NGhe thuat lanh dao

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO Tên sách: Nghệ thuật lãnh đạo (Khoá đào tạo) Nguồn: Trung tâm Pháp Việt Đào tạo Quản lý Centre Franco-Vietnamien de formafion la Gestion Trung tâm Pháp Việt Đào tạo Quản lý KHÓA ĐÀO TẠO NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO Bài : VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ Bài : ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN Bài : QUẢN LÝ THỜI GIAN Bài : NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN Bài : QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Bài : NGHỆ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH Các giảng viên : - Cô Dominique Blu, Tiến sĩ - Cô Nguyễn Thế Hạnh, Thạc sĩ Cao học (DEA) ÔNG Võ Hiệp Hiếu, Thạc sĩ - Cơ Võ Sáng Xn Hồng, Cao học (DEA) Trung Tâm Pháp - Việt Đào Tạo Về Quản Lý / Centre Franco - Vietnamien de Formatiea la Gestion § Trường Đại Học KinhTế Quốc Dân –Đường Giải Phóng-HN - Tel : (84-4) 869.10.66 - Fax 84-4)869.17.93 – Email : § 54 Nguyễn Văn Thủ - Q.1 - TP Hồ Clú Minh - Tel : (84-8) 824 10 80 - 822 96 45 - Fax : (84-8) 824 18 86 - Email : Buổi : LÃNH ĐẠO Chúng ta không đặt trọng tâm định nghĩa lãnh đạo gì, mà tập trung xem xét mà người lãnh đạo làm Chúng ta đề cập đến không người lãnh đạo, mà yêu cầu công tác lãnh đạo,tập thể lãnh đạo cá nhân hình thành nên tập thể Chúng ta xa bước xem xét yêu cầu mối tương quan với ba mặt hoạt động : hoạch định, điều hành kiểm tra Một khuôn khổ cho hoạt đông lãnh đạo Phương pháp lãnh đạo thiên hành dộng nhiều công ty quan lớn chấp nhận Phương pháp không trọng đến lãnh đạo mà hướng nhiều việc người lãnh đạo làm Tập trung vào hành động người lãnh đạo cho thấy rõ ràng người lãnh đạo tự hồn thiện Vì chúng tơi cho phẩm chất người lãnh đạo ảnh hưởng nên tập trung vào việc nhận dạng hoạt động chủ yếu ba lĩnh vực có liên quan với nhằm đảm bảo cho việc lãnh đạo có hiệu Các lĩnh vực trình bày sơ đồ Hình 1-1 Ba nhu cầu có liên quan với Trước tiên, có nhu cầu phải hồn thành cơng việc, mục tiêu mà mà nhóm hữu Thứ hai, có nhu cầu gắn bó người nhóm Thứ ba có nhu cầu địi hỏi mà cá nhân thành viên mang theo họ vào nhóm Được “ở nhau” tự hào vui sướng thành viên nhóm có liên quan chặt chẽ với việc lãnh đạo nhóm Hồn thành cơng tác Hồn thành cơng tác nhân tố định cho thành cơng nhóm Nhiệm vụ bạn hồn thành cơng tác nhiệm vụ giao Đây nhiệm vụ chủ yếu, nhiên số nhà quản lý quên thu cầu khác hiệu làm việc nhóm bị tổn hại Sự gắn bó nhóm Nếu nhóm muốn hồn thành cơng tác, phải gắn kết với nhau: Đây thách thức khó người lãnh đạo Nếu người định làm việc riêng mình, tổng hợp nổ lực cá nhân lại chưa với khối lượng công việc u cầu Ví dụ, đội bóng phải hoạt động đơn vị thống – điều nghĩa cầu thủ phải làm nhiệm vụ, mà vai trò họ bổ sung cho nhau, phần nhiệm vụ người lãnh đạo đạt mức độ gắn kết cao nhóm Nhu cầu cá nhân Những nhu cầu mà cá nhân mang vào nhóm phức tạp Nó có mối liên hệ chặt chẽ với động viên, thành tích, tiếng tăm, trách nhiệm hứng thú nghề nghiệp Điều phốí lãnh vực Nếu bạn hồn thành cơng tác, hiệu tạo cảm giác đồn kết nhóm thoả mãn cá nhân lý nêu Nếu thành viên hoàn toàn tham gia động viên, họ đóng góp nhiều cho nhóm nhóm có nhiều khả hồn thành cơng tác Ngược lại, yếu tố hình chữ thật bị đổ vỡ ảnh hưởng đến hai yếu tố Ví dụ như, khơng có gắn bó nhóm ảnh hưởng đến hồn thành cơng tác thỏa mãn nhu cầu cá nhân Người lãnh đạo, vậy, phải ý thức cơng việc, nhu cầu nhóm nhu cầu cá nhân, ơng ta phải thực hành động để thỏa mãn nhu cầu Nói cách khác, ơng ta phải hành động Các hoạt động lãnh đạo Những hoạt động nhà quản lý mơ tả ba đề mục lớn hoạch định, điều hành kiểm tra Những hoạt động cho số ý niệm trọng tâm hoạt động lãnh đạo Ở hoạt động liệt kê hành động mà người lãnh đạo thực Để hướng dẫn cách tổng quát, chia nhỏ hành động thành ba loại : hoạt động thiên công tác, hành động phục vụ nhóm hành động thiên cá nhân Bạn thấy nhiều hoạt động không đơn thuộc định hướng (cơng tác, nhóm cá nhân) lĩnh vực hoạt động nhóm (hoạch định, điều hành kiểm tra) Hơn nữa, tất hành động liên quan đến tất tình Khn khổ hoạt động trình bày để hành động liên quan đến định hướng hoạt động đó, từ bạn nhận lĩnh vực bị bỏ sót cần phải lưu ý Nhiệm vụ người lãnh đạo hòa quyện ba lĩnh vực có tương quan Ơng ta phải phác thảo hồn thành cơng tác ; phải xây dựng điều phối nhóm người ; phải thỏa mãn phát triển cá nhân Mô hình địi hỏi phải nhận thức tất ba khía cạnh để đạt thành cơng lâu dài Hình 1-2 CÁC HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO Hoạch định (tiếng Pháp prévoir) ? ? TRƯỚC KHI THỰC HIỆN - Giải thích cơng việc - u cầu đóng góp ý tưởng - Đánh giá kỹ - Phân công công việc trách nhiệm - Thiết lập mục tiêu Điều hành (tiếng Pháp maitriser) TRONG KHI THỰC HIỆN - Giám sát (surveiller) - Theo dõi (contrôler) - Phối hợp công việc - Trợ giúp Kiểm tra (tiếng Pháp faire le point) SAU KHI THỰC HIỆN - Suy gẫm (remise en cause) - Đánh giá kết thực - Xem xét lại kế hoạch (có cần thay đổi hay khơng ?) 1.3 Những hoạt động cơng tác lãnh đạo HOẠCH ĐỊNH CƠNG TÁC Giải thích cơng tác cho đồng nghiệp Xác định thời gian sẵn có Tháo gỡ khó khăn Liệt kê hạn chế, ràng buộc Yêu cầu thông tin hỗ trợ liên quan Lĩnh hội lời khuyên chuyên gia Kiểm tra nguồn lực có sẵn Thiết lập thứ tự ưu tiên Nghiên cứu hậu hành động Xác định tiêu chuẩn hồn thành cơng tác Trình bày việc xảy HOẠCH ĐỊNH HOẠT ĐỘNG NHĨM Giải thích lý làm tảng công tác Yêu cầu đề xuất ý tưởng Xây dựng đề nghị Đưa phương án Xây dựng giải pháp cho nhóm Phân cơng trách nhiệm Phân công công tác đặc biệt Đưa nguồn lực Tóm tắt lời bình phẩm cho nhóm HOẠCH ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CÁ NHÂN Kiểm tra kỹ Yêu cầu cá nhân đóng góp ý tưởng Yêu cầu kinh nghiệm có liên quan Lắng nghe tất đóng góp Tối ưu hóa kỹ cá nhân Xác định vai trò tiêu chuẩn ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC Tiếp tục thảo luận công việc Thúc giục thành viên đến định Quan sát tiến triển công tác Kiểm tra xem hoạt động có liên quan đến mục tiêu Kiểm tra tiêu chuẩn hồn thành cơng tác Tác động đến khơng khí làm việc ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG NHÓM Hãy nhận biết khác biệt ý kiến Can thiệp hỗ trợ Hòa giải xung đột Duy trì khơng khí làm việc tập thể ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁ NHÂN Cung cấp đề nghị xây dựng cho cá nhân Hỗ trợ cho cá nhân Hướng dẫn huấn luyện Trấn an KIỂM ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NHĨM Xác nhận bình phẩm thành cơng Giúp nhóm học tập từ thất bại Thuyết phụ nhóm tự đánh giá KIỂM ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CÁ NHÂN Đánh giá đóng góp cá nhân Đánh giá hiệu công tác cá nhân Cung cấp ý kiến phản hồi cho cá nhân Tình thảo luận MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC HUY Như hơm, Huy rời khỏi nhà từ 7gi5 sánga2 máy hóa chất BÌNH HỊA, nơi anh làm Giám đốc từ hai năm Đoạn đường Huy khoảng 15 phút, nên anh bắt đầu ngày làm việc từ 7g30, sớm làm việc thức nửa Khoảng thời gian nửa thường anh dành để suy nghĩ việc cần làm ngày mà không rlgại bị ngắt quãng việc khác cần phải giải Thật ra, Huy tìm nhà khác gần nhà máy hơn, với ngơi nhà anh ở, Huy nghĩ có lựa chọn tốt đáp ứng nhu cầu gia đình (khung cảnh sống, láng giềng, trường học cho con, chợ gần nhà, v.v.), yêu cầu thân anh cần phải tốn thời gian cho việc đến chỗ làm ngày Nhà máy BÌNH HỊA đơn vị thuộc ngành thuốc nhuộm công ty ANH QUÂN chuyên sản xuất kinh doanh lãnh vực hóa chất Những năm gần đây, việc số thị trường lớn làm giảm hẵn số hoạt động công ty dẫn tới việc tinh giản lao động số đơn vị Chính Huy vừa nhận chức Giám đốc Nhà máy BÌNH HỊA phải giảm hẵn số lượng nhân viên từ 200 150 người Việc cắt giảm số lượng nhân viên vừa qua gặp khơng khó khăn, Huy tỏ linh hoạt kiên Do đó, anh giảm thiểu đến mức tối đa xáo trộn nội nhà máy Sự kiện diễn sáu tháng nay, Huy cố gắng xây dựng lại nhà máy tinh thần làm việc mang tính đồng đội tập thể cao Bối cảnh làm Huy nghĩ đến việc cần làm ngày Ưu tiên số cần giải anh tổ chức lại phân xưởng số vấn đề sống cịn nhà máy Huy nhớ tuần trước, anh có đề cập đến đề tài với Giám đốc chun mơn Cơng ty Ơng hỏi thăm việc tiến hành công tác cải tổ đến đâu nhấn mạnh cần phải hoàn thành việc xếp lại trước cuối năm Thời gian cịn chín tháng để hồn tất cơng việc cải tổ hầu đạt đến kết khả quan năm sau Thật ra, Huy có ý định tổ chức lại phân xưởng từ tháng sau nhận chức Giám đốc nhà máy Nhưng khó khăn nảy sinh từ việc tinh giản máy gây cho anh khơng vấn đề phải giải Hơnnữa, việc xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhân viên nhằm tạo tinh thần gắn bó chiếm nhiều thời gian anh Đương nhiên cịn cơng việc ngày cần phải giải Do mà Huy cịn ngần ngừ chưa tiến hành bước thứ hai việc cải tổ máy, việc địi hỏi phải suy nghĩ thật thấu đáo, phải dự báo nhân cần điều động, phải thay đổi thói quen làm việc nhiều người v.v… Hơm Huy cho đến lúc anh phải xem xét vấn đề cách nghiêm túc thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho phận hành chánh, Huy gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng hiệnrõ nét mặt “Chào anh Bạch, hôm tình hình ?” Huy hỏi “Khơng tốt lắm”, Bạch trả lời “Tơi có máy trộn hóa chất bị hư từ tối qua mà anh bên bảo trì cịn chưa thấy tới Ngồi ra, sáng thay ca, tơi phát thiếu cơng nhân” “Thế máy trộn hóa chất anh có vấn đề ?” “Ồ anh biết đấy, khơng phải bi hư Loại máy dược thiết kế để chạy ban ngày mà Từ chuyển sang sản xuất liên tục, kể buổi tối, chúng thường xuyên bị trục trặc” “Vậy anh hỏi ý kiến anh bên bảo trì” “Tơi vừa đặt Phiếu sửa chữa lên bàn phận bảo trì, tơi biết họ bận rộn sửa máy phân xưởng số khơng dễ họ cử anh đến chổ trước ngày mai ngày mốt” “ Nếu anh để tơi giải dùm cho, anh thấy việc khơng kéo dài đâu !” “ Tơi cịn thiếu công nhân anh biết việc tinh giản máy không làm công việc nhẹ làm choàng việc cho !” “ Thơi rồi, anh Bạch, anh tìm cách giải mà ! Đây đâu phải lần anh gặp chuyện đâu !” Huy nói với Bạch bắt đầu cảm thấy bực bội “Chính khơng phải lần đầu nên tơi lại phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, lúc Huy vào tới phịng anh Vào phịng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ cô thư ký anh chuẩn bị sẵn khay Sau đó, anh đọc lại báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm công ty Lúc thảo xong 20 nên Huy muốn đọc lại lần nữa, báo cáo quan trọng Huy cịn sửa báo cáo lúc 8g05, thư ký bước vào phịng để hỏi xem anh có cần giúp khơng Chng điện thoại reo Huy phải nhấc máy khơng có thư ký trực tổng đài để chọn lọc Trong điện thoạilà ơng Ân, Trưởng phịng nhân sự, cần có ý kiến anh đơn xin thuyên chuyển Huy trả lời ông Ân sẵn dịp đề cập đến vấn đề thiếu nhân phân xưởng Sau Huy kết thúc giao việc cho thư ký anh gọi điện cho Trưởng phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy phân xưởng Lại lần nữa, anh khó khăn : “Nhưng anh biết phân xưởng có máy hư” “Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất khơng phải ngược lại”, Huy giận cúp máy Đây lần đầu Trưởng phận bảo trì gây khó khăn cho cơng việc chung.Có lẽ từ nhậm chức, Huy tinh giản máy trước tiên phận Sau đó, Huy bắt đầu đọc giải cơng văn Anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời số thư, chừa lại cơng văn quan trọng để có thời gian suy nghĩ trả lời sau Một số công văn từ Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm, yêu cầu nộp kế hoạch sản xuất Vì Huy gọi điện thoại cho Trưởng phòng sản xuất để biết kết sản xuất tối hôm trước nhờ anh mời kỹ sư phụ trách ca tối đến làm việc chung Trong chờ đợi, Huy lợi dụng chút thời gian rỗi để xếp thứ tự hồ sơ, vừa suy nghĩ khó khăn cơng tác lãnh đạo : “Vấn đề giám đốc lúc phải giải khó khăn người khác mà khơng cịn thời gian để suy nghĩ cơng việc mình, cụ thể phát triển dài hạn” Sau đó, Huy có họp ngắn vịng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất kỹ sư trưởng ca đêm Cuộc họp giúp anh nắm rõ số thực ca đêm, nhấn mạnh số điểm yếu xảy tối qua Một lầnnữa, Huy nhận thấy phần điện tiêu thụ cao, điều khiến anh phải thảo luận với cộng biện pháp điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Đến 8g45, Huy vòng nhà máy hôm Anh cố gắng dành thời gian thực việc này, nhằm mục đích thiết lập mối quan hệ trực tiếp với nhân viên, nắm bắt mối quan tâm lo lắng họ Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với kỹ sư phịng qui trình cơng nghệ mà anh đánh giá có triển vọng muốn động viên Huy đề cập với anh việc điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Ngồi ra, Huy cịn gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ông khó khăn gặp phải Sau cùng, anh cịn gặp nghe ơng đại diện cơng đồn than phiền cơng nhân khơng hài lịng cách mà quản đốc giải vấn đề thay người Do cách trình bày vị đại diện cơng đồn đầy ý trích, Huy chuyển ơng ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân Quay phòng làm việc mình, Huy có họp hàng tuần với cán chủ chốt nhà máy Anh tóm lược kết làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước trụ sở công ty Huy nhấn mạnh tới nhuận cần đạt ngành, nhà máy BÌNH HỊA Sau đó, anh trả lời câu hỏi thắc mắc Trưởng phịng thí nghiệm Một câu hỏi Trưởng phận bảo trì kế dẫn đến thảo luận cần thiết áp dụng hệ thống Phiết đăng ký sửa chữa Đúng lúc thư ký bước vào đưa cơng văn báo có điện thoại Giám đốc ngành Huy chấm dứt họp cách đề nghị Trưởng phòng sản xuất lập nhóm làm việc bao gồm hai phận sản xuất bảo trì Giám đốc ngành thủ trưởng Huy Ông báo cho anh biết tới có đợt làm việc với nhóm kiểm tốn cơng ty cử xuống họ bàn luận cách trình bày kết đạt nhà máy BÌNH HỊA Cùng lúc,họ thảo luận chiến lược phát triển công ty sau cùng, họ thống gặp vào cuối tuần để chuẩn bị đón đồn kiểm tốn Cuộc hẹn khơng thuận tiện cho Huy buộc anh phải xuống trung tâm thành phố hai lần tuần này, ông Giám đốc ngành không ngày khác Sau nói chuyện với cấp xong, Huy gọi thư ký vào để nhờ dời lại hẹn trùng Anh nhìn lướt qua xấp thư từ cơng văn nhận thấy khơng có khẩn cấp Và anh ăn trưa với ông Trưởng phịng nhân Hai người thảo luận khơng khí làm việc nhà máy ảnh hưởng xảy từ việc tổ chức lại phân xưởng thực tới Sau ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời số thư nhận ban sáng nhận cú điện thoại từ Trưởng phịng kinh doanh Ơng đề nghị anh cho phép giao hàng sớm để có thời gian thực hợp đồng khác quan trọng Điều khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất Sau đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp Anh trưởng phòng trình bày số trục trặc với người nhận gia cơng, khó khăn từ việc tái lập chế gọi thầu từ tháng Cuộc họp ban sáng kết thúc sớm làm Trưởng phịng phương pháp khơng kịp báo cáo vấn đề Cuộc trao đổi kéo dài gần cho phép Huy giải số vấn đề quan trọng, giữ mối quan hệ trục tiếp với Trưởng phòng phương pháp người lâu Huy khơng gặp Anh Trưởng phịng lợi dụng hội để trình bày nguyện vọng thăng tiến cá nhân vòng 45 phút Huy cố gắng nghe khơng nói nhiều anh Trưởng phòng đạt đến chức vụ cao thất qui trình thăng tiến công ty Dù Huy không muốn hứa hẹn điều với anh Huy trở phịng làm việc Anh có thời gian riêng dùng để đọc nghiên cứu thị trường thuốc nhuộm nước vùng ASEAN chiến lược cơng ty vịng năm năm tới Anh có số ý kiến kết luận nghiên cứu định gửi đến cho Ông Giám Đốc ngành, cô thư ký anh Huy dời việc lại vào ngày hôm sau Đồng hồ 18g30, toàn nhân viên hành chánh từ 17g Huy nghĩ đến việc nghiên cứu kế hoạch thực cải tổ phân xưởng Nhưng trời tối anh cảm thấy mệt Thế Huy định nhà không trễ hôm Anh xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc hướng chỗ để xe Trên đường đi, Huy gặp quản đốc than phiền đoạn sửa chữa đường dẫn đến nhà máy Trên đường về,vừa ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ ngày làm việc vừa xong “Tơi làm nhiều việc có ích”, anh tự nhủ,“nhưng thật khó suy nghĩ cặn kẽ nhìn tồn cảnh vấn đề chức vụ này” Câu hỏi thảo luận : Anh (Chị) có ý kiến khía cạnh chuyên môn, điều động chiến lược công tác lãnh đạo Giám Đốc Huy ? ngày làm việc mô tả ? Anh (Chị) phân tích hoạt động : hoạch định, tổ chức kiểm tra công tác lãnh đạo Giám Đốc Huy ? Anh (Chị) đánh giá điểm mạnh điểm yếu công tác lãnh đạo Giám Đốc Huy ? NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO VÀ CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ BA KHÍA CẠNH CỦA NHÀ QUẢN LÝ § § § Nhà Chuyên môn (T - Technicien) Nhà Điều động (A - Animateur) Nhà Chiến lược (S – Stratège) Þ Quản lý chuyển từ “thực hiện” sang CÁC HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO (1) Trước thực Þ HOẠCH ĐỊNH - Giải thích cơng việc - u cầu đóng góp ý tưởng - Đánh giá kỹ (của thành viên) - Phân công công việc trách nhiệm - Thiết lập mục tiêu Giải CÁC HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO (2) Trong thực Þ ĐIỀU HÀNH - Giám sát - Theo dõi - Phối hợp công việc (của thành viên) - Trợ giúp CÁC HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO (3) Sau thực Þ KIỂM TRA - Suy gẫm, xem xét lại BUỔI 1: VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ Phần Xác định vai trò sứ mạng nhà quản lý Một nhà quản lý người lãnh đạo đồng thời người điều hành tập thể, biết dự kiến, lập kế hoạch, tổ chức, điều động kiểm tra kết quả, nhằm mục đích làm cho tập thể đạt hiệu cao Trong số ba chức quản lý - hoạch định, điều hành kiểm tra - không chức quan trọng thành công doanh nghiệp chức điều hành lãnh đạo người Ba khía cạnh nhà quản lý Trong lãnh vực nghề nghiệp, nhà quản lý thường có nhiều lãnh vực hoạt động Và giống sân khấu nhà hát kịch, nhà quản lý lại “đóng” nhiều vai trị khác Ba vai trị số : “Nhà Chuyên môn”, “Nhà Điều động” “Nhà chiến lược” Nhà Chuyên môn (T : Technicien) Là người có hiệu lãnh vực sản xuất.Nhà quản lý có khuynh hướng “Chun mơn” làm việc đạt hiệu thành viên khác tập thể (thực nghiệp vụ kỹ thuật, phác thảo kế hoạch ghi bút toán, ), hay người chuyên cung cấp dịch vụ bên (tiến hành điều tra thăm dò, lập bảng tổng kết tài sản cuối kỳ, ) Rủi ro gặp : o > : nhà lãnh đạo trở thành người bị > vấn đề chuyên môn kỹ thuậtmà quên sứ mạng > Đó trường hợp huấn luyện viên cố gắng rèn luyện để nâng cao thành tích thân mình, o Người > : nhà lãnh đạo trở thành > Ơng ta khơng có, khơng tỉnh táo để xem xét lại sứ mạng Ơng ta trở thành >, tức người thay nhân viên kế toán, thợ sửa điện, Nhà Điều động (A : Animateur) Là người làm việc có hiệu nhờ vào mối quan hệ : giao tiếp với người chung quanh, khả thuyết phục, lắng nghe, Nhà quản lý có khuynh hướng > tổ chức điều phối, > cho cơng việc tập thể mình, > thành viên với Rủi ro gặp : o Người > : nhà quản lý có khuynh hướng ưu tiên lưu ý đến > tinh thần vật chất thành viên để chiếm cảm tình họ, o > : nhà quản lý > Ông bỏ nhiều thời gian để lắng nghe phàn nàn nghề nghiệp chí khơng liên quan đến nghề nghiệp nhân viên mà không làm cho họ trở nên có trách nhiệm với cơng việc Nhà Chiến lược (S : Stratège) Là người làm việc có hiệu thờ vào khả dự đoán tương lai làm chủ tình dựa vào việc nhận thức hội rủi ro Nhà quản lý có khuynh hướng > có mối quan tâm hàng đầu phát triển toàn hệ thống Rủi ro gặp : > : nhà quản lý có khuynh hướng ln ln tìm hiểu mơi trường cạnh tranh doanh nghiệp cách tiến hành hàng loạt nghiên cứu thị trường, thăm dị hình ảnh cơng ty, mà khơng quan tâm đến chương trình hành động Thí dụ trường hợp vận động viên điền kinh có hiểu biết sâu rộng thểcon người, sinh học, có hội để tập chạy > : nhà quản lý xác định trục phát triển chính, >, chương trình hành động đầy tham vọng Trường hợp > có theo hay khơng? Minh họa hành trình thăng tiến nghề nghiệp Giai đoạn Một khối lượng “tồn kho” kiến thức thường cho phép người có văn tuyển dụng vào công việc chuyên môn kỹ thuật chuyên viên kế toán, kỹ thuật đồ họa hay chí cơng việc thấp Nhân vật nhà sản xuất chuyên nghiệp Trong lãnh vực giao tiếp, người ta đòi hỏi chấp hành nguyên tắc sinh hoạt tập thể nội qui quan Anh ta không “có kí lơ” việc hoạch định chiến lược định hướng lớn quan Đó nhà chun mơn trẻ có ích cho hoạt động chuyên môn công ty Giai đoạn Vài năm sau, sau tự khẳng định ưùnh mức độ thành tạo chun mơn kỹ thuật, người ta đòi hỏi nhân vật điều hành nhóm gồm vài nhân viên : trở thành trưởng nhóm Giờ anh có thêm số kỹ thực tiễn cập nhật hóa so với kiến thức mà anh thu thập thời gian đào tạo trường lớp Trong lãnh vực giao tế, anh có mạng lưới mối quan hệ Khả phân tích chiến lược phát triển tăng thêm Anh ta kết nối hoạt động với tổng thể hoạt động cơng ty Giai đoạn Vào giai đoạn nhân vật phải thay đổi cách mạnh mẽ hành vi ứng xử Thật vậy, phải trở thành >, có nghĩa phải quản lý nhiều người họp khác Từ sau, khía cạnh chun mơn hay hành chánh khơng cịn đặt trọng tâm hàng đầu nữa, bù lại khía cạnh điều động nhân viên ưu tiên trước Nhà Điều động quan tâm đến khả cộng viên công việc chung Anh có lo lắng triền miên làm để giữ bầu khơng khí làm việc thoải mái để gom lại kết tốt đẹp Phần lớn người địa vị Nhà Điều động khơng huấn luyện hay đào tạo cho vị trí gặp khó khăn để thích ứng với tình hình Vì mà vị trí > hay > số người cịn hành động thời cịn trưởng nhóm Ở địa vị Nhà Điều động, ta phải làm khác Có nghĩa khơng phải tự thực nữa, mà ĐIỀU ĐỘNG NGƯỜI KHÁC THỰC HIỆN Giai đoạn Nếu nhân vật đến giai đoạn này, giữ vai trò người lãnh đạo có nghĩa trở thành Người Quyết định Nhà Chiến lược vai trò cộm Nhà quản lý cần phát triển khía cạnh > mình, cho chuyển thơng điệp cách có hiệu Ở khía cạnh >, đương nhiên anh mức độ > Nhưng cần có khái niệm cập nhật, nắm bước tiến triển kỹ thuật lĩnh vực chun mơn Một nhận thức đắn mức độ hiểu biết thông chuyển biến trước hết dựa sở kinh nghiệm kỹ thuật nắm bắt thông tin tốt lĩnh vực mà chịu trách nhiệm (chẳng hạn sức khỏe giáo dục pháp luật).Do nhà quản lý nên có kiến thức sâu rộng ngành nghề doanh nghiệp mình, không cần thiết phải chuyên gia Bây biến kiến thức bạn thành hành động Bạn sử dụng sơ đồ sau để xem lại cách mà bạn tổ chức phân chia trách nhiệm Việc phân chia nhiệm vụ bạn thực ? Cách phân chia nhiêm vụ bạn Hướng dẫn Hãy rõ lãnh vực liên quan đến nhiệm vụ bạn (thí dụ : tư vấn kỹ thuật, quản lý hành chánh, điều hành tập thể, ) xác định theo phần trăm thời gian mà trung bình bạn dành cho lãnh vực tuần Cách phân chia mà bạn mong muốn thực Hướng dẫn Hãy sử dụng lại danh sách lãnh vực thuộc nhiệm vụ bạn Hãy ước lượng thời gian trung bình (theo phần trăm) mà bạn muốn dành cho lãnh vực Bạn nhận thấy có số cơng việc tốn nhiều thời gian, số khác chưa quan tâm đến lịch trình làm việc bạn Hãy làm rõ công việc bạn Tôi chỉnh đốn lại số công việc Trước tiên tơi lên lên danh sách tất cơng việc Hoạt động Những nguyên nhân Hoạt động phải làm Trong lịch làm việc mình, có mơt số cơng việc mà tơi khơng có thời gian để làm Tơi suy tính đến điều mà tơi khơng làm điều mà tơi nên làm Hoạt động Những ngun nhân Hoạt động phải làm Trong số tất công việc lựa chọn số Những việc mà làm việc mà phải làm Hoạt động Những cải tiến thực Hành động phải làm Tôi loại bỏ môt số công việc : cơng việc nàv khơng mang lại lợi ích Hoạt động Những định cần có Hoạt động phải làm Phần BẢNG CÂU HỎI Những thành tích Nhân viên cảm thấy động viên hoàn thành xuất sắc cơng việc cụ thể ví dụ thư hồn tất cơng việc, giải xong vấn đề, bán đơn hàng thành công hoàn thành hạn Cảm giác bạn hoàn tất đua, bạn đứng lùi lại chiêm ngưỡng phần mở rộng nhà mà bạn vừa xây xong, bàn tay bạn Tất cảm thấy hài lòng hồn tất việc đạt thành tích cụ thể sờ mó Thật khơng may cảm giác hồn thành cơng việc cụ thể khơng kéo dài lâu Ngay bắt đầu công tác mới, cảm giác thành tích nhanh chóng tan biến Về phương diện này, nhiệm vụ bạn tạo hội nhân viên có thành tích cách đặn Mức độ cảm giác hồn thành cơng việc có liên quan đến mức độ thách thức công việc Bạn cảm thấy thỏa mãn sau hoàn tất chạy 100 m hay sau hồn tất chạy maratơng ? Thách thức cao cảm giác thành cơng lớn Mặt khác, khơng nghi ngờ tác dụng quan trọng công việc nhỏ với thành cơng nhỏ Những thành tích thường xun động viên nhân viên đặc tính quan trọng q trình đạt đến thành tích Biểu dương / Khen thưởng Được biểu dương nhu cầu quan trọng hầu hết người Nói đơn giản, biểu dương xác nhận đánh giá cao cơng sức đóng góp cá nhân tập thể cho quan Tất thích biểu dương hồn thành việc xứng đáng Bạn nghĩ : khuyến khích chúng tập đi, tập nói tập ăn nào? Chúng ta vỗ tay chúng làm điều đặc biệt nói điều để khuyến khích chúng Một vỗ vai cơng nhận việc làm tốt có tác dụng động viên tương tự nhân viên Bạn ngạc nhiên nhiều nhà quản lý chí nghĩ đến việc cơng nhận thành tích nhân viên Nếu nhân-viên hồn thành công việc đặc biệt không biểu dương, bạn đừng ngạc nhiên lần sau họ khơng cịn nổ lực Những đóng góp tập thể cá nhân không biểu dương làm phát sinh buồn bực, bất mãn có tác dụng yếu tố gây bất mãn – “Không quan tâm đến công việc làm tốt tôi, tội lần sau tơi phải nổ lực cho nhiều” Bạn thử nghĩ bạn cảm giác hoàn cảnh tương tự Là nhà quản lý biết động viên, bạn công nhận thành tích nhân viên Một số nhà quản lý lại có ý định giành hết cơng trạng nhân viên Với tư cách người lãnh đạo nhân viên, bạn khơng thể làm việc Vai trò lãnh đạo bạn sử dụng khen thưởng biểu dương để động viên nhân viên Điều thật khó khăn bạn phải chia cơng trạng hồn thành tốt cơng việc bạn biết bạn người phải chịu khiển trách có điều sai trái - khó khăn nhà quản lý hiệu Nếu bạn muốn khuyến khích nhân viên mà họ chưa làm hết lực mình, bạn sử dụng kỹ thuật củng cố tích cực tiêu cực Làm lào bạn khen thưởng cơng nhận đóng góp nhân viên quan ? Trong quân đội, người ta dùng huân chương cho công trạng đặc biệt; nhiều cửa hàng có bảng “nhân viên xuất sắc tháng”; số công ty tặng tiền thưởng hình thức để cơng nhận việc làm tốt Một số cơng ty khác có hình thức khen thướng khác để tên bàn làm việc, danh thiếp,hoặc diện thoại cá nhân Hoặc điều nhỏ nhặt vỗ vai “Hơm Anh (Chị) sớm” biện pháp động viên lớn Bạn nhớ rằng, bạn biểu dương xứng đáng Thỉnh thoảng bạn dùng để khuyến khích nhân viên, bạn sử dụng khơng thích đáng cho việc nhếch nhác, bạn gửi thông điệp sai lầm Ví dụ bạn thưởng cho người y nhau, đóng góp họ nhiều hay ít, nhân viên có nhiều nổ lực tự hỏi liệu họ có cần phải nổ lực nhiều cho lần sau không Nếu bạn làmcho nhân viên cơng nhận đóng góp họ lẫn nhau, họ cảm thấy động viên nhiều Trách nhiệm Bạn người chịu trách nhiệm kết hoạt động đơn vị bạn Có phải cam kết mà bạn sẵn sàng chấp nhận ? Những người muốn vươn tới chức vụ quản lý nói chung phát triển tinh thần trách nhiệm (mặc dù có phản đối) Phần lớn nhân viên bạn khơng khác bạn Họ thích có trách nhiệm họ nhận thức điều quan trọng Chìa khóa để phát triển tinh thần trách nhiệm nơi nhân viên bạn dám chấp nhận rủi ro tin tưởng nơi nhân viên Ủy quyền cho nhân viên thực việc hình thức biểu tin tưởng phương tiện để hình thành tinh thần trách nhiệm Bạn suy nghĩ việc giao trách nhiệm cho người khiến họ làm việc tận tâm nổ lực thư Có thể lấy thí dụ trường hợp anh Tám, bảo vệ ban đêm Anh Tám chủ yếu chịu trách nhiệm vào ban đêm : đóng cửa, lau sàn nhà giữ gìn thứ yên ổn Anh ta thực trách nhiệm cách nghiêm túc, đảm bảo thứ ổn thỏa, việc nhiệm vụ Vấn đề cốt lõi anh Tám giao cho trách nhiệm cảm thấy tự hào người tin cậy anh tin tưởng anh làm tốt công việc Anh ta không trả lương nhiều trách nhiệm mà đảm nhận giữ anh tiếp tục làm việc Tất biết nhiều người giống anh Tám Vấn đề cách thức công nhận trách nhiệm nhân viên Tất nhiên bạn nên giao cho nhân viên trách nhiệm quan trọng Khi làm điều bạn mạo hiểm cách thức để tỏ bạn công nhận tài nhân viên Ủy quyền phương thức tuyệt hảo để làm việc phần hướng dẫn chi tiết trình bày phần > Trách nhiệm bao gồm việc cho phép nhân viên sử dụng suy xét để hồn thành cơng việc giao trách nhiệm cho họ việc định.Nó ln bao hàm tin cậy Chính cấp tin cậy bạn giao cho bạn chịu trách nhiệm công việc nhân viên bạn Thăng chức / Thăng tiến Thăng chức tạo điều kiện thăng tiến phần thưởng cơng nhận ta hồn thành trách nhiệm giao Thăng chức lên vị trí cao ủy quyền thêm nhiệm vụ hình thức khen thưởng động viên mạnh mẽ Một phần nhiệm vụ bạn đề bạt nhân viên Mặc dù có thừa nhận hay khơng, nhiều nhân viên thích thăng chức Có người muốn n vị trí thời gian dài Ảnh hưởng bạn việc đề bạt thăng chức cho phép bạn động viên nhân viên, đặc biệt họ người có hồi bảo có lực Khơng nghi ngờ gì, triển vọng thăng tiến nhân tố động viên có nhiều tiềm Chúng ta phải suy nghĩ trước để đảm bảo việc thăng tiến dựa công trạng kết yếu tố khác, ví dụ thân quen nịnh bợ Chúng ta biết điều kiện hữu lan truyền rộng rãi,tuy nhiên quan có hệ thống thăng chức không phù hợp không công thường gặp nhiều khó khăn Việc thăng chức bao gồm gia tăng địa vị quyền lợi phải dành cho nhân viên có đóng góp nhiều cho đơn vị Bạn động viên nhân viên việc hứa cho thăng chức vào chức vụ khơng có thật, hậu đơn vị bất mãn với bạn Hổ trợ / Môi trường làm việc Nhân viên cần hổ trợ để có họ thể hồn thành tốt công việc Nếu bạn không cung cấp nguồn lực cần thiết cho họ, dù thời gian, vật tư, tiền bạc nhân lực, họ nhanh chóng hứng thú công việc Bạn tưởng tượng nhân viên có cịn động viên tập thể thiếu người phải gồng gánh vác thêm công việc ? Những nhân viên hổ trợ trang bị đầy đủ khơng cảm thấy “bị buộc phải làm” tập trung nhiều cho công việc họ Thiếu hổ trợ làm nản lịng nhân viên, nhiên hổ trợ đầy đủ thân khơng động viên nhân viên Hình thức hổ trợ mà nhà quản lý quan tâm trình bày phần > quản lý thời gian hiệu sơ đồ SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN 1/ AWARE 2/ANALYSE 3/ATTACK 4/ASSIGN 5/ARRANGE 6/SAVE TIME, BETTER USE 1.AWARE : Nhận biết : để đề mục tiêu cho cá nhân & cơng việc Sau xếp ưu tiên ANALYSE : Điều cần làm ATTACK : Ăn cắp thời gian ® loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian ASSIGN : Lập thứ tự ưu tiên ARRANGE : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch SAVE TIME, BETTER Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt Awareness : Nhận biết Nhận điều quan trọng cho cá nhân công việc Giai đoạn giúp xác định mục tiêu cụ thể yếu tố Bạn phải coi trọng yếu Bạn phải coi trọng yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp trách nhiệm công việc bạn Analysis : Phân tích điều cần làm Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết cách sử dụng thời gian / điều làm thời gian Phân tích giúp bạn xác định cần làm để tốt Attack : Ăn cắp thời gian (TG) Có nhiều điều làm thời gian bạn Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ bạn tâm vào điều cần yếu Asignment : Lập trật tự ưu tiên Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc dang dở Cần làm việc cách đặn Arrangement : Sắp đặt kế hoạch Giai đoạn cuối bạn phải xếp thời gian có mục đích rõ ràng Nhớ đặn hồn thiện kỹ “nhỏ bé” kể để phục hồi thời gian Bạn cần phải có kế hoạch thông minh Bây xem kỹ năm giai đoạn : AWARE : Nhận biết Trước hết cần phải hiểu rõ bạn để hoàn thiện việc quản lý thời gian Một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân cơng việc (hay trọng điểm) : đâu muốn Hãy viết mục tiêu để thấy rõ mức độ quan trọng Hiệu quản lý thời gian có từ hai cách kiểm sốt : tự kiểm sốt kiểm sốt cơng việc Tự kiểm sốt hiểu biết : ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn việc theo tổng quan hay chi tiết Kiểm sốt cơng việc hiểu rõ công việc tức tổ chức vai trị tổ chức Vì lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích quan Người ta đánh giá bạn qua hiểu biết Khi đề mục đích trọng tâm, bạn thấy đâu điều quan trọng thật Hãy nghĩ người bạn muốn tạo nên.Bạn hướng nghiệp đâu ? Cơ quan bạn cần đạt điều ? Để làm rõ mục đích khơng phải chuyện dễ dàng Bạn biết sơ qua liên quan đến mục tiêu Nhưng phải đưa ý tưởng ánh sáng Hãy làm sau : Ø Quan / Ưu tiên : Hãy tách riêng mục tiêu gia đình với mục đích cá nhân công việc (sự nghiệp / kinh doanh) Nhớ phải giữ cân Nếu bạn định lấy đại học, lúc muốn dạy bạn bơi lội chơi lướt ván buồm tất thứ lúc xin bạn suy xét lại Mọi mục tiêu quan trọng phải xác định quan trọng thời điểm hiên : Mức độ quan trọng tạm thời hốn chuyển vài trọng điểm hoàn tất / ưu tiên có thay đổi Ø Kinh nghiệm khứ : Hãy nhớ lại chuyện làm xảy mà bạn cảm thấy “hài lòng” : lúc bạn thành cơng Có lẽ bạn mừng cho thăng chức vị trí Về cá nhân, mua nhà nghỉ hè với bạn thân đem lại niềm sung sướng Nếu cảm nhận hài lịng đâu điều quan trọng Ø Thực tế : (khi xác định mục tiêu) Mục đích phải thực tế Nếu cao 1,45 m mà ước mong đội bóng rổ chun nghiệp bạn viễn vơng Ø Rõ ràng : Mục đích cần rõ ràng, hợp lý có hạn định Hãy nghĩ làm đạt mục đích lên kế hoạch thực Ø Viết giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót) Hãy viết giấy ý tưởng bạn Đừng lừa dối cho nhớ đầu mục đích đa dạng bạn Chúng ta nói đến mục tiêu dài lâu đời người Hơn nữa, ghi chép mục đích, bạn tâm đến điều tin tưởng Khi viết giấy, mục tiêu thường khác so với chúng cịn nằm trí não Bảng sau cho bạn biết điều Bạn học cách thiết lập, xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng mục đích đề Còn điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian bạn : tư cách, thói quen giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên có ảnh hưởng đến thời gian bạn : bạn nói nói lại mười lần thứ cho mười người khác Thực cần lời nhắn ngắn gọn đủ Khó làm thay đổi thói quen làm Cịn có trách nhiệm cơng việc liên quan đến thời gian bạn Những trách nhiệm không hằn điều bạn phải tin quan trọng Có u cầu địi hỏi cơng việc mà khơng thích phải chịu đựng Đó điều khơng quan trọng lại khơng thể tránh Bạn giữ cho qn bình điều quan trọng công việc bổn phận áp đặt lên bạn Hãy làm rõ trách nhiệm bạn TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN : *Chịu trách nhiệm ? *Mức độ trách nhiệm họ ? *Tơi có nắm nguồn lực kinh phí riêng ? *Tơi làm việc mơi trường yếu ? *Tơi chịu trách nhiệm hành ? *Tơi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngồi ? *Tơi có phải phát huy sáng kiến ? *Tơi quyền hạn ? *Nhân viên tơi trách nhiệm ? *Đồng nghiệp tơi có trách nhiệm *Nhiệm vụ quan tơi ? *Trong cơng việc, có nguyện vọng tơi chưa đưa ? Có thể liệt kê thêm trả lời câu hỏi giúp bạn định hình trách nhiệm ANALYSE :Phân tích Khi đề mục tiêu rồi, bạn phải làm bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian Để kiểm soát thời gian mình, bạn phải biết dùng ? Có vẻ đơn giản, phần lớn lãnh đạo lại khơng thể nói cho bạn biết chi tiết họ dùng thời gian ngày hay tuần Bạn cần sử dụng thời gian Cần phân tích rõ cách sử dụng sau biết rõ phải làm Hãy mổ xẻ ngày xem xét, tự hỏi : Tôi dành thời gian để họp hành ? Tôi làm công việc người khác ? Hãy biết rõ thực bạn làm điều ? Nhật ký / Tự đánh giá : Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày Dũng” / có mẫu khác rõ ràng Hãy xếp công đoạn làm việc theo 5, 10, 15/ 30 phút Mẫu tự đánh giá : (Một thí dụ) THỨ HAI Giờ Cơng việc 7h30 - 8h00 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 8h00 – 8h30 …………………………………………† ?………………………………………… ⠠??… 8h30 – 9h00 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 9h00 – 9h30 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 9h30 – 10h00 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 10h00 – 10h30 …………………………………………† ?………………………………………… ⠠??… 10h30 – 11h00 …………………………………………† ? …………………………………………⠠??… 11h00 – 11h30 ………………………………………… † ?…………………………………………⠠??… 11h30– 12h00 …………………………………………† ?…………………………………………⠠??… 12h00 – 12h30 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 12h30 – 13h00 …………………………………………† ?………………………………………… ⠠??… 13h00 – 13h30 …………………………………………† ? …………………………………………⠠??… 13h30 – 14h00 ………………………………………… † ?…………………………………………⠠??… 14h00 – 14h30 …………………………………………† ?…………………………………………⠠??… 14h30 – 15h00 …………………………………………† ?…………………………………………⠠??… 15h00 – 15h30 …………………………………………† ?…………………………………………⠠?? … 15h30 – 16h00 …………………………………………† ?………………………………………… ⠠??… 16h00 – 16h30 …………………………………………† ? …………………………………………⠠??… 16h30 – 17h00 ………………………………………… † ?…………………………………………⠠??… 17h00 – 17h30 …………………………………………† ?…………………………………………⠠??… 17h30 – 18h00 Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn đặt Cần bạn phải biết thực làm điều lúc Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu vài ngày liền lần năm Bạn tập ghi chép lại cơng việc Làm thế, bạn biết rõ làm đặt điều quan trọng bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu Tự xem xét xong, bạn sang phần phân tích Để có ích lợi hơn, thực khoảng thời gian biểu trọn ngày Bạn chi tiết tốt liệt kê cơng việc thời gian thực Thí dụ : “Ngày Dũng” mẫu tham khảo sau : Ngày Dũng Ngày thứ ba, 23/3 Giờ Công việc Thamgia 7.30-7.41 Uống cà phê, đọc báo Tôi 7.41-7.44 Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo Lý 7.44-7.50 Đến phòng thư ký tìm tư liệu Tơi 7.50-7.53 Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu Hiền 7.53-7.56 Sơn ghé vào xác nhận họp Sơn 7.568.00 Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết Hiền 8.00-8.02 Điện thoại từ nhà gọi đến Lan (vợ tôi) 8.02-8.16 Làm việc báo cáo năm Tôi 8.16-8.18 Điện thoại từ chi nhánh số Nhắc lấy liệu Nhắc Hiền đưa liệu cho Lý Lý 8.18-8.23 Nhận điện thoại từ Hiền Hiền 8.23-8.29 Làm tiếp báo cáo Tôi 8.29-8.47 Tuấn ghé vào mời người dùng cơm trưa Tuấn 8.47-8.49 Điện thoại yêu cầu Bộ Bộ 8.49-8.54 Hai gặp Tuấn đề nghị dùng cơm trưa số 94 Hai,Tuấn 8.54-9.01 Làm tiếp báo cáo9.01-9.07 Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch Minh 9.07-9.21 Xem lại kế hoạch cho năm sau Tơi 9.21-9.23 Phịng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị Phúc 9.23-9.30 Lập chương trình họp Tơi 9.30-9.34 Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ tồn đọng than phiền cấp Buổi gặp mặt xếp với cho buổi chiều Hùng 9.34-9.52 Nghỉ giải lao dùng cà phê Những người khác 9.52-l0.01 Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp Tơi 10.01-10.20 Đi đến phịng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp Những người khác l0.20-10.25 Chờ người đến dự họp Những người khác 10.25-11.32 Điều hành họp kế hoạch phát triển năm tới Những người khác 11.32-13.05 Ăn trưa Những người khác 13.05-13.20 Đi dạo tán gẫu với đồng nghiệp 13.20-13.30 Chuẩn bị cho họp với Hùng Tôi 13.30-13.37 Hùng đến, buổi họp bắt đầu Hùng 13.37-13.41 Thư ký phó chủ tịch hội đồng điện thoại việc chậm trễ trả lời thư Thư ký phó chủ tịch hội đồng 13.41-13.44 Gọi điện cho Kim nhắc đến thư Kim 13.44-13.52 Tiếp tục thảo luận với Hùng Hùng 13.52-13.55 Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng cãi với người quản đốc Người khác Tôi 13.55-14.00 Bảo Hùng quay trở lại sau xuống phân xưởng Hùng 14.00-14.24 Nói chuyện với Thắng với quản đốc để giúp họ giải vấn đề Sắp xếp buổi gặp mặt Thắng người quản đốc 14.24-14.35 Ký, thư cho Hiền đọc đánh máy thông báo nội Hiền 14.35-14.39 Điện thoại hỏi xin tiền Hiếu 14.39-14.47 Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài thư Hiền 14.47-15.15 Dùng cà phê giải lao Người khác 15.15-15.36 Thảo luận số liệu cho năm tới với quản đốc Các quản đốc 15.36-15.38 Hai gọi điện báo cô phải nhà bệnh Hai 15.38-15.46 Tiếp tục thảo luận Các quản đốc 15.46-15.49 Ở nhà gọi điện bảo lúc đón gái Mai trường Lan (vợ) 15.49-16.07 Phi ghé vào nói việc đề bạt thăng chức Dời phần lại thảo luận ngày mai Phi Các quản đốc 16.07-16.20 Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi Phi 16.20-16.22 Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai Lan 16.22-16.32 Thu dọn đồ: số liệu năm sau, báo cáo dụng cụ chơi tennis Bài tập : Bạn đồng nghiệp người bạn thân ông Dũng Ơng Dũng khơng hài lịng với ngày làm việc Không may ngày làm việc lộn xộn lại xảy thường xuyên Ông ta yêu cầu bạn cho vài lời khuyên nhằm cải thiện việc xếp thời gian ông ta Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng sử dụng thời gian lại Sau đó, bạn đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt Bạn đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta Khi phân tích thời gian biểu nhớ điểm sau : 1) Cơng việc ích lợi chiếm nhiều thời gian ? 2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian ? 3) Cơng việc ích lợi khơng đáng dành nhiều thời gian ? 4) Công việc cần thời gian nhiều ? 5) Lúc ngày bận rộn ? Ngày Dũng (Sau phân tích) Loại cơng việc Động tác Thời lượng (phút) % Tổng số thời gian Chuyên môn 139 27,5% Cấp bách 41 8,1% Thường xuyên 25 165 32,6% Cá nhân 11 161 31,8% Dũng xếp công việc sau : Chun mơn (C) : Công việc nghiệp vụ lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo Cấp bách (không dự báo trước được) (CB) : Việc cần làm bất đồng cá nhân, định cấp bách Thường xuyên (T) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên Cá nhân (CN) : Việc riêng gia đình, giải lao Trong phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN Sau cộng động tác loại Nhìn chung thấy Dũng nhiều thời gian cho việc không quan trọng Việc hành chánh cá nhân chiếm nhiều thời gian ngày làm việc Nếu bạn biết cịn nhiều người Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi vào chuyện lung tung, thời giai đoạn liên tục cơng việc Nói thực, bạn khó tìm cách giải thỏa đáng cho điều quan trọng Có bạn bận rộn (hay cảm thấy vậy) phải trả lời điện thoại,khách không hẹn trước giải bất đồng cá nhân Có nhiều người lãnh đạo tổ chức cho “sự bận rộn” đồng nghĩa với hiệu suất cho làm việc siêng Khơng phải đâu Nếu có loay hoay bận bịu, lúc căng thẳng, họ khơng biết cách xếp thời gian hợp lý Nếu bạn giống họ, bạn nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động người khác thay lên chương trìnhlàm việc tâm vào điểm cần thiết quan trọng Bạn nhiều thời gian cho điều hiệu ASSIGN : Lập trật tự ưu tiên Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại sau : Ø Kiểm soát // Chủ động Ø Quan trọng Ø Khẩn trương Ø Giao cho khác Ø Kiểm soát / chủ động : Hãy tự hỏi tự kiểm sốt cơng việc ? Cần bổ sung cho cơng việc Nếu bạn tâm vào việc không liên quan trực tiếp người khác làm tốt bạn thời gian Công việc tự bạn làm lấy ? Việc người khác đề nghị ? Hãy xem lại khung thời gian biểu chọn Tính điểm khả chủ động bạn theo cách sau : (điểm đến 6) : Không kiểm sốt cơng việc : Bạn có kiểm sốt phần cơng việc : Kiểm sốt hồn tồn cơng việc Từ suy bạn mức độ kiểm soát khung thời gian Cũng tính cho “chủ động” : Bạn bị động hồn tồn cơng việc : Bạn có linh động cơng việc :Chủ động hồn tồn cơng việc Từ suy khả chủ động bạn Ø Sự quan trọng : Hãy xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” “Khơng” Nghĩa phải nghỉ đến hậu định hành động Sẽ phí thời gian bị kẹt vào điều không quan trọng so với mục tiêu đề trách nhiệm Theo Pareto’s Law, cịn gọi “Luật 80/20” người lãnh đạo dành 20% thời gian cho kết tốt Còn lại 80% chuyện “bỏ đi” Ø Sự khẩn trương : Công việc có khẩn trương cần làm khơng ? Cần điều kiện thời gian đủ để hồn tất cơng việc Liệu để lúc khác khơng ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” việc “quan trọng” Việc “khẩn” nhiều khơng quan trọng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng” Việc quan trọng gắn liền với kết phải có Việc “khẩn” thường người khác tác động Bạn kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn” Cũng phải biết xếp thứ tự cơng việc.Đó ưu tiên Nhớ ý tới hai ảnh quan trọng khẩn trương trình bày sơ đồ sau : Khi thật quan trọng thật khẩn, làm Không thể dự cơng việc q quan trọng Khi thật quan trọng chưa thật khẩn trương bạn cịn thời gian xếp giao phó cho phần để bắt đầu công việc Dù đừng để lâu q Bởi việc quan trọng liên quan đến kết Thí dụ : Khi phải báo cáo hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc có ảnh hưởng đến vị trí cơng tác phịng ban quan Nếu thật khẩn không quan trọng, bạn có hai giải pháp : 1)Làm liền đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm 2) Chuyển giao cho khác Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép tới Hãy làm cho xong hành chánh Nếu chẳng khẩn chẳng quan trọng lắm, bạn tự hỏi có nên làm khơng ? Loại việc bỏ qua, quên giao cho khác Thí dụ : Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ hợp cho bìa báo cáo ATTACK : Kẻ cắp thời gian Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian Cần phải biết rõ chúng để loại trừ Có hai loại bạn phải tốn.Một kẻ cắp bên ngồi : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân chuyện phiếm Hai kẻ cắp bên : chẳng biết nói ''khơng'', dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch,không biết giao việc Bạn gặp thứ Kẻ cắp thời gian tiêu biểu : 1) Không biết nói “khơng” 2) Nói chuyện điện thoại lâu q 3) Khách thăm thình nịnh 4) Nơi làm việc tổ chức 5) Dời việc lại sau ® thường sảy gặp việc khó khăn ® Nên : Xé nhỏ công việc & bắt tay làm để tránh tress 6) Cầu toàn 7) Giấy tờ nhiều 8) Giao tiếp 9) Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác) 10) Không biết tổ chức buổi họp Kẻ cắp : KHƠNG BIẾT NĨI “KHƠNG” Chúng ta khó mà nói “khơng” với muốn giúp họ làm buồn lịng họ Có bạn khó nói “khơng” tham gia nhiều dự án hiệu làm cho bạn cảm thấy quan trọng cần thiết Nói “có” dễ làm bạn cảm thấy bận rộn yêu thích Hãy coi chừng ! Nếu bạn nhận đại thứ lúc người ta coi bạn chắn trả lời “có” Ø Đối phó Sắp xếp ưu tiên cho công việc Xem xét đề nghị dựa mức độ quan trọng bạn quan Nếu không thấy quan trọng không liên quan đến trách nhiệm bạn, từ chối nhẹ nhàng Nếu nhờ bạn làm phần việc họ, chẳng có lợi lộc bạn nói “có” “Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” cách để nói “khơng” TĨM TẮT Để nói “khơng” Ø Sắp xếp ưu tiên cơng việc Ø Nói “khơng” việc chẳng quan trọng Ø Nói “khơng” trách nhiệm bạn Ø Hãy bắt đầu nói “khơng” với đề nghị nhỏ Ø Hãy hỏi “Có khác làm việc khơng ?” Ø Tìm cách nói “khơng” cách lịch Kẻ cắp : NÓI LÂU TRÊN ĐIỆN THOẠI Bạn nói chuyện điện thoại ? Thời gian cần thiết ? Chúng ta thường nói lâu cần thiết Có nhiều lý giải thích sau : o Kéo dài câu chuyện o Kể lể chuyện chuyện o Không chịu dừng lúc o Trả lời điện thoại o Không sử dụng thư ký / Khơng có thư ký Ø Đối phó : Hãy tách riêng chuyện phiếm với cơng việc Lời chào “Thật tốt nói chuyện với bạn, bạn ?” vơ hại không kéo dài sang chuyện khác Hãy viết giấy trước bạn cần bàn qua điện thoại Chú tâm vào đừng lạc đề Có nhiều lãnh đạo không biết dừng điện Có cách thức liên quan tới Nếu tự trả lời điện thoại “tự mở cửa” cho điện thoại bạn thời gian Nếu có thư ký, dặn dị họ sàng lọc giới hạn điện thoại Chỉ nên nhận điện thoại thật quan trọng Hãy xếp mức độ ưu tiên với thư ký Nếu khơng có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe chuyển tự động sang máy khác để dễ tập trung làm việc Sẽ mà làm việc để điện thoại kiểm sốt ngày làm việc bạn TĨM TẮT Giải nói chuyện điện thoại lâu Ø Ø Ø Ø Phân biệt chuyện phiếm với công việc Sắp xếp ý tưởng cần bàn Học cách dùng điện thoại Lấy ống nghe khỏi máy Kẻ cắp : BẬN RỘN VÌ KHÁCH THĂM DAI DẲNG “Tơi ghé qua chào bạn Tôi làm biếng Liệu có làm phiền xin tách cà phê khơng ?” Chuyện hay xảy đến với chúng ta, chắn Nhất bạn tâm vào việc quan trọng Đôi lỗi bạn Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do” Họ cho phép nhân viên gặp họ muốn nói chuyện chơi có khó khăn Dường họ nói : “Thời gian không quan trọng lắm, đến mà lấy đi” Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý khác Nhiều người chẳng làm để hạn chế việc Người khác lại chẳng biết chấm dứt câu chuyện sợ bị cho cộc cằn Ø Đối phó : 1- Cho nhân viên biết bạn tiếp khách Hãy lập sách “mở cửa” giới hạn Thí dụ : Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 - 17.00 Tuy nhiên, nên đề nghị gặp gỡ thật cần thiết kể việc riêng tư Hãy dành cho khối thời gian để làm việc quan trọng 2- Cùng soạn với thư ký mẫu sàng lọc để lựa chọn cho người cần gặp Khơng có thư kýthì bạn phải đề nghị hẹn trước để xếp 3- Nếu khách đến khơng hẹn bạn đứng dậy ngồi bàn làm việc tiếp họ nói “Hiện tơi bận rộn ?” Hãy giới hạn thời gian đề nghị họ sớm chấm dứt Hãy nghiêm túc, đừng cộc cằn Nếu được, bạn văn phòng người khác bạn chấm dứt câu chuyện Phương pháp dùng với cấp 4- Nghiêm khắc với thời gian biểu bạn từ tốn với bạn đồng nghiệp Đó điều tốt bạn cịn làm việc Nhờ tránh xáo trộn ngồi ý muốn có lại chiếm dụng thời gian nhiều Nếu có xơng vào văn phịng bạn, nhớ cách xử sau o o o o o Không bối rối Lắng nghe cẩn thận Đừng ngắt lời Vào thẳng vấn đề nói “khơng” cần thiết Làm tiếp công việc dở dang sau gián đoạn ... ĐỘNG CÁ NHÂN Kiểm tra kỹ Yêu cầu cá nhân đóng góp ý tưởng Yêu cầu kinh nghiệm có liên quan Lắng nghe tất đóng góp Tối ưu hóa kỹ cá nhân Xác định vai trị tiêu chuẩn ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC Tiếp tục... sang sửa chữa máy phân xưởng Lại lần nữa, anh khó khăn : “Nhưng anh biết phân xưởng có máy hư” ? ?Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy Dù nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất ngược lại”, Huy giận cúp... Ngoài ra, Huy gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ơng khó khăn gặp phải Sau cùng, anh cịn gặp nghe ơng đại diện cơng đồn than phiền cơng nhân khơng hài lòng cách mà quản đốc giải vấn đề thay