Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan kho bạc nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Nguyễn Thị Lan Anh HÀ NỘI – NĂM 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các nội dung nghiên cứu, kết quả, số liệu sử dụng luận văn trung thực không trùng lắp với đề tài khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm cam đoan này! Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Tác giả Nguyễn Thị Lan LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn này, tơi nhận giúp đỡ nhiệt tình thầy Học viện Hành Quốc gia Trong suốt q trình học tập, thầy nhiệt tình bảo, giúp đỡ truyền đạt kiến thức tận tình Qua đây, tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia, quý thầy cô Khoa Sau đại học tạo điều kiện để tơi học tập hồn thành tốt khóa học Đặc biệt tơi xin cảm ơn cô giáo TS.Nguyễn Thị Lan Anh trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, bảo tận tình suốt trình nghiên cứu thực luận văn Tơi xin cảm ơn bạn đồng nghiệp công tác Văn phòng Kho bạc Nhà nước, người chia sẻ kinh nghiệm quý báu việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước, đồng thời tạo điều kiện tốt cho tơi q trình hồn thành luận văn Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, tháng năm 2020 Nguyễn Thị Lan DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Diễn giải BTC Bộ Tài CCHC Cải cách hành CNTT Cơng nghệ thông tin CQNN Cơ quan nhà nước KBNN Kho bạc Nhà nước QLNN Quản lý nhà nước DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1 Trình độ kiến thức biên chế phịng Hành chính-Lưu trữ quan KBNN 42 Bảng 2.2 Danh mục văn hướng dẫn công tác lưu trữ KBNN ban hành 45 Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu chỉnh lý khoa học 52 Bảng 2.4 Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 58 Bảng 2.5 Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ 59 Bảng 2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 61 Biểu đồ 2.1 Số nhân làm công tác văn thư, lưu trữ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 43 Biểu đồ 2.2 Số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu thập vào kho lưu trữ quan 51 Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ quan KBNN 54 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức máy quan KBNN 37 Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng thuộc KBNN 40 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU DANH MỤC HÌNH I PHẦN MỞ ĐẦU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.1.2 Vị trí, vai trị, nhiệm vụ công tác lưu trữ 1.1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 16 1.1.4 Nội dung công tác lưu trữ 18 1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 24 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác lưu trữ 24 1.2.2 Nội dung đại hóa cơng tác lưu trữ 27 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến đại hóa cơng tác lưu trữ 30 Tiểu kết chương 32 Chương THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 33 2.1 Khái quát quan Kho bạc Nhà nước 33 2.1.1 Vị trí chức quan KBNN 33 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn quan KBNN 34 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quan KBNN 35 2.2 Thực trạng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 40 2.2.1 Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ 40 2.2.2 Việc ban hành văn quản lý công tác lưu trữ 44 2.2.3 Việc thực nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 48 2.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 59 2.2.5 Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ 60 2.2.6 Nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ 61 2.3 Đánh giá việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 62 2.3.1 Những kết đạt 62 2.3.2 Hạn chế 64 2.3.3 Nguyên nhân 65 Tiểu kết chương 67 Chương GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 68 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 68 3.1.1 Định hướng Nhà nước đại hóa cơng tác lưu trữ 68 3.1.2 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ BTC KBNN .71 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 73 3.2.1 Tăng cường nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức 73 3.2.2 Hồn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn đại hóa cơng tác lưu trữ 75 3.2.3 Kiện toàn tổ chức máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ cho đội ngũ làm công tác lưu trữ 78 3.2.4 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 80 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác lưu trữ 82 3.2.6 Tổ chức thực hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ theo hướng đại hoá 86 3.2.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ 87 3.2.8 Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 90 3.3 Một số kiến nghị 92 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước lưu trữ 92 3.3.2 Đối với Bộ Tài 92 Tiểu kết chương 94 KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 PHỤ LỤC 101 I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua, công tác lưu trữ quốc gia giới Việt Nam tiến bước dài Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với sách Đảng nhà nước, ngày hồn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển đất nước hội nhập sâu, rộng vào nghiệp lưu trữ quốc tế Trong bối cảnh cải cách hành (CCHC) nhà nước mạnh mẽ, xây dựng phủ điện tử, hệ thống quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia bước kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày mở rộng Thực nhiệm vụ đại hóa hành chính, xu hướng quản lý cơng mới, cơng khai minh bạch trách nhiệm giải trình cao, mà vai trò tài liệu lưu trữ đề cao hoạt động quan nhà nước (CQNN) Cùng với đó, để xây dựng phủ điện tử, kinh tế số, cách thức tạo lập, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 Bộ trưởng Bộ Tài (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) giai đoạn 2017-2020, đề mục tiêu tổng quát “Xây dựng KBNN đại, hoạt động an toàn, hiệu phát triển ổn định vững sở cải cách thể chế sách gắn liền với đại hóa phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành gắn với đại hóa hệ thống cơng nghệ thông tin Đến năm 2020, hoạt động KBNN thực tảng công nghệ thông tin đại hình thành kho bạc điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hồn thiện quy định pháp lý có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chủ yếu KBNN” Từ mục tiêu tổng quát vào nề nếp, quy định pháp luật lưu trữ Các biện pháp Lãnh đạo KBNN cần áp dụng là: - Yêu cầu Thủ trưởng đơn vị thuộc quan KBNN nâng cao trách nhiệm người đứng đầu đơn vị công tác lưu trữ nâng cao trách nhiệm công chức, viên chức làm nhiệm vụ chuyên môn giao giải cơng việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ việc mà đơn vị giao chủ trì xử lý Đưa việc chấp hành thực công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan thành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm tập thể, cá nhân - Định kỳ hàng năm, thực việc thu thập hồ sơ, tài liệu giải xong, đến hạn nộp lưu kho lưu trữ quan để phân loại, chỉnh lý, xếp, bảo quản phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm Yêu cầu năm 2020, giải dứt điểm việc thu thập chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hình thành từ năm 2019 trở trước giải xong đơn vị, phòng cá nhân, tránh tình trạng hồ sơ cịn tồn đọng đơn vị - Thường xuyên rà soát hồ sơ, tài liệu bảo quản kho lưu trữ quan hết thời hạn bảo quản để thực việc tiêu hủy, nhằm giải phóng kho, giá, dành diện tích kho cho đợt thu thập hồ sơ, tài liệu năm Đồng thời, rà soát hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đến hạn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử nhằm đảm bảo đến hết năm 2021, toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị chỉnh lý phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử - Định chế độ vệ sinh kho, giá bảo quản tài liệu, diệt trùng có hại biện pháp cần thiết để bảo quản an toàn, tài liệu lưu trữ 3.2.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quốc tế xây dựng nhằm trợ giúp tổ chức, thuộc loại hình quy mô việc xây dựng áp 87 dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực Một số tiêu chuẩn Bộ tiêu chuẩn dịch sang tiếng Việt ban hành thành Bộ TCVN 9000 tương ứng Bộ TCVN ISO 9000 triển khai Việt Nam từ năm 1995, đến góp phần khơng nhỏ làm thay đổi lãnh đạo quản lý quan, tổ chức Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa yêu cầu sử dụng khuôn khổ cho Hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận phù hợp với Hệ thống chất lượng quan, tổ chức Phiên ISO 9001:2015 phiên tiêu chuẩn ISO 9001 Từ yêu cầu cấp thiết việc cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước ngày 12/8/2003 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Đổi phương thức điều hành đại hóa cơng sở hệ thống hành chính” Với mục tiêu tiếp tục đổi phương thức điều hành hệ thống hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập quốc tế; bước đại hóa cơng sở, trang bị phương tiện làm việc cần thiết Thực Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chỉnh phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động quan, nhà nước thuộc Hệ thống hành nhà nước, KBNN triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 quan Tuy nhiên, quan KBNN chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào nghiệp vụ công tác lưu trữ Tại quan KBNN, chất lượng công tác lưu trữ ảnh hưởng tới chất lượng hiệu cơng việc Văn phịng quan KBNN nói chung Vì vậy, để nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ, theo tác giả cần áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào 88 công tác lưu trữ quan KBNN Mặt khác, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002:2015 vào cơng tác lưu trữ góp phần thực nhiệm vụ Chương trình tổng thể CCHC nhà nước, là: “Thực có hiệu hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước” Do vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ không nhận quan tâm cấp lãnh đạo mà nhận hưởng ứng đồng thuận cán bộ, công chức, viên chức nói chung cơng chức làm cơng tác lưu trữ nói riêng Với cơng tác lưu trữ, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9002:2015 thực chất áp dụng hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình quản lý khoa học, hợp lý hơn, xác định rõ việc, rõ người, rõ cách làm đảm bảo sở pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải công việc nội quan Việc áp dụng ISO 9001:2015 công tác lưu trữ quan KBNN hạn chế tình trạng làm việc theo thói quen, tùy tiện, kinh nghiệm Việc áp dụng ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học để nâng cao suất, chất lượng công tác lưu trữ hoàn toàn phù hợp với chủ trương Nhà nước việc phát triển công tác công lưu trữ, nhằm phục vụ hiệu hoạt động thực tiễn bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mặt hoạt động quan KBNN Vì vậy, quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ áp dụng ISO 9001:2015 là: Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu; Quy trình phân loại tài liệu; Quy trình chỉnh lý tài liệu; Quy trình tiêu hủy tài liệu; Quy trình khai thác sử dụng tài liệu phịng đọc Quy trình vệ sinh tài liệu Việc áp dụng ISO 9001:2015 vào cơng tác lưu trữ quan KBNN có lợi ích sau: - ISO 9000:2015 giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán 89 công chức xác định nâng cao Từ kiểm sốt cơng việc, tạo môi trường làm việc động thoải mái - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục phiền hà cho đối tượng đến khai thác hồ sơ tài liệu - Tạo sở nâng cao thỏa mãn cán bộ, công chức, viên chức quan KBNN với công chức làm lưu trữ quan qua việc đáp ứng nỗ lực vượt qua mong đợi họ - Tạo cho công chức làm công tác lưu trữ phong cách làm việc áp dụng CNTT truyền thông, nâng cao tốc độ độ xác giải cơng việc * Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ quan KBNN cần thực số biện pháp sau: - Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể việc áp dụng ISO 9001:2015 công tác lưu trữ - Đào tạo nguồn nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Bố trí kinh phí cho tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá, cấp chứng cho mua sắm máy móc trang thiết bị cần thiết cho áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 3.2.8 Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện đại hóa cơng tác lưu trữ Đây coi giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặc muốn cơng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN thành công Bởi kinh phí nguồn lực vật chất to lớn mà tất quan, tổ chức bắt buộc phải có để vận hành trơn tru mặt hoạt động quan, tổ chức Trong cơng tác lưu trữ có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: - Đầu tư kinh phí để trang bị trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho đại hóa cơng tác lưu trữ: Tại quan KBNN, việc đầu tư trang thiết bị 90 kỹ thuật trước hết cần trọng đầu tư thiết bị tin học với 03 mục tiêu sau: trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; trang bị để thay thiết bị hư hỏng, hết khấu hao lạc hậu không đáp ứng công nghệ mới; trang bị cho dự án phát triển tin học, triển khai phần mềm Vì vậy, triển khai phần mềm lưu trữ điện tử ngành Tài chính, tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu cần phải đầu tư, trang bị đồng để đảm bảo thực có hiệu máy scan, máy tính tốc độ cao, máy trạm, máy chủ… giúp cho việc giải quyết, xử lý văn nhanh, xác - Bố trí kinh phí tổ chức hội nghị văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước quan, hệ thống KBNN - Đầu tư kinh phí cho đồn khảo sát học tập nước cho đoàn học tập văn thư, lưu trữ quan hệ thống KBNN để học tập kinh nghiệm công tác đại hóa cơng tác lưu trữ - Bố trí kinh phí cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào cơng tác lưu trữ quan Ngồi cơng tác lưu trữ, kinh phí cần bổ sung hoạt động nghiệp vụ như: - Thuê đơn vị dịch vụ lưu trữ chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tài liệu tồn đọng chưa thu thập kho lưu trữ - Kinh phí để thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan - Kinh phí để số hóa tài liệu lưu trữ - Kinh phí để động viên khích lệ tinh thần công chức lưu trữ quan Ngày Lưu trữ Việt Nam ngày 3/1 hàng năm Với khối lượng cơng việc lớn vậy, địi hỏi phải có quan tâm Lãnh đạo KBNN, Lãnh đạo Văn phòng, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa cơng tác lưu trữ, nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng nói riêng quan KBNN nói chung 91 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước lưu trữ - Các CQNN quản lý công tác lưu trữ phải thường xuyên quan tâm ban hành văn hướng dẫn cụ thể, chi tiết việc đại hóa cơng tác lưu trữ, có quy định ứng dụng CNTT công tác lưu trữ để giúp cho quan, đơn vị giải công việc nhanh chóng, kịp thời, hiệu - Tuyên truyền, phổ biến đưa sách khuyến khích quan triển khai việc đại hóa cơng tác lưu trữ vào quan, nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý, đạo điều hành, nâng cao trách nhiệm, kỹ sử dụng máy vi tính đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị Qua tạo phương thức làm việc mới, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu việc sử dụng văn giấy, giảm thời gian xử lý công việc, đồng thời công cụ để kiểm tra, giám sát q trình thực thi cơng việc cách nhanh chóng, hiệu quả, xác, góp phần đẩy mạnh CCHC, nâng cao hiệu hoạt động quan - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan, tổ chức - Xây dựng tiêu chuẩn trình độ chuyên môn, nghiệp vụ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ quan, đơn vị để đảm bảo đáp ứng yêu cầu thực việc đại hóa cơng tác lưu trữ - Xây dựng tiêu chuẩn định mức cho phòng lưu trữ, phận lưu trữ đơn vị phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật 3.3.2 Đối với Bộ Tài - Tăng cường cơng tác tun truyền rộng rãi cho công chức, viên chức ngành Tài nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức lợi ích việc đại hóa cơng tác lưu trữ đơn vị ngành Tài 92 - Kiến nghị với quan QLNN lưu trữ sớm ban hành văn bổ sung, sửa đổi thay văn hướng dẫn công tác lưu trữ mà có nhiều bất cập, hạn chế q trình thực Bộ Tài - Cần phải ban hành quy chế, quy định đại hóa cơng tác lưu trữ ngành Tài để đơn vị trực thuộc BTC có sở pháp lý để thực - Phải thường xuyên rà soát, đầu tư nâng cấp, nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu phát triển ứng dụng CNTT công tác lưu trữ - Đào tạo đội ngũ công chức có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ thực hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cách hiệu thành công - Đẩy nhanh tiến độ triển khai ứng dụng phần mềm lưu trữ cho toàn ngành Tài - Bố trí kinh phí đầy đủ để thực việc đại hóa cơng tác lưu trữ tồn ngành Tài 93 Tiểu kết chương Công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức nói chung quan KBNN nói riêng Cơng tác lưu trữ quan KBNN gắn liền với hoạt động nghiệp vụ KBNN phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành quan KBNN toàn hệ thống KBNN Để nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động công tác lưu trữ giai đoạn đòi hỏi quan KBNN phải đẩy mạnh đại hóa cơng tác lưu trữ, có cơng tác lưu trữ không bị thụt lùi, lạc hậu so với phần hoạt động nghiệp vụ cịn lại KBNN Vì vậy, để tận dụng hết giá trị để nâng cao hiệu việc đại hóa cơng tác lưu trữ, Lãnh đạo KBNN cần phải kết hợp nhiều giải pháp khác như: ban hành văn pháp lý phù hợp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, mua sắm đầy đủ trang thiết bị, ứng dụng CNTT tiên tiến, bố trí kinh phí thường xuyên cho mặt hoạt động cơng tác lưu trữ , có việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN khả thi đạt thành công 94 KẾT LUẬN Vai trị cơng tác lưu trữ cung cấp thông tin nhằm phục vụ đắc lực cho việc đạo, điều hành, xử lý công việc hoạch định công việc tương lai Đối với hoạt động quan KBNN, vai trị cơng tác lưu trữ lại có ý nghĩa quan hơn, hồ sơ, tài liệu KBNN liên quan đến công tác quản lý sử dụng tiền bạc, tài sản Nhà nước Thực mục tiêu chung chương trình tổng thể CCHC nhà nước ta hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, đại hố, hoạt động có hiệu lực, hiệu để phục vụ người dân, doanh nghiệp xã hội Từ mục tiêu chung đó, thực việc đại hóa công tác lưu trữ quan KBNN nhiệm vụ đắn, cần thiết phù hợp với xu chung định hướng phát triển ngành lưu trữ nói riêng đất nước ta nói chung Qua nghiên cứu thực tế, tác giả nhận thấy công tác lưu trữ quan KBNN nhiều hạn chế, bất cập, ảnh hướng tới việc định hướng đổi tổng thể hoạt động quan KBNN Chính từ hạn chế, tồn đó, tác giả đề giải pháp có tính ứng dụng cao nhằm tăng cường việc đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN, đưa công tác lưu trữ theo quỹ đạo phát triển chung KBNN, phục vụ cho chiến lược hình thành kho bạc điện tử Tác giả mong muốn giải pháp đề cập đây, không áp dụng thành công quan KBNN mà áp dụng chung cho CQNN khác việc thực mục tiêu đại hóa cơng tác lưu trữ quan, tổ chức, để cơng tác lưu trữ góp phần cơng sức cơng đại hóa hành nước ta giai đoạn nay./ 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VII (1994), Nghị số 07NQ/HNTW ngày 30/7/1994 phát triển công nghiệp, công nghệ đến năm 2000 theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước xây dựng giai cấp công nhân giai đoạn mới, Hà Nội Nguyễn Trọng Biên (2013), “Tác động tồn cầu hóa đại cơng tác văn thư, lưu trữ Việt Nam”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, tr 10-14 Bộ Chính trị (2014), Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế, Hà Nội Bội Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, Hà Nội Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2015), Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, Hà Nội Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức, Hà Nội 96 Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội 10 Bộ Nội vụ (2019), Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, Hà Nội 11 Bộ Tài (2015), Quyết định số 1959/QĐ-BTC ngày 28/9/2015 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ Văn phòng thuộc Kho bạc Nhà nước, Hà Nội 12 Bộ Tài (2017), Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 ban hành kế hoạch phát triển hệ thống KBNN giai đoạn 2017-2020, Hà Nội 13 Bộ Tài (2017), Chỉ thị số 03/CT-BTC ngày 24/10/2017 tăng cường công tác lưu trữ ngành Tài chính, Hà Nội 14 Bộ Tài (2018), Thơng báo số 271/TB-BTC ngày 05/4/2018 kết luận Thứ trưởng Vũ Thị Mai Hội nghị giao ban đánh giá kết công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin năm 2017 kế hoạch, giải pháp thực nhiệm vụ năm 2018, Hà Nội 15 Bộ Tài (2020), Cơng văn số 997/BTC-VP ngày 03/02/2020 hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, Hà Nội 16 Chính phủ (2011), Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020, Hà Nội 17 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội 18 Chính phủ (2015), Nghị 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định Chính phủ điện tử, Hà Nội 97 19 Chính phủ (2015), Nghị số 26/NQ-CP ngày 14/4/2015 ban hành Chương trình hành động nhằm cụ thể hóa việc thực Nghị số 36-NQ/TW Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế, Hà Nội 20 Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn Lâm Khoa học công nghệ Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc Gia, Hà Nội 21 Tạ Thị Diệu Hằng (2017), Hiện đại hóa hành Ủy ban nhân dân Thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc Gia, Hà Nội 22 Đặng Hữu (2001), Ứng dụng phát triển Công nghệ thông tin phục vụ nghiệp Cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 23 Dương Văn Khảm (2004), Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 24 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 25 Dương Văn Khảm (2018), “Quản lý lưu trữ bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, tr 5-11 26 Kho bạc Nhà nước (2005), Quyết định số 554/QĐ-KBNN ngày 28/9/2005 phê duyệt Đề án “Hồn thiện cơng tác văn thư-lưu trữ hệ thống Kho bạc Nhà nước”, Hà Nội 27 Kho bạc Nhà nước (2008), Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020, Nxb Tài chính, Hà Nội 28 Kho bạc Nhà nước (2015), Quyết định số 1045/QĐ-KBNN ngày 30/9/2015 quy định nhiệm vụ, quyền hạn phòng thuộc Văn phòng, Hà Nội 98 29 Kho bạc Nhà nước (2015), Quyết định số 1269/QĐ-KBNN ngày 11/11/2015 ban hành Quy chế công tác lưu trữ quan Kho bạc Nhà nước, Hà Nội 30 Kho bạc Nhà nước (2020), Báo cáo tổng kết công tác năm 2019, nhiệm vụ giải pháp năm 2020 hệ thống KBNN, Hà Nội 31 Kho bạc Nhà nước (2020), Công văn số 819/KBNN-VP ngày 20/02/2020 việc phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hệ thống KBNN, Hà Nội 32 Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 33 Lê Thị Hải Nam (2013), “Quản lý phát huy giá trị nguồn tài liệu lưu trữ khoa học nước ta nay”, Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam, số 2, tr 56-65 34 Phan Đình Nham Bùi Thúy Loan đồng chủ biên (2015), Lưu trữ học đại cương, Nxb Đại học Quốc Gia, TP.Hồ Chí Minh 35 Vương Trí Nhàn (2005), Nhà văn tiền chiến trình đại hóa, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội 36 Trần Hữu Quang (2005), “Khái niệm đại hóa”, Tạp chí Xã hội học, số (90), tr 103-105 37 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Hà Nội 38 Quốc hội (2016), Luật Tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ngày 06/04/2016, Hà Nội 39 Quốc hội (2018), Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018, Hà Nội 40 Thủ tướng Chính phủ (2014), “Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chỉnh phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động quan, nhà nước thuộc Hệ thống hành nhà nước”, Hà Nội 99 41 Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21/8/207 việc phê duyệt Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020, Hà Nội 42 Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước, Hà Nội 43 Thủ tướng Chính phủ (2015), Quyết định số 25/2015/QĐ-TTg ngày 08/5/2015 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính, Hà Nội 44 Thủ tướng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử, Hà Nội 45 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2000), Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH ngày 28/12/2000, Hà Nội 46 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ quốc gia sô 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001, Hà Nội 47 Trần Nguyên Vũ (2011), “Tổ chức áp dụng chữ ký số ngành Tài việc đại hóa cơng tác lưu trữ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3, tr 4-6 48 Dương Tuấn Vũ (2015), “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND thành phố Trà Vinh”, Tạp chí Khoa học Nhân văn, số 20, tr 15-21 49 www.chinhphu.vn 50 www.portal.kbnn.vn 51 https://luutru.gov.vn 100 PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN TIÊU BIỂU VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ DO KHO BẠC NHÀ NƯỚC BAN HÀNH Quyết định số 554/QD-KBNN ngày 28/09/2005 KBNN phê duyệt Đề án “Hồn thiện cơng tác văn thư-lưu trữ hệ thống KBNN Công văn số 818/KBNN-VP ngày 20/04/2007 KBNN hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hệ thống KBNN Công văn số 819/KBNN-VP ngày 20/04/2007 KBNN hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị hệ thống KBNN Công văn số 1026/KBNN-VP ngày 20/06/2011 KBNN hướng dẫn định hướng công tác lưu trữ hệ thống KBNN Quyết định số 929/QĐ-KBNN ngày 27/09/2012 KBNN ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan KBNN Quyết định số 1269/QĐ-KBNN ngày 11/11/2015 KBNN ban hành Quy chế công tác lưu trữ quan KBNN Công văn số 819/KBNN-VP ngày 20/02/2020 phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hệ thống KBNN 101 ... TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 68 3.1 Định hướng đại hóa cơng tác lưu trữ quan KBNN 68 3.1.1 Định hướng Nhà nước đại hóa cơng tác lưu trữ 68 3.1.2... cơng tác lưu trữ 16 1.1.4 Nội dung công tác lưu trữ 18 1.2 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ 24 1.2.1 Khái niệm đại hóa, đại hóa cơng tác lưu trữ 24 1.2.2 Nội dung đại hóa cơng tác. .. đại hóa cơng tác lưu trữ Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cần thực cách toàn diện, đồng tất mặt hoạt động cơng tác lưu trữ, có việc đại hóa cơng tác lưu trữ có hiệu lực, hiệu Để hoạt động công tác