LÀM VIỆC TỪ XA DÀNH CHO QUẢN LÝ

  Mục lục  L​ÀM​ T​ HẾ ​NÀO​ ​ĐỂ ​NHÓM​ ​LÀM​ ​VIỆC T​ Ừ ​XA​ ​CÓ​ M ​ ỘT K ​ HỞI Đ ​ ẦU T​ ỐT? H​ƯỚNG ​DẪN ​TỔ ​CHỨC L​ ẬP ​KẾ ​HOẠCH T​ UẦN ​CHO​ ​NHÓM​ ​LÀM​ V​ IỆC ​TỪ ​XA C​ÁC​ ​CƠNG​ ​CỤ ​GIÚP​ ​NHĨM​ ​LÀM​ ​VIỆC ​TỪ ​XA​ ​CỘNG ​TÁC​ H ​ IỆU Q ​ UẢ Những cơng cụ quản lí tiến độ nhóm làm việc từ xa 15 Điều hành họp với nhóm làm việc từ xa nào? 20 Q​UY​ ​TRÌNH​ ​TÁM​ ​BƯỚC ​ĐỂ ​ĐÁNH​ ​GIÁ​ ​NĂNG​ L​ ỰC ​NHÂN​ ​VIÊN​ H ​ IỆU Q ​ UẢ ​KHI​ ​LÀM​ V​ IỆC ​TỪ ​XA 22 G​IẢI ​QUYẾT ​CÁC​ ​VẤN Đ ​ Ề ​TRONG​ ​QUẢN ​LÍ​ ​NHĨM​ ​LÀM​ V​ IỆC T​ Ừ ​XA​ ​NHƯ​ ​THẾ ​NÀO​? 27 X​ÂY​ ​DỰNG ​MỘT ​THÓI​ ​QUEN​ ​LÀM​ ​VIỆC ​KHOA​ ​HỌC ​VÀ​ ​HIỆU ​QUẢ 30 Sáu bí kíp quản việc cực hiệu quả, triệt tiêu stress cho kẻ mà đần 36    Về Agilearn                   Làm để nhóm làm việc từ xa có khởi đầu tốt? Nhóm làm việc từ xa có hội để huấn luyện kĩ cho thành viên thực công việc khó khăn nhiều Với thành viên sinh sống rải rác nhiều địa điểm múi khác nhau, bạn khơng có hình thức giao tiếp cần thiết để việc huấn luyện đạt kết Trưởng nhóm khơng thể đơn giản đến văn phòng thành viên minh hoạ cách sử dụng phần mềm để diễn giải cách trình bày hay lập báo cáo ngân sách Tuy nhiên, cần phân tích lịch làm việc thành viên bạn khắc phục số vấn đề khoảng cách Ví dụ, nhóm làm việc từ xa lên lịch trình hội thảo qua điện thoại hàng tuần hàng ngày để giữ cho cổng giao tiếp ln mở Họ để khoảng thời gian giao nhau, người sẵn sàng cho cơng việc nhóm tiếp nhận điện thoại - thời điểm không xâm phạm nghĩa vụ khác thành viên Vì thế, bạn thực điều sau: ● Thông báo để người biết gọi điện cho ● Để cho thành viên nhóm tự thoả thuận thời điểm hàng ngày, họ sẵn sàng cho cơng việc giao tiếp nhóm (hãy lưu ý đến khác biệt múi thói quen nghỉ ngơi thành viên) ● Đề quy tắc tôn trọng khoảng thời gian giao tiếp trí Mọi vấn đề hiệu suất hoạt động có ngun nhân nó, cơng việc người huấn luyện tìm ngun nhân Ví dụ, thành viên nhóm bị tụt lại phía sau, bạn tìm gặp người hỏi lí Nếu họ lãng cơng việc, thử tìm nguyên nhân khiến họ lãng Hỏi xem bạn làm để giúp đỡ họ Nếu thành viên bị tải công việc nhiều, chia nhỏ nhiệm vụ giao phó phần cho thành viên khác nhóm có nhiều thời gian Sau số gợi ý giúp bạn khởi đầu nhóm làm việc t tiến đến thành cơng: Có tầm nhìn rõ ràng mục tiêu khả thi từ đầu: Khơng có chúng, nhóm ảo dễ chệch hướng Giống nhóm khác, nhóm ảo phải thường xuyên kiểm tra mục tiêu điều chỉnh trình hoạt động Tuy nhiên, từ đầu, bạn nên dành khoảng thời gian xứng đáng cho việc xác định viễn cảnh mục tiêu nhóm Làm rõ vai trị thành viên nhóm Mọi thành viên nhóm nên biết họ giao cơng việc Nhóm ảo khơng thể thành cơng vai trị khơng xác định rõ ràng từ đầu Duy trì tính tổ chức: Trưởng nhóm hay người quản lí dự án phải lập kế hoạch làm việc trì mối quan hệ khoảng cách xa suốt trình triển khai dự án Dù trưởng nhóm phải làm nhiệm vụ vậy, việc trưởng nhóm ảo có óc tổ chức tốt điều đặc biệt quan trọng, khả thất bại nhóm ảo cao nhiều Nắm vững vấn đề chính: Mọi người nhóm phải xác định điều sau: ● Chúng ta làm làm nào? ● Ai người chịu trách nhiệm? ● Chúng ta làm việc nào? ● Làm biết việc làm xong? ● Làm (và người khác) kiểm tra tiến độ hiệu suất hoạt động? ● Làm để (và người khác) đánh giá kết quả?       Hướng dẫn tổ chức lập kế hoạch tuần cho nhóm làm việc từ xa Lập kế hoạch công việc quan trọng quản trị nhóm Một số nhóm chọn thứ - ngày cuối tuần, số nhóm chọn thứ 2- ngày tuần Cho dù nhóm bạn chọn ngày nào, sau phiên này, nhóm bắt đầu tuần mới, chu kì mới, chạy nước rút Do vậy, nhóm bạn cần phải làm rõ nội dung: Mục tiêu tuần nhóm gì? Cuối tuần này, nhóm bạn hồn thành sản phẩm hay hạng mục nào? Bằng cách nhóm đạt điều trên? Bước 1: Chuẩn bị Công tác chuẩn bị trước phiên lập kế hoạch tuần cho nhóm phải chuẩn bị kĩ lưỡng để hoạt động đạt hiệu Cơng tác chuẩn bị này, quản lí giao cho thành viên nhóm chuẩn bị, nhóm Scrum ScrumMaster lo Các việc cần chuẩn bị bao gồm: Năng lực nhóm: ước tính dựa lịch nghỉ phép kế hoạch làm việc cuả thành viên Mục tiêu dự kiến Tuần Tình trạng sản phẩm, hoạt động nhóm triển khai Phịng họp Đặt lịch kèm chương trình cụ thể Google Calendar thông báo cho người Người giao nhiệm vụ chuẩn bị tính tốn lực nhóm cách xem lịch nghỉ phép kế hoạch làm việc thành viên Ví dụ nhóm Hoa: Trang làm việc 24 giờ, Linh: 32 giờ, Phương: 40 giờ, Hoa: 40 tổng thời gian làm việc nhóm tuần là: 136 T ​ rừ tất họp nhóm phải tham gia 20 giờ, nhóm lại 116 Mục tiêu dự kiến tuần Trưởng nhóm trực tiếp đưa dựa kế hoạch Quý hay Tháng có trước Bạn bỏ qua hạng mục chuẩn bị nhóm bạn thường xuyên xây dựng mục tiêu phiên lập kế hoạch Thay vào đó, làm mịn lại Backlog/Kanban nhóm để đảm bảo nhóm khơng thời gian cho cơng việc phiên lập kế hoạch Trưởng nhóm cần xác định tình trạng sản phẩm mà nhóm sản xuất, tính năng, hoạt động mà nhóm thực hiện, kế hoạch hoạt động cụ thể, chất lượng, để đảm bảo cung cấp đủ thơng tin cho nhóm phiên lập kế hoạch Phiên lập kế hoạch nên đặt lịch cố định với ngày khung để tạo thói quen nhịp độ làm việc cho thành viên nhóm Tương tự địa điểm họp cần sẵn sàng bàn, ghế, bảng, bút, cần máy chiếu nước uống trước bắt đầu họp Nếu nhóm bạn triển khai Scrum hay OKR, dễ rồi, bạn có vai trị phân sẵn Nhưng không, phân công thêm người điều phối họp - làm nhiệm vụ giữ thời gian, đảm bảo việc chuẩn bị hậu cần đầy đủ, đảm bảo thời gian thảo luận nhóm diễn thời gian Trưởng nhóm người đóng vai trị chủ toạ - định hướng cho nhóm thảo luận hướng, giải đáp câu hỏi thắc mắc thành viên Bước 2: Họp Bước vào phòng họp, nhóm bắt đầu thảo luận, làm rõ nội dung sau: M ​ ục tiêu tuần gì? Nếu nhóm triển khai Scrum, Product Owner đưa mục tiêu, nhóm xem xét có đồng thuận hay khơng, có điều chỉnh hay khơng Nếu nhóm bạn triển khai OKR, có bước để xác định mục tiêu: B1: Mỗi thành viên nhóm tự viết giấy note 1-3 mục tiêu nghĩ nhóm nên tập trung tuần tới B2: Dán mục tiêu lên bảng BươB3: Mọi người đọc mục tiêu, xem mục tiêu trùng ghép B4: Thảo luận lựa chọn mục tiêu nhóm tập trung Trưởng nhóm người chốt B5: Viết lại mục tiêu mà nhóm thống lên tờ note Sau xác định Mục tiêu, nhóm bước vào phần thảo luận xem làm làm để đạt mục tiêu xác định Phần xác định việc cần làm nhóm tốt khi: ● Những việc cần phải làm viết lên stickynote, stickynote việc ● Những việc cần làm có định nghĩa hồn thành ● Nhóm ước tính để hồn thành việc ● Trưởng nhóm hay nhóm Scrum Product Owner hài lịng với cam kết nhóm ● Các thành viên tin vào khả hồn thành kế hoạch nhóm Nếu nhóm bạn triển khai OKR, với Mục tiêu O có, nhóm làm việc sau: B1: Mỗi thành viên tự viết 3-5 KR mà nghĩ nhóm cần thực để đạt Mục tiêu tuần B2: Dán KR lên bảng B3: Mọi người đọc KR xem KR trùng ghép lại B4: Thảo luận, thống KR làm tuần để phục vụ Mục tiêu B5: Mọi người nhận KR thực B6: Với KR, cá nhân đưa danh sách việc cần làm kèm theo định nghĩa hoàn thành, ước tính thời gian vào stickynote B7: Trưởng nhóm góp ý cho thành viên cần Trong lúc nhóm thảo luận, người điều phối họp trưởng nhóm đừng quên quan sát cách thành viên nhóm tham gia họp: Có làm việc riêng khơng? Có khơng đóng góp hay lắng nghe khơng? Thời gian có bị q phần thảo luận không? Hãy ghi lại tất để cải tiến phiên sau Bước 3: Trực quan hoá Chúng ta có cơng việc cần làm viết bước 2, đưa stickynote lên bảng Kanban/Backlog nhóm Cơng việc lập kế hoạch tốn nhóm nhiều thời gian, tuỳ lực nhóm 2-4 cho hoạt động Một số tổ chức khơng có văn hố vậy, quỹ thời gian có hạn hơn, nhóm bạn làm nào? Bạn thực sau: B1: Quản lí người đưa mục tiêu, xác định kế hoạch tuần, công việc cần làm B2: Tổ chức phiên họp tối đa để thống thông qua với nhóm Bạn ghép phiên lập kế hoạch họp giao ban để tiết kiệm thời gian, cơng sức chuẩn bị tổ chức Cả nhóm đóng góp ý kiến dựa kế hoạch xác định quản lí B3: Đưa cơng việc thông qua, xác nhận lên bảng Kanban Và vậy, nhóm bạn bắt đầu tuần rồi!               Các cơng cụ giúp nhóm làm việc từ xa cộng tác hiệu Cho dù nhóm bạn có thành viên giao tiếp, cộng tác nhóm làm việc từ xa vơ quan trọng Chúng ta chia sẻ thông tin, kiến thức, thảo luận dự án Tất yêu cầu cộng tác để đạt kết cao Bài học giới thiệu đến bạn công cụ giúp nhóm làm việc từ xacộng tác hiệu nhiều người sử dụng Các công cụ chia thành nhóm, phục vụ cho mục đích khác việc cộng tác Nhóm cơng cụ cho họp, hội thảo trực tuyến: ​công cụ loại giúp nhóm bạn thực họp online cách dễ dàng người gặp mặt trực tiếp Nếu nhóm bạn có thành viên xa, thường xuyên cơng tác việc sử dụng cơng cụ họp trực tuyến phù hợp vô cần thiết Skype Skype có lẽ khơng xa lạ người Cơng cụ miễn phí cho phép giữ liên lạc với người từ khắp nơi giới qua gọi thoại video với chất lượng cao, tin nhắn văn chia sẻ hình nhiều thiết bị Hơn nữa, cho phép gọi điện thoại di động điện thoại cố định tồn giới người khơng có tài khoản Skype Các gọi video đạt tối đa 25 người Về chi phí: Skype có Gói miễn phí (cho phép gọi điện thoại di động điện thoại cố định toán theo tỷ lệ Skype) Về Nền tảng: sử dụng Windows, Mac, Linux, Android, iOS GoToMeeting GoToMeeting giúp nhóm từ xa bạn khơng cần phải đâu để có họp giống họp thực sự.Video chất lượng HD đặc điểm bật GoToMeeting phù hợp để tổ chức hội thảo online GoToMeeting cho phép bạn sử dụng công cụ vẽ để tạo thích chia sẻ hình máy tính hay di động bạn Để sử dụng GoToMeeting bạn cần truy cập vào link tạo chia sẻ Bạn lên lịch trước họp cài đặt hệ thống nhắc nhở để không bỏ lỡ họp Về Chi phí: Bạn Dùng thử miễn phí 14 ngày; Và Đăng ký (bắt đầu từ $ 19/ người dùng / tháng) Về Nền tảng: sử dụng iOS, Windows, Mac, Web Nhóm cơng cụ cộng tác qua tin nhắn: ​giúp thành viên nhóm cải thiện tương tác thông qua nhắn tin ngày đêm Tính linh động tin nhắn giúp chuyển tải lưu trữ thông điệp đợi đến người nhận đọc chúng Slack Slack giải pháp giao tiếp cho công ty dù quy mô Slack cho phép người sử dụng mở kênh trị chuyện cơng khai riêng tư, cài đặt nhắc nhở, lưu trữ tài liệu dễ tìm kiếm Bạn sử dụng gọi thoại video với chất lượng tốt Đặc biệt, bạn nhận tất thông báo từ phần mềm bạn sử dụng nơi làm việc email, google drive, Slack tích hợp với khoảng 800 sản phẩm dịch vụ phần mềm khác Về chi phí: Có Gói miễn phí (cho phép dùng kênh riêng tư & cơng khai khơng giới hạn; 10.000 tin nhắn tìm kiếm; tối đa 10 ứng dụng; gọi thoại & video 1:1; chia sẻ tệp; thông báo cá nhân hóa); Khi Đăng ký (bắt đầu từ $ 6,67/ người dùng / tháng) Về Nền tảng: sử dụng Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web Chanty khoảng cách địa lí ngân sách cho phép, bạn tập hợp người vào vài thời điểm như​: thay đổi cam kết, có thành viên tham gia với nhóm, cần định quan trọng, Hãy sử dụng hình thức hội thảo video nhóm khơng thể họp trực tiếp Như bạn củng cố mối quan hệ nhóm hình thành từ buổi mắt ● Tìm thời điểm mà người tiếp xúc với nhau: S ​ ẽ thật khó khăn nhóm có thành viên sống nhiều châu lục múi khác Vì vậy, lên lịch trình cho buổi họp thông thường, hội thoại qua điện thoại trao đổi trực tuyến Internet, xếp quy trình để thảo luận vấn đề then chốt dự án Điều giúp thành viên nhóm cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng sẵn sàng thúc đẩy nhóm ● Tạo đồng nhóm xoay quanh mục tiêu Sự tận tâm Sự tận tâm nhóm mục tiêu nhóm hai yếu tố bắt buộc để nhóm làm việc từ xa thành cơng Nếu thiếu tận tâm, thành viên dành thời gian công sức cho mục tiêu khác Để xây dựng tận tâm cho nhóm làm việc từ xa, bạn việc lựa chọn thật kĩ thành viên tham gia nhóm Ngồi kĩ ​cần phải có để thực dự án, trưởng nhóm nên chọn người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu nhóm, họ phải có lực hiểu biết, kĩ quan trọng cho cơng việc nhóm Tinh thần hợp tác Trọng tâm nhóm tập hợp người có khả bổ sung cho nhau, làm việc với để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng Sự phối hợp kĩ bổ sung cho đem lại cho nhóm sức mạnh mà tổ làm việc theo phong cách truyền thống khơng có Nhưng liệu thành viên nhóm làm việc từ xa hợp tác chặt chẽ với không? Sau số lời khuyên cho bạn: 28 ● Tạo hội hợp tác: Bạn khai thác cơng cụ giao tiếp trình bày Việc giao tiếp tạo điều kiện cho hợp tác nhóm ● Cơng nhận khen ngợi hành vi hợp tác: Ví dụ: bạn công bố với người việc hai thành viên nhóm thúc đẩy tiến độ thuyết trình cơng việc nhóm cấp quản lí, thơng báo qua email kết nghiên cứu thị trường thành viên phối hợp triển khai Các yếu tố văn hố Nếu bạn quản lí nhóm làm việc từ xa với thành viên sống rải rác khắp toàn cầu, bạn cần kiểm tra yếu tố văn hoá, đặc biệt thành viên Các thành viên nhóm cảm nhận điều kiện lao động, giấc, quyền hạn trách nhiệm, cách thức giao tiếp (cụ thể hành vi xem lịch sự, hành vi không) hoạt động chịu ảnh hưởng văn hố khác Ví dụ số nước, quản lí đánh kính trọng họ không giữ mối quan hệ nghiêm túc cấp dưới, nước khác, thái độ nghiêm trang lại không đánh giá cao Ngay việc khen ngợi thành viên thực tốt phần việc phản tác dụng trưởng nhóm khơng ý thức khác biệt văn hoá Giờ giấc làm việc vấn đề quan trọng khác Các thành viên có chấp nhận giấc họ bị trói buộc vào lịch trình bạn suốt thời gian dài khơng? Mọi người nghĩ phải làm việc vào cuối tuần, ngày lễ hay làm việc thêm giờ? Bạn cần xem xét cẩn thận câu hỏi thảo luận với tất thành viên nhóm Nhóm đa văn hố phải trí vấn đề ngơn ngữ biện pháp làm việc Việc thảo luận báo cáo thực ngôn ngữ nào? Ngân sách thể đơn vị tiền tệ nào? Giao tiếp thường trở ngại lớn nhóm có thành viên đến từ nhiều văn hoá khác Khơng phải thành viên nhóm thơng thạo thứ tiếng mà nhóm thống dùng làm ngơn ngữ giao tiếp Và điều làm cho thành viên không hiểu 29 Xây dựng thói quen làm việc khoa học hiệu Niềm tin làm nên suy nghĩ bạn, Suy nghĩ làm nên lời nói bạn, Lời nói làm nên hành động bạn, Hành động làm nên thói quen bạn, Thói quen làm nên giá trị bạn, Giá trị làm nên số phận bạn – ​MAHATMA GANDHI Bắt đầu từ thái độ Chúng ta gặp người 60 tuổi chịu khó học hỏi, cụ 70 lọ mọ học máy tính để chat với cháu xa Họ ví dụ người có mơ thức phát triển (growth mindset, chữ nhà tâm lí học Carol Dweck đại học Stanford) Những người không để tuổi tác đè nặng, họ học hỏi khơng ngừng, thích chinh phục thử thách, thấy khó tìm cách vượt qua, hội làm việc tận dụng để hồn thiện mình, ln coi trích hướng vào hội học tập, vui mừng thấy thành công người khác Đây mẫu tư thường gặp người thành công lĩnh vực học thuật, kinh doanh, hay nghệ thuật Ngược lại, lại có người khơng thích thử thách, thấy khó khăn chùn bước, thấy phê phán phản ứng tức thì, thấy việc làm ngại, thấy người khác thành cơng ghen tị Họ xếp vào người có mơ thức đơng cứng (fixed mindset) Sự khác biệt hai mô thức nằm thái độ mục tiêu sống, cách thức phản hồi với thử thách thất bại, niềm tin nỗ lực chiến lược, thái độ với thành công người khác Các nghiên cứu não gần cho thấy tính “mềm dẻo” não người lớn, thay đổi từ bé lúc già Số lượng tế bào thần kinh khơng tăng, cấu tổ chức não với kết nối phức tạp tế bào thay đổi ln ln Ngay 30 công nghệ Internet, Facebook, Google khiến cho hoạt động não thay đổi đến ngạc nhiên; điều Nicolas Carr bàn kĩ “Trí tuệ giả tạo” bán chạy Từ nghiên cứu mô thức (Mindset) Carol Dweck,chúng ta rút kết luận quan trọng người hồn tồn phát triển suốt đời Cách phân biệt mô thức đông cứng mô thức phát triển đặt móng khoa học vững cho niềm tin việc học tập suốt đời làm chủ đời cho người làm giáo dục-đào tạo tồn giới Nó giúp ta chọn lựa thái độ tích cực chủ động nỗ lực vươn tới thành công hạnh phúc Quy tắc thói quen Có thái độ thơi chưa đủ, phải hành động, phải tạo lập thói quen tốt Một nghiên cứu Đại học Duke cho thấy 40% hoạt động ngày túy thói quen khơng phải suy nghĩ thấu đáo Con số cho thấy tầm ảnh hưởng lớn việc lặp lặp lại theo kiểu “phản xạ có điều kiện” Khi có thói quen, lặp lại phản xạ trước tính sống mà khơng phải suy nghĩ nhiều Điều có nghĩa thói quen tốt rèn luyện tốt, phần lớn tình lặp lặp lại ấy, sử dụng cách làm tốt, mang lại kết tốt, mà khơng phí sức Ngược lại, thói quen xấu, vơ tình chung ảnh hưởng tới kết mà không để ý, việc muộn Tác giả Charles Duhlgg sách bán chạy “Sức mạnh thói quen”​ dẫn nghiên cứu khoa học cho biết, hình thành 31 thói quen não muốn giảm tải Ví dụ học lái xe, đầu óc suy tính mệt mỏi, đạp ga nào, phanh nào, tay giữ vô lăng chặt có khơng, v.v Nhưng qua thời gian luyện tập, khơng cịn phải nghĩ nhiều việc nữa, hoạt động theo thói quen, não rảnh để quan sát đường, suy nghĩ việc khác lái xe Thói quen hình thành theo chu trình ba bước: Bước Kích hoạt có tác dụng khởi động não vào trạng thái tự động lựa chọn thói quen để sử dụng; bước Hoạt động (có thể hoạt động thể chất, tinh thần, cảm xúc); cuối P ​ hần thưởng cho hành động vừa trải qua (phần thưởng khoan khoái, ngợi khen, vật có giá trị) Não đánh giá phần thưởng để xem xét khả lưu giữ lại hoạt động để lặp lại có kích hoạt tương tự Sự liên hệ Kích hoạt với Phần thưởng giúp não phát triển cảm giác kì vọng, từ dẫn đến hình thành thói quen Khi lặp lặp lại, chu trình​ “Kích hoạt, Hoạt động, Phần thưởng” tự động hóa, có thói quen Bạn khơng thể bỏ thói quen xấu, tạo thói quen Nguyên tắc vàng để thay đổi thói quen giữ ngun phần Kích hoạt Phần thưởng, thay đổi phần Hành động Lặp lặp lại, ta có thói quen Đây cách thay đổi thói quen phổ biến hữu hiệu   Cần 66 ngày để có thói quen 32 Một nghiên cứu gần đăng Tạp chí Tâm lí học xã hội Châu Âu cho thấy, trung bình bạn cần 66 ngày để hình thành thói quen Trong 66 ngày bạn phải làm làm lại điều bạn muốn trở thành hữu với người bạn, thành “phản xạ” bạn khơng cịn nghĩ Dĩ nhiên 66 số trung bình, số cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác tính chất thói quen bạn định hình thành, cá tính bạn, điều kiện mà bạn có Nhưng số cho thấy, để tạo lập thói quen, bạn cần kiên trì đáng kể Đó lí chuyên gia thói quen khuyên cần tạo lập liên kết chặt chẽ phần Kích hoạt với Phần thưởng để liên tục trì động lực thực hành thay đổi thói quen   Hình thành thói quen làm việc hiệu dựa Scrum Một điểm mạnh Scrum, giúp bạn có thói quen làm việc tốt: tính tốn kĩ bắt đầu cơng việc, lập kế hoạch khả thi linh hoạt, kiểm sốt cơng việc liên tục, đánh giá cẩn thận kết đạt cải tiến liên tục Các bước đặt kết hợp logic với nhau, lặp lặp lại để sớm hình thành nếp nghĩ, nếp làm việc cách khoa học hiệu Scrum không giúp bạn sớm nhìn hiệu cơng việc, vui sướng làm việc, mà cịn trì thói quen tốt Tác giả Scrum, tiến sĩ Jeff Sutherland viết blog cá nhân sách​ “Scrum: Nghệ thuật làm gấp đôi nửa thời gian”​ câu chuyện thành công sử dụng tư Scrum vào mặt đời sống, từ việc dạy học trường phổ thông, đến việc marketing, hay tổ chức công việc ngày nhà thờ Chúng ta gọi thói quen Scrumlife, để việc áp dụng tư Scrum vào hình thành thói quen làm việc ngày cho thật tốt Hãy bắt đầu Scrumlife đơn giản này: Chúng ta khởi đầu tuần làm việc việc lập kế hoạch, gồm bước: xác định việc cần làm, cách để thực hóa việc cần làm Xong ta cập nhật công việc lên Bảng cơng việc (kanban board), bắt đầu làm việc có độưu tiên cao hơn, hết Mỗi ngày ta thực 15 phút DailyScrum để tự theo dõi tiến độvà thích ứng với tình thay đổi 33 Cuối tuần ta rà sốt lại xem làm việc gì, so với dự kiến kế hoạch đầu tuần hồn thành phần trăm, so với tuần trước nào? Cuối cùng, ta suy nghĩ cách làm việc , có ổn khơng, cần cải tiến khơng Hãy cố gắng rút điều cải tiến, để tuần sau làm tốt Lưu ý cải tiến cách làm; ví dụ, tuần ta viết thư điện tử cho sếp mà quên khơng đính kèm file, dẫn đến sếp bực mình, lỗi lặp lại lần thứ rồi, ta kĩ đến cách thức viết thư (ví dụ: đảo ngược quy trình viết thư: Đính kèm đầu tiên, viết tiêu đề, viết nội dung, cuối đọc lại thêm phần To gửi cho sếp) Cách làm áp dụng cho tuần làm việc hăng say trì hiệu liên tục Nhưng bạn áp dụng tư cho ngày làm việc với cấu trúc tương tự Trước bắt đầu thực thói quen này, nghĩ mối liên hệ Kích hoạt – Phần thưởng Phần thưởng cho việc hình thành thói quen gì? Bạn nghĩ mối bận tâm thường trực làm việc: Bạn bắt đầu kết thúc công việc tuần nào? Năng suất sao? Có hiệu khơng? Có thành tựu khơng? Có thấy vui sướng làm việc khơng? Và lưu ý, tự thưởng cho mình, tìm kiếm phần thưởng từ bên (từ Sếp, từ gia đình, bạn bè …) bạn hồn thành tốt cơng việc Nó khơng chế trì động lực tạo thói quen, mà cịn tận hưởng sống Nếu bạn thực hành Scrum ngày thấy gị bó, xin chúc mừng bạn, bạn q trình hình thành thói quen Nhưng nhớ, bạn khoảng 64 ngày Cứ lặp lặp lại hình thành nhịp làm việc sinh hoạt đặn, dần trở nên tự nhiên phát huy tác dụng Hãy thử vài tuần đi, bạn thấy nhiều điều bất ngờ 34 Dương Trọng Tấn (Bài đăng Agile Breakfast) Đọc thêm:  ● Steve Denning (2011) Scrum is a major management discovery, Forbes ● Charles Duhlgg (2012) Sức mạnh thói quen, NXB Lao động Xã hội ● Carol Dweck (2006) Mindset: The new psychology of success Random House ● Ken Schwaber & Jeff Sutherland (2013), Scrum Guide, Scrum.org ● Jeff Sutherland (2014) Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time Crown Business 35 Sáu bí kíp quản việc cực hiệu quả, triệt tiêu stress cho kẻ mà đần BÍ QUYẾT 1: TRỰC QUAN HĨA ĐẦU VIỆC Bình thường bạn có q nhiều việc phải lo, bạn để việc đầu, khiến cho đầu óc thêm lo Những lí thuyết quản trị trực quan (Visual management) ưa chuộng giới dạy ta điều đơn giản này: Hãy bắt đầu việc trực quan hóa đầu việc Thế trực quan hóa đầu việc? Hãy theo ba bước đơn giản Bước 1:​ Bạn lập bảng Kanban (vẽ bảng, tờ giấy cứng) có ba cột VIỆC CẦN LÀM, VIỆC ĐANG LÀM, HOÀN THÀNH Bước 2:​ Kể từ trở đi, có việc bạn dùng giấy dán (sticky note) viết dán lên cột VIỆC CẦN LÀM Thế công việc “lộ hết thiên” lên bảng Rảnh hết óc Bước 3:​ Khi bắt tay làm việc nhấc việc sang cột ĐANG LÀM, cố làm thật nhanh thật gọn việc đó, nhúp sang cột HỒN THÀNH Vậy trạng thái cơng việc rõ mồn Việc xong hay chưa xong bạn biết Nguyên rõ ràng giúp ta có cảm giác kiểm sốt cơng việc tốt hẳn, đỡ lo Ghi chú: bạn dùng đồ cơng nghệ tải ứng dụng Trello iPhone/iPad/Android/Windows Phone, tạo bảng Kanban thông minh dễ bỡn Bí có ý nghĩa giản dị: Muốn quản việc phải BIẾT VIỆC Mà dán lên bảng Kanban để biết việc cách tốt BÍ QUYẾT 2: ĐẶT ĐỘ ƯU TIÊN 36 Chắc bạn biết luật Pareto 80/20 Chỉ khoảng 20% công việc quan trọng mang đến phần lớn (80%) giá trị cho Vì cần ln xếp độ ưu tiên cho công việc cần làm Việc bạn phải thực hành luật đó, khơng nên biết cho vui Vậy làm nào? Trong bảng Kanban bạn dán hết việc lên cột VIỆC CẦN LÀM phân tích cơng việc xem khẩn cấp hơn, mang lại nhiều giá trị hơn, bạn thích làm kéo lên trên; cịn khẩn cấp hơn, giá trị hơn, thích thú đẩy xuống (hoặc vứt ln thấy khơng cần thiết, cho bảng, gọn đầu óc) Đấy, xong nhằm việc hàng mà “giã”, hết việc đến việc Làm miết bạn thực làm chủ quy tắc 80/20 Chú ý bạn nên ưu tiên để ngày làm việc vừa thích thú vừa mang lại nhiều giá trị Như thật thơng minh Cịn danh sách bạn có nhiều việc kiểu “gấp” “siêu gấp” có lẽ cần phải dụng bí kíp số Nhưng đợi tí, đến phần Nói thêm chút, bạn dùng nhiều giấy dán nhãn với màu sắc khác để ưu việc quan trọng Như trực quan hơn, vui vẻ Hãy tẹt ga mà sáng tạo Có câu “Vĩ đại lựa chọn” (thực tựa sách tiếng của đại cao thủ Jim Collins) Đặt độ ưu tiên thói quen để rèn luyện lực lựa chọn để trở nên “vĩ đại theo cách bạn” đấy! Nhớ từ khóa nhé: Ưu tiên hóa! BÍ QUYẾT 3: GIỚI HẠN VIỆC-CHƯA-XONG Bạn biết không, làm nhiều việc lúc khiến suất giảm, lại tăng stress Vì bạn nhiều lượng để “chuyển đổi ngữ cảnh” Có nghiên cứu khoa học cịn cho thấy làm nhiều việc lúc làm giảm IQ Sợ nhỉ? Thế mà lúc có xu hướng làm dăm bảy việc lúc Ai mà có khoe “cân” chục việc lúc kệ cho người ta “tự sướng” Còn 37 bạn #ThếMàĐần tơi nên ghi nhớ điều này: Não người tập trung cao độ vào việc thơi Vì giới hạn việc làm (tức việc chưa làm xong) xuống, ví dụ: việc thơi, để tránh nguy giảm suất, tránh căng thẳng, đảm bảo chất lượng công việc Cách làm đơn giản thôi: ghi số vào cột ĐANG LÀM, cho phép công việc dán cột Khi xong việc nhấc sang cột HỒN THÀNH, lúc chọn việc từ cột VIỆC CẦN LÀM sang cột ĐANG LÀM, đảm bảo giới hạn việc làm Ghi thêm: số hay hay cần phải tùy biến tùy người Cách làm thử thôi, bạn thử tăng giảm qua thời gian xem có bị ảnh hưởng khơng Xong dùng lấy Nhớ nhé, đừng ôm đồm Hãy xử gọn việc một! BÍ QUYẾT 4: MỖI NGÀY MƯƠI PHÚT THỰC HÀNH KIỂM ĐIỂM Thực tế lúc công việc trôi chảy Nếu ta bảo phải “biết việc” bao gồm biết đầu việc biết trạng thái cơng việc, phải “biết vấn đề” Khơng tốt đặt ngày mươi phút tự kiểm tra xem trạng thái công việc đến đâu Thực hành dễ thôi, bạn tự đặt tự trả lời nghiêm túc ba câu xong ngay: Từ hôm qua đến hơm làm việc gì? Có vấn đề cản trở làm tốt cơng việc khơng? Mình làm việc đây? Nhớ đứng trước bảng Kanban mà tự trả lời Kiểu tự kiểm điểm hehe Và đừng quá, nhớ bấm đồng đếm ngược Chỉ 10 phút đủ Khi bạn rà soát vấn đề gặp phải, đầu tư để có phương án thích ứng Rà sốt lại cột VIỆC CẦN LÀM, xem có cần phải điều chỉnh thứ tự hay thêm việc khơng Để “tỏ nguy hiểm”, kiểu “tự kiểm điểm” thực kĩ thuật lập kế hoạch tức (Just-in-time planning) “lập kế hoạch thích ứng” (adaptive planning) – tiếng giới sản xuất tinh gọn phát triển phần mềm linh hoạt Hàng triệu người ứng dụng thành thục hữu hiệu cách làm 38 BÍ QUYẾT 5: KHI GẶP VẤN ĐỀ, HÃY HỎI LẦN TẠI SAO Ai làm việc chăm mà chả có lúc tắc tị Vấn đề củ chuối ập đến Chúng ta thường tự hỏi: “Thế người nơng dân phải làm sao”? Đừng vội đâm sầm vào giải vấn đề Hãy điều tra xem Đến gấp cháy nhà người ta phải hội ý xem gây cháy, phải tính kế cẩn thận làm để dập lửa cho hiệu quả, hồ phần lớn công việc bạn chưa đến mức cháy nhà phải không? Phương pháp hỏi lần thực kĩ thuật có phương pháp quản lí trứ danh có tên Tư Tinh gọn (Lean Thinking), có gốc gác tận bên Nhật Bổn Cái kĩ thuật đơn giản mà hóa q lợi hại Thực hành nào? Thì hỏi lần TẠI SAO Ví dụ nhé, tơi trích ví dụ sách tiếng “Khởi nghiệp Tinh gọn” Eric Ries để bạn #ThếMàĐần tham khảo nhé: Vấn đề: “Khách hàng phàn nàn chất lượng lô hàng vừa giao” Tại 1: Tại chất lượng lô hàng kém? Trả lời: Do nguyên vật liệu đầu vào chất lượng Tại 2: Tại chất lượng nguyên vật liệu kém? Trả lời: Do trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nguồn khác Tại 3: Tại lại thiếu nguyên vật liệu? Trả lời: Do ước tính khơng xác nên mua thiếu Tại 4: Tại lại ước tính nguyên vật liệu chưa xác? Trả lời: Do yêu cầu nguyên vật liệu thiết kế Tại 5: Tại lại yêu cầu nguyên vật liệu thiết kế mới? Trả lời: Tại chưa làm thử trước Đấy, hỏi lần lịi nguyên nhân sâu xa gốc rễ Tức ta tìm vấn đề vấn đề Thay quay đổ lỗi cho khách hàng từ đầu, đổ lỗi cho đồng nghiệp, đổ lỗi cho bên giao hàng, nhìn vấn đề gốc rễ nằm quy trình sản xuất để khắc phục tránh lặp lại 39 Cái hỏi năm lần chi lợi hại Áp dụng cho phần lớn vấn đề sống làm việc Bạn thử tập xem, thấy khác Thề đấy! BÍ QUYẾT 6: CẢI TIẾN LIÊN TỤC Cái bí cuối gọi vĩ đại Ta thử chơi với số tí Đố bạn 300 lần 0.001 bao nhiêu? Là 30% Nếu ngày bạn tốt lên (ví dụ: tăng suất lên, đọc sách nhanh hơn) phần nghìn sau năm, việc cải thiện tận 30% lận Nếu thay số 0.001 0.01 (tức 1%), kết đạt 300%, tức tăng gấp ba Thế đấy: tập trung liên tục để cải tiến, dù lần ta đạt chút, tích lũy lại đáng kế Góp gió thành bão Có điều tơi phải thú thật với bạn #ThếMàĐần “cải tiến liên tục này” nói dễ thơi, làm khơng dễ đâu Nhưng tơi tin bạn có đủ cầu thị nỗ lực, với việc đặt mục tiêu thật khả thi lập thói quen cải tiến làm Tơi nhìn thấy nhiều người làm rồi, họ người siêu phàm Tơi bày cho bạn cách làm đơn giản mà vui vui Để cải tiến cách làm, vào độ cuối tuần (hoặc cuối tháng bạn có thời gian q) bạn vẽ lên bảng có ba cột: SƯỚNG QUÁ ĐI, BUỒN QUÁ ĐI, MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI Rồi đặt khoảng mươi phút để viết lên điều tương ứng với tính chất cột Ở cột SƯỚNG QUÁ ĐI, bạn viết lên cách làm việc khiến bạn “ưng bụng”, mang lại hiệu cao Cột BUỒN QUÁ ĐI chứa thứ khiến bạn khơng hài lịng, chưa đến mức muốn “đập đầu vào tường” Cột MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI lưu lại thứ bạn khơng thể chịu Xong nhìn lại, nghĩ phương án để lần sau cột SƯỚNG Q ĐI nhiều lên, cịn hai cột giảm xuống Chọn hai hai cột cịn lại để “giải quyết” khả Nhớ có kế hoạch hành 40 động để thực thi nhé, đừng nghĩ đầu không Hãy hỏi “Mình phải làm tuần tới để cách làm việc tốt hơn?” Hãy hành động để cải tiến liên tục, ngày tí, góp gió có bão *** Chúc mừng bạn ThếMàĐần thân mến tơi, tới sáu bí quản việc siêu hạng bật mí hết Bạn ghi nhớ: Một là, trực quan hóa cơng việc Hai là, ưu tiên Ba là, giới hạn việc-đang-làm Bốn là, tự kiểm điểm, ngày mươi phút Năm là, hỏi năm lần Sáu là, cải tiến liên tục Bạn có thích khơng? Nếu thích nhích ln Áp dụng ln, ghi lại kết sau tuần Hãy chia sẻ cho người khác thấy tác dụng tích cực VỀ AGILEARN Agilearn (thuộc tổ hợp giáo dục Agilead Global) giải pháp đào tạo số (elearning) dành cho doanh nghiệp Agilearn giúp doanh nghiệp nâng cao lực đội ngũ, đáp ứng tốc độ tăng trưởng nhanh với chi phí hợp lý, linh hoạt dễ triển khai Với sứ mệnh mình, Agilearn xây dựng 1000 học trực tuyến phân bổ theo đa dạng chủ đề, lĩnh vực ln khơng ngừng nâng cao số Hiện nay, có 20+ doanh nghiệp, 10000+ học viên tin tưởng sử dụng dịch vụ Agilearn, tiết kiệm chi phí lên tới tỷ đồng, số đo lường hài lòng khách hàng lên tới 60% 41 Để biết thêm thông tin giải pháp chúng tơi, xin vui lịng liên hệ ☎Hotline: 0968502469 Email: vanessa.agilearn@agilead.vn Website: ​https://agilearn.vn/ 📩 🌍 42 ... dẫn tổ chức lập kế hoạch tu? ??n cho nhóm làm việc từ xa Lập kế hoạch công việc quan trọng quản trị nhóm Một số nhóm chọn thứ - ngày cuối tu? ??n, số nhóm chọn thứ 2- ngày tu? ??n Cho dù nhóm bạn chọn ngày... tài li? ??u: n ​ hiều người quản lý tài li? ??u lúc, bạn nhanh chóng tạo, chia sẻ, đồng chỉnh sửa, tìm kiếm, ký điện tử tất tài li? ??u li? ?n quan đến doanh nghiệp bạn G Suite (Google Docs, Sheets, Slides)... nhân viên từ xa Bạn đặt giới hạn thời gian chi phí cho dự án thiết lập giới hạn hàng tu? ??n cho thành viên nhóm Lập lịch tham dự, bảng điều khiển cấp độ hoạt động cho thấy nhìn tổng quan hoạt động