Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát quá trình mua hàng và tiêu thụ sẽ giúp người học nắm được chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp; chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ.
BÀI KIỂM SỐT Q TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ ThS Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Tại Cơng ty TNHH BMC có thủ tục hoạt động mơ tả sau: • Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, liên đơn đặt hàng gửi cho phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng ghi số thực nhận liên đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán ghi sổ Vật liệu nhận vào kho • Một chi nhánh bán hàng Công ty bao gồm cửa hàng trưởng hai nhân viên Chi nhánh mở tài khoản giao dịch Ngân hàng địa phương Các khoản tiền thu chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền thu Chi nhánh nộp vào Các séc rút tiền tài khoản phải có chữ ký cửa hàng trưởng giám đốc tài Cơng ty Sổ phụ gửi cho cửa hàng trưởng, ông đối chiếu sổ sách với sổ phụ Định kỳ, cửa hàng trưởng lập bảng kê khoản chi kỳ nộp cho Cơng ty Đối với tình trên, cho biết điểm yếu hoạt động kiểm sốt loại gian lận sai sót xảy v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau học xong này, sinh viên cần nắm nội dung sau: • Mơ tả chu trình mua hàng tiêu thụ doanh nghiệp • Chức kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ • Nội dung kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ • Một số rủi ro gặp phải chu trình mua hàng tiêu thụ v1.0015109208 NỘI DUNG Kiểm soát chu trình mua hàng Kiểm sốt chu trình tiêu thụ v1.0015109208 KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG 1.1 Vai trị đặc điểm chu trình mua hàng 1.2 Chức kiểm sốt chu trình mua hàng 1.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng 1.4 Một số rủi ro gặp phải chu trình mua hàng v1.0015109208 1.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Là chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại • Chu trình mua hàng cịn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi gian lận: Là khởi đầu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trải qua nhiều khâu kiên quan đến hầu hết chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền… Hàng hóa mua thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, vận chuyển đến nhiều địa điểm khác liên quan đến hoạt động khác • Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt hàng kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ mà nhận v1.0015109208 1.1 VAI TRỊ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Chu trình mua hàng phải đảm bảo bước sau: Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào đồng thời, không gây ứ đọng vốn Lập đơn yêu cầu mua hàng Tìm lựa chọn nhà cung cấp: thơng qua đơn chào hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp Lập đơn đặt hàng: lập đơn đặt hàng khởi đầu chu trình mua hàng ˗ chứng từ hợp pháp Nhận hàng hóa/dịch vụ lập phiếu nhập kho: điểm định chu trình nghiệp vụ mua hàng thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan Theo dõi khoản nợ người bán Thanh tốn tiền cho người bán: cơng việc thực có đủ bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng phê chuẩn từ người có thẩm quyền, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) biên giao nhận hàng v1.0015109208 1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG Chức phối hợp Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược tác nghiệp; Phối hợp kế hoạch hóa kiểm tra mua hàng; v1.0015109208 Kế hoạch hóa kiểm tra ngân sách mua hàng; Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với kế hoạch hóa phận hoạt động khác; Chức dịch vụ Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn bị thông tin điều kiện mua nguồn hàng; Dự báo cầu nguyên vật liệu, thiết bị; Phát triển, bổ sung sử dụng mơ hình kế hoạch hố lượng đặt hàng; Xác định giới hạn cao giá Kiểm tra điều kiện tiền đề 1.2 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định • Trên sở liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua → kiểm tra hàng hóa nhập kiểm tra q trình lưu kho • Kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp dự báo ngân sách dành cho hoạt động • Nhiệm vụ kiểm soát cần trả lời câu hỏi: Tính hợp lí định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng Ảnh hưởng giải pháp đầu tư chiến lược đến sách đặt hàng lưu kho tác nghiệp • Có thể dự báo lượng nguyên vật liệu cần thiết thông tin hoạt động mua hàng → trợ giúp cho nhà quản trị trình định v1.0015109208 1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • u cầu mua hàng: Tránh trường hợp đặt mua hàng không cần thiết không phù hợp với mục đích sử dụng đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng… Nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin lập thành hai liên: liên lưu phận yêu cầu, liên chuyển cho phận mua hàng làm để đặt hàng v1.0015109208 10 1.3 THỦ TỤC KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Nhận hàng: Tránh việc hàng nhận không qui cách, chất lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho bị biển thủ… Việc nhận hàng nên giao cho phận độc lập thực (nhận hàng ≠ mua hàng) Cần lập báo cáo số hàng nhận lập thành liên (kế toán lưu phận nhận hàng) Mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp → cần phải có nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng v1.0015109208 15 1.3 THỦ TỤC KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm sốt nợ phải trả người bán trả tiền: Nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để toán, kế toán chi trả nhiều giá trị hàng nhận, không đủ tiền trả cho nhà cung cấp đến hạn… Cần có quy định luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn nhà cung cấp chuyển đến phịng kế tốn Có sai sót hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp Kiểm tra xác hóa đơn, kế tốn cơng nợ lưu hóa đơn chưa tốn vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn toán v1.0015109208 16 1.4 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG • Nhân viên nộp chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị toán • Nhân viên mua hàng lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa không hợp lý • Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều số thực giao, toán nhiều lần cho lơ hàng trả tiền cho hóa đơn khơng có thực • Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng • Nhân viên mua hàng mua hàng không quy cách phẩm chất mơ tả v1.0015109208 17 KIỂM SỐT CHU TRÌNH TIÊU THỤ 2.1 Vai trị đặc điểm chu trình tiêu thụ 2.2 Chức kiểm sốt chu trình tiêu thụ 2.3 Thủ tục kiểm sốt chu trình tiêu thụ 2.4 Một số rủi ro gặp phải chu trình tiêu thụ v1.0015109208 18 2.1 VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Là chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Khơng đánh giá hiệu chu trình trước, mà cịn đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh • Là trình quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Thơng thường doanh nghiệp sử dụng hai hình thức bán hàng: bán bn bán lẻ • Hoạt động tiêu thụ phức tạp, chu trình có đặc điểm cần quan tâm: Phải trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hóa… Nợ phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn tài sản doanh nghiệp v1.0015109208 19 2.1 VAI TRỊ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Chu trình tiêu thụ doanh nghiệp với chức sau: Nhận xử lý đơn đặt hàng người mua: Đơn đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại sau hợp đồng mua Xét duyệt bán chịu: Căn vào đơn đặt hàng nguồn thông tin khác, người có thẩm quyền đánh giá khả tốn khách hàng để xét duyệt bán chịu Chuyển giao hàng hóa: vào lệnh bán hàng phê chuẩn, phận giao hàng phải lập chứng từ vận chuyển Lập giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng chứng từ ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa Thu tiền nợ phải thu khách hàng: Tùy theo sách bán hàng tình hình tài doanh nghiệp mà có hình thức tốn: toán ngay, ứng tiền trước mua hàng, mua hàng tín dụng v1.0015109208 20 2.2 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH TIÊU THỤ Chức phối hợp Chức dịch vụ - Phối hợp chiến lược tác nghiệp; - Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với kế hoạch phận khác; - - Phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra; - Phát triển kế hoạch tiêu thụ sở phân tích sai lệch doanh thu; - Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ sở kiểm tra điều kiện tiền đề; - Phát triển đưa vào áp dụng hệ thống kích thích nhân viên bán hàng v1.0015109208 - Xác lập giới hạn giá; Nghiên cứu thị trường 21 2.2 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Có nhiệm vụ phối hợp hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị bán hàng, công cụ tạo lập sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị định • Phối hợp kế hoạch hóa chiến lược tác nghiệp nhằm thúc đẩy tác dụng chiến lược, thơng qua việc xác định tiềm tính hấp dẫn thị trường đến định tác nghiệp • Thơng qua định hướng chiến lược → đưa kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đắn sở để xây dựng kế hoạch sản xuất thích hợp • Kiểm sốt chu trình tiêu thụ để biết sản phẩm đưa bán có phù hợp với thị trường → giải pháp đổi sản phẩm cho q trình tiêu thụ • Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ sở kiểm tra điều kiện tiền đề như: tính chất cạnh tranh, sách giá cả, hệ thống đưa mang lại lợi ích tốt cho doanh nghiệp • Chức dịch vụ nhằm trợ giúp cho nhà quản trị thông tin cầu thị trường cầu thân doanh nghiệp: định phân phối, hoạt động bán hàng, quảng cáo… v1.0015109208 22 2.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Nhận xử lý đơn đặt hàng: Tránh trường hợp đơn đặt hàng chấp nhận không cấp thẩm quyền phê duyệt, đồng ý bán hàng doanh nghiệp khơng có khả cung ứng Cần xác minh lượng hàng lưu kho có đủ đáp ứng yêu cầu khách hay không Nhận đơn đặt đặt hàng với đầy đủ thơng tin chữ kí cần phải xác minh lại chữ kí • Xét duyệt bán chịu: Tránh trường hợp bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo sách bán chịu dẫn đến hàng, không thu tiền; nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu… Bộ phận xét duyệt bán chịu cần phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng cần có quy định chặt chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ khách hàng giao dịch lần Sử dụng nhân viên có lực đạo đức phận xét duyệt bán chịu v1.0015109208 23 2.3 THỦ TỤC KIỂM SỐT CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Chuyển hàng: trường hợphàng giao hàng không Thu tiềngiao nợ phảiTránh thu khách có rủi ro như: lý chủng loại,thu sốcủa lượng không địa hồi điểm; quản nợ phải khách hàng thu nợ chậm, hàng bịđịi thấtđược thốtnợ; q trình giao hàng khơng khoản tốn khách hàng bị nhân chiếm xóa nhân sổ nợviên phảigiao thu hàng kháchcần hàng Khiviên nhận hàngđoạt; từ kho, so không sánh xét mặtduyệt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Khuyến khích hàng qua ngân hàng hay Nhân viên giaokhách hàng lập chứng từtoán vận chuyển thành thẻ tín(giao dụng.hàng, theo hàng, lập hóa đơn) liên Khi sử dụng tính tiền tin tự có động máy vừa in biên lai Sử dụng côngmáy nghệ thơng thể cung cấp cho khách hàng, vừa trữhóa liệu tập tin xác thời điểm kiểm kêlưu hàng • Doanh nghiệp sách lậpghi dựsai phịng cáctin, khoản Lập hóa đơn: Cócần cácban rủihành ro như: hóa đơn thơng khơng bán hàng lập khóbán địi hàng sáchqn xóa sổ nợ phải địi hóaphải đơnthu khơng lập thu hóakhó đơn, Định đơn kỳ cần kiểm tra tính từ doanh thu Hóa lập cần vào:xác chứng vận chuyển khách hàng ký nhận, cách đốihàng chiếuđãsốđược liệu từ phận kếchứng toán với chuyển chứng từ đơn đặt đốibộ chiếu với từ vận liên quan có Cần nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại tính xác thơng tin Dữ liệu hóatiền đơn.gửi khách hàng nên gửi đến phận phải thu khách hàng Hóa đơn bán hàng cần lập hồn tất việc giao hàng v1.0015109208 24 2.4 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH TIÊU THỤ • Nhận đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện khơng xác từ khách hàng khơng phê duyệt • Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không hay bán hàng cho khách khơng có khả tốn • Nhận đơn đặt hàng mà doanh nghiệp khơng có khả cung ứng • Việc xuất giao hàng nhân viên khơng có thẩm quyền thực • Hóa đơn tiền khách hàng tốn khơng nhân viên xuất phiếu thu hay hóa đơn • Nhân viên ghi nhận số tiền hóa đơn thấp số tiền thực nhận • Doanh nghiệp giao hàng khơng địa điểm giao cho khách hàng khơng qui cách • Nhân viên lập hóa đơn quên lập hóa đơn số mặt hàng giao • Nhân viên chiếm đoạt số tiền khách hàng trả v1.0015109208 25 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Với nội dung học, đưa điểm yếu hoạt động kiểm soát loại gian lận xảy v1.0015109208 26 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trong thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp cần: A phải người có thẩm quyền phê duyệt B người chịu trách nhiệm mua hàng lựa chọn C phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu lụa chọn D phận kế toán lựa chọn Trả lời: • Đáp án: A phải người có thẩm quyền phê duyệt • Giải thích: Tránh trường hợp nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp, việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thểm quyền phê duyệt v1.0015109208 27 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Tránh trường hợp đặt mua hàng khơng cần thiết khơng phù hợp với mục đích sử dụng đặt mua hàng nhiều nhu cầu sử dụng, nên tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng: A phê duyệt B nhân viên phận có nhu cầu sử dụng đề nghị C nhân viên mua hàng đề nghị D nhân viên phận kho đề nghị Trả lời: • Đáp án: A phê duyệt • Giải thích: Vì nghiệp vụ nhằm tránh rủi ro cho chu trình v1.0015109208 28 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Mua hàng chu trình quan trọng đa số doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất thương mại Mặc dù doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu hàng hóa/dịch vụ khác nhau, chu trình mua hàng phải đảm bảo bước • Kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin hoạt động mua sắm trợ giúp họ việc định • Tiêu thụ chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình khơng đánh giá hiệu chu trình trước, mà cịn đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp • Kiểm sốt chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp hoạt động quản trị nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị bán hàng, công cụ tạo lập sở thông tin để trợ giúp cho nhà quản trị định • Thủ tục kiểm sốt số rủi ro thường gặp phải kiểm soát chu trình mua hàng tiêu thụ v1.0015109208 29 ... dung kiểm sốt chu trình mua hàng tiêu thụ • Một số rủi ro gặp phải chu trình mua hàng tiêu thụ v1.00 151 09208 NỘI DUNG Kiểm sốt chu trình mua hàng Kiểm sốt chu trình tiêu thụ v1.00 151 09208 KIỂM... dụng v1.00 151 09208 20 2.2 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH TIÊU THỤ Chức phối hợp Chức dịch vụ - Phối hợp chiến lược tác nghiệp; - Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với kế hoạch phận khác; - - Phối hợp... chất phức tạp → cần phải có nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng v1.00 151 09208 15 1.3 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm sốt nợ phải trả người bán trả tiền: