TCVN 9987:2013

Tiêu chuẩn TCVN 9987:2013 quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với mã toàn cầu phân định loại tài liệu (GDTI). Mã toàn cầu phân định loại tài liệu (GDTI) là một khóa của GS1 để phân định các loại tài liệu được coi là quan trọng. Đây là một công cụ đơn giản để phân định tài liệu và có thể phân định các tài liệu một cách đơn giản nhất khi có yêu cầu, tạo thuận lợi cho công tác quản lý và tra cứu tài liệu. GDTI sẽ cung cấp một đường kết nối đến cơ sở dữ liệu nắm giữ bản lưu “chủ” về tài liệu đó và có thể mã hóa GDTI thành mã vạch GS1-128 sau đó in lên tài liệu làm biện pháp phân định hoặc để thu hồi một cách tự động rất nhanh chóng và chính xác mọi thông tin hay nội dung chi tiết về tài liệu.

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9987:2013 MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH LOẠI TÀI LIỆU - QUY ĐỊNH KỸ THUẬT Global Document Type Identifier - Specification Lời nói đầu TCVN 9987:2013 hoàn toàn phù hợp với Quy định kỹ thuật chung tổ chức mã số mã vạch quốc tế (GS1 General Specification) TCVN 9987:2013 Tiểu Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/JTC1/SC31 “Thu thập liệu tự động” biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Lời giới thiệu Thuật ngữ “tài liệu” áp dụng rộng rãi để loại giấy tờ/ tệp liệu số thức thuộc tư nhân mà từ luận quyền (ví dụ chứng sở hữu) nghĩa vụ (ví dụ việc khai báo phục vụ quân đội) người sở hữu tài liệu Ngồi cịn có vơ số loại tài liệu quan trọng khác tài liệu khoa học, yêu cầu thuế, chứng mẫu gửi hàng, sách bảo hiểm hay hóa đơn nội v.v Bất kỳ cá nhân hay tổ chức có số loại tài liệu quan trọng cần phải trì quản lý chặt chẽ Những tài liệu yêu cầu việc lưu giữ thông tin phù hợp ghi tài liệu người phát hành tài liệu thường chịu trách nhiệm tất thơng tin Mã tồn cầu phân định loại tài liệu (GDTI) khóa GS1 để phân định loại tài liệu coi quan trọng Đây công cụ đơn giản để phân định tài liệu phân định tài liệu cách đơn giản có yêu cầu, tạo thuận lợi cho công tác quản lý tra cứu tài liệu GDTI cung cấp đường kết nối đến sở liệu nắm giữ lưu “chủ” tài liệu mã hóa GDTI thành mã vạch GS1-128 sau in lên tài liệu làm biện pháp phân định để thu hồi cách tự động nhanh chóng xác thông tin hay nội dung chi tiết tài liệu MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH LOẠI TÀI LIỆU - QUY ĐỊNH KỸ THUẬT Global Document Type Identifier - Specification Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn quy định yêu cầu kỹ thuật mã toàn cầu phân định loại tài liệu (GDTI) Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm cơng bố áp dụng nêu Đối với tài liệu viện dẫn khơng ghi năm cơng bố áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi TCVN 6754:2007, Mã số mã vạch vật phẩm - Số phân định ứng dụng GS1 TCVN 6755:2008, Mã số mã vạch vật phẩm - Mã vạch GS1-128 - Quy định kỹ thuật TCVN 6939:2007, Mã số vật phẩm - Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số - Yêu cầu kỹ thuật Thuật ngữ định nghĩa Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ định nghĩa sau: 3.1 Hệ thống GS1 (GS1 system) Các quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn hướng dẫn tổ chức GS1 quản trị 3.2 Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix) Dãy số gồm hai hay nhiều chữ số tổ chức GS1 quản trị cấp cho quốc gia thành viên dành cho mã số lưu thông hạn chế 3.3 Mã doanh nghiệp GS1 (GS1 company prefix) Dãy số gồm mã quốc gia GS1 số phân định doanh nghiệp, tổ chức GS1 quốc gia quản trị cấp cho cơng ty/ tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch 3.4 Dạng GTIN (Global trade item number format) Dạng cấu trúc, mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) phải thể thành trường (khóa) tham chiếu mười bốn chữ số tệp liệu máy vi tính để đảm bảo tính đơn mã số phân định 3.5 GTIN -13 Khóa phân định GS1 có mười ba chữ số gồm mã doanh nghiệp GS1, số phân định vật phẩm số kiểm tra, dùng để phân định thương phẩm 3.6 Mã vạch GS1-128 (GS1-128 bar code symbol) Bộ mã vạch 128, sử dụng riêng cho kết cấu liệu Hệ thống GS1 3.7 Số phân định ứng dụng (AI - application identifier) Trường gồm hai hay nhiều ký tự số đặt trước chuỗi yếu tố để phân định đơn dạng ý nghĩa chuỗi yếu tố 3.8 Tài liệu (Document) (Các) giấy tờ (các) tệp liệu số 3.9 Mã toàn cầu phân định loại tài liệu (Global document type identifier) Khóa phân định GS1 dùng để phân định loại tài liệu, gồm mã doanh nghiệp GS1, số phân định loại tài liệu, số kiểm tra mã theo xê-ri 3.10 Số phân định loại tài liệu (Document type) Phần hợp thành nên GDTI chủ thương hiệu cấp để tạo GDTI đơn 3.11 Mã theo xê-ri (Serial component) Mã gồm 17 ký tự chữ-số, cấp cho trường hợp riêng thực thể cho quãng thời gian tồn Yêu cầu chung 4.1 Mỗi tổ chức cấp mã doanh nghiệp GS1 tự lập GDTI để phân định loại tài liệu cho mục đích kiểm sốt Có thể sử dụng GDTI để phân định loại tài liệu, bao gồm không hạn chế, sau: - tài liệu thương mại (ví dụ: báo giá, đơn đặt hàng); - tài liệu liên quan đến quyền hạn, nghĩa vụ (ví dụ: chứng quyền sở hữu, giấy triệu tập quân sự); - tài liệu chứng minh (ví dụ: lái xe, hộ chiếu); - hình ảnh; - v.v… 4.2 Nhà phát hành tài liệu thường chịu trách nhiệm việc phân định tài liệu (có thể dạng văn điện tử hồ sơ sở liệu) VÍ DỤ: GDTI phân định tài liệu sau: - giấy tờ việc đăng ký đất; - yêu cầu thuế; - mẫu chứng việc gửi/ nhận hàng; - mẫu khai báo hải quan; - hợp đồng bảo hiểm; - báo giá nội bộ; - tài liệu báo chí quốc gia; - giấy tờ giáo dục; - tài liệu công ty vận tải; - tài liệu cơng ty bưu chính; - v.v… 4.3 GDTI phải trì tính đơn khoảng thời gian tồn loại tài liệu phân định Yêu cầu kỹ thuật 5.1 Cấu trúc GDTI 5.1.1 GDTI trường gồm 13 ký tự số cấu tạo dựa sở kết cấu liệu dạng GTIN Cấu trúc GDTI dựa GTIN-13 với Mã theo xê-ri nêu Hình Cấu trúc GTIN-13 quy định TCVN 6939 đó: N thể số; X thể ký tự, chữ số; Mã doanh nghiệp GS1 dãy số Tổ chức GS1 quốc gia cấp cho nhà phát hành tài liệu, giúp cho việc đảm bảo GDTI đơn phạm vi toàn cầu; Số phân định loại tài liệu dãy số chủ mã doanh nghiệp GS1 ấn định có cấu trúc, nội dung tùy vào quyền chủ mã doanh nghiệp GS1; Số kiểm tra tính để đảm bảo tính tồn vẹn liệu Cách tính số kiểm tra nêu Phụ lục B Phần kiểm tra xác nhận số kiểm tra định phải thực phần mềm ứng dụng để đảm bảo GDTI tạo cách xác; Mã theo xê-ri tùy chọn ấn định cho tài liệu vịng đời Khi kết hợp với GDTI, Mã theo xê-ri phân định đơn tài liệu riêng biệt Trường mã theo xê-ri bao gồm đến 17 ký tự chữ-số Hình - Cấu trúc GDTI 5.1.2 Khi sử dụng, GDTI đứng sau AI (253), cấu trúc số phân định ứng dụng AI quy định TCVN 6754 Đặt sau AI (253), kết cấu vùng liệu GDTI máy vi tính tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1 nhà phát hành tài liệu, số phân định loại tài liệu, số kiểm tra mã theo xê-ri Kết cấu vùng liệu AI (253) GDTI nêu Hình đó: Số phân định ứng dụng AI (253) trường liệu chứa GDTI Hình - Kết cấu vùng liệu AI (253) GDTI 5.2 Nguyên tắc cấp GDTI 5.2.1 Mỗi tổ chức có mã doanh nghiệp GS1 ấn định GDTI cho tài liệu thuộc tổ chức Khi muốn áp dụng GDTI mà chưa có mã số doanh nghiệp GS1, tổ chức cần liên hệ với GS1 quốc gia để đăng ký sử dụng Khi cấp mã doanh nghiệp GS1, tổ chức bắt đầu ấn định GDTI cho loại tài liệu cần phân định quản lý 5.2.2 Nguyên tắc cấp số phân định loại tài liệu 5.2.2.1 Tất loại tài liệu phát hành với mục đích giống phải ấn định số phân định loại tài liệu Số phân định loại tài liệu dùng để tham chiếu đến đặc tính xác định tài liệu như: - nhà phát hành tài liệu; - quyền nghĩa vụ mà tài liệu áp đặt; - loại tài liệu (như sách bảo hiểm, giấy tờ phủ) 5.2.2.2 Phải cấp số phân định loại tài liệu khác đặc tính tài liệu thay đổi 5.2.3 Nguyên tắc cấp mã theo xê-ri 5.2.3.1 Khi cần phân định tài liệu theo người nhận, thêm mã tham chiếu đơn theo xêri vào GDTI Tất tài liệu phải sử dụng GDTI gốc 5.2.3.2 Mã theo xê-ri phải đơn xê-ri tài liệu phát hành GDTI Khuyến nghị cấp mã theo xê-ri cho tài liệu tạo Mã theo xê-ri dùng để thơng tin chi tiết xác thích hợp với tài liệu như: - tên địa người nhận; - tham chiếu chéo đến chi tiết riêng 5.3 Nguyên tắc sử dụng 5.3.1 Để kiểm soát tài liệu, GDTI sử dụng làm chìa khóa để truy cập thơng tin lưu sở liệu (do tổ chức phát hành quản lý) 5.3.2 Tất loại tài liệu phát hành với mục đích phải sử dụng GDTI GDTI sử dụng để tham chiếu đặc tính tài liệu xác định, như: - nhà phát hành tài liệu; - quyền hay nghĩa vụ xác mà tài liệu luận ra; - loại tài liệu (ví dụ hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ thuộc quyền); 5.3.3 Phải sử dụng GDTI khác đặc tính tài liệu thay đổi 5.3.4 Phải sử dụng tên liệu GDTI biểu thị định dạng vùng liệu AI (253) phần diễn giải cho người đọc nhãn mã vạch Mã vạch thể GDTI 6.1 Mã vạch dùng cho tài liệu cần kiểm soát GDTI mã vạch GS1-128 Mã vạch GS1128 quy định TCVN 6755 Mã vạch không thay phần diễn giải cho người đọc 6.2 Dữ liệu truyền từ đầu đọc mã vạch khẳng định GDTI thu nhận xử lý tùy theo yêu cầu ứng dụng đặc thù 6.3 Để tạo thuận lợi cho việc quét mã vạch, phải in mã vạch GS1-128 theo kích thước X khoảng 0,249mm (0,0098 in.) 0,495 mm (0,0195 in.) có chiều cao tối thiểu 12,70 mm (0,5 in.) 6.4 Khơng có tiêu chuẩn quy định điểm đặt mã vạch Phụ lục A nêu ví dụ việc sử dụng mã vạch GS1-128 số loại tài liệu Phụ lục A (tham khảo) Ví dụ việc sử dụng mã vạch GS1-128 A.1 Mẫu khai báo hành lý tiền tệ Ví dụ rõ việc mã vạch GS1-128 dùng để tự động thu thập thông tin lữ khách vào hay rời khỏi nước Tên: T ê n : T ê n : T ê n : T ê n : Địa chỉ: Đ ị a c h ỉ: Đ ị a c h ỉ: Đ ị a c h ỉ: Đ ị a  c h ỉ: Ngày đến: N g y đ ế n : N g y đ ế n : N g y đ ế n : N g y đ ế n : Các mục cần khai báo: C c m ụ c c ầ n k h a i b o : C c m ụ c c ầ n k h a i b o : C c m ụ c c ầ n k h a i b o : C c m ụ c c ầ n k h a i b o : Số lượng Mô tả Tôi đọc hướng dẫn tuyên bố thật: Giá trị Giá trị hải quan T ô i đ ã đ ọ c h n g d ẫ n v t u y ê n b ố s ự t h ậ t: T ô i đ ã đ ọ c h n g d ẫ n v t u y ê n b ố s ự t h ậ t: T ô i đ ã đ ọ c h n g d ẫ n v t u y ê n b ố s ự t h ậ t: T ô i đ ã đ ọ c h n g d ẫ n v t u y ê n b ố s ự t h ậ t: Ngày chữ ký: N g y v c số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Hiệu số tổng với số 10 gần tổng số kiểm tra Ví dụ cách tính số kiểm tra cho trường gồm 18 ký tự Vị trí N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 N15 N16 N1 N17N 18 N N Mã số chưa có số kiểm tra 6 Bước 1: nhân x x x x x x x x x x x x x x x x x x Với 3 3 3 3 3 Bước 2: cộng = dồn Các kết cho tổng Bước 3: Lấy bội 10 lớn gần tổng (110) trừ tổng số kiểm tra (9) = = = 1818=1 01 = 1 Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Bư ớc 3: Lấ y bội củ a 10 lớn hơ n ho ặc bằ ng gầ n tổn g nh ất (11 0) trừ tổn g đư ợc số kiể m tra (9) Mã số gồm số kiểm tra 0 2 69 9 THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) GS1 General Specification V13, January 2013 (Quy định kỹ thuật chung GS1 phiên 13, tháng năm 2013) tổ chức GS1 quốc tế MỤC LỤC Lời nói đầu Lời giới thiệu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Yêu cầu chung Yêu cầu kỹ thuật Mã vạch thể Phụ lục A (tham khảo) Ví dụ việc sử dụng Phụ lục B (quy định) Cách tính số kiểm tra Thư mục tài liệu tham khảo ... cấu liệu dạng GTIN Cấu trúc GDTI dựa GTIN-13 với Mã theo xê-ri nêu Hình Cấu trúc GTIN-13 quy định TCVN 6939 đó: N thể số; X thể ký tự, chữ số; Mã doanh nghiệp GS1 dãy số Tổ chức GS1 quốc gia cấp... trúc GDTI 5.1.2 Khi sử dụng, GDTI đứng sau AI (253), cấu trúc số phân định ứng dụng AI quy định TCVN 6754 Đặt sau AI (253), kết cấu vùng liệu GDTI máy vi tính tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1... thể GDTI 6.1 Mã vạch dùng cho tài liệu cần kiểm soát GDTI mã vạch GS1-128 Mã vạch GS1128 quy định TCVN 6755 Mã vạch không thay phần diễn giải cho người đọc 6.2 Dữ liệu truyền từ đầu đọc mã vạch