MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY RƯỢU HÀ NỘI

Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty Rợu Hà Nội 3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo của công ty cùng với sự nỗ lực nhiệt tình của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt đợc một số thành tựu nhất định nh: tốc độ tăng trởng cao, đời sống của cán bột công nhân viên đợc nâng cao, công ty nhận đợc nhiều bằng khen về thành tích trong lao động và sản xuất Ngoài ra, công ty không ngừng mở rộng thị trờng, đa dạng hoá các sản phẩm rợu, nâng cao chất lợng cũng nh mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với hàng nớc ngoài. Đạt đợc những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán của công ty, mà đặc biệt là công tác nguyên vật liệu . Là một doanh nghiệp sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng nh tạo nên công dụng và chất lợng sản phẩm. Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, hạch toán đúng đắn, đầy đủ là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ý thức đợc tầm quan trọng của việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nên công ty luôn luôn có sự khuyến khiách đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Qua một thời gian tìm hiểu ở công ty, em thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty có thể xem xét trên các mặt sau: 3.1.1.Những u điểm. 3.1.1.1.Về mặt quản lý vật liệu. Việc thu mua, dự trữ, sử dụng, bảo quản nguyên vật liêu ở công ty đã đợc tiến hành một cách chu đáo cận thận. + Khâu thu mua : Công ty đã ký hợp đồng với nhiều công ty có uy tín, chất lợng nguyên vật liệu cao, giá cả hợp lý, đáp ứng đợc nhu cầu thu mua. Bên cạnh đó công ty còn có một đội ngũ tiếp liệu linh hoạt, am hiểu chất lợng, am hiểu tị trờng .nên việc thu mua nguyen vật liẹu tơng đối ổn định, đảm 1 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 1 bảo việc cung cấp nguyên vật liệu đúng yêu cầu cho sản xuất, không bị gián đoạn. + Khâu dự trữ: nguyên vật liệu ở công ty luôn luôn đợc dự trữ ơe mức hợp lý, công ty dã xây dựng đợc định mức vật liệu ở mực tối đa và tối thiểu để dảm bảo cho sản xuất đợc diễn ra liên tục, đồng thời không gây ứ đọng, lãng phí vốn. + Khâu sử dụng: vật liệu đợc sử dụng theo kế hoạch và định mức kỹ thuật của phòng kế hoạch vật t. Đó là khi các xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lam đơn gửi lên phòng kế hoạch vật t và giám đốc, khi phòng kế hoạch vật t và giám đốc đông ý thì phòng kế hoạch vật t mới viết phiếu xuất kho. Điều này chứng tỏ việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu đợc chặt chẽ. + Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu ở công ty đợc bảo quản một cách cẩn thận, chu đáo ở 5 kho rất rộng rãi. 3.1.1.2. Về các chứng tỏ kế toán sử dụng và trình tự luận chuyển chứng từ. Công ty sử dụng các chứn từ bắt buộc đúng với mẫu quy định của BTC. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ chứng minh phù hơp với cách ghi chép, số lợng. Các chứng từ này đợc đánh số cẩn thận và đợc kiểm tra thờng xuyên. 3.1.1.3. Về hệ thống sổ sách. Công ty áp dụng hìn thức kế toán NKCT. Đây là hình thức đợc nhièu doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, điều kiện trang bị vi tính còn hạn chế. Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ giữ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết một cách nhanh chóng hiệu quả. Trong sổ đối chiếu luân chuyển, công ty có thêm cột chi phí khác, điều này làm cho công tác kiểm tra, đối chiếu , xem xét các số liẹu đợc tiến hành một cách dẽ dàng, nó giúp cho các kế toán biết đợc trị giá thực tế của nguyênl liệu mua về và các chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, xay xát. Ngoài ra kế toán còn mở thêm sổ chi tiết vật liệu nhằm theo tình hình 2 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 2 mua vật liệu bằng tiền mặt, tiền tạm ứng. Việc mở sổ này giúp kế toán dễ dàng hơn trong quản lý chi tiết vật liệu và ghi sổ tổng hợp, hơn nữa đây còn là cơ sở để kế toán hạch toán thuế VAT đầu vào đối với những vật liệu đợc khấu trừc. 3.1.1.4.Về hệ thống tài khoản. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán các nghiệp vụ tơng đối phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài khoản theo dõi hàng tồnkho, doanh thu .đợc mở chi tiết, cụ thể. 3.1.1.5. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX. Phơng pháp này đảm bảo thôgn tin đợc cung cấp thờng xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá, từ đó có kế haọch dự trữ phù hợp, quản lý tốt hàng hoá cả về số lợng và chất lợng. 3.1.2.Hạn chế. 3.1.2.1.Về quản lý vật liệu. Việc quản lý nguyên vậtliệu ở công ty hiện nay đang còn lộn xộn, đó là tuy cùng một loại nguyên vật liẹu nhng lại đợc bảo quản ở nhiều kho khác nhau, hay có nhiều loại nguyên vật liệu có tích chất lý, hoá .khác nhau mà lịa đợc bảo quản trong cùng một kho nh chai hiện dang đợc bảo quản ở kho Lĩnh Nam và kho chai, vì vậy mà rất khó quản lý và thờng dễ ra mất mát, nhầm lẫn. Bên cạnh đó còn có nhiều kho đã xây dịng từ lâu nên nó rất cũ nh kho Lĩnh Nam, kho bao bì. 3.1.2.2.Về việc áp dụng phần mềm kế toán. Hiện nay công việc kế toán ở công ty vẫn đang làm thủ công, sự trợ giúp của máy tính chỉ là tính toán và in ra giấy, trong khi đó các nghiệp vụ kế toán xảy ra ở công ty lại rất nhiều nên tốc độ làm việc còn cha kịp thời. Mà trên thị trờng hiện nay lại có rất nhiều phần mềm kế toán nhằm giúp cho côgn tác kế toán đơn giản, nhanh gon hơn. 3 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 3 3.1.2.3.Về thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. Quá trình xuất vật t còn rờm rà, nhiều thủ tục nhng lại cha đầy đủ cho nên dễ gây ra mất mát, hao hụt. Đó là cha có xuất vật t theo hạn mức mà lại xuất theo nhu cầu của xí nghiệp nên có thể vật t xuất ra nhiều hơn so vpí nhu câù sản xuất mà vật t xuất ra không sử dụng hết lại không nhận lạikho, nên có thể h hỏng, mất mát . 3.1.2.4. Về việc phân loại nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty hiện nay là cha hợp lý, đó là có nhiều loại nguyên vật liệu có công dụng, vai trò khác nhau nhng vẫn đợc xếp vào cùng một nhóm. Do đó nó làm cho công tác bảo quản, hạch toán nguyên vật liệu còn gặp nhiều khó khăn. 3.1.2.5. Về đánh giá nguyên vật liệu. Hiện nay công ty đang tính giá xuất kho bằng phơng pháp bình quân gia quyền, vào cuối tháng mới tính một lần, vì vậy nó không phản ánh kịp thời giá cả của nguyên vật liệu xuất kho nên có thể giá thành của nguyên vật liệu không đúng với thực té. Còn với những nguyên vật liệu tính giá đích danh thì phải mất nhiều thời gián vì doanh nghiệp không đánh dấu cụ thể nó. 3.1.2.6. Về hệ thống sổ sách. Việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu ở công ty còn cha đúng. Đó mới chỉ có phản ánh các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu liên quan tới TK 111, TK 141, chứ cha có các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu liên quan tới TK 112, TK 331, và cha phản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu. Công ty không mở sổ đối chiếu luân chuyển của nguyên vật liệu theo từng kho mà lại theo từng thứ nguyên vật liệu, trong khi đó cùng một loại nguyên vật liệu, lại có thể đợc bảo quản ở nhiều kho. Vì vật việc đối chiếu giữa thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển là rất kho khăn, tốn nhiều công sức. Côn ty cha mở sổ chi tiết TK 331 nên việc quản lý đối với từng ngời bán còn rất khó khăn, mất nhiều thời gian. Trên các NKCT, bảng kê thì tài khoản 152 đợc chi tiết cụ thể mà lại cha có cột tổng hợp các tài khoản chi tiết này, và ở trên bảng phân bổ nguyên vật 4 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 4 liệu, công cụ dụng cụ lại cha có cột tổng hợp các tài khoản chi tiết của TK 621,622,627. Do đó khi cần đối chiếu, kiểm tra thì pahỉ cộng một lần nữa cho nên sẽ khó khăn hơn. 3.1.2.7.Về việc luân chuyển chứng từ. Tại công ty hiện nay việc luân chuyển chứng từ còn chậm. Nh đối với tr- ờng hợp mua dịch Tecmamin của tháng 12/2003 là 451,9 kg _ 59.640.858đ, thì kế toán đã vào sổ ở tháng 12/2003 nhng đến tháng 1/2004 thì hoá đơn vận chuyển hàng mới về đến nơi, khi này thì kế toán lại vào sổ tháng 1/2004 phần chi phí vận chuyển là 6000.000đ. Do đó nếu khi tecmamin mà xuất dùng sớm hơn với hoá đơn vận chuyển về thì giá xuất kho sẽ không phản ánh đúng với thực tế. 3.1.2.8. Về nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay ở công ty cha có nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu vì nguyên vật liệu mua vào trên thị trờng cũng cha biến động mạnh, và nếu có sự biến động thì khi đa nguyên vật liệu này vào sản xuất thì vẫn khôgn bị lỗ. Tuy nhiên, theo em thì côgn ty nên có nghiệp vụ này để hạn chế sự rủi ro về hàng tồn kho. 3.2.Một số kiến nghị nhằm hoàn thịên tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Rợu Hà nội 3.2.1. Về quản lý nguyên vật liệu Việc bảo quản nguyên vật liệu: công ty nên sửa chữa, xây dựng lại hệ thống nhà kho để bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn. Đồng thời sắp xếp lại các nguyên vật liệu trong kho theo công dụng, tính chất lý hoá .để tránh hao hụt, mất mát. 3.2.2. Về áp dụng phần mềm kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời. Với tiến độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc đa ké toán vào máy vi tính đã và đang áp dụng ở nhiều công ty sản xuát giúp cho kế toán tính toán tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh chóng và thuận tiện, giảm bớt khối lợng ghi chép, sổ sách .do đó làm tăng năng suất làm việc của kế toán. 5 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 5 Tuy nhiên các chơng trình phần mềm kế toán đợc cài đặt trên những nguyên tắc chung nhất và có hạn chế riêng. Do vậy, khi áp dụng vào thực tiễn hoạt động của công ty, kế toán căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, ở công tác kế toán đơn vị để cải tiến cho phù hợp. Chính vì vậy, cùng với côgn việc trang bị máy vi tính, cài đặt phần mềm thì công tác đào tạo các kỹ năng sử dụng chơng trình kế toán trên máy vi tính của công ty là hết sức cần thiết. 3.2.3.Về thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. Thủ tục xuất kho: Để giúp cho thủ tục xuất kho đơn giản, gọn nhẹ hơn và tránh đợc sự lãng phí về nguyên vật liệu thì công ty cần khôi phục lsị việc xây dựng định mức dự trữ vật t và lập cho mỗi xí nghiệp một phiếu xuất kho vật t theo hạn mức Mẫu 26. Hạn mức vật t đợc xác định nh sau: Hạn mức vật t đợc duyệt trong tháng = Số lợng sản phẩm theo kế hoạch x Định mức sử dụng vật t cho một đơn vị sản phẩm Phiếu này đợc viết thành 2 liên do phòng kế hoạch vật t viết, sau đó ngời sử dụng vật t ( ngời lĩnh vật t) mang 2 liên này đến kho nhận vật t theo hạn mức và giữ 1 liên, còn 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t. Các lần tiếp theo ngời lĩnh vật t chỉ cần mang phiếu đến kho nhận vật t. Cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại liên đã giao cho ngời nhận vật t và cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho chuyển 1 liên cho phòng kế hoạch vật t và 1 liên cho phòng kế toán, Nếu cha hết tháng mà hạn mức đợc duyệt đã lĩnh hết, đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm vật t phải lập phiếu xuất vật t theo hạn mức hoặc phiéu xuất vật t có phòng kế hoạch vật t xác nhận mới đợc. 3.2.4. Về phân loại nguyên vật liệu. Công ty nên phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng, tỷ mỷ hơn để công tác quản lý, hạch toán dễ dàng hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu nh mẫu 27. 6 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 6 Trị giá NVL tồn kho trước khi nhập+ Trị giá NVL nhập kho Số lượng NVL tồn kho trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho g = 3.2.5.Về đánh giá nguyên vật liệu. Công ty nên áp dụng phần mềm kể toán máy và khi đó nên đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Khi này thì trị giá nguyên vật liẹu sẽ phản ánh đúng với thực tế hơn ít xảy ra sai sót hơn. Ví dụ: Chai trong 9,5 lít + Tồn đầu kỳ: SL:1.007.500, ST : 806.000.000đ + Ngày 10/1 nhập thêm 500.000 chai, ST: 402.000.000đ Vậy đơn giá sau ngày lần nhập này là: = = 801,3276đ 3.2.6. Về hệ thống sổ sách và phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán máy với hình thức nhật ký chung và phơng pháp ghi thẻ song song. Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung nh sau: Với phơng pháp ghi thẻ song song, công ty nên tiến hành nh sau: Từ phiếu nhập kho , phiếu xuất kho vào sổ kế toán chi tiết, sau đó vào bảng kê nhập xuất tồn. Cụ thể nh sau: + Sổ chi tiết đợc mở cho tng thứ nguyên vật liệu. Trong đo các cột chứng từ, diễn giải, ngày nhập xuất, nhập , xuất, tồn. Riêng ở phần nhập, xuất, tồn đợc phản ánh theo số lợng, đơn giá, thành tiền. Ví dụ ở trờng hợp nguyên vật liệu là gạo nếp thì công ty nên mở và ghi vào sổ công ty nh sau: 7 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 806.000.000 + 402.00.000 1.007.500 + 500.000.000 7 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên kho: Nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu; Gạo nếp Mã số : 15214 Đơn vị tính: kg ĐVT: 1.000đ CTừ Diễn giải Ngày Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn1/1 0 0 11/1 Nhập kho 5/1 600 6,4 3.840 600 6.4 3.840 8/1 Xuất kho 6/1 600 6,4 3.840 600 6.4 3.840 CộngPS T.1 600 3.840 600 3.840 0 Tồn 1/2 0 + Bảng kê nhập xuất tồn đợc mở cho từng thứ nguyên vật liệu theo từng tháng. Ví dụ ở trờng hợp nguyên vật liệu chính thì công ty nên mở và ghi vào bảng kê nhập xuất tồn nh sau: Bảng kê nhập - xuất tồn Tk1521- Nguyên vật liệu chính Tháng 1/2004 Tên NVL Danh điểm ĐVT Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sắn lát 1521 1 Kg Sắn bột 1521 2 Kg Đờng 1521 3 Kg Gạo nếp 1521 4 Kg . Cộng 1521 Công ty nên mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi tình hình thanh toán với từng ngời bán. Đối với các chứng từ, bảng kê và bảng phân bổ nguyên vật liệu thì công ty nên có thêm cột tổng hợp các tài khoản chi tiết của các tài khoản đó. Ví dụ đối với TK 152 thì nên làm nh sau: TK 152 1521 1522 1523 Cộng 152 8 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 8 Và khi này việc đối chiếu kiểm tra sẽ dễ dàng hơn. 3.2.7.Về việc luân chuyển chứng từ. Công ty nên quản lý tốt hơn trong việc ký kết mua nguyên vật liệu hơn nữa để sao cho hoá đơn vận chuyển về cùng với hàng, để tránh đợc những trờng hợp xảy ra nh trờng hợp mua dịch tecmamin, đó là công ty có thể ký kết, ràng buộc bên vận chuyển hàng hoá sao cho hoá đơn về nhanh hơn. 3.2.8.Về nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Trờng hợp này hiện nay ở Công ty cha có nhng theo em Công ty nên có nghiệp vụ này đối với những nguyên vật liệu có xu hớng giảm giá mạnh và nếu năm tới đa vào sản xuất mà vận bị lỗ, khi đó nó đợc thực hiện nh sau: Cuối niên độ kế toán, trớc khi lập báo cáo tài chính, kế toán xác định mức lập dự phòng cho từng loại nguyên vật liệu, tiến hành trích lập dự phòng và đa vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642(6426): Chi phí dự phòng Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng giảm giá nguyên vật liệ cho năm nay, so sánh với số đã lập. Nếu không thay đổi thì không cần điều chỉnh Nếu lớn hơn thì phải lập thêm: Nợ TK 642(6426) Có TK 159 Nếu bé hơn thì phải hoàn lại Nợ TK 159 Có TK 642(6426) Kết luận Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, vừa là đối t- ợng lao động, vừa là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, và chiếm 9 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 9 một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm thông qua hạ chi phí nguyên vật liệu. Do đó nguyên vật liệu phải đợc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ, khoa học. Nhận thức đợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, thông qua Báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã khái quát cơ sở lý luận về hạch nguyên vật liệu, Trên cơ sở đó, tiếp tục tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Rợu Hà Nội. Đồng thời, em cũng mạnh dạn đa ra một số ý kiến riêng với hy vọng sẽ góp phần nhỏ bé của mình vào công việc hoàn thiện công ty kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rợu Hà Nội. Trong quá trình thực tập tại Công ty Rợu Hà Nội và làm Báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã tìm hiểu, thu thập số liệu liên quan đến hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do thời gian có hạn, nên Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong các cô chú ở Công ty, các thây cô giáo và các bạn góp ý để Báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo cũng nh sự chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú ở phòng kế hoạch vật t, phòng kế toán tài chính của Công ty Rợu Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thiện bài Báo cáo này. 10 Phan Thị Diệu Hằng K38 A6 10 . Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty Rợu Hà Nội 3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Trong. dạn đa ra một số ý kiến riêng với hy vọng sẽ góp phần nhỏ bé của mình vào công việc hoàn thiện công ty kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rợu Hà Nội. Trong