnh hƣởng trực tiếp gián tiếp tới hiệu lực, hiệu quản lí cơng tác lƣu trữ Về quản lí cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh, ngành lƣu trữ thời gian qua đạt đƣợc nhiều kết công tác xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lƣu trữ; đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức, thi đua, khen thƣởng Tuy nhiên, nhiều tồn cần giải nhƣ: Tổ chức máy lƣu trữ địa phƣơng thiếu tính ổn định, lƣu trữ quan chƣa đƣợc tổ chức tốt; chƣa tuân thủ nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất; tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nƣớc tỉnh, huyện chƣa đƣợc thực theo Luật Lƣu trữ Về quản lí tài liệu lƣu trữ, đƣợc quan tâm nhƣng nhiều lƣu trữ quan chƣa thực tốt chức năng, nhiệm vụ dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, chƣa chỉnh lí phổ biến Bên cạnh đó, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ quan giao nộp tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử có nhiều hạn chế khơng lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử tỉnh Việc ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa tài liệu cịn hạn chế, nhiều lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa có biện pháp hiệu để phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; đầu tƣ kinh phí xây dựng kho, sở vật chất, kỹ thuật cịn nhiều bất cập vv Tình hình lƣu trữ tài liệu 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đƣợc phản ánh rõ tham luận “Một số vấn đề đặt hoạt động chỉnh lí tài liệu tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lí tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ” tháng năm 2017 Tổng số phông lƣu trữ bảo quản lƣu trữ lịch sử tỉnh 2.224 phông với khối lƣợng tài liệu 54.780 mét giá (Trong đó, chỉnh lí hồn chỉnh 44.993 mét, chỉnh lí sơ 7.404 mét, chƣa chỉnh lí 1.969 mét) Khối lƣợng tài liệu bảo quản quan, tổ chức cấp tỉnh cấp huyện thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa đƣợc chỉnh lí lớn: Tại lƣu trữ quan cấp tỉnh 728.834 mét (đã chỉnh lí hồn chỉnh 321.773 mét, chỉnh lí sơ 115.215 mét, chƣa chỉnh lí 298.330 mét); lƣu trữ quan cấp huyện 578.997 mét (đã chỉnh lí hồn chỉnh 168.702 mét, chỉnh lí sơ 106.806 mét, chƣa chỉnh lí 303.482 mét) Trong số tài liệu trên, có khơng tài liệu có giá trị lịch sử nhƣng chƣa đƣợc nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lƣu trữ Tình hình nói ảnh hƣởng đến việc phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Tình hình đặt yêu cầu cần phải có nghiên cứu đầy đủ sở khoa học, thực tiễn pháp lí tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh (quản lí cơng tác lƣu trữ nói chung quản lí tài liệu lƣu trữ) Từ đó, đề xuất giải pháp tối ƣu cách thức tổ chức, quản lí lƣu trữ cấp hành Do vậy, chọn đề tài “Nghiên cứu tổ chức quản lí lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” làm Luận án Tiến sĩ Mục tiêu nghiên cứu đề tài Để thực luận án này, đặt mục tiêu cần đạt đƣợc nhƣ sau: - Thứ nhất, làm rõ sở khoa học việc tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng - Thứ hai, từ sở khoa học đó, phân tích tình hình thực tiễn, đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề xuất phƣơng án giải pháp cụ thể tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên của luận án vấn đề tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Việt Nam 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu thời gian: Luận án tập trung nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ Nhà nƣớc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng giai đoạn từ năm 1962 đến năm 2016 Trên sở đề xuất hình thức cách thức tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh cho giai đoạn trƣớc mắt - Phạm vi nghiên cứu không gian: Luận án đƣợc giới hạn lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp tỉnh quản lí, khơng nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lí lƣu trữ quan Đảng tổ chức trị - xã hội khác Do khơng có điều kiện trực tiếp nghiên cứu tồn địa phƣơng, chọn số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng mang tính đại diện cho tỉnh, thành phố Bắc, Trung, Nam để tiến hành khảo sát nhƣ: Hà Nội, Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dƣơng, Hải Phịng, Thái Bình, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng, Bình Định, Đắc Lắk, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh, Cà Mau số tỉnh khác - Phạm vi nghiên cứu nội dung: Đề tài nghiên cứu sở lý luận tình hình thực tiễn đề xuất giải pháp chung tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Luận án khơng đề xuất giải pháp tổ chức, quản lí lƣu trữ cho địa phƣơng hay quan cụ thể Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu trên, cần thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu tổng quan tình hình nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ Việt Nam nƣớc ngồi, qua đánh giá kết nghiên cứu tác giả trƣớc đó; nắm đƣợc nhứng vấn đề kế thừa; đồng thời khẳng định đề tài luận án không trùng lặp với cơng trình, đề tài nghiên cứu Mặt khác, tìm khoảng trống mà luận án cần tiếp tục nghiên cứu để thực mục tiêu đề ra; - Tìm hiểu giá trị tài liệu hình thành hoạt động máy nhà nƣớc địa phƣơng Từ chứng minh cần thiết phải tổ chức quản lí lƣu trữ; - Nghiên cứu lý luận tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh; - Nghiên cứu tổng hợp tình hình tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng nói chung lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng, qua đánh giá ƣu điểm, hạn chế mặt tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nay; - Đề xuất nguyên tắc, phƣơng án giải pháp tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 10 Các nguồn tài liệu đƣợc sử dụng Để thực đề tài này, sử dụng số nguồn tài liệu sau: - Các văn quy định tổ chức máy nhà nƣớc nói chung, tổ chức chức năng, nhiệm vụ quan chuyên mơn cấp tỉnh nói riêng; văn hƣớng dẫn nghiệp vụ, tiêu chuẩn, chế độ công tác lƣu trữ; - Văn Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc địa phƣơng đạo, hƣớng dẫn, phản ánh tình hình cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; phƣơng hƣớng nhiệm vụ, kế hoạch công tác văn thƣ - lƣu trữ hàng năm, nhiều năm; - Sách chuyên khảo, giáo trình lƣu trữ Việt Nam số nƣớc nhƣ Liên Xô, Nga, Pháp, Mỹ, Trung Quốc, ví dụ nhƣ “Cơng tác lƣu trữ Việt Nam” Vũ Dƣơng Hoan chủ biên (NXB Khoa học Xã hội, 1987); Giáo trình đại học “Lý luận thực tiễn cơng tác lƣu trữ” Vƣơng Đình Quyền chủ biên (NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Giáo trình đại học Trƣờng Đại học lƣu trữ lịch sử Maxcova “Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ Liên Xô”; “Lý luận phƣơng pháp lƣu trữ học” Khoa Lƣu trữ học, Trƣờng Đại học Nhân văn quốc gia Nga (2010); Giáo trình đại học “Khoa học quản lí lƣu trữ” Đặng Thiệu Hƣng Trần Trí Vy (NXB Thủ - Bắc Kinh, năm 1996); “Thực tiễn lƣu trữ Pháp” Cục Lƣu trữ Pháp (1993) ; - Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học có liên quan; - Các viết báo, tạp chí liên quan đến tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ địa phƣơng; - Văn quản lí số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng tổ chức quản lí lƣu trữ; - Website Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố; - Cơng báo Nƣớc Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Giả thuyết nghiên cứu Tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có mối liên hệ mật thiết với nhau; tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng hoạt động chƣa hiệu hiệu lực 11 Phƣơng pháp nghiên cứu Trên sở phƣơng pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử Mác-Lênin tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, tơi sử dụng phƣơng pháp luận lƣu trữ học phƣơng pháp nghiên cứu khoa học nhƣ: - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Phƣơng pháp đƣợc sử dụng để phân tích sở lý luận liên quan đến tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng ; tổng hợp kết nghiên cứu tác giả liên quan đến nội dung nghiên cứu; tổng hợp số liệu thống kê; đƣa nhận xét, đánh giá ƣu điểm, tồn vấn đề, lĩnh vực đƣợc nghiên cứu - Phƣơng pháp lịch sử logic: Đƣợc sử dụng để tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển tổ chức lƣu trữ Việt Nam nói chung cấp tỉnh nói riêng từ thành lập ngành năm 1962 đến Phƣơng pháp logic đƣợc sử dụng để nhận định phát triển ngành lƣu trữ nói chung lƣu trữ địa phƣơng nói riêng - Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Để có thơng tin thực tế, tác giả sử dụng phƣơng pháp khảo sát thực tế tổ chức, quản lí lƣu trữ tài liệu lƣu trữ số địa phƣơng nhƣ: Hà Nội, Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dƣơng, Hải Phịng, Thái Bình, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng, Bình Định, Đắc Lắk, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh, Cà Mau số tỉnh khác - Phƣơng pháp hệ thống: Đƣợc sử dụng để hệ thống hóa văn tổ chức quản lí lƣu trữ Trên sở tiếp cận hệ thống để đánh giá yếu tố bên hệ thống tổ chức máy lƣu trữ thiết kế tổ chức lƣu trữ phù hợp Đồng thời, đánh giá tổng thể hoạt động quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thời gian qua, đề xuất giải pháp tổ chức quản lí quan lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng - Phƣơng pháp vấn sâu: Kết hợp với phƣơng pháp khảo sát thực tế, sử dụng phƣơng pháp vấn sâu để khai thác thông tin vấn đề liên quan tới đề tài nhƣ: tình hình kiện tồn tổ chức máy quản lí lƣu trữ; thuận lợi khó khăn tổ chức máy; khó khăn địa phƣơng quản lí cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ; đề xuất kiến nghị với quan có thẩm 12 quyền phƣơng án giải pháp tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Trong đó, tơi vấn trực tiếp vấn gián tiếp qua điện thoại đối tƣợng có liên quan nhƣ: Chi cục trƣởng, Chi cục phó, trƣởng đơn vị nhân viên Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; Trƣởng phòng Nội vụ số huyện; chuyên viên trực tiếp làm lƣu trữ số quan thuộc nguồn nộp lƣu - Phƣơng pháp xử lý thông tin: Kết thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kê, quan sát thực nghiệm tồn dƣới hai dạng thơng tin định tính thơng tin định lƣợng Những thông tin cần đƣợc xử lý để xây dựng luận cứ, phục vụ cho việc chứng minh bác bỏ giả thuyết, luận Trong đó, xử lý tốn học với thơng tin định lƣợng (sử dụng phƣơng pháp thống kê toán để xác định xu hƣớng, diễn biến tập hợp số liệu thu thập đƣợc) xử lý thơng tin định lƣợng để trình bày thông tin, số liệu dƣới dạng số rời rạc, bảng số liệu, biểu đồ luận án; xử lý logic thơng tin định tính Đây việc đƣa phán đoán chất kiện thể liên hệ logic - Phƣơng pháp so sánh: Đƣợc sử dụng để so sánh số liệu thu thập nhằm thấy đƣợc bất hợp lí tổ chức máy lƣu trữ (cơ quan quản lí cơng tác lƣu trữ quan quản lí tài liệu lƣu trữ) yếu tố ngƣời, tài liệu lƣu trữ mối quan hệ quan tỉnh Đóng góp luận án - Về mặt lý luận: Luận án nêu đƣợc cách có hệ thống sở khoa học tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có phân tích nêu ví dụ từ thực tiễn Trong đó, đặt cơng tác lƣu trữ mắt xích quan trọng guồng máy quản lí nhà nƣớc để xem xét giải vấn đề lí luận thực tiễn tổ chức quản lí - Về mặt thực tiễn: + Một là, luận án phản ánh khái quát tranh toàn cảnh tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh với nhận xét ƣu điểm tồn tại, hạn chế nguyên nhân; 13 + Hai là, sở vận dụng sở khoa học sở thực tiễn, luận án đề xuất phƣơng án tối ƣu tổ chức giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu hoạt động lƣu trữ cấp tỉnh giai đoạn - giai đoạn kỷ nguyên số hóa; + Ba là, với kết nghiên cứu trên, luận án tài liệu tham khảo cần thiết cho quan quản lí lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh sở đào tạo lƣu trữ học Bố cục luận án Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung đƣợc kết cấu thành chƣơng sau đây: Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG Chƣơng tổng hợp kết nghiên cứu nhà khoa học, nhà quản lí nƣớc ngồi Việt Nam lí luận thực tiễn tổ chức cơng tác lƣu trữ nói chung, tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nói riêng Từ đó, nhận xét kết nghiên cứu trƣớc đạt đƣợc; so sánh, đối chiếu với mục tiêu, nhiệm vụ luận án để khẳng định tính khơng trùng lặp luận án; xác định kết nghiên cứu mà luận án kế thừa, vấn đề luận án cần nghiên cứu để làm sáng tỏ nhằm đạt mục tiêu đề Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG Chƣơng này, nghiên cứu sở lí luận tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh Trong làm rõ nội dung số khái niệm có liên quan, số vấn đề lý luận tổ chức quản lí lƣu trữ chƣa đƣợc trình bày trình bày chƣa đầy đủ, cụ thể tác phẩm đƣợc công bố 14 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG Nghiên cứu tình hình thực tế tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh thời gian qua nội dung: Tổ chức máy lƣu trữ tỉnh (gồm quan, đơn vị chuyên môn quản lí cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ; lƣu trữ quan); tổ chức nhân sự; tình hình quản lí cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ: Xây dựng ban hành quy hoạch, kế hoạch lƣu trữ, văn đạo, hƣớng dẫn thực phản ánh tình hình; kiểm tra việc thực quy định công tác lƣu trữ; tổ chức, đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lƣu trữ; công tác thi đua khen thƣởng chế độ, sách ngƣời có nhiều cơng lao nghiệp lƣu trữ; quản lí hoạt động lƣu trữ Từ kết nghiên cứu thực tế để có nhận xét ƣu điểm, tồn tại, hạn chế tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh Mặt khác, luận án cung cấp thông tin thực tiễn để làm sở chủ yếu cho việc đề xuất phƣơng án tổ chức giải pháp nâng cao hiệu quản lí Chƣơng PHƢƠNG ÁN TỔ CHỨC VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG Từ kết nghiên cứu chƣơng nêu trên, mạnh dạn đề xuất phƣơng án tổ chức số biện pháp nhằm hồn thiện tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 15 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 1.1 Tình hình nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 1.1.1 Giới thiệu khái qt cơng trình nghiên cứu có liên quan Nhƣ trình bày phần mở đầu, tổ chức quản lí lƣu trữ nói chung, cơng tác lƣu trữ địa phƣơng nói riêng đƣợc nhiều tác giả nƣớc Việt Nam nghiên cứu lý luận thực tiễn Chủ yếu đƣợc thể sách chuyên khảo, giáo trình đại học lƣu trữ học, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, ngành, sở, luận văn thạc sĩ, viết tạp chí chuyên ngành, tham luận hội thảo, hội nghị khoa học 1.1.1.1 Các cơng trình nghiên cứu nước Nghiên cứu lý luận chung tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ đƣợc đề cập cơng trình nghiên cứu, viết lƣu trữ học nhiều nƣớc Trong đó, có nƣớc Nga, Pháp, Trung Quốc Có thể kể đến số tác phẩm tiêu biểu: - Tiếng Nga: + Giáo trình đại học Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô, Nhà xuất “Đại học”, M 1966 (tái năm 1980); + Giáo trình đại học Lý luận phương pháp lưu trữ học Bộ môn Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Trƣờng Đại học Nhân văn quốc gia Nga, 2010; + Giáo trình đại học Lưu trữ học Bộ môn Lƣu trữ học, Khoa Lƣu trữ học Trƣờng Đại học Nhân văn quốc gia Nga, năm 2012 - Tiếng Trung Quốc: + Sách chuyên khảo Bàn quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ Trần Trí Vi chủ biên, Nhà xuất Đại học nhân dân Trung Quốc, 1992 + Giáo trình đại học Khoa học quản lí lưu trữ Đặng Thiệu Hƣng, Trần Trí Vi, NXB Đại học Sƣ phạm Thủ Đơ, năm 1998 - Tiếng Pháp: Sách chuyên khảo Thực tiễn lưu trữ Pháp Cục Lƣu trữ Pháp (Trung tâm Khoa học lƣu trữ - Cục Văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc dịch từ tiếng Pháp) 16 1.1.1.2 Các công trình nghiên cứu có liên quan Việt Nam Có nhiều cơng trình, sách chun khảo, đề tài nghiên cứu, viết… đề cập đến vấn đề này, kể đến số cơng trình nghiên cứu chủ yếu sau đây: - Các giáo trình, sách chuyên khảo: + Sách chuyên khảo Công tác lưu trữ Việt Nam Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội, năm 1987; + Giáo trình đại học Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Vƣơng Đình Quyền chủ biên, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990 - Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, ngành: + Đề tài nghiên cứu cấp ngành Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam Vƣơng Đình Quyền làm chủ nhiệm, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, năm 1990; + Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Cơ sở khoa học để tổ chức quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ tác giả Dƣơng Văn Khảm làm chủ nhiệm, Cục Lƣu trữ nhà nƣớc, năm 2001; + Đề tài khoa học cấp Bộ Nghiên cứu đề xuất mơ hình tổ chức, quản lí tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định Luật Lưu trữ” Ths Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ nhiệm, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, năm 2016 - Đề tài nghiên cứu cấp tỉnh cán lƣu trữ địa phƣơng thực hiện: + Hà Công Tuấn (1998), “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông lưu trữ UBND tỉnh Đăk Lăk”; + Nguyễn Thịnh Thành (2001), “Nghiên cứu luận khoa học, đề xuất giải pháp để thực chế độ giao nộp, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lí nhà nước nghiên cứu khoa học quan thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn mới”; - Các viết đăng tải tạp chí khoa học: Liên quan tới đề tài luận án có số viết tiêu biểu: + Vũ Dƣơng Hoan (1971), “Kho lƣu trữ địa phƣơng”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ (03); 17 + Nguyễn Xuân Nung (1974), “Mấy suy nghĩ việc thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ”, Tập san Văn thư Lưu trữ (04); + Ngơ Thiếu Hiệu (1978), “Vấn đề quản lí tập trung tài liệu nƣớc ta” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (01); + Vƣơng Đình Quyền (1987), “Mấy vấn đề lý luận tổ chức mạng lƣới kho lƣu trữ nƣớc ta”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ (01, 02); + Nguyễn Văn Thâm (1987), “Mấy vấn đề lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ nƣớc ta nay”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (03); + Vƣơng Đình Quyền (1999), “Tập trung bảo quản tài liệu lƣu trữ quan, đoàn thể cấp tỉnh - nhiệm vụ cấp thiết Trung tâm Lƣu trữ tỉnh”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (08); + Nguyễn Mạnh Cƣờng (2010), “Quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nay”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước (08); + Văn Tất Thu (2011), “Nội dung mới, quan trọng Luật Lƣu trữ nhiệm vụ chủ yếu triển khai đƣa Luật vào sống”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (12); + Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi hoạt động quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập phát triển”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (06); + Đào Đức Thuận (2017), “Một số vấn đề xây dựng Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lƣu trữ ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (04); + Nguyễn Mạnh Cƣờng (2016), “Hồn thiện máy quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng”, Tạp chí Nghiên cứu khoa học nội vụ (12); + Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018), “Kiện toàn tổ chức máy lƣu trữ địa phƣơng theo nguyên tắc “Quản lí tập trung thống nhất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (01); + Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018),“Nâng cao hiệu quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ địa phƣơng”, Tạp chí Khoa học nội vụ (03) 18 - Các báo cáo chuyên đề có liên quan hội nghị khoa học: + Vƣơng Đình Quyền (1994), “Một số vấn đề lý luận thực tiễn xác định giá trị tài liệu quản lí quan quản lí nhà nƣớc địa phƣơng”, Hội thảo khoa học xác định giá trị tài liệu, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc; + Hà Văn Huề (2000), “Tình hình thực khâu nghiệp vụ lƣu trữ TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng”, Hội nghị “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh”, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc; + Đào Đức Thuận (2001), “Về nguồn bổ sung tài liệu vào TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng”, Hội nghị khoa học Lưu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ hai - Trƣờng ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN - Luận văn thạc sĩ: Một số học viên cao học Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQGHN chọn hƣớng nghiên cứu lƣu trữ địa phƣơng nhƣ: + Trần Thanh Tùng (2003), Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN; + Phạm Thị Diệu Linh (2009), Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN; + Trần Văn Quang (2015), Tổ chức quản lí lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN; + Hồ Anh Chuyên (2015), Nâng cao hiệu quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ tỉnh Quảng Bình, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN; 1.1.2 Khái quát nội dung có liên quan cơng trình nghiên cứu đề cập Theo tìm hiểu tác giả tổ chức quản lí lƣu trữ có số vấn đề lý luận sau đƣợc giới lƣu trữ học nƣớc nƣớc quan tâm nghiên cứu: 1.1.2.1 Nghiên cứu nước ngồi 1) Về ngun tắc quản lí cơng tác lƣu trữ Trong số tài liệu nƣớc ngoài, nguyên tắc quản lí lƣu trữ đƣợc giáo trình sách chuyên khảo giải thích cụ thể 19 Ở Nga, giáo trình Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ Liên Xô xuất năm 1966, 1980 nhấn mạnh Phông lƣu trữ nhà nƣớc Liên xô đƣợc tổ chức theo “Nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất” Để thực quản lí cơng tác lƣu trữ theo nguyên tắc này, Liên Xô trƣớc Liên bang Nga hình thành hệ thống tổ chức lƣu trữ từ trung ƣơng đến cấp sở gồm: - Tổng cục Quản lí lƣu trữ nhà nƣớc Liên Xô (Liên bang Nga); - Cục Quản lí lƣu trữ nƣớc cộng hịa; - Cơ quan quản lí lƣu trữ nhà nƣớc cấp tỉnh; - Cơ quan quản lí lƣu trữ huyện; - Các lƣu trữ quan, tức lƣu trữ hành đƣợc tổ chức quan, tổ chức; - Các lƣu trữ lịch sử đƣợc tổ chức Trung ƣơng, nƣớc cộng hòa, tỉnh, huyện; - Các lƣu trữ chuyên ngành: Địa chất, khí tƣợng thủy văn, ngoại giao, quốc phòng, an ninh [96] Ở Trung Quốc, nhà nghiên cứu Trung Quốc đƣa quan điểm nguyên tắc quản lí tập trung thống Sách chuyên khảo Khoa học quản lí lưu trữ Đặng Thiệu Hƣng Trần Trí Vi nhấn mạnh việc tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ phải theo nguyên tắc quản lí tập trung thống Các tác giả Trung Quốc giải thích nội dung nguyên tắc nhƣ sau: Thống lãnh đạo phân cấp quản lí cơng tác lƣu trữ; Bảo vệ hoàn chỉnh an toàn tài liệu lƣu trữ; Tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ” [103; 34, 35, 36] 2) Lý luận tổ chức lƣu trữ lịch sử lƣu trữ nói chung Theo giáo trình Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ Liên Xô, xuất năm 1966 (tái năm 1980) giáo trình Lý luận phương pháp lưu trữ học Học viện Lƣu trữ - Lịch sử, Trƣờng Đại học Nhân văn Quốc gia Nga M 2010, việc tổ chức hệ thống viện lƣu trữ (Lƣu trữ lịch sử) Liên xô trƣớc Liên bang Nga ngày đƣợc thực chủ yếu sở phân loại khoa học tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Các đặc trƣng đƣợc vận dụng để phân loại gồm: 20 - Đặc trƣng lệ thuộc tài liệu thời kỳ lịch sử; - Đặc trƣng lệ thuộc tài liệu ý nghĩa quan toàn Liên Xơ, nƣớc cộng hịa địa phƣơng; - Đặc trƣng lệ thuộc tài liệu lãnh thổ hành chính; - Đặc trƣng lệ thuộc tài liệu ngành hoạt động xã hội nhà nƣớc; - Đặc trƣng lệ thuộc vào kỹ thuật chế tác tài liệu; Đối với đặc trƣng nói đƣợc giáo trình phân tích, diễn giải cách vận dụng Ngoài vận dụng đặc trƣng nêu, phải đảm bảo nguyên tắc phân phông lƣu trữ không xé lẻ phông lƣu trữ khối phông lƣu trữ [96; 24-37] Các giáo trình rõ, vận dụng đặc trƣng phân loại này, Liên Xô trƣớc Liên bang Nga ngày thiết lập loại viện lƣu trữ lịch sử sau đây: - Các Viện lƣu trữ nhà nƣớc liên bang; - Các Viện lƣu trữ nhà nƣớc nƣớc cộng hòa; - Các Viện lƣu trữ tỉnh; - Các Viện lƣu trữ huyện; - Các Viện lƣu trữ chuyên ngành; - Các Viện lƣu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm Ở Trung Quốc, vấn đề này, sách chuyên khảo Đặng Thiệu Hƣng viết “Để quản lí cách khoa học tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ phạm vi tồn quốc theo ngun tắc quản lí tập trung thống nhất, Trung Quốc thiết lập hệ thống tổ chức lưu trữ toàn quốc gồm loại quan lưu trữ: Lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử (các viện lưu trữ) quan quản lí nhà nước lưu trữ” Sách chuyên khảo phân tích rõ tính chất nhiệm vụ cụ thể loại quan lƣu trữ Chẳng hạn, Viện lƣu trữ quan nghiệp có tính chất văn hóa, khoa học; có nhiệm vụ quản lí tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa lịch sử phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; viện lƣu trữ đƣợc tổ chức theo loại hình tài liệu cấp trung ƣơng, tỉnh, chuyên khu, huyện Cơ quan quản lí lƣu trữ đƣợc thành lập trung ƣơng đƣợc gọi Cục Quản lí lƣu trữ quốc gia thuộc Quốc vụ viện, thực chức quản lí cơng tác lƣu trữ Đảng Nhà nƣớc phạm vi toàn 21 quốc Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, khu tự trị thiết lập Cục lƣu trữ, chuyên khu, thành phố, châu (thuộc tỉnh) thiết lập Sở lƣu trữ, cấp huyện thành lập Phòng lƣu trữ [103; 41,42,43] Theo sách chun khảo “Bàn quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ”, nhiệm vụ quản lí nhà nƣớc quan lƣu trữ gồm: 1) Căn vào phƣơng châm, sách Đảng Chính phủ Trung Quốc, đề xuất phƣơng châm, nhiệm vụ công tác lƣu trữ; dự thảo văn quy phạm pháp luật công tác lƣu trữ; nghiên cứu đề quy chế, chế độ công tác lƣu trữ; 2) Lãnh đạo, đôn đốc, kiểm tra lƣu trữ quan, đồn thể, trƣờng học, xí nghiệp viện lƣu trữ; 3) Xây dựng kế hoạch, quy hoạch ngắn hạn, dài hạn phát triển nghiệp lƣu trữ; 4) Đề xuất nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, nghiên cứu thẩm tra giá trị tài liệu bảo quản lƣu trữ, kiểm tra giám sát việc tiêu hủy tài liệu; 5) Tổ chức đạo việc nghiên cứu lý luận kỹ thuật, đề xuất việc thực phƣơng án nhằm tiêu chuẩn hóa, khoa học hóa, đại hóa cơng tác quản lí lƣu trữ; nghiên cứu vận dụng khoa học kỹ thuật đại vào việc bảo vệ, bảo quản, phục chế tài liệu; 6) Triệu tập hội nghị công tác lƣu trữ, nghiên cứu giải vấn đề quan trọng công tác lƣu trữ; trao đổi kinh nghiệm nghiệp vụ lƣu trữ; 7) Phối hợp với phận tổ chức nhân đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, tổ chức bình xét chức danh cán lƣu trữ; 8) Tổ chức công tác khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; đề biện pháp cụ thể hoạt động lƣu trữ lịch sử; giải vấn đề biên tập xuất sử liệu lƣu trữ [102] Ở nƣớc Cộng hòa Pháp, sách chuyên khảo “Thực tiễn lưu trữ Pháp” Cục Lƣu trữ Pháp ấn hành nêu cách khái qt tình hình cơng tác lƣu trữ Pháp năm gần gồm vấn đề: Tổ chức hành chính, sở pháp lý quy 22 định tổ chức phƣơng thức quản lí; nghiệp vụ thu thập, bổ sung, đánh giá, bảo quản, sử dụng tài liệu lƣu trữ với đặc điểm Pháp Cơng trình nghiên cứu khơng nêu lí luận nhƣng phản ánh đầy đủ mạng lƣới quan lƣu trữ công Pháp bao gồm: Cục lƣu trữ Pháp; viện Lƣu trữ trung ƣơng (Lƣu trữ quốc gia); viện lƣu trữ địa phƣơng (lƣu trữ tỉnh, lƣu trữ vùng, lƣu trữ công xã), lƣu trữ chun ngành (bệnh viện, phịng thƣơng mại, doanh nghiệp cơng) Lƣu trữ quốc gia đặt nhiều quan phân tán địa phƣơng Paris nhƣ: Trung tâm Lƣu trữ đƣơng đại Fontainebleau, từ năm 1969 tiếp nhận tài liệu sau năm 1958; Trung tâm Lƣu trữ Hải ngoại Aix-en-Provence tập trung bảo quản tài liệu lƣu trữ liên quan đến Algerie thuộc địa cũ, bao gồm tài liệu Bộ Thuộc địa trƣớc đây; Kho Microfilm Espeyran bảo quản bảo hiểm microfilm; Trung tâm Lƣu trữ giới lao động Roubaix Các viện lƣu trữ tỉnh, đƣợc thành lập kể từ Luật ngày 26/10/1796 đƣợc ban hành, tài liệu lƣu trữ đƣợc tập trung tỉnh lị tỉnh Lƣu trữ tỉnh đặt dƣới quyền Chủ tịch Hội đồng tỉnh theo Luật số 83-663 ngày 22/7/1983 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/1986 Ngân sách hoạt động quan tỉnh cung cấp Tuy nhiên có trợ cấp Nhà nƣớc, tối đa 30% để xây dựng tòa nhà (Kho lƣu trữ chun dụng) Ngồi tài liệu có xuất xứ từ quan quản lý, tòa án, quan tổ chức khác trƣớc Cách mạng Pháp đƣợc Luật quy định (Điều 7, Sắc lệnh số 79-1037), viện lƣu trữ tỉnh cịn bảo quản phơng tài liệu cơng có nguồn gốc khác nhau: Tài liệu lƣu trữ quan thuộc Hội đồng tỉnh; tài liệu lƣu trữ quan tản quyền nhà nƣớc thẩm quyền tỉnh; tài liệu lƣu trữ quan tản quyền nhà nƣớc thẩm quyền cấp tỉnh có trụ sở tỉnh Ngoài ra, lƣu trữ tỉnh tham gia vào việc kiểm tra thu thập tài liệu quan công quốc gia [03;37-38] 1.1.2.2 Nghiên cứu Việt Nam Tại Việt Nam, vấn đề tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ đƣợc nghiên cứu nhiều phƣơng diện với hình thức nghiên cứu đa dạng, Sau nội dung chủ yếu: 23 1) Về nguyên tắc “Quản lí tập trung thống nhất” Nguyên tắc quản lí tập trung thống đƣợc sách chuyện khảo Công tác lưu trữ Việt Nam Vũ Dƣơng Hoan chủ biên giáo trình đại học “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” Vƣơng Đình Quyền chủ biên diễn giải phân tích cách tồn diện Sách chun khảo nói Vũ Dƣơng Hoan giải thích“Ở nước ta cơng tác lưu trữ quản lí theo nguyên tắc quản lí tập trung thống Nó thể hai mặt đây: Trước hết tập trung toàn tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia vào bảo quản mạng lưới phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương đặt quản lí thống Nhà nước Mặt thứ hai tập trung đạo cách thống tổ chức lưu trữ, pháp chế lưu trữ nghiệp vụ lưu trữ Nguyên tắc nhằm bảo đảm an toàn hoàn chỉnh, tạo điều kiện để sử dụng tài liệu lưu trữ cách triệt để có hiệu Ngun tắc tập trung thống quản lí cơng tác lưu trữ biểu cụ thể nhận thức luận mác xít lĩnh vực lưu trữ Theo nhận thức này, tượng giới khách quan xem xét tổng thể thống nhất, có mối liên hệ hữu với Để nghiên cứu đầy đủ mặt đời sống xã hội, cần có tài liệu phản ánh tồn diện hoạt động ngành, cấp mà tiêu biểu Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Vì phải quản lí Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo ngun tắc nói quản lí theo nguyên tắc tài liệu lưu trữ quốc gia phát huy tác dụng mình” [26;25,26] Giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” giải thích nguyên tắc nhƣ sau: “Cũng nước XHCN khác, nước ta, tài liệu lưu trữ xem tài sản chung tồn dân, Nhà nước quản lí theo ngun tắc tập trung thống Nguyên tắc thể hai mặt sau đây:” - Thứ nhất, toàn tài liệu lưu trữ lập thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam đưa vào bảo quản mạng lưới phòng, kho lưu trữ từ Trung ương đến sở Nhà nước thống quản lí 24 - Thứ hai, hệ thống quan lưu trữ bao gồm quan quản lí kho lưu trữ thành lập để quản lí đạo thống nghiệp vụ lưu trữ, pháp chế lưu trữ tổ chức” [64; 16,17] Nguyên tắc quản lí tập trung thống đƣợc đề cập số cơng trình nghiên cứu viết cơng bố tạp chí khoa học Cụ thể: - Tác giả Vƣơng Đình Quyền viết “Mấy vấn đề lí luận tổ chức mạng lƣới lƣu trữ nƣớc ta” cho “Tổ chức mạng lưới kho lưu trữ [lưu trữ lịch sử] vấn đề liên quan đến việc bảo quản sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đây biện pháp quan trọng để thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lưu trữ” [63] - Đề tài nghiên cứu cấp ngành “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ” Dƣơng Văn Khảm làm chủ nhiệm nêu quan điểm: Quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ quốc gia sở khoa học để tổ chức ngành lƣu trữ Việt Nam Các tác giả đề nguyên tắc thiết kế hệ thống tổ chức (nguyên tắc lịch sử; nguyên tắc ngành hoạt động; nguyên tắc hành - lãnh thổ; nguyên tắc xuất xứ) [34] Tuy nhiên, nguyên tắc đƣợc nêu nhƣng không đƣợc diễn giải sâu Hơn nữa, theo dùng khái niệm “nguyên tắc” trƣờng hợp khơng chuẩn xác Nên thay khái niệm “đặc trƣng” ? - Tác giả Nguyễn Xuân Nung viết “Mấy suy nghĩ việc thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ” đăng tải Tập san Văn thư Lưu trữ số năm 1974 khẳng định rằng, công tác lƣu trữ Việt Nam phải đƣợc quản lí theo nguyên tắc tập trung thống Để thực nguyên tắc trƣớc hết phải thành lập “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam thống nhất” cần thực nội dung sau: Thứ nhất, cần có văn Hội đồng Chính phủ thành lập quy định cụ thể phông tài liệu lƣu trữ thống Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa Trên sở này, tiếp tục quy định Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam địa phƣơng (khu, thành, tỉnh) 25 Thứ hai, xây dựng mạng lƣới kho (viện) lƣu trữ quan quản lí lƣu trữ thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng Đây vấn đề có ý nghĩa mặt tổ chức để thực nguyên tắc quản lí tập trung thống Hệ thống kho lƣu trữ hệ thống quan quản lí lƣu trữ tổ chức ngành lƣu trữ Khơng có tổ chức khơng có ngành lƣu trữ Hiện tại, Việt Nam tổ chức hai hệ thống làm Đó hệ thống phòng, kho lƣu trữ quan trung ƣơng địa phƣơng đứng đầu Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng để đạo mặt cơng tác lƣu trữ Về phƣơng thức quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ, tác giả phân tích: Quản lí tập trung tài liệu lƣu trữ mặt công tác quan trọng Tuy nhiên, cần phải có phân cấp cụ thể thành phần tài liệu từ kho lƣu trữ trung ƣơng đến địa phƣơng (kho lƣu trữ khu, thành, tỉnh kho lƣu trữ huyện, xã) Thứ ba, để tổ chức khoa học tài liệu, cần xây dựng chế độ nghiệp vụ thống Chế độ nghiệp vụ gồm quy định có tính ngun tắc quy định cụ thể có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ thu thập, chỉnh lí, đánh giá, thống kê, khai thác, cơng bố,v.v Trong viết này, tác giả Nguyễn Xuân Nung cho rằng, sở pháp lý việc quản lí cơng tác văn thƣ, lƣu trữ phải dựa vào văn quản lí có hiệu lực vào thời điểm đó: Điều lệ cơng tác công văn, giấy tờ công tác lƣu trữ đƣợc ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963; Thông tƣ số 09-BT ngày 08/3/1965 Phủ Thủ tƣớng tổ chức lƣu trữ Bộ Kho lƣu trữ địa phƣơng; Thông tƣ số 120-BT ngày 29/7/1974 Phủ Thủ tƣớng việc chấn chỉnh kiên tồn cơng tác cơng văn, giấy tờ cơng tác lƣu trữ quan Trung ƣơng địa phƣơng Tác giả đề xuất, Ủy ban hành địa phƣơng cần đạo nội dung: Nghiên cứu ban hành chế độ, quy định cụ thể công tác văn thƣ, lƣu trữ; đào tạo bồi dƣỡng đội ngũ làm văn thƣ, lƣu trữ địa phƣơng; tổ chức họp thƣờng kỳ để sơ kết, tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ; kiểm tra đôn đốc trực tiếp quan, ngành, cấp thực công tác văn thƣ, lƣu trữ; tổ chức đạo cơng tác phịng, kho lƣu trữ [48] 26 - Tác giả Nguyễn Văn Thâm viết “Mấy vấn đề lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ nƣớc ta nay” đăng Tập san Văn thư Lưu trữ số 3-1987 phân tích vai trị cơng tác lƣu trữ đời sống xã hội hoạt động quản lí máy nhà nƣớc Trong đó, tác giả cho phát triển công tác lƣu trữ quốc gia gắn liền với xu thế, phạm vi mức độ sử dụng tài liệu lƣu trữ vào nhu cầu sống Tài liệu lƣu trữ đƣợc xem tài sản tồn dân, thơng qua Nhà nƣớc, việc tổ chức tài liệu đƣợc hƣớng đến phục vụ lợi ích chung ngƣời lao động, tồn xã hội Do đó, việc quản lí cơng tác lƣu trữ phải thực theo “Nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất” Nguyên tắc đƣợc đề sở lý luận nhận thức mác-xit Các tƣợng giới khách quan luôn đƣợc nghiên cứu nhƣ thể thống hệ thống hồn chỉnh Quản lí tập trung thống tài liệu Phơng lƣu trữ quốc gia nhằm mục đích tạo điều kiện tốt cho trình nghiên cứu sử dụng tài liệu Nguyên tắc sở để xác lập mạng lƣới kho, phòng lƣu trữ Tác giả viết rằng, nhiều nƣớc xã hội chủ nghĩa, viện lƣu trữ nhà nƣớc, có chồng chéo trùng lặp tài liệu Vì viện ln có quy định rõ ràng phạm vi thu thập quyền hạn sử dụng chúng cần thiết Việc phân bố phòng, kho hợp lí sở để tạo điều kiện phát triển cơng tác lƣu trữ, có thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu [75] - Tác giả Việt Trí làm phong phú thêm hệ thống lý luận tập trung quản lí cơng tác lƣu trữ việc giới thiệu Sắc lệnh Lê Nin công tác lƣu trữ qua viết “Những nguyên tắc Lê Nin công tác lưu trữ cịn sống mãi” cơng bố Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 02-1988 Tác giả viết: “Ngày 01/6/1918 Hội đồng dân ủy Liên bang Nga theo sáng kiến Lê Nin phê chuẩn Sắc lệnh Về cải tổ tập trung công tác lưu trữ Cộng hịa XHCN Xơ Viết Liên bang Nga Theo Sắc lệnh này, tài liệu lưu trữ chuyển thành “Sở hữu nhà nước Xô Viết” Như chúng tài sản văn hóa dân tộc Từ dẫn đến yêu cầu tất yếu lưu trữ nước ta “thành lập Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam thống nhất” Đó quan điểm có tính ngun tắc tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ Những nguyên tắc đƣợc nhà khoa học lƣu trữ Việt Nam nghiên cứu, tiếp thu vận dụng để xây dựng thành sở lý luận khoa học [79] 27 Tác giả Nguyễn Mạnh Cƣờng viết “Kiện toàn máy lƣu trữ địa phƣơng theo nguyên tắc tập trung thống nhất” đăng tải Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2018 tiếp tục khẳng định lí luận nguyên tắc “quản lí tập trung thống nhất” đƣợc thực việc tổ chức máy quản lí lƣu trữ địa phƣơng từ sau thành lập ngành lƣu trữ năm 1962 đến Từ lí luận này, tác giả có nhận xét, đánh giá đề xuất số khuyến nghị nhƣ: tiếp tục hồn thiện mơ hình tổ chức lƣu trữ địa phƣơng sở trì ổn định lâu dài để đảm bảo tính thống tổ chức máy toàn quốc, tránh tình trạng địa phƣơng thực khác nhau; kết hợp cơng tác quản lí với hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh; kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn quản lí lƣu trữ địa phƣơng; tiếp tục thực dự án đầu tƣ xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng; tuyển dụng bố trí nhân đủ số lƣợng chất lƣợng theo vị trí việc làm; triển khai biện pháp đại hóa cơng tác lƣu trữ [11] 2) Lí luận tổ chức mạng lƣới lƣu trữ Xây dựng kiện tồn tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc nói chung lƣu trữ địa phƣơng nói riêng chủ đề đƣợc nhiều nhà lƣu trữ học, nhà quản lí quan tâm Bởi lẽ, nội dung thực nguyên tắc quản lí tập trung thống phải xây dựng máy lƣu trữ nói chung (cơ quan quản lí, lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử) thống khoa học Cuốn “Công tác lưu trữ Việt Nam” Vũ Dƣơng Hoan chủ biên sách mang tính lý luận đề cập đến vấn đề tổ chức mạng lƣới lƣu trữ Cuốn sách dành chƣơng để trình bày phân loại Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam Trong có giai đoạn phân loại Phơng lƣu trữ Quốc gia để tổ chức mạng lƣới kho, viện lƣu trữ Về mạng lƣới kho lƣu trữ nhà nƣớc mà sách chuyên khảo đề cập, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia, lƣu trữ chuyên ngành Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Cuốn sách viết, phân loại Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam để tổ chức mạng lƣới kho lƣu trữ cần vận dụng đặc trƣng phân loại chủ yếu nhƣ: Đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành chính, đặc trƣng ngành hoạt động, 28 đặc trƣng kỹ thuật phƣơng pháp làm tài liệu Ngồi ra, cịn phải vào khối lƣợng tài liệu, điều kiện sử dụng bảo quản, hiệu kinh tế, đặc điểm lịch sử bảo quản khối tài liệu,v.v Tuy nhiên, khơng đƣợc phân tích, giải thích cụ thể Cuốn sách phản ánh tổ chức lƣu trữ địa phƣơng thời điểm đó:“Tại địa phương, có kho lưu trữ phịng lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh quản lí Về nguyên tắc kho lưu trữ tỉnh có quyền thu nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn hình thành hoạt động sở, ngành tỉnh Tuy nhiên chưa thực tốt yêu cầu Việc nghiên cứu xây dựng kho lưu trữ cấp huyện, quận xúc tiến nhằm tiến tới hoàn thành nhiệm vụ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ phạm vi nước từ trung ương đến địa phương” [26; 166] Tƣơng tự nhƣ tác phẩm trên, giáo trình đại học “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” Vƣơng Đình Quyền chủ biên có chung quan điểm: Việc tổ chức mạng lƣới kho, viện lƣu trữ phải dựa sở phân loại tài liệu Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam theo nhiều đặc trƣng, là: Đặc trƣng thời lỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa trung ƣơng địa phƣơng tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành chính, đặc trƣng ngành hoạt động, đặc trƣng kỹ thuật phƣơng pháp chế tác tài liệu Giáo trình sâu phân tích trƣờng hợp cần vận dụng đặc trƣng nói vận dụng hình thành loại kho lƣu trữ Chẳng hạn vận dụng đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu sở để xác định kho lƣu trữ trung ƣơng bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa tồn quốc kho lƣu trữ tỉnh, huyện, xã để bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng; vận dụng đặc trƣng ngành hoạt động sở để xác định kho lƣu trữ tập trung bảo quản tài liệu quan thuộc ngành định Cuốn giáo trình cịn đƣa khái niệm “Kho lưu trữ” nhƣ sau: “Kho lưu trữ loại quan lưu trữ có chức bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học lưu trữ học, văn kiện học khoa học khác có liên quan (như sử liệu học, công bố học…)”[64; 79] Điều đáng lƣu ý, tác giả cho kho lƣu trữ chức tổ chức, bảo quản sử dụng tài liệu lƣu trữ mà cịn có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học 29 Hai sách đƣợc coi “cẩm nang” công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán lƣu trữ tài liệu tham khảo cán lƣu trữ quan, tổ chức nhiều năm Tuy nhiên, nội dung tổ chức đề cập đến lý luận tổ chức mạng lƣới kho lƣu trữ mà chƣa trình bày lý luận tổ chức hệ thống quan lƣu trữ quốc gia, có hệ thống tổ chức lƣu trữ cấp tỉnh Cần nói thêm rằng, trƣớc viết “Mấy vấn đề tổ chức mạng lƣới lƣu trữ nƣớc ta” công bố Tập san Văn thư Lưu trữ số 1, năm 1987, tác giả Vƣơng Đình Quyền viết “Việc xác định mạng lưới kho lưu trữ phải dựa sở phân loại khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam”, đồng thời, sâu phân tích 05 đặc trƣng cần vận dụng kết hợp vận dụng đặc trƣng Liên quan đến tổ chức mạng lƣới lƣu trữ cấp tỉnh, tác giả viết rằng, kho lƣu trữ tỉnh đƣợc tổ chức dựa sở vận dụng hai đặc trƣng: đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu đặc trƣng lãnh thổ hành Tác giả giải thích, tài liệu có ý nghĩa tồn quốc tài liệu quan nhà nƣớc, tổ chức trị xã hội cấp trung ƣơng thuộc thời kỳ lịch sử; nhà hoạt động trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật tiêu biểu Tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng bao gồm tài liệu quan, đồn thể, xí nghiệp, cấp kỳ, liên khu, khu (thuộc đơn vị hành cũ), tỉnh đặc khu thuộc trung ƣơng, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phƣờng, thị trấn trực thuộc quận huyện Tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng có mức độ rộng hẹp khác nhau, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan hình thành chúng Bài viết rõ, vận dụng kết hợp đặc trƣng phân loại nói để xác định kho lƣu trữ cụ thể, có yếu tố cần phải xem xét: Khối lƣợng tài liệu, điều kiện sử dụng tài liệu yếu tố lịch sử Khi phân tích yếu tố điều kiện sử dụng tài liệu, tác giả đề xuất việc bố trí kho lƣu trữ phải xét đến điều kiện địa lý, phƣơng tiện giao thông đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu [66] Với chủ đề nghiên cứu lý luận tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ, đề tài nghiên cứu cấp ngành “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ” tác giả Dƣơng Văn Khảm làm chủ nhiệm đƣa hai sở khoa học để tổ chức ngành lƣu trữ: Một là, sở lý luận chủ nghĩa Mác-Lê nin yêu cầu 30 xây dựng ngành lƣu trữ nƣớc ta; hai là, sở lý luận phƣơng pháp luận khoa học lƣu trữ việc xây dựng hệ thống tổ chức ngành lƣu trữ Về sở lý luận xây dựng hệ thống tổ chức lƣu trữ, theo đề tài cấp ngành nói trên, phải vào ba giai đoạn quản lí tài liệu: Giai đoạn văn thƣ, giai đoạn lƣu trữ hành, giai đoạn lƣu trữ lịch sử Ở giai đoạn văn thƣ tài liệu cán văn thƣ tự quản lí, giai đoạn hành tài liệu lƣu trữ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ quan nên quan cần phải lập phòng hay phận lƣu trữ quan để quản lí Giai đoạn lƣu trữ lịch sử tức giai đoạn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hết giá trị hành đƣợc giao nộp vào lƣu trữ lịch sử để tổ chức bảo quản khai thác sử dụng rộng rãi lâu dài Đề tài lƣu ý kho (viện) lƣu trữ lịch sử, khối lƣợng tài liệu giao nộp chiếm 2-10% việc thiết lập kho lƣu trữ phải đảm bảo thuận tiện cho yêu cầu quản lí tài liệu lƣu trữ quốc gia, hình thành khu vực thẩm quyền giao nộp tài liệu hợp lý, thuận tiện [32] Vấn đề tổ chức kho lƣu trữ địa phƣơng, đƣợc tác giả Vũ Dƣơng Hoan đề cập viết “Kho lƣu trữ địa phƣơng” công bố Tập san Văn thư Lưu trữ số 3-1971 Tác giả nhắc lại quy định Điều lệ Công tác công văn, giấy tờ công tác lƣu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ: “Ở khu, tỉnh, thành phố thuộc Trung ương có Kho lưu trữ khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu địa phương” Đồng thời, tác giả phân tích vai trị kho lƣu trữ địa phƣơng việc quản lí tập trung tài liệu lƣu trữ địa phƣơng Vũ Dƣơng Hoan đề nghị, để thực tốt nhiệm vụ Kho lƣu trữ đƣợc quy định Điều lệ Công tác công văn, giấy tờ cơng tác lƣu trữ, kho lƣu trữ cấp tỉnh phải có 05 biên chế [27] Đây ý tƣởng nhằm bƣớc đầu chuẩn hóa biên chế nhân cho kho lƣu trữ cấp tỉnh Tuy nhiên, theo so với yêu cầu quản lí phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ cấp tỉnh 05 biên chế Về vấn đề này, tác giả Ngơ Thiếu Hiệu viết “Vấn đề quản lí tập trung tài liệu nƣớc ta” đăng Tập san Văn thư Lưu trữ số 1-1978 nêu quan điểm: Để quản lí tập trung thống tài liệu lƣu trữ phải xây dụng mạng lƣới phòng, kho lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng gồm cấp: Trung ƣơng có kho 31 lƣu trữ trung ƣơng; tỉnh, thành phố có phịng, kho lƣu trữ tỉnh, thành phố; huyện có kho lƣu trữ huyện; đơn vị sở có lƣu trữ quan (lƣu trữ hành) Theo tác giả, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng cần phải có phịng hay kho lƣu trữ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố để quản lí bảo quản tài liệu lƣu trữ có giá trị quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố tài liệu quan, tổ chức trung ƣơng đóng địa bàn tỉnh nhằm đảm bảo “nguyên tắc quản lí ngành kết hợp với quản lí theo địa phương” Đối với cấp huyện cần lập phòng, kho lƣu trữ huyện thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tác giả đề xuất, để tránh chồng chéo, quan quản lí lƣu trữ cấp tỉnh cấp huyện cần đạo công tác lƣu trữ quan thu thập tài liệu có giá trị vào phòng, kho lƣu trữ tỉnh huyện để bảo quản Ngồi ra, viết cịn đề cập tới vấn đề thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cấp (trong quy định cấp tỉnh 10 năm đến 15 năm; cấp huyện năm đến 10 năm) [30] Đề tài Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam nói đề xuất tổ chức lƣu trữ địa phƣơng theo hai phƣơng án: Phƣơng án một, thành lập kho lƣu trữ cho tồn tỉnh, tập trung bảo quản tài liệu quan cấp tỉnh cấp huyện Phƣơng án hai, thành lập kho lƣu trữ tỉnh để bảo quản tài liệu quan cấp tỉnh kho lƣu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh để bảo quản tài liệu quan cấp huyện Đề tài sâu phân tích phƣơng án hai Về kho tỉnh (Trung tâm Lƣu trữ quốc gia tỉnh), đề tài viết: Kho lƣu trữ tỉnh có nhiệm vụ tổ chức bảo quản tài liệu quyền, sở, ban, ngành, đoàn thể quần chúng tổ chức xã hội cấp tỉnh…Đây kho lƣu trữ bảo quản tổng hợp nhiều loại hình tài liệu, bao gồm tài liệu quản lí hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm hình thành dƣới chế độ dân chủ nhân dân xã hội chủ nghĩa Riêng tỉnh miền Nam, kho lƣu trữ nhà nƣớc tỉnh cịn có nhiệm vụ bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng quan, tổ chức xã hội thuộc chế độ ngụy quyền Pháp Mỹ trƣớc Đề tài phân tích, theo phƣơng án này, kho lƣu trữ tỉnh quan lƣu trữ bảo quản cố định tài liệu hình thành quan cấp tỉnh Ngồi không cần thành lập thêm kho lƣu trữ cố định khác 32 Bởi vì, khối lƣợng tài liệu quan nộp lƣu không nhiều (chỉ dƣới 5000 hồ sơ/50 quan nguồn nộp năm); tổ chức máy gọn nhẹ, giảm thiểu đƣợc biên chế so với trƣờng hợp tổ chức nhiều kho lƣu trữ cố định Sở, Ban, ngành (Không tổ chức lƣu trữ chuyên ngành Công an, Ban huy quân tỉnh) Tác giả đề xuất:“Trung tâm Lưu trữ quốc gia tỉnh” cấu lƣu trữ tỉnh Có nghĩa Trung tâm vừa có nhiệm vụ giúp quyền tỉnh quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ, vừa làm nhiệm vụ bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Về tổ chức gồm hai phận: Bộ phận quản lí Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Nhƣ giảm đầu mối có điều kiện phân cơng hợp lí cán Tại kho lƣu trữ huyện: Tại huyện phải có Kho lƣu trữ bảo quản cố định tài liệu với tên gọi “Lƣu trữ quốc gia huyện” “Trung tâm Lƣu trữ quốc gia huyện” để bảo quản tài liệu Ủy ban nhân dân huyện quan, xí nghiệp trực thuộc, Mặt trận Tổ quốc, tổ chức trị - xã hội cấp huyện tài liệu hình thành cấp xã Đề tài dựa vào sau để đƣa đề xuất: Thứ nhất, huyện cấp quản lí tồn diện mặt hoạt động trị, kinh tế, văn hóa…trên địa bàn tƣơng đối rộng, có hệ thống quan, đồn thể tƣơng đối hồn chỉnh, hình thành nhiều tài liệu có giá trị, phản ánh tồn diện q trình lịch sử huyện Nếu đƣợc tập trung bảo quản huyện thuận tiện cho việc nghiên cứu sử dụng vào nhiều mục đích phục vụ đƣợc nhiều đối tƣợng Thứ hai, xem xét tổ chức lƣu trữ cấp huyện cần phải tính đến mối quan hệ lƣu trữ huyện lƣu trữ xã Về lƣu trữ xã, tài liệu hình thành cấp xã có giá trị lịch sử giá trị thực tiễn lâu dài, cần đƣợc đƣa vào nhà nƣớc quản lí Tuy nhiên, khối lƣợng tài liệu thuộc loại không đáng kể, tổ chức bảo quản cố định xã sinh nhiều bất hợp lý Thứ ba, giả thiết lƣu trữ huyện không bảo quản cố định tài liệu, làm nhiệm vụ trung chuyển, tất tài liệu có giá trị lịch sử hình thành cấp huyện xã đến thời hạn quy định phải giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ quốc gia tỉnh giảm đƣợc phần kinh phí xây dựng nhà kho, mua sắm trang thiết bị, tài liệu đƣợc bảo quản tốt hơn, nhƣng đặt hoàn cảnh đất nƣớc, 33 điều kiện sinh hoạt vật chất cán nhân dân cịn nhiều khó khăn, giao thông chƣa phát triển, thật không dễ đáp ứng đƣợc đầy đủ yêu cầu sử dụng tài liệu nhiều quan, cán nhân dân huyện, xã tỉnh Từ huyện, từ xã đến lƣu trữ tỉnh để tìm đọc tài liệu vấn đề không đơn giản nhiều ngƣời đặc biệt tỉnh miền núi trung du Nhƣ phân tích trên, tác giả cho cấp huyện cần tổ chức lƣu trữ cố định để bảo quản tài liệu có giá trị hình thành quan, đoàn thể, huyện xã Về tổ chức, phạm vi quản lí hẹp, quy mô kho lƣu trữ không lớn, lƣu trữ huyện khơng thiết phải có phân biệt rạch rịi cơng tác quản lí, đạo với công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Có nghĩa cần tổ chức với tên gọi “Lƣu trữ quốc gia huyện” “Trung tâm Lƣu trữ quốc gia huyện” đảm nhận tất mặt công tác lƣu trữ Tại cấp xã, không tổ chức lƣu trữ cố định, Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã theo hƣớng dẫn lƣu trữ huyện, đến thời hạn quy định giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào kho lƣu trữ huyện [63] Có thể nói, đề tài nêu kiến nghị cụ thể hệ thống lƣu trữ lịch sử địa phƣơng cấp (tỉnh, huyện, xã) có phân tích dƣới góc độ lí luận thực tiễn Trong hai phƣơng án đƣợc đề cập đề tài nghiêng phƣơng án tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp - huyện cấp tỉnh Tuy nhiên, đề tài nghiên cứu cách gần 30 năm, công nghệ thông tin chƣa đƣợc ứng dụng vào công tác lƣu trữ nƣớc ta tác giả chƣa tính đến yếu tố Theo tơi, hạn chế đề xuất nói khơng phân tích cách đầy đủ có sức thuyết phục cao phƣơng án tối ƣu Sau Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành, tác giả Văn Tất Thu viết “Nội dung mới, quan trọng Luật Lƣu trữ nhiệm vụ chủ yếu triển khai đƣa Luật vào sống” đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12/2011 nêu điểm nhiệm vụ triển khai thực Luật Trong có điểm tổ chức lƣu trữ lịch sử địa phƣơng cấp tỉnh Tác giả phân tích: “quy định việc tổ chức lưu trữ lịch sử Trung ương cấp tỉnh phù hợp với tình hình cơng tác lưu trữ nay, nhằm tạo điều kiện cho việc tập trung bảo quản phát huy tối đa tài liệu lưu trữ tỉnh, tập trung nguồn nhân lực, sở vật 34 chất, đại hóa trang thiết bị để bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, đồng thời đáp ứng yêu cầu tinh giản máy, góp phần thực cải cách hành Đối với cấp huyện, khơng tổ chức lưu trữ lịch sử quan, tổ chức cấp huyện có lưu trữ quan để bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức” [80; 22] - Tác giả Nguyễn Mạnh Cƣờng viết “Hoàn thiện máy quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng” cơng bố Tạp chí Nghiên cứu khoa học nội vụ, số 12, 5/2016 nêu lên ƣu điểm hạn chế tổ chức máy quản lí lƣu trữ cấp tỉnh sau năm thực Luật Lƣu trữ Trên sở đó, tác giả đề xuất phƣơng án tổ chức máy lƣu trữ địa phƣơng để lựa chọn: Phƣơng án 1: Tại cấp tỉnh giữ nguyên tổ chức máy (Chi cục Văn thƣ lƣu trữ) nhƣng cấp huyện thành lập “Kho lƣu trữ trung chuyển” thuộc Phòng Nội vụ với đến biên chế để tham mƣu giúp Trƣởng phịng Nội vụ quản lí nhà nƣớc lƣu trữ quản lí kho lƣu trữ (tiếp quản từ Văn phòng UBND huyện); kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thƣ, lƣu trữ Nhà nƣớc tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã Tác giả cho rằng, phƣơng án phù hợp với Luật Lƣu trữ hành hỗ trợ cho lƣu trữ lịch sử tỉnh thu thập, bổ sung tài liệu Phƣơng án 2: Tại cấp tỉnh, thành lập “Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ” “Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh” thuộc Sở Nội vụ; cấp huyện thành lập “Kho lƣu trữ trung chuyển” thuộc Phòng Nội vụ Phƣơng án 3: Thành lập Tổng cục Lƣu trữ (thuộc Bộ Nội vụ); Cục Lƣu trữ tỉnh (thuộc UBND cấp tỉnh) Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh (thuộc Cục lƣu trữ tỉnh); Chi cục lƣu trữ huyện (thuộc UBND cấp huyện) kho lƣu trữ lịch sử huyện (thuộc Chi cục lƣu trữ huyện); cấp xã bố trí 01 chức danh lƣu trữ chuyên trách [10] Tác giả nhận xét, ba phƣơng án trên, phƣơng án phƣơng án có tính khả thi phƣơng án Tuy nhiên, hạn chế viết chƣa sâu phân tích chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ tổ chức; so sánh ƣu điểm hạn chế phƣơng án đƣợc đề xuất Đồng thời, chƣa khẳng định đƣợc phƣơng án tối ƣu để triển khai thực 35 - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc “Nghiên cứu đề xuất mơ hình tổ chức, quản lí tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định Luật Lưu trữ” tác giả Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ nhiệm, (nghiệm thu năm 2016) phản ánh phân tích tình hình tổ chức, quản lí lƣu trữ địa phƣơng đề xuất mơ hình tổ chức lƣu trữ mới: Tại cấp tỉnh giải thể Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh để thành lập Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ Lƣu trữ lịch sử thuộc Sở Nội vụ; cấp huyện thành lập “Lưu trữ trung gian” để thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị lịch sử từ quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử; cấp xã bố trí ngƣời làm lƣu trữ Theo tác giả, mơ hình tổ chức lƣu trữ địa phƣơng phù hợp với Luật Lƣu trữ Cần thấy đáp ứng mục tiêu nghiên cứu đề tài đứng góc độ đề xuất giải pháp tổ chức quản lí nhằm thích ứng với Luật Lƣu trữ, tức nhằm bổ khuyết tồn Luật Hạn chế đề tài chƣa đề xuất đƣợc sở khoa học nhằm tổ chức ổn định lâu dài lƣu trữ tỉnh Nhƣ vậy, nhà khoa học nhà quản lí có nhiều quan điểm khác tổ chức lƣu trữ địa phƣơng (cơ quan quản lí lƣu trữ lịch sử) Điều đặt cần phải có nghiên cứu đầy đủ lí luận thực tiễn 3) Phản ánh thực tiễn đề xuất quản lí lƣu trữ cấp tỉnh Tại hội nghị “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh” Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 2000, tác giả Hà Văn Huề tham luận “Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” tổng kết, đánh giá tình hình thực khâu nghiệp vụ lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, bao gồm công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh; thống kê bảo quản tài liệu lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ từ năm 1997 đến năm 2000 Từ ƣu điểm, hạn chế khó khăn Trung tâm Lƣu trữ cấp tỉnh, tác giả nêu lên vấn đề nghiệp vụ lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh cần nghiên cứu, hoàn thiện để phù hợp với tình hình thực tiễn; đồng thời đề xuất giải pháp thực thi gồm: tổng kết đánh giá hoạt động nghiệp vụ; tổ chức nghiên cứu khoa học; chế độ hóa kịp thời kết nghiên cứu khoa học; tập 36 huấn chuyên môn, thực điểm; khảo sát, điều tra, đánh giá [28] Những ý kiến sở để Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (thuộc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng tham khảo nhằm tháo gỡ khó khăn giai đoạn hình thành - Tác giả Đào Đức Thuận tham luận “Về nguồn bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng” Hội nghị khoa học Lưu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ hai Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2001 khẳng định: Bổ sung tài liệu công tác thƣờng xuyên lƣu trữ; đồng thời rõ máy nhà nƣớc cấp tỉnh gồm Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh quan chuyên môn trực thuộc nguồn bổ sung chủ yếu Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Mặt khác, tác giả nêu nhận xét: “việc bổ sung tài liệu quan Trung ƣơng đóng địa bàn tỉnh, quan cấp tỉnh nhƣ Bộ huy quân tỉnh, Công an tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân Tòa án nhân dân tỉnh, đơn vị cấp cịn chƣa thực tốt Có nhiều ngun nhân, song nguyên nhân chủ yếu thiếu hệ thống quy định đồng bộ, thống hoàn chỉnh việc xác định quan nguồn bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh.”[83] Luận văn thạc sĩ Trần Quang Hồng có tên “Bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng giải pháp” giải thích phân tích nội dung liên quan đến thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ, hình thành tài liệu hoạt động máy nhà nƣớc cấp tỉnh Đồng thời làm rõ bất cập thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Trên sở đó, tác giả đề xuất giải pháp liên quan đến trách nhiệm quan quản lí vĩ mơ cơng tác lƣu trữ; trách nhiệm Ủy ban nhân dân tỉnh Trung tâm Lƣu trữ tỉnh quan nguồn nộp lƣu vấn đề [24] Đề cập đến cơng tác quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh cụ thể, luận văn thạc sĩ Hồ Anh Chun có tên“Nâng cao hiệu quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ tỉnh Quảng Bình” phân tích đặc điểm quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh Quảng Bình Từ đó, tác giả đề xuất số giải 37 pháp nhằm nâng cao hiệu quản lí nhà nƣớc nhƣ: Hồn thiện hệ thống văn quản lí hƣớng dẫn cơng tác lƣu trữ; kiện toàn máy Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ ổn định tổ chức lƣu trữ cấp huyện; bổ sung nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ; tăng cƣờng vai trị quan quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa phƣơng; đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ địa phƣơng; làm tốt công tác tổng kết, đánh giá, thi đua khen thƣởng; xã hội hóa hoạt động lƣu trữ [15] Luận văn thạc sĩ Trần Văn Quang với tên đề tài “Tổ chức quản lí lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” phản ánh tình hình tổ chức quản lí lƣu trữ cấp huyện Việt Nam, bao gồm tổ chức máy, nguồn nhân lực lƣu trữ, đào tạo bồi dƣỡng cán làm công tác lƣu trữ; hoạt động kiểm tra công tác lƣu trữ cấp huyện, mối quan hệ lƣu trữ cấp huyện cấp xã Từ đó, luận văn đánh giá thực trạng đề giải pháp, phƣơng án, điều kiện để hoàn thiện cơng tác tổ chức quản lí lƣu trữ cấp huyện Tác giả luận văn cho với điều kiện thực tế nay, lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nên tổ chức hai cấp tỉnh huyện [62] Năm 2016, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức Hội thảo “Công tác thu thập tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Các tham luận hội thảo phản ánh phong phú thực tiễn công tác lƣu trữ địa phƣơng kiến nghị với Bộ Nội vụ vấn đề liên quan đến quản lí cần đƣợc hồn thiện, nhƣ tổ chức biên chế cán bộ, chế độ phụ cấp độc hại, quy trình nghiệp vụ giao nộp tài liệu; nguồn thành phần giao nộp vào lƣu trữ lịch sử, quan quản lí lƣu trữ cấp huyện,v.v Nhƣ nêu, kho lƣu trữ lịch sử tỉnh cịn có chức “nghiên cứu khoa học” Tuy nhiên, số lƣợng đề tài nghiên cứu khoa học triển khai thực lƣu trữ lịch sử tỉnh Điều đƣợc minh chứng tham luận “Công tác nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” Vũ Thị Thanh Thủy Trần Thị Hồng Diệu Hội thảo “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ từ năm 1962 đến năm 2012 định hƣớng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” Cục Văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức năm 2013: “Kể từ Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng thành lập năm 1962, 38 đến năm 2001 sau gần 40 năm có 01 đề tài nghiệm thu áp dụng vào thực tiễn; Từ 2001 đến có 4/63 tỉnh thành có đề tài nghiên cứu bảo vệ thành công” Các tác giả nguyên nhân dẫn đến tình trạng là: “Thứ nhất, quan quản lí nhà nước khoa học công nghệ tỉnh chưa quan tâm đầy đủ đầu tư mức cho nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ nên không phê duyệt đề tài lĩnh vực quan quản lí nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ địa phương trình; Thứ hai, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chưa có đạo hướng dẫn thường xuyên, kịp thời công tác nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ địa phương; Thứ ba, trình độ cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ nguyên nhân làm cho công tác nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ địa phương hạn chế” Từ nhận xét trên, tác giả đề nghị quan quản lí nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ cần có văn đạo, hƣớng dẫn công tác nghiên cứu khoa học lƣu trữ địa phƣơng, xem nghiên cứu khoa học nhƣ biện pháp để phát triển nghiệp lƣu trữ nâng cao trình độ cho đội ngũ cán làm công tác lƣu trữ [82; 60,61] Liên quan đến quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ nói chung, tác giả Nguyễn Mạnh Cƣờng “Quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nay” công bố Tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 8, 2010 trao đổi số vấn đề mà thực tiễn đặt thực Thông tƣ 02/2010/TT-BNV, gồm nội dung: Về tổ chức, cần làm rõ “mối quan hệ trực tuyến” Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc; “mối quan hệ tham mưu” Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ với Sở Nội vụ tỉnh hoạch định sách quan trọng phát triển công tác lƣu trữ địa phƣơng Về nội dung quản lí, tác giả đề xuất số việc mà Sở Nội vụ cần làm: Tăng cƣờng đội ngũ cán đủ số lƣợng, có phẩm chất, lực; rà soát văn bản, tham mƣu cho UBND tỉnh ban hành văn quản lí cơng tác lƣu trữ; phối hợp công tác đào tạo, bồi dƣỡng; triển khai đề tài nghiên cứu khoa học lƣu trữ địa phƣơng; thực tốt hoạt động lƣu trữ [06] 39 1.2 Nhận xét kết nghiên cứu xác định vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu 1.2.1 Nhận xét chung Qua nghiên cứu cơng trình khoa học có liên quan đến đề tài luận án này, chúng tơi có số nhận xét nhƣ sau: - Một là, nghiên cứu chủ đề tổ chức quản lí lƣu trữ đƣợc trình bày nhiều sản phẩm khoa học: Giáo trình, sách chuyên khảo, đề tài khoa học, viết, luận văn thạc sĩ, tham luận hội thảo khoa học - Hai là, cơng trình nghiên cứu đề cập phản ánh mặt khác tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Trong đó, sở lí luận tổ chức lƣu trữ lịch sử nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ đƣợc tác giả nƣớc bàn luận, diễn giải nhiều có nhiều ý kiến xác đáng Tuy nhiên, nhìn tổng thể chƣa có cơng trình trình bày đầy đủ, phân tích cách thấu đáo sở khoa học nhƣ tình hình thực tế tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh Nói cách khác, cơng trình nghiên cứu thƣờng nặng nhận xét, đánh giá, phê phán tình hình thực tiễn cách phiến diện, có cơng trình nghiên cứu tồn diện tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ để sở đƣa đề xuất vấn đề cấp tỉnh với phân tích lí luận thực tiễn có sức thuyết phục cao - Ba là, số vấn đề lý luận tổ chức quản lí lƣu trữ nói chung lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng, đƣợc cơng trình nghiên cứu, viết sâu phân tích, làm sáng tỏ gợi mở, nhƣ vấn đề: Nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ; sở lý luận tổ chức lƣu trữ lịch sử (kho, trung tâm, viện lƣu trữ), nhƣng tổ chức hệ thống lƣu trữ nhà nƣớc nói chung, cấu tổ chức lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng (nhất quan tham mƣu, giúp quyền địa phƣơng quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ lƣu trữ quan) cịn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để làm sáng tỏ lý luận thực tiễn 40 - Bốn là, lí luận tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ nói chung, lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng đƣợc giới lƣu trữ học quan tâm nghiên cứu cách có hệ thống so với vấn đề thực tiễn cơng tác Chẳng hạn chƣa có đề tài hay viết sâu nghiên cứu nội dung phƣơng pháp quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh, lúc tình hình thực nghiệp vụ lƣu trữ lại đƣợc nhiều đề tài, viết phản ánh - Năm là, tổ chức lƣu trữ tỉnh cịn có nhiều ý kiến quan điểm khác Ví nhƣ có tác giả đề xuất lƣu trữ địa phƣơng nên tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, nhƣng có số cơng trình nghiên cứu, viết lại đề nghị nên tổ chức lƣu trữ lịch sử hai cấp tỉnh huyện - Sáu là, tồn tổ chức quản lí quan lƣu trữ tỉnh nhìn chung chƣa đƣợc trình bày đầy đủ, thấu đáo rõ nguyên nhân Các giải pháp đề xuất nhằm khắc phục tồn hạn chế, lí lẽ chƣa thật thuyết phục - Bảy là, cơng trình nghiên cứu tác giả nêu chủ yếu dựa sở lý luận lƣu trữ học, thiếu tiếp cận dựa sở lý luận khoa học tổ chức, khoa học quản lí lý luận quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ - Tám là, cơng trình nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ chƣa tiên lƣợng cách đầy đủ tác động khoa học công nghệ, cách mạng công nghệ 4.0 công tác lƣu trữ nói chung, lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng, để từ đƣa đề xuất hợp lí vấn đề - Chín là, chƣa có cơng trình, viết vai trị lƣu trữ địa phƣơng việc quản lí phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ nhân dân (tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ, doanh nghiệp tƣ) 1.2.2 Những nội dung cần tiếp tục nghiên cứu Từ nghiên cứu trên, sau so sánh, đối chiếu với mục tiêu luận án, thấy luận án tiếp thu, kế thừa nhiều kết nghiên cứu trƣớc Đặc biệt cơng trình nghiên cứu lí luận số đề tài cấp Tuy nhiên, với luận án để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, tác giả xác định nhiều nội dung cần tiếp tục nghiên cứu Đó là: 41 - Một là, nghiên cứu làm rõ nội dung số thuật ngữ liên quan đến tổ chức quản lí lưu trữ Các thuật ngữ có vai trị quan trọng phƣơng pháp luận tƣ nghiên cứu Ví dụ, nghiên cứu trƣớc chƣa đƣa khái niệm nội dung “Quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ” Từ quan quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ địa phƣơng gặp nhiều lúng túng cơng tác tổ chức quản lí Đây khoảng trống cần đƣợc nghiên cứu để làm rõ luận án - Hai là, nghiên cứu làm rõ sở khoa học việc tổ chức quản lí lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương góc độ cơng tác lưu trữ mắt xích tồn hoạt động quyền địa phương Trƣớc đây, đa phần cơng trình nghiên cứu tổ chức quản lí lƣu trữ tiếp cận góc độ lí luận lƣu trữ học Đối với đề tài cần nghiên cứu từ góc độ khác khoa học lƣu trữ, khoa học quản lí, khoa học hành chính, khoa học lí thuyết hệ thống - Ba là, nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lí lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Để có sở củng cố lý luận đề phƣơng án tổ chức quản lí lƣu trữ tối ƣu cần phải có nghiên cứu tổng thể thực tiễn tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh thời gian qua nội dung + Về tổ chức máy lƣu trữ cấp tỉnh, cần tập trung nghiên cứu để làm rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, mối quan hệ, biên chế máy lƣu trữ cấp tỉnh Bao gồm quan tham mƣu, giúp quyền quản lí nhà nƣớc lƣu trữ, lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử Nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng đội ngũ cán lƣu trữ tỉnh Trong tập trung tìm hiểu số lƣợng, chất lƣợng cán Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, lƣu trữ quan Sở, ban ngành cấp tỉnh phòng ban cấp huyện + Về quản lí, cần nghiên cứu phân định trách nhiệm Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ; nội dung biện pháp quản lí 42 - Bốn là, nghiên cứu để đề xuất phương án tối ưu tổ chức giải pháp quản lí cần tiến hành lưu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Những nội dung cần tiếp tục nghiên cứu định hƣớng quan trọng để thực nhiệm vụ nghiên cứu mục tiêu đề tài Tiểu kết chƣơng Trong Chƣơng này, tác giả nghiên cứu tổng hợp nội dung cơng trình nghiên cứu có liên quan tới luận án tác giả nƣớc (chủ yếu tác giả Việt Nam) vấn đề nhƣ nguyên tắc quản lí cơng tác lƣu trữ; lí luận tổ chức lƣu trữ lịch sử; tổ chức mạng lƣới lƣu trữ; quản lí nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh Từ tổng quan tình hình nghiên cứu, tác giả đƣa nhận xét kết nghiên cứu Theo đó, khái quát kết nghiên cứu mà luận án kế thừa nhƣ: lí luận nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất, thiết lập kho, viện lƣu trữ lịch sử Đồng thời luận án nêu lên tồn chủ yếu nhƣ chƣa có cơng trình nghiên cứu trình bày cách tồn diện lí luận thực tiễn tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh để sở đƣa đề xuất giải pháp tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh có sức thuyết phục cao Mặt khác, sau so sánh, đối chiếu với mục tiêu luận án, tác giả xác định vấn đề cần sâu nghiên cứu, gồm: Nghiên cứu thuật ngữ liên quan đến tổ chức quản lí lƣu trữ; tổ chức máy chức năng, nhiệm vụ quan nhà nƣớc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; sở khoa học việc tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; đề xuất phƣơng án tổ chức giải pháp quản lí 43 Chƣơng CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 2.1 Một số khái niệm liên quan đến tổ chức, quản lí quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ 2.1.1 Khái niệm lưu trữ, lưu trữ tỉnh Về thuật ngữ “lưu trữ”, Từ điển Lƣu trữ Việt Nam giải thích là:“-Giữ lại văn bản, tài liệu quan cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết - Cơ quan đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.” [99; 45] Nhƣ vậy, thuật ngữ “lƣu trữ” vừa có nghĩa động từ, vừa có nghĩa danh từ Khái niệm “Lưu trữ tỉnh”: Có thể hiểu quan hệ thống quan lƣu trữ tỉnh, hoạt động lƣu trữ tỉnh hay xác cơng tác lƣu trữ tỉnh Trong tên đề tài luận án (Nghiên cứu tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng), khái niệm “lƣu trữ tỉnh” có nghĩa hoạt động lƣu trữ tỉnh cơng tác lƣu trữ tỉnh Có thể diễn giải đề tài luận án nhƣ sau: Nghiên cứu tổ chức quản lí hoạt động lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đầy đủ nghiên cứu tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, bao gồm việc xây dựng tổ chức, quản lí hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ cấp tỉnh 2.1.2 Khái niệm tổ chức Ở góc độ danh từ, khái niệm “tổ chức” đƣợc hiểu nhóm ngƣời đƣợc hình thành liên kết để thực cơng tác định Ở góc độ động từ, khái niệm “tổ chức” hoạt động thực thể nhƣ bố trí xếp nhân lực; cơng tác điều hành hoạt động quan, tổ chức vv Tuy nhiên, phân biệt khái niệm tổ chức danh từ, với khái niệm tổ chức động từ mang tính chất tƣơng đối, có trƣờng hợp khó đƣợc cách rạch ròi “Tổ chức” luận án đƣợc hiểu góc độ khác nhau: Ở góc độ động từ, tổ chức việc xếp hợp lý hiệu hệ thống quan lƣu trữ; 44 góc độ danh từ, tổ chức quan lƣu trữ hệ thống quan lƣu trữ; góc độ tính từ, tổ chức đƣợc hiểu khoa học, có trật tự, có ý đồ 2.1.3 Khái niệm quản lí chức quản lí lưu trữ cấp tỉnh Nguyên nghĩa “quản lí” “trơng coi”, “giữ gìn” theo u cầu định Quản lí đƣợc hiểu việc “tổ chức điều khiển hoạt động” theo yêu cầu định Khi hình thành tổ chức lƣu trữ hoạt động quản lí xuất nhƣ yếu tố cần thiết để hƣớng tới mục tiêu chung Cũng giải thích: Quản lí hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với nhóm, tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Hoạt động quản lí đƣợc bắt nguồn từ phân công, hợp tác lao động Hoạt động quản lí phải có huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy tối đa nguồn lực tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu Nhƣ vậy, hoạt động quản lí xuất có tổ chức Tổ chức tảng hoạt động quản lý Trong lịch sử khoa học quản lý, có nhiều cách tiếp cận quản lí dẫn đến nhiều trƣờng phái (Trƣờng phái quản lí theo khoa học; trƣờng phái quản lí hành chính; trƣờng phái tổng hợp thích nghi): Taylor - ngƣời đại diện trƣờng phái quản lí theo khoa học cho quản lí hồn thành cơng việc thơng qua ngƣời khác biết họ hoàn thành công việc cách tốt rẻ Fayol - ngƣời đại diện cho trƣờng phái quản lí hành cho quản lí hành hoạt động mà tổ chức có yếu tố: Kế hoạch, tổ chức, đạo, điều chỉnh kiểm sốt Quản lí thực kế hoạch, tổ chức, đạo điều chỉnh kiểm soát Hard Koont - ngƣời đại diện cho trƣờng phái tổng hợp thích nghi lại cho rằng: Quản lí xây dựng trì mơi trƣờng tốt giúp ngƣời hồn thành cách hiệu mục tiêu định Từ cốt lõi khái niệm quản lí, nhà nghiên cứu có giải thích nhƣ sau: Tác giả Nguyễn Văn Bình “Khoa học tổ chức quản lí - Một số vấn đề lý luận thực tiễn” đƣa khái niệm “Quản lí trình tác động gây ảnh hưởng chủ thể quản lí đến khách thể quản lí nhằm đạt mục tiêu chung” [01;176-177] 45 Cùng chung quan điểm trên, Giáo trình “Khoa học quản lí” tác giả Đỗ Hồng Tồn chủ biên cho “Quản lí hoạt động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí khách thể quản lí nhằm sử dụng có hiệu tiềm năng, hội tổ chức để đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động mơi trường” [73] Giáo trình “Luật hành Việt Nam” Đại học Luật Hà Nội cho rằng: “- Quản lí tác động có mục đích chủ thể quản lí đối tượng quản lí; - Quản lí xuất nơi nào, lúc nơi lúc có hoạt động chung người; - Mục đích hoạt động quản lí điều khiển, đạo hoạt động chung người, phối hợp hoạt động riêng lẻ cá nhân tạo thành hoạt động chung thống tập thể phương hướng hoạt động chung theo phương hướng thống nhằm đạt mục tiêu định trước.” [29;11] Qua định nghĩa giải thích nói trên, khái qt khái niệm quản lí nhƣ sau: Quản lí hoạt động (hoặc q trình) tác động chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí theo quy trình với nguyên tắc, phương pháp nhằm đạt mục tiêu tổ chức điều kiện kinh tế - xã hội định Trên sở áp dụng lí thuyết khoa học quản lí, tổ chức lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thực chức quản lí nhƣ sau: 1) Chức lập kế hoạch lưu trữ Lập kế hoạch chức quan trọng nhất, định đến hiệu của chức khác quản lý Kế hoạch văn hay ý tƣởng thể mục tiêu chung tổ chức nhƣ mục tiêu đƣợc phân cấp, với nguồn lực, phƣơng án thời gian đạt mục tiêu Một kế hoạch thƣờng có nội dung bản: Mục tiêu tổ chức; phƣơng án hành động; nguồn lực cần huy động Lập kế hoạch trình xây dựng phƣơng án hành động tổ chức gồm: xác định mục tiêu, biện pháp, nguồn lực để thực mục tiêu khoảng thời gian xác định gắn liền với tổ chức điều kiện lịch sử cụ thể [14;42] 46 Lập kế hoạch cơng việc phức tạp, địi hỏi ngƣời xây dựng phải hiểu xác định rõ mục tiêu tổ chức, có khả tổng hợp, phân tích dự báo để nội dung kế hoạch đạt đƣợc mục tiêu Chức lập kế hoạch liên quan đến khoa học dự báo Do đó, ngƣời xây dựng kế hoạch phải am hiểu thực tiễn, hiểu rõ mục tiêu, tiên liệu đƣợc công việc cần làm xác định đƣợc phƣơng thức đạt đƣợc mục tiêu Các loại kế hoạch cần xây dựng quản lí lƣu trữ nói chung cấp lƣu trữ tỉnh nói riêng gồm: Biểu số 1: Các loại kế hoạch cần xây dựng quản lí lưu trữ TT 01 Tiêu chí phân loại Căn vào hình thức Các loại kế hoạch lƣu trữ - Chiến lƣợc; - Quy hoạch; - Chƣơng trình; - Dự án; 02 Căn vào thời - Kế hoạch dài hạn gian thực - Kế hoạch trung hạn kế hoạch - Kế hoạch ngắn hạn 03 Căn vào chức quản lí, nội dung kế hoạch - Kế hoạch nhân lực; - Kế hoạch tổ chức; - Kế hoạch kiểm tra 47 Ví dụ: - Chiến lƣợc phát triển ngành lƣu trữ tỉnh; - Quy hoạch tổng thể phát triển ngành lƣu trữ tỉnh đến năm 2025 tầm nhìn 2030; - Chƣơng trình cơng tác năm; Chƣơng trình làm việc; - Dự án xây kho lƣu trữ chuyên dụng, Dự án chỉnh lí, Dự án số hóa vv - Kế hoạch năm, 10 năm - Kế hoạch năm, năm - Kế hoạch công tác năm, tháng, quý - Kế hoạch tuyển dụng viên chức; Kế hoạch tổ chức bồi dƣỡng viên chức lƣu trữ vv; - Kế hoạch tổ chức sơ kết năm thực Chỉ thị UBND tỉnh công tác lƣu trữ; - Kế hoạch kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ; Kế hoạch kiểm tra chéo công tác lƣu trữ; Kế hoạch kiểm tra cơng tác phịng cháy chữa cháy lƣu trữ quan vv Lập kế hoạch hình thức định quản lí đặc thù để xác định tƣơng lai cụ thể mà cấp quản lí mong muốn Xây dựng kế hoạch lƣu trữ nhiệm vụ hàng đầu cơng tác quản lí UBND cấp Nếu quyền địa phƣơng quan tâm đến lập kế hoạch lƣu trữ có sở để phát triển tồn diện cơng tác Lập kế hoạch lƣu trữ có ý nghĩa“mở đường” để thực chức (chức tổ chức, chức lãnh đạo, chức kiểm tra) Mặt khác, lập kế hoạch lƣu trữ tăng cƣờng hiệu quản lí, đồng thời, chủ động huy động sử dụng đƣợc tối đa nguồn lực Ngồi ra, kế hoạch cịn sở hoạt động kiểm tra Vì vậy, tùy vào tình hình thực tế địa phƣơng hƣớng dẫn cấp có thẩm quyền, UBND tỉnh quan lƣu trữ tỉnh xác định kế hoạch cần lập 2) Chức thiết kế tổ chức lưu trữ Chức thiết kế tổ chức nội dung quan trọng hoạt động quản lí nhằm thiết lập hệ thống vị trí, chức cá nhân, phận để có phối hợp nhằm thực mục tiêu chung Thiết kế tổ chức thiết lập mô tả tổ chức biểu đồ, mơ hình, dẫn định tính, định hướng, mang tính chất thể chế, nhằm tạo lập tổ chức để thực mục tiêu tổ chức [78;70] Ở giai đoạn phát triển tổ chức hoạt động thiết kế tổ chức có mục tiêu nội dung khác Đây hoạt động thƣờng xuyên để đổi hoàn thiện tổ chức Sản phẩm cuối thiết kế tổ chức lƣu trữ (thiết kế thiết kế điều chỉnh) “cơ cấu tổ chức” “cơ chế vận hành” tổ chức lƣu trữ Đồng thời xác định đƣợc mối quan hệ, chế phối hợp phận tổ chức Thông qua sơ đồ bố trí phận mối quan hệ để nhận thấy yếu tố chƣa hợp lí cấu tổ chức để điều chỉnh hoàn thiện máy lƣu trữ - Nội dung thiết kế tổ chức lưu trữ: Nội dung thiết kế tổ chức lƣu trữ tạo cấu tổ chức lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng; xác định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, 48 chế phối hợp phận tổ chức lƣu trữ Áp dụng lý thuyết khoa học tổ chức, thiết kế tổ chức lƣu trữ gồm nội dung bƣớc sau: + Một là, xác định mục tiêu tổ chức lưu trữ Để thiết kế tổ chức lƣu trữ nói chung cần xác định mục tiêu cần đạt đƣợc tổ chức ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Trong đó, có mục tiêu chung (chiến lược, sứ mạng, tầm nhìn) mục tiêu phận tổ chức + Hai là, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức lưu trữ Chức nhiệm vụ khái quát tổ chức lƣu trữ nói chung lƣu trữ tỉnh nói riêng Để thực chức tổ chức phải thực nhiều nhiệm vụ khác Xác định chức năng, nhiệm vụ để xác định cấu tổ chức máy lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Vì cần xác định xác chức năng, nhiệm vụ phƣơng hƣớng hoạt động Bởi thực tiễn nhiệm vụ thƣờng xuyên, xuất nhiệm vụ đột xuất nhiệm vụ giai đoạn Nếu xác định chức năng, nhiệm vụ sai dẫn đến hình thành tổ chức máy đội ngũ nhân cồng kềnh, hoạt động hiệu Ví dụ: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ thành lập theo quy định Thơng tƣ 02/2010/TT-BNV chức quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ chức quản lí tài liệu lƣu trữ khơng đƣợc tách bạch Điều dẫn đến tình trạng “vừa đá bóng, vừa thổi cịi” hoạt động quản lí Nhƣng đến Thông tƣ 15/2014/TT-BNV quy định thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử (thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ) để tách chức quản lí nhà nƣớc với chức nghiệp, từ dẫn đến cấu tổ chức máy Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ có thay đổi: 49 Biểu số 2: So sánh thay đổi chức cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thực Thông tư 02/2010/TT-BNV Thông tư 15/2014/TT-BNV Văn quy định Chức Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp “Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung tỉnh) quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lí tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ “Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật” Thông tƣ 15/2014/TTBNV ngày 31/10/2014 Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 50 Cơ cấu tổ chức máy - Lãnh đạo Chi cục - Phịng Quản lí Văn thư - Lưu trữ; - Phịng thu thập chỉnh lí, tổ chức sử dụng tài liệu; - Phịng Hành tổng hợp; - Kho lưu trữ chuyên dụng - Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ: + Lãnh đạo Chi cục + Phòng Quản lí Văn thư - Lưu trữ; - Phịng Hành tổng hợp; - Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đơn vị nghiệp cơng lập có tƣ cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Về tổ chức có: - Giám đốc, Phó giám đốc; - Các viên chức thực công tác chuyên môn, nghiệp vụ + Ba là, xác định nhiệm vụ trọng tâm mà tổ chức lưu trữ phải thực Trong trình hoạt động, quan quản lí lƣu trữ quan quản lí tài liệu lƣu trữ phải thực nhiều nhiệm vụ Trong có nhiệm vụ trọng tâm cần đƣợc quan tâm, hoạt động cụ thể có tác dụng lớn đến việc hồn thành nhiệm vụ khác Do đó, cần cụ thể hóa nội dung hoạt động phận tổ chức để phân công, tổ chức, kiểm tra hợp lý Vấn đề đặt phải có văn quy định rõ nhiệm vụ trọng tâm quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ (UBND tỉnh), quan tham mƣu giúp cho UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ (Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ) quan trực tiếp quản lí tài liệu lịch sử (Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh) + Bốn là, xây dựng cấu trúc tổ chức lưu trữ Cấu trúc cấu tổ chức đƣợc hình thành sở chức năng, nhiệm vụ nhiệm vụ trọng tâm Mỗi nhiệm vụ quan trọng thiết kế số phận cấu thành để thực nhiệm vụ đó, phận cấu thành lại hình thành liên kết ngang, dọc hỗn hợp vv Do muốn cho tổ chức hoạt động hiệu cần xây dựng cấu trúc tổ chức cách khoa học hợp lý (xác định hệ thống chức xác định mối quan hệ phần tử tổ chức) + Năm là, thiết kế “hệ điều khiển” hệ thống tổ chức lưu trữ Để giúp cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ cần xác định quan có chức tham mƣu giúp cho UBND tỉnh chuẩn bị định quản lí kiểm tra thực định quản lí cơng tác lƣu trữ Điều tùy thuộc vào quy mơ, trình độ mơi trƣờng tổ chức bên (yếu tố ngƣời, công nghệ, nhiệm vụ tổ chức) mơi trƣờng tổ chức bên ngồi (các yếu tố kinh tế, trị, văn hóa, xã hội) Tuy nhiên, cần phải thống tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Bởi lẽ, thời gian gần đây, có tỉnh giải thể Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ thành lập Phòng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ; có tỉnh lại chuyển chức Văn phịng UBND tỉnh; có tỉnh chuyển cho Phịng cải cách hành Văn phịng Sở Nội vụ vv 51 Năm 1998, Ban Tổ chức - Cán Chính phủ có văn quy định Văn phịng UBND tỉnh quan tham mƣu giúp UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Sau đó, đến năm 2010, Bộ Nội vụ giao chức cho Sở Nội vụ để đảm bảo nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành Từ đó, Sở Nội vụ quan tham mƣu giúp UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ, hoạt động lƣu trữ Đồng thời, trực tiếp quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử (Do Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở quản lí) + Sáu là, xác định quan hệ thành phần cấu trúc tổ chức Đó việc xác định mối quan hệ thành phần cấu trúc tổ chức lƣu trữ xác định bƣớc Việc xác định “mối quan hệ ngang”, “mối quan hệ dọc” mối quan hệ “trực tuyến” “tham mƣu” quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ (Ủy ban nhân dân cấp) với quan tham mƣu quản lí nhà nƣớc lƣu trữ (Sở Nội vụ) lƣu trữ quan, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Bên cạnh đó, cần đảm bảo rõ ràng chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ đơn vị, phận tổ chức máy lƣu trữ tỉnh, tránh mâu thuẫn xung đột trình thiết lập, trì mối quan hệ tổ chức Việc liên quan đến hiệu việc vận hành tổ chức lƣu trữ sau đƣợc thiết lập Tuy nhiên, để cấu tổ chức hoạt động hiệu lực hiệu sở tinh gọn máy địi hỏi phải có điều kiện mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ tổ chức điều kiện cở sở vật chất, kinh phí, nhân lực, công nghệ; phƣơng pháp vận hành tổ chức Đó thực chủ trƣơng Đảng, Chính phủ thời gian gần tinh gọn máy nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí 3) Chức điều khiển Nếu nhƣ chức hoạch định tổ chức đƣợc thực tốt nhƣng không đƣợc đƣa vào vận hành thực tiễn khơng có giá trị Việc điều khiển cấu tổ chức lƣu trữ để thực hoạch định liên quan đến ngƣời quản lí kỹ lãnh đạo Đó tác động tới ngƣời tổ chức để hƣớng tới đạt đƣợc mục tiêu tổ chức nói chung Nói cách khác, chức điều khiển dẫn, điều khiển, định để đạt đƣợc mục tiêu Đó tác động đến ngƣời việc khuyến khích động viên, tạo động lực, truyền cảm hứng, hỗ trợ, kỷ luật, 52 khen thƣởng, bổ nhiệm vv Chức trình gây ảnh hƣởng dẫn dắt hành vi ngƣời tổ chức thực mục tiêu chung đặt kế hoạch Ví dụ: để cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp vào lƣu trữ quan nề nếp, việc xây dựng ban hành “Quy chế Văn thƣ - Lƣu trữ” phải có kế hoạch kiểm tra cơng tác Văn thƣ Lƣu trữ thƣờng xuyên đột xuất; tiến hành tổng kết, đánh giá việc thực hiện; đồng thời, đƣa nội dung thực lập hồ sơ hành chở thành tiêu chí đánh giá thi đua năm Trong tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, chức điều khiển việc định quản lí tổ chức thực định quản lí, đề định hƣớng, chủ trƣơng xây dựng sách, tầm nhìn chiến lƣợc tổng thể quản lí hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ toàn tỉnh việc ban hành văn quản lí nhƣ Chỉ thị UBND tỉnh công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ; xây dựng thực quy chế vv; ban hành văn sách quản lí tài liệu quý vv 4) Chức kiểm tra Kiểm tra chức cuối quy trình quản lí mà cấp quản lí lƣu trữ phải thực Kiểm tra tổng hợp hoạt động xem xét theo dõi, đo lƣờng, đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho mục tiêu kế hoạch quan, tổ chức hồn thành có kết cao Bản chất chức kiểm tra xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét Đây hoạt động thƣờng xuyên, liên tục gắn liền với công việc tổ chức nhằm theo dõi tính phù hợp hoạt động, đƣa điều chỉnh, bổ sung hợp lí kịp thời để thực mục tiêu đề kiểm tra kết cuối cùng, đánh giá hiệu thực tế hoạt động theo kế hoạch đặt Vì vậy, kiểm tra hoạt động nhằm đảm bảo cho quan, cá nhân tuân thủ quy định, tiến hành theo trình tự, thủ tục Từ ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề biện pháp khắc phục Kiểm tra chức hoạt động quản lí nhà nƣớc lƣu trữ Hoạt động kiểm tra đƣợc xem xét mặt tính hợp pháp, hợp lí, hiệu Mục đích kiểm tra công tác lƣu trữ nhằm đảm bảo công tác lƣu trữ quan, tổ chức, đơn vị thực quy định, nâng cao hiệu quản lí 53 nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ Hoạt động kiểm tra công tác văn thƣ lƣu trữ “là tổng thể xem xét thực tế trình thực để nhận xét, đánh giá kết đạt đƣợc, tồn tại, hạn chế, sai phạm nhằm biểu dƣơng, khen thƣởng, xử lí kịp thời kiến nghị với quan, tổ chức để thực quy định hành, đề nghị quan có thẩm quyền điều chỉnh nội dung khơng cịn phù hợp với thực tiễn” [53;14] Để thực chức kiểm tra, quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ phải tập trung vào hai nội dung chính: - Kiểm tra tổ chức quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ: + Kiểm tra tổ chức máy lưu trữ; + Kiểm tra cơng tác tổ chức cán bộ; - Kiểm tra tình hình thực hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ: + Kiểm tra hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật triển khai xây dựng, ban hành văn lưu trữ; + Cơng tác quản lí, đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; + Kiểm tra thực quy định thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử tỉnh; + Kiểm tra cơng tác chỉnh lí tài liệu; số hóa tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; + Kiểm tra công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử kho lưu trữ quan; + Kiểm tra công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; giải mật tài liệu lưu trữ; + Kiểm tra thực chế độ thống kê định kỳ công tác lưu trữ; + Kiểm tra tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lưu trữ; + Kiểm tra hoạt động dịch vụ văn thư, lưu trữ; + Kiểm tra bố trí kinh phí thực công tác lưu trữ Những nội dung kiểm tra đƣợc tiến hành theo theo hình thức: kiểm tra đột xuất, kiểm tra theo định kỳ, kiểm tra theo chuyên đề Việc áp dụng hình thức kiểm tra phụ thuộc vào yêu cầu thực tế hoạt động quản lí 54 2.1.4 Khái niệm nội dung quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ Trong lý luận lƣu trữ học, công tác lƣu trữ đƣợc giải thích ngành hoạt động nhà nƣớc (xã hội) bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ [64;15] Công tác lƣu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Do xác định ngành hoạt động thức nhà nƣớc, sánh ngang với ngành hoạt động khác xã hội, có mục tiêu cuối bảo quản hoàn chỉnh, an toàn tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Tuy nhiên, để thực tốt hai nhiệm vụ trên, khơng thể thiếu vai trị quản lí nhà nƣớc công tác Luật Lƣu trữ luật chuyên ngành nhƣng lại không đề cập cụ thể nội dung quản lí nhà nƣớc lƣu trữ Mặt khác, văn Nhà nƣớc công tác lƣu trữ sách chun khảo, giáo trình có liên quan chƣa có nghiên cứu đƣa định nghĩa nội dung quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ Xuất phát từ định nghĩa quản lí nhà nƣớc định nghĩa cơng tác lƣu trữ, chúng tơi đƣa khái niệm quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ nhƣ sau: Quản lí nhà nước công tác lưu trữ hoạt động (hoặc q trình) tác động quan quản lí nhà nước có thẩm quyền tới cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ để thực mục tiêu bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cấu trúc nội dung quản lí nhà nƣớc lƣu trữ gồm yếu tố sau: Chủ thể quản lí; đối tƣợng quản lí; cơng cụ quản lí; ngun tắc quản lí, nội dung quản lí; mục tiêu quản lí Những yếu tố có mối liên hệ tác động qua lại lẫn môi trƣờng kinh tế - xã hội biến đổi: - Chủ thể quản lí cơng tác lƣu trữ đƣợc quy định rõ Luật Lƣu trữ năm 2011 “Chính phủ thống quản lí nhà nƣớc lƣu trữ” (Khoản 1, Điều 38); “Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ thực quản lí nhà nƣớc lƣu trữ quản lí tài liệu Phơng lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam” (Khoản 2, Điều 38) Đối với lƣu trữ địa phƣơng, Ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lí nhà nƣớc lƣu trữ địa phƣơng; [39] 55 - Đối tƣợng quản lí cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ; - Công cụ quản lí tổng thể phƣơng tiện hữu hình vơ hình (hệ thống văn quản lí nhà nƣớc lƣu trữ chiến lƣợc, quy hoạch, sách phát triển lƣu trữ) mà nhà nƣớc sử dụng để tác động lên chủ thể nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra; - Mục tiêu quản lí bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; - Nội dung quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng gồm: quản lí nhà nƣớc hoạt động lƣu trữ quản lí nhà nƣớc tài liệu lƣu trữ Về quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ, đƣợc quy định Điều 25 Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001 với nội dung: Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lƣu trữ; xây dựng, ban hành tổ chức thực văn quy phạm pháp luật lƣu trữ; quản lí thống tài liệu lƣu trữ quốc gia; thống kê nhà nƣớc lƣu trữ; quản lí thống chun mơn nghiệp vụ lƣu trữ; tổ chức, đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lƣu trữ; đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, cơng chức văn thƣ, lƣu trữ; quản lí cơng tác thi đua khen thƣởng hoạt động lƣu trữ; tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lí vi phạm pháp luật lƣu trữ; hợp tác quốc tế lƣu trữ [51] Các cơng trình nghiên cứu trƣớc Luật hành (Luật Lƣu trữ năm 2011) không quy định cụ thể nội dung quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Tuy nhiên, tiếp cận từ khoa học lƣu trữ, hệ thống pháp luật nói chung cần quy định vấn đề về tài liệu lƣu trữ; hoạt động xã hội (cá nhân, gia đình, dịng họ, quan, tổ chức); vai trò, thẩm quyền biện pháp quản lí nhà nƣớc tài liệu lƣu trữ, hoạt động lƣu trữ, công tác lƣu trữ; nghiệp vụ lƣu trữ; nhân lực cho ngành lƣu trữ (đào tạo, bồi dƣỡng, chế độ vv); sở vật chất cho ngành Xuất phát từ vấn đề nảy sinh thực tiễn (Tổ chức máy, bố trí nhân làm cơng tác lƣu trữ; quản lí tài liệu lƣu trữ tƣ; quản lí sử dụng nguồn lực để phát triển nghiệp lƣu trữ địa phƣơng; hoạt động dịch vụ văn thƣ, 56 lƣu trữ ) cho quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh có nội dung sau: Biểu số 3: Nội dung quản lí nhà nước công tác Lưu trữ TT 10 11 12 Nội dung quản lí Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch công tác lƣu trữ tỉnh; Tổ chức triển khai thực văn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc công tác lƣu trữ; Xây dựng kiện tồn tổ chức máy bố trí nhân làm cơng tác lƣu trữ; Quản lí hoạt động lƣu trữ (Thu thập bổ sung tài liệu; chỉnh lí tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu lƣu trữ; thống kê; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ); Quản lí, đào tạo bồi dƣỡng cán lƣu trữ; Quản lí, sử dụng nguồn lực để phát triển nghiệp lƣu trữ địa phƣơng; Tổ chức, đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lƣu trữ; Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực quy định công tác lƣu trữ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý hành vi vi phạm pháp luật lƣu trữ địa bàn tỉnh Quản lí tài liệu lƣu trữ tƣ Quản lí tài liệu có giá trị lịch sử Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Quản lí công tác thi đua khen thƣởng hoạt động lƣu trữ; thực chế độ đãi ngộ, sách trao tặng danh hiệu vinh dự cho ngƣời có nhiều cơng lao nghiệp lƣu trữ; Quản lí hoạt động dịch vụ văn thƣ, lƣu trữ theo thẩm quyền Từ nội dung trên, quan tham mƣu giúp UBND cấp quản lí nhà nƣớc lƣu trữ vào văn hƣớng dẫn Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc để xác định nội dung cần tập trung đạo, quản lí để thực mục tiêu chung nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ 57 2.2 Sự cần thiết quản lí nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh 2.2.1 Tổ chức máy quyền địa phương Về đơn vị hành nƣớc ta, Điều 110 Hiến pháp Nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đƣợc Quốc hội Khóa XIII thông qua ngày 28/11/2013 phân định: “Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ; Tỉnh chia thành huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh; thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện, thị xã đơn vị hành tương đương Huyện chia thành xã, thị trấn; thị xã thành phố thuộc tỉnh chia thành phường xã; quận chia thành phường Đơn vị hành - kinh tế đặc biệt Quốc hội thành lập” [31] Nhƣ vậy, đơn vị hành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đơn vị hành lớn Tính đến cuối năm 2015, cấp tỉnh gồm 58 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng; cấp huyện gồm 49 quận, 546 huyện, 67 thành phố thuộc tỉnh, 51 thị xã; cấp xã gồm 8978 xã, 1581 phƣờng, 603 thị trấn Chính quyền địa phƣơng Việt Nam phận hợp thành quyền nhà nƣớc Điều 111 Hiến pháp Nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 quy định“Chính quyền địa phương tổ chức đơn vị hành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã Cấp quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành - kinh tế đặc biệt luật định” [31] Việc phân chia đơn vị hành thành ba cấp (tỉnh, huyện, xã) sở để hình thành quyền địa phƣơng cấp gồm Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) quan tham mƣu, giúp việc Chẳng hạn cấp tỉnh gồm có: HĐND tỉnh: Cơ quan quyền lực nhà nƣớc cao địa phƣơng, nhân dân tỉnh bầu UBND: Cơ quan chấp hành HĐND tỉnh, quan hành nhà nƣớc tỉnh, chịu trách nhiệm thống quản lí kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế, khoa học, cơng nghệ mặt hoạt động khác địa phƣơng Khoản 1, Khoản 2, Điều 114 Hiến pháp Việt Nam quy định: 58 “1 UBND quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND quan hành nhà nƣớc cấp UBND tổ chức việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa phƣơng, tổ chức thực nghị HĐND thực nhiệm vụ quan nhà nƣớc cấp giao” [31] Đối với cấp tỉnh, sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh quan chun mơn có chức tham mƣu, giúp UBND tỉnh quản lí ngành, lĩnh vực hoạt động địa phƣơng theo quy định pháp luật phân công ủy quyền UBND tỉnh Cơ quan chuyên môn UBND cấp tỉnh qua nhiều lần thay đổi Hiện thực theo Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng cấp tỉnh có quan chun mơn: 1) Sở Nội vụ; 2) Sở Tư pháp; 3) Sở Kế hoạch Đầu tư; 4) Sở Tài chính; 5) Sở Cơng thương; 6) Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn; 7) Sở Giao thông vận tải; 8) Sở Xây dựng; 9) Sở Tài nguyên Môi trường; 10) Sở Thông tin Truyền thông; 11) Sở Lao động - Thương binh Xã hội; 12) Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch; 13) Sở Khoa học Công nghệ; 14) Sở Giáo dục Đào tạo; 15) Sở Y tế ;16) Thanh tra tỉnh; 17) Văn phòng Ủy ban nhân dân Các quan chuyên môn đặc thù theo địa phương; 18) Sở Ngoại vụ; 19) Ban Dân tộc; 20) Sở Quy hoạch - Kiến trúc (được lập Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh) Đối với cấp huyện, phòng ban thực chức tham mƣu, giúp UBND huyện quản lí nhà nƣớc ngành, lĩnh vực hoạt động địa phƣơng thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lí ngành lĩnh vực cơng tác địa phƣơng Các quan chuyên môn chịu đạo, quản lí tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn (các Sở) thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 59 Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 Chính phủ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã thuộc tỉnh gồm: 1) Phòng Nội vụ ;2) Phịng Tư pháp;3) Phịng Tài - Kế hoạch;4) Phịng Tài ngun Mơi trường; 5) Phịng Lao động - Thương binh Xã hội; 6) Phòng Văn hóa Thơng tin; 7) Phịng Giáo dục Đào tạo;8) Phòng Y tế;9) Thanh tra huyện;10) Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Các quan chuyên môn đặc thù theo địa phương: 11) Phịng Kinh tế; 12) Phịng Quản lí thị; 13) Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn;14) Phịng Kinh tế Hạ tầng;15) Phòng Dân tộc Ở cấp xã, phạm vi quản lí hẹp nên khơng tổ chức quan chun mơn tham mƣu, giúp việc quyền mà có chức danh cơng chức chun mơn Ngồi ra, cấp tỉnh huyện cịn có quan quân sự, trị an, tƣ pháp nhƣ Bộ Chỉ huy quân tỉnh, Công an tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Ban huy quân huyện, Công an huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Tòa án nhân dân huyện, cơng ty, xí nghiệp nhà nƣớc, quan trung ƣơng theo ngành dọc 2.2.2 Giá trị tài liệu hình thành hoạt động máy nhà nước địa phương Trong hoạt động thƣờng nhật, quan, tổ chức nhà nƣớc địa phƣơng nói hình thành nên tài liệu phản ánh mặt hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ mình, gồm loại chủ yếu nhƣ: - Tài liệu phản ánh lãnh đạo, đạo Đảng, quyền, quan chuyên môn cấp; - Tài liệu quy hoạch kế hoạch tổng hợp chuyên đề dài hạn, trung hạn, hàng năm tỉnh, huyện, quan, tổ chức - Tài liệu phản ánh tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội nhiều năm, năm tỉnh, huyện, xã; - Tài liệu phản ánh mặt hoạt động năm, nhiều năm, đột xuất tỉnh, huyện, xã; - Tài liệu phản ánh công việc cụ thể quan, tổ chức; 60 - Tài liệu tổng kết công tác năm, nhiều năm quan, tổ chức; - Tài liệu tổng kết chuyên đề tỉnh, huyện, xã quan tổ chức; - Tài liệu tổ chức máy tỉnh, huyện, quan, tổ chức; - Tài liệu phản ánh nhân quan, tổ chức; - Tài liệu kiện quan trọng tỉnh, huyện, quan, tổ chức, v.v Riêng nhiều tỉnh miền Nam, cịn có tài liệu Mặt trận Dân tộc Giải phóng quyền Sài Gịn địa phương giai đoạn 1954-1975 Tóm lại, tài liệu hình thành hoạt động máy nhà nƣớc cấp địa phƣơng phản ánh tình hình kinh tế - xã hội tỉnh hoạt động máy nhà nƣớc cấp, lãnh đạo, đạo Đảng quyền, thành đấu tranh, lao động sáng tạo quần chúng nhân dân Những tài liệu cứ, chứng hoạt động quản lí, giải công việc cán quan, tổ chức, đảm bảo lợi ích thiết thực cho quần chúng nhân dân Đồng thời, nguồn sử liệu chân thực phục vụ việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử địa phƣơng, lịch sử ngành nghề, lịch sử tổ chức hoạt động quan nhà nƣớc Chính vậy, tài liệu hình thành hoạt động máy nhà nƣớc địa phƣơng có giá trị nhiều mặt, phận hợp thành quan trọng Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam, di sản dân tộc, cần đƣợc bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu phục vụ lợi ích nhà nƣớc, đảm bảo thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin khứ xã hội Đó lí mà tài liệu lƣu trữ đất nƣớc nói chung, địa phƣơng nói riêng cần có tổ chức lƣu trữ tất yếu phải đặt dƣới quản lí nhà nƣớc 2.3 Cơ sở để tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh 2.3.1 Cơ quan quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật, quan cấp tỉnh, huyện hình thành khối lƣợng định tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Tài liệu có giá trị lịch sử cần đƣợc bảo quản lƣu trữ lịch sử, cịn tài liệu có giá trị thực tiễn đƣợc lƣu giữ quan, tổ chức, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lí quan, đến tài liệu hết thời hạn bảo quản đƣợc tiêu hủy theo quy định pháp luật 61 Nhƣ đề cập, UBND tỉnh, huyện, xã quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nƣớc có chức quản lí tồn diện mặt hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội địa phƣơng; tham mƣu giúp UBND quản lí mặt hoạt động sở, ban, ngành cấp tỉnh, phòng ban cấp huyện Ở nƣớc ta nay, sở, ban, ngành cấp tỉnh phịng, ban chun mơn cấp huyện thƣờng đƣợc giao nhiệm vụ tham mƣu giúp quyền quản lí đa ngành, đa lĩnh vực Bởi vậy, sở, ban, ngành hay phòng ban đƣợc tổ chức quan, đơn vị, phận chuyên môn phân công cán tham mƣu, giúp việc quản lí mặt hoạt động có liên quan Hiện nay, quan quản lí lƣu trữ trung ƣơng Chính phủ, Bộ Nội vụ quản lí thống cơng tác lƣu trữ phạm vi tồn quốc Do cần phải thiết lập cấp tỉnh, cấp huyện quan đơn vị quản lí nhà nƣớc hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ Cơ quan, đơn vị quản lí có trách nhiệm tham mƣu, giúp UBND cấp quản lí nhà nƣớc lƣu trữ phạm vi toàn tỉnh huyện Với chức quản lí đa ngành, đa lĩnh vực, Sở Nội vụ quan tham mƣu, giúp UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quản lí nhà nƣớc mặt hoạt động thuộc lĩnh vực nội vụ (trong có văn thƣ - lƣu trữ) Để giúp Sở Nội vụ tỉnh quản lí cơng tác này, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ (trực thuộc Sở Nội vụ) đƣợc thành lập có nhiệm vụ tham mƣu giúp Sở Nội vụ quản lí cơng tác lƣu trữ tồn tỉnh Ở cấp huyện, chức năng, nhiệm vụ tham mƣu giúp quyền quản lí nhà nƣớc lƣu trữ đƣợc giao cho Phòng Nội vụ Nhƣ vậy, Sở Nội vụ, Phịng Nội vụ quan chun mơn giúp cho UBND cấp tỉnh, huyện thực nội dung quản lí nhà nƣớc đƣợc pháp luật quy định Hai quan vừa có mối quan hệ trực tuyến hệ thống ngành, vừa có mối quan hệ tham mƣu với UBND Cơ quan (hoặc đơn vị) thực chức quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ phải thực nội dung quản lí nhà nƣớc đƣợc pháp luật quy định Để tổ chức quan quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ cần phải áp dụng nội dung quản lí thiết kế tổ chức lƣu trữ nêu Đồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc quản lí quy luật tổ chức sau: 62 1) Những ngun tắc quản lí cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải thực đầy đủ chức quản lí cơng tác lƣu trữ (Chức lập kế hoạch lƣu trữ; chức thiết kế tổ chức lƣu trữ; chức điều khiển; chức kiểm tra) nội dung quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ nêu Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc quản lí sau: a Nguyên tắc quản lí tập trung thống Trong lí luận Lƣu trữ học Việt Nam, nguyên tắc “Quản lí tập trung thống nhất” nguyên tắc quan trọng đƣợc nhà lƣu trữ học Việt Nam nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện sở đúc kết từ hệ thống lí luận nƣớc xã hội chủ nghĩa (chủ yếu tảng hệ thống lí luận lƣu trữ Liên Xô trƣớc đây) Nguyên tắc đƣợc đề sở nhận thức luận Mác-xít lĩnh vực lƣu trữ đƣợc coi kim nam cho công tác tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ Việt Nam thời gian qua Những nghiên cứu nhà khoa học lƣu trữ học Việt Nam thống mặt lí luận chung “Nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất” Có thể tổng hợp lại “Nguyên tắc lí tập trung thống nhất” gồm nội dung: - Nhà nƣớc thống quản lí Phơng lƣu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam - Phân loại Phông lƣu trữ Quốc gia Việt Nam để thiết lập mạng lƣới lƣu trữ lịch sử, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành quan, tổ chức nhà nƣớc tập trung vào bảo quản lƣu trữ lịch sử (hiện có hệ thống: Lƣu trữ lịch sử Nhà nƣớc lƣu trữ lịch sử Đảng) - Nhà nƣớc quản lí thống pháp chế, tiêu chuẩn, nghiệp vụ lƣu trữ Có nghĩa nghiệp vụ lƣu trữ phải thực theo quy định, hƣớng dẫn quan nhà nƣớc có thẩm quyền đảm bảo thống phạm vi nƣớc Để thực “Nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất”, UBND cấp tỉnh phải tiến hành nội dung sau: - Thứ nhất, UBND cấp tỉnh phạm vi thẩm quyền, quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ nhà nước địa phương; đồng thời 63 tiến hành biện pháp để bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu Phơng lưu trữ nhà nước Trong tƣơng lai, UBND cấp tỉnh đƣợc giao nhiệm vụ quản lí nhà nƣớc Phơng lƣu trữ Đảng địa phƣơng tính đến chuyện sát nhập Lƣu trữ lịch sử tỉnh Lƣu trữ vủa Văn phòng tỉnh ủy - Thứ hai, thiết lập mạng lưới lưu trữ tỉnh bao gồm: Cơ quan, đơn vị quản lí cơng tác lưu trữ (theo quy định thống Nhà nước); Lưu trữ lịch sử tỉnh; lưu trữ quan Việc thiết lập quan lƣu trữ nói nhằm thực quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ sở quy định lƣu trữ quan nhà nƣớc có thẩm quyền Cần lƣu ý, việc thiết kế tổ chức lƣu trữ tỉnh không đƣợc chồng chéo chức năng, nhiệm vụ; đảm bảo hiệu hoạt động; đồng thời phải ý đến chất lƣợng đội ngũ cán thực chủ trƣơng tinh giản máy biên chế - Thứ ba, thống quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ phạm vi tồn tỉnh (thực thống pháp chế, tiêu chuẩn, nghiệp vụ lưu trữ theo hướng dẫn quy định Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lí lưu trữ cấp trên) b Nguyên tắc quản lí nhà nƣớc lƣu trữ theo ngành kết hợp với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ Quản lí nhà nƣớc theo ngành hoạt động quản lí quan quản lí nhà nƣớc đơn vị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội có cấu kinh tế kỹ thuật hay hoạt động với mục đích giống nhau, nhằm làm cho hoạt động tổ chức, đơn vị phát triển cách đồng bộ, đáp ứng yêu cầu nhà nƣớc xã hội Hoạt động quản lí nhà nƣớc theo ngành đƣợc thực với quy mơ hình thức khác toàn quốc địa phƣơng, vùng lãnh thổ Quản lí nhà nƣớc theo ngành đƣợc đƣợc hiểu tác động nhà nƣớc đến hoạt động ngành (trong có ngành lƣu trữ) nhằm định hƣớng hoạt động ngành đến mục tiêu định Quản lí theo ngành quản lí mang tính chun mơn, có tiêu chuẩn ngành, đƣợc thực phạm vi toàn quốc, 64 địa phƣơng Nội dung nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành gồm: Xây dựng hệ thống pháp luật; xây dựng chiến lƣợc sách phát triển ngành; xây dựng chƣơng trình, dự án phát triển mang tính quy hoạch; tìm kiếm nguồn ngân sách hỗ trợ phát triển ngành; hợp tác quốc tế phát triển ngành; phát triển nguồn nhân lực ngành; xây dựng máy quản lí nhà nƣớc theo ngành; nội dung quản lí ngành đƣợc cụ thể hóa luật chuyên ngành Quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ việc quản lí nhà nƣớc theo địa giới hành chính, bao gồm tổ chức kinh tế, xã hội, an ninh quốc gia, quốc phòng tất cƣ dân sống lãnh thổ theo vùng (vùng công nghiệp, vùng nông nghiệp, vùng sinh thái, vùng nông thôn, vùng thành thị, v.v ) Việc phân vùng mang định hƣớng chung để phát triển Bởi vì, vùng có diện tích lớn với nhiều đơn vị hành lãnh thổ có đặc điểm đời sống, kinh tế, văn hóa, xã hội, tự nhiên khác Vì thế, Việt Nam quản lí nhà nƣớc theo ngành gắn liền với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ đơn vị hành cấp tỉnh, cấp huyện cấp xã tăng cƣờng tính tự quản, tự chủ, tự chịu trách nhiệm công tác lƣu trữ địa phƣơng Điều hoàn toàn phù hợp với thực tế công tác lƣu trữ Việt Nam giai đoạn Bởi số địa phƣơng có giống điều kiện tự nhiên nhƣng khác phƣơng thức hoạt động quản lí nên khơng thể tổ chức quản lí rập khn giống cho địa phƣơng Trong quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ trách nhiệm trƣớc hết thuộc quyền cấp, gồm Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Các quan chuyên ngành đƣợc thiết lập có chức tham mƣu giúp UBND cấp quản lí nhà nƣớc chun ngành Chẳng hạn ngành lƣu trữ, việc quản lí nhà nƣớc theo ngành đƣợc Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc quan chun mơn có chức tham mƣu, giúp Bộ Nội vụ quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ theo ngành địa phƣơng nƣớc; cấp tỉnh, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quan quản lí tồn diện mặt hoạt động trị, kinh tế, văn hóa có cơng tác lƣu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh quan quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ 65 - Nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành kết hợp với lãnh thổ đƣợc áp dụng bối cảnh Chính phủ địa phƣơng đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao lực hiệu lực, hiệu quản lí, tinh gọn máy vv Thực nguyên tắc nâng cao hiệu quản lí, địa phƣơng có yếu tố điều kiện kinh tế, xã hội, lịch sử, địa lý riêng biệt nên tổ chức quản lí giống Luật Tổ chức quyền địa phƣơng năm 2015 tạo sở pháp lý quan trọng để tổ chức quản lí theo ngành kết hợp với quản lí theo lãnh thổ có phân cấp quản lí Khoản 1, Điều 13 Luật quy định: “1.Căn vào yêu cầu công tác, khả thực điều kiện, tình hình cụ thể địa phƣơng, quan nhà nƣớc trung ƣơng địa phƣơng đƣợc quyền phân cấp cho quyền địa phƣơng quan nhà nƣớc cấp dƣới thực cách liên tục, thƣờng xuyên nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền mình, trừ trƣờng hợp pháp luật quy định khác” [39] Chủ trƣơng phân cấp quản lí đƣợc đề cập “Báo cáo đánh giá kết thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2011-2015 phƣơng hƣớng, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội năm 2016 - 2020” trình bày Đại hội XII Đảng: “Hoàn thiện chế phân cấp, đảm bảo thống nhất, thông suốt lãnh đạo, quản lí, điều hành từ trung ƣơng đến sở Xây dựng không gian phát triển kinh tế thống nƣớc, vùng theo nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quản lí theo ngành với quản lí theo lãnh thổ.” [16; 310] Từ việc phân định rõ thẩm quyền, thống thể chế, sách, chiến lƣợc quy hoạch lƣu trữ địa phƣơng, tránh tình trạng bị chồng chéo nhiệm vụ cấp quyền chồng chéo quan chuyên môn Việc phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm quyền địa phƣơng xu hƣớng quản trị địa phƣơng Trong có phân cấp quản lí nhà nƣớc trung ƣơng với địa phƣơng, cấp quyền địa phƣơng nhằm đảm bảo quản lí tập trung, thống nhất, thông suốt để nâng cao lực, hiệu quản lí nhà nƣớc 66 Để thực nguyên tắc kết hợp quản lí nhà nƣớc theo ngành quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ cần bám sát mục tiêu tổ chức; tuân thủ quy định pháp luật; phân định rõ trách nhiệm chủ thể quản lí cá nhân tham gia vào hoạt động quản lí; hợp tác tồn diện chia sẻ thơng tin hoạt động quản lí; đảm bảo hiệu công việc Để thực nguyên tắc này, UBND cấp cần quan tâm đến xây dựng thể chế cơng tác lƣu trữ kết hợp quản lí ngành lãnh thổ; xác định rõ phƣơng thức phối; xác định rõ thẩm quyền, phạm vi, trách nhiệm quan đƣợc giao quản lí ngành lƣu trữ; huy động nguồn lực đảm bảo cho công tác lƣu trữ tồn tỉnh; đơn đốc thực hiện, kiểm tra, xử lí vi phạm 2) Quy luật tổ chức lƣu trữ Ngày nay, khoa học tổ chức đƣợc ứng dụng có nhiều thành tựu phục vụ đời sống nhiều phƣơng diện lĩnh vực Bởi vậy, thiết kế hệ thống tổ chức lƣu trữ nói chung, lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng cần nắm hiểu tuân thủ quy luật tổ chức Các quy luật mang tính tảng định hƣớng cho suốt trình hình thành, xây dựng, hoạt động phát triển tổ chức Các nhà nghiên cứu tổ chức quy luật chung tổ chức gồm: - Thứ nhất, quy luật mục tiêu rõ ràng tính hiệu tổ chức Mọi tổ chức có mục tiêu Vì có mục tiêu tổ chức đƣợc hình thành Việc hình thành tổ chức xét đến mục tiêu hƣớng đến mục tiêu Do đó, từ hình thành tổ chức, phải trả lời câu hỏi mục tiêu hƣớng đến tổ chức Từ mục tiêu định hƣớng chi phối đến yếu tố khác tổ chức nhƣ cấu, chức nhiệm vụ phận, tuyển dụng cán bộ,v.v Quá trình hoạt động tổ chức phải quan tâm đến hiệu tổ chức Vì việc đạt đƣợc mục tiêu đề tổ chức thành công bƣớc đầu, tổ chức có tồn đƣợc hay khơng phụ thuộc vào tính hiệu q trình hoạt động Hiệu tổ chức thƣờng đƣợc xem xét chi phí đầu vào sản phẩm đầu Nếu tổ chức đạt đƣợc mục tiêu đề nhƣng lại sử dụng nhiều nguồn lực chi phí khơng đƣợc gọi hiệu Do đó, việc thiết kế vận hành tổ chức cần tính đến yếu tố ngƣời, kinh phí, sở vật chất, thiết bị, thời gian ,v.v 67 Khi thiết lập tổ chức để quản lí ngành lƣu trữ cần xác định cách rõ ràng mục tiêu tổ chức Vì hoạt động hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm tra công tác lƣu trữ phải vào mục tiêu đề Cơ quan quản lí ngƣời có thẩm quyền vào mục tiêu để đề biện pháp tốt nhằm thực có hiệu mục tiêu Trong giai đoạn lịch sử, ngành lƣu trữ đặt mục tiêu riêng Ví dụ: Khi thành lập Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ tƣớng - quan đứng đầu ngành lƣu trữ theo Nghị định số 102-CP ngày 04/9/1962 đề mục tiêu quản lí thống cơng tác lƣu trữ đƣa cơng tác vào nề nếp Nhằm thực mục tiêu này, Hội đồng Chính phủ Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ cơng tác lƣu trữ Trong đó, Điều 26 quy định khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng phải có kho lƣu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ địa phƣơng Đồng thời, quy định quan phải có phận phịng lƣu trữ để bảo quản hồ sơ tài liệu lƣu trữ quan Giai đoạn sau đất nƣớc thống nhất, ngành lƣu trữ đặt mục tiêu bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ quốc gia Do ngày 30/11/1982, Hội đồng Nhà nƣớc thơng qua Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia Tiếp 01/3/1984, Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Nghị định số 34-HĐBT quy định hệ thống tổ chức quan lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng Theo đó, quan lƣu trữ nhà nƣớc Trung ƣơng Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc thuộc Hội đồng Bộ trƣởng có chức tham mƣu, giúp Hội đồng Bộ trƣởng quản lí tập trung thống cơng tác lƣu trữ trực tiếp quản lí tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa tồn quốc; quan lƣu trữ bộ, Ủy ban nhà nƣớc, quan thuộc Hội đồng Bộ trƣởng dƣới đạo thủ trƣởng quan quản lí cơng tác tài liệu lƣu trữ ngành đơn vị trực thuộc; quan lƣu trữ thuộc UBND cấp quản lí cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ địa phƣơng” [43] - Thứ hai, quy luật hệ thống tổ chức Bản thân tổ chức hệ thống, nên phải đƣợc nhìn nhận xem xét hệ thống, tức thể thống Khơng nên nhìn nhận, xem xét tổ chức lắp ghép học Các phận tạo nên tổ chức có mối quan hệ, tác động qua lại 68 phụ thuộc lẫn Mọi thay đổi, biến động phận ảnh hƣởng đến phận khác ảnh hƣởng chung đến trình vận hành tổ chức Do đó, việc chia tách, sáp nhập phận, quan, tổ chức cần đƣợc nhìn nhận, đánh giá dƣới góc độ hệ thống Có nghĩa việc tách, nhập, thành lập phận, quan, tổ chức phải xem xét khả tƣơng thích với hệ thống Vì vậy, nghiên cứu hay xây dựng tổ chức cần nhìn nhận tổ chức hệ thống thống Ví dụ: Tổ chức máy Trung tậm Lƣu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ không thống tỉnh Một số nơi lập Tổ, phận chuyên môn trực thuộc Trung tâm Lƣu trữ lịch sử theo quy định Thơng tƣ 15/2014/TT-BNV nhƣ thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng Tuy nhiên, có tỉnh lại thành lập Phòng thuộc Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh (Bắc Ninh, Khánh Hòa, Cà Mau, Đồng Tháp vv) Nhƣ vậy, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ có phịng (Ví dụ: Phịng Hành - Tổng hợp), thành lập Trung tâm lại có “Phòng” Trung tâm Lƣu trữ lịch sử phát sinh vấn đề mà Thông tƣ không quy định, chẳng hạn nhƣ chế độ quản lí, chức danh, chức vụ, biên chế,v.v - Thứ ba, quy luật đồng đặc thù tổ chức Mỗi tổ chức thực thể có tên gọi, chức năng, cấu riêng Nhƣng tổ chức lại có đặc điểm chung Tính đồng tạo cho tổ chức ổn định, bền vững Tổ chức hệ thống phần tử tổ chức hợp thành có mối liên kết định Để tập hợp hệ thống địi hỏi phần tử phải có cấu trúc đồng Quy luật cho thấy ghép tổ chức không đồng với không tạo thành tổ chức mới, chí làm hủy hoại ln tổ chức hợp thành Do đó, phần tử có cấu trúc khơng đồng khơng thể hợp thành hệ thống Trong thực tế xuất nhiều tách, sáp nhập không thành công hoạt động không hiệu Bên cạnh đặc điểm chung, tổ chức phải có nét đặc thù để phân biệt tổ chức tổ chức khác Những đặc thù sở, động lực cho tổ chức phát triển 69 - Thứ tư, quy luật vận động khơng ngừng vận động theo quy trình tổ chức Tổ chức nói chung tổ chức lƣu trữ nói riêng phải tuân thủ quy luật vận động khơng ngừng vận động theo quy trình tổ chức Nếu không theo quy luật dẫn đến tình trạng bị “rối loạn chức năng” khơng thể đạt đƣợc mục tiêu đề tổ chức Tổ chức sau đƣợc thành lập hoạt động bị giải thể, ngừng hoạt động Sự vận động tổ chức đƣợc thể hoạt động bên tổ chức theo quy trình trật tự định Yếu tố tạo nên vận động theo quy trình thể chế pháp luật quy chế, quy định, quy trình - Thứ năm, quy luật tự điều chỉnh tổ chức Việc tự điều chỉnh tổ chức nhằm thích ứng với tác động mơi trƣờng bên trong, mơi trƣờng bên ngồi ln ln biến động thay đổi Do đó, tổ chức có thêm chế tự điều chỉnh, tự đổi để thích nghi Nếu tổ chức khơng có khả tự điều chỉnh hay tự điều chỉnh chậm khó tồn Quy luật tự điều chỉnh tổ chức phá bỏ hoàn toàn để xây dựng tổ chức mà thay đổi cấu, quy mơ, bố trí, xếp lại nhân sự, cơng việc, thay đổi tƣ duy, hành vi,v.v Ví dụ: Ngành lƣu trữ Việt Nam có nhiều thay đổi tổ chức lƣu trữ địa phƣơng giai đoạn khác nhau: Giai đoạn 1998-2004, “Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng ” (thuộc Văn phòng UBND cấp tỉnh) có chức quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ Nhƣng đến giai đoạn 2005-2008, chức quản lí nhà nƣớc lƣu trữ giao cho Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ (thuộc Văn phòng UBND cấp tỉnh) Đến giai đoạn năm 2008-2010, chức quản lí nhà nƣớc lƣu trữ đƣợc chuyển cho Sở Nội vụ Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ (thuộc Sở Nội vụ) đƣợc thành lập để giúp Giám đốc Sở Nội vụ theo dõi, quản lí nhà nƣớc công tác này) Năm 2010, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, đƣợc thành lập sở hợp Phịng quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, thành phố Sở dĩ có điều chỉnh để phù hợp với nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành kết hợp với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ Ở Trung ƣơng, quản lí 70 nhà nƣớc công tác lƣu trữ đƣợc giao cho Bộ Nội vụ địa phƣơng cơng tác thuộc chức Sở Nội vụ (tham mƣu giúp UBND cấp tỉnh) Phòng Nội vụ (tham mƣu giúp UBND cấp huyện) Để tách chức quản lí chức nghiệp quan, năm 2014, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ quy định thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Sự thay đổi nhằm thích nghi với biến đổi mơi trƣờng bên trong, mơi trƣờng bên ngồi Nhƣ vậy, việc nghiên cứu quy luật tổ chức có ý nghĩa tảng trình thiết kết, xây dựng vận hành tổ chức Các quy luật chi phối, ảnh hƣởng tất tổ chức không phân biệt quy mô, cấu nhƣ tính chất tổ chức 2.3.2 Cơ quan quản lí tài liệu lưu trữ 1) Cơ sở hình thành lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử Lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử đƣợc tổ chức chủ yếu dựa vào đặc điểm giá trị tài liệu, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức khơng có tác dụng phục vụ cho công việc trƣớc mắt mà phận cịn có giá trị thực tiễn lâu dài giá trị lịch sử, cần đƣợc lƣu giữ có thời hạn bảo tồn vĩnh viễn để phục vụ cho mục đích thực tiễn nghiên cứu khoa học Sở dĩ hình thành hai loại quan quản lí tài liệu lƣu trữ (lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử) xuất phát từ đặc điểm giá trị tài liệu yêu cầu khai thác sử dụng bảo quản tài liệu Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nói chung trải qua giai đoạn sử dụng sau đây: - Giai đoạn văn thư: Bất tài liệu đƣợc ban hành nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc trƣớc mắt quan, tổ chức Sau cơng việc có liên quan đƣợc giải xong, cán đƣợc phân công theo dõi giải cơng việc phải lập hồ sơ đƣợc phép lƣu giữ hồ sơ năm giao nộp vào lƣu trữ chung quan, tổ chức (Lƣu trữ quan) 71 - Giai đoạn lưu trữ hành: Tài liệu giao nộp vào lƣu trữ quan, tổ chức tiếp tục đƣợc giữ lại thời gian để phục vụ cho yêu cầu quản lí quan, tổ chức (quy định Luật Lƣu trữ 10 năm) Sau đó, hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử phải đƣợc giao nộp vào lƣu trữ lịch sử Cịn hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn tiếp tục đƣợc bảo quản lƣu trữ quan hết thời hạn bảo quản làm thủ tục tiêu hủy Luật Lƣu trữ giải thích: “Lƣu trữ quan tổ chức thực hoạt động lƣu trữ tài liệu lƣu trữ quan, tổ chức” [39] Nhƣ vậy, quan phải tổ chức lƣu trữ quan để thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu phạm vi quan giao nộp tài liệu có giá trị lịch sử vào lƣu trữ lịch sử Quy mô tổ chức lƣu trữ quan tùy thuộc vào khối lƣợng tài liệu yêu cầu khai thác, sử dụng quan Nếu quan có khối lƣợng tài liệu lƣu trữ lớn yêu cầu khai thác sử dụng nhiều hoạt động thƣờng nhật, tổ chức thành phịng lƣu trữ, ví nhƣ bộ, ngành trung ƣơng Nếu khối lƣợng tài liệu không lớn, yêu cầu khai thác sử dụng khơng nhiều, tổ chức thành tổ, phận lƣu trữ bố trí cán lƣu trữ chun trách, chí vừa làm cơng tác lƣu trữ vừa kiêm nhiệm công việc khác - Giai đoạn lưu trữ lịch sử: Nhƣ nêu, tài liệu lƣu trữ sau thời gian bảo quản quan, theo quy định pháp luật, tài liệu có giá trị lịch sử (thời hạn bảo quản vĩnh viễn) đƣợc đƣa vào bảo quản lƣu trữ lịch sử để bảo tồn lâu dài phục vụ rộng rãi yêu cầu nghiên cứu khoa học, quản lí nhu cầu khác đơng đảo quần chúng nhân dân Lƣu trữ lịch sử đƣợc đặt tên Kho lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ hay viện lƣu trữ Ở Việt Nam, thập niên 1960, 1970, 1980 đƣợc gọi Kho Lƣu trữ nhƣ: Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Hà Nội, Kho Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang… Sau đổi thành Trung tâm Lƣu trữ, ví dụ nhƣ Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia II, Trung tâm Lƣu trữ thành phố Hà Nội… Kho, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Sƣu tầm, thu thập tài liệu có giá trị lịch sử quan, tổ chức thuộc phạm vi thẩm quyền nguồn khác có liên quan Thực nhiệm vụ thu thập 72 tài liệu thuộc phạm vi thẩm quyền, lƣu trữ lịch sử nói chung, lƣu trữ tỉnh nói riêng có trách nhiệm dự thảo, trình quan có thẩm quyền ban hành “Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh” “Danh mục tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh” quan thuộc nguồn nộp lƣu, hƣớng dẫn quan tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu chuẩn bị nguồn tài liệu giao nộp - Tổ chức khoa học, bảo quản phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu - Tiến hành nghiên cứu khoa học, với mục đích phục vụ cho công tác sƣu tầm, thu thập, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu… Trung tâm Lƣu trữ Nhiệm vụ không phần quan trọng, nhƣng thực đƣợc đến mức độ tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm, khối lƣợng cơng việc, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán Trung tâm Lƣu trữ Chẳng hạn, yêu cầu nghiên cứu khoa học Trung tâm Lƣu trữ tỉnh chắn không cao Trung tâm Lƣu trữ quốc gia, lẽ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có số lƣợng nhân lực lƣu trữ ít, khơng thể đặt yêu cầu nghiên cứu khoa học cao nhƣ Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có số lƣợng cán lƣu trữ lớn khả nghiên cứu tốt Để bảo tồn vĩnh viễn phát huy đƣợc giá trị tài liệu, đòi hỏi Lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng phải có đủ diện tích kho tàng, sở vật chất, trang thiết bị bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu, nhân lực có chun mơn nghiệp vụ điều kiện cần thiết khác Trong trƣờng hợp Lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa đủ điều kiện để thu thập, bảo quản toàn tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử từ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu phải có biện pháp quản lí phù hợp Chẳng hạn, Lƣu trữ lịch sử phải quản lí qua “Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử” quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu, cử chuyên gia đến lƣu trữ quan, tổ chức hƣớng dẫn phối hợp xây dựng 2) Vận dụng lý luận phân loại Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam để thiết lập mạng lƣới lƣu trữ lịch sử tỉnh Để thiết lập mạng lƣới lƣu trữ lịch sử nói chung, lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nói riêng, trƣớc hết cần dựa sở phân loại khoa học tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lƣu trữ Đảng 73 Cộng sản Việt Nam Phơng lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam Vì luận án giới hạn phạm vi tổ chức quản lí lƣu trữ Nhà nƣớc, nên sở phân loại khoa học đƣợc vận dụng giới hạn phạm vi Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam Các đặc trƣng phân loại khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc sử dụng để tổ chức lƣu trữ lịch sử địa phƣơng bao gồm: - Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phương tài liệu: Nếu nhìn dƣới góc độ phân loại theo đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu, Phơng lƣu trữ quốc gia Việt Nam có hai loại tài liệu có giá trị lịch sử: tài liệu có ý nghĩa tồn quốc tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng Việc xác định tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa cấp độ chủ yếu phụ thuộc vào ý nghĩa quan, đơn vị hình thành khối tài liệu Tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành quan, tổ chức nhà nƣớc địa phƣơng, phản ánh mặt hoạt động đời sống xã hội địa phƣơng Những tài liệu có ý nghĩa kinh tế, văn hóa, xã hội, trị, an ninh, quốc phịng,v.v địa phƣơng Ngồi ra, cịn bao gồm tài liệu nhà hoạt động trị, xã hội, văn hóa, khoa học kỹ thuật địa phƣơng mà tầm ảnh hƣởng nói chung giới hạn địa phƣơng Tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng có mức độ rộng, hẹp khác tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan hình thành chúng Điều có nghĩa tài liệu đƣợc hình thành quan cấp có ý nghĩa phạm vi cấp (cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh) Tuy nhiên, có trƣờng hợp tài liệu cấp huyện lại có ý nghĩa phạm vi tỉnh chứa thơng tin phản ánh kiện có ý nghĩa tiêu biểu tỉnh Thậm chí, có tài liệu đƣợc hình thành quan cấp tỉnh nhƣng vừa có ý nghĩa địa phƣơng, vừa có ý nghĩa tồn quốc Ví dụ: Tài liệu lƣu trữ Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội có số lƣợng lên tới 34 mét giá với loại hình khác đƣợc Sở Văn hóa Thể thao Du lịch Hà Nội bảo quản 10 năm lƣu trữ quan kể từ cơng việc kết thúc, sau giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Theo khối tài liệu có ý nghĩa tồn quốc, phản ánh kiện lịch sử mang ý nghĩa quốc gia 74 Đặc trƣng chủ yếu tổ chức mạng lƣới lƣu trữ lịch sử trung ƣơng để bảo quản tài liệu có ý nghĩa tồn quốc mạng lƣới lƣu trữ lịch sử địa phƣơng để lƣu giữ tài liệu có ý nghĩa địa phƣơng Theo tơi, vận dụng đặc trƣng này, thiết lập kho lƣu trữ lịch sử để bảo quản tài liệu có ý nghĩa phạm vi cấp nhƣ trƣớc (lƣu trữ lịch sử tỉnh, lƣu trữ lịch sử huyện lƣu trữ xã) Tuy nhiên, tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh để bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử hình thành quan tỉnh, huyện xã - Đặc trưng lãnh thổ hành chính: Lãnh thổ hành hay đơn vị hành đơn vị khơng gian, có ranh giới xác định, đƣợc phân chia lãnh thổ quốc gia thống nhất, nhằm mục đích thực cơng việc quản lí hành nhà nƣớc Nhƣ đề cập, hệ thống đơn vị hành Việt Nam gồm ba cấp (Cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã) Tài liệu hệ thống quan cấp tỉnh, huyện, xã có mối liên hệ chặt chẽ mang ý nghĩa địa phƣơng Do đó, việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu trƣớc hết nhằm phục vụ cho lợi ích địa phƣơng Vì vậy, xác định mạng lƣới lƣu trữ lịch sử, lãnh thổ hành đặc trƣng cần đƣợc vận dụng Vận dụng đặc trƣng thiết lập lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng , lƣu trữ lịch sử huyện lƣu trữ xã tổ chức lƣu trữ lịch sử chung cho tồn tỉnh, đó, tập trung bảo quản tài liệu lƣu trữ lịch sử quan, tổ chức tỉnh, huyện, xã Tuy nhiên, vận dụng đặc trƣng này, cần ý đến thay đổi lãnh thổ hành nƣớc ta thời gian qua Đối với đơn vị hành có sáp nhập chia tách khối tài liệu lƣu trữ quan thuộc đơn vị hành cũ giải thể đƣợc đƣa vào bảo quản lƣu trữ lịch sử đơn vị hành thuận tiện cho việc khai thác sử dụng Ví dụ, tài liệu phơng tỉnh Hà Nam Ninh giải thể nên đƣa vào bảo quản Trung tâm Lƣu trữ tỉnh Nam Định hay Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình Trung tân lƣu trữ tỉnh Hà Nam cần đƣợc cân nhắc, lựa chọn Trung tâm Lƣu trữ có điều kiện thuận lợi 75 - Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Thời kỳ lịch sử quãng thời gian đƣợc đánh dấu bƣớc ngoặt lịch sử quốc gia, dân tộc xã hội loài ngƣời Thời kỳ lịch sử thƣờng khởi đầu xuất hình thái kinh tế xã hội kết thúc đƣợc hình thức kinh tế - xã hội khác thay Về phân kỳ lịch sử Việt Nam, thời kỳ từ vua Hùng dựng nƣớc đến lúc Pháp xâm lƣợc (năm 1858) đƣợc gọi thời kỳ cổ - trung đại Thời kỳ kể từ Pháp mở đầu công xâm lƣợc Việt Nam đến Cách mạng tháng Tám năm 1945 gọi thời kỳ cận đại (1858-1945); thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám 1945 đến đƣợc gọi thời kỳ đại Một thực tế rõ ràng tài liệu hình thành dƣới thời cổ - trung thời Pháp thuộc mà lƣu trữ địa phƣơng lƣu giữ đƣợc khơng đáng kể, chí lƣu trữ lịch sử số tỉnh khơng có tài liệu thuộc thời kỳ Nếu có đƣợc đƣa vào bảo quản Trung tâm Lƣu trữ quốc gia Ví nhƣ sƣu tập tài liệu Hán Nơm họ Trần huyện Hƣơng Khê, tỉnh Hà Tĩnh, sƣu tập tài liệu Hán Nôm huyện Vĩnh Linh tỉnh Quảng Trị tài liệu quý đƣợc lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I Bởi vậy, đặc trƣng không đƣợc sử dụng xem xét để thiết lập lƣu trữ lịch sử địa phƣơng Tuy nhiên, đặc trƣng thời kỳ lịch sử đặc trƣng đƣợc kết hợp vận dụng để thiết lập Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III Trong đó, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I bảo quản tài liệu thời kỳ phong kiến Pháp thuộc (Trung đại cận đại Việt Nam); Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III tập trung bảo quản tài liệu quan, tổ chức Trung ƣơng, khu, liên khu từ sau Cách mạng tháng Tám 1945 (Thời kỳ đại Việt Nam) - Đặc trưng ngành hoạt động: Ngành hoạt động lĩnh vực hoạt động nhà nƣớc xã hội nhƣ tài chính, ngân hàng, ngoại giao, quốc phịng, khí tƣợng, thủy văn Việc phân chia ngành hoạt động không cố định mà phụ thuộc vào mức độ phát triển kinh tế quốc dân, khoa học công nghệ Trong phân loại tài liệu lƣu trữ, để tổ chức mạng lƣới lƣu trữ, ngành hoạt động đặc trƣng cần đƣợc vận dụng Kho, trung tâm 76 hay viện lƣu trữ đƣợc thành lập sở vận dụng đặc trƣng đƣợc gọi lƣu trữ chuyên ngành Trên thực tế, Việt Nam có lƣu trữ chuyên ngành nhƣ Lƣu trữ Bộ Ngoại giao, Lƣu trữ Bộ Quốc phịng, Lƣu trữ Bộ Cơng an Tuy nhiên, theo Luật Lƣu trữ Việt Nam không tổ chức lƣu trữ chuyên ngành Tài liệu chuyên ngành của số quan đƣợc lƣu giữ quan 30 năm, sau phải nộp vào lƣu trữ quốc gia Điều kiện để thiết lập lƣu trữ chuyên ngành gồm: + Một là, tài liệu ngành có ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có yêu cầu sử dụng thường xuyên để phục vụ cho hoạt động ngành; + Hai là, tài liệu ngành chứa đựng bí mật quốc gia, cần quản lí chặt chẽ có quy chế sử dụng riêng + Ba là, tài liệu ngành có nội dung phức tạp, cần thu hút nhiều cán am hiểu chun mơn ngành làm cơng tác lưu trữ làm tốt nghiệp vụ lưu trữ Ví nhƣ tài liệu khí tƣợng thủy văn, tài liệu địa chất Ngoài ra, để thành lập lƣu trũ chuyên ngành khối lƣợng tài liệu hình thành điều kiện quan trọng hàng đầu Nếu khối lƣợng tài liệu khơng đủ lớn, gây nên lãng phí Ở địa phƣơng, quan nhƣ Bộ huy qn tỉnh, Cơng an tỉnh hình thành tài liệu có tính đặc thù nhƣ nêu trên, nhƣng khối lƣợng không lớn - Đặc trưng phương thức kỹ thuật chế tác tài liệu: Trong thành phần Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam, tài liệu hành có khơi lƣợng lớn nhất, cịn có tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, chúng đƣợc làm phƣơng pháp kỹ thuật riêng, phản ánh kiện, tƣợng xã hội tự nhiên hình thức khác với tài liệu thành văn Do đó, việc bảo quản khai thác sử dụng loại tài liệu phải sử dụng máy móc, trang thiết bị thích hợp Bởi vậy, đặc trƣng phƣơng pháp kỹ thuật chế tác tài liệu đặc trƣng cần đƣợc xem xét tổ chức mạng lƣới lƣu trữ lịch sử Nếu vận dụng đặc trƣng hình thành lƣu trữ nhƣ: Lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, Lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật 77 - Các yếu tố cần kết hợp xem xét vận dụng đặc trƣng phân loại Khi vận dụng đặc trƣng phân loại nói để tổ chức mạng lƣới lƣu trữ lịch sử, cần xem xét yếu tố sau đây: + Yếu tố khối lượng tài liệu: Lƣu trữ lịch sử dù thiết lập cấp tỉnh hay cấp huyện, quan độc lập, có tƣ cách pháp nhân, tổ chức biên chế riêng Đặc biệt phải có kho tàng chuyên dụng với trang thiết bị thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Để xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị trì hoạt động lƣu trữ lịch sử nhƣ vậy, chắn phải đầu tƣ khoản kinh phí khơng nhỏ Bởi vậy, khối lƣợng tài liệu đƣợc đƣa vào bảo quản lƣu trữ lịch sử phải tƣơng xứng với kinh phí mà nhà nƣớc đầu tƣ để xây dựng sở vật chất trì hoạt động có hiệu lƣu trữ Nếu khơng, gây lãng phí tiền tài nhà nƣớc Dĩ nhiên, xét yếu tố này, vào khối lƣợng tài liệu nguồn nộp lƣu mà phải tính khối lƣợng tài liệu (dự báo) hình thành quan, tổ chức thời gian chí 10 năm đến 15 năm tới Ví dụ cấp tỉnh có nên thành lập riêng Trung tâm lƣu trữ tài liệu nghe nhìn hay khơng ngồi việc vận dụng đặc trƣng phƣơng thức kỹ thuật chế tác tài liệu, cần phải xem xét khối lƣợng tài liệu nghe nhìn có giá trị lịch sử hình thành quan nhà nƣớc tỉnh huyện lớn (nhiều) đến mức độ + Yếu tố điều kiện khai thác sử dụng tài liệu: Đối tƣợng khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh gồm: Cán quan, tổ chức: Nghiên cứu, thu thập thông tin quản lí vấn đề liên quan đến việc thực nhiệm vụ mình; Các nhà khoa học: Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ đề tài khoa học; biên soạn lịch sử địa phƣơng, lịch sử quan, viết sách chuyên khảo vv; Các nghiên cứu sinh, học viên cao học: Thực luận văn, luận án, báo cáo tốt nghiệp, tìm hiểu lịch sử vv; Cơng dân: Tìm kiếm thơng tin, văn cần thiết có liên quan đến sống, quyền lợi, nghĩa vụ thân gia đình 78 Để tạo thuận lợi cho đối tƣợng nói việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, vận dụng đặc trƣng phân loại để thiết lập lƣu trữ lịch sử địa phƣơng cần xem xét yếu tố điều kiện khai thác sử dụng tài liệu, nhƣ lƣu trữ lịch sử có cách xa địa lý đối tƣợng sử dụng chủ yếu khơng? Nếu cách xa có trở ngại, khó khăn gì? Có thể tìm đƣợc giải pháp khắc phục trở ngại, khó khăn khơng? Yếu tố cần đƣợc xem xét vận dụng đặc trƣng lãnh thổ hành chính, nhƣ có nên thiết lập lƣu trữ lịch sử đơn vị hành cấp huyện, cấp xã không? Nếu thiết lập lƣu trữ lịch sử chung cho tồn tỉnh cách để thỏa mãn nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu độc giả địa phƣơng xa tỉnh lỵ + Tác động khoa học công nghệ vào hành chính, cơng tác lưu trữ kinh tế xã hội đất nước Với tiến nhanh chóng khoa học công nghệ, nƣớc giới tiến hành cách mạng công nghiệp lần thứ tƣ (cách mạng 4.0) Để đƣa đất nƣớc phát triển nhanh chóng, Việt Nam khơng thể đứng ngồi mà phải tiến hành cách tích cực cách mạng tất lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, văn hóa, giáo dục, hành chính… Do thiết kế tổ chức mạng lƣới lƣu trữ nói chung, mạng lƣới lƣu trữ lịch sử nói riêng, khơng thể khơng tính đến phát triển khoa học cơng nghệ tất yếu phải vận dụng thành tựu Cách mạng vào công tác lƣu trữ để ngành lƣu trữ không tụt hậu đáp ứng đƣợc tốt nhu cầu thông tin lƣu trữ kỷ nguyên số hóa Nếu dự báo đƣợc tác động cách mạng 4.0 lĩnh vực hoạt động đất nƣớc, có cơng tác lƣu trữ, có sở để tính tốn nên bố trí mạng lƣới lƣu trữ nói chung, lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nói riêng nhƣ hợp lý Chẳng hạn, dự báo đƣợc 10-15 năm tới tài liệu hình thành quan, tổ chức từ trung ƣơng đến địa phƣơng đƣợc số hóa, việc khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu qua internet, không thiết phải đến đọc Trung tâm Lƣu trữ lịch sử, có sở đáng tin cậy để khẳng định lƣu trữ lịch sử cần thiết lập tỉnh, khơng thiết huyện phải có lƣu trữ lịch sử Cũng từ dự báo này, tính tốn đƣợc u cầu số lƣợng chất lƣợng cán lƣu trữ, để từ có kế hoạch sát tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng 79 cán bộ, xây dựng sở vật chất kỹ thuật cho quan lƣu trữ nói chung, lƣu trữ lịch sử nói riêng Tóm lại, dự báo tác động khoa học công nghệ, rộng cách mạng 4.0 vào hành chính, cơng tác lƣu trữ kinh tế - xã hội đất nƣớc nói chung, địa phƣơng nói riêng yếu tố không xem xét thiết kế tổ chức mạng lƣới lƣu trữ đất nƣớc nói chung, địa phƣơng nói riêng mà có lƣu trữ lịch sử Muốn làm tốt điều phải có kiến thức dự báo học; phải tiến hành điều tra, nghiên cứu để năm hiểu tình hình lĩnh vực có liên quan Tiểu kết chƣơng Chƣơng tác giả nghiên cứu vấn đề lý luận tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, bao gồm nội dung: Giải thích số khái niệm liên quan đến luận án để hiểu thống Tài liệu lƣu trữ hình thành hoạt động quan tỉnh có giá trị cần đƣợc bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu Dó đó, cần có quản lí Nhà nƣớc Do đặc điểm giá trị nhu cầu sử dụng tài liệu lƣu trữ, địa phƣơng hình thành loại quan lƣu trữ: Cơ quan quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ; lƣu trữ quan; lƣu trữ lịch sử tỉnh Mỗi loại quan nói có chức nhiệm vụ khác thiếu đội ngũ công chức, viên chức với yêu cầu đảm bảo trình độ chuyên mơn đạo đức nghề nghiệp Cơ quan quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ UBND cấp tỉnh (Giúp UBND cấp tỉnh quản lí ngành lƣu trữ quan chuyên môn) Chƣơng luận án phân tích làm rõ nguyên tắc, quy luật tổ chức quản lí lƣu trữ nói chung, lƣu trữ tỉnh nói riêng nhƣ nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất, nguyên tắc quản lí lƣu trữ theo ngành kết hợp với quản lí lãnh thổ, nguyên tắc tổ chức máy đảm bảo tính hệ thống, mục tiêu phải rõ ràng, đảm bảo tính hiệu quả, vv Bên cạnh đó, việc tổ chức kho, viện, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử phải sở phân loại tài liệu Phông lƣu trữ nhà nƣớc với đặc trƣng phân loại (Đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu; đặc trƣng lãnh thổ hành chính; đặc trƣng thời kỳ lịch sử; đặc trƣng ngành hoạt động; đặc trƣng phƣơng thức kỹ 80 thuật chế tác tài liệu); đồng thời kết phải kết hợp xem xét yếu tố (khối lƣợng tài liệu; điều kiện khai thác sử dụng tài liệu; tác động khoa học cơng nghệ vào hành chính, cơng tác lƣu trữ kinh tế xã hội đất nƣớc) Mặt khác, Chƣơng phân tích nội dung khoa học quản lí để tìm quy luật chức quản lí tổ chức lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Những kết sở khoa học để nghiên cứu thực tiễn tổ chức quản lí lƣu trữ Chƣơng đề xuất phƣơng án giải pháp tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh Chƣơng 81 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 3.1 Tổ chức máy nhân 3.1.1 Cơ quan, đơn vị chun mơn quản lí cơng tác lưu trữ quản lí tài liệu lưu trữ - q trình kiện tồn Tổ chức lƣu trữ cấp tỉnh, huyện, xã kể từ năm tháng đầu thành lập ngành lƣu trữ ngày đƣợc hoàn thiện Tuy nhiên trải qua nhiều biến động, cụ thể nhƣ sau: Năm 1962, sau thành lập Cục Lƣu trữ, quan quản lí lƣu trữ nhà nƣớc công tác lƣu trữ cấp tỉnh - quan tham mƣu giúp quyền quản lí nhà nƣớc cơng tác chƣa đƣợc thành lập mà thiết lập kho lƣu trữ với chức bảo quản hồ sơ tài liệu địa phƣơng Điều 26 “Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ” Hội đồng Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 quy định:“Ở khu, tỉnh thành phố trực thuộc trung ương có kho lưu trữ khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu địa phương” [42] Nhƣng theo nghiên cứu chúng tôi, thời giờ, kho lƣu trữ khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thực tế quan tham mƣu, giúp quyền quản lí cơng tác lƣu trữ địa phƣơng Tiếp theo, Thông tƣ 09-BT ngày 08/3/1965 Bộ trƣởng Phủ Thủ tƣớng tổ chức lƣu trữ Bộ kho lƣu trữ địa phƣơng quy định rõ tổ chức lƣu trữ địa phƣơng Thông tƣ quy định:“ 2) Tổ chức kho lưu trữ địa phương Ở khu tự trị, thành phố trực thuộc trung ương tỉnh tổ chức kho lưu trữ chung trực thuộc Ủy ban hành chính, ủy viên thư ký Ủy ban hành đạo Kho lưu trữ địa phương có nhiệm vụ cụ thể: - Tập trung quản lí tài liệu, hồ sơ thời hạn lưu trữ Sở, Ty, Văn phòng Ủy ban (vào sổ, lập danh mục, đánh ký hiệu, xếp thứ tự theo phông, bảo quản tốt, chống ẩm, mối, mọt, cháy) (Tài liệu Ty Công an Tỉnh đội cất giữ riêng không nộp lưu kho lưu trữ địa phương) 82 - Phục vụ việc tra cứu cán tỉnh, khu, thành phố - Giúp cho ủy viên thư ký Ủy ban hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định Nhà nước cho quan tỉnh Ở Sở, Ty quan chấp hành cấp khu, tỉnh, thành đoàn thể nhân dân Tùy theo tính chất khối lượng tài liệu lưu trữ có giá trị nghiên cứu mà cử cán chuyên trách cán văn thư kiêm nhiệm Ở cấp huyện, xã nên phân công ủy viên phụ trách việc thực điều lệ quy định Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ quan thuộc cấp Mỗi huyện, xã tùy điều kiện hoàn cảnh mà đặt vấn đề sưu tầm, thu thập bảo quản cho thích hợp tài liệu có giá trị lịch sử từ trước đến địa phương mình” [05; 60] Nhƣ vậy, từ năm 1965, tổ chức lƣu trữ cấp tỉnh hình thành tƣơng đối rõ nét Theo đó, Kho lƣu trữ trực thuộc Ủy ban hành tỉnh vừa có chức tập trung quản lí tài liệu lƣu trữ quan cấp tỉnh, vừa thực chức giúp quyền tỉnh quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ Từ nửa sau thập niên 1960 đến đầu thập niên 1980, tổ chức lƣu trữ tỉnh nói chung đƣợc thực theo Thơng tƣ Năm 1984, “Phịng lƣu trữ” thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đƣợc thành lập theo Thông tƣ số 222/LT-TT ngày 05/11/1984 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Phòng lƣu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ƣơng Phịng lƣu trữ vừa có chức tập trung quản lí tài liệu lƣu trữ quan cấp tỉnh, vừa giúp quyền tỉnh quản lí nhà nƣớc nghiệp vụ lƣu trữ Tuy nhiên, thực tế văn không đƣợc thực Tổ chức máy lƣu trữ địa phƣơng đƣợc định hình tƣơng đối rõ nét ba cấp tỉnh, huyện, xã kể từ năm 1998, Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp Theo đó, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thành lập “Trung tâm Lưu trữ tỉnh” trực thuộc Văn phịng Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức giúp Chánh Văn phòng giúp Uỷ ban nhân dân 83 tỉnh thực quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ phạm vi tỉnh tập trung quản lí tài liệu lịch sử quan, tổ chức cấp tỉnh Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có dấu riêng có nhiệm vụ, quyền hạn dƣới đây: …“- Căn vào quy định Nhà nước công tác lưu trữ, soạn thảo văn quản lí cơng tác lưu trữ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành - Hướng dẫn kiểm tra quan trực thuộc tỉnh huyện thực thống chế độ, quy định, ngun tắc quản lí cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ - Thực chế độ thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ, báo cáo đnnh kỳ đột xuất tình hình quản lí công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh với quan quản lí lưu trữ nhà nước cấp - Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lí cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phạm vi tỉnh - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên Trung tâm Lưu trữ tỉnh quan, đơn vị trực thuộc - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh - Thực chế độ thống kê bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quản lí Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.” [87] Về tổ chức biên chế, Thông tƣ quy định: Trung tâm Lƣu trữ tỉnh có giám đốc, phó giám đốc, phận quản lí nghiệp vụ, phận quản lí kho lƣu trữ Biên chế Trung tâm Lƣu trữ tối thiểu 05 ngƣời có trình độ trung học lƣu trữ trở lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định tổng số biên chế hành nghiệp đƣợc giao tỉnh Ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung huyện) bố trí từ đến ngƣời có trình độ trung học lƣu trữ trở lên làm công tác lƣu trữ chuyên 84 trách thuộc Văn phịng Uỷ ban nhân dân huyện tính tổng số biên chế hành nghiệp đƣợc giao huyện Cán chuyên trách lƣu trữ huyện có chức giúp chánh văn phòng giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ phạm vi huyện; trực tiếp quản lí kho lƣu trữ huyện tài liệu lƣu trữ hình thành trình hoạt động quan Uỷ ban nhân dân huyện Uỷ ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn cơng chức Văn phịng Thống kê kiêm nhiệm công tác lƣu trữ Cán kiêm nhiệm cơng tác lƣu trữ có nhiệm vụ thực văn hƣớng dẫn nghiệp vụ quan Nhà nƣớc cấp trên, bảo quản an toàn phục vụ nhu cầu sử dụng độc giả khối tài liệu hình thành hoạt động xã, phƣờng, thị trấn [87] Nhƣ vậy, Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP đánh dấu đời hệ thống tổ chức lƣu trữ thống từ Trung ƣơng đến địa phƣơng Trong đó, cấp tỉnh thiết lập quan lƣu trữ độc lập có tƣ cách pháp nhân để quản lí cơng tác lƣu trữ địa bàn tỉnh tài liệu lƣu trữ lịch sử quan cấp tỉnh Ở giai đoạn này, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh tham mƣu cho Văn phịng trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành nhiều văn quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh Tuy nhiên, Văn phòng đơn vị tham mƣu, giúp việc cho UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có chức tham mƣu tổng hợp cho quyền, khơng thực chức quản lí nhà nƣớc Bởi vậy, việc quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ địa phƣơng đƣợc giao cho Văn phịng UBND tỉnh, huyện khơng phù hợp với ngun tắc “quản lí nhà nƣớc theo ngành kết hợp với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ”, khiến cho mối quan hệ quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng UBND huyện thiếu liên kết thƣờng xuyên chặt chẽ Để tiếp tục kiện toàn tổ chức quản lí lƣu trữ trung ƣơng địa phƣơng, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn thƣ, lƣu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân Thông tƣ quy định thành lập “Phòng Văn thư - Lưu trữ” để giúp Chánh Văn phòng tham mƣu cho 85 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lí tổ chức thực công tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh; “Trung tâm Lƣu trữ tỉnh” thuộc Văn phòng trở thành đơn vị nghiệp có tƣ cách pháp nhân, dấu tài khoản theo quy định pháp luật thực chức lƣu trữ lịch sử Với văn này, chức quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ chức quản lí tài liệu đƣợc tách bạch - hai quan, đơn vị phụ trách Thế nhƣng, Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đƣợc ban hành có thay đổi quản lí lƣu trữ Theo Nghị định này, Văn phịng khơng cịn chức quản lí cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Do quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh bị “bỏ ngỏ” từ năm 2005 đến 2008 Trong thời gian này, khơng có quan giúp UBND tỉnh huyện thực chức quản lí cơng tác Tình trạng đƣợc khắc phục sau Chính phủ ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Theo đó, giao trách nhiệm quản lí cơng tác lƣu trữ cho Sở Nội vụ Khoản 1, Điều Nghị định quy định: Sở Nội vụ “tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực chức quản lí nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng” [46] Đối với cấp huyện, chức quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ đƣợc chuyển giao từ Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện sang Phòng Nội vụ Khoản 1, Điều Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 02/8/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quy định: Phòng Nội vụ “tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lí nhà nước lĩnh vực: tổ chức; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công 86 chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi Chính phủ ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua - khen thưởng” [47] Để cụ thể hóa thực hai Nghị định trên, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện Thông tƣ quy định thành lập “Phịng Quản lí Văn thư - Lưu trữ” thuộc Sở Nội vụ nhằm giúp Sở Nội vụ quản lí cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố Đồng thời, Sở Nội vụ “tiếp nhận nguyên trạng” Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (thuộc Văn phòng UBND cấp tỉnh) Sở Nội vụ Nhƣ vậy, theo Thông tƣ 04/2008/TT-BNV Sở Nội vụ có hai đơn vị lƣu trữ “Phịng Quản lí Văn thư - Lưu trữ” “Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Tuy nhiên, không quy định cụ thể mối quan hệ hai đơn vị tổ chức này, nên thực tế, việc phối hợp, đạo, quản lí cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ khơng tránh khỏi khó khăn vƣớng mắc Ở cấp huyện, theo Thông tƣ số 04/2008/TT-BNV, Phịng Nội vụ quan có chức tham mƣu, giúp UBND huyện quản lí nhà nƣớc cơng tác văn thƣ lƣu trữ Cịn việc quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử cấp huyện khơng đƣợc đề cập [89] Nhằm khắc phục tình trạng này, Bộ Nội vụ ban hành Thơng tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp Về lƣu trữ địa phƣơng, Thông tƣ quy định “thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lí văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Chi cục có tƣ cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng Theo Thông tƣ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ có hai chức năng: Thứ nhất, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quản lí nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Thứ hai, trực tiếp quản lí tài liệu lƣu trữ theo quy định pháp luật Thông tƣ quy định Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ dƣới đây: Hƣớng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu; thu thập hồ sơ, 87 tài liệu đến hạn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh; phân loại, chỉnh lí, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lƣu trữ; tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lƣu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ; thực số dịch vụ công lƣu trữ; quản lí tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định [93] Nhƣ vậy, kể từ năm 2010, theo Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ vừa có vai trị quan tham mƣu, giúp Sở Nội vụ quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ theo chức năng, nhiệm vụ, đồng thời quan quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử hình thành hoạt động quan nhà nƣớc cấp tỉnh Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trở thành quan chun mơn có tính độc lập tƣơng đối quản lí cơng tác văn thƣ, lƣu trữ địa phƣơng Tính đến tháng 8/2015, 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thành lập đƣợc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ (Đà Nẵng thành phố cuối thành lập Chi cục Văn thƣ lƣu trữ) Để tiếp tục hoàn thiện máy quản lí nhà nƣớc, có máy quản lí cơng tác lƣu trữ, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Về tổ chức lƣu trữ, đƣợc Thông tƣ quy định Điều (Tổ chức quan trực thuộc Sở Nội vụ) Theo đó, chức nhiệm vụ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ không khác Thông tƣ 02/2010/TT-BNV Điểm Thông tƣ quy định Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, đơn vị nghiệp cơng lập, có tƣ cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng Quy định khắc phục đƣợc tình trạng “vừa đá bóng, vừa thổi cịi” tách chức quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ với chức đơn vị nghiệp quản lí tài liệu lƣu trữ Số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thành lập đƣợc Trung tâm lƣu trữ tỉnh (năm 2016 có 31/63 (49,2%), năm 2018 có 37/63 (58,7%) tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 88 Tại cấp huyện, 100% Phịng Nội vụ nƣớc bố trí 01 công chức phụ trách quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ Ở nhiều nơi, công chức đƣợc bố trí kiêm nhiệm vừa quản lí nhà nƣớc lƣu trữ, vừa đảm trách nhiệm hoạt động quản lí khác nhƣ tơn giáo, thi đua khen thƣởng,v.v đồng thời thực nhiệm vụ lƣu trữ quan Về mặt pháp lý, theo Luật Lƣu trữ khơng cịn lƣu trữ lịch sử cấp huyện nhƣng thực tế, số địa phƣơng (Ví dụ: Hà Nội, Hải Dƣơng) sau Luật Lƣu trữ có hiệu lực, thời gian dài giao Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử, Phịng Nội vụ quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Ngun nhân tình trạng kho lƣu trữ lâu thuộc Văn phịng UBND huyện quản lí, cán làm lƣu trữ thuộc biên chế Văn phòng, nên để thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, số địa phƣơng giao cho Văn phịng quản lí tài liệu mà chƣa bàn giao cho Phòng Nội vụ nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh Diễn biến tổ chức lƣu trữ địa phƣơng kể từ ngày thành lập Cục lƣu trữ thuộc Phủ Thủ tƣớng (1962) đến đƣợc thể qua Bảng tổng hợp (Phụ lục 4) Có thể rút kết luận, kể từ năm 1962 đến nay, tổ chức lƣu trữ địa phƣơng (chủ yếu cấp tỉnh) thiếu ổn định, trải qua nhiều lần tách, sáp nhập thay đổi quan chủ quản Tuy nhiên, nhìn chung ngày hồn thiện ổn định Tính đến nay, quan chun mơn tham mƣu giúp quyền tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ - Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đƣợc thành lập địa phƣơng toàn quốc, bƣớc đƣợc kiện toàn cấu tổ chức vào ổn định Riêng cấp huyện, chức nhiệm vụ quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ Phòng Nội vụ chƣa đƣợc quy định đầy đủ cụ thể Hiện xét phạm vi nƣớc, tổ chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ cịn có nhiều điểm chƣa thống nhất, cụ thể nhƣ sau: Đối với Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử theo Thơng tƣ số 15/2014/TT-BNV cấu tổ chức trung tâm có khác 89 nhau: Có nơi thành lập phịng chun mơn, có nơi thành lập tổ chun mơn trực thuộc Ví dụ: Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh có Phịng Hành chính, Phịng Nghiệp vụ; Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh An Giang có Phịng Hành Tổng hợp; Phịng Thu thập - Chỉnh lí; Phịng Bảo quản - Khai thác sử dụng; Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Hà Nội lại thiết lập Tổ Hành Dịch vụ; Tổ Nghiệp vụ lƣu trữ; Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên có Tổ Thu thập - Chỉnh lí; Tổ Hành Khai thác sử dụng tài liệu; Tổ Bảo quản hồ sơ lƣu trữ,v.v Nhƣ vậy, đối chiếu với nguyên tắc quản lí tập trung thống nhất, nhiều địa phƣơng chƣa thực nguyên tắc Các Chi cục chƣa thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tên đơn vị quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử có khác biệt Có chi cục gọi Kho lƣu trữ chun dụng, có Chi cục gọi Phịng quản lí kho lƣu trữ lịch sử, có chi cục đặt tên Phịng lƣu trữ lịch sử,v.v Ví dụ: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hải Phịng có phịng (Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ, Phịng Hành tổng hợp, Phịng Quản lí kho lƣu trữ); Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Quảng Ninh có phịng (Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ , Phịng Hành tổng hợp, Phịng Thu thập - Chỉnh lí) Tổ chức máy Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh giữ nguyên từ năm 2010 đến chƣa thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh 3.1.2 Lưu trữ quan Lƣu trữ quan có vị trí vai trị quan trọng hệ thống tổ chức Tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung chủ yếu cho lƣu trữ lịch sử Ngay từ ngày đầu thành lập ngành lƣu trữ Việt Nam, Điều lệ công tác công văn, giấy tờ cơng tác lƣu trữ Hội đồng Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 quy định rõ: “Ở quan, phải có phận phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Ở quan nhỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, việc nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm” Các văn quy phạm pháp luật đƣợc ban hành sau này, nhƣ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc 90 gia (năm 1982), Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia (năm 2001), Luật Lƣu trữ (năm 2011) quy định bắt buộc phải có lƣu trữ quan Điều 10 Luật Lƣu trữ năm 2011 quy định lƣu trữ quan có nhiệm vụ sau: “1) Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu 2) Thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 3) Giao tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức” [39] Theo quy định, địa bàn tỉnh huyện, quan, tổ chức nhà nƣớc phải thành lập lƣu trữ quan Trong đó, quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh chiếm số lƣợng lớn, nƣớc có 7.050 quan Điều có nghĩa, quan phải có lƣu trữ quan để thực nhiệm vụ đƣợc luật pháp quy định Nếu lƣu trữ quan làm không tốt nhiệm vụ mình, gây khó khăn lớn cho lƣu trữ lịch sử Bảng quy định quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh dƣới (Thông tƣ 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử cấp) giúp biết đƣợc quan cấp tỉnh cấp huyện cần phải tổ chức lƣu trữ quan: Biểu số 4: Các quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Thông tư 17/2014/TT-BNV Các quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu Các quan cấp huyện vào lƣu trữ lịch sử tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh + Văn phịng Đồn Đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân + Hội đồng nhân dân huyện; dân tỉnh; + Ủy ban nhân dân huyện; + Ủy ban nhân dân tỉnh; + Tòa án nhân dân huyện; + Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh + Viện kiểm sát nhân dân (17 Sở chuyên ngành 03 quan đặc thù); huyện; + Tòa án nhân dân tỉnh; + Công an huyện, Ban huy + Viện kiểm sát nhân dân tỉnh; quân huyện; 91 + Cơng an, Cảnh sát phịng cháy chữa cháy; Bộ + Các quan chuyên môn huy quân sự; Bộ huy Bộ đội biên phòng; thuộc Ủy ban nhân dân huyện + Các đơn vị công lập nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân (10 phòng chuyên môn 05 quan đặc thù); dân; + Cơ quan, tổ chức Trung ƣơng, đơn vị thành + Cơ quan tổ chức Trung viên tập đồn kinh tế nhà nƣớc, Tổng cơng ty nhà ƣơng đƣợc tổ chức, hoạt động nƣớc đƣợc tổ chức theo ngành dọc cấp tỉnh; theo ngành dọc huyện + Doanh nghiệp nhà nƣớc Chủ tịch UBND tỉnh định thành lập; + Các tổ chức trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động ngân sách nhà nƣớc Kết khảo sát thực tế cho thấy quan nhà nƣớc cấp tỉnh cấp huyện thiết lập kho lƣu trữ quan, nhƣng phần lớn khơng bố trí cán lƣu trữ chun trách mà cán văn thƣ kiêm nhiệm bố trí cán lƣu trữ nhƣng kiêm nhiệm nhiều công việc khác Do vậy, không thực đầy đủ nhiệm vụ lƣu trữ quan, dẫn đến tình trạng nhiều lƣu trữ quan không hƣớng dẫn việc lập hồ sơ hành, không thu thập đƣợc tài liệu đơn vị; tài liệu thu không đƣợc tổ chức khoa học,v.v Đến năm 2015, sau năm thực Luật Lƣu trữ (từ 01/7/2012 đến năm 2015), có 1382/7050 quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử bố trí đƣợc cán lƣu trữ chuyên trách (19,6%).1 Thực tế cho thấy, quan có cán chuyên trách lƣu trữ, cơng tác lƣu trữ đƣợc thực tốt Ví dụ, tỉnh Vĩnh Phúc, tính đến cuối năm 2016 có 08 quan tỉnh bố trí cán làm lƣu trữ chuyên trách là: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài ngun Mơi trƣờng, Tịa án nhân dân tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông, Đài Phát - Truyền hình tỉnh, Sở Giao thơng vận tải, Thanh tra tỉnh, Chi cục Đê điều Phòng chống lụt bão (thuộc Sở Nông nghiệp Phát triển nơng thơn) Ở quan này, có tỉ lệ tài liệu tồn đọng chƣa chỉnh lí thấp quan khác tỉnh Báo cáo số 375/BC-VTLTNN ngày 08/10/2015 Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc sơ kết năm thực Luật Lƣu trữ 92 3.1.3 Tình hình nhân 1) Số lƣợng cơng chức, viên chức làm công tác lƣu trữ Song song với việc kiện toàn máy, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quan tâm đến phát triển nguồn nhân lực làm lƣu trữ Qua khảo sát cho thấy, lƣu trữ quan sở, ban, ngành phịng, ban cấp huyện nhìn chung bố trí đến cơng chức, viên chức có trình độ từ trung cấp trở lên Tuy nhiên, nhƣ đề cập, quan phần lớn bố trí kiêm nhiệm (văn thƣ kiêm lƣu trữ lƣu trữ kiêm nhiệm công việc khác) Kết thống kê Chi cục (thực Công văn số 122/VTLTNNNVĐP ngày 18/02/2016 Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc báo cáo tình hình tổ chức, nhân quản lí tài liệu lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng) cho thấy, Chi cục số nhân phát triển nhanh Sau gần năm thực Luật Lƣu trữ (có hiệu lực từ 01/7/2012), số công chức, viên chức, ngƣời lao động hợp đồng làm việc Chi cục tăng lần, từ 537 biên chế tăng lên 1.102 ngƣời Nguồn nhân lực đƣợc bổ sung nhiều hình thức: Tuyển dụng mới, luân chuyển, điều động, chuyển đổi vị trí cơng tác đƣợc phân bố nhƣ thống kê biểu số sau đây: Biểu số 5: Tình hình tổng hợp nhân Chi cục Văn thư - Lưu trữ Đơn vị thống kê: ngƣời Các phịng chun mơn Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ Tỉnh, thành phố trực thuộc trung Tổng số Ngƣời Phòng Lãnh Phịng Quản lí nghiệp vụ đạo Phịng, Kho Trung lƣu trữ lịch tâm sử Lƣu Chi Phịng nhà (có tỉnh (Các tỉnh trữ cục HCTH nƣớc gọi chƣa thành lịch Phịng lập Trung sử VTLT chỉnh lí) tâm Lƣu ƣơng trữ lịch sử) 63 1.192 124 293 159 93 182 87 347 Với tổng số nhân Chi cục 1.192 ngƣời, bình quân chi cục 17 ngƣời Chi cục có nhân nhiều Hà Nội (42 ngƣời), Chi cục Lai Châu (7 ngƣời) Nếu tính theo tỉ lệ phần trăm loại cán tổng số 1.192 ngƣời 10,4% cán quản lí Chi cục, 24,5% cán hành tổng hợp, 13,3% làm cơng tác quản lí nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ; 51,8% làm chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ Điều cho thấy giai đoạn tỉnh quan tâm nhiều đến nhân làm quản lí việc phát triển số nhân làm trực tiếp chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ So sánh số lƣợng nhân lực Chi cục cho thấy có chênh lệch lớn Cụ thể có 04 Chi cục có từ 33 đến 42 cán bộ; 33 Chi cục có từ 17 đến 30 cán bộ; 26 Chi cục có từ đến 16 cán (Xem Phụ lục 5) Trong tổng số 1.192 ngƣời làm việc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ có hai loại cơng chức viên chức Trong đó, ngƣời vị trí lãnh đạo chi cục, Phịng Hành Tổng hợp, Phịng Quản lí nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ đƣợc gọi công chức; ngƣời làm việc Phòng nghiệp vụ Kho lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh đƣợc gọi viên chức Những tỉnh chƣa thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Chi cục có hai đối tƣợng cơng chức viên chức (lãnh đạo Chi cục nhân Phòng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ cơng chức, cịn lại viên chức) Đối tƣợng cơng chức đƣợc hƣởng thêm chế độ phụ cấp 25% so với đối tƣợng viên chức Do đó, quan nhƣng chế độ lại khác dẫn đến việc quản lí, phân cơng bố trí cán gặp khó khăn định 2) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ Để xây dựng chƣơng trình bồi dƣỡng chức danh lƣu trữ hạng I, II, III, theo Thông tƣ số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lƣu trữ, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức khảo sát thực trạng trình độ đội ngũ cán làm công tác lƣu trữ Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ Kết khảo sát cho thấy nguồn nhân lực làm công tác 94 lƣu trữ sở, ban, ngành cấp tỉnh phòng, ban cấp huyện địa phƣơng nói có 19,6% có tốt nghiệp chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ; ngƣợc lại có tới 80,4 % tốt nghiệp từ ngành đào tạo khác Lấy thành phố Cần Thơ làm ví dụ, theo tham luận bà Nguyễn Thị Mai Trang - Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ-Lƣu trữ Cần Thơ Hội thảo “Đánh giá thực trạng nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng viên chức chuyên ngành Lưu trữ” Cơ sở Trƣờng ĐHNVHN thành phố Hồ Chí Minh tổ chức ngày 19/11/2015 “Các quan, đơn vị cấp quận, huyện Cần Thơ có 01 văn thư kiêm lưu trữ, Phịng Nội vụ bố trí 01-02 người phụ trách cơng tác lưu trữ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện Hầu hết công chức, viên chức phụ trách lưu trữ địa bàn quận, huyện có trình độ đại học, nhiên số có người tốt nghiệp ngành văn thư - lưu trữ Cụ thể: Công chức, viên chức phụ trách lưu trữ 11 người; công chức, viên chức phụ trách văn thư kiêm lưu trữ 188 người Trong đó: 12 người tốt nghiệp đại học ngành văn thư lưu trữ (6,38%), 01 trung cấp VTLT (0,53%), 11 cao đẳng (5,85%), 132 đại học khác (70.2%), 24 trung cấp khác (12,7%), 08 sơ cấp khác (4,2%)” [9] Nguyên nhân tỉnh, huyện khơng có biên chế cho vị trí chun trách lƣu trữ quan Đồng thời, quy định hành tiêu chuẩn chức danh nhân viên Văn thƣ, tốt nghiệp ngành khác cần có “Chứng bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ” đủ tiêu chuẩn tuyển dụng Phần lớn số cán kiêm nhiệm trình độ lƣu trữ yếu, thực nghiệp vụ văn thƣ, nghiệp vụ lƣu trữ hầu nhƣ khơng đƣợc tiến hành Vì đa phần cán lƣu trữ quan kiêm nhiệm, không đƣợc đào tạo lƣu trữ, lại tác nghiệp chuyên môn, nghiệp vụ nên kỹ lƣu trữ nhiều hạn chế, việc ứng dụng công nghề thông tin vào thực tiễn công tác lƣu trữ quan Tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng , số lƣợng tăng đến 2,19 sau gần năm thực Luật Lƣu trữ nhƣng “chất lượng” đội ngũ chƣa cao phân bổ chƣa hợp lí Đến thời điểm 31/3/2016, ngƣời có chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ 63 Chi cục Văn thƣ - Lƣu 95 trữ 513/1192 (43,1%), ngƣời có chuyên ngành khác 679/1.192 (56,9%) Nhƣ vậy, nhìn tổng thể 63 Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, số nhân có chuyên ngành lƣu trữ có tỉ lệ thấp ngƣời đƣợc đào tạo khác ngành Dƣới thống kê tổng hợp trình độ nhân lực Chi cục tính theo cấp ngành nghề đƣợc đào tạo: Biểu số 6: Thống kê tổng hợp trình độ nhân lực Chi cục Văn thư - Lưu trữ tính đến ngày 31/3/2016 Có chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Tổng Sau Đại Cao Trung Đại học đẳng cấp Sơ cấp học Có chuyên ngành khác Tổng Sau Đại Cao Trung Sơ cấp số Đại học đẳng cấp cán học 459 98 72 15 38,5% 8,2 % 6,0 % 1,25% 513 (43,1 %) 288 91 99 0,41 24,1 7,63 8,30 % 6% % % 30 2,51 % 679 35 (56,9 2,93 %) % So với lƣu trữ quan, cán lƣu trữ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đƣợc tác nghiệp thƣờng xuyên có hệ thống với nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ tham gia quản lí, đạo, hƣớng dẫn thực mặt công tác lƣu trữ, trực tiếp làm nghiệp vụ lƣu trữ nên trình độ kỹ nghiệp vụ nhìn chung tốt Tuy vậy, hoạt động quản lí nhƣ chun mơn nghiệp vụ Chi cục chƣa đƣợc tiến hành cách có hệ thống, nên lực tham mƣu, quản lí kỹ chun mơn nghiệp vụ nói chung hạn chế, khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin để đại hóa cơng tác lƣu trữ Mặt khác, tình trạng phổ biến Chi cục cịn thiếu cán có kiến thức rộng, khơng có kiến thức lƣu trữ mà cịn am hiểu lịch sử, Hán Nơm để làm công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu trƣớc Cách mạng tháng Tám năm 1945, hƣớng dẫn nhân dân bảo tồn, sử dụng …nguồn tài liệu Tổng hợp số liệu 63 Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng trả lời công văn số 122/VTLTNN-NVĐP ngày 18/02/2016 Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc báo cáo tình hình tổ chức, nhân quản lí tài liệu lƣu trữ Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (Số liệu đến 31/3/2016) 96 3) Đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức lƣu trữ Hiện nay, đào tạo bồi dƣỡng hai mặt vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, nhằm hoàn thiện nâng cao lực cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ Thông qua hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao lực cho đội ngũ công chức, viên chức Nhƣ nêu, tỉ lệ ngƣời có chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ sở, ban, ngành cấp tỉnh phòng ban cấp huyện 19,6%, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh 43,1% Bởi công tác đào tạo bồi dƣỡng trở nên quan trọng cấp thiết Qua khảo sát cho thấy, tỉnh có nhiều hình thức đào tạo, bồi dƣỡng nhƣ: cử cán học lớp trung cấp đến đại học sau đại học sở đào tạo; liên kết với sở đào tạo để tổ chức lớp vừa học vừa làm văn thƣ, lƣu trữ địa phƣơng Những lớp đào tạo giúp phận cán làm công tác lƣu trữ địa phƣơng hồn thiện cấp, đạt chuẩn theo vị trí việc làm Việc bồi dƣỡng kiến thức văn thƣ, lƣu trữ quan đƣợc nhiều địa phƣơng quan tâm Tham gia bồi dƣỡng đối tƣợng trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ (chủ yếu nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ), đối tƣợng không trực tiếp làm công tác văn thƣ - lƣu trữ Chánh, phó văn phịng Trƣởng, phó Phịng Nội vụ,v.v Các lớp bồi dƣỡng văn thƣ, lƣu trữ thƣờng diễn thời gian ngắn từ 01 đến 03 ngày với nội dung tập huấn nghiệp vụ kết hợp phổ biến văn quy phạm pháp luật quản lí Tập huấn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ gồm: Soạn thảo văn bản; lập hồ sơ hành giao nộp vào lƣu trữ quan; xác định giá trị tài liệu; hƣớng dẫn xây dựng quy chế văn thƣ lƣu trữ; phổ biến văn nhằm quán triệt, triển khai thực số văn Trung ƣơng UBND tỉnh cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Ngồi ra, số tỉnh tổ chức bồi dƣỡng chuyên đề chuyên sâu lƣu trữ Ví dụ, năm 2015, tỉnh Bình Định tổ chức tập huấn vấn đề quản lí tài liệu điện tử lƣu trữ điện tử, tài liệu nghe - nhìn tài liệu khoa học kỹ thuật 97 Các lớp tập huấn thƣờng đƣợc tổ chức riêng cho đối tƣợng, nhƣ lớp tập huấn cho cán trực tiếp làm công tác lƣu trữ quan Chi cục; lớp tập huấn cho đối tƣợng làm công tác quản lí Tuy nhiên, cịn phổ biến tình trạng lớp tập huấn không phân chia theo đối tƣợng khác mà gộp nhiều đối tƣợng khác để tập huấn theo chƣơng trình, dẫn đến hiệu không cao Hạn chế lớn tỉnh chƣa thực tốt việc đánh giá sau bồi dƣỡng (đánh giá chất lƣợng giảng viên; đánh giá lực, tinh thần, thái độ, kết học tập học viên; đánh giá khâu tổ chức lớp học); nặng giảng giải lí thuyết, tổ chức thực hành chun mơn, nghiệp vụ 3.2 Tình hình quản lí công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ 3.2.1 Xây dựng ban hành quy hoạch, kế hoạch lưu trữ, văn đạo, hướng dẫn thực phản ánh tình hình Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch công tác lƣu trữ nhiệm vụ quan trọng để thực chức hoạch định quan quản lí lƣu trữ, quy hoạch kế hoạch sở, định hƣớng để hoạt động quản lí đạt hiệu cao thực đƣợc mục tiêu đề Kế hoạch lƣu trữ dài hạn thƣờng đƣợc tỉnh xây dựng hình thức quy hoạch, kế hoạch, đề án Các tỉnh chủ yếu dựa vào quy hoạch, kế hoạch lƣu trữ dài hạn toàn ngành lƣu trữ kết hợp với tình hình thực tiễn có liên quan u cầu đặt lĩnh vực địa phƣơng để xây dựng loại văn Thời hạn quy hoạch từ 10 đến 15 năm Cơ quan tham mƣu, dự thảo quy hoạch Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ Ví dụ: + “Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” thành phố Hà Nội (Phê duyệt Quyết định số 7051/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội) + “Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Bắc Ninh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” (Phê duyệt Quyết định số 1005/QĐ-UBND ngày 09/9/2015 Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội) 98 + “Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ năm 2012 đến năm 2020” (Phê duyệt Quyết định số 3314/QĐ-UBND ngày 12/11/2012 Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai) Các văn quản lí lƣu trữ cấp tỉnh ban hành chủ yếu nhằm cụ thể hóa việc vận dụng chủ trƣơng, sách, chƣơng trình, kế hoạch công tác lƣu trữ cấp vào thực tiễn công tác lƣu trữ địa phƣơng; phản ánh tình hình lƣu trữ địa phƣơng lên quan có thẩm quyền; đạo, hƣớng dẫn đơn đốc kiểm tra việc thực Các hình thức văn đƣợc sử dụng quy hoạch, kế hoạch, thị, định, báo cáo, cơng văn Các quan có thẩm quyền ban hành loại văn Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Ngoài ra, thủ trƣởng sở, ban, ngành ban hành văn báo cáo, cơng văn, thơng báo để phản ánh tình hình hƣớng dẫn, đạo thực công tác phạm vi quan Các văn Ủy ban nhân dân Sở Nội vụ ban hành chủ yếu dựa vào tham mƣu Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Các văn quản lí đƣợc ban hành chủ yếu tập trung vào nội dung: Xây dựng, phê duyệt đề án, quy hoạch, kế hoạch công tác văn thƣ lƣu trữ; quy chế công văn thƣ lƣu trữ; danh mục quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh; đôn đốc, hƣớng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử; hƣớng dẫn thực nghiệp vụ lƣu trữ bảo quản tài liệu lƣu trữ; chỉnh lí tài liệu tồn đọng, tích đống; tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ; phản ánh tình hình cơng tác lƣu trữ vv Trong đó, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng chủ yếu ban hành văn đạo, quy định, phê duyệt quy hoạch, kế hoạch cơng tác lƣu trữ Ví dụ: Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 04/3/2015 UBND tỉnh Bắc Ninh việc đổi tên, quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức chế hoạt động Trung tâm Lƣu trữ trực thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ Bắc Ninh; Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 09/11/2012 UBND tỉnh Thái Nguyên việc triển khai thực Luật Lƣu trữ địa bàn tỉnh 99 Sở Nội vụ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ban hành văn theo phân cấp quản lí ngành nội vụ, nhƣ hƣớng dẫn nghiệp vụ, tra, kiểm tra, báo cáo tình hình thực cơng tác lƣu trữ Dƣới số ví dụ: + Thơng báo số 1343/TB-SNV ngày 19/7/2011 Sở Nội vụ Thái Nguyên kết Hội nghị tổng kết kiểm tra chéo công tác văn thƣ, lƣu trữ hai năm (2009-2010); + Hƣớng dẫn số 64/HD-SNV ngày 12/11/2012 Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên hƣớng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ quan; + Tờ trình số 344/TTr-SNV ngày 05/6/2016 Sở Nội vụ tỉnh Bình Định việc ban hành danh mục quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ lịch sử; + Công văn số 428/SNV-CCVTLT ngày 22/4/2015 Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên việc thực quy định UBND tỉnh công tác văn thƣ, lƣu trữ; + Báo cáo số 29/BC-SNV ngày 03/6/2015 Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh sơ kết 03 năm thực Luật Lƣu trữ (2012-2015); + Công văn số 08/CCVTLT ngày 22/3/2016 Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Ninh v/v báo cáo tỉnh hình tổ chức, nhân quản lí tài liệu Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Ninh; Đến năm 2018, Báo cáo số 796/BC-VTLTNN ngày 30/7/2018 Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc sơ kết 05 năm thực Luật Lƣu trữ phản ánh từ Luật Lƣu trữ có hiệu lực đến nay, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh tham mƣu trình Sở Nội vụ ban hành tham mƣu để Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành 1.470 văn quản lí hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ nhƣ: Chỉ thị tăng cƣờng công tác lƣu trữ, Chỉ thị giải tài liệu tồn đọng, tích đống quan, tổ chức địa bàn tỉnh; quy định công tác văn thƣ, lƣu trữ quan, tổ chức; quy định danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh; quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ địa bàn tỉnh; Quyết định ban hành Đề án quy hoạch ngành văn thƣ, lƣu trữ; quy định lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử 100 Một số địa phƣơng trình thực văn đạo hƣớng dẫn tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết 01 năm 03 năm thực văn bản, qua đánh giá tồn tại, hạn chế, ƣu điểm, tìm biện pháp khắc phục phát huy Ví dụ, tỉnh Bình Định tổ chức 02 hội nghị sơ kết (01 năm 03 năm) thực Chỉ thị số 02/2011/CT-UBND UBND tỉnh Bình Định việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử cấp Tuy nhiên, bên cạnh đó, cịn tồn tình trạng số tỉnh chƣa xây dựng đƣợc kế hoạch, quy hoạch công tác lƣu trữ ban hành văn không kịp thời Tồn nhiều nguyên nhân, có nguyên nhân phải qua nhiều cấp quản lí Ví dụ, để Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn quy phạm pháp luật Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành văn nhằm triển khai văn Trung ƣơng hay đạo nghiệp vụ toàn tỉnh phải qua bƣớc: Bước 1: Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Sở Nội vụ soạn thảo văn bản; Bước 2: Chi cục Văn thư Lưu trữ trình lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét nội dung dự thảo văn bản; Bước 3: Sở Nội vụ duyệt nội dung dự thảo chuyển dự thảo tới Văn phòng HĐND UBND tỉnh để làm thủ tục trình Chủ tịch UBND tỉnh ký duyệt; Bước 4: Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ký duyệt; Bước 5: Văn phòng HĐND UBND tỉnh làm thủ tục ban hành Quá trình liên quan đến nhiều quy trình, nhiều chủ thể khác Do đó, khơng có chủ động phối hợp chặt chẽ dẫn đến tình trạng ban hành văn khơng kịp thời 3.2.2 Tình hình quản lí hoạt động lưu trữ 1) Hoạt động thu thập vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Thu thập tài liệu lƣu trữ từ quan, tổ chức vào lƣu trữ lịch sử nhiệm vụ quan trọng công tác lƣu trữ Sau Luật Lƣu trữ đƣợc có hiệu lực, cơng tác lƣu trữ địa phƣơng nói chung hoạt động thu thập tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh nói riêng đƣợc xúc tiến đạt đƣợc nhiều kết khởi sắc 101 Về khối lƣợng tài liệu đƣợc giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh tăng trƣớc, Luật Lƣu trữ quy định tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên tài liệu lƣu trữ lịch sử hình thành huyện giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh (Điểm b, Khoản 2, Điều 20, Mục 3, Chƣơng II Luật Lƣu trữ quy định: “Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp huyện”) Quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh đƣợc thực theo Thông tƣ số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn giao, nhận tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử cấp Để tiến hành thu thập tài liệu đảm bảo khoa học có sở pháp lý, nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng xây dựng ban hành đƣợc “Danh mục quan thuộc nguồn nộp lƣu” vào lƣu trữ lịch sử tỉnh dựa theo Thông tƣ số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử cấp Số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng xây dựng ban hành đƣợc Danh mục chƣa nhiều (Năm 2015 có 22/63 tỉnh, năm 2016 có 34/63 tỉnh) Một số tỉnh ban hành Danh mục số số riêng ban hành Danh mục cụ thể quan, tổ chức huyện cần giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh, ví dụ: Quảng Ngãi, Thái Nguyên Theo số liệu đƣợc phản ánh báo cáo Chi cục Hội thảo “Công tác thu thập tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” (tổ chức tỉnh Lâm Đồng, tháng 5/2016), số lƣợng quan nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lƣu trữ tăng lên rõ rệt Ví dụ: Tỉnh Vĩnh Phúc từ 90 quan tăng lên 420 quan; tỉnh Bình Định từ 75 quan lên 460 quan; tỉnh Kiên Giang từ 77 quan lên 447 quan), tỉnh Thái Nguyên từ 129 quan lên 440 quan vv Riêng nguồn nộp lƣu Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Hà Nội 853 quan Do nhiều tỉnh chƣa có kho lƣu trữ chuyên dụng (cuối năm 2017 nƣớc có 24/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có kho lƣu trữ chuyên dụng), nên nhiều địa phƣơng ban hành Danh mục quan nguồn nộp lƣu, nhƣng thu khối lƣợng tài liệu định 102 Theo số liệu tổng hợp Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, tính đến 31/3/2016, 63 lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thu tài liệu 2.002 phông lƣu trữ với tổng khối lƣợng 56.872 m giá Với số liệu trên, trung bình tỉnh thu đƣợc tài liệu 9,1% quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu Về loại hình tài liệu lƣu trữ đƣợc giao nộp phong phú hơn, khơng tài liệu hành mà cịn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn Số lƣợng phông lƣu trữ đƣợc giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh cịn khiêm tốn Tính trung bình tỉnh thu tài liệu 30 phông Trong có tỉnh thu đƣợc khơng đáng kể Ví dụ: An Giang 04 phơng, Hải Dƣơng 07 phơng, Hịa Bình 04 phơng, Hƣng n 03 phơng, Kon Tum 09 phơng, Lâm Đồng 08 phơng, Ninh Bình 06 phơng, Ninh Thuận 06 phông, Long An 11 phông Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Hà Nội có nhiều nguồn nộp lƣu lớn nƣớc với 853 quan thuộc nguồn nộp lƣu (theo Quyết định số 3581/QĐ-UBND ngày 13/6/2017 UBND thành phố Hà Nội) nhƣng đến hết tháng 10 năm 2018 mới thu đƣợc tài liệu có giá trị lịch sử 73 phông lƣu trữ, chiếm 8,5% (tăng thêm phông so với năm 2016) Căn vào Danh mục nguồn nộp lƣu, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị lịch sử từ quan tỉnh huyện Tuy nhiên, chƣa có Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh thu thập đƣợc tài liệu từ Công an (tỉnh, huyện) Bộ huy quân tỉnh, Ban huy quân huyện Lí tình trạng quan cơng an, quân đội thực theo quy đinh ngành Ngồi việc thu thập tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, số tỉnh cịn quan tâm đến cơng tác sƣu tầm quản lí tài liệu quý theo Quyết định số 922/QĐ-BNV ngày 13/8/2013 Bộ Nội vụ phê duyệt Kế hoạch tổng thể thực Đề án “Sƣu tầm tài liệu lƣu trữ quý, Việt Nam Việt Nam Năm 2011, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định ban hành Cơng văn số 1273/UBND-NC ngày 04/5/2011 việc sƣu tầm, thu thập thống kê, lập danh mục tài liệu quý, tỉnh qua thời kỳ lịch sử phân tán nhiều nơi ngồi tỉnh Tiếp đó, ban hành văn quy định định mức chi bồi dƣỡng cho cá nhân, gia đình, dịng họ hiến tặng tài liệu quý, cho lƣu trữ lịch sử tỉnh kèm theo Quyết định số 470/QĐ-UBND ngày 17/8/2012 Thực văn nói trên, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bình Định thu thập đƣợc nhiều tài liệu quý 103 hiếm, cụ thể: 35 sắc phong, 20 gia phả, tộc phả, 200 đồ, 50 sách quý, hiếm, 155 ảnh chụp qua thời kỳ lịch sử; 0,5 mét tài liệu Hán - Nôm danh nhân lịch sử nhƣ Trần Quang Diệu, Bùi Thị Xuân, Võ Văn Dũng, Mai Xuân Thƣởng, Tăng Bạt Hổ, Đào Tấn, Hàn Mặc Tử, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Yến Lan , tài liệu sắc phong thời Lê, Tây Sơn, nhà Nguyễn Tại Hà Nội, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội năm 2017 tổ chức thẩm định 211 đạo Sắc phong 13 sở thờ tự thuộc 05 quận, huyện; đề nghị UBND thành phố công nhận tài liệu lƣu trữ quý, Chi cục tiếp nhận, tiến hành thẩm tra, xác minh nguồn gốc tài liệu lƣu trữ quý, 776 đạo Sắc phong 43 sở thờ tự thuộc 23 quận, huyện, thị xã; ký hợp đồng làm hộp gỗ bảo quản, khung gỗ trƣng bày biên dịch Sắc phong Đây thay đổi lớn thể hiển chủ động quản lí cơng tác tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ địa phƣơng bao gồm quản lí tài liệu lƣu trữ Hán Nơm làng xã, loại hình tài liệu mà từ trƣớc đến Thƣ viện Bảo tàng quản lí, không quan quan tâm Bên cạnh kết đạt đƣợc, tồn lớn thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ tỉnh đa phần lƣu trữ quan không thu đƣợc đầy đủ, hạn hồ sơ, tài liệu hình thành đơn vị Nói cách khác, phần lớn quan chƣa làm tốt việc lập hồ sơ hành nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ quan theo quy định pháp luật Từ góc nhìn quản lí, lãnh đạo quan nhƣ quan quản lí lƣu trữ tỉnh thiếu biện pháp cụ thể, hữu hiệu để khắc phục tình trạng Mặt khác, nhiều quan thuộc nguồn nộp lƣu chƣa giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt quan cấp huyện Ngun nhân dẫn đến tình trạng khó khăn, lúng túng Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ quản lí, đạo, thiếu nhân lực kho tàng chuyên dụng vv 2) Hoạt động chỉnh lí tài liệu Do thời gian dài nhiều quan không thực tốt công tác lập hồ sơ hành, tài liệu giao nộp chƣa giao nộp vào lƣu trữ quan tình trạng rời lẻ, bó gói, nên việc chỉnh lí, tổ chức khoa học tài liệu trở thành nhiệm vụ nặng nề nhiều lƣu trữ quan Thực trạng đƣợc phản ánh tham luận Hội thảo “Hoạt động chỉnh lí tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” Cục 104 Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức tháng năm 2017 Hà Nội: Tổng số phông lƣu trữ bảo quản Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh 2.224 phông (tăng 222 phông so với năm 2016) với khối lƣợng tài liệu 54.780 mét giá (Trong đó, chỉnh lí hồn chỉnh 44.993 mét giá, chỉnh lí sơ 7.404 mét giá, chƣa chỉnh lí 1.969 mét giá) Tại lƣu trữ quan cấp tỉnh (các Sở, ban, ngành) bảo quản 728.834 mét giá (Trong đó, chỉnh lí hồn chỉnh 321.773 mét giá, chỉnh lí sơ 115.215 mét giá, chƣa chỉnh lí 298.330 mét giá); Tại quan cấp huyện (các phòng, ban chun mơn) 578.997 mét giá (Trong đó, chỉnh lí hồn chỉnh 168.702 mét giá, chỉnh lí sơ 106.806 mét giá, chƣa chỉnh lí 303.482 mét giá).3 Để giải vấn đề này, Sở Nội vụ ban hành trình UBND tỉnh ban hành văn đạo, quy định, hƣớng dẫn tổ chức thực việc xử lí tài liệu tồn đọng, tích đống Ví dụ, Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 cuả UBND thành phố Hồ Chí Minh số biện pháp để giải tài liệu tồn đọng quan, tổ chức địa bàn thành phố; Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 09/8/2013 cuả UBND tỉnh Lào Cai tăng cƣờng cơng tác chỉnh lí tài liệu tồn đọng lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan; Công văn số 4744/UBND-NC ngày 23/10/2017 UBND tỉnh Thái Nguyên việc triển khai thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tƣớng Chính phủ vv Nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng xây dựng Đề án xử lý tài liệu tồn đọng (Vĩnh Phúc, Bắc Giang, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Bình Định, Bà Rịa Vũng tàu, Vĩnh Long vv), đó, có tỉnh xây dựng Đề án lần thứ nhƣ Bắc Giang, Vĩnh Long 23 tỉnh hàng năm có hỗ trợ kinh phí cho quan, tổ chức chỉnh lí tài liệu để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo kế hoạch Một số tỉnh, thành phố nhƣ Hà Nội, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Quảng Bình, Bình Định đầu tƣ kinh phí lớn Ngƣợc lại, số tỉnh lại đầu tƣ không đáng kể cho công việc nhƣ Hịa Bình, Hà Tĩnh, Hải Dƣơng với kinh phí 100 triệu đồng/năm (tƣơng đƣơng số kinh phí để chỉnh lí 20-25 mét tài liệu rời lẻ nay) Báo cáo tham luận Phòng Nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ địa phƣơng “Một số vấn đề đặt hoạt động chỉnh lí tài liệu tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ” Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lí tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức tháng năm 2017 Hà Nội 105 Tại nhiều địa phƣơng, thực xã hội hóa hoạt động lƣu trữ cách ký hợp đồng với doanh nghiệp tƣ nhân để chỉnh lí theo giai đoạn dự án giải đƣợc nhiều tài liệu tồn đọng, tích đống Điển hình nhƣ tỉnh Bình Định, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Hà Nội, Quảng Bình, Bà Rịa - Vũng Tàu, v.v Tuy nhiên, vai trò kiểm tra, hƣớng dẫn quan quản lí lƣu trữ hoạt động dịch vụ lƣu trữ sử dụng Chứng hành nghề lƣu trữ tổ chức, cá nhân tham gia cung cấp dịch vụ lƣu trữ bị “bỏ ngỏ” Điều không khỏi khơng ảnh hƣởng đến tài liệu chỉnh lí Dù có nhiều cố gắng nhƣ nêu, nhƣng số lƣợng tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lí lớn - 603.781 mét (44,3%).4 Từ thực trạng này, Thủ tƣớng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cƣờng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử Trong đó, yêu cầu chậm đến hết năm 2021, ngành, cấp giải dứt điểm tài liệu hình thành từ năm 2015 trở trƣớc bó gói, tồn đọng quan, tổ chức [02] 3) Xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trong thời gian qua, việc xác định giá trị tài liệu nhiều lƣu trữ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh nhiều lúng túng, việc lựa chọn tài liệu bảo quản xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Hiện nay, nhiều Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa tiến hành tối ƣu hóa tài liệu lƣu trữ số phơng nên có tình trạng Kho có nhiều tài liệu ghi hồ sơ ba mức thời hạn “Vĩnh viễn”, “Lâu dài”, “Tạm thời” Khảo sát Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Hà Nội, tơi thấy cịn nhiều phơng tài liệu hình thành giai đoạn từ năm 2001 trở trƣớc chƣa tiến hành tối ƣu hóa tài liệu Điều ảnh hƣởng đến cơng tác số hóa tài liệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Một thực trạng khác, quan, đơn vị thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Để tiêu hủy tài liệu hết giá trị, số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh giúp Sở Nội vụ thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy lưu trữ quan” thuộc Báo cáo tham luận Phòng Nghiệp vụ Văn thƣ - Lƣu trữ địa phƣơng “Một số vấn đề đặt hoạt động chỉnh lí tài liệu tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ” Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lí tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức tháng năm 2017 Hà Nội 106 nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh; định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp Lƣu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật 4) Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ Việc đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lƣu trữ trƣớc hết lƣu trữ lịch sử tỉnh kể từ Luật Lƣu trữ đời đƣợc quan tâm Sau có Thơng tƣ 40/1998/TT-TCCP quy định thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng , nhiều địa phƣơng nhƣ Hà Nội, Hải Phòng, Cần Thơ lần lƣợt xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Tuy nhiên, kho lƣu trữ nhìn chung có diện tích khơng lớn theo Thơng tƣ nói trên, nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh gồm quan, tổ chức cấp tỉnh Đến Luật Lƣu trữ ban hành nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh gồm quan, tổ chức nhà nƣớc cấp huyện Do vậy, nhiều tỉnh dù có kho lƣu trữ chuyên dụng chƣa xây loại kho khơng đủ diện tích kho tàng để chứa hết khối lƣợng tài liệu lớn cần thu thập thuộc nhiều nguồn nộp lƣu cấp tỉnh cấp huyện Hiện tại, trung bình tỉnh có 350 quan thuộc nguồn nộp lƣu Với tổng diện tích kho tàng (tính đến tháng 3/2016) 27.258 mét vuông chứa hết khối lƣợng tài liệu có nhƣ nộp lƣu đầy đủ, chƣa tính đến khối lƣợng tài liệu hình thành tỉnh, huyện 5, 10, 15 năm tới Cũng chƣa có kho lƣu trữ chun dụng, ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Bởi thế, năm liền (từ năm 2012 đến năm 2015) có 20/63 tỉnh nƣớc khơng có hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ lịch sử (Ví dụ: Hải Dƣơng, Hịa Bình, v.v ) Cơng thức tính diện tích sàn kho bảo quản tài liệu theo Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn Kho lƣu trữ chuyên dụng nhƣ sau: Số mét giá tài liệu cần bảo quản Diện tích sàn kho = 107 Tính theo công thức trên, với 27.258 m2 kho lƣu trữ lịch sử tỉnh có 56.762 mét tài liệu thu đƣợc (9,1% tổng số tài liệu cần thu), dƣ 15.884 m2 Diện tích khơng thể đáp ứng tiếp tục thu hết tài liệu có giá trị tồn đọng quan thuộc nguồn nộp lƣu, chƣa nói tới tài liệu hình thành thời gian 10 đến 15 năm tới Bởi thế, vấn đề đầu tƣ kinh phí để xây dựng kho tàng, trang bị máy móc, thiết bị bảo quản tài liệu tốn khơng đơn giản nhiều lƣu trữ tỉnh Để tìm lời giải cho toán này, nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nhƣ Bà Rịa -Vũng Tàu, Đà Nẵng triển khai thực Quyết định số 1784/QĐTTg ngày 24/9/2010 Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” Kho lƣu trữ chuyên dụng tăng từ 13/63 (năm 2016) lên 24/63 (năm 2017) tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng gồm: Bình Định, Vĩnh Long, Tuyên Quang, Tây Ninh, Lạng Sơn, Đà Nẵng, Hà Nam, Quảng Ngãi, Trà Vinh, Vĩnh Phúc, Sóc Trăng, Lào Cai, Quảng Trị, Bạc Liêu, Hà Nội, Bình Phƣớc, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bến Tre, Đồng Tháp, Hậu Giang, Lai Châu, Kiên Giang, Tiền Giang, Yên Bái Hiện nay, để thực hoạt động lƣu trữ điều kiện Kho lƣu trữ chuyên dụng tỉnh chƣa xây dựng xong, số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng lựa chọn phƣơng án thuê Kho lƣu trữ nhƣ: Thành phố Hồ Chí Minh, Nghệ An, Bắc Ninh, Nam Định, Thái Nguyên… Đây chƣa phải giải pháp tối ƣu, yêu cầu tải trọng sàn kho lƣu trữ chuyên dụng khác với cơng trình dân dụng Tải trọng sàn tối thiểu kho lƣu trữ 1700 kg/m2 (nếu sử dụng giá cố định) 2400 kg/m2 (nếu sử dụng giá di động) Bên cạnh đó, trang thiết bị, điều kiện bảo quản kho lƣu trữ chuyên dụng khác với cơng trình xây dựng dân dụng Mặt khác, kho lƣu trữ chuyên dụng phải đảm bảo tiêu chuẩn hệ thống thiết bị an ninh, phòng cháy chữa cháy, hệ thống bảo quản (điều hịa, thơng gió, hút ẩm, khử trùng,v.v) Theo nên xem xét kho kho tạm Trong thực tế, số địa phƣơng sử dụng kho tạm chƣa đảm bảo yêu cầu Ví dụ, đầu tháng năm 2018, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc thành lập Đoàn Kiểm tra đột xuất 108 việc bảo quản tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh Nam Định Thông báo kết luận kiểm tra Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc rõ: Việc đạo tổ chức thực bố trí phịng ăn nhà khách UBND tỉnh làm kho tạm thời để bảo quản tài liệu lƣu trữ lịch sử không theo quy định nhà nƣớc bảo quản tài liệu Vì bố trí kho lƣu trữ khuôn viên Nhà khách, gần bếp ăn địa điểm thƣờng xuyên có nhiều khách qua lại, nguy cháy nổ cao, không đáp ứng đƣợc yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu Trong kho chƣa bố trí đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu Đồng thời, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc yêu cầu UBND tỉnh khẩn trƣơng đạo quan, đơn vị có liên quan bố trí kho bảo quản tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng tiêu chuẩn bảo quản an toàn tài liệu theo quy định Luật Lƣu trữ 5) Thống kê lƣu trữ Công tác thống kê nhà nƣớc lƣu trữ thời gian qua đƣợc thực tƣơng đối đầy đủ theo quy định hƣớng dẫn Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc Bộ Nội vụ (Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thƣ, lƣu trữ) Ngoài việc thống kê theo định kỳ, địa phƣơng thống kê gửi Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc số liệu để phục vụ hoạt động sơ kết, tổng kết công tác lƣu trữ giai đoạn Ví dụ: Để chuẩn bị nội dung Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001, ngày 29 tháng năm 2011, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc ban hành Công văn số 181/VTLTNN-NVĐP đề nghị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng báo cáo kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia (2001-2010) Căn vào báo cáo phản ánh địa phƣơng nguồn thơng tin khác có liên quan, Cục xây dựng Báo cáo tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia 6) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ Để phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quan tâm, đạo giao cho Lƣu trữ lịch sử tỉnh triển khai hình 109 thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khác để phục vụ cho hoạt động quản lí nhu cầu khác nhân dân nhà nghiên cứu Tuy nhiên, cơng tác lập hồ sơ nộp lƣu nói chung chƣa đƣợc thực tốt, nên việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ quan hạn chế Còn tài liệu lƣu trữ lịch sử đƣợc đƣa vào bảo quản Chi cục chủ yếu đƣợc khai thác sử dụng để phục vụ nghiên cứu khoa học, phục vụ dự án kinh tế - kĩ thuật, giải chế độ sách cán nhân dân Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu gồm: Phục vụ phòng đọc, cấp chứng thực lƣu trữ, triển lãm, công bố xuất phẩm tài liệu lƣu trữ Tình hình cụ thể nhƣ sau: - Phục vụ tài liệu phòng đọc: Hình thức phục vụ phịng đọc phổ biến nhất, nhiên, không đồng tỉnh Chẳng hạn, năm (từ đầu năm 2007 đến tháng năm 2012), Chi cục Thanh Hóa phục vụ 2.091 lƣợt ngƣời (trung bình năm có 300 lƣợt ngƣời); Chi cục Bình Định phục vụ 1.825 lƣợt ngƣời (trung bình năm có 250 lƣợt ngƣời); Chi cục Bến Tre phục vụ 1.180 lƣợt ngƣời (trung bình năm có 200 lƣợt ngƣời) Trong lúc đó, nhiều Chi cục số lƣợt ngƣời đến khai thác hàng năm dƣới số 50 Chẳng hạn năm 2015, Chi cục An Giang có 42 lƣợt ngƣời, Chi cục Đắc Lắk 29 lƣợt ngƣời, Chi cục Tiền Giang 29 lƣợt ngƣời, Chi cục Hà Tĩnh 37 lƣợt ngƣời, Chi cục Hịa Bình 29 lƣợt ngƣời, Chi cục Ninh Bình 31 lƣợt ngƣời, Chi cục Thái Bình 21 lƣợt ngƣời,v.v (xem Phụ lục 6) Hình thức khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc chủ yếu đƣợc thực tài liệu có giá trị lịch sử bảo quản lƣu trữ lịch sử Còn với lƣu trữ quan chủ yếu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có giá trị hành Trong thực tế, có trƣờng hợp việc khai thác sử dụng tài liệu có giá trị hành có phối hợp lƣu trữ lịch sử lƣu trữ quan Ví dụ: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội phối hợp với lƣu trữ Sở Kế hoạch Đầu tƣ, Sở Xây dựng, Sở Lao động Thƣơng binh Xã hội phục vụ hàng ngàn lƣợt ngƣời đến khai thác tài liệu lƣu trữ hành quan lĩnh vực đăng ký kinh doanh, thƣơng binh, ngƣời có cơng với nƣớc Riêng năm 2012, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội phối 110 hợp với Lƣu trữ Sở Tài nguyên Môi trƣờng, Viện Quy hoạch xây dựng, phục vụ khoảng 25-30 lƣợt ngƣời/tuần lĩnh vực đất đai, xây dựng - Cấp chứng thực lƣu trữ: Hình thức đƣợc sử dụng, nhƣng ngƣời xin cấp nói chung khơng nhiều, ngoại trừ trƣờng hợp cần sử dụng tài liệu lƣu trữ để giải chế độ sách liên quan đến nhiều ngƣời Ví dụ, năm 2014, tỉnh Thái Nguyên giải chế độ phụ cấp thâm niên cho nhà giáo, nên hàng ngày có từ 30 - 40 lƣợt ngƣời đến Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh để tìm đọc xin cấp chứng thực lƣu trữ có liên quan Năm 2011, Trung tâm Lƣu trữ thành phố Hà Nội tổ chức cấp chứng thực đƣợc 211 bản, xác nhận trả lời văn 29 hồ sơ thi đua khen thƣởng - Triển lãm tài liệu: Hình thức đƣợc số Chi cục thực nhƣng không thƣờng xuyên Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội, Bình Định, Hải Phịng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Khánh Hịa,v.v phối hợp với Sở Thông tin-Truyền thông, Bảo tàng tỉnh tổ chức triển lãm chủ quyền biển đảo Một số tỉnh có tài liệu quý, sử dụng hình thức triển lãm để giới thiệu đến đơng đảo bạn đọc Một số Chi cục kết hợp tổ chức hội thảo khoa học với triển lãm tài liệu nhƣ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bình Định phối hợp với Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, nước vấn đề đặt ra” thành phố Quy Nhơn, đồng thời trƣng bày, triển lãm 35 sắc phong, 20 gia phả, tộc phả, 200 đồ, 50 sách quý, hiếm, 155 ảnh chụp qua thời kỳ lịch sử; 45 tập thơ nhà thơ tiếng nhƣ “Hàn Mạc Tử, Chế Lan Viên, Xuân Diệu, Yến Lan tài liệu Hán Nôm, tài liệu tiếng Pháp quý khác Một số tỉnh chủ động tổ chức triển lãm để công bố, giới thiệu tài liệu bảo quản Lƣu trữ lịch sử tỉnh nhƣ: Triển lãm “Lịch sử địa giới hành Thủ đơ” Triển lãm “Thăng LongHà Nội thời đại Hồ Chí Minh - Những năm tháng giữ nƣớc qua tài liệu lƣu trữ” (năm 2010); triển lãm “Địa giới, đơn vị hành thành phố Hải Phịng qua tài liệu lƣu trữ” (năm 2013); triển lãm “Hải Phòng 60 năm xây dựng phát triển qua 111 tài liệu lƣu trữ” (năm 2015); triển lãm “60 năm Bác Hồ thăm Hải Phòng lần thứ ba (1957-2017) qua tài liệu lƣu trữ” (năm 2017); triển lãm “Tổ chức máy quyền thành phố Hải Phòng 63 năm xây dựng phát triển qua tài liệu lƣu trữ (1955-2018)” (năm 2018); triển lãm “Lịch sử Bình Phƣớc qua tài liệu lƣu trữ”; triển lãm“Lịch sử tỉnh Bình Định - Qua thời kỳ” (năm 2015); triển lãm “Lịch sử tỉnh Kiên Giang qua hình ảnh, tài liệu lƣu trữ” (năm 2015); triển lãm“Lịch sử hình thành tỉnh Đồng Tháp trƣớc năm 1975 qua tài liệu lƣu trữ” (năm 2017); triển lãm “Quá trình hình thành phát triển tỉnh Long An” (năm 2017); triển lãm “Tổ chức quyền Hà Nội giai đoạn từ năm 1975 trở trƣớc qua tài liệu lƣu trữ” (năm 2018) - Công bố, xuất tài liệu lƣu trữ: Hình thức chủ yếu khai thác thông tin tài liệu lƣu trữ, biên soạn thành sách xuất bản, có tài liệu đƣợc công bố nguyên văn Qua khảo sát số Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh, thấy sản phẩm chủ yếu sách lịch sử đảng bộ, lịch sử ngành nhà nghiên cứu biên soạn sở khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Ví dụ: Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Thái Nguyên cung cấp nhiều thông tin lƣu trữ để biên soạn lịch sử: Cuốn “Lịch sử kháng chiến chống xâm lược xây dựng bảo vệ tổ quốc năm 1945-2000” BCH quân tỉnh Thái Nguyên biên soạn xuất năm 2007 với 418 trang; “Lịch sử Đảng thành phố Thái Nguyên” Thành ủy Thái Nguyên biên soạn xuất tập (năm 1991), tập (năm 2002); “Lịch sử Bưu Điện tỉnh Thái Nguyên” (1930-2002) Bƣu điện tỉnh biên soạn xuất năm 2004; Lịch sử lực lƣợng vũ trang nhân dân tỉnh Thái Nguyên (1975-2000) Bộ huy quân tỉnh Thái Nguyên biên soạn xuất năm 2004; “Lịch sử ngành nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thái Nguyên” (1945-2010) Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn biên soạn xuất năm 2011; “Tập hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật HĐND UBND tỉnh Thái Nguyên khóa XI nhiệm kỳ 2004-2011” Sở Tƣ pháp tỉnh biên soạn Tại Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Hà Giang, năm 2015 cung cấp tài liệu lƣu trữ phục vụ xuất ấn phẩm “Tuyển tập Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định 112 Ủy ban Hành tỉnh Hà Giang năm 1945-1975”; Lƣu trữ lịch sử tỉnh Kiên Giang cung cấp tài liệu lƣu trữ phục vụ xuất ấn phẩm “Kỷ yếu anh hùng lực lƣợng vũ trang nhân dân Kiên Giang” (xuất năm 2013); “Kỷ yếu mẹ Việt Nam anh hùng qua thời kỳ tỉnh Kiên Giang” (xuất năm 2016) Bên cạnh đó, có Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ phối hợp với đơn vị khác tỉnh để xây dựng phim Ví dụ: Năm 2009, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang phối hợp với Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy, Đài Phát thành Truyền hình tỉnh xây dựng Phim tƣ liệu “Bắc Giang làm theo lời Bác” để phục vụ vận động “Học tập làm theo gƣơng đạo đức Hồ Chí Minh” dựa tƣ liệu phim nhựa lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Những sản phẩm kiểu phát huy đƣợc giá trị tài liệu lƣu trữ thông tin khứ đƣợc khai thác sử dụng để phục vụ giáo dục truyền thống lịch sử cho hệ Tóm lại, tài liệu lƣu trữ bảo quản Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đƣợc sử dụng vào nhiều mục đích phát huy tác dụng Tuy nhiên, nhìn chung Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng chƣa quan tâm đầy đủ đến việc phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, thiếu chủ trƣơng, biện pháp thu hút đông đảo nhà hoạt động trị - xã hội, nhà khoa học, sinh viên, quần chúng nhân dân đến lƣu trữ lịch sử tỉnh để đọc, nghiên cứu, tìm hiểu thông tin khứ cần thiết cho thân, xem nơi nhƣ trung tâm văn hóa tỉnh Do chƣa ứng dụng cơng nghệ thơng tin khai thác, sử dụng tài liệu, nên tiềm thông tin khứ mà lƣu trữ lịch sử tỉnh sở hữu chƣa phát huy giá trị nhƣ vốn có 7) Vấn đề bảo mật giải mật tài liệu lƣu trữ lịch sử Để thực chế độ bảo mật giải mật tài liệu, lƣu trữ lịch sử tỉnh phải xây dựng “Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng” “Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật” theo quy định Luật Lƣu trữ năm 2011 Thông tƣ số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/2014 Bộ Nội vụ quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Lƣu trữ lịch sử Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế, phần lớn lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa xây dựng đƣợc danh mục chƣa thu thập chỉnh lí 113 đƣợc tồn tài liệu có giá trị lịch sử từ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu Mặt khác, vấn đề giải mật tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm, thiếu chun gia lƣu trữ có trình độ kinh nghiệm 3.2.3 Tổ chức, đạo nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ Ở cấp tỉnh nói riêng địa phƣơng nói chung, hoạt động nghiên cứu lƣu trữ đƣợc triển khai Trong chƣơng trình, kế hoạch, quy hoạch ngắn hạn dài hạn công tác lƣu trữ tỉnh hầu nhƣ khơng đề cập đến vấn đề Nói cách khác, nghiên cứu khoa học chƣa đƣợc xem lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ công tác lƣu trữ địa phƣơng nhằm góp phần giải vấn đề lí luận thực tiễn mà lƣu trữ địa phƣơng đặt ra; biện pháp để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán lƣu trữ Các tỉnh hầu nhƣ không đầu tƣ kinh phí cho hoạt động nghiên cứu lƣu trữ học Do vậy, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ triển khai đề tài nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, số Chi cục phối hợp với quan khác để tổ chức hội thảo, tọa đàm khoa học Ví dụ: Ngày 26/10/2018, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Hà Tĩnh phối hợp với Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia II tổ chức “Tọa đàm khoa học: Quản lý bảo mật tài liệu điện tử bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0: Thực trạng - Giải pháp” Về ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lí, nói chung đƣợc các tỉnh quan tâm đầu tƣ nguồn lực Tại nhiều tỉnh, sở, ban, ngành có phần mềm quản lí văn điện tử kết nối toàn tỉnh (Hà Nội, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Khánh Hòa, thành phố Hồ Chí Minh v.v ) Đối với cơng tác lƣu trữ, số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng xây dựng đƣợc phần mềm ứng dụng để thống kê, xây dựng công cụ tra cứu Tuy nhiên, mức độ quan tâm đầu tƣ tỉnh khác nên việc thiết kế chất lƣợng phần mềm khác Điều dẫn đến tình trạng khơng thống nhất, thiếu tính đồng tỉnh Một thực trạng khác, nhiều tỉnh dù có phần mềm quản lí văn thƣ để chu chuyển văn điện tử môi trƣờng mạng, nhƣng giao nộp tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh phải 114 tiến hành số hóa lại Do đó, cần khắc phục sớm điều để khơng gây lãng phí ngân sách nhà nƣớc Nhiều tỉnh tiếp tục đầu tƣ kinh phí lớn cho cơng nghệ thơng tin, số hóa tài liệu Có dự án đầu tƣ hàng chục tỉ năm nhƣ (Quảng Ngãi, Vĩnh Phúc, Hà Nội ) Bên cạnh đó, nhiều tỉnh bắt đầu triển khai Ví dụ: Năm 2018, tỉnh Bắc Ninh đầu tƣ tỷ đồng để tiến hành số hóa tài liệu phơng: Phơng Ủy ban hành tỉnh Bắc Ninh (giai đoạn 1947-1963) với 2456 hồ sơ; Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh (giai đoạn 1997-2007) với 4091 hồ sơ; Phông Hội đồng Thi đua Khen thƣởng tỉnh Bắc Ninh (giai đoạn 1947-2006) với 1454 hồ sơ Việc số hóa phần tài liệu tài liệu có giá trị lịch sử đƣợc thu nộp Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh có nhiều lợi ích: Giúp cho việc truy xuất, tìm kiếm thơng tin dễ dàng, cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý không gian lƣu trữ; tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trình khai thác, sử dụng tài liệu trực tiếp; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thơng tin nhanh chóng; tăng cƣờng khả bảo mật thơng tin; nâng cao hiệu công việc tập hợp thông tin cách nhanh chóng kịp thời; chi phí vận hành, quản lý thấp hiệu Mặc dù nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có tài liệu lƣu trữ đƣợc số hóa nhƣng chƣa có quy định pháp lí hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ môi trƣờng mạng nên Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa sử dụng hình thức Bên cạnh đó, công tác xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần số hóa chƣa thực tốt dẫn đến tình trạng tài liệu đƣợc số hóa theo phơng khối phơng Để tránh lãng phí, tỉnh cần phải tổ chức tối ƣu hóa tài liệu phơng lƣu trữ trƣớc số hóa sớm đƣợc khắc phục đƣợc hạn chế Ví dụ: Đến năm 2018, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Hà Nội sau tối ƣu hóa số hóa đƣợc 1,2 triệu trang tài liệu phơng lƣu trữ: Phơng Ủy ban hành Hà Nội (giai đoạn 1953-1976); Phông Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (giai đoạn 1977-2008); Phơng Văn phịng kiến trúc sƣ trƣởng (giai đoạn 1923-2000) Những tài liệu đƣợc số hóa trạng thái sẵn sàng phục vụ bạn đọc 115 Trong tƣơng lai Trung tâm Lƣu trữ tỉnh xây dựng đƣợc sở liệu lƣu trữ điện tử sử dụng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ gián tiếp qua Internet…Các độc giả tìm đọc đƣợc thông tin lƣu trữ Cổng thông tin điện tử Trung tâm Lƣu trữ lịch sử nội dung vấn đề cần nghiên cứu Hình thức khắc phục đƣợc khó khăn hạn chế cách xa nơi bảo quản tài liệu - Trung tâm Lƣu trữ tỉnh 3.2.4 Kiểm tra việc thực quy định công tác lưu trữ Kiểm tra thực quy định công tác lƣu trữ khâu quan trọng quy trình quản lí lƣu trữ Cơng tác nhằm mục đích kiểm tra việc tổ chức thực chế độ, quy định Nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ; hoạt động dịch vụ lƣu trữ tồn tỉnh Từ nâng cao trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, công chức, viên chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử Trên sở đó, nâng cao lực, hiệu lực hiệu quản lí nhà nƣớc lĩnh vực văn thƣ lƣu trữ Để giúp UBND cấp quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tham mƣu cho UBND tỉnh ban hành văn quản lí văn hƣớng dẫn triển khai thực văn cấp tổ chức, quản lí lƣu trữ Ví dụ: Sau Thủ tƣớng Chính phủ ký ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cƣờng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử, đến hết quý năm 2018, 100% tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có văn hƣớng dẫn triển khai thực Chỉ thị Có tỉnh vừa có Kế hoạch triển khai, vừa ban hành văn hƣớng dẫn thi hành, nhƣ tỉnh Thái Nguyên ban hành Kế hoạch số 171/UBND-NV ngày 08/12/2017 UBND tỉnh Thái Nguyên việc triển khai thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tƣớng Chính phủ Sau đó, có Cơng văn số 4744/UBND-NV ngày 23/10/2017 UBND tỉnh Thái Nguyên việc thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tƣớng Chính phủ hƣớng dẫn cụ thể nội dung thực Hƣớng dẫn, kiểm tra công tác lƣu trữ nội dung quản lí nhà nƣớc lƣu trữ Công tác đƣợc tỉnh quan tâm nhiều kể từ Luật Lƣu trữ có hiệu lực Biểu rõ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đƣa Kế 116 hoạch kiểm tra vào nhiệm vụ công tác năm tiến hành nhiều đợt kiểm tra cơng tác Ví dụ: Từ năm 2012 đến 2017, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội tham mƣu cho Sở Nội vụ tổ chức kiểm tra, kiểm tra chéo công tác văn thƣ, lƣu trữ sở ban ngành huyện Năm 2016, Sở Nội vụ Hà Nội trực tiếp kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ 26 đơn vị; năm 2017 tổ chức kiểm tra chéo quận, huyện xã Năm 2018, Sở ban hành Kế hoạch số 165/KH-SNV ngày 22/01/2018 kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2018 Nội dung kiểm tra kế hoạch gồm: Công tác quản lí, đạo, hướng dẫn cơng tác văn thư, lưu trữ; thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức cán bộ, bồi dưỡng nghiệp vụ; hoạt động dịch vụ văn thư, lưu trữ; bố trí kinh phí thực cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động lưu trữ Trong kiểm tra toàn diện 24 quan kiểm tra đột xuất quan, tổ chức thuộc UBND thành phố Hà Nội Về hình thức kiểm tra, sở kế hoạch tỉnh, quan, tổ chức xây dựng kế hoạch tự kiểm tra thành lập đoàn kiểm tra chuyên công tác văn thƣ, lƣu trữ lồng ghép với kiểm tra công tác cải cách hành quan Cơng tác kiểm tra đƣợc tập trung vào nội dung chủ yếu sau: - Kiểm tra tổ chức lưu trữ hành; bố trí cán làm lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, sử dụng cán lưu trữ; - Kiểm tra việc thực quy định pháp luật lưu trữ; - Kiểm tra chất lượng thực nghiệp vụ lưu trữ lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử; xác định giá trị tài liệu; - Kiểm tra việc xây dựng ban hành văn quản lí, đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; - Kiểm tra cơng tác chỉnh lí, cơng tác bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, chế độ báo cáo, thống kê Thông qua hoạt động kiểm tra, công tác lƣu trữ nhiều quan có chuyển biến tích cực kịp thời khắc phục đƣợc hạn chế, tồn tại, nguyên nhân giải pháp Mặt khác, đoàn kiểm tra có đề xuất, kiến nghị với quan, cấp có thẩm quyền giải bất cập công tác văn thƣ, lƣu trữ 117 nhằm bƣớc đƣa công tác lƣu trữ vào nề nếp phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Tuy nhiên, Kế hoạch kiểm tra nhiều địa phƣơng cịn thiếu cơng cụ, tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm tra Do đó, cơng tác cịn gặp nhiều khó khăn, lúng túng, thiếu tính tồn diện 3.2.5 Cơng tác thi đua khen thưởng chế độ, sách người có nhiều cơng lao nghiệp lưu trữ Công tác thi đua, khen thƣởng văn thƣ, lƣu trữ nội dung đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo kết bình xét thi đua năm Bên cạnh đó, cịn có hình thức khen thƣởng đột xuất Hình thức thƣờng đƣợc tiến hành sau hoạt động tổng kết cơng tác kiểm tra (Ví dụ: kiểm tra chéo quan, quận, huyện) Sau kết thúc kiểm tra chéo, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh thƣờng giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho Chủ tịch UBND tỉnh khen thƣởng tập thể, cá nhân thực tốt chức trách, nhiệm vụ Bên cạnh đó, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh cịn thực chế độ, sách ngƣời có nhiều cơng lao nghiệp lƣu trữ nhƣ đề nghị vinh danh xét tặng “Kỷ niệm chƣơng nghiệp Văn thƣ, Lƣu trữ” Đây danh hiệu nhằm ghi nhận cá nhân có thành tích nhiều đóng góp nghiệp lƣu trữ Ví dụ: Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Hà Nội tiếp nhận hồ sơ xét tặng “Kỷ niệm chƣơng nghiệp Văn thƣ, Lƣu trữ” năm 2015 76 cá nhân; năm 2017 84 cá nhân v.v 3.3 Nhận xét chung 3.3.1 Ưu điểm Qua khảo sát tình hình tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh thời gian qua, chúng tơi thấy có ƣu điểm nhƣ sau: - Một là, trải qua nhiều biến động, tổ chức máy tham mƣu giúp quyền cấp tỉnh quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ bƣớc đƣợc kiện toàn dần vào ổn định; - Hai là, cấp tỉnh hình thành quan chuyên mơn lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ có tính độc lập tƣơng đối để thực chức tham mƣu, giúp Sở Nội vụ quản lí cơng tác lƣu trữ địa phƣơng quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử quan tỉnh huyện; 118 - Ba là, tổ chức máy Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trình hoàn thiện, gồm Trung tâm Lƣu trữ lịch sử phận quản lí nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Với cấu tổ chức có, tạo điều kiện thuận lợi để thực nguyên tắc quản lí tập trung thống cơng tác lƣu trữ ngun tắc quản lí cơng tác lƣu trữ theo ngành kết hợp với quản lí theo lãnh thổ; - Bốn là, cơng tác quản lí nhà nƣớc lƣu trữ nhìn chung đƣợc quyền cấp tỉnh, Sở Nội vụ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ quan tâm, dẫn tới chuyển biến tích cực nhiều mặt Thể rõ nét ban hành văn quản lí tổ chức - cán bộ; đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ; xây dựng kho tàng; tra, kiểm tra 3.3.2 Hạn chế Bên cạnh ƣu điểm, tình hình tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh thời gian qua số hạn chế Để thuận lợi tránh trùng lặp, tổng hợp hạn chế nguyên nhân bảng sau: TT Hạn chế Nguyên nhân hạn chế VỀ TỔ CHỨC - Trong thời gian tƣơng đối - Chủ trƣơng sách vĩ mơ dài, tổ chức máy lƣu trữ địa nhà nƣớc quản lí đa ngành, đa lĩnh phƣơng nói chung, cấp tỉnh nói vực; quản lí nhà nƣớc theo ngành kết riêng thiếu tính ổn định chậm hợp với quản lí nhà nƣớc theo lãnh đƣợc kiện tồn Tính từ năm 1998 thổ; đến 2016, qua lần thay - Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ đổi Theo tôi, tổ chức lƣu trữ quan chuyên môn giúp UBND cấp tỉnh tƣơng đối hợp lí cấp tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác ổn định kể từ Chi cục Văn lƣu trữ có thay đổi (từ Văn phòng thƣ - Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ chuyển sang Sở Nội vụ) đƣợc thành lập theo Thông tƣ 02/2010/TT-BNV 119 - Việc thành lập Trung tâm Lƣu Do chƣa có hƣớng dẫn kịp thời trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thƣ - quan nhà nƣớc có thẩm quyền nên Lƣu trữ cần thiết, nhƣng việc nhiều địa phƣơng gặp khó khăn, lúng thành lập Trung tâm thiết kế túng thành lập quy định chức cấu tổ chức bên Trung năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tâm nhiều địa phƣơng chƣa tổ chức Trung tâm lƣu trữ lịch sử thống tỉnh - Lƣu trữ quan chƣa làm tốt - Thủ trƣởng quan chƣa quan tâm chức trách, nhiệm vụ theo quy mức đến công tác lƣu trữ; định Luật Lƣu trữ Trong đó, - Phần lớn quan thuộc nguồn chƣa làm tốt việc hƣớng dẫn lập nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh không hồ sơ hành, thu thập vào lƣu có cán lƣu trữ quan chuyên trữ quan nộp lƣu vào lƣu trữ trách, chủ yếu bố trí cán Văn thƣ lịch sử; chƣa làm tốt việc tổ chức kiêm nhiệm khoa học tài liệu lƣu trữ quan - Số lƣợng nhân lực làm công tác - Nhiều xáo trộn trọng tổ chức máy lƣu trữ đƣợc tăng cƣờng quan quản lí ảnh hƣởng khơng nhƣng cịn hạn chế số lƣợng nhỏ đến công tác quy hoạch bồi chất lƣợng chuyên môn dƣỡng cán quản lí, cán chun mơn Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Trung tâm lƣu trữ lịch sử; - Công tác tuyển dụng bố trí cán chƣa hợp lí chƣa vị trí việc làm; VỀ QUẢN LÍ Nhiều địa phƣơng chƣa quan tâm - Lãnh đạo địa phƣơng, thủ trƣởng đầu tƣ nguồn lực mức quan chƣa quan tâm nhiều đến công để phát huy giá trị tài liệu, phục tác lƣu trữ; 120 vụ hoạt động quản lí, nghiên cứu - Cơng tác tun truyền, phổ biến khoa học nhu cầu khác pháp luật lƣu trữ đƣợc tiến hành ngƣời dân nhƣng chƣa sâu rộng đến tầng lớp nhân dân - Công tác đạo, hƣớng dẫn - Do nhiều tỉnh chƣa xây dựng đƣợc chuyên môn, nghiệp vụ quy hoạch, kế hoạch công tác lƣu trữ, số tỉnh chất lƣợng chƣa cao (chủ chƣa có chủ trƣơng, biện pháp yếu chép nguyên văn quản lí tích cực phù hợp với tình hình hƣớng dẫn cấp để triển thực tế lƣu trữ địa phƣơng; khai, chƣa bám sát tình hình thực - Một số địa phƣơng luân chuyển tế địa phƣơng để có bổ nhiệm cán không đƣợc đào tạo đạo cụ thể) chuyên môn lƣu trữ làm lãnh đạo Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Giám đốc Trung tâm Lƣu trữ lịch sử nhiều ảnh hƣởng tới hoạt động quản lí cơng tác này; - Phịng Nội vụ quan chun mơn giúp UBND cấp huyện quản lí, đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ cấp huyện xã bố trí cơng chức phụ trách; - Công tác thu thập, bổ sung tài - Nhiều tỉnh chƣa xây dựng đƣợc liệu vào lƣu trữ lịch sử nhiều “Danh mục quan thuộc nguồn hạn chế nộp lƣu” “Danh mục tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh” xây dựng nhƣng chƣa đảm bảo chất lƣợng; - Không thực tốt việc lập hồ sơ hành lƣu trữ quan không làm tốt trách nhiệm 121 nguyên nhân trực tiếp gây nên tình trạng tài liệu bị bó gói, tồn đọng nhiều quan, gây khó khăn trở ngại cho công tác lƣu trữ; - Chƣa đƣợc đầu tƣ mức kịp thời sở vật chất - kỹ thuật kinh phí để có đủ kho lƣu trữ chuyên dụng bảo quản an toàn tài liệu đại hóa cơng tác lƣu trữ; - Chƣa đầu tƣ đủ kinh phí để chỉnh lí tài liệu tồn đọng lƣu trữ lịch sử lƣu trữ quan Thiếu hình thức biện - Thiếu kinh phí để đầu tƣ sở vật pháp tích cực, hữu hiệu tổ chất cho Phịng Đọc Lƣu trữ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu quan kinh phí tổ chức hình trữ quan nhƣ tài liệu thức tổ chức sử dụng tài liệu (triển Trung tâm Lƣu trữ lịch sử; lãm, xuất phẩm, xây dựng dịch vụ công trực tuyến ) Lƣu trữ lịch sử; - Luật Lƣu trữ chƣa quy định hình thức phục vụ khai thác tài liệu môi trƣờng mạng để làm phục vụ độc giả từ xa qua môi trƣờng mạng Nhiều tỉnh chƣa quan tâm đến - Chƣa ƣu tiên đề tài nghiên việc phát triển ứng dụng khoa cứu khoa học lƣu trữ để giải học công nghệ để nâng cao vấn đề thực tiễn; hiệu công tác lƣu trữ Nếu - Chƣa đƣa hoạt động nghiên cứu có, quan tâm cấp tỉnh khoa học trở thành 122 nhiệm vụ quan Đặc biệt Lƣu trữ lịch sử tỉnh; - Thiếu cán đƣợc đào tạo chuyên ngành Lƣu trữ học 10 - Nhiều tỉnh chƣa quan tâm có - Thiếu cán đƣợc đào tạo chủ trƣơng biện pháp để chuyên ngành Lƣu trữ học; quản lí nhà nƣớc tài liệu - Phần lớn Trung tâm Lƣu trữ lƣu trữ tổ chức tƣ, lịch sử tỉnh thiếu cán có chun gia đình, dịng họ cá nhân; môn kiến thức lịch sử, Hán tài liệu Hán - Nơm hình Nơm nên đa phần lƣu trữ địa phƣơng thành gia đình làng xã nhƣờng hẳn “sân chơi” cho Bảo thời kỳ trƣớc Cách mạng tháng tàng tỉnh Thƣ viện tỉnh Tám năm 1945 11 Chƣa làm tốt công tác thu thập, bổ Mặc dù Luật Giao dịch điện tử có sung tài liệu lƣu trữ điện tử; hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/3/2006, nhƣng sở hạ tầng kỹ thuật dịch vụ phục vụ cho việc chứng thực chữ ký điện tử chƣa đồng dẫn đến giá trị pháp lí tài liệu điện tử nói chung tài liệu đƣợc số hóa nói riêng chƣa đƣợc thừa nhận thức để đảm bảo tính xác thực khơng đủ độ tin cậy để thay tài liệu giấy giao dịch 12 Một số địa phƣơng chƣa quan - Chƣa đƣa kế hoạch kiểm tra công tâm thực tốt công tác tác lƣu trữ thành nhiệm vụ kiểm tra lƣu trữ thƣờng xuyên quản lí nhà nƣớc lƣu trữ địa phƣơng hoạt động quản lí cơng tác lƣu trữ quan; 123 - Nhiều địa phƣơng có tổ chức kiểm tra công tác lƣu trữ nhƣng thiếu quy định nội dung kiểm tra tồn diện (quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ; lƣu trữ lịch sử; lƣu trữ quan) nên hiệu không cao; - Luật Lƣu trữ chƣa quy định chế tài xử lí vi phạm nên sau kiểm tra, thiếu biện pháp kiên quyết, hữu hiệu để đƣa công tác lƣu trữ nói chung, lập hồ sơ nộp lƣu tài liệu nói riêng quan vào nề nếp Tiểu kết chƣơng Chƣơng 3, luận án phản ánh biến động tổ chức tình hình quản lí lƣu trữ địa phƣơng mà chủ yếu lƣu trữ cấp tỉnh Về tổ chức, luận án sâu nghiên cứu hệ thống gồm ba loại quan: Cơ quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ, lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử, bao gồm vấn đề tổ chức máy nhân Về quản lí nhà nƣớc, luận án phản ánh khái quát thực tiễn quản lí mặt hoạt động lƣu trữ nhƣ ban hành văn đạo, hƣớng dẫn; xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác lƣu trữ; sƣu tầm, thu thập tài liệu,v.v kết thực ƣu điểm, tồn hạn chế mặt Những ƣu điểm hạn chế đƣợc tổng hợp khái quát cuối chƣơng, gồm ƣu điểm hạn chế chủ yếu nhƣ: Tổ chức lƣu trữ cấp tỉnh tƣơng đối hợp lí, dần vào ổn định; việc thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ cần thiết; điều kiện phát triển công nghệ thông tin, tổ chức lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh hợp lí; nhân lực làm cơng tác lƣu trữ đƣợc tăng cƣờng số lƣợng chất lƣợng, nhiên phân bố chƣa đồng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu công tác lƣu trữ địa phƣơng; lƣu trữ quan 124 chƣa làm tốt việc hƣớng dẫn lập thu thập hồ sơ hành, tổ chức khoa học tài liệu; thiếu biện pháp tích cực hữu hiệu quản lí, đạo thực hoạt động lƣu trữ; quản lí lƣu trữ tỉnh lƣu trữ tƣ (doanh nghiệp, gia đình, làng xã) cịn nhiều hạn chế vv Những ƣu điểm hạn chế mà luận án nghiên cứu sở quan trọng để luận án đề xuất phƣơng án, giải pháp tổ chức, quản lí lƣu trữ tỉnh Chƣơng 125 Chƣơng CÁC PHƢƠNG ÁN VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 4.1 Kiện toàn tổ chức lƣu trữ tỉnh 4.1.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lí lưu trữ cấp tỉnh Một việc cần làm trƣớc xây dựng phƣơng án tổ chức máy lƣu trữ phải dự báo đƣợc yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh thời gian tới Dự báo công việc quan trọng mà lâu đƣợc quan tâm mức xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn hoạch định tổ chức máy ngành, cấp Nhƣ Chƣơng đề cập, thiết kế tổ chức lƣu trữ nghiên cứu định hình hệ thống quan lƣu trữ phù hợp nhằm thực mục tiêu quan trọng công tác lƣu trữ bảo quản an toàn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Nội dung thiết kế tổ chức lƣu trữ thiết lập cấu tổ chức phù hợp với môi trƣờng luôn biến động, chiến lƣợc phát triển tổ chức, quy mô tổ chức, công nghệ sử dụng,v.v Để thiết kế tổ chức lƣu trữ phù hợp, trƣớc hết phải dự báo đƣợc yếu tố có liên quan gồm: - Yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng quốc tế: + Thành tựu khoa học cơng nghệ có nhiều ảnh hƣởng trực tiếp gián tiếp tới việc hình thành tài liệu, lƣu trữ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; + Sự hội nhập lƣu trữ Việt Nam với lƣu trữ khu vực lƣu trữ quốc tế tƣơng lai gần; + Những tiêu chuẩn quốc tế quy định ngành - Yếu tố ảnh hƣởng từ tình hình nƣớc: + Mơi trƣờng trị - pháp lí: Quy định hệ thống pháp luật, sách hành Nhà nƣớc; + Sự phát triển kinh tế - xã hội đất nƣớc nói chung địa phƣơng nói riêng tối thiểu 10 - 15 năm tới tƣơng thích máy nhà nƣớc kinh tế đó; 126 + Mức độ đầu tƣ Nhà nƣớc đối tác xã hội, doanh nghiệp, ngƣời dân; + Định hƣớng chiến lƣợc phát triển đất nƣớc - Yếu tố ảnh hƣởng ngành lƣu trữ: + Thành phần, nội dung, khối lƣợng, phƣơng pháp kỹ thuật hình thành tài liệu quan, tổ chức nhà nƣớc địa phƣơng; + Nhu cầu khai thác sử dụng thông tin lƣu trữ, nhu cầu sử dụng dịch vụ quan, tổ chức nhà nghiên cứu ngƣời dân công tác lƣu trữ ngày tăng; + Tác động khoa học công nghệ việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lí, bảo vệ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ; + Thị trƣờng lao động - Yếu tố môi trƣờng tổ chức bên trong: + Sắp xếp lại máy tinh giản biên chế khu vực công nội dung quan trọng đƣợc triển khai thực từ trung ƣơng đến địa phƣơng Do đó, xu hƣớng thêm máy thêm biên chế khơng có tính khả thi giai đoạn + Năng lực tài quốc gia địa phƣơng; + Chiến lƣợc, mục tiêu phát triển công tác lƣu trữ địa phƣơng; + Văn hóa tổ chức Những yếu tố ảnh hƣởng nói đúc rút kinh nghiệm thực tiễn tổ chức lƣu trữ địa phƣơng Việt Nam nửa kỷ qua sở quan trọng giúp thiết kế đƣợc hệ thống tổ chức lƣu trữ địa phƣơng nói chung, lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng, có sở khoa học phù hợp với thực tiễn Việt Nam 4.1.2 Đề xuất phương án tổ chức máy quản lí lưu trữ Trƣớc đề xuất phƣơng án tổ chức lƣu trữ, tơi tìm hiểu thực tiễn mơ hình tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng số nƣớc để giúp tơi có so sánh tham khảo Nghiên cứu tìm hiểu Luật Lƣu trữ số nƣớc, quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ quốc gia lại quan khác 127 quản lí Ví dụ: Bộ Văn hóa (Malaysia, Pháp, Andorra, Thụy Điển, Na Uy ); Bộ Kế hoạch Phát triển kinh tế (Myanmar); Bộ Nội vụ quản lí (Hàn Quốc, Thụy Sỹ, Việt Nam); Bộ Giáo dục (Phần Lan), Tổng thống quản lí (Nga, Hợp chủng quốc Hoa Kỳ) Về việc tổ chức mạng lƣới kho lƣu trữ lịch sử hai cấp (cấp trung ƣơng địa phƣơng) có quốc gia nhƣ Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Ca-na-da, In-đô-nêxia, Đức vv có hệ thống tổ chức lƣu trữ lịch sử trung ƣơng địa phƣơng đến cấp bang, liên bang (không tổ chức cấp huyện xã); Trung Quốc, Hà Lan tổ chức lƣu trữ lịch sử địa phƣơng (cấp huyện, cấp tỉnh); Pháp tổ chức mạng lƣới lƣu trữ địa phƣơng ba cấp (lƣu trữ vùng, lƣu trữ tỉnh, lƣu trữ xã) Về chức quản lí, đa phần nƣớc có điểm chung khơng tách riêng tổ chức quản lí cơng tác lƣu trữ tổ chức quản lí tài liệu lƣu trữ thành hai quan độc lập nhƣ Việt Nam mà tổ chức thành quan vừa có chức quan quản lí, vừa có chức kho lƣu trữ lịch sử (Trung Quốc, Nga, Pháp, Đức, Hà Lan, Malaysia) Do quốc gia có đặc điểm khác biệt thể chế trị, kinh tế - xã hội riêng nên Việt Nam chép y ngun mơ hình tổ chức quản lí lƣu trữ quốc gia khác mà phải vào đặc điểm điều kiện cụ thể Việt Nam Do khơng có điều kiện nghiên cứu lƣu trữ tất tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, nghiên cứu Hồ sơ tổ chức Hội nghị sơ kết năm thực Luật Lƣu trữ (Hội nghị Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc tổ chức ngày 21/5/2018 Phú Quốc, xem nhƣ liệu tham khảo đề xuất tổ chức lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Các địa phƣơng đề xuất phƣơng án tổ chức lƣu trữ tỉnh nhƣ sau: 128 Biểu số 7: Tổng hợp đề xuất kiến nghị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức lưu trữ địa phương TT Đề nghị tỉnh, thành phố Tỉ lệ trực thuộc trung ƣơng 01 - Phƣơng án đề nghị giữ ngun mơ hình tổ chức lƣu trữ 46/63 tỉnh nhƣ (đang thực theo quy định Thông (chiếm 73 %) tƣ số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ việc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Sở Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng) có hƣớng dẫn cụ thể 02 - Phƣơng án giải thể Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở 03/63 Nội vụ, thành lập Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ Trung (chiếm 4,76 %) tâm Lƣu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ 03 - Phƣơng án thành lập Phịng Cải cách Hành Quản 03/63 lý văn thƣ, lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trực (chiếm 4,76 %) thuộc Sở Nội vụ (03/63 tỉnh), 04 - Phƣơng án thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trực 01/63 thuộc Sở Nội vụ chuyển chức quản lý văn thƣ, lƣu (chiếm 1,58 %) trữ Chi cục Văn phòng Sở (01/63 tỉnh), 05 - Phƣơng án thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trực 03/63 thuộc Sở Nội vụ, chuyển chức quản lý nhà nƣớc văn (chiếm 4,76 %) thƣ, lƣu trữ vào phịng chun mơn thuộc Sở 06 - Phƣơng án sáp nhập Phòng Lƣu trữ Văn phòng Tỉnh ủy 02/63 với Chi cục - Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ Văn (chiếm 3,17 %) phòng UBND tỉnh/Văn phòng Tỉnh ủy quản lý (02/63 tỉnh), gồm: Bình Phước (thuộc Sở Nội vụ quản lý), Quảng Trị (thuộc Văn phòng Tỉnh ủy Văn phòng UBND tỉnh) 07 - Phƣơng án thực theo mơ hình Thơng tƣ số 01/63 02/2010/TT-BNV (Phịng Quản lý Văn thƣ Lƣu trữ, Phịng (chiếm 1,58 %) Hành Tổng hợp Kho Lƣu trữ chuyên dụng) (01/63 tỉnh), gồm: Lạng Sơn 08 - Phƣơng án đề nghị sáp nhập Sở Nội vụ với Ban Tổ chức 01/63 tỉnh ủy Trong đó, Chi cục thuộc Ban tổ chức tỉnh Ủy (chiếm 1,58 %) Văn phòng UBND tỉnh (01/63 tỉnh), gồm: Hà Giang 09 Khơng có ý kiến 03/63 (chiếm 4,76 %) 129 Nhƣ Chƣơng luận án nhận xét, tổ chức máy lƣu trữ cấp tỉnh tƣơng đối ổn định: UBND cấp tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ; có quan chun mơn giúp UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ; có lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử Bởi vậy, không cần thiết phải thay đổi nhiều mà cần điều chỉnh tổ chức chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ cho hợp lí để tham mƣu giúp UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ đạt hiệu Sở Nội vụ quan tham mƣu, giúp UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng quản lí đa ngành, đa lĩnh vực hoạt động, đó, có ngành lƣu trữ Cơ cấu tổ chức lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ, đƣa phƣơng án sau để xem xét lựa chọn phƣơng án tối ƣu : Phƣơng án 1: Giữ nguyên Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ (theo quy định Luật Lƣu trữ Thông tƣ số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ việc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Sở Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng) Theo phƣơng án này, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ tỉnh, trực tiếp quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử quan, tổ chức nhà nƣớc cấp tỉnh cấp huyện thực hoạt động dịch vụ lƣu trữ (đã đề cập Chƣơng 3) Để thuận lợi công tác quản lí, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ phải có cấu tổ chức tối thiểu có đơn vị: Phịng Hành - Quản trị; Phịng Quản lí Văn thƣ Lƣu trữ; Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Trong đó, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử đơn vị nghiệp cơng lập có tƣ cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ có chức tham mƣu, giúp Sở Nội vụ quản lí nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thực nhiệm vụ tập trung quản lí tài liệu có giá trị lịch sử hình thành quan, tổ chức nhà nƣớc tỉnh huyện Phƣơng án 2: Giải thể Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, thành lập Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ Trong đó, Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ trực thuộc Sở có chức giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc văn thƣ, 130 lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh với cấu tổ chức máy hồn chỉnh có chức giúp giám đốc Sở quản lí tài liệu lƣu trữ lịch sử hình thành quan, tổ chức nhà nƣớc tỉnh huyện + Phƣơng án 3: Hợp Lƣu trữ Văn phòng tỉnh ủy Lƣu trữ lịch sử Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh để thành lập 01 Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh quản lí tồn Phơng lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc cấp tỉnh; chuyển chức quản lí nhà nƣớc cho Văn phòng UBND cấp tỉnh + Phƣơng án 4: Quay lại mơ hình tổ chức Thơng tƣ 02/2010/TT-BNV Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ, Chi Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh có phịng: Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ; Phịng Thu thập - Chỉnh lí; Phịng Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ; Phịng Hành tổng hợp; Kho lƣu trữ chuyên dụng) Việc lựa chọn phƣơng án phù hợp thúc đẩy phát triển ngành lƣu trữ địa phƣơng Do đó, cần có đánh giá cân nhắc thận trọng 4.1.3 So sánh ưu điểm hạn chế phương án tổ chức 1) Phƣơng án 1: - Ƣu điểm: + Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh quan trực thuộc Sở Nội vụ với chức năng, nhiệm vụ giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ Đồng thời, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có tƣ cách pháp nhân để quản lí tài liệu lƣu trữ Nhƣ vậy, tổ chức lƣu trữ có tính độc lập tƣơng đối, phù hợp với nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành kết hợp với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ Phƣơng án đƣợc 46/63 (73%) tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng ủng hộ + Việc thiết lập “Trung tâm Lƣu trữ lịch sử” trực thuộc Chi cục, mức độ định có phân tách quản lí nhà nƣớc lƣu trữ với nghiệp lƣu trữ - Hạn chế: + Việc tham mƣu, ban hành định quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh phải trải qua nhiều khâu: Trƣớc hết phận Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ (thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ) trình lãnh đạo Chi cục xem xét, góp ý; lãnh đạo Chi cục trình lãnh đạo Sở Nội vụ; lãnh đạo Sở ký trình lãnh đạo UBND tỉnh (thơng 131 qua Văn phịng); lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, định Với nhiều cấp quản lí có ảnh hƣởng định đến tiến độ ban hành định quản lí Do khiến công việc không đƣợc giải kịp thời, hẹn + Trung tâm Lƣu trữ lịch sử quan nghiệp có tƣ cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng nhƣng lại trực thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ nên quan cấp khó xây dựng Trung tâm thành quan có cấu tổ chức cần thiết tƣơng xứng với quan tập trung bảo quản phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ lịch sử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức nhà nƣớc tỉnh huyện toàn tỉnh Khi thực theo phƣơng án có tác động tích cực tác động tiêu cực tới đối tƣợng có liên quan nhƣ sau: Biểu số 8: Những tác động thực theo phương án Tác động Tác động tích cực Tác động tiêu cực Cục Văn thƣ - Có đầu mối quan quản lí lƣu Ít tác động Lƣu trữ nhà trữ cấp tỉnh để hƣớng dẫn, đạo nƣớc nghiệp vụ; UBND tỉnh - Sở Nội vụ có quan độc lập để - Hai quan phát sinh thêm đầu Sở Nội vụ giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho mối biên chế; năm phải UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc văn phân khai kinh phí cho hai đơn vị thƣ, lƣu trữ Từ đó, tạo điều kiện - Xuất hai đơn vị thuộc Sở: thuận lợi để Sở Nội vụ quản lí đa Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh (đơn ngành địa phƣơng (trong có vị cấp 2); Trung tâm Lƣu trữ lịch sử lĩnh vực lƣu trữ); tỉnh thuộc Chi cục (đơn vị cấp 3) - Có Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh để quản lí, bảo quản tài liệu lƣu trữ tỉnh, huyện theo quy định Luật Lƣu trữ; - Sở Nội cụ có quan chun mơn giúp Sở Nội vụ lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra cơng tác lƣu trữ tồn tỉnh 132 Chi cục Văn - Cơ quan thuộc Sở Nội vụ có pháp - Việc tham mƣu, ban hành thƣ - Lƣu trữ nhân để giúp Sở Nội vụ tham mƣu định quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh cho UBND tỉnh quản lí nhà nƣớc tỉnh phải trải qua nhiều khâu; văn thƣ, lƣu trữ - Vị Chi cục không cao - Là đầu mối kết nối với Cục Văn (đơn vị cấp thuộc Sở) nên văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc triển chủ yếu Chi cục xây dựng khai, hƣớng dẫn, nghiệp vụ; trình Sở Nội vụ UBND tỉnh - Phƣơng án đƣợc 46/63 (73%) ký ban hành tăng cƣờng hiệu tỉnh, thành phố trực thuộc trung lực, hiệu quản lí ƣơng ủng hộ Trung tâm Lƣu - Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có tƣ + Bộ máy tổ chức Trung tâm trữ lịch sử tỉnh cách pháp nhân để quản lí tài liệu khơng hồn chỉnh (chỉ có Giám đốc lƣu trữ trung tâm viên chức phục trách), khó xác định vị trí việc làm; + Nhân thiếu gặp nhiều khó khăn tổ chức hoạt động nghiệp vụ nhằm phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; + Với vị trí quan cấp khó xây dựng Trung tâm thành quan văn hóa lớn tỉnh Lƣu quan trữ - Có quan quản lí hƣớng dẫn - Lƣu trữ quan phải thực nghiệp vụ lƣu trữ (Chi cục VT-LT) lúc hƣớng dẫn, đạo nghiệp quan quản lí tài liệu lƣu trữ; vụ Chi cục Sở Nội vụ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử thực số nghiệp vụ Xã hội - Ngƣời - Có quan bảo quản tập trung tài Do nhiều Trung tâm Lƣu trữ lịch sử dân liệu lƣu trữ; tỉnh thiếu nguồn lực nên chƣa - Ngƣời nghiên cứu đến có thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu thể tìm kiếm đƣợc thơng tin toàn quan thuộc nguồn nộp lƣu diện địa phƣơng thay Do đó, chƣa có nhiều hoạt động để phải xuống huyện phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ 133 2) Phƣơng án 2: - Ƣu điểm: + Phƣơng án phù hợp với chủ trƣơng xếp lại tổ chức máy tinh giản biên chế khu vực công đƣợc Chính phủ đạo tâm thực Đồng thời, phù hợp với tinh thần Nghị 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII số vấn đề tiếp tục đổi mới, xếp tổ chức máy hệ thống trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu Nghị số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII tiếp tục đổi hệ thống tổ chức quản lí, nâng cao chất lƣợng hiệu hoạt động đơn vị nghiệp cơng lập + Khi thành lập Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ (trực thuộc Sở Nội vụ), nƣớc giảm đƣợc 63 đầu mối quản lí Đồng thời, có đơn vị giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh định quản lí lƣu trữ đƣợc nhanh chóng kịp thời; tinh giản đƣợc biên chế hành chính; + Trung tâm Lƣu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ có tƣ cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, nhƣng quan cấp có vị cao hơn, có điều kiện thuận lợi để xây dựng cấu tổ chức cần thiết phục vụ có hiệu việc thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu tiến hành dịch vụ lƣu trữ theo quy định pháp luật + Với việc đặt Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ phịng chun mơn thuộc Sở Nội vụ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tách bạch rõ chức quản lí nhà nƣớc lƣu trữ với chức nghiệp Đồng thời, tiến độ định quản lí đƣợc nhanh hơn; + Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trở thành đơn vị cấp có điều kiện phát triển thành trung tâm văn hóa quan trọng địa phƣơng Từ đó, thuận lợi việc phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, thu hút đƣợc đông đảo độc giả, xứng tầm trung tâm lƣu trữ lịch sử tỉnh thành phố trực thuộc trung ƣơng Ngoài ra, cần khẳng định thành lập lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh không thiết lập lƣu trữ lịch sử huyện lí lẽ dƣới đây: 134 Xét góc độ thơng tin, việc tập trung bảo quản tồn tài liệu có giá trị lịch sử quan nhà nƣớc cấp tỉnh huyện Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh phản ánh tồn diện, cụ thể tình hình trị, kinh tế, văn hóa, xã hội mặt hoạt động toàn tỉnh Ngƣời nghiên cứu đến tìm kiếm đƣợc thơng tin tồn diện địa phƣơng thay phải xuống huyện Xét mặt kinh tế, việc tổ chức quan lƣu trữ lịch sử tỉnh tập trung đƣợc nguồn kinh phí để xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị đại, tạo điều kiện để đại hóa cơng tác lƣu trữ Nếu nhƣ thiết lập lƣu trữ cấp huyện địa phƣơng nƣớc phải xây dựng 700 kho lƣu trữ chuyên dụng, tốn nhiều kinh phí Còn trƣờng hợp tỉnh thiết lập lƣu trữ lịch sử tập trung nguồn lực cho 63 kho lƣu trữ chuyên dụng toàn quốc Dĩ nhiên, trƣờng hợp này, nhà kho phải lớn, đủ diện tích để chứa hết tài liệu lƣu trữ tồn tỉnh, khơng trƣớc mắt mà tƣơng lai (tối thiểu từ 10 đến 15 năm sau) Xét góc độ tiến khoa học cơng nghệ với kỷ nguyên số hóa Cách mạng 4.0, lƣu trữ Việt Nam ứng dụng tối đa công nghệ thông tin vào hoạt động lƣu trữ Việc khai thác thông tin từ tài liệu lƣu trữ qua Internet mà khơng thiết phải trực tiếp đến Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Tuy nhiên, phải thấy rằng, việc tỉnh tổ chức Trung tâm Lƣu trữ lịch sử, giai đoạn trƣớc mắt, có nhiều khó khăn cần phải vƣợt qua nhƣ: + Trung tâm Lƣu trữ trực thuộc tỉnh khơng có đủ nhân lực để thu thập tài liệu có giá trị lịch sử hình thành quan, tổ chức nhà nƣớc tỉnh huyện (mỗi tỉnh có trung bình 350 quan thuộc nguồn nộp lƣu) + Cơ sở hạ tầng phục vụ thu thập, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu hạn chế Chẳng hạn, nhiều tỉnh chƣa có kho lƣu trữ chun dụng có nhƣng diện tích hẹp, khơng đủ để chứa hết tài liệu cần thu,v.v + Trong điều kiện công nghệ thông tin chƣa đƣợc ứng dụng rộng rãi khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ, huyện cách xa nơi đặt Trung tâm Lƣu trữ lịch sử, nghƣời nghiên cứu sử dụng tài liệu gặp khó khăn điều kiện thời gian, phƣơng tiện, giao thơng Ví dụ nhƣ huyện Đồng Văn tỉnh Hà Giang; huyện Tƣơng Dƣơng, huyện Quỳ Châu tỉnh Nghệ An; huyện Bá Thƣớc, huyện Quan Sơn tỉnh Thanh Hóa, huyện Mƣờng Tè tỉnh Lai Châu,v.v 135 - Hạn chế: Khi khơng cịn tổ chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Phịng Quản lí văn thƣ - lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ trở thành đầu mối quan hệ với Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc Bộ Nội vụ Do đó, vấn đề chun mơn, nghiệp vụ gặp khó khăn Phịng thuộc Sở khơng có tƣ cách pháp nhân Khi thực theo phƣơng án có tác động tích cực tác động tiêu cực tới đối tƣợng có liên quan nhƣ sau: Biểu số 9: Những tác động thực theo phương án Tác động Tác động tích cực Bộ Nội vụ, - Thuận lợi hoạt động quản lí Cục Văn thƣ theo ngành kết hợp với quản lí theo Lƣu trữ nhà nƣớc lãnh thổ; - Chỉ đạo Bộ Nội vụ công tác lƣu trữ theo hệ thống ngành dọc từ trung ƣơng đến địa phƣơng UBND tỉnh, Sở Nội vụ - Sở Nội vụ có đơn vị chun mơn quản lí tham mƣu cho Giám đốc Sở quản lí nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ; lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra công tác lƣu trữ tồn tỉnh; - Có Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh để tập trung bảo quản tài liệu lƣu trữ theo quy định Luật Lƣu trữ; - Giảm thêm đầu mối quản lí, giảm biên chế; việc phân khai kinh phí đƣợc tập trung đầu tƣ cho Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh; - Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh thuộc Sở Nội vụ trở thành đơn vị cấp thuận lợi thực công tác lƣu trữ 136 Tác động tiêu cực - Gặp phản ứng địa phƣơng thời gian ngắn tổ chức máy, nhân có nhiều thay đổi; - Đầu mối quản lí để hƣớng dẫn, đạo nghiệp vụ từ Chi cục (cơ quan) sang Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ (thuộc Sở Nội vụ); - Sở Nội vụ thêm nhiều nhiệm vụ phải quản lí trực tiếp cơng tác lƣu trữ tồn tỉnh; việc nắm tình hình đến quan thuộc nguồn nộp lƣu khó khăn so với việc có quan quản lí riêng văn thƣ, lƣu trữ - Khi cần thẩm tra cấp phép Chứng hành nghề lƣu trữ Phịng quản lí tham mƣu mà qua quan trung gian (Chi cục) Chi cục Văn thƣ - - Trở thành Phịng quản lí Lƣu trữ tỉnh Sở Nội vụ trực tiếp tham mƣu cho Giám đốc Sở ban hành tham mƣu cho UBND tỉnh định quản lí nhà nƣớc lƣu trữ; - Nâng cao hiệu lực hiệu quản lí nhà nƣớc Trung tâm Lƣu trữ - Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có tƣ lịch sử tỉnh cách pháp nhân để quản lí tập trung thống tài liệu lƣu trữ; - Bộ máy tổ chức Trung tâm hoàn chỉnh tƣơng xứng với quan tập trung bảo quản phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; + Với vị trí vị quan cấp thuận lợi để phát triển thành trung tâm thành Trung tâm văn hóa lớn tỉnh; + Đƣợc đầu tƣ kinh phí, nhân lực, thiết bị, kho, cơng nghệ vv để thực hoạt động nhằm phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ quan - Có quan quản lí hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ (Chi cục VT-LT) quan quản lí tài liệu lƣu trữ; Xã hội - Ngƣời dân - Có quan bảo quản tập trung tài liệu lƣu trữ; ngƣời nghiên cứu đến tìm kiếm đƣợc thơng tin tồn diện địa phƣơng thay phải xuống huyện - Ngƣời dân có nhiều hội hơn; đƣợc tiếp cận thông tin từ tài liệu lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh đẩy mạnh hoạt động nhằm phát huy giá trị tài liệu 137 - Trở thành phịng quản lí Sở Nội vụ khơng cịn dấu, tài khoản riêng; - Đội ngũ nhân bị xáo trộn sau giải thể Ít chịu tác động - Thực lúc thực hƣớng dẫn, đạo nghiệp vụ hai quan Không 3) Phƣơng án 3: Hợp Lƣu trữ Văn phòng tỉnh ủy Lƣu trữ lịch sử - Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh để thành lập 01 Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh quản lí tồn Phơng lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc cấp tỉnh cấp huyện; chuyển chức quản lí nhà nƣớc cho Văn phòng UBND tỉnh - Ƣu điểm: + Mơ hình tinh gọn máy biên chế; giải đƣợc vấn đề đặt địa phƣơng lúng túng thí điểm sáp nhập số quan Đảng nhà nƣớc (cơ quan tổ chức - nội vụ tỉnh/huyện) + Trung tâm lƣu trữ lịch sử tỉnh trở thành nơi bảo quản tập trung thống tồn Phơng lƣu trữ quốc gia Việt Nam (gồm Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) cấp tỉnh, cấp huyện; + Mỗi tỉnh cần đầu tƣ nguồn lực cho 01 Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh; + Tạo điều kiện thực nguyên tắc quản lí tập trung thống quản lí lƣu trữ - Hạn chế: Nếu 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có số tỉnh tiến hành hợp khó xác định quan quản lí lƣu trữ trung ƣơng Trong trƣờng hợp này, Lƣu trữ lịch sử tỉnh thực theo đạo, hƣớng dẫn quan Vì theo Luật Lƣu trữ hành, Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (do Cục Lƣu trữ - Văn phòng Trung ƣơng Đảng quản lí đạo từ trung ƣơng xuống địa phƣơng) Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam (do Bộ Nội vụ quản lí nhà nƣớc lƣu trữ) 4) Phƣơng án 4: Giữ ngun mơ hình Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ theo Thông tƣ 02/2010/TT-BNV (Trong Chi Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh gồm: Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ; Phịng Thu thập - Chỉnh lí; Phịng Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ; Phịng Hành - tổng hợp; Kho lƣu trữ chuyên dụng) - Ƣu điểm: + Ƣu điểm phƣơng án tinh gọn, giảm đầu mối đơn vị trực thuộc; + Phù hợp với khoản 1, mục V Quyết định 1828/QĐ-NBV ngày 18/5/2017 Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Xác định danh mục dịch vụ nghiệp 138 công lập thuộc lĩnh vực quản lí Bộ Nội vụ” Các dịch vụ nghiệp công lĩnh vực nghiệp văn thƣ, lƣu trữ đƣợc nhà nƣớc bảo đảm tồn kinh phí; + Mơ hình phù hợp với tỉnh có số lƣợng tài liệu số nhân - Hạn chế: + Theo mơ hình này, quan vừa có chức quản lí, vừa có chức nghiệp để thực dịch vụ công nên dễ dẫn đến tình trạng “vừa đá bóng vừa thổi cịi”; + Một quan có hai đối tƣợng cơng chức viên chức (lãnh đạo Chi cục, lãnh đạo nhân viên Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ cơng chức, số cịn lại viên chức) phát sinh bất cập chế độ phụ cấp, quản lí vv 4.1.4 Kiện tồn tổ chức theo phương án Để máy chun mơn tham mƣu, giúp quyền quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ đạt hiệu cao dù thực phƣơng án phải kiện toàn cấu tổ chức Trong trƣờng hợp thực theo phƣơng án 1, giữ ngun mơ hình Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ nhƣ khơng nên tổ chức phịng chun mơn trực thuộc Trung tâm nhƣng cần thiết lập Tổ chuyên môn để thực chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử (Ví dụ: Tổ Thu thập - Sƣu tầm Chỉnh lí tài liệu, Tổ Bảo quản tài liệu, Tổ Phịng Đọc Cơng bố Giới thiệu tài liệu) Trong trƣờng hợp thực theo phƣơng án 2, thành lập Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ có chức tham mƣu giúp quyền quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ phải xếp bố trí ngƣời đƣợc đào tạo chuyên ngành để quản lí, đạo hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc thuận lợi, đồng thời, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND cấp tỉnh định quản lí cơng tác lƣu trữ đƣợc chuẩn xác kịp thời Đối với Trung tâm Lƣu trữ lịch sử, đặt trực thuộc Sở Nội vụ cần thành lập phịng chun mơn sau: Phịng Thu thập - Sưu tầm Chỉnh lí tài liệu Phịng Bảo quản tài liệu Phịng Đọc - Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phịng Hành - Quản trị - Tổ chức 139 Các phòng chức Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh cần xây dựng chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo tổ chức Đồng thời, xác định mối liên hệ chế phối hợp đơn vị để thực chức nhiệm vụ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Sau có máy cần xác định vị trí việc làm bố trí nhân chun mơn, lực Trong trƣờng hợp thực theo phƣơng án 3, nhập Lƣu trữ Văn phòng tỉnh ủy Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh chuyển nguyên trạng thành lập Phòng Bảo quản tài liệu số (bảo quản tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam), Phòng Bảo quản tài liệu số (bảo quản tài liệu thuộc Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc) Đồng thời, thành lập Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh để giúp Chủ tịch UBND tỉnh quản lí cơng tác lƣu trữ Trong trƣờng hợp thực theo phƣơng án 4, cần có phịng, đơn vị sau: Phịng Quản lí Văn thƣ - Lƣu trữ; Phịng Thu thập - Chỉnh lí; Phịng Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ; Phịng Hành - tổng hợp; Kho lƣu trữ chuyên dụng Trong thời gian qua, có số phƣơng án tổ chức lƣu trữ tỉnh đƣợc áp dụng Mỗi phƣơng án có ƣu điểm hạn chế thời điểm hoàn cảnh lịch sử Tuy nhiên, dù phƣơng án UBND cấp tỉnh phải giữ vai trị quan quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ cấp tỉnh Đồng thời, phải có quan chun mơn giúp UBND tỉnh quản lí đạo (có thể Sở Nội vụ nhƣ quan khác) để triển khai văn quản lí lƣu trữ từ quan cấp Bên cạnh đó, quan phải có lƣu trữ quan bố trí ngƣời làm lƣu trữ chun trách Để quản lí tài liệu có giá trị lịch sử, tỉnh phải có Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Cơ quan quản lí cơng tác lƣu trữ thay đổi (Sở Nội vụ Văn phòng UBND tỉnh) nhƣng Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh tài liệu lƣu trữ với thời gian Trong bối cảnh Việt Nam tiến hành cải cách tổ chức, hoạt động quyền địa phƣơng theo xu hƣớng tinh giản máy, tính giản biên chế phân cấp quản lí cho cấp quyền phƣơng án có tính khả thi Phƣơng án phù hợp giai đoạn Để quản lí cơng tác lƣu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nguyên tắc quản lí nhà nƣớc theo ngành kết hợp 140 với quản lí nhà nƣớc theo lãnh thổ nên nghiêng ủng hộ phƣơng án Thực phƣơng án thuận lợi việc phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Vì Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh có tổ chức máy, tổ chức nhân hoàn chỉnh; đƣợc đầu tƣ kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị, cơng nghệ để trở thành trung tâm lƣu trữ toàn thơng tin có giá trị lịch sử tỉnh huyện Trong tƣơng lai, với chủ trƣơng sáp nhập số quan Đảng Nhà nƣớc phƣơng án đƣợc áp dụng 4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản quản lí lƣu trữ 4.2.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ Để thuận lợi công tác tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng, cần nâng cao nhận thức công tác cán quản lí, cơng chức, viên chức biện pháp: - Tuyên truyền, phổ biến pháp luật lƣu trữ làm cho cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức nhận thức đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ công tác lƣu trữ; ý thức đƣợc trách nhiệm việc lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lƣu trữ quan - Trang bị kiến thức lập hồ sơ, bảo vệ an toàn tài liệu để cán viên chức biết cách lập hồ sơ công việc, giữ gìn, bảo vệ tài liệu, hồ sơ cá nhân, đơn vị, quan - Kết hợp nhiều hình thức tuyên truyền, phổ biến nhận thức kiến thức lƣu trữ nhƣ: Tổ chức tập huấn, kết hợp phổ biến họp sơ kết, tổng kết công tác quan, viết quảng cáo, giới thiệu để đăng tải trang tin Internet (website, fanpage quan vv) Mặt khác, tổ chức số thi chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ quan, ngành địa phƣơng Từ đó, tuyên truyền, giáo dục ý thức công chức, viên chức công tác lƣu trữ 4.2.2 Tăng cường đội ngũ công chức, viên chức đủ số lượng, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ Đây yêu cầu cấp thiết đặt cho ngành lƣu trữ nói chung, lƣu trữ cấp tỉnh nói riêng bối cảnh Đảng, Nhà nƣớc thực tinh giản tổ chức 141 máy, biên chế cán nâng cao hiệu mặt hoạt động Nhƣ đề cập Chƣơng 3, đội ngũ công chức, viên chức lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đƣợc tăng cƣờng số lƣợng, chất lƣợng, nhƣng khơng đồng địa phƣơng Có Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh có 30 đến 40 ngƣời nhƣng có Chi cục có vẻn vẹn 7-10 cán Mặt khác, phần nửa cán trực tiếp làm lƣu trữ không đƣợc đào tạo chuyên ngành lƣu trữ học Để khắc phục tồn này, theo tơi có số giải pháp chủ yếu sau đây: - Một là, rà soát bổ sung nhân lực vị trí việc làm thiếu; - Hai là, từ trở đi, tuyển dụng công chức, viên chức làm lƣu trữ đƣợc đào tạo ngành nghề có lựa chọn chặt chẽ; - Ba là, có biện pháp bồi dƣỡng, bổ túc chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ cho công chức, viên chức chƣa đƣợc đào tạo; - Bốn là, thơng qua hình thức nghiên cứu khoa học; hội thảo khoa học; sơ kết, tổng kết chuyên môn nghiệp vụ phối hợp với sở đào tạo lƣu trữ để tổ chức hoạt động khoa học nhằm nâng cao trình độ cán bộ, viên chức lƣu trữ nói chung; - Năm là, để tự quản lí phối hợp với quan văn hóa nhƣ Bảo tàng tỉnh, Thƣ viện tỉnh quản lí phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ, làng xã xƣa, theo tôi, Lƣu trữ lịch sử tỉnh cần có cán thơng hiểu lịch sử văn hóa địa phƣơng am tƣờng Hán Nơm để đọc dịch đƣợc sắc phong, gia phả, tộc phả, hƣơng ƣớc, văn bia Nếu lƣu trữ tỉnh chƣa có cán lĩnh vực tuyển dụng cử cán tới nghiên cứu, học tập sở đào tạo có liên quan nhƣ Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Khoa Văn học - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội ; - Sáu là, lƣu trữ quan, quan lớn phải bố trí cán chuyên trách làm lƣu trữ Cán làm lƣu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, dành thời gian thích đáng để làm tốt nhiệm vụ lƣu trữ đƣợc giao; - Bảy là, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh, cần bố trí đủ cán theo tiêu chuẩn quy định vị trí việc làm để thực tốt nghiệp vụ chuyên môn 142 nhƣ sƣu tầm, thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Đối với số Trung tâm Lƣu trữ lịch sử có số biên chế ngƣời cần phải đƣợc bổ sung gấp Trong đó, phải xác định rõ vị trí việc làm phù hợp để bố trí cán chun mơn Cần bố trí cán có chun môn lịch sử để làm công tác thu thập, sƣu tầm, công bố giới thiệu tài liệu Để đảm bảo chất lƣợng đội ngũ lƣu trữ, tỉnh cần phải quan tâm đến công tác tuyển dụng đào tạo, bồi dƣỡng Nghĩa là, tuyển dụng cán lƣu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức, chuyên môn, nghiệp vụ; cán lƣu trữ Trung tâm chƣa đạt chuẩn phải đƣợc bồi dƣỡng, đào tạo kịp thời để đáp ứng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp (hiện đƣợc quy định Thông tƣ số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức lƣu trữ) Mặt khác, xây dựng Chƣơng trình bồi dƣỡng kiến thức Cách mạng Công nghệ 4.0 cho công chức, viên chức lƣu trữ Cơ quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ cần xây dựng cụ thể tiêu chuẩn chức danh, xác định rõ vị trí việc làm, quy định rõ số lƣợng, trình độ cán cho loại quan lƣu trữ dựa phân loại tỉnh lớn, tỉnh trung bình, tỉnh nhỏ (có liên quan đến khối lƣợng tài liệu hình thành số nguồn nộp lƣu) Tóm lại, để tổ chức lƣu trữ đƣợc gọn nhẹ nhƣng lại đảm bảo đƣợc hiệu suất chất lƣợng công tác, yêu tố quan trọng đội ngũ cán phải đƣợc chuẩn hóa Điều có liên quan đến cơng tác tuyển dụng, đào tạo bồi dƣỡng - Thứ tám, để tạo động lực cho cán lƣu trữ cần tiếp tục tạo điều kiện tổ chức kỳ thi nâng ngạch (Ví dụ từ Lƣu trữ viên lên Lƣu trữ viên chính); đề xuất với quan có thẩm quyền nâng cao chế độ bồi dƣỡng phụ cấp độc hại ngƣời làm công tác lƣu trữ 4.2.3 Quản lí, thực có hiệu hoạt động lưu trữ Đối với Bộ Nội vụ, cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật lƣu trữ Trong đó, cộm cơng tác lập hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ theo quy định pháp luật Thực tiễn cho thấy vấn đề đƣợc nhà nƣớc quy định 143 từ đầu thập niên 1960, nhƣng hầu nhƣ không quan thực đầy đủ Theo tôi, để vấn đề lập hồ sơ hành trở thành thực, đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức phải xây dựng cho nếp làm việc nghiêm túc khoa học Do đó, Bộ Nội vụ nên kiến nghị quy định vấn đề phải đƣợc bổ sung vào Luật Cán bộ, cơng chức, Luật Viên chức có chế tài xử lí nghiêm khắc trƣờng hợp vi phạm Đồng thời, Bộ Nội vụ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc kiến nghị bổ sung nội dung quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ nói chung cấp tỉnh nói riêng; bổ sung quy định chế tài xử lí vi phạm tổ chức, quản lí lƣu trữ vấn đề khác Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng tiếp tục quan tâm đến công tác xây dựng triển khai Quy hoạch phát triển ngành lƣu trữ địa phƣơng xây dựng triển khai Đề án (Đề án chỉnh lí tài liệu tồn đọng địa bàn tỉnh, Đề án số hóa tài liệu, Đề án xây dựng Kho lƣu trữ chuyên dụng, Đề án tầm tài liệu quý vv) Đối với Lƣu trữ quan, phải thực tốt nhiệm vụ hƣớng dẫn lập hồ sơ hành thu thập tài liệu từ văn thƣ; làm tốt công việc tổ chức khoa học tài liệu; có biện pháp giải dứt điểm tài liệu tích đống; lựa chọn xác tài liệu có giá trị để giao nộp hạn vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Suy rộng ra, điều có nghĩa quan, tổ chức tỉnh huyện thuộc nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh phải làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ theo quy định hƣớng dẫn quan có thẩm quyền Để thực có hiệu trách nhiệm này, cho biện pháp cần tiến hành quan phải bố trí cơng chức, viên chức có trình độ chun mơn, nghiệp vụ tình thần trách nhiệm (chuyên trách kiêm nhiệm) làm công tác lƣu trữ quan Đồng thời, cần tạo điều kiện vật chất tinh thần để họ làm tốt nhiệm vụ đƣợc giao Những quan có khối lƣợng tài liệu hình thành lớn nhƣ Sở Giao thông vận tải, Sở Công thƣơng, Sở Nội vụ nên bố trí cán chun trách cơng tác lƣu trữ Điều có nghĩa, quan quản lí lƣu trữ cần phải nhận thức tầm quan trọng vai trò lƣu trữ quan hệ thống tổ chức lƣu trữ tỉnh huyện, từ có biện pháp quản lí hữu hiệu 144 Trung tâm Lƣu trữ lịch sử cần nghiên cứu, xây dựng “Danh mục quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử” “Danh mục thành phần tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh” loại quan, trình quan có thẩm quyền phê duyệt Hai văn pháp lí thực tiễn quan trọng để quản lí thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu có giá trị lịch sử quan thuộc nguồn nộp lƣu Theo tôi, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh nên cử chuyên gia phụ trách đến quan thuộc nguồn nộp lƣu để phối hợp với lƣu trữ quan, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ tƣ vấn xây dựng Danh mục hồ sơ Từ đó, phối hợp với quan để xây dựng Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu Giải pháp đƣợc tƣ vấn kiểm chứng Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Thái Nguyên Tại đây, Chi cục phân công chuyên viên phụ trách huyện Sở ban ngành để quản lí, đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ Các chuyên viên đến quan để nắm bắt tình hình, làm việc với lƣu trữ quan lãnh đạo Văn phòng để tƣ vấn, hƣớng dẫn nghiệp vụ liên quan đến xây dựng Danh mục hồ sơ, hƣớng dẫn lập hồ sơ, thu thập, bổ sung vào lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử Từ đó, chuyên viên nắm sát thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử tỉnh để đƣa vào “Danh mục thành phần tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh” Nếu làm theo cách loại bỏ đƣợc phản ứng tiêu cực số cá nhân quan thuộc nguồn nộp lƣu Do không muốn giao nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử họ tìm cách thay đổi thời hạn bảo quản hồ sơ có giá trị bảo quản từ “Vĩnh viễn” xuống mức thấp (70 năm, 30 năm đánh giá lại vv) Trong trƣờng hợp Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh chƣa đủ điều kiện nhân lực, kho chuyên dụng điều kiện khác để thu hết tài liệu đến hạn giao nộp nguồn hai văn nói cần phải xây dựng ban hành để Trung tâm nắm đƣợc tình hình nội dung khối lƣợng tài liệu nguồn Từ chuẩn bị sở vật chất điều kiện cần thiết khác phục vụ thu thập, bảo quản phát huy giá trị tài liệu nguồn sau đƣợc giao nộp vào trung tâm Mặt khác, chừng mực định giúp Trung tâm nắm đƣợc thành phần nội dung tài liệu có giá trị lịch sử nguồn nộp lƣu để phối hợp phục vụ khai thác sử dụng tài liệu chƣa đƣợc giao nộp vào Trung tâm 145 Cần nhận thức rằng, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh chức bảo quản, bảo vệ an tồn tài liệu, cịn có chức không phần quan trọng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Điều có nghĩa phải phát huy đƣợc tối đa giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lí, nghiên cứu khoa học sống đời thƣờng tầng lớp nhân dân Do đó, Trung tâm cần đa dạng hóa hình thức tổ chức sử dụng tài liệu, hình thức chủ động phục vụ khai thác sử dụng nhƣ công bố, giới thiệu chuyên đề, triển lãm, đặc biệt khai thác sử dụng tài liệu qua Internet Vì vậy, cần phát triển Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh trở thành Trung tâm văn hóa tỉnh, thu hút đơng đảo nhà hoạt động trị xã hội, giới nghiên cứu khoa học, học sinh, sinh viên, ngƣời dân,v.v đến nghiên cứu, tìm hiểu kiện lịch sử, thông tin khứ liên quan Để làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, Trung tâm lƣu trữ lịch sử tỉnh phải làm tốt cơng tác chỉnh lí, thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ lịch sử; tối ƣu hóa tài liệu lƣu trữ; hồn chỉnh hồ sơ phông (Biên giao nhận tài liệu kho lƣu trữ với đơn vị nộp lƣu; lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; phƣơng án phân loại; hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu; kế hoạch chỉnh lí; Mục lục hồ sơ) Để quản lí tài liệu lƣu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ, đơn vị quản lí nhà nƣớc lƣu trữ tỉnh Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh cần thực quản lí nhà nƣớc hình thức biện pháp nhƣ: - Điều tra nắm tình hình tài liệu lƣu trữ có giá trị lịch sử nhân dân nhƣ hƣơng ƣớc, sắc phong, gia phả, tộc phả dòng họ lớn, tài liệu nhà khoa học, văn nghệ sĩ - Hƣớng dẫn, hỗ trợ nhân dân phƣơng pháp phƣơng tiện bảo quản - Tuyên truyền, động viên nhân dân ký gửi, hiến tặng tài liệu có giá trị lịch sử cho Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh - Nghiên cứu, viết giới thiệu tài liệu lƣu trữ có giá trị nhân dân lên phƣơng tiện thông tin đại chúng, v.v Trách nhiệm theo gồm quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh 146 4.2.4 Xây dựng hệ thống quản lí chất lượng ISO ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin, thực Cách mạng 4.0 lưu trữ Hiện đại hóa cơng tác lƣu trữ xu hƣớng phát triển tất yếu mà địa phƣơng phải thực Các địa phƣơng sở phân quyền, phân cấp, cần tạo nguồn lực cần thiết để tiến hành biện pháp đại hóa cơng tác lƣu trữ phù hợp Trƣớc hết áp dụng ISO ứng dụng công nghệ thơng tin vào quản lí thực nghiệp vụ lƣu trữ Áp dụng ISO công tác lƣu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lƣu trữ Dựa nguyên tắc quản lý chất lƣợng bản, nhằm tạo phƣơng pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lƣợng quy trình nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu cơng tác lƣu trữ cải cách hành nhà nƣớc Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO vào công tác văn thƣ, lƣu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp Đồng thời, tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt đƣợc q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bƣớc nâng cao chất lƣợng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Các quan quản lí cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ nên nghiên cứu để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO cho quy trình sau: - Quy trình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan; - Quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; - Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Quy trình chỉnh lý tài liệu; - Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu phịng đọc; - Quy trình số hóa tài liệu; - Quy trình tu bổ, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Sự phát triển công nghệ thông tin Cách mạng 4.0 tạo điều kiện địi hỏi ngành lƣu trữ nói chung, quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ quan quản lí tài liệu lƣu trữ nói riêng phải ứng dụng tối đa cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản lí nghiệp vụ lƣu trữ để nâng cao hiệu công tác 147 lƣu trữ Bao gồm nội dung nhƣ thống kê tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu, xây dựng sở liệu, đặc biệt số hóa tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu qua môi trƣờng mạng Các lƣu trữ lịch sử cần tập trung nguồn lực để xây dựng đề án số hóa tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu qua môi trƣờng mạng Những tài liệu có giá trị lịch sử đƣợc lựa chọn để số hóa góp phần kéo dài tuổi thọ văn bản, hạn chế đƣợc yếu tố tác động từ bên ngồi mơi trƣờng tới tài liệu lƣu trữ Đồng thời, tạo thuận lợi cho việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ môi trƣờng mạng Tuy nhiên, vấn đề tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử môi trƣờng mạng cần đƣợc ban hành quy định cụ thể rõ ràng Bởi quan hữu quan chƣa ban hành văn quy định vấn đề Để tránh lãng phí đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu qua Internet, quan lƣu trữ tỉnh hữu quan cần xác định thành phần, nội dung tài liệu cần số hóa Giới thiệu danh mục, thành phần nội dung tài liệu website để độc giả đƣợc biết Trên sở nhu cầu đƣợc đăng ký, quan lƣu trữ phục vụ bạn đọc nhanh chóng Trong tƣơng lai khơng xa, hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ môi trƣờng mạng xu hƣớng phát triển tất yếu nhằm thu hẹp đƣợc khoảng cách không gian, thời gian Có thực đƣợc nhƣ phù hợp với quy định Luật Lƣu trữ, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thiết lập lƣu trữ lịch sử Điều đƣợc nhiều nƣớc số quốc gia (Đức, Hà Lan, Anh ) Chẳng hạn, Hà Lan, độc giả cần tạo tài khoản có đóng kinh phí thƣờng niên đƣợc quan lƣu trữ gửi thông báo giới thiệu tài liệu vào thƣ điện tử, độc giả muốn đọc nguyên văn phải trả thêm kinh phí Tuy nhiên, quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ có thẩm quyền cần ban hành quy định mang tính pháp lí hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ môi trƣờng mạng; quy định rõ quyền tác giả tài liệu lƣu trữ; giá trị pháp lí chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; trách nhiệm quan lƣu trữ thủ tục tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; thu lệ phí khai thác sử dụng; định mức lao động tài liệu điện tử, bảo mật thông tin,v.v 148 Thực Cách mạng 4.0, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng vào nguồn lực (con ngƣời, tài chính, cơng nghệ, trang thiết bị vv) điều kiện thực tế địa phƣơng để xác định mức độ lộ trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lƣu trữ Để tiến hành thống đồng bộ, Bộ Nội vụ Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc cần có quy định hƣớng dẫn cụ thể nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử; thống giải pháp số hóa tài liệu lƣu trữ; đồng thời, nghiên cứu xây dựng phần mềm dùng chung tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng; tiến tới, xây dựng hệ thống liệu thông tin quốc gia công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ lịch sử toàn quốc 4.2.5 Đầu tư sở vật chất cho cơng tác lưu trữ Để bảo quản an tồn tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ đạt hiệu cao cần đầu tƣ sở vật chất cho công tác lƣu trữ - Lưu trữ lịch sử tỉnh: Đầu tƣ sở vật chất cho công tác lƣu trữ hoạt động nhằm thực Điều 20 Luật Lƣu trữ “Thu thập, tiếp nhận vào Lƣu trữ lịch sử” Các tỉnh cần đầu tƣ sở vật chất cho Kho lƣu trữ chuyên dụng (hiện thực theo quy định Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn kho lƣu trữ chuyên dụng) Đối với tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng chƣa có kho lƣu trữ chuyên dụng phải làm Đề án xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” Những tỉnh chƣa có điều kiện kinh phí chờ phê duyệt đề án để xây dựng kho lƣu trữ chun dụng sử dụng phƣơng án th kho thời gian định (5 đến 10 năm) để không ảnh hƣởng đến hoạt động lƣu trữ Tuy nhiên, phƣơng án phải phải đảm bảo yêu cầu theo tiêu chuẩn Kho lƣu trữ chuyên dụng nhƣ tải trọng sàn, hệ thống giá, tủ; thiết bị phòng cháy chữa cháy; hệ thống điều hòa vv - Lưu trữ quan: Thực quy định pháp luật hành, quan, tổ chức phải có kho lƣu trữ quan để bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức 149 Tùy theo tình hình điều kiện cụ thể quan, tổ chức sửa chữa, cải tạo nâng cấp phòng tòa nhà làm việc theo yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật để dùng vào việc bảo quản an toàn tài liệu Ngoài kho bảo quản tài liệu, cần phải bố trí diện tích riêng để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Quy mô kho phụ thuộc vào khối lƣợng tài liệu hình thành nhiều hay hoạt động quan, tổ chức có tính tốn cho nhu cầu 10 - 15 năm sau Tại kho lƣu trữ hành cần bố trí phịng dành cho cán lƣu trữ làm việc phục vụ độc giả Đồng thời bố trí có đủ trang thiết bị đảm bảo mơi trƣờng an toàn cho tài liệu phục vụ khai thác sử dụng thuận tiện, hiệu Các quan phải bố trí kinh phí thỏa đáng cho việc mua sắm trang thiết bị nhƣ trang thiết bị bảo quản, máy tính, giá, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu để bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu hiệu cao 4.2.6 Đổi nâng cao chất lượng kiểm tra công tác lưu trữ Các tỉnh cần tăng cƣờng kiểm tra việc thực quy định pháp luật hiệu công tác lƣu trữ theo hƣớng dẫn quan quản lí lƣu trữ Để nâng cao chất lƣợng cơng tác này, cần tập trung nội dung sau: - Một là, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc có kế hoạch kiểm tra định kỳ công tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Trong đó, kiểm tra tồn diện tổ chức lƣu trữ tỉnh (tổ chức máy nhân quan, đơn vị quản lí hoạt động lƣu trữ quan, đơn vị quản lí tài liệu lƣu trữ); kiểm tra hoạt động quản lí (quản lí cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ) UBND cấp tỉnh Chọn số địa phƣơng điển hình làm tốt cơng tác tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh để địa phƣơng khác trao đổi kinh nghiệm học tập - Hai là, UBND cấp có kế hoạch kiểm tra định kỳ năm kiểm tra đột xuất công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ toàn tỉnh Cụ thể: UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác năm công tác văn thƣ, lƣu trữ; Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt Kế hoạch tra công tác nội vụ năm Quyết định thành lập Đồn kiểm tra cơng tác lƣu trữ 150 + Đối với quan, đơn vị quản lí cơng tác lưu trữ: Cần kiểm tra việc tổ chức, xếp máy, nhân theo hƣớng dẫn quan quản lí cấp Trong đó, ý đến việc bố trí, tuyển dụng cơng chức, viên chức làm lƣu trữ quan, lƣu trữ lịch sử quan quản lí lƣu trữ theo tiêu chuẩn, vị trí chức danh Bộ Nội vụ quy định Bên cạnh đó, tập trung kiểm tra tình hình triển khai thực hoạt động quản lí cơng tác lƣu trữ quản lí tài liệu lƣu trữ (lƣu trữ quan lƣu trữ lịch sử) + Đối với quan, đơn vị quản lí tài liệu: Cần kiểm tra việc bố trí cán làm lƣu trữ quan (số lƣợng, trình độ, cấp chun mơn); kiểm tra điều kiện sở vật chất kho lƣu trữ quan; kiểm tra công tác lập hồ sơ nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ quan, giao nộp tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh; kiểm tra thực quy trình nghiệp vụ thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ theo quy định + Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh: Tập trung kiểm tra việc thu thập, bổ sung tài liệu quan thuộc nguồn nộp lƣu theo “Danh mục quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử”; kiểm tra thành phần, nội dung tài liệu theo “Danh mục thành phần nội dung tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử”; kiểm tra việc thực quy định, quy trình chất lƣợng nghiệp vụ, chun mơn Trong đó, đặc biệt ý đến chất lƣợng tài liệu lƣu trữ doanh nghiệp chỉnh lí số hóa; kiểm tra cơng tác bảo quản, bảo vệ bí mật, điều kiện kho tàng, trang thiết bị bảo quản; kiểm tra công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lịch sử - Ba là, nghiên cứu để tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thƣ, lƣu trữ đơn vị địa bàn tỉnh - Thứ tƣ, sau kiểm tra cần đánh giá, nhận xét ƣu điểm, tồn đối tƣợng đƣợc kiểm tra, rút ƣu điểm hạn chế; đề xuất biện pháp xử lý; khen thƣởng quan, cá nhân thực tốt; đƣa vào đánh giá phân loại thi đua năm Việc đánh giá ƣu điểm tồn cần dựa vào tiêu chuẩn Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, Bộ Nội vụ quy định Kết kiểm tra cần có kết luận, kiến nghị, thông báo tới quan, đơn vị đƣợc kiểm tra 151 4.2.7 Thực tốt công tác thi đua, khen thưởng chế độ sách người làm lưu trữ Để công tác lƣu trữ vào nếp cần đƣa tiêu chí thực tốt tổ chức quản lí lƣu trữ thành tiêu chuẩn cải cách hành quan, địa phƣơng Trong trình tiếp nhận giải thủ tục hành cần tài liệu lƣu trữ để minh chứng, làm sở pháp lí thực tiễn để giải cơng việc Do đó, địa phƣơng hay quan không thực tốt công tác lƣu trữ cần phải xem xét kiểm điểm quy trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, đơn vị Ngƣợc lại, quan, đơn vị cá nhân làm tốt cần khen thƣởng kịp thời Theo vị trí việc làm mô tả công việc, công chức, viên chức phải lập hồ sơ cơng việc Do đó, phải đƣa tiêu chí lập hồ sơ cơng việc giao nộp vào lƣu trữ quan vào thành tiêu chí để đánh giá, phân loại cán cơng chức, viên chức toàn tỉnh năm Bên cạnh đó, tỉnh tiếp tục thực tốt chế độ sách đãi ngộ vật chất tinh thần ngƣời làm lƣu trữ Đây nội dung quan trọng để tạo động lực cho ngƣời làm lƣu trữ Do đó, địa phƣơng phải thực quy định Bộ Nội vụ tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, quy định thời gian tập sự, bổ nhiệm, xếp lƣơng chức danh nghề nghiệp; chế độ phụ cấp, phụ cấp độc hại cán lƣu trữ ngƣời làm quan lƣu trữ (những ngƣời mã ngạch kỹ sƣ, kỹ thuật viên không giữ ngạch lƣu trữ, lƣu trữ viên, lƣu trữ viên nhƣng làm việc Trung tâm Lƣu trữ lịch sử) Tiểu kết chƣơng Căn vào mục tiêu luận án, Chƣơng tác giả đề xuất phƣơng án tổ chức giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lí lƣu trữ cấp tỉnh Về tổ chức, tác giả đề xuất giải pháp kiện toàn tổ chức lƣu trữ tỉnh (lựa chọn phƣơng án thiết kế tổ chức lƣu trữ, đánh giá ƣu điểm hạn chế phƣơng án đề xuất phƣơng án kiện toàn cấu tổ chức máy lƣu trữ) 152 Về quản lí, tác giả đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản quản lí lƣu trữ nhƣ: Nâng cao nhận thức công tác lƣu trữ; tăng cƣờng đội ngũ công chức, viên chức đủ số lƣợng, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; quản lí, thực có hiệu hoạt động lƣu trữ; tăng cƣờng thực công tác lƣu trữ quan; đầu tƣ sở vật chất cho công tác lƣu trữ; đổi nâng cao chất lƣợng kiểm tra công tác lƣu trữ; xây dựng hệ thống quản lí chất lƣợng ISO ứng dụng khoa học, cơng nghệ thông tin, thực Cách mạng 4.0 lƣu trữ; công tác thi đua, khen thƣởng chế độ sách ngƣời làm lƣu trữ Tác giả khẳng định giải pháp nói có triển vọng trở thành thực bối cảnh Chính phủ tâm phấn đấu xây dựng thành Chính phủ kiến tạo dân, dân, hoạt động có hiệu thực Cách mạng công nghiệp lần thứ - Cách mạng 4.0 153 KẾT LUẬN Luận án “Nghiên cứu tổ chức quản lí lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” hƣớng tới mục tiêu đề sở thực nhiệm vụ nghiên cứu Để nhìn nhận khái quát chủ đề tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, luận án trình bày tổng quan tình hình nghiên cứu cơng trình có liên quan tới chủ đề tác giả ngồi nƣớc Từ tổng quan tình hình nghiên cứu, luận án có nhận xét, đánh giá để thấy đƣợc kết nghiên cứu mà luận án kế thừa nêu lên tồn cơng trình nghiên cứu trƣớc Sau so sánh, đối chiếu với mục tiêu đề luận án để xác định vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu Để có sở khoa học tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, luận án luận giải vấn đề lý luận tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng gồm: Giải thích làm rõ số khái niệm liên quan đến luận án; phân tích làm rõ nguyên tắc, quy luật tổ chức quản lí lƣu trữ nói chung, lƣu trữ tỉnh nói riêng nhƣ ngun tắc quản lí tập trung thống nhất, nguyên tắc quản lí lƣu trữ theo ngành kết hợp với quản lí theo lãnh thổ,v.v Luận án trình bày lí luận tổ chức mạng lƣới Lƣu trữ lịch sử tỉnh dựa sở phân loại tài liệu Phông lƣu trữ Nhà nƣớc, dựa theo đặc trƣng Đồng thời, phân tích nội dung khoa học quản lí để làm sáng tỏ quy luật chức quản lí tổ chức lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Đây mục tiêu luận án nhằm làm sáng tỏ lí luận tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng nói chung Nhằm chứng minh giả thuyết nghiên cứu, luận án phản ánh tranh toàn cảnh tổ chức máy lƣu trữ tỉnh từ năm 1962 năm 2016 Đồng thời, phản ánh khái quát tình hình hoạt động quản lí lƣu trữ Từ đó, có đánh giá ƣu điểm, hạn chế tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng nói chung, cấp tỉnh nói riêng Đây vấn đề trƣớc chƣa có cơng trình nghiên cứu hay viết phản ánh cách đầy đủ tồn diện Từ sở lí luận Chƣơng kết nghiên cứu tình hình thực tiễn Chƣơng 3, tác giả đề xuất phƣơng án tổ chức giải pháp nhằm nâng cao 154 hiệu quản lí lƣu trữ cấp tỉnh Về tổ chức, tác giả đề xuất phƣơng án máy quản lí lƣu trữ tỉnh để phân tích, so sánh lựa chọn phƣơng án tối ƣu Về quản lí, tác giả đề xuất giải pháp cần thiến hành nhƣ: nâng cao nhận thức công tác lƣu trữ; tăng cƣờng đội ngũ công chức, viên chức đủ số lƣợng, đáp ứng u cầu chun mơn, nghiệp vụ; quản lí, thực có hiệu hoạt động lƣu trữ; tăng cƣờng coi trọng công tác lƣu trữ quan; đầu tƣ sở vật chất cho công tác lƣu trữ; đổi nâng cao chất lƣợng kiểm tra công tác lƣu trữ; xây dựng hệ thống quản lí chất lƣợng ISO ứng dụng khoa học, cơng nghệ thông tin; đổi công tác thi đua, khen thƣởng chế độ sách ngƣời làm lƣu trữ Mỗi giải pháp đƣợc phân tích nêu biện pháp thực Tôi cho rằng, giải pháp có triển vọng trở thành thực Bởi Chính phủ, quan quản lí nhà nƣớc cao tâm phấn đấu xây dựng thành Chính phủ kiến tạo, dân, dân hoạt động có hiệu Hơn nữa, để thực Cách mạng công nghiệp lần thứ - Cách mạng 4.0, ngành lƣu trữ Việt Nam nói chung lƣu trữ địa phƣơng nói riêng khơng thể khơng có chuyển biến tích cực có tính cách mạng hoạt động gìn giữ cung cấp thông tin lƣu trữ cho nhà nƣớc xã hội Có thể khẳng định, để ngành lƣu trữ tồn trở thành mắt xích guồng máy hoạt động xã hội, thực thi giải pháp nêu tất yếu, có khó khăn trở ngại phải tìm cách để thực kỳ đƣợc Bởi thế, thiết lập tỉnh lƣu trữ lịch sử hợp lý, nhìn xa trơng rộng, khó khăn gặp phải lớn nhƣng tìm đƣợc giải pháp khắc phục Những kết đạt đƣợc luận án có đóng góp định lý luận thực tiễn: - Một là, luận án tổng quan đƣợc tình hình nghiên cứu nhà khoa học Việt Nam nƣớc tổ chức quản lí lƣu trữ địa phƣơng để thấy đƣợc khoảng trống cần tiếp tục nghiên cứu - Hai là, luận án nghiên cứu có hệ thống sở khoa học tổ chức lƣu trữ tỉnh gồm nội dung chính: Giải thích rõ thuật ngữ có liên quan, nội hàm 155 khái niệm liên quan; phân tích làm rõ nguyên tắc, quy luật tổ chức quản lí lƣu trữ chung, lƣu trữ tỉnh nói riêng Đồng thời, phân tích để thiết lập tổ chức lƣu trữ tỉnh nói chung lƣu trữ lịch sử tỉnh nói riêng; nguyên tắc, quy luật tổ chức quản lí thiết lập lƣu trữ tỉnh cần tuân thủ Cơ sở khoa học tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng đƣợc nêu luận án có phân tích nêu ví dụ từ thực tiễn Trong đó, đặt cơng tác lƣu trữ mắt xích quan trọng guồng máy quản lí nhà nƣớc để xem xét giải vấn đề lí luận thực tiễn tổ chức quản lí - Ba là, luận án phản ánh khái quát tranh toàn cảnh tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh với nhận xét ƣu điểm tồn tại, hạn chế nguyên nhân - Bốn là, sở vận dụng sở khoa học sở thực tiễn, luận án đề xuất phƣơng án tối ƣu tổ chức giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu hoạt động lƣu trữ cấp tỉnh giai đoạn Từ kết nghiên cứu này, luận án tài liệu tham khảo cần thiết cho quan quản lí lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh sở đào tạo lƣu trữ học Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế, nƣớc ta ngày hội nhập sâu, rộng theo hƣớng đối tác chiến lƣợc đối tác toàn diện với nhiều nƣớc giới Do vậy, công tác văn thƣ, lƣu trữ phát triển ngày mở rộng, hội nhập với xu chung Từ kết nghiên cứu luận án mở số hƣớng nghiên cứu cho lƣu trữ học: - Một là, tổ chức, hệ thống tổ chức lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng thay đổi theo hƣớng tinh giảm đầu mối, máy biên chế đáp ứng u cầu cải cách hành Vì vậy, tổ chức lƣu trữ chịu tác động trực tiếp từ việc củng cố, kiện toàn, tinh giản máy tổ chức, cán Do đó, cần tiếp tục có nghiên cứu tổ chức lƣu trữ tỉnh trƣờng hợp hợp lƣu trữ Đảng Lƣu trữ Nhà nƣớc - Hai là, nghiên cứu giải pháp tối ƣu hóa tài liệu lƣu trữ phơng lƣu trữ lịch sử trƣớc tiến hành số hóa; - Ba là, tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện hệ thống pháp luật lƣu trữ địa phƣơng bối cảnh hội nhập quốc tế quản trị địa phƣơng tình hình 156 Trong đó, cần hồn thiện quản lý (thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng) tài liệu lƣu trữ điện tử, lƣu trữ số; quy trình nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, giao nộp, bảo quản khai thác tài liệu lƣu trữ điện tử lƣu trữ lịch sử - Bốn là, tiếp tục nghiên cứu hình thức biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ nhƣ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ môi trƣờng mạng để đáp ứng yêu cầu Cách mạng công nghệ 4.0 Đồng thời, nghiên cứu giải pháp để xây dựng hệ thống sở liệu quốc gia tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng - Năm là, nghiên cứu phƣơng pháp biện pháp quản lí lƣu trữ tỉnh tài liệu lƣu trữ nhân dân Mặc dù có cố gắng nhiều nhƣng Luận án khơng tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận góp ý đồng nghiệp nhà khoa học để luận án đƣợc hoàn thiện Một lần nữa, xin đƣợc gửi đến hai thầy hƣớng dẫn khoa học Nhà giáo ƣu tú - PGS Vƣơng Đình Quyền Nhà giáo ƣu tú - PGS Nguyễn Văn Hàm lời cảm ơn trân trọng dành nhiều thời gian, cơng sức để định hƣớng, giúp đỡ hƣớng dẫn hồn thành Luận án Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phịng, Ban Giám hiệu phịng chun mơn Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội tạo điều kiện tốt cho tơi q trình học tập, nghiên cứu Xin trân trọng cảm ơn Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc; Phòng Nghiệp vụ địa phƣơng; Trung tâm nghiên cứu khoa học lƣu trữ, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam; Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I; Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III; Tập đoàn Intracom; Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, Trung tâm Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên, Thái Bình, Quảng Bình, Quảng Trị, Bình Định, Nghệ An, thành phố Hồ Chí Minh, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hịa Bình tạo điều kiện tốt q trình khảo sát, tìm hiểu thực tiễn Tơi xin trân trọng cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp động viên, giúp đỡ vật chất tinh thần để tơi vƣợt qua khó khăn sống để hoàn thành Luận án Trân trọng cảm ơn! 157 DANH MỤC CÁC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN Nguyễn Mạnh Cƣờng (2010), “Quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nay”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước (8), tr.70-71 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2016), “Hoàn thiện máy quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng ”, Tạp chí Nghiên cứu khoa học nội vụ (12), tr.23-30 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018), “Kiện toàn máy lƣu trữ địa phƣơng theo nguyên tắc “quản lí tập trung thống nhất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (01), tr.22-30 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018), “Nâng cao hiệu quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ địa phƣơng”, Tạp chí Khoa học nội vụ (03), tr.80-86 158 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Văn Bình cộng (1999), Khoa học tổ chức quản lí - Một số vấn đề lý luận thực tiễn, NXB Thống kê, Hà Nội Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tƣớng Chính phủ tăng cƣờng cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan, Lƣu trữ lịch sử Cục lƣu trữ Pháp (1993), Thực tiễn lưu trữ Pháp - Tập 1, Tài liệu dịch từ tiếng Pháp, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Cục lƣu trữ liên bang Nga (2002), Những nguyên tắc hoạt động lưu trữ quan, Tài liệu dịch từ tiếng Nga, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Cục Lƣu trữ (1982), Tập văn kiện công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, NXB Sự Thật, Hà Nội Nguyễn Mạnh Cƣờng (2010), “Quản lí nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng nay”, Tạp chí Tổ chức nhà nước (8), tr 70-71 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2012), “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ đƣợc số hóa mơi trƣờng mạng - xu hƣớng phát triển tƣơng lai Trung tâm Lƣu trữ Việt Nam”, Hội thảo Quốc tế lưu trữ tài liệu điện tử Đà Nẵng tháng 11/2012, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Mạnh Cƣờng (2015), “Thực trạng công tác đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho chức danh lƣu trữ địa phƣơng” - Hội thảo “Đánh giá thực trạng nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng viên chức chuyên ngành lưu trữ” Hà Nội tháng 11/2015, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Mạnh Cƣờng (2015), “Vai trị quan quản lí nhà nƣớc lƣu trữ đào tạo, bồi dƣỡng chức danh lƣu trữ địa phƣơng” - Hội thảo “Đánh giá thực trạng nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng viên chức, chuyên ngành lưu trữ” - Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, ngày 19/11/2015 159 10 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2016), “Hồn thiện máy quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng”, Tạp chí Nghiên cứu khoa học nội vụ, (12), tr 23-30 11 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018), “Kiện toàn máy lƣu trữ địa phƣơng theo nguyên tắc tập trung thống nhất”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (01), tr 22-30 12 Nguyễn Mạnh Cƣờng (2018), “Nâng cao hiệu quản lí nhà nƣớc cơng tác lƣu trữ địa phƣơng” Tạp chí Khoa học nội vụ (03), tr 80-86 13 Triệu Văn Cƣờng (2004), Hoàn thiện hệ thống văn quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ, Luận văn thạc sĩ, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 14 Nguyễn Văn Chiều (2016), Bài giảng kỹ quản lý, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 15 Hồ Anh Chuyên (2015), Nâng cao hiệu quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ tỉnh Quảng Bình, Luận văn thạc sĩ, Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 16 Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII, Nxb Sự thật, Hà Nội 17 Nguyễn Cảnh Đƣơng (2000), “Những giải pháp thực văn hƣớng dẫn, nghiệp vụ Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành để đạo TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc TƢ công tác thu thập TLLT”, kỷ yếu Hội nghị khoa học vấn đề nghiệp vụ TTLT cấp tỉnh, Hà Nội, Cục Lưu trữ Nhà nước 18 Nguyễn Văn Hàm (1994), “Pháp luật lƣu trữ vai trò việc xây dựng lƣu trữ quốc gia”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (2) 19 Nguyễn Văn Hàm (1995), “Nhập, chia” đơn vị hành cấp tỉnh, thành phố việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ địa phƣơng”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (3) 20 Nguyễn Văn Hàm (2000), “Các bƣớc phát triển ngành lƣu trữ Việt Nam”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (6), tr 2- 160 21 Nguyễn Văn Hàm (2016), Một số vấn đề lưu trữ - lịch sử công bố tài liệu lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 22 Trần Hoàng (2007),“Lƣu trữ Việt nam - 45 năm xây dựng trƣởng thành tự hào lên đất nƣớc Việt Nam”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (8), tr 1-2 23 Nguyễn Hữu Hải chủ biên, (2010), Lý luận hành nhà nước, Giáo trình đại học, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 24 Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu vào TTLT tỉnh - Thực trạng giải pháp, Đề tài cấp khoa, Tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 25 Hội đồng quốc gia đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005), Từ điển Bách khoa Việt Nam (Tập 4), Nhà xuất Từ điển Bách khoa, Hà Nội 26 Vũ Dƣơng Hoan chủ biên (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Khoa học xã hội, Hà Nội 27 Vũ Dƣơng Hoan (1971),“Kho lƣu trữ địa phƣơng”, Tập san Văn thư Lưu trữ (3), tr - 28 Hà Văn Huề (2000), “Tình hình thực khâu nghiệp vụ lưu trữ TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ”, Kỷ yếu Hội nghị khoa học vấn đề nghiệp vụ TTLT cấp tỉnh, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội 29 Trần Minh Hƣơng chủ biên (2008), Giáo trình luật hành Việt Nam, NXBCAND, Hà Nội 30 Ngô Thiếu Hiệu (1978),“Vấn đề quản lí tập trung tài liệu nƣớc ta”, Tập san Văn thư Lưu trữ (01), tr - 31 Hiến pháp Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam (2014) NXB CTQGST, Hà Nội 32 Dƣơng Văn Khảm cộng (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lí nhà nước cơng tác lưu trữ (Đề tài cấp Bộ, mã số: 99-98-030), Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc, Hà Nội 33 Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 161 34 Dƣơng Văn Khảm (2018), “Quản lý lƣu trữ bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (3), tr5 - 24 35 Nguyễn Thị Khánh (2000), “Những vấn đề nghiệp vụ lƣu trữ thực TTLT thành phố Hà Nội” Kỷ yếu Hội nghị khoa học vấn đề nghiệp vụ TTLT cấp tỉnh, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc 36 Mai Hữu Khuê (1998), “Phân tích hệ thống quản lí tổ chức”, NXBLĐ, Hà Nội 37 Phạm Thị Diệu Linh (2009), Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTHQTVP - Trƣờng ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội 38 Luật Tổ chức quyền địa phƣơng (2015), NXB Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội 39 Luật Lƣu trữ (2012), NXB Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội 40 Nguyễn Quang Lệ (1992), Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh, Đề tài cấp ngành, mã số 90-98-022, Hà Nội 41 Nguyễn Thị Nhân (2000),“Trao đổi kinh nghiệm tổ chức triển khai thực văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ” Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (05), tr13-14 42 Nghị định 142/CP ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lƣu trữ 43 Nghị định số 34 - HĐBT ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trƣởng quy định hệ thống tổ chức quan lƣu trữ nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng 44 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thƣ 45 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia 46 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy đinh tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ƣơng 47 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy đinh tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 162 48 Nguyễn Xuân Nung (1974), “Mấy suy nghĩ việc thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lƣu trữ”, Tập san Văn thư Lưu trữ, số 4, tr 1-5 49 Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015),“Lưu trữ học đại cương”, NXBĐHQG TP Hồ Chí Minh 50 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia NXB CTQG, Hà Nội, 1993 51 Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 52 Hoàng Phê chủ biên (2009), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 53 Vũ Văn Phú (2016), “Nâng cao hiệu hoạt động hƣớng dẫn, kiểm tra Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ” Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc 54 Vũ Thị Phụng - Lâm Bá Nam (1991), “Sử dụng tài liệu lƣu trữ việc nghiên cứu lịch sử địa phƣơng”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (02), tr 4-8 55 Vũ Thị Phụng (2011), “Nghiên cứu xây dựng mơ hình: Trung tâm lƣu trữ Điểm đến tour du lịch Việt Nam” (viết chung), Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (10), tr 16 - 21 56 Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi hoạt động quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập phát triển”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (06), tr 16-19 57 Nguyễn Minh Phƣơng, Triệu Văn Cƣờng (2016), Lưu trữ tài liệu quan, tổ chức, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 58 Nguyễn Thị Phƣợng (2013), Tổ chức đơn vị hành lãnh thổ Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 59 Nguyễn Văn Phong (2015), “Lƣu trữ lịch sử Hà Tĩnh - Nhìn lại 17 năm hình thành phát triển”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (09), tr 25-28 60 Lƣu Văn Phòng (2009), “Hội nghị văn thƣ, lƣu trữ địa phƣơng năm 2009: Cần ổn định tổ chức văn thƣ, lƣu trữ tỉnh”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (6), tr 21-24,38 61 Hà Quảng (1993), “Vấn đề xác định nguồn tài liệu nộp vào lƣu trữ tỉnh”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (04), tr 9-10 163 62 Trần Văn Quang (2015),Tổ chức quản lí lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTHQTVP - Trƣờng ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội 63 Vƣơng Đình Quyền (1987), “Mấy vấn đề lý luận tổ chức mạng lƣới kho lƣu trữ nƣớc ta”, Tập san Văn thư Lưu trữ (01, 02), tr 3-9 64 Vƣơng Đình Quyền chủ biên, (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB GDĐH Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 65 Vƣơng Đình Quyền (1990), “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam”, Đề tài khoa học cấp ngành, Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc Hà Nội Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc 66 Vƣơng Đình Quyền (1994), “Một số vấn đề lý luận thực tiễn xác định giá trị tài liệu quản lí quan nhà nước địa phương”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học xác định giá trị Cục lƣu trữ Nhà nƣớc 67 Vƣơng Đình Quyền (1999), “Tập trung bảo quản tài liệu lƣu trữ quan, đoàn thể cấp tỉnh - nhiệm vụ cấp thiết Trung tâm Lƣu trữ tỉnh”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (08), tr 10 - 13 68 Vƣơng Đình Quyền (2007), Lý luận phương pháp công tác văn thư NXBCTQG Hà Nội 69 Vƣơng Đình Quyền (2007), “Quá trình chuẩn bị thành lập quan quản lí lƣu trữ Đảng Nhà nƣớc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (08), tr 14-16 70 Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 Thủ tƣớng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc trực thuộc Bộ Nội vụ 71 Nguyễn Thị Minh Tâm (1998), Cơ sở khoa học xác định biên chế trình độ nghiệp vụ cán lưu trữ cấp tỉnh, Đề tài cấp ngành, mã số: 96-98-044, Cục Lƣu trữ nhà nƣớc 72 Nguyễn Thị Minh Tâm (1998), “Một số ý kiến “Tính thống nhất” lƣu trữ”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (2), tr 10-11 73 Đỗ Hoàng Toàn (2000), Giáo trình khoa học quản lí, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 164 74 Trần Thanh Tùng (2003), Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu Khoa LTHQTVP - Trƣờng ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội 75 Nguyễn Văn Thâm (1987), “Mấy vấn đề lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ nƣớc ta nay”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (03), tr 16-21 76 Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 77 Nguyễn Văn Thâm, Vƣơng Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010),“Lịch sử Lưu trữ Việt Nam”, NXB ĐHQG, TP Hồ Chí Minh 78 Nguyễn Hữu Tri (2012), Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị quốc gia Hà Nội 79 Việt Trí (1988), “Những nguyên tắc Lê Nin công tác lƣu trữ sống mãi”, Tập san Văn thư Lưu trữ (02), tr 1-3 80 Văn Tất Thu (2011), “Nội dung mới, quan trọng Luật Lƣu trữ nhiệm vụ chủ yếu triển khai đƣa Luật vào sống”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (12), tr 20-24 81 Vũ Thị Thanh Thủy (2016), Nghiên cứu đề xuất mơ hình tổ chức, quản lí tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định Luật Lưu trữ” (Đề tài khoa học cấp Bộ), Tƣ liệu Cục văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc, Hà Nội 82 Vũ Thị Thanh Thủy, Trần Thị Hồng Diệu (2013), “Công tác nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, Kỷ yếu khoa học tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ từ năm 1962 đến năm 2012 định hƣớng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020, Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc 83 Đào Đức Thuận (2001),“Về nguồn bổ sung tài liệu vào TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ”, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Lƣu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ hai, tƣ liệu Khoa LTH&QTVP, Trƣờng ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội 84 Đào Đức Thuận (2013), “Nối quan hệ lƣu trữ nghiên cứu lịch sử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (6), tr 66 - 70 85 Đào Đức Thuận (2017), “Một số vấn đề xây dựng Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lƣu trữ ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (04), tr - 13 165 86 Nguyễn Anh Thƣ (2014), “Một số ý kiến việc thực nguyên tắc quản lí tập trung, thống Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam tài liệu chuyên ngành”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (12), tr 11 - 13 87 Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ quan nhà nƣớc cấp 166 ... phƣơng án tổ chức số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng 15 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ... phƣơng án tổ chức giải pháp quản lí 43 Chƣơng CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÍ LƢU TRỮ TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƢƠNG 2.1 Một số khái niệm liên quan đến tổ chức, quản lí quản lí nhà... thể tổ chức quản lí lƣu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên của luận án vấn đề tổ chức quản lí lƣu trữ cấp tỉnh, thành
Ngày đăng: 09/12/2020, 15:25
Xem thêm:
