PHẦN MỀM EASY ACCOUNTING

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC FSC FSC Infomatics Electronic Joint Stock Company PHẦN MỀM EASY ACCOUNTING TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN S Ử DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN EASY ACCOUNTING FSC J.S.C Hà nội 2005 MỤC LỤC Lời nói đầu iii Thơng tin chung chương trình “Easy Accounting ” 1 Yêu cầu cấu hình chương trình: Tính chương trình: Phạm vi ứng dụng phần mềm: Hướng dẫn sử dụng chức chương trình 1 a b c d e f g a b c d e f g h 3.1 a b 3.2 a b Đăng nhập hệ thống Chọn tập tin liệu để làm việc Các phím tắt sử dụng chương trình Tìm kiếm nhanh cửa sổ Chọn ngày làm việc Khóa sổ kế toán Phân quyền người sử dụng Kết thúc làm việc với Easy Accounting Đăng ký cấu hình hệ thống Đăng ký thông tin đơn vị: Mở sổ chi tiết cho tài khoản: Đăng ký phần hành kế toán: 12 Đăng ký tài khoản: 14 Cấu hình báo cáo 17 Cấu hình kết chuyển: 21 Cấu hình phân bổ khấu hao tài sản 22 Tạo định khoản mẫu: 25 Hệ thống danh mục 27 Danh mục tài khoản đơn vị tính 27 Danh mục tài khoản 27 Danh mục đơn vị tính: 28 Các danh mục chi tiết: 29 Danh mục chi tiết có phân cấp 29 Danh mục chi tiết không phân cấp: 31 Nhập liệu số dư đầu kỳ, chứng từ kế toán xử lý liệu 33 3.1 3.2 a b c d 3.3 a b c d 4.1 a b c d e Số dư tài khoản không mở chi tiết: Số dư tài khoản mở chi tiết: Nhập liệu chứng từ kế toán xử lý số liệu: Tổng quan cửa sổ chứng từ: Thêm chứng từ: Thêm chứng từ có tài khoản không theo dõi chi tiết Thêm chứng từ có tài khoản theo dõi chi tiết Chứng từ Nợ nhiều Có ngược lại Chứng từ nhiều Nợ nhiều Có Xử lý số liệu Tính phân bổ khấu hao Tính giá xuất kho vật tư, sản phẩm hàng hoá Tính lãi Kết chuyển liệu cuối kỳ In báo cáo kế toán Báo cáo quản trị: Các sổ kế toán : Báo cáo vật tư, hàng hoá tồn kho: Báo cáo thuế: Báo cáo tài sản cố định: Báo cáo quản trị khác: i 33 34 35 35 36 36 37 38 39 41 41 42 42 43 46 47 47 49 51 51 51 4.2 a b c d e Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối tài khoản Kết kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 51 51 51 51 52 52 Hướng dẫn cài đặt 55 Cài đặt phông chữ hệ thống 55 Thiết lập phông chữ hệ thống 56 Cài đặt Easy Accounting 56 ii Lời nói đầu Chúng tơi mang tới cho bạn sản phẩm thực hữu dụng cho công việc bạn Nhằm phục vụ nhu cầu quản lý tài kế tốn theo chế độ mới, giải hạn chế phiên kế toán trước nhu cầu vận hành mạng tương thích với hệ điều hành nay, Công ty Cổ phần Ðiện tử Tin học FSC cho đời sản phẩm phần mềm mang tên Easy Accounting Easy Accountingra đời với mục tiêu xử lý hồn tồn ảnh hưởng cố khơng tương thích hệ thống lỗi bảo mật mạng, đồng thời khắc phục nâng cao mức độ an toàn liệu Easy Accounting vận hành tốt hệ điều hành WINDOWS 9X, XP, 2000 PROFESSIONAL, 2000 SERVER, NT… với cơng cụ trình bày hồn tồn ngôn ngữ tiếng Việt, nút thực công việc dễ quan sát Hơn nữa, với giao diện thiết kế hồn hảo, tận dụng tối đa tính mềm dẻo, linh hoạt lại gần gũi với người sử dụng, trợ giúp tối đa cho kế toán viên cách nhập, quản lý bảo mật sở liệu Về nghiệp vụ Easy Accounting in sổ sách chi tiết sổ sách tổng hợp; báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cách xác, nhanh chóng với thời gian với hình thức nội dung theo qui định báo cáo tài mà Bộ Tài Chính ban hành Theo dõi, phản ánh thuế giá trị gia tăng theo chế độ tài kế tốn mới, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác kế tốn quản lý tài đặc biệt trợ giúp tối đa công việc cho người sử dụng (kế toán trưởng, kế toán viên, nhà quản lý tài ) Tính xác, linh hoạt thống Easy Accounting thể điểm bật - phù hợp với tất loại hình, quy mơ đơn vị: Công ty Sản xuất, Xây lắp, Thương mại, Dịch vụ, Ðặc biệt với mơ hình Tổng công ty, việc tổng hợp trao đổi số liệu từ cơng ty trực thuộc thực theo nhiều phương pháp Easy Accounting khai thác tiềm mà hầu hết phần mềm quản lý tài kế tốn trước chưa thực được, là: quản lý trao đổi thơng tin tài kế tốn mạng Nếu máy tính NSD nối mạng, NSD ngồi Tổng cơng ty mà trao đổi thơng tin kế tốn với đơn vị trực thuộc ngược lại Easy Accounting kết trình kết hợp chặt chẽ chuyên viên kế tốn nhiều kinh nghiệm, tham gia đóng góp ý kiến đồng chí kế tốn trưởng công ty thuộc nhiều lĩnh vực: Sản xuất, Xây lắp, Thương mại Dịch vụ Ðội ngũ lập trình viên ưu tú, nhiệt huyết, chắn Easy Accounting trợ thủ đắc lực giúp cho công tác kế toán đơn vị sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao Với mong muốn chương trình ngày hoàn thiện để phục vụ khách hàng ngày tốt hơn, Easy Accounting mong nhận đóng góp chân thành từ NSD sẵn sàng đáp ứng yêu cầu người sử dụng (các yêu cầu mở rộng, bảo hành, nâng cấp phần mềm phục vụ cho công việc đặc thù riêng đơn vị) Chúc bạn thành công iii Chương Thông tin chung chương trình “Easy Accounting ” Yêu cầu cấu hình chương trình: Cơng nghệ phần mềm:  Sử dụng hệ sở liệu SQL Server Desktop 7.0  Sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Crystal Report 8.0 Hệ thống mạng :  Sử dụng hệ thống mạng LAN, WAN, kết nối thông qua Modem với hệ điều hành mạng Windows NT 4.0, Windows 2000 Server hay mạng ngang hàng dùng hệ điều hành Windows 9x/2000/XP  Các máy trạm (Client) đơn vị truy cập đến máy chủ (Server) thông qua mạng LAN, WAN Modem  Ngồi chương trình chạy máy đơn có cài Windows 9x/2000/XP Yêu cầu phần cứng tối thiểu để sử dụng chương trình:  Bộ xử lý : Pentium II trở lên  Hệ điều hành : Window 95/NT, Window 98, Window Me, Window 2000, Window XP  Bộ nhớ (RAM): 32MB  Độ phân giải hình : 800x600 pixel trở lên  Dung lượng ổ cứng trống : 50MB Tính chương trình: Quản lý quỹ tiền mặt  Theo dõi in báo cáo tức thời thu, chi, tồn quỹ tiền mặt khoảng thời gian mà người quản lý đơn vị cần Quản lý vật tư, hàng hoá, CCDC tồn kho Trang Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Acconting Theo dõi in báo cáo tức thời sổ chi tiết hay tổng hợp vật tư, hàng tồn kho, theo dõi nhập xuất kho theo đối tượng Quản lý công nợ phải thu, phải trả  Quản lý công nợ theo đối tượng phải thu, phải trả, tạm ứng v.v…Đặc biệt, khách hàng có quan hệ vừa mua, vừa bán với đơn vị mình, bạn khấu trừ cơng nợ cần thiết Quản lý chi tiết theo khoản thu  Việc quản lý khoản thu cách chi tiết theo nhiều loại đối tượng khác giúp cho đơn vị dễ dàng cân đối thu – chi có biện pháp thích hợp sản xuất kinh doanh Quản lý chi tiết khoản chi  Việc quản lý chi tiết khoản chi theo nhiều loại đối tượng khác : Loại khoản, khoản mục chi… giúp đơn vị xác định chi phí lãng phí tìm cách khắc phục Quản lý tiền gửi Ngân hàng – kho bạc  Đơn vị quản lý tiền gửi Ngân hàng nhiều Ngân hàng, kho bạc khác Quản lý tài sản  Quản lý danh mục tài sản phân bổ tự động khấu hao tài sản theo tháng, quý, năm Quản lý ngoại tệ  Đơn vị quản lý nhiều loại ngoại tệ khác hệ thống kế toán theo số lượng, tỷ giá thành tiền VND Quản lý thuế GTGT đầu vào, đầu  Easy Accounting cho phép bạn quản lý GTGT theo nhiều loại thuế suất in bảng kê hóa đơn theo mẫu ban hành Bộ Tài Chính In hóa đơn đặc thù  Nếu đơn vị bạn coi trọng hóa đơn đặc thù, bước khởi đầu đầy quan trọng Kết chuyển tự động cuối kỳ tính giá thành sản phẩm  Cuối kỳ, Easy Accounting tự động kết chuyển hạch toán bút toán tổng hợp số liệu cuối kỳ Báo cáo tài  Cuối kỳ kế tốn, bạn cần click chuột để in tất báo cáo tài mà khơng cần phải nhọc cơng tính tốn chi cho mệt Ngồi chức mà liệt kê đây, thông suốt cấu hình hệ thống, bạn “hồ lơ biến” để quản lý mà bạn thích Ngồi ra, Easy Accounting cịn hỗ trợ đơn vị số tính đặc biệt sau: Trang Cơng ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Acconting  Phân quyền người sử dụng, nhằm bảo mật thông tin phân công công việc cụ thể cho nhân viên máy kế toán  Tạo báo cáo động, bạn tự thiết kế báo cáo theo mẫu riêng với cách lấy số liệu từ hệ thống chứng từ bạn có chương trình  Phân cấp không giới hạn, việc phân cấp không giới hạn chi tiết giúp cho đơn vị quản lý theo nhóm, khu vực thị trường v.v… để theo dõi thực tế  Trợ giúp nhập liệu nhanh chóng, với Easy Accounting, thời gian trung bình để bạn nhập chứng từ 10 giây  Trị chơi giải trí, số trị chơi giải trí giúp bạn thoải mái sau phút làm việc căng thẳng Phạm vi ứng dụng phần mềm: Phần mềm trao đổi thông tin liên quan đến nhân đơn vị trực thuộc cơng ty mẹ Ứng dụng tốt cho mơ hình tổng công ty, công ty mẹ, công ty con, công ty có nhiều đơn vị thành viên Phù hợp với đơn vị kinh doanh thuộc thành phần kinh tế: Công ty nhà nước, công ty cổ phần, liên doanh, trách nhiệm hữu hạn Phù hợp với tất ngành: Công nghiệp, xây dựng, Nông nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, khai thác Trang Chương Hướng dẫn sử dụng chức chương trình Chương giới thiệu chức phần mềm Đăng nhập hệ thống Khi khởi động Easy Accounting, hộp thoại đăng nhập xuất hiện: Người dùng: Tên người dùng đăng nhập hệ thống Mặc định ban đầu Admin Mật khẩu: Mật người dùng đăng nhập hệ thống Bạn hiểu mật chìa khố cửa nhà bạn, phải có bạn mở cửa để vào nhà Mặc định ban đầu để trống Năm làm việc: Tại năm có số liệu khác Bạn phải chọn số liệu năm mà bạn định làm cách tích chuột vào hình tam giác a Chọn tập tin liệu để làm việc Tập tin liệu tập tin chứa tồn liệu hệ thống kế tốn đơn vị Vì vậy, trước phiên làm việc, bạn phải xác định bạn thực sở liệu Khi cài đặt Easy Accounting, tập tin liệu mặc định nằm thư mục C:\EAC\Easy Accounting\Data Bạn giấu tập tin đâu tùy thích phải chọn lại đường dẫn đến tập tin theo bước sau sau: Từ cửa sổ đăng nhập hệ thống trên, bấm nút rộng hình sau: , cửa sổ đăng nhập mở Trang Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Bạn dùng chuột click vào nút màu vàng có mũi tên lên để chọn đến tệp liệu mà bạn định chọn Việc chọn sở liệu cần thực việc thay đổi đường dẫn sở liệu, cịn nều khơng sau cài đặt xong, chương trình tự động chọn cho bạn rồi, bạn việc nhập số liệu, xong Bấm nút Open, thông tin đúng, hình Easy Accounting sẵn sàng Bấm nút Cancel bạn không muốn tiếp tục làm việc b Các phím tắt sử dụng chương trình Để cho thao tác nhập liệu bạn nhanh chóng Chúng tơi khun bạn sử dụng phím tắt từ ngày đầu Thực tế qua khách hàng sử dụng chương trình chúng tơi cho thấy với việc sử dụng phím tắt họ cần trung bình 10 giây để nhập chứng từ Crl + N : Thêm ghi Ctrl + E : Sửa ghi hành Ctrl + S : Lưu ghi hành Ctrl + K : Thừa kế số liệu từ chứng từ đối ứng ESC Ctrl + Q : Thoát khỏi cửa sổ hành F3 : Hiển thị danh mục để thêm F4 : Hiển thị danh sách cần chọn F5 : Hiển thị cửa sổ ghi chi tiết F8 : Xóa ghi hành c Tìm kiếm nhanh cửa sổ Ở cửa sổ danh mục, bạn tìm (hay xác lọc thơng tin) cách nhanh chóng Trên tất lưới bạn thấy dòng ngăn cách với dòng thứ hai đường kẻ đậm cửa sổ lọc Lọc theo ký tự đầu tiên: Chỉ cần gõ từ cần lọc vào cột tương ứng lọc, tất ghi thỏa điều kiện lọc xuất bên Trang Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Chọn khấu hao theo tháng Khi thực xong, phần Chứng từ \ Chứng từ khấu hao lên chứng từ khấu hao mà bạn vừa thực b Tính giá xuất kho vật tư, sản phẩm hàng hoá Thực thao tác tức bạn lệnh cho máy tính giá vật tư, hàng hố xuất kho theo phương pháp tính giá( FIFO, LIFO, Bình qn ) mà bạn chọn Vào mennu Xử lý\Tính giá xuất kho vật tư, chọn thời gian thực bấm Chấp nhận Một cửa sổ sổ chi tiết theo dõi hàng tồn kho, sau chọn sổ chi tiết chương trình lại cửa sổ khác chi tiết loại hàng tồn kho Bạn muốn tính giá cho loại vật liệu click chuột để chọn c Tính lãi Chức cho phép bạn tính lãi khoản vay ngắn hạn, dài hạn theo múc lãi suất theo khế ước khác Trang 42 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting  Tài khoản: Đây tài khoản mà bạn phản ánh khoản vay mà bạn định tính lãi  Ghi đối ứng tài khoản: Là tài khoản mà bạn hạch toán chi phí lãi vay  Sổ tính lãi: Là sổ chi tiết theo dõi tài khoản vay ngắn han, hay vay dài hạn  Ngày tính lãi hàng tháng:  Phần hành: Đây phần hành mà bạn muốn ghi chứng từ tính lãi vào  Hiển thị thơng tin tính lãi cho phần sau: Nếu bạn muốn lưu lại thông tin mà bạn khai báo cho việc tính lãi lần sau Sau chọn thông tin bạn click nút Chấp nhận cửa sổ khác Cửa sổ yêu cầu bạn khai báo chi tiết thông tin phục vụ cho việc tính lãi như: tháng tính lãi, lãi suất, số chứng từ, diễn giải nội dung chứng từ, hiển thị thơng tin tính lãi cho lần sau Bạn lưu ý, tài khoản mà bạn hạch tốn chi phí lãi vay theo dõi nhiều sổ cửa sổ lên tất sổ Ví dụ: Tài khoản 635 theo dõi sổ chi tiết Vụ việc d Kết chuyển liệu cuối kỳ Vào menu Xử lý \ Kết chuyển liệu cuối kỳ, cửa sổ chọn thời gian kết chuyển Bạn chọn theo ngày, theo tháng hay theo quý tuỳ thuộc vào bạn Trang 43 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Bấm nút Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting để tiếp tục, cửa sổ kết chuyển ra: Ghi có TK 621 NVL cho sản phẩm A NVL cho sản phẩm B Kết chuyển Kết chuyển Sản phẩm A NVL cho sản phẩm C Sản phẩm B Sản phẩm C Ghi nợ TK 154 Các menu Toolbar : ế t c h u y ể n Tác vụ: Menu cho bạn chức sau:  Ghi liệu trước chuyển sang bước kết chuyến sau K  Thực tất bước kết chuyển  Thoát khỏi cửa sổ Kết chuyển : bạn click chuột vào nút dọc đổ xuống cho phép bạn quan sát có bước kết chuyển thực hịên đến bước nào.( ý cấu hình kết chuyển bạn tạo bước nhiêu) Hiển thị: Chỉ thị ghi có số liệu hay thị tất ghi có liên quan lên ( bạn hiểu ghi tên, mã sổ chi tiết Trang 44 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Các cột tiêu đề cửa sổ kết chuyển gồm hai loại: Cột tiêu đề động Cột tiêu đề mặc định  Cột tiều đề mặc định: Tài khoản Số định khoản Hai cột có tất giai đoạn kết chuyển  Cột tiêu đề động: Đây tên mã sổ chi tiết mà bạn khai báo Danh mục tài khoản Thao tác thực kết chuyển đơn giản Bạn có hai lựa chọn: Kết chuyển bước kết chuyển liên tục tất bước  Thực bước một: Bạn click chuột vào nút Kết chuyển click chuột vào bước cần kết chuyển vào  Thực tất bước: Trước hết bạn vào menu Tácvụ\ Thực tất bước kết chuyển.Sau click nút Chú ý: Khi thực kết chuyển bạn gặp trường hợp máy lên thông báo số tiền phân bổ không khớp sau: click vào để chọn tiêu thức phân bổ Nhập số dở dang vào đây( chi tiết cho loại hàng hoá) điều tài khoản phân bổ tài khoản chịu phân bổ không theo dõi chi tiết ( điều ngược lại ) Như hình ta thấy tài khoản 632 theo dõi sổ chi tiết hàng hố, cịn tài khoản 154 khồng theo dõi sổ chi tiết hàng hóa Do đăng ký tài khoản ( đăng ký tài khoản phần Danh mục tài khoản) cho sổ bạn cần ý khai báo cho Đối với tài khoản mà bạn để dở dang kết chuyển ( xem lại phần Thiết lập cấu hình kết chuyển) bạn dừng lại để nhập giá trị dở dang cuối kỳ cho sản phẩm Ví dụ: Khi đến phần tập hợp liệu tài khoản 154 Trang 45 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting “Chi phí SXKD dở dang” sang tài khoản “Thành phẩm” bạn dừng lại để nhập số dư dở dang cuối kỳ cho sản phẩm Đối với tài khoản đặc thù 627 khơng thể chi tiết theo loại hàng hố kết chuyển cột Số phân bổ lên nút màu hồng bạn click chuột vào để chọn tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung click chuột để chọn tiêu thức phân bổ Trong trường hợp tài khoản phân bổ tài khoản chịu phân bổ theo dõi sổ chi tiết giống kết chuyển lên thông báo số tiền phân bổ không khớp Điều bạn nhập chứng từ bạn không khai báo đầy đủ sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá cho tài khoản In báo cáo kế toán Cuối kỳ (hay thời gian bạn cần theo dõi) bạn in báo cáo cách bấm nút lệnh Báo cáo Toolbar, chọn báo cáo cần in thời gian in Cửa sổ báo cáo sau: Trang 46 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Sau chúng tơi giới thiệu nhóm báo cáo thiết lập sẵn chương trình 4.1 Báo cáo quản trị: Đây báo cáo lập để phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị Trong nhóm báo cáo lại chia thành nhiều nhóm báo cáo nhỏ hơn, giúp đơn vị khai thác thơng tin từ nhiều góc độ khác từ góp phần nâng cao hiệu sản xuất quản lý đơn vị a Các sổ kế tốn : Các thao tác để in nhóm sổ tương đối đơn giản Bạn dễ dàng chiết suất liệu mà bạn cần Sau giới thiệu số số, mà theo chúng tơi gây đơi chút khó khăn cho bạn * Sổ phát sinh tài khoản: Tài khoản đối ứng: Nếu bạn muốn số phát sinh đối ứng theo tài khoản cụ thể, bạn gõ tài khoản đỗi ứng vào Nếu bạn không gõ tài khoản máy in tất tài khoản đối ứng Tài khoản đối ứng in thành cột: Nếu bạn muốn in tài khoản đối ứng thành cột khác nhau, bạn tích vào In tài khoản đối ứng: trường hợp bạn không in tài khoản đối ứng thành cột, bạn không muốn in tài khoản đối ứng, bạn tích vào dịng Tên tài khoản tổng hợp: Nếu bạn in phát sinh nhiều tài khoản bạn khơng muốn tách riêng thành khác click chuột chọn dịng Tên tài khoản tổng hợp: Nếu in phát sinh nhiều tài khoản bạn muốn tiêu đề in có tên riêng bạn gõ tên riêng vào * Sổ chi tiết tài khoản: Sổ cho phép bạn in tài khoản theo chi tiết cụ thể trang riêng Trang 47 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting In theo dòng: Nếu bạn chọn in số dư tài khoản dòng lên In số tiền VND, theo giá tri nguyên tệ: In tỉ giá: Nếu bạn theo dõi theo giá trị nguyên tệ bạn muốn in tỷ giá chọn dịng In tài khoản thành cột: Nếu bạn chọn tài khoản đối ứng với tài khoản bạn in ( theo ví dụ: tài khoản in 131) in thành cột riêng * Nhật ký mua hàng: Cho phép bạn in tất nghiệp vụ mua hàng hố, dịch vụ mua vào kỳ Bạn thêm bớt cột cảm thấy không cần thiểt cách click chuột vào Thiết lập cột Khi in thấy có thuế VAT khơng thấy hàng hố, dịch vụ mua vào trường hợp bạn khai báo thiếu cột loại hàng hố * Nhật ký bán hàng: Trang 48 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting - Tài khoản doanh thu: Có thể 511,512, 515 ban muốn in nhiều tài khoản doanh thu tài khoản phải cách dấu “,” - Tài khoản thuế: Đây tài khoản thuế VAT đầu , thuế tiêu thụ đặc biệt - Các khoản giảm trừ: Đây tài khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại - Tài khoản đối ứng: Nếu bạn muốn lấy doanh thu đối ứng với tài khoản cụ thể bạn chọn dịng Nếu bạn khơng chọn tài khoản máy lấy giá trị tài khoản doanh thu đối ứng với tất tài khoản có liên quan - Chọn lại sổ hàng hoá: Cho phép bạn chọn lại sổ chi tiết mà tài khoản phần Tài khoản doanh thu có theo dõi Lưu ý: Bạn cần phân biệt sổ chi tiết sổ chi tiết tổng hợp:  Sổ chi tiết : Là sổ bạn có in cụ thể doanh điểm chi tiết, doanh điểm chi tiết trang riêng biệt  Sổ chi tiết tổng hợp: Là sổ in chi tiết doanh điểm, doanh điểm không trang riêng biệt mà nằm trang  Sổ phát sinh: Là loại sổ in phát sinh kỳ mà khơng có số dư  Nếu bạn in thấy số liệu bị ghi đỏ, điều có nghĩa phần số liệu bạn nhập sai Bạn nên quay trở lại phần chứng từ kiểm tra lại b Báo cáo vật tư, hàng hoá tồn kho: Đây nhóm báo cáo liên quan đến hàng tồn kho Trong nhóm sổ bạn in theo số lượng hay theo giá trị Do nhóm báo cáo giúp ích nhiều cho bạn bạn phải làm công tác thống kê Bảng kê chi tiết nhập xuất: Trang 49 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Sổ cho phép bạn in phát sinh Nợ (nhập kho) phát sinh Có (xuất kho) vật tư hàng hố Báo cáo toán bán hàng: Sổ tổng hợp nhập xuất theo vật tư: Sổ cho phép bạn in theo số lượng ( hay giá trị ), theo nhập kho hay xuất kho ( nhập xuất) Đặc biệt cịn cho bạn lấy số liệu nhập xuất theo tài khoản đối ứng Trang 50 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Ví dụ: Cửa sổ cho phép bạn lấy phát sinh Nợ tài khoản 152 đối ứng với tài khoản 111 ( tức lấy nghiệp vụ mua hàng trả tiền mặt )và phát sinh Có tài khoản 152 đối ứng với tài khoản 621 ( tức lấy giá trị nghiệp vụ xuất kho trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm ) In tài khoản đối ứng (111,621) thành cột, in số lượng giá trị c Báo cáo thuế: Đây nhóm báo cáo liên quan đến thuế VAT Trong nhóm báo cáo bạn điều chỉnh số liệu hai báo cáo : Tờ khai thuế Quyết toán thuế cho phù hợp với đặc điểm đơn vị d Báo cáo tài sản cố định: Đây nhóm báo cáo liên quan đến tài sản cố định Bạn biết tình hình tăng giảm tài sản cố định, nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế tài sản Lưu ý:  Nếu bạn in khơng thấy giá trị hao mịn kỳ có nghĩa bạn chưa trích khấu hao  Nếu in thấy số tài sản không trích khấu hao kỳ bạn xem lại thời gian trích khấu hao phần danh mục tài sản e Báo cáo quản trị khác: Nhóm cung cấp cho bạn báo cáo theo cách tiếp cận thơng tin khác Bạn tìm thấy nhiều thơng tin hữu ích cho cơng tác quản trị đơn vị.Ví dụ: Sổ đối chiếu cơng nợ theo hố đơn, sổ đối chiếu cơng nợ theo mặt hàng, phát sinh bàn cờ 4.2 Báo cáo tài chính: Đây nhóm báo cáo phục vụ đối tượng quan tâm bên đơn vị Bao gồm: a Bảng cân đối kế toán  Bảng cân đối kế tốn  Tài khoản ngồi bảng b Bảng cân đối tài khoản c Kết kinh doanh  Phần lãi lỗ  Nghĩa vụ với Nhà nước  Thuế VAT khấu trừ Trang 51 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting d Thuyết minh báo cáo tài e Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Lưu ý:  Đối với tất báo cáo phần Báo cáo tài chúng tơi thiết lập sẵn cho bạn, bạn hoàn toàn thiết lập lại theo ý muốn cho phù hợp với đặc điểm đơn vị  Trong tất báo cáo bạn xuất sang Excel để chỉnh sửa cách click chuột vào nút Một cửa sổ ra: Gõ tên file Ghi Ngồi bạn chỉnh sửa cho vừa khổ giấy in cách click chuột vào nút Bạn tự thiết lập kiểu chữ ký báo cáo bạn theo chi dẫn sau: Từ hình trng báo cáo mà bạn định in vào Tác vụ \ Thiết lập chữ ký: Một cửa sổ ra: Trang 52 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Để chọn kiểu thiết lập chữ ký có sẵn bạn việc bơi đen kiểu chữ ký vào Tác vụ \ Chọn Để thiết lập kiểu chữ ký mới, bạn click nút Mới sau bạn đánh nội dung kiểu thiết lập, số chữ ký kiểu thiết lập click vào hình tam giác quay xuống Một cửa sổ khác ra: Dòng 1: Dịng thiết lập ngày tháng cho báo cáo Có hai kiểu thiết lập ngày tháng báo cáo cho bạn lựa chọn:  Thiết lập động : tức bạn chọn ngày tháng ký báo cáo ngày tháng máy tính Khi in máy tự động in ngày tháng bạn ghi thêm vào Để chọn kiểu thiết lập bạn gõ dòng số 1, cột hình  Thiết lập mặc định: Tức bạn muốn ghi ngày tháng vào sau bạn in Để chọn kiểu bạn gõ dịng số 1, cột hình Dịng 2,3: Bạn gõ chức vụ ghi khác người có liên quan Dịng 4: Dùng để ghi tên người có liên quan Đối với giám đốc kế tốn trưởng bạn có hai cách thiết lập Một bạn gõ tếch vào dịng Trang 53 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting giống người khác Hai bạn gõ dịng 4, cột Lưu ý khơng phân biệt chữ hoa hay chữ thường, không dấu, không cách Bạn chọn phơng chữ cách click vào nút toolbar Cuối bạn ghi kiểu thiết lập mà bạn vừa lập cách click chuột vào hình Trên tính cách thức vận hành sử dụng chương trình Phần mềm quản lý tài kế tốn Easy Accounting Version 2.5, với thời gian trình độ cịn nhiều hạn chế, mong nhận đóng góp ý kiến quý khách hàng ngươif quan tâm Xin chân thành cảm ơn ! Trang 54 Chương Hướng dẫn cài đặt Cài đặt phông chữ hệ thống Mục đích việc cài đặt phơng chữ hệ thống để chương trình hiển thị chữ tiếng Việt tiêu đề, thực đơn, hộp cảnh báo, tooltip, v.v…  Chạy file Setup chương trình Vietkey (kèm theo đĩa CD)  Chọn Custom hình sau bấm Next  Chọn TCVN System Fonts hình sau bấm Next  Hồn tất q trình cài đặt phông chữ hệ thống khởi động lại máy Trang 55 Công ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Easy Accounting Thiết lập phông chữ hệ thống Chúng ta cài đặt xong phông chữ hệ thống, phải thiết lập để hệ thống hiển thị tiếng Việt Từ Start Window, chọn Settings/Control Panel/Display từ hình Desktop bấm chuột phải chọn Properties  Chọn Appearance  Chọn Advanced Chọn phông chữ MS Sans Serif cho tất mục Item (như hình trên) Lưu ý: Nếu hệ điều hành bạn Win98 WinMe bạn khơng cần phải thực bước thứ Cài đặt Easy Accounting Từ đĩa CD kèm theo, chạy File Setup Bộ cài đặt Easy Accounting có hướng dẫn tiếng Việt, khơng khó để bạn thực thành cơng Khởi động lại máy Trang 56