Chương 3 - Kỹ năng hội họp. Nội dung trình bày cụ thể trong chương gồm: Tổng quan về hội họp, các thành viên và vai trò của họ trong cuộc họp, các kỹ thuật hỗ trợ hội họp. Mời các bạn cùng tham khảo.
12/30/2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG NỘI DUNG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG Chương KỸ NĂNG HỘI HỌP Tổng quan Các thành viên họp Các kỹ thuật hỗ trợ GV: Ths LÊ THỊ NGỌC TIỀN Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing Email: ltntien@agu.edu.vn KỸ NĂNG HỘI HỌP KỸ NĂNG HỘI HỌP TỔNG QUAN Thú vị >< Phiền toái? Lý phải họp TỔNG QUAN Thích >< Ghét? Lý phải họp Phân loại họp Họp để trao đổi thơng tin • Cung cấp • Thu thập • Trao đổi Phân loại họp Nguyên nhân họp không hiệu Họp hàng tháng Họp hàng tuần Họp cơng đồn Họp an tồn lao động KỸ NĂNG HỘI HỌP Họp báo cáo tình hình bán hàng hàng tháng; … Họp để kiểm soát Ngun nhân họp khơng hiệu cơng việc • Xây dựng kế hoạch • Kiểm sốt KỸ NĂNG HỘI HỌP 12/30/2017 Xây dựng kế hoạch Kiểm soát Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu Giám sát đo lường kết công việc hiệu sử dụng nguồn lực Xác định nguồn lực cần thiết thực hoạt động Đối chiếu tiến độ công việc so với kế hoạch, tiêu Điều chỉnh hoạt động, cần Đặt tiêu cho công việc liên quan KỸ NĂNG HỘI HỌP KỸ NĂNG HỘI HỌP Kiểm soát TỔNG QUAN SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HỘI HỌP Lý phải họp Phân loại họp Nguyên nhân họp không hiệu Căn tính chất Căn tần suất Căn nội dung KỸ NĂNG HỘI HỌP KỸ NĂNG HỘI HỌP • Họp thức • Họp phi thức • Họp định kỳ • Họp đột xuất • Họp theo chủ đề • Ví dụ: họp bàn kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing… 12/30/2017 TỔNG QUAN HỌP ĐỊNH KỲ Không thông báo trước Lý phải họp Họp tháng BGĐ phòng ban Họp hàng tuần phòng ban Họp báo cáo tổng kết tình hình Họp xét thi đua, khen thưởng Phân loại họp Nguyên nhân họp không hiệu KỸ NĂNG HỘI HỌP Không cần ý kiến tập thể Có thể làm cách khác tốt KỸ NĂNG HỘI HỌP Ngun nhân Khơng chuẩn bị chương trình làm việc cụ thể Không người, việc Áp lực ngầm quan hệ Không điều khiển KỸ NĂNG HỘI HỌP 10 Những điều cần tránh tổ chức họp KHƠNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU Khơng có mục đích rõ ràng Khơng ý kiến đóng góp giá trị Chỉ đến định kỳ phải họp 11 KỸ NĂNG HỘI HỌP 12 12/30/2017 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP NỘI DUNG Chủ tọa Tổng quan Người tham dự Các thành viên họp Người Các kỹ thuật hỗ trợ tổ chức Thư ký Vai trò thành viên? KỸ NĂNG HỘI HỌP 13 CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP KỸ NĂNG HỘI HỌP Buổi họp phải có mặt đầy đủ thành viên kể trên? Tại sao? 14 NHẬN XÉT 15 KỸ NĂNG HỘI HỌP 16 12/30/2017 VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA Điều khiển TRONG Kiểm soát KỸ NĂNG HỘI HỌP •Mục đích mục tiêu họp? •Quyết định thành phần tham dự •Xây dựng chương trình họp TRƯỚC •Mở họp •Thúc đẩy người tham gia vào họp •Giải mâu thuẫn •Đưa kết luận SAU 17 TRONG CUỘC HỌP XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP Tiên đoán trước câu hỏi tranh cãi Nội dung Mở đầu • Nêu mục đích họp • Hỏi tài liệu • Cho thời gian đọc sơ tài liệu • Xin phép bắt đầu họp • Mời thành viên phát biểu •Theo dõi kiểm tra thực thỏa thuận họp • Đảm bảo đủ nội dung thời gian hoạch định • Hướng ý kiến thảo luận theo trọng tâm • Cung cấp thêm thơng tin cần thiết • Dự kiến xử lý tình xảy họp Kết thúc Lắng nghe cẩn thận Kiểm sốt • Thống ý kiến (biểu quyết) • Tóm lại ý kiến • Thơng báo họp (nếu có) • Lời cảm ơn Thông báo tin xấu Xử lý tình họp Xử lý tin đồn 19 KỸ NĂNG HỘI HỌP Lưu ý người tham dự thời gian Ứng phó với quan điểm cá nhân 20 12/30/2017 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP Trước họp Trong họp Sau họp Thời gian & địa điểm Lắng nghe Nghe lại biên Mục đích họp Thu xếp để họp Ghi chép Thực công việc giao Ai tham dự Đọc tài liệu Chuẩn bị ý kiến/ câu hỏi Thảo luận Ghi nhớ thông báo họp Địa điểm, thời gian Phát biểu ý kiến Thông báo mời họp Chương trình họp Bố trí phịng họp KỸ NĂNG HỘI HỌP 21 KỸ NĂNG HỘI HỌP 22 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP Chương trình họp hàng tháng PHỊNG BÁN HÀNG Tháng 2/2014 Chủ đề chính:………………………………… Mục đích họp Thời gian:………………………………… Ai tham dự Địa đểm:………………………………… Địa điểm, thời gian Chủ tọa:………………………………… Thư ký:………………………………… Thông báo mời họp Thành phần tham dự:………………………………… Chương trình họp Mục Nội dung Thời gian Người trình bày ………………………… ……………………… ……………………… ………………………… ……………………… ……………………… KỸ NĂNG HỘI HỌP 23 Bố trí phịng họp KỸ NĂNG HỘI HỌP cách 24 12/30/2017 Bố trí phịng họp Bố trí phịng họp Cách Cách Người quan trọng Chủ tọa Người quan trọng KỸ NĂNG HỘI HỌP 25 KỸ NĂNG HỘI HỌP Bố trí phịng họp Bố trí phịng họp Cách Cách KỸ NĂNG HỘI HỌP 27 KỸ NĂNG HỘI HỌP 26 28 12/30/2017 Bố trí phịng họp Bố trí phòng họp Cách Cách KỸ NĂNG HỘI HỌP 29 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP KỸ NĂNG HỘI HỌP 30 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP Tham khảo chương trình hay nội dung họp trước; Ghi nội dung xác, khách quan; Khơng chen vào biên kiến, quan điểm chưa thông qua họp; KỸ NĂNG HỘI HỌP 31 KỸ NĂNG HỘI HỌP 32 12/30/2017 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP BIÊN BẢN HỌP Cần đầy đủ nội dung Cuối buổi họp: Đọc lại biên họp cho người nghe (nếu có yêu cầu) Gửi biên họp cho thành viên Tiêu đề Chủ đề họp Thời gian, địa điểm Tên Chủ tọa, Thư ký KỸ NĂNG HỘI HỌP 33 KỸ NĂNG HỘI HỌP 34 Biên họp hàng tháng BIÊN BẢN HỌP PHÒNG BÁN HÀNG Tháng 2/2014 Chủ đề chính:……………………………………………………… Thời gian:……………………………………………………… Địa điểm:……………………………………………………… Chủ tọa:……………………………………………………… Thư ký:……………………………………………………… Thành phần:……………………………………………………… Vắng mặt:……………………………………………………… Cần đầy đủ nội dung Người tham dự Mục Mục đích họp Những nội dung thảo luận họp, ý kiến Cuộc họp kết thúc lúc…Chữ kí chủ tọa thư kí Nội dung họp Các định hành động Thời gian thực Người trình bày Ghi chú/ tiến độ ………………………………… ……………… ……………… ……………… ………………………………… ……………… ……………… ……………… ………………………………… ……………… ……………… ……………… Cuộc họp kết thúc lúc: ……………… Chữ ký chủ tọa thư ký KỸ NĂNG HỘI HỌP 35 KỸ NĂNG HỘI HỌP 36 12/30/2017 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ NỘI DUNG Tổng Tổng quan quan Bảng so sánh (Force fields analysis) Các thành viên họp Phát ý tưởng (Brain Storming) Các kỹ thuật hỗ trợ KỸ NĂNG HỘI HỌP 37 38 Bảng so sánh - Force fields analysis PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING • • • • • KỸ NĂNG HỘI HỌP Mọi thành viên tham gia tích cực Khơng trích phản bác Khuyến khích ý tưởng khơng bình thường Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng Liên kết phát triển tiếp ý tưởng… Thuận lợi Bảng Điểm mạnh … … Điểm yếu ĐINH GHIM === === Khó khăn === === … … GIẤY LẬT … … … … Nguyên tắc áp dụng 40 KỸ NĂNG HỘI HỌP 39 KỸ NĂNG HỘI HỌP 10 12/30/2017 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ Tập thể danh nghĩa MỘT SỐ KỸ THUẬT KHÁC • Nhóm 7-10 người bàn họp (khơng nói chuyện với nhau) • Mỗi người tự viết ý tưởng mình, sau chia với • Mỗi người trình bày ý tưởng • Thư ký ghi chép tất ý tưởng KỸ NĂNG HỘI HỌP MỘT SỐ KỸ THUẬ T KHÁC • Chia vấn đề thành phần nhỏ để xem xét • Phát triển danh sách ý tưởng cải thiện chi tiết nhỏ 41 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI Khi bạn chưa rõ vấn đề họp Đừng đợi người khác đặt câu hỏi cho bạn Đặt câu hỏi mang tính đóng góp Chú ý lúc bạn nên đặt câu hỏi KỸ NĂNG HỘI HỌP 42 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP Cách phê bình Tránh ngắt lời người khác Thái độ ln đúng, tơi q lớn Mang tính khách quan, khơng ủng hộ hay phản đối KỸ NĂNG HỘI HỌP Liệt kê thuộc tính 43 KỸ NĂNG HỘI HỌP Nói nhiều Điện thoại 44 11 ... trọng KỸ NĂNG HỘI HỌP 25 KỸ NĂNG HỘI HỌP Bố trí phịng họp Bố trí phịng họp Cách Cách KỸ NĂNG HỘI HỌP 27 KỸ NĂNG HỘI HỌP 26 28 12 /30 /2017 Bố trí phịng họp Bố trí phịng họp Cách Cách KỸ NĂNG HỘI... … … … Nguyên tắc áp dụng 40 KỸ NĂNG HỘI HỌP 39 KỸ NĂNG HỘI HỌP 10 12 /30 /2017 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ Tập thể danh nghĩa MỘT SỐ KỸ THUẬT KHÁC • Nhóm 7-1 0 người bàn họp (khơng nói... ký KỸ NĂNG HỘI HỌP 35 KỸ NĂNG HỘI HỌP 36 12 /30 /2017 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ NỘI DUNG Tổng Tổng quan quan Bảng so sánh (Force fields analysis) Các thành viên họp Phát ý tưởng (Brain Storming) Các kỹ