Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành bảo hiểm xã hội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU MINH XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành Lƣu trữ học Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THU MINH XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI Luận văn Thạc sĩ chu yên ngành Lƣu trữ học Mã số: 60320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Liên Hƣơng Hà Nội - 2018 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bảo hiểm xã hội đơn vị nghiệp nhà nước, tổ chức theo ngành dọc gồm ba cấp: cao quan BHXH Việt Nam trung ương (gọi chung BHXH Việt Nam) có chức thực quản lý chung tất mặt hoạt động ngành; địa phương có BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung BHXH cấp tỉnh) BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung BHXH cấp huyện) có chức năng, nhiệm vụ thực giải chế độ BHXH, BHTN BHYT cá nhân, tổ chức phạm vi toàn quốc gia Trong trình hoạt động, ngành BHXH sản sinh khối hồ sơ, văn bản, giấy tờ lớn, ngồi khối tài liệuquản lý hành chính, hồ sơ nhân sự, tài liệu khoa học - công nghệ, tài liệu tài - kế tốn khối tài liệu chun ngành BHXH cịn có tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu ảnh, ghi âm - ghi hình Đặc biệt, tài liệu chuyên ngành loại hồ sơ đặc thù, chúng quan trọng hoạt động quản lý mang ý nghĩa thực tiễn cao chúng có liên quan trực tiếp đến quyền lợi người tham gia BHXH, BHTN BHYT Là viên chức trực tiếp thực nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đồng thời học viên cao học chuyên ngành lưu trữ Trong trình lựa chọn đề tài nghiên cứu luận văn mình, tơi băn khoăn nên lựa chọn hướng nghiên cứu để vừa phù hợp với yêu cầu nhà trường, vừa có khả ứng dụng cao thực tiễn Được gợi ý từ giáo sư, tiến sỹ Khoa Lưu trữ Quản trị văn phịng, tơi định lựa chọn hướng nghiên cứu thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH Khi lựa chọn đề tài này, tơi gặp nhiều khó khăn, khó khăn lớn ngành Bảo hiểm xã hội ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hệ thống ngành Bảo hiểm xã hội năm 2011 Vì vậy, thân tự đặt câu hỏi: có cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản thay bảng thời hạn bảo quản cũ hay không? Tôi bắt đầu thực thu thập văn quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức ngành BHXH nghiên cứu lại bảng thời hạn bảo quản mà ngành BHXH ban hành phát rằng: bảng thời hạn bảo quản khơng cịn phù hợp thời điểm ngành BHXH cần ban hành bảng thời hạn bảo quản lý sau đây: Thứ nhất, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH xây dựng trước Luật Lưu trữ đời; - Thứ hai, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức ngành BHXH mở rộng nhiều đặc biệt quan BHXH Việt Nam Sự gia tăng cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đồng nghĩa với khối hồ sơ, tài liệu ngành phát sinh thêm số lượng, khối lượng loại hình - Thứ ba, trình sử dụng, nhiều nhóm tài liệu khơng quy định thời hạn bảo quản nên người làm lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Đó lý cần phải ban hành bảng thời hạn bảo quản để phù hợp với tình hình thực tiễn Do đó, định chọn đề tài "Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH" làm nội dung nghiên cứu - Mục tiêu đề tài Thực luận văn này, hướng đến mục tiêu sau: Một là, phân tích sở khoa học cho việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trình hoạt động ngành BHXH - Hai là, phân tích đặc điểm, thành phần, giá trị tài liệu ngành BHXH, đặc biệt nhóm tài liệu chuyên ngành - Ba là, đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH - Nhiệm vụ đề tài Để thực mục tiêu trên, phải thực nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu lý thuyết lưu trữ công tác xác định giá trị tài liệu Tìm hiểu văn quy định nhà nước hoạt động lưu trữ tài liệu bộ, ngành có liên quan - Tìm hiểu lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, đơn vị thuộc ngành BHXH - Nghiên cứu, khảo sát thực tế tồn khối tài liệu hình thành quan BHXH Việt Nam; tài liệu BHXH thành phố Hà Nội tài liệu BHXH huyện Thanh Trì - Nghiên cứu đề xuất Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội - Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài gồm: + Các văn quy định công tác lưu trữ; Hệ thống tài liệu giấy hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc ngành BHXH - Phạm vi nghiên cứu đề tài: + Phạm vi nghiên cứu đề tài ngành BHXH từ thành lập năm 1995 đến Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp nhận thức luận chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử lưu trữ học để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng lý luận thực tiễn việc lưu trữ tài liệu ngành BHXH; phân tích đánh giá đắn ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế, ý nghĩa hoạt động quản lý ý thực tiễn tài liệu ngành BHXH Ngồi chúng tơi cịn sử dụng số phương pháp cụ thể như: - Phương pháp lịch sử: Dùng để tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển ngành BHXH - Phương pháp khảo sát: Dùng để tìm hiểu nội dung, đặc điểm, thành phần tài liệu ngành BHXH; tham khảo ý kiến lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ, ý kiến đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam BHXH số tỉnh, thành phố nước thành phần, thời hạn bảo quản tài liệu đặc biệt nhóm tài liệu chuyên ngành - Phương pháp thống kê: Dùng để thống kê số lượng hồ sơ lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam BHXH cấp tỉnh - Phương pháp phân tích: Dùng để phân tích giá trị tài liệu ngành BHXH, từ đánh giá giá trị tài liệu xác định thời hạn bảo quản chúng - Phương pháp so sánh dùng để so sánh quy định thời hạn bảo quản tài liệu tài - kế toán giữ Luật Kế toán văn hướng dẫn với Thông Tư 09/2011/TT-BNV Từ kết so sánh đó, chúng tơi dùng làm để đề xuất thời hạn bảo quản tài liệu tài - kế tốn quan đơn vị trực thuộc (các đơn vị có tài khoản dấu riêng) Đóng góp đề tài Đề tài “Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH” thực tốt có đóng góp sau: - Giúp cho cơng chức, viên chức hiểu giá trị tài liệu ngành BHXH Là sở để lãnh đạo ngành BHXH ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH - Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên học viên cao học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu công việc cần thiết nhằm xác định “độ tuổi” cho tài liệu Đối với Lưu trữ hành việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu yêu cầu bắt buộc phức tạp Trong thời gian qua có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực Về văn pháp lý: Xác định giá trị xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu quan nhà nhà nước ban hành văn pháp lý liên quan, có Thơng tư 09/2011/TT-BNV văn hướng dẫn chi tiết cụ thể Đây văn quan trọng giúp quan, tổ chức, cá nhân có để xây dựng thời hạn bảo quản cho quan, đơn vị cá nhân có nhu cầu nghiên cứu vấn đề Trong thực tiễn có nhiều quan ban hành Bảng thời hạn bảo quản khối tài liệu chung khối tài liệu chuyên ngành như: Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục; Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng năm 2013 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chun ngành tài ngun mơi trường; Bộ Tài Chính ban hành Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Ngành Tài Ngày 22 tháng 12 năm 2011, Ngành Bảo hiểm xã hội ban hành Quyết định số 1538/QĐ-BHXH việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam Tuy nhiên, bảng thời hạn khơng cịn phù hợp thời điểm với thực tiễn, ngành BHXH xây dựng dự thảo Bảng thời hạn bảo quản nhằm thay Quyết định 1538/QĐ-BHXH Liên quan đến vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, có số đề tài luận văn ngành Lưu trữ học sâu nghiên cứu đề tài Nguyễn Thị Hồng Phượng năm 2002: “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động Tỉnh ủy ban tham mưu giúp việc Tỉnh ủy”; đề tài Nguyễn Thị Lan Anh năm 2006: Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” Các đề tài đưa khái niệm phương pháp để nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản phù hợp với loại hình quan, tổ chức mà người nghiên cứu hướng đến Một số đề tài tác giả nghiên cứu sau sâu nghiên cứu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành đề tài Dương Thị Thanh Huyền năm 2013 “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng (cơng trình xây dựng dân dụng)”; đề tài Ngô Thị Hoa năm 2014: “ Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Bộ Lao động - Thương Binh Xã hội”; đề tài Nguyễn Thị Thu Lan năm 2015: “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân Các đề tài sâu nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản ngành cụ thể Sau kết nghiên cứu tác giả đưa bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành mà họ tìm hiểu Bên cạnh đó, chúng tơi tiến hành thu thập tìm hiểu số viết tạp chí có liên quan đến vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu viết tác giả Thanh Mai: “Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức”, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 05/2011; viết tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hồng Văn Thanh: “Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ”, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11/2013; viết tác giả Nguyễn Cảnh Đương: “Bàn phân nhóm tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu”, Tạp chí văn thư lưu trữ Viêt Nam, số 01/2014 Các viết đưa phân tích khái niệm, đồng thời trao đổi làm rõ vấn đề cịn vướng mắc cơng tác xác định giá trị tài liệu; qua đề xuất phương hướng cần nghiên cứu công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản thời gian tới Đây sở lý luận để tiếp tục nghiên cứu thêm xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu; đặc biệt vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Có thể nói vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu có nhiều cơng trình nghiên cứu, song ngành BHXH cần cơng trình nghiên cứu để phù hợp với điều kiện tình hình đặc biệt hồ sơ chuyên ngành BHXH Đây vấn đề đặt cho luận văn phải nghiên cứu, giải Nguồn tài liệu tham khảo - Các giáo trình lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Các viết tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu - Các văn đạo, quy định, hướng dẫn chung nhà nước công tác lưu trữ; văn quy định bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán; văn quy định thời hạn bảo quản cơng trình xây dựng - Các văn quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện - Các luận văn thạc sĩ học viên cao học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng thời hạn bảo quản - Một số viết trang Web BHXH số nước - Hoa Kỳ, Đức, Trung Quốc, Nhật Bản Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm phần: Chƣơng 1: Cơ sở khoa họcvề xác định giá trị thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Nội dung chương chủ yếu nêu khái niệm xác định giá trị tài liệu; sở khoa học dùng làm để xác định giá trị xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu, có sở lý luận, sở pháp lý,cụ thể: 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm xác định giá trị hồ sơ, tài liệu 1.1.2 Nguyên tắc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu 1.1.3 Phương pháp xác định giá trị hồ sơ, tài liệu 1.1.4 Tiêu chuẩn xác định giá trị hồ sơ, tài liệu 1.2 Cơ sở pháp lý 1.2.1 Các văn pháp lý lưu trữ 1.2.2 Văn pháp lý quy định thời hạn bảo quản tài liệu tài - kế toán tài liệu xây dựng 1.2.3 Các văn quy định chế độ, sách BHXH, BHTN, BHYT Tiểu kết Chương Chƣơng 2: Khái quát ngành Bảo hiểm xã hội hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội Nội dung chương chủ yếu tập trung vào việc trình bày tổng quan hoạt động bảo hiểm xã hội nước ta; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BHXH Việt Nam, BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện; đặc điểm, loại hình tài liệu ngành BHXH; giá trị, ý nghĩa tài liệu ngành BHXH, cụ thể sau: 2.1 Hoạt động bảo hiểm bảo hiểm xã hội 2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cấu tổ chức ngành Bảo hiểm xã hội 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn; cấu tổ chức BHXH Việt Nam 2.2.2 Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam 2.2.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;cơ cấu tổ chức BHXH cấp tỉnh 2.2.4 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cấu tổ chức BHXH cấp huyện 2.3 Tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2.3.1 Đặc điểm tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2.3.2 Các loại hình tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2.4 Giá trị, ý nghĩa tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội 2.4.1 Ý nghĩa lịch sử 2.4.2 Ý nghĩa kinh tế 2.4.3 Ý nghĩa hoạt động quan 2.4.4 Ý nghĩa thực tiễn 2.4.5 Ý nghĩa khoa học Tiểu kết chương Chƣơng 3: Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội Nội dung chương đề cập đến vấn đề Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH như: 3.1 Quy trình xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3.2 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3.3 Phạm vi đối tượng sử dụng Bảng thời hạn bảo quản 3.4 Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu 3.5 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3.6 Cách sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Tiểu kết chương Kết luận 110 285 286 BHYT hàng năm Hồ sơ tổ chức thực báo cáo kết qu phương án đầu tư quỹ Hồ sơ cho vay vốn, thẩm định cho vay vố với quan, tổ chức 287 Hồ sơ việc mua trái phiếu Chính phủ Hồ sơ mua trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu, 288 tiền gửi ngân hàng 289 Hồ sơ gửi tiền ngân hàng Hồ sơ đầu tư vào dự án quan trọng the 290 cầu Thủ tướng Chính phủ Hồ sơ đầu tư quỹ BHXH, BHTN, BHYT 291 (nếu có) 292 Hồ sơ theo dõi việc thực Hợp đồng v 293 Hồ sơ thu hồi nợ 294 Hồ sơ theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ Hồ sơ việc xác định mức lãi suất cho v 295 điều chỉnh mức lãi suất cho vay B Hồ sơ, tài liệu tở chức đảng đ Nhóm 21 Hồ sơ, tài liệu tổ chức đảng 296 Hồ sơ đại hội: - Đại hội đảng - Đại hội chi 297 Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo công tác: 298 - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động thị, nghị trung ương cấp ủy 299 Hồ sơ thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ c 300 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác đảng 301 Thông báo kết luận họp Ban thường vụ Đảng ủy, Ban chấp hành đảng bộ: 302 303 304 - Kết luận quan trọng (mang tầm chiến lược - Kết luận khác Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cảm tình đ hàng năm Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo côn phát triển đảng viên hàng năm Hồ sơ hoạt động kiểm tra, theo dõi, giám tổ chức đảng 305 Hồ sơ kỷ luật đảng viên 111 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở đảng, Hồ sơ đảng viên Sổ sách (đăng ký đảng viên, đảng phí, ghi Hồ sơ xây dựng văn hướng dẫn c cán đảng Hồ sơ nghị quyết, biên họp Ban cán Hồ sơ tổng hợp, báo cáo công tác đảng Hồ sơ kiểm điểm theo Nghị trung ương Nhóm 22 Hồ sơ, tài liệu tổ chức cô Hồ sơ đại hội: - Cơng đồn quan - Cơng đồn sở Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch v cáo cơng tác Cơng đồn quan: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - tháng, tháng, quý Hồ sơ xây dựng báo cáo công tác công đo - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - tháng, tháng, quý Hồ sơ tổ chức thực vận độn thực nghị Cơng đồn cấp t Cơng đồn quan Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân động tổ chức cơng đồn Sổ ghi biên thường kỳ đột xuất c - Của cơng đồn quan - Của cơng đồn sở Hồ sơ, tài liệu kinh phí hoạt động công Tài liệu, báo cáo hoạt động tổ chức tra nhân dân: - Báo cáo nhiều năm, hàng năm - Tài liệu khác Tài liệu, báo cáo hoạt động Ban nữ công - Báo cáo nhiều năm, hàng năm - Hồ sơ hoạt động Ban nữ cơng Sổ sách cơng tác cơng đồn, nữ cơng Nhóm 23 Hồ sơ, tài liệu tở chức đồn niên CS HCM 323 Hồ sơ đại hội: - Đoàn Thanh niên quan - Chi đoàn trực thuộc 112 324 Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác Đồn niên quan: - Tổng kết nhiệm kỳ, tổng kết năm - tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động 325 thực nghị đảng, nhà nước, đo Thanh niên cấp Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân ho 326 động Đoàn Thanh niên quan Sổ sách cơng tác Đồn (đăng ký đồn viê 327 đồn phí, theo dõi thu chi quỹ Đồn, sổ ghi b Nhóm 24 Hồ sơ, tài liệu Hội Cựu chiến binh, Ban Vì tiến phụ nữ Hồ sơ hoạt động Hội Cựu chiến binh: - Quy chế hoạt động, báo cáo năm, nhiều nă - Công văn trao đổi, báo cáo tháng, quý Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân ho 329 động Hội Cựu chiến binh 330 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ: - Quy chế hoạt động, báo cáo năm, nhiều năm - Công văn trao đổi, báo cáo tháng, quý 331 Các loại sổ sách quản lý, ghi chép có liên quan 328 113 3.6 Cách sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Ngành BHXH bảng thời hạn bảo quản hồ sơ mẫu, mà quy định thời hạn bảo quản tất hồ sơ, tài liệu ngành từ trung ương tới địa phương.Thời hạn quy định chi tiết, cụ thể đến đầu mục hồ sơ Căn vào Bảng thời hạn bảo quản ngành, công chức, viên chức, quan, đơn vị, phịng nghiệp vụ đối chiếu, xác định áp thời hạn bảo quản hồ sơ sau hồ sơ lập giai đoạn văn thư giao nộp lưu trữ quan Bảng thời hạn bảo quản tổ chức, xếp theo mặt hoạt động có phân nhóm kết hợp với cấu tổ chức; vậy, quan áp dụng thời hạn bảo quản cần phải xem xét chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để xác định quan, đơn vị sản sinh hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm Khi xác định nhóm hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị cơng chức, viên chức dễ dàng áp dụng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lập nên Bảng thời hạn bảo quản xây dựng áp dụng hồ sơ công việc, tập lưu văn văn thư quan tài liệu khơng có khả lập hồ sơ Khơng áp dụng tài liệu rời lẻ, không lập hồ sơ hoàn chỉnh 114 TIỂU KẾT CHƢƠNG Đối với quan, tổ chức nói chung ngành BHXH nói riêng, tài liệu sản phẩm cuối công việc sau giải xong, để giải cơng việc Có thể thời gian lâu sau: năm hay kỷ biết ngành BHXH đời, tồn phát triển nào? cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ biến đổi qua giai đoạn lịch sử? công việc giải có với quy định pháp luật hay khơng? Điều thể hệ thống tài liệu.Nhưng 23 năm qua, ngành BHXH sản sinh nhiều tài liệu với khối lượng lớn nên ngành khơng thể có đủ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tất Điều quan trọng phải xác định tài liệu có giá trị lịch sử, giá trị sử dụng lâu dài để tổ chức bảo quản, gìn giữ; tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng cần phải loại hủy, tạo khơng gian trống để lưu trữ tài liệu hình thành;góp phần giúp giảm chi phí ngân sách, nhân công; giúp công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu dễ dàng hiệu Để làm điều đó, chúng tơi phân chia tồn tài liệu ngành BHXH thành 24 nhóm bản, có đề xuất thời hạn bảo quản đến tận đầu mục hồ sơ với 02 mốc thời hạn bảo quản là: thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thời hạn bảo quản có thời hạn, đặc biệt có quy định thời hạn bảo quản tài liệu có thời hạn bảo quản 05 năm Đây nội dung mà Thông tư số 09/2011/TT-BNV không quy định 115 KẾT LUẬN Như biết, nói tầm vĩ mơ tài liệu lưu trữ di sản vơ quý giá quốc gia, dân tộc; chúng minh chứng cho tồn tại, trình phát triển loài người hay văn minh nhân loại.Lời nói, trí nhớ người kiện, cơng việc trải qua qn, sai thông tin ghi tài liệu tồn mãi đáng tin cậy nhất.Đối với cáccơ quan, tổ chức hay cá nhân người tài liệu sản phẩm cuối hoạt động điểm khởi đầu, để giải công việc Vì thế, hoạt động lưu trữ có vị trí vơ quan trọng Quốc gia, tổ chức, cá nhân quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, bảo vệ vẹn nguyên tài liệu lưu trữ quốc gia văn minh phát triển bền vững Tài liệu Ngành BHXH ngồi tài liệu có giá trị lịch sử cịn có nhiều tài liệu có giá trị thực tiễn cao, đặc biệt tài liệu chuyên ngành.Bởi vì, chúng liên quan trực tiếp đến quyền lợi người tham gia BHXH, BHTN, BHYT nên việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu việc làm quan trọng khó khăn, đặc biệt hồ sơ chuyên ngành BHXH loại hồ sơ chưa có hướng dẫn cụ thể thời hạn bảo quản cấp có thẩm quyền Để xây dựng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu địi hỏi chúng tơi phải nghiên cứu kỹ lưỡng sở lý luận, sở pháp lý xác định giá trị tài liệu; nghiên cứuvị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức ngành BHXH; nghiên cứu nội dung, thành phần, giá trị, ý nghĩa củatài liệu ngành BHXH;từ phân nhóm đề xuất thời hạn bảo quản Đối với quan, đơn vị, xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tốt góp phần giúp Lưu trữ quan hoạt động hiệu Bảng thời hạn bảo quản để thực tốt khâu nghiệp vụ khác như: xác định phương án phân loại phù hợp; chỉnh lý, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; lựa chọn hồ sơ, tài liệu hết giá trị sử dụng để tổ chức loại hủy theo quy định Bảng thời hạn bảo quản giúp cho công chức, viên chức, lưu trữ hành dễ dàng xác định áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu từ giai đoạn văn thư 116 Khi thực đề tài này, mong muốn sản phẩm cuối đề tài góp phần hữu ích ngành BHXH nói chung, quan BHXH Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, để Bảng thời hạn phát huy hiệu thực tiễn định nhiều yếu tố khác, khơng định hồn tồn chất lượng Bảng thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản xây dựng đề xuất dựa nguyên tắc thống nhất, xuyên suốt trình nghiên cứu xây dựng thời hạn bảo quản hồ sơ công việc; số tài liệu lập hồ sơ công việc tập lưu công văn, tập lưu định, loại sổ sách phân chia quy định thời hạn rõ ràng Riêng với loại hình hồ sơ điện tử lưu Lưu trữ quan BHXH Việt Namđã giúp ích nhiều cơng tác quản lý; giúp công khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng thuận lợi, tiết kiệm được thời gian, tăng hiệu suất công việc giảm nhiều chi phí, tất điều thể lợi ích hồ sơ điện tử Tuy nhiên, giới hạn thời gian nghiên cứu, Bảng thời hạn bảo quản mà đưa áp dụng với hồ sơ, tài liệu giấy; thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử ngành BHXH tiếp cận cơng trình nghiên cứu 117 TÀI LIỆU THAM KHẢO A Các giáo trình, viết, luận văn Nguyễn Thị Lan Anh, Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông lưu trữ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học năm 2006, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Báo cáo số 1219/BC-BHXH ngày 10 tháng năm 2018 Bảo hiểm xã hội Việt Nam Công tác đạo điều hành tháng 3/2018 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất Giáo dục chuyên nghiệp Nguyễn Cảnh Đương, Bàn phân nhóm tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2014 Nguyễn Cảnh Đương, Hồng Văn Thanh, Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11/2013 Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận, Xác định giá trị tài liệu khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận việc vận dụng thực tế công tác lưu trữ nước ta, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 02/2015 Ngô Thị Hoa, Nghiên cứu xây dựng Bảng thờ hạn bảo quản tài liệu quan Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Luận văn thạc sỹ năm 2014, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Dương Thị Thanh Huyền, Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng (cơng trình dân dụng), Luận văn thạc sỹ năm 2013, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Nguyễn Liên Hương, Xác định giá trị tài liệu - nhiệm vụ khó khăn cơng tác lưu trữ nay, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10/2011 Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Văn hóa - Thông tin, Hà Nội, năm 2011 10 Nguyễn Thị Thu Lan, Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Ngành Thi hành án dân sự, Luận văn thạc sỹ năm 2015, Tư liệu Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng 11 118 12 Trần Thị Loan, Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn thạc sỹ năm 2004, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Thanh Mai, Những nghiên cứu xác định giá trị tài liệu nước ta nửa kỷ qua, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 08/2012 13 Thanh Mai, Bàn thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan, tổ chức, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 04/2014 14 Thanh Mai, Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 05/2011 15 Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, Giáo trình Lưu trữ học đại cương, NXB Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 16 Hồng Tùng Phong, Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ, Luận văn thạc sỹ năm 2011, Tư liệu Khoa lưu trữ học quản trị văn phịng 17 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản, Nhà xuất Hà Nội, năm 2006 18 Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, Công tác lưu trữ quan, tổ chức, Nhà xuất Chính trị Quốc gia, năm 2016 19 Nguyễn Thị Hồng Phượng, Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành hoạt động Tỉnh ủy ban tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, Luận văn thạc sỹ năm 2002, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng 21 Dương Văn Thắng, Đổi phát triển Bảo hiểm xã hội Việt Nam, NXB Văn hóa - Thông tin, năm 2015 20 Nguyễn Nghĩa Văn, Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp Huyện, Luận văn thạc sỹ năm 2001, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng 22 BHYT Việt Nam, Q trình hình thành phát triển Bảo hiểm y tế Việt Nam, NXB Hà Nội, năm 2002 B.Các văn 23 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 Quốc hội khóa XIII ngày 20 tháng 11 năm 2014 24 Luật Bảo hiểm y tế số 01/VBHN-VPQH ngày 10 tháng năm 2014 (Văn hợp nhất) 25 119 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 Quốc hội khóa XIII ngày 20 tháng 11năm 2015 26 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội khóa XIII ngày 11 tháng 11 năm 2011 27 28 Luật Xâydựng số 50/2014/QH13 Quốc hội khóa XIII ngày 18 tháng năm 2014 Luật Việc làm số 38/2013/QH13 Quốc hội khóa 13 ngày 16 tháng năm 2013 29 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 30 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng năm 2015 quản lý chất lượng bảo trì cơng trình xây dựng 31 Nghị định số 134/2015/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2015 Chính phủ quy định số điều Luật Bảo hiểm xã hội BHXH tự nguyện 32 Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05 tháng 01 năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam 33 Nghị định số 26/2016/NĐ-CP ngày 26 tháng 10 năm 2016 quy định chi tiết số nội dung quản lý chất lượng bảo trì cơng trình xây dựng 34 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Kế toán 35 36.Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 12/2012/TT-BXD ngày 28 tháng 12 năm 2012 Bộ Xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Ngun tắc phân loại, phân cấp cơng trình dân dụng, công nghiệp hạ tầng kỹ thuật đô thị 37 Thông tư 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng năm 2013 Bộ Tài nguyên Môi trường Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường 38 Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 01 tháng 11 năm 2013 Bộ Tài Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Ngành Tài 39 120 40 Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục 41 Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 12 năm 2011 BHXH VN ban hành Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hệ thống BHXH Việt Nam 42 Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09 tháng năm 2015 Quy định quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT 43 Quyết định số 1414/QĐ-BHXH ngày 04 tháng 10 năm 2016 BHXH VN Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội địa phương 44 Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN ngày 28 tháng 12 năm 2016 Kiểm toán nhà nước ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác hồ sơ kiểm toán C Một số trang Web 45.Http://www.hoivietnamduc.vn/NewsDetail.asp?Msg=1291&id=360 &id1 46.Https://www.ssa.gov/pubs/VI-05-10024.pdf 47.Http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/120/0/1010073/0/7090/Kinh_nghi em_cai_cach_he_thong_an_sinh_xa_hoi_cua_Nhat_Ban 48.Http://www.molisa.gov.vn/vi/Pages/chitiettin.aspx?IDNews=20921 49.Http://http://www.gopfp.gov.vn/solieu;jsessionid=39A0615B4788769763B0461E2A536DE0 121 PHỤ LỤC Báo cáo số 1219/BC-BHXH ngày 10 tháng năm 2018 Bảo hiểm xã hội Việt Nam Công tác đạo điều hành tháng 3/2018 Quyết định số 1538/QĐ-BHXH ngày 22 tháng 12 năm 2011 BHXH Việt Nam việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu hệ thống BHXH Việt Nam Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2013 BHXH Việt Nam việc ban hành Quy định công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam 122 ... thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3.2 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 3.3 Phạm vi đối tượng sử dụng Bảng thời hạn bảo quản 3.4 Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ ,tài liệu 3.5 Bảng thời hạn bảo. .. 3: Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Bảo hiểm xã hội Nội dung chương đề cập đến vấn đề Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành BHXH như: 3.1 Quy trình xây dựng Bảng thời. .. nghiên cứu thêm xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu; đặc biệt vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Có thể nói vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu có nhiều