Tiểu luận môn công chứng viên và nghề công chứng quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật việt nam đề xuất hướng hoàn thiện

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN II CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ NGHỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện Họ tên: Nguyễn Văn Trung Sinh ngày: 22 tháng năm 1991 Số báo danh: 254 Lớp: Cơng chứng, khóa 23A (Buổi tối) Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng năm 2020 MỤC LỤC I Phần mở đầu Tính cấp thiết việc nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Giới hạn phạm vi nghiên cưu phương pháp nghiên cứu Bố cục báo cáo AI Phần nội dung Chương Lý luận chung chứng thực chứng thực chữ ký 1.1 Lý luận chung chứng thực từ 1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến cơng tác chứng thực từ 1.1.2 Các loại giấy tờ, văn không dùng làm sở để chứng thực 1.2 Lý luận chung chứng thực chữ ký 1.2.1 Khái niệm chứng thực chữ ký 1.2.2 Trường hợp không chứng thực chữ ký 1.3 Quy trình chứng thực chứng thực chữ ký 1.3.1 Quy trình chứng thực 1.3.2 Quy trình chứng thực chữ ký Chương Thực tiễn áp dụng, nguyên nhân, giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam chứng thực chứng thực chữ ký 2.1 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực chứng thực chữ ký 2.1.1 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực từ 2.1.2 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực chữ ký 2.2 Nguyên nhân, giải pháp hướng hoàn thiện pháp luật Việt Nam chứng thực từ chứng thực chữ ký 2.2.1 Nguyên nhân tồn bất cập công tác chứng thực từ chứng thực chữ ký 2.2.2 Giải pháp hướng hoàn thiện quy định pháp luật chứng thực từ chứng thực chữ ký BI Phần kết luận IV Danh mục tài liệu tham khảo V Phụ lục PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nếu cơng chứng việc Công chứng viên tổ chứng hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn bản, tính xác, hợp pháp khơng trái đạo đức xã hội dịch mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Bên cạnh lĩnh vực công chứng, công tác chứng thực lĩnh vực quan trọng không cạnh Minh chứng vài năm trở lại đây, nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký người dân lớn Nhận thấy tầm quan trọng công tác chứng thực, đảm bảo công tác chứng thực vận hành theo khuôn khổ, ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Chính phủ sau khoảng thời gian triển khai thực bộc lộ nhiều hạn chế, chưa đủ sức đáp ứng kip thời nhu cầu chứng thực người dân quy định thẩm quyền chứng thực sao, chứng thực chữ ký Phòng Tư pháp cấp Huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Cơ quan quan đại diện Việt Nam nước ngồi2 Để góp phần đáp ứng nhu cầu chứng thực chứng thực chữ ký người dân, giảm tải áp lực quan nhà nước công tác chứng thực, ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch thay Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Chính phủ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ bước tiến công tác chứng thực mạnh dạn trao thẩm quyền trách nhiệm chứng thực cho Công chứng viên Tổ 1Khoản Điều Luật Công chứng năm 2014 2Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Chính phủ chức hành nghề công chứng3 Tuy nhiên, bên cạnh mặt giải sau gần 05 năm triển khai thực thực tế Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ tồn số hạn chế định Bản thân nhận thức tầm quan trọng của công tác chứng thực xã hội tại, nhằm phân tích pháp lý quy trình chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, định bắt tay nghiên cứu viết báo cáo với nội dung chuyên đề “Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện” Mục đích nghiên cứu Bài cáo cáo tác giả phân tích với mục đích vạch quy định pháp luật Việt Nam công tác chứng thực chứng thực chữ ký Mục tiêu mà báo cáo hướng đến phân tích thực trạng áp dụng pháp luật công tác chứng thực sao, chứng thực chữ ký, xác định nguyên nhân tồn từ làm sở đề xuất hướng hồn thiện pháp luật cơng tác chứng thực chứng thực chữ ký Đối tượng nghiên cứu Đề tài báo cáo tập trung phân tích đối tượng quy trình chứng thực chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật Việt Nam Thực tiễn áp dụng pháp luật tồn hạn chế hướng hoàn thiện pháp luật Việt Nam công tác chứng thực chứng thực chữ ký Giới hạn phạm vi nghiên cứu phương pháp nghiên cứu đề tài Đề tài báo cáo tác giả phân tích quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký Công chứng viên thực giới hạn quy định pháp luật Việt Nam, thực tiễn áp dụng, nguyên nhân giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam 3Điều Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2015 Chính phủ Đề tài báo cáo trước hết tác giả sử dụng biện pháp phân tích quy định pháp luật Việt Nam Sau phương pháp tổng hợp, so sánh, đối chiếu tác giả làm rõ nội dung mà báo cáo cần phân tích Bố cục báo cáo Bài báo cáo học phần công chứng hai với đề tài: “Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện” bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận danh mục tài liệu tham khảo Phần nội dung bố cục thành hai chương có kết luận chương  Chương Lý luận chung chứng thực chứng thực chữ ký  Chương Thực tiễn áp dụng, nguyên nhân, giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam chứng thực chứng thực chữ ký CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHỨNG THỰC BẢN SAO VÀ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 1.1 Lý luận chung chứng thực từ 1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến cơng tác chứng thực từ  Khái niệm chứng thực Nhìn từ lịch sử quy định cơng tác cơng chứng có Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ có định nghĩa thuật ngữ chứng thực là, theo chứng thực hiểu “việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch chữ ký cá nhân giấy tờ phục vụ cho việc thực giao dịch họ theo quy định Nghị định này” Tuy nhiên, đối chiếu quy định pháp luật hành chưa có văn quy định cụ thể thuật ngữ chứng thực Tuy nhiên, đối chiếu theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ có quy định thuật ngữ “chứng thực từ chính”, “ chứng thực chữ ký”, “ chứng thực hợp đồng giao dịch” Như vậy, thuật ngữ “Chứng thực” hiểu hoạt động quan, tổ chức pháp luật trao quyền thực nhiệm vụ để chứng nhận tính xác thực loại văn bản, giấy tờ với chính, chữ ký người ký văn bản, giấy tờ chứng nhận tính xác thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, lực hành vi dân sự, ý chí…của bên tham gia hợp đồng giao dịch  Khái niệm chứng thực từ Căn theo quy định Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ, có quy định: “Chứng thực từ việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với 4Khoản Điều Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ chính” Muốn hiểu khái niệm này, phải làm rõ thuật ngữ “bản sao” “ chính” Theo đó, hiểu “bản chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc”5 Như vậy, theo quy định kể khái niệm theo hình thức liệt kê, cụ thể gồm hai loại: chụp từ đánh máy cách xác đầy đủ từ sổ gốc Bản hiểu “những giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền”6 Như vậy, để xem trước phải thể hình thức giấy tờ, văn bản, thứ hai giấy tờ văn phải quan, tổ chức có thẩm quyền cấp cá nhân tự lập có xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền 1.1.2 Các loại giấy tờ, văn không dùng làm sở để chứng thực Như phân tích thuật ngữ chứng thực từ Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ loại văn bản, giấy tờ sở để quan, tổ chức có thẩm quyền thực nhiệm vụ chứng thực từ Tuy nhiên, khơng phải loại văn bản, giấy tờ làm sở để quan, tổ chức có thẩm quyền thực việc chứng thực Theo đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2015 Chính phủ có quy định số loại giấy tờ, văn không làm sở để chứng thực Cụ thể sau: -Thứ nhất, bị tẩy xóa, sữa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ Về ngun tắc loại giấy tờ, văn cho quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy tờ, văn cá nhân lập có xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền Như vậy, loại văn bản, 5Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ 6Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ giấy tờ xem tất yếu văn bản, giấy tờ quan, tổ chức kiểm duyệt, xác nhận từ hình thức đến nội dung văn bản, việc sữa chữa, tẩy xóa, thêm, bớt nội dung khác phải thực theo trình tự có xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền, việc tự ý sữa chữa, tầy xóa, thêm bớt cách tùy tiện giấy tờ, văn khơng cịn chất Đó ngun nhân dẫn đến việc loại văn bản, giấy tờ không đủ sở để quan, tổ chức thực y - Thứ hai, bị hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung Về nguyên tắc “Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ giấy tờ, văn mà yêu cầu chứng thực…”7 Việc yêu cầu chứng thực loại văn bản, giấy tờ hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung khơng thể mục đích việc chứng thực từ chính, chúng khơng thể trở thành đối tượng làm chứng thực Tuy nhiên, trường hợp Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ dừng lại mức định tính, nghĩa việc xác định hư hỏng, củ nát, không xác định nội dung phụ thuộc phần nhiều vào đánh giá chủ quan người chứng thực - Thứ ba, đóng dấu mật quan, tổ chức quan có thẩm quyền khơng có dấu mật ghi rõ khơng chụp Gía trị pháp lý chứng thực từ “…có giá trị sử dụng thay cho chính…”8 Như vậy, chất việc nhân cách xác dùng thay cho số trường hợp cụ thể, nhiên điều lại hoàn toàn trái ngược với chất văn mật Theo đó, văn mật phân loại theo lĩnh vực9 7Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ 8Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ 9Điều Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước năm 2018 phân loại theo chế độ “Tuyệt mật, tối mật mật” 10 Do tính chất văn mật nên chúng quản lý chặt chẽ, có quan, đơn vị mà pháp luật cho phép tiếp cận có quyền sử dụng Do đó, chúng khơng tùy tiện sử dụng cách rộng rãi văn bản, giấy tờ khác, nên văn mật văn không chụp không thuộc đối tượng dùng làm để y Thứ tư, có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động, chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân Thứ năm, quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định Tuy nhiên, có số loại văn bản, giấy tờ quan nước cấp như: “hộ chiếu, thẻ cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng khơng cần phải hợp pháp hóa lãnh chứng thực từ chính…”11 - Thứ sáu, giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Về nội dung hồn toàn phù hợp với chất định nghĩa quy định Khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ Do đó, giấy tờ khơng xem để làm sở chứng thực theo quy định 1.2 Lý luận chứng thực chữ ký 1.2.1 Khái niệm chứng thực chữ ký Căn khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định thuật ngữ chứng thực chữ ký, cụ thể sau: “Chứng thực chữ ký việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy 10 Điều Luật Bào vệ Bí mật Nhà nước năm 2018 11 Điều Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng năm 2020 Bộ Tư pháp Thứ tư, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch trừ trường hợp quy định điểm d khoản Điều 24 Nghị định trường hợp pháp luật có quy định khác Hợp đồng, giao dịch phạm trù khác việc chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ điều chỉnh quy định riêng biệt 1.3 Quy trình chứng thực chứng thực chữ ký 1.3.1 Quy trình chứng thực Nhằm đảm bảo cơng tác chứng thực từ thống nhất, tuân thủ theo trình tự, thủ tục định, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định thủ tục chứng thực từ Điều 20, tóm lược thành bước sau: - Bước 1: người u cầu chứng thực xuất trình giấy tờ văn làm chứng thực cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp - Bước 2: Người thực chứng thực kiểm tra chính, đối chiếu với - Bước 3: Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu - Bước 4: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền thực chứng thực từ - Bước 5: Ghi vào sổ chứng thực trả hồ sơ chứng thực cho người yêu cầu Riêng thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi;cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cụ thể hóa quy trình 03 ban hành kèm theo Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 202013 Theo đó, Quy 13 Đính kèm Quy trình 03 ban hành kèm theo Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố 10 trình 03 quy định rõ nội dung từ thành phần hồ sơ; nơi tiếp nhận, trả kết quả, thời gian phí; quy định trình tự xử lý cơng việc biểu mẫu áp dụng trình chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Trong q trình thực chứng thực từ chính, người yêu cầu chứng thực người chứng thực phải lưu ý số nội dung sau: - Thứ nhất, thẩm quyền chứng thực từ Theo quy định Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định thẩm quyền trách nhiệm chứng thực từ bao gồm: Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam nước ngồi Cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ bước tiến quy định cơng tác chứng thực, theo quy định thêm trách nhiệm chứng thực từ cho Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng Điều phần san áp lực cho quan nhà nước, mặt khác nhằm thực chủ trương xã hội hóa lĩnh vực bổ trợ tư pháp cho tồ chức xã hội thực cho phù hợp với xu hướng phát triển giới - Thứ hai, địa điểm chứng thực Tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ có quy định: “Việc chứng thực thực trụ sở quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực…” - Thứ ba, trách nhiệm người yêu cầu chứng thực người chứng thực Theo đó, “người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực sao”14 Đối với người có thẩm quyền chứng thực “phải chịu trách 14 Khoản Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ 11 nhiệm tính xác với chính” 15 Người yêu cầu chứng thực người thực hiên chứng thực cần nắm rõ trách nhiệm trình thực quy trình chứng thực từ chính, sở phân định trách nhiệm pháp lý trường hợp có phát sinh rủi ro sau 1.3.2 Quy trình chứng thực chữ ký Cũng giống chứng thực từ chính, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký theo Điều 24, tóm lược thơng qua bước cụ thể sau: - - Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy tờ gồm giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu giá trị sử dụng giấy tờ, văn mà ký - Bước 2: Người thực chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực Bước 3: Người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực chứng thực người ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu, ký ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực (đối với trường hợp ký phận tiếp nhân trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận kiểm tra giấy tờ, đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực) Riêng đại bàn Thành phố Hồ Chí Minh Đối với thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh chuẩn hóa theo Quy trình số 04 ban hành kèm theo Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Cụ thể Quy trình thể đầy đủ nội dung như: thành phần hồ sơ cần chứng thực chữ ký; nơi tiếp nhận, trả kết quả, thồi gian phí; trình tự xử lý cơng việc biểu mẫu kèm theo thủ tục chứng thực chữ ký16 15 Khoản Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ 16 Đính kèm Quy trình 04 ban hành kèm theo Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh 12 Đối với quy trình chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực cần lưu ý số nội dung sau để công tác chứng thực chữ ký thực đảm bảo theo quy định, cụ thể sau: Thứ nhất, thẩm quyền chứng thực chữ ký Theo quy định Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm: Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam nước ngồi Cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú người yêu cầu chứng thực - Thứ hai, địa điểm chứng thực Tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ có quy định: “Việc chứng thực thực trụ sở quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực…” - Thứ ba, trách nhiệm người yêu cầu chứng thực người chứng thực quy định Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ, cụ thể: “Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ, văn mà ký…; Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký người yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn bản” 13 CHƯƠNG THỰC TIỄN ÁP DỤNG, NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ CHỨNG THỰC BẢN SAO VÀ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch khắc phục số hạn chế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trước quy định rõ trường hợp không chứng thực chữ ký tránh lạm dụng người dân việc yêu cầu chứng thực chữ ký thay cho chứng thực hợp đồng, giao dịch; quy định trình tự, thủ tục thực chứng thực hợp đồng, giao dịch… đồng thời có nhiều quy định mới, góp phần rút ngắn thời gian thực chứng thực, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân yêu cầu chứng thực thực hợp đồng, giao dịch dân sự, người dân vùng sâu, vùng xa, nơi chưa có phịng văn phịng cơng chứng Tuy nhiên, bên cạnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ bộc lộ số bất cập qua trình thực thi 2.1 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực từ chứng thực chữ ký 2.1.1 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực từ Thứ nhất, Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trách nhiệm quan, tổ chức tiếp nhận quy định nhằm ngăn chặn tình trạng lạm dụng có chứng thực thực thủ tục hành chính.Tuy nhiên, thực tế cịn xảy tình trạng nhiều có chiều hướng giảm so với trước Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa ban hành Theo số liệu thống kê Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cho thấy, từ năm 2015 đến năm 2017, số yêu cầu chứng thực tiếp tục tăng Năm 2016, chứng thực 97.126.230 (tăng 18.539.184 so với năm 2015); năm 2017 chứng thực 116.881.069 (tăng 19.754.839 so với năm 2016); tháng đầu năm 2018 chứng thực 63.595.582 14 (tăng gần 23% so với kỳ năm 2017) 17 Bên cạnh cịn xảy tình trạng số quan tiếp nhận giải thủ tục hành tự đặt thời hạn sử dụng có chứng thực (không tiếp nhận chứng thực q tháng) khơng làm phát sinh chi phí (cả thời gian kinh phí) người dân mà làm gia tăng áp lực cho quan thực chứng thực Trong quy định khơng có quy định thời hạn sử dụng y từ Thứ hai, theo quy định Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng năm 2020 Bộ Tư pháp có quy định“bản từ dùng để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thơng tin chính” Như vậy, theo quy định hành việc chứng thực từ người u cầu chứng thực phải chụp tồn trang có thơng tin đủ sở chứng thực sao, nội dung vấp phải nhiều ý kiến trái chều từ người dân với lý việc chụp tất trang có thơng tin gây tốn chi phí chụp phí chứng thực nhiều trang thông tin không cần thiết người yêu cầu chứng thực Thứ ba, quy định trường hợp giấy tờ, văn khơng dùng làm sở chứng thực Khoản 2, Khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ Theo đó, trường hợp Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ dừng lại mức định tính, phụ thuộc phần nhiều vào đánh giá chủ quan người chứng thực khơng có định nghĩa diễn dãi rõ phạm trù đạo đức xã hội làm thước đo để quan, tổ chức có thẩm quyền xác định thuộc hay không thuộc trường hợp không chứng thực từ Thứ tư, quy định chế độ lưu trữ hoạt động chứng thực Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ “khơng đặt chứng thực, nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu 17 http://baochinhphu.vn/Phap-luat/Lam-dung-ban-sao-chung-thuc-se-lam-xoi-mon-long-tin/353298.vgp 15 khơng lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả khó khăn việc làm giả tinh vi, khó phát thời đại cơng nghệ thơng tin, điều khó khăn loại giấy tờ quan có thẩm quyền nước ngồi cấp”18 Thứ năm, “quy định thẩm quyền chứng thực từ UBND cấp xã văn bản, giấy tờ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận, nhiên trường hợp văn thiết lập hoàn toàn tiếng nước ngồi UBND cấp xã khơng tiếp nhận u cầu mà hướng dẫn Phòng Tư pháp tổ chức hành nghề công chứng không đảm bảo mặt nội dung văn Điều dẫn tới quy định bị vơ hiệu hóa khơng phù hợp với thực tế”19 Thứ sáu, theo quy định Khoản 1, Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP “về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực Do đó, thời gian qua, thực chứng thực từ chính, số quan thực chứng thực chủ quan khơng kiểm tra kỹ làm sở để chứng thực nên xảy tình trạng chứng thực giả, cấp sai thẩm quyền”20 2.1.2 Thực tiễn áp dụng pháp luật chứng thực chữ ký Thứ nhất, theo quy định Khoản Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ quy định “Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký người 18 Ths Phan Thị Phương Huyền, “Một số bất cập Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch kiến nghị hoàn thiện”, Khoa đào tạo nghiệp vụ, trường Cao đẳng Luật Miền Trung, Bộ Tư pháp 19 Ths Phan Thị Phương Huyền, “Một số bất cập Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch kiến nghị hoàn thiện”, Khoa đào tạo nghiệp vụ, trường Cao đẳng Luật Miền Trung, Bộ Tư pháp 20 Ths Phan Thị Phương Huyền, “Một số bất cập Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch kiến nghị hoàn thiện”, Khoa đào tạo nghiệp vụ, trường Cao đẳng Luật Miền Trung, Bộ Tư pháp 16 yêu cầu công chứng giấy tờ, văn bản” Như vậy, nguyên tắc người thực chứng thực không chịu trách nhiệm nội dung văn bản, giấy tờ mà chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký người yêu cầu chứng thực Việc xác định tư cách chủ thể người yêu cầu chứng thực thông qua giấy tờ tùy thân, nhiên thực tế việc giả mạo giấy tờ tùy thân phổ biến dẫn đến tồn nhiều rủi ro việc xác thực chữ ký người yêu cầu chứng thực Thứ hai, trường hợp thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức làm chủ hành vi khơng chứng thực chữ ký theo quy định KHoản Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ Trên thực tế, việc nhận biết người yêu cầu công chứng không nhận thức làm chủ hành vi thường người thực chứng thực nhận diện thơng qua hành vi, thái độ q trình giao tiếp để đánh giá lực hành vi, nhiên việc đánh giá mang yếu tố chủ quan thiếu sở pháp lý Trong đó, theo quy định Bộ Luật dân năm 2015 có quy định tiêu chí xác định lực hành vi dân cá nhân đầy đủ, lực hành vi dân sự, hạn chế khó khăn nhận thức Do đó, theo tác giả việc đánh giả cảm quan người thực chứng thực thông qua hành vi, thái độ trình giao tiếp với người yêu cầu chứng thực chưa đủ sở pháp lý để từ chối yêu cầu chứng thực, việc từ chối có đủ sở pháp lý xác định lực hành vi dân cá nhân theo quy định Bộ Luật dân năm 2015 2.2 Nguyên nhân, giải pháp hướng hoàn thiện pháp luật chứng thực từ chứng thực chữ ký 2.2.1 Nguyên nhân tồn bất cập công tác chứng thực từ chứng thực chữ ký Việc tồn hạn chế công tác chứng thực từ chứng thực chữ ký xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau: 17 - Về nguyên nhân chủ quan: nguyên nhân xuất phát từ bên ý chí chủ quan người yêu cầu chứng thực, người thực chứng thực kể người làm công tác quản lý công tác chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, cụ thể kể đến số nguyên nhân sau: + Xuất phát từ ý chí chủ quan người yêu cầu chứng thực Trong thời gian vài năm trở lại đây, thực trạng gải mạo giấy tờ ngày trở nên phổ biến, hình thức tinh vi nhằm mục đích gian dối, khơng trung thực q trình chứng thực nói chung chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký nói riêng + Xuất phát từ ý chí chủ quan người thực chứng thực Có thể kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn người thực chứng thực chưa đủ đáp ứng công tác, xuất phát từ nguyên nhân đánh giá chủ quan người thực chứng thực pháp luật quy định chưa cụ thể rõ ràng dẫn đến nhiều trường hợp từ chối không thỏa đáng người yêu cầu - Về nguyên nhân khách quan: ngun nhân xảy bên ngồi ý chí chủ quan người, xuất phát từ hệ thống pháp luật chứng thực chưa đồng bộ, nhiều quy định chưa cụ thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau, quy định pháp luật chứng thực chưa theo kịp phát triển xã hội… 2.2.2 Giải pháp hướng hoàn thiện quy định pháp luật chứng thực từ chứng thực chữ ký Để quy định hoạt động chứng thực hoàn thiện phù hợp với thực tế xu hướng chung giới, tác giả đề xuất số kiến nghị sau: - Nhóm giải pháp liên quan đến hoạt động quản lý công tác chứng thực: + Thứ nhất, để hạn chế vấn nạn giấy tờ giả mà giấy tờ tùy thân giả thời gian cần có liên kết phối hợp đồng nhiều Bộ, ngành Bộ Công an việc đẩy nhanh hoàn thiện hệ thống sở dự liệu quốc gia tra cứu thơng tin cá nhân Sớm hồn thiện cơng tác cấp 18 cước cơng dân có gắn mã vạch thẻ chip để đảm bảo tính bảo mật cao hạn chế khả giả mạo giấy tờ + Thứ hai, Cơ quan quản lý nhà nước công tác chứng thực mà Bộ Tư pháp cần sớm nghiên cứu xây dựng hoàn thiện chế chứng thực chữ ký điện tử áp dụng việc chứng thực chữ ký giải pháp hạn chế vấn đề giả mạo chủ thể yêu cầu chứng thực Thứ ba, tiếp tục tăng cường thực Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20 tháng năm 2014 Thủ tướng phủ số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp có chứng thực giấy tờ, văn thực thủ tục hành + + Nhóm giải pháp hồn thiện pháp luật chứng thực: Thứ nhất, “cần quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác định rõ chứng thực việc quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận hình thức giấy tờ, văn Từ có cách nhìn nhận rõ chất hoạt động chứng thực, không nhầm lẫn với hoạt động công chứng”21 Thứ hai, hoạt động chứng thực từ + Hai là, nghiên cứu quy định thời hạn sử dụng có chứng thực, theo có chứng thực khơng xác định thời hạn + Ba là, tiếp tục quy định chế độ lưu trữ chứng thực với thời hạn lưu trữ ngắn hạn nhằm có chứng minh phát sinh tranh chấp + Bốn là, quy định hướng dẫn chi tiết quy định Khoản 2, Khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ Theo đó, hướng dẫn khơng dừng lại mức định tính mà cần trọng vào việc định lượng làm sở xác định mức độ hư hịng, củ nát, khơng xác định nội dung, xây dựng chuẩn mực tiêu chí đạo đức xã hội làm thước đo để quan, tổ chức có thẩm quyền xác định thuộc hay 21 Ths Phan Thị Phương Huyền, “Một số bất cập Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch kiến nghị hoàn thiện”, Khoa đào tạo nghiệp vụ, trường Cao đẳng Luật Miền Trung, Bộ Tư pháp 19 không thuộc trường hợp không chứng thực từ chứng thực chữ ký + Năm là, cần nghiên cứu điều chỉnh quy định Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng năm 2020 Bộ Tư pháp có quy định “bản từ dùng để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thơng tin chính” Như vậy, theo quy định hành việc chứng thực từ người u cầu chứng thực phải chụp tồn trang có thơng tin đủ sở chứng thực sao, nội dung vấp phải nhiều ý kiến trái chều từ người dân với lý việc chụp tất trang có thơng tin gây tốn chi phí chụp phí chứng thực nhiều trang thơng tin khơng cần thiết người yêu cầu chứng thực PHẦN KẾT LUẬN Bên cạnh công tác công chứng, công tác chứng thực nói chung chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký nói riêng ngày thể vai trò quan trọng đời sống xã hội, tiền đề giúp người dân thực giao dịch khác xã hội Chính vị trí vai trị cơng tác chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký địi hỏi khơng tính trung thực người yêu cầu chứng thực, tinh tường, am hiểu pháp luật, minh bạch, công người thực chứng thực mà để ngày nâng cao chất lượng thực cần có phối hợp đồng yếu tố xây dựng thể chế, trọng việc hồn thiện văn pháp luật liên quan đến chứng thực mà trọng xây dựng quy trình chứng thực, cải cách hệ thống quản lý nhà nước chứng thực, mạnh dạn áp dụng công nghệ 4.0 tiếp thu kinh nghiệm nước phát triển lĩnh vực chứng thực để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ nhu cầu người dân công tác chứng thực nhằm mục tiêu đưa công tác chứng thực Việt Nam tiệm cận chứng thực tiên tiến giới DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A Văn quy phạm pháp luật Bộ luật Dân (Luật số 91/2015/QH13) ngày 24/11/2015 Luật Công chứng (Luật số 53/2014/QH13) ngày 20/6/2014 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (Luật số 29/2018/QH14) ngày 15/11/2018 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chứng thực chữ ký Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp B Tài liệu tham khảo Giáo trình kỹ hành nghề công chứng, NXB Tư pháp 10 Ths Phan Thị Phương Huyển, “Một số bất cập Nghị định 23/2015/NĐCP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch kiến nghị hoàn thiện”, Khoa đào tạo nghiệp vụ, trường Cao đẳng Luật Miền Trung, Bộ Tư pháp C Website Http://baochinhphu.vn/Phap-luat/Lam-dung-ban-sao-chung-thuc-se-lam-xoimon-long-tin/353298.vgp PHỤ LỤC I TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM PHỤC VỤ BÁO CÁO STT TÊN TÀI LIỆU CƠ QUAN BAN HÀNH GHI CHÚ Quy trình số 03 chứng thực Chủ tịch Ủy ban nhân từ giấy tờ, dân Thành phố Hồ Chí văn quan, tổ chức có Minh thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi;cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư pháp Quy trình số 04 chứng thực Chủ tịch Ủy ban nhân chữ ký giấy tờ, văn dân Thành phố Hồ Chí bảnQuyết định số 860/QĐ- Minh UBND ngày 11 tháng năm 2020 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố việc phê duyệt quy trình nội giải thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Sở Tư phápChủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ... tích quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký Công chứng viên thực giới hạn quy định pháp luật Việt Nam, thực tiễn áp dụng, nguyên nhân giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam 3Điều Nghị định. .. phần công chứng hai với đề tài: ? ?Quy trình chứng thực sao, chứng thực chữ ký công chứng viên theo quy định pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện? ?? bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận. .. để chứng thực 1.2 Lý luận chung chứng thực chữ ký 1.2.1 Khái niệm chứng thực chữ ký 1.2.2 Trường hợp khơng chứng thực chữ ký 1.3 Quy trình chứng thực chứng thực chữ ký 1.3.1 Quy trình chứng thực