Sự lựa chọn khác cho họp hành

Sự lựa chọn khác cho họp hành Đôi khi, một buổi họp trực tiếp (face-to-face meeting) không phải là giải pháp tốt nhất. Trong module này, chúng ta sẽ tìm hiểu những lựa chọn thay thế cho các cuộc họp có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và có năng suất hơn. Đừng quên rằng thậm chí nếu bạn sử dụng một cách họp khác, bạn vẫn nên sử dụng cách tiếp cận PAT mà chúng tôi đã thảo luận tại mô- đun trước, dành ít phút, và phân phối các ghi chú sau cuộc họp và các hành động. Instant Messaging and Chat Rooms (Sử dụng Nhắn tin và Phòng chat) Ứng dụng nhắn tin nhanh (SMS) và tán gẫu (chat) có thể là một thay thế tuyệt vời cho các cuộc họp, đặc biệt là nếu cuộc họp có các thành viên ở cách xa nhau. Một số điều cần nhớ:  Hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình nghị sự và đính kèm vào.  Vai trò của chủ toạ ( chairperson's role) trong việc giữ những điều về nội dung là quan trọng hơn bao giờ hết.  Đặt một số quy tắc nền vào lúc bắt đầu cuộc họp để loại trừ phiền nhiễu như biểu tượng cảm xúc (emoticon), âm thanh, và từ viết tắt.  Hãy chắc chắn rằng bạn giữ kết quả (record) của các cuộc họp. Một số ứng dụng để thử:  Camfire  Meeting Pal  Microsoft Office Communicator  Windows Live Messenger Hội nghị trực tuyến (Teleconferencing) Nếu nhiều cá nhân liên lạc và thời gian thực chia sẻ là cần thiết, hãy thử một hệ thống như Adobe's Acrobat.com, Microsoft LiveMeeting hay Citrix's Go to Meeting. Hầu hết các ứng dụng tính năng:  Màn hình chia sẻ  Hợp tác công cụ  Tương tác whiteboards  Tiếng nói và văn bản hỗ trợ chat  Hội nghị khả năng ghi âm (có thể phục vụ như là phút) Một lần nữa, nhớ những cách tiếp cận PAT, và nhớ để giữ biên bản (minutes) và danh mục các hành động. Danh sách E-mail và Nhóm trực tuyến (E- Mail list and Online Groups) Nếu cuộc họp nhóm của bạn yêu cầu giao tiếp, tương tác liên tục, chứ không phải là định kỳ mặt đối mặt các cuộc tụ họp, một danh sách e- mail, diễn đàn, hoặc nhóm trực tuyến có thể là một công cụ hiệu quả. Có một vài lựa chọn cho các công cụ trực tuyến. Nếu tổ chức của bạn có cơ sở hạ tầng tại chỗ, bạn có thể thiết lập một cái gì đó trên trang web. Nếu tổ chức của bạn không có một cơ sở hạ tầng như vậy, có nhiều công cụ miễn phí trên mạng, bao gồm Google Groups, Yahoo Groups, và Convos. Một số điều cần lưu ý Nếu bạn đang sử dụng phân loại của giải pháp này: Có một người điều tiết là điều cần thiết Những loại công cụ có thể nhanh chóng nhận ra điều khiển mà không có sự giám sát phù hợp Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng các thành viên ở trên chủ đề và ở lại chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng bạn đã dành thời gian theo dõi trên các công cụ này. Thiết lập một cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần hoặc thời gian giao ban có thể là một ý tưởng tốt. Cũng giống như một cuộc họp, một danh sách trực tuyến hoặc nhóm cần phải có một mục đích và liên kết vớ chúng. Gắn kết sự hợp tác (Collaboration Application) Một công cụ điện tử tinh vi hơn, có thể giảm bớt sự cần thiết cho các cuộc họp là gắn kết sự hợp tác. Hệ thống như Microsoft SharePoint, Wrike, Pelotonics, Google Docs & Spreadsheets, và Basecamp có thể cung cấp cho người dùng tương tác và các công cụ cộng tác từ vị trí nào. Những loại công cụ có thể được lợi nhất cho các cuộc họp dự án, hoặc tình huống mà người dùng cần phải xem xét lại ngang nhau của công việc. Một lần nữa, những công cụ này phải có quy định rõ mục đích của họ, và những người tham gia phải chắc chắn rằng những công cụ tiết kiệm thời gian không chuyển thành lãng phí (wasters) thời gian. . Sự lựa chọn khác cho họp hành Đôi khi, một buổi họp trực tiếp (face-to-face meeting) không phải là giải. vời cho các cuộc họp, đặc biệt là nếu cuộc họp có các thành viên ở cách xa nhau. Một số điều cần nhớ:  Hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình nghị sự