TỔNG HỢP KIẾN THỨC TỔ CHỨC SK

BÀI TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN-6:38 TÌM HIỂU KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ SỰ KIỆN, TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG A MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN Khái niệm kiện Sự kiện hoạt động diễn thời điểm cụ thể theo chủ đích ban đầu, tập trung ý tưởng nguồn lực để truyền đạt thơng điệp cụ thể đó, xây dựng thu hút quan tâm người tham gia • • Là tất hoạt động lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, lễ hội, văn hố, phong tục tập qn, v.v Khơng giới hạn phạm vi không gian, thời gian, lĩnh vực hoạt động Khái niệm tổ chức kiện Tổ chức kiện việc tổ chức thực phần việc cho “SỰ KIỆN” diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng kết thúc, bao gồm tồn cơng việc liên quan như: nghiên cứu yếu tố, lập kế hoạch, chuẩn bị vật dụng, tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể, nhằm truyền đạt thơng tin đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện Một số loại hình kiện: Phân loại theo Quy mơ, lãnh thổ • • Quy mơ: theo số lượng người tham dự, không gian, tầm ảnh hưởng kiện mà chia thành kiện quy mơ nhỏ, quy mơ lớn hay trung bình Lãnh thổ: chia theo địa lý, ví dụ: kiện địa phương, kiện vùng, kiện quốc gia, quốc tế Thời gian • • Theo độ dài thời gian diễn kiện: kiện dài ngày kiện ngắn ngày Theo tần suất: kiện thường niên khơng thường niên Hình thức mục đích kiện: chia thành nhóm gồm: • • • • • • Sự kiện kinh doanh Sự kiện giáo dục, khoa học Sự kiện văn hoá truyền thống Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí Sự kiện thể thao Sự kiện truyền thông Nếu lần đầu tổ chức kiện, bạn nghiên cứu thơng tin liên quan đến loại hình kiện để học hỏi tham khảo phù hợp B CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN SỰ KIỆN a Yếu tố vĩ mơ • • • • • • Con người (nhân học): mật độ dân số, độ tuổi, ngành nghề lĩnh vực, trình độ, v.v Kinh tế: Cân nhắc vấn đề kinh tế ảnh hưởng tới mơi trường Ví dụ ảnh hưởng dịch bệnh, dẫn đến suy thoái kinh tế nói chung, doanh nghiệp cắt giảm nhu cầu chi tiêu, ngân sách quảng cáo, tiếp thị (Marketing) Tự nhiên: Thời tiết, môi trường xung quanh, dịch bệnh, v.v Công nghệ: Các trang thiết bị hỗ trợ kiện, hình thức kiện dựa phát triển cơng nghệ (Ví dụ: Các kiện hình thức trực tuyến trở nên phổ biến sau giai đoạn dịch bệnh Covid-19) Chính trị: Các sách, nghị định phủ đóng vai trị quan trọng (Ví dụ: Chỉ thị giãn cách xã hội vừa qua, toàn hoạt động kiện khơng phép tổ chức) Văn hố: Tơn giáo, giá trị văn hoá truyền thống chi phối đến hoạt động kiện, đặc biệt kiện mang tính quốc tế b Yếu tố vi mơ • • • • • Cá nhân/đơn vị tổ chức: Các nguồn lực thân nguồn nhân lực, sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm, mối quan hệ, v.v Nhà cung cấp: Địa điểm, ăn uống, trang trí, công cụ dụng cụ, v.v Khách hàng/Đối tượng người tham dự: nhân tố định đến chủ đề nội dung kiện (Ví dụ: Khách hàng nam giới thích hoạt động/sự kiện khác so với nữ giới) Đối thủ cạnh tranh: Các chương trình, kiện mô-tuýp diễn thời điểm dẫn đến mức cạnh tranh cao Chính quyền địa phương: Có thể tạo điều kiện thuận lợi/bất lợi cho kiện mình, nên người tổ chức kiện cần giữ mối quan hệ tốt thực đầy đủ thủ tục liên quan C LÀM QUEN VỚI MẪU SỰ KIỆN ĐƠN GIẢN Chúng ta bắt đầu với việc hình dung kiện đơn giản qua mơ hình 5W1H WHAT: Sự kiện gì? WHERE: Diễn đâu? WHEN: Khi nào? WHO: Tổ chức cho ai? HOW: Nội dung chương trình? Quy mơ chương trình? WHY: Tại phải tổ chức kiện này? Mục đích chương trình gì? Ví dụ: Sự kiện: Khoá tập huấn sáng tạo Địa điểm: Đà Nẵng Thời gian: Tháng Tám năm 2020, diễn vào ngày cuối tuần Thứ Bảy Chủ nhật Đối tượng: Các cá nhân hoạt động lĩnh vực sáng tạo/nghệ thuật/cộng đồng Nội dung: Chương trình học hoạt động trải nghiệm sáng tạo dành cho 50 người tham gia Mục đích tổ chức: Sự kiện hỗ trợ tài trợ dự án ABC, mang giá trị học tập trải nghiệm đến cho cộng đồng địa phương Đà Nẵng Như vậy, bạn bắt đầu có hình dung tổng thể kiện Nếu được, nghiên cứu thêm tác động yếu tố vĩ mơ vi mơ có khả ảnh hưởng tới việc tổ chức kiện bạn Ví dụ kiện mẫu khơng có ảnh hưởng lớn hay trở ngại nào, cần lưu ý khía cạnh văn hố tơn giáo nơi diễn kiện để có chuẩn bị phù hợp Đối với yếu tố vi mô làm rõ kĩ lưỡng phần sau học BÀI 02 CÁC NỘI DUNG CHÍNH TRONG MỘT KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN MỘT BẢN KẾ HOẠCH SẼ GIÚP NGƯỜI QUẢN LÝ NHÌN ĐƯỢC TỔNG THỂ, SẮP XẾP VÀ BỐ TRÍ NGUỒN LỰC, THỜI GIAN PHÙ HỢP CÁC THÀNH VIÊN BÁM SÁT U CẦU CƠNG VIỆC, QUẢN LÝ ĐƯỢC Q TRÌNH VÀ ĐÁNH GIÁ SAU SỰ KIỆN HIỆU QUẢ Ở học trước bạn giới thiệu thông tin khái quát kiện Ở học bạn tìm hiểu kế hoạch kiện chi tiết Có nội dung kế hoạch tổ chức kiện mà bạn cần nắm: Mục đích tổ chức chương trình Nội dung chương trình Nhân thực Ngân sách thực Cụ thể bạn cần biết bạn phải tổ chức chương trình này, mục đích gì, mục đích bạn muốn mang đến cho người tham dự Từ xác định hoạt động, nội dung diễn chương trình bạn Để đạt mục đích mong muốn đó, bạn cần người nguồn lực tài để thực Chúng ta vào chi tiết hạng mục cụ thể Chúng ta vào yếu tố kế hoạch kiện Mục đích tổ chức chương trình bạn Khi bạn định tổ chức kiện giao nhiệm vụ tổ chức, bạn phải thật hiểu lý phải tổ chức chương trình này, là: • Khía cạnh tài chính: Lợi nhuận, gây quỹ, bán hàng, v.v • Khía cạnh giáo dục: Nâng cao nhận thức, hoạt động học tập, v.v • Khía cạnh thương hiệu: Quảng bá hình ảnh cá nhân hay quảng bá sản phẩm • Khía cạnh cộng đồng: Mang lại giá trị cho nhóm đối tượng người hưởng lợi định Mục đích chương trình người tham dự Người tham dự đối tượng kiện phục vụ đóng vai trị quan trọng việc giúp bạn định thiết kế nội dung chương trình Vậy bạn cần xác định bạn có mong muốn mục đích sau người tham dự tham gia vào kiện bạn • Tư duy, suy nghĩ: Họ có thay đổi tư duy, suy nghĩ sau tham gia kiện bạn? • Cảm xúc: Họ trải nghiệm cảm xúc tham gia? • Hành vi: Họ có thay đổi hành vi sau tham gia? Đây ba câu hỏi quan trọng để bạn có sở xác định bạn muốn đưa nội dung vào chương trình Nội dung chương trình Từ việc hiểu muốn gì, kiện mong muốn với người tham dự, bạn tới bước thiết kế nội dung chương trình Thường số loại hình kiện có hoạt động mặc định Ví dụ chương trình đào tạo chắn có phần chia sẻ diễn giả; buổi tiệc tổng kết cuối năm có phát biểu lãnh đạo, có văn nghệ giao lưu ca hát; buổi mắt quảng bá sản phẩm phải có video quảng cáo có hoạt động tiếp thị, khuyến mãi, v.v Nội dung bạn tự tham khảo tìm kiếm thêm thơng tin mạng để có khung nội dung ban đầu Thường có số phần chủ yếu: Giới thiệu, Phá băng Hoạt động (xem hình Bố cục nội dung chương trình phần trên) Tuy nhiên để sâu thiết kế nội dung chương trình sáng tạo, hấp dẫn thu hút đối tượng người tham dự, bạn phải nghiên cứu kỹ đối tượng tham dự Hiểu đối tượng người tham dự, nghiên cứu họ, hiểu tâm lý họ, thói quen, sở thích, yếu tố tác động tới định tham gia họ Quay lại ví dụ học trước, tổ chức kiện hướng đến cá nhân hoạt động lĩnh vực sáng tạo/nghệ thuật/cộng đồng bạn cần biết người thường xuyên xuất đâu lý lớn để thuyết phục họ đến với kiện gì? Từ chọn lọc hoạt động, mời diễn giả, xếp khoảng thời gian phù hợp Giả sử, qua trình khảo sát, đánh giá, tìm hiểu đối tượng người tham dự này, bạn có thơng tin: • Nhiều cá nhân hoạt động lĩnh vực sáng tạo/nghệ thuật/cộng đồng địa phương khơng có mơi trường giao lưu kết nối • Các chi phí dự phòng rủi ro: Sau liệt kê tất chi phí tổ chức kiện, bạn nên dành thêm khoản 10-15% cho việc dự phòng rủi ro Nếu kiện bạn làm có độ rủi ro cao, % ngân sách cần cao BÀI TẬP Xây dựng Nội dung chương trình Ngân sách thực Quay lại kiện mà bạn nghĩ tập Bài học 1, nghiên cứu khảo sát thêm thông tin, giả thiết đối tượng tham dự kiện bạn, sau thiết kế Nội dung chương trình phù hợp tương ứng với mốc thời gian kiện xây dựng Bảng dự trù Ngân sách thực Có thể tham khảo mẫu đính kèm bên Mẫu khung chương trình Mẫu tài kiện BÀI 03 LẬP DANH SÁCH CÁC MỤC TIÊU VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI MỤC ĐÍCH SẼ ĐƯỢC CỤ THỂ HỐ BẰNG CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ VÀ ĐI KÈM LÀ MỘT KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI VỚI CÁC MỐC THỜI GIAN TƯƠNG ỨNG GIÚP CHO TOÀN BỘ ĐỘI NGŨ SẼ PHỐI HỢP NHỊP NHÀNG ĐỂ THỰC HIỆN ĐƯỢC CÁC MỤC ĐÍCH BAN ĐẦU ĐỀ RA Chào mừng bạn quay trở lại với khóa học Tổ chức Sự kiện, số Sau nắm cảm nhận kiện qua hình dung 5W1H, tiếp đến nắm yếu tố kế hoạch tổ chức kiện, lên khung nội dung chương trình dự trù ngân sách thực hiện, bạn tới bước quan trọng: XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ VÀ LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI Xác định mục tiêu Liệt kê danh sách mục tiêu mà bạn mong muốn đạt kiện bạn, định lượng tốt: • Bao nhiêu người tham dự • Bao nhiêu diễn giả • Bao nhiêu đối tác • Bao nhiêu nhà tài trợ • Số tiền kêu gọi từ tài trợ, bán vé • Thu hút báo chí đến lấy tin, ghi hình, đăng báo • … Bạn đội ngũ nhân bạn phải thực nắm rõ mục tiêu cụ thể để tìm kiếm cách thức giải pháp đưa vào kế hoạch tiến độ công việc nhằm từ xuất phát điểm ban đầu đạt mục đích Lập kế hoạch triển khai kiện Để khơng bị bỏ sót cơng việc trễ việc, người cần phải thiết lập bảng kiểm sốt tiến độ cơng việc để kịp thời xử lý tốt nhịp nhàng Mọi người tham khảo biểu mẫu sau để kiểm sốt cơng việc tốt Các bạn mở mẫu Kế hoạch triển khai kiện, sau vào số nội dung đáng lưu ý Công việc thủ tục hành Cơng việc thủ tục hành điều kiện cần trước triển khai kiện Đối với kiện lớn, tuỳ vào hoạt động kiện, yêu cầu loại giấy phép về: Giấy phép tiến hành kiện, giấy phép vệ sinh/môi trường, số kiện có nội dung đặc thù phải quan có thẩm quyền xem xét nội dung (ví dụ: Cơ quan quản lý văn hố cấp phép cho nội dung buổi biểu diễn), v.v Công việc liên quan đến khách mời Công việc đóng vai trị định kiện, công tác liên quan đến khách mời cần đặc biệt trọng để tránh xảy sai sót nghiêm trọng Các cơng việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời như: • Lập danh sách khách mời • Thiết kế gửi thư mời • Xác nhận tham dự • Chuẩn bị cơng tác để tiếp đón khách mời ngày kiện • … Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện Trải nghiệm kiện có tuyệt vời hay khơng có đóng góp khơng nhỏ địa điểm lựa chọn tổ chức Tuỳ quy mô, yêu cầu, ngân sách mà bạn lựa chọn địa điểm kiện phù hợp Bên cạnh khơng gian, cơng chính, bạn nên để ý đến chi tiết đóng vai trị quan trọng khác nhà vệ sinh, chỗ đỗ xe, khu vực phục vụ nước uống, hay cổng thoát hiểm, v.v Nếu có hội, bạn nên đến khảo sát địa điểm nhiều lần trước đưa định thuê Và hỏi chi tiết người cho thuê phí dịch vụ phát sinh khác dùng máy chiếu, điều hoà, mang đồ ăn thức uống từ bên ngoài, phụ thu phát sinh thêm hay bàn ghế, v.v Chuẩn bị đội ngũ nhân hỗ trợ kiện Với kiện có nhiều hoạt động đa dạng, bên cạnh đội ngũ cốt lõi, bạn cần phối hợp hỗ trợ nhiều người đội nhóm khác Lúc bạn cần lên kế hoạch để tuyển đủ nhân cho kiện cho dễ quản lý đạt kết tốt Bạn tuyển nhân tồn thời gian/bán thời gian (full-time/part-time), cộng tác viên, tình nguyện viên tùy nhu cầu công việc kiện Công tác hậu cần Việc quản trị hậu cần nhìn chung phức tạp, nhiên xây dựng quy trình chung sau: Lập kế hoạch vật dụng/dịch vụ cần sử dụng Lựa chọn nhà cung ứng (hoặc tự sản xuất/cung cấp) Khảo sát, thương lượng ký hợp đồng dịch vụ Phân phối, bố trí, kiểm sốt ngày kiện Tổng kết, đánh giá, lý hợp đồng Lên phương án dự phịng rủi ro Vì kiện bao gồm nhiều hạng mục liên quan nhiều đối tượng, nên việc xảy rủi ro điều tránh khỏi Để giảm thiểu tổn hại cố phát sinh gây ra, cần lên kế hoạch dự phòng từ trước để ứng biến nhanh chóng Ví dụ số cố phương án đề phịng: • Vật dụng hư hỏng lúc kiện diễn ra: Các vật dụng thay thế? Nguồn cung cấp mới? Yêu cầu nhà cung cấp đền bù thiệt hại? • Diễn giả, khách mời đến muộn: Thơng báo giờ, hẹn lịch có mặt kiện sớm hơn, kịch "chữa cháy" diễn giả có cố khơng đến Các yếu tố khác Tuỳ kiện mà có thêm nhiều yếu tố khác đưa vào, ví dụ hoa, quà tặng cho diễn giả, tài liệu, phụ liệu cho khách mời, tiệc tiếp đón khách VIP/ diễn giả, v.v BÀI TẬP Xây dựng danh sách mục tiêu lập kế hoạch triển khai kiện Bạn tải mẫu kế hoạch triển khai kiện phần để hỗ trợ cho phần tập BÀI 04 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRONG SỰ KIỆN BƯỚC GIÚP BẠN LÀM CHỦ TRONG NGÀY DIỄN RA SỰ KIỆN! Với hoạt động đây, bạn giúp hoạt động ngày kiện diễn suôn sẻ hết: Lên kịch chi tiết chương trình (Runsheet) Sơ đồ bố trí nhân (HR map) Diễn tập kiện Thực công việc theo kế hoạch xử lý tình phát sinh Duy trì lượng chương trình Để thành viên phối hợp nhịp nhàng ngày diễn kiện, thành viên buộc phải nắm rõ: • Kịch chương trình (Runsheet) • Sơ đồ bố trí nhân (HR map) Các bạn tải biểu mẫu để hiểu vận dụng cho kiện Kịch chương trình (Runsheet) Kịch chương trình cơng cụ hữu ích giúp cho khơng người quản lý mà đội tổ chức chương trình phối hợp với nhịp nhàng ngày kiện Ưu điểm Runsheet giúp cho tất người đội ngũ tổ chức biết hoạt động diễn lúc nào, đâu, người chịu trách nhiệm Bất có Runsheet tay biết diễn biến kiện tiếp đến vai trị/hành động Mỗi phận nhỏ nên có Runsheet riêng cho mình, ví dụ Runsheet check-in người tham dự, Runsheet sân khấu, v.v để quản trị cơng việc tốt Một lợi ích khác xây dựng Runsheet giúp bạn hình dung tất hoạt động/ diễn biến kiện, bổ sung sớm hoạt động/ dụng cụ cần hỗ trợ, xây dựng phương án rủi ro, v.v Khi người quản lý lập xong Runsheet kiện, nên có họp đội ngũ tổ chức để phổ biến Runsheet, người thơng qua nắm rõ hoạt động tâm trí, trước triển khai thực tế cơng việc Sơ đồ bố trí nhân (HR Map) Sau khảo sát địa điểm kiện, bạn nên lên Bản đồ mặt (Lay-out map) khu vực liên quan đến kiện Điều giúp bạn đội ngũ lên kế hoạch bố trí vật dụng thuận tiện, phân bổ luồng di chuyển, dòng chảy hoạt động tốt Tiếp đến, bạn nên phân bổ người chịu trách nhiệm cho khu vực hoạt động kèm mô tả ngắn cơng việc nhân Nếu Runsheet bảng điểm chi tiết hoạt động cụ thể, HR Map giúp bạn có nhìn tổng quan người chịu trách nhiệm công việc vị trí để liên hệ cần Bạn cần cho nhân biết khu vực họ phụ trách kèm theo hướng dẫn để họ chủ động xử lý cơng việc phạm vi khả Diễn tập kiện (Rehearsal) Dựa Runsheet soạn chi tiết kèm HR Map, thường trước kiện 12 ngày, đến địa điểm tổ chức để với đội ngũ hỗ trợ kiện chạy diễn tập chương trình Đây yếu tố quan trọng giúp ngày kiện diễn rủi ro Ví dụ bạn kiểm tra điều kiện sở vật chất thực tế, mức độ điều hồ, chất lượng hình ảnh máy chiếu, âm có êm tai hay khơng, wifi có mạnh khơng, nhà vệ sinh có q xa khơng, chỗ đậu xe có khó khăn cho người tham dự không, v.v Khi phát việc sớm, có thời gian để sửa chữa/ thay đổi kịp thời Các thành viên cần nghiêm túc phối hợp với ngày diễn tập, cá nhân/ phận cần diễn tập đến nhuần nhuyễn Runsheet ngưng Thực công việc theo kế hoạch xử lý tình phát sinh Cuối ngày kiện đến, việc bạn cần làm hôm cho đội ngũ chạy chương trình theo diễn tập Phần lớn thời gian người quản lý kiện dùng để quan sát, đảm bảo tiến độ kiện xử lý tình phát sinh Người làm kiện lâu năm có nhiều kinh nghiệm có khả xử lý tình phát sinh tốt hơn, đó, cần luyện tập tham gia nhiều chương trình kiện để rèn luyện Duy trì lượng chương trình Một chương trình dù ngắn hay dài người tổ chức phải nắm bắt hành trình người tham dự từ lúc tham gia vào chương trình rời khỏi chương trình nhà, lúc hào hứng, lúc bị giảm lượng, cần đưa hoạt động vận động, hoạt động giao lưu cách thức để kéo lượng lên BÀI 05 NHỮNG VIỆC CẦN LÀM SAU SỰ KIỆN CÁC BƯỚC GIÚP BẠN KẾT THÚC SỰ KIỆN MỘT CÁCH HOÀN MỸ! Hoạt động cuối ngày kiện cuối kết thúc, nhiên công việc bạn chưa dừng lại đó! Để bạn khơng bị trơi phạm sai sót cơng việc hậu kiện, bạn nên tham khảo số hoạt động sau: Báo cáo kiện Truyền thông Đảm bảo quyền lợi bên (nhà cung ứng, nhà tài trợ, đối tác, khách mời, ) Thanh toán/ tất toán Rút kinh nghiệm tổng kết Báo cáo kiện Khi vừa xong kiện, bạn nên mau chóng tổng kết hoạt động, báo cáo kiện cách thật sinh động đầy đủ: • Báo cáo hoạt động cho nhà tài trợ/ chủ dự án: Thể kiện thành công xứng đáng với tài trợ/đầu tư từ họ, đặt tảng cho kiện khác sau • Báo cáo cho cấp bạn định tổ chức kiện: Ghi nhận nỗ lực thành tựu bạn • Gửi cho người tham dự/ truyền thông đến công chúng rộng rãi: Tạo dấu ấn thương hiệu cho chương trình • Gửi cho đội ngũ /diễn giả: Mọi người nhìn lại thành mình, gắn kết thành viên • … Tuỳ vào kiện mà cần bảng báo cáo, có hạng mục khác nào, trình bày cho phù hợp với đối tượng nhận Bạn tham khảo mẫu báo cáo kiện Truyền thông Như nhắc đến trên, việc truyền thông sau kiện việc quan trọng không mang ý nghĩa đến cho người/đơn vị tổ chức mà cho công chúng đối tác liên quan khác.Đây hoạt động quan trọng cần triển khai xuyên suốt trước - - sau kiện, đặc biệt kiện có thu phí (khán giả mua vé ca nhạc) cần số lượng người tham dự lớn (khán giả cổ động đại hội thể thao), hay có đặc tính riêng (các học sinh/sinh viên có nhu cầu du học) Đảm bảo quyền lợi bên (nhà cung ứng, nhà tài trợ, đối tác, khách mời, v.v) Với kiện lớn, khối lượng công việc đảm bảo quyền lợi bên sau kiện lớn, đến tháng để xử lý xong Vậy nên bạn cần có kế hoạch sớm cho việc xử lý cơng việc Một số cơng việc kể đến như: • Nhà tài trợ: Đảm bảo trì logo/hình ảnh Nhà tài trợ phương tiện truyền thông bạn, gửi thư/quà/tiệc cám ơn, báo cảm ơn sau kiện, theo dõi lý hợp đồng tài trợ, v.v • Các nhà cung ứng: Tổng kết vật dụng, kiểm kê vận chuyển trả cho nhà cung ứng, thống kê vật dụng tiêu hao để toán, theo dõi lý hợp đồng, v.v • Đối tác: Gửi hình ảnh, báo cáo kiện, gửi quà/thư cảm ơn, đặt vấn đề hợp tác tiếp tương lai, v.v • Khách mời: Gửi e-mail cảm ơn/tổng kết, gửi hình ảnh, tài liệu sau kiện, v.v Và cịn nhiều cơng việc khác Bạn liệt kê cơng việc trước kiện diễn nên điền dần vào bảng Các công việc cần làm để sau kiện không bị bối rối phải xử lý nhiều việc Thanh toán/ tất toán Hoạt động toán/ tất toán kiện chiếm phần lớn công việc hậu kiện, hoạt động kể đến như: • Nhận phần tiền tài trợ cịn lại từ nhà tài trợ • • • Thanh toán, lý hợp đồng với bên cung ứng (địa điểm, âm thanh, vật dụng, v.v.) Xử lý hợp đồng, lý hợp đồng cho nhân (cộng tác viên, khách mời, diễn giả, v.v.) … Bạn nên liệt kê công việc trước kiện diễn để ước lượng thời gian hiệu Rút kinh nghiệm tổng kết Đây hoạt động ý nghĩa thực tế có nhiều bạn thường bỏ qua hoạt động chưa biết cách tận dụng cho hiệu Vì kiện có nhiều nội dung hoạt động diễn lúc, người quản lý chưa thể nắm hết tình xảy khó khăn mà thành viên gặp phải Đây buổi thành viên ngồi lại phản hồi việc qua, khơng trích hay cơng kích cá nhân Để làm việc đó, thành viên nên khuyến khích theo nội dung góp ý sau: Bước 1: Người quản lý kiện tổng kết hoạt động kiện diễn Bước 2: Người quản lý kiện điều phối thành viên đóng góp ý kiến theo hạng mục: • Việc làm tốt: Cần phát huy, khen thưởng • Việc chưa làm tốt: Cách xử lý kiện sau • Đề xuất ý tưởng hay ho khác Dựa thông tin vậy, bạn có thêm kinh nghiệm để kiện diễn sai sót thành công BÀI TẬP Liệt kê công việc sau kiện theo mẫu gợi ý Thực Báo cáo kiện Bảng kinh nghiệm sau kiện bạn diễn ... Chúng ta vào yếu tố kế hoạch kiện Mục đích tổ chức chương trình bạn Khi bạn định tổ chức kiện giao nhiệm vụ tổ chức, bạn phải thật hiểu lý phải tổ chức chương trình này, là: • Khía cạnh tài chính:... tiết Có nội dung kế hoạch tổ chức kiện mà bạn cần nắm: Mục đích tổ chức chương trình Nội dung chương trình Nhân thực Ngân sách thực Cụ thể bạn cần biết bạn phải tổ chức chương trình này, mục... CÁC NỘI DUNG CHÍNH TRONG MỘT KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN MỘT BẢN KẾ HOẠCH SẼ GIÚP NGƯỜI QUẢN LÝ NHÌN ĐƯỢC TỔNG THỂ, SẮP XẾP VÀ BỐ TRÍ NGUỒN LỰC, THỜI GIAN PHÙ HỢP CÁC THÀNH VIÊN BÁM SÁT YÊU CẦU CƠNG