MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐINH KẾT QUẢ KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU TẠI HAPRO

Những ưu điểm: Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán Đặc thù của Hapro là hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bộ máy kế toán của công ty phân chia thành các phần hành chính là: Thanh

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐINH KẾT QUẢ KINH DOANH HÀNG

XUẤT KHẨU TẠI HAPRO

3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Tổng công ty

3.1.1 Những ưu điểm:

Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Đặc thù của Hapro là hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bộ máy kế toán của công ty phân chia thành các phần hành chính là: Thanh toán công nợ, thanh toán với các Ngân hàng, doanh thu, tiền lương và thuế Cách thức tổ chức này phù hợp với đặc điểm của Tổng công ty

Mỗi nhân viên trong bộ máy được phân công công việc cụ thể, rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người Bộ máy kế toán của Tổng công ty nằm dưới sự điều hành của Kế toán trưởng giỏi quản lý, chuyên môn vững vàng Bộ máy kế toán được tổ chức hoàn chỉnh và gọn nhẹ

Đội ngũ kế toán viên của Tổng công ty được đào tạo căn bản, vững vàng

về nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm, trung thực và sáng tạo trong công việc

Về chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán của Tổng công ty đang áp dụng tuân thủ theo quy định của Nhà nước về mẫu chuẩn Bên cạnh đó, để phục vụ cho công việc được thuận tiện, Tổng công ty còn xây dựng những mẫu chứng từ chi tiết phục

vụ cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả Toàn bộ hệ thống chứng từ được bảo quản tại kho lưu trữ chứng từ một cách cẩn thận và khoa học, đảm bảo quá trình

sử dụng, tìm kiếm nhanh chóng và đầy đủ

Về hệ thống tài khoản

Hiện nay, Tổng công ty sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 4 đúng như quy định của chế độ kế toán Với chi tiết tài khoản ở cấp độ này dễ nhớ đảm bảo dễ hạch toán, khoản mục công việc theo dõi dễ dàng và sao sát

Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của Tổng công ty Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công tác kế toán mà Tổng công ty rất coi trọng, bởi vì các mặt hàng xuất khẩu thường đứng trước những rủi ro giảm giá theo biến động của thị trường Tổng công ty trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu như giá trị thuần có thể thực hiện tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán thấp hơn giá trị của hàng tồn kho Chính vì chủ động trích lập dự phòng nên Tổng công ty có đầy đủ khả năng đối phó với những biến động bất lợi xảy ra

Về hình thức sổ kế toán

Hình thức Nhật ký chung được Tổng công ty lựa chọn làm hình thức sổ

kế toán Đây là hình thức đơn giản, dễ quản lý và thuận tiện, đặc biệt đối với những đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy

Cuối kỳ, các đơn vị in sổ sách để lưu trữ thông tin bằng văn bản, dự phòng những rủi ro có thể xảy ra

Về báo cáo kế toán

Trong công tác cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán, Tổng công ty luôn tiên phong dẫn đầu, áp dụng những thay đổi mới Đội ngũ cán bộ được tập huấn, chủ động tiếp nhận những thay đổi đó và sẵn sàng điều chỉnh phù hợp với quy định kế toán hiện hành Các báo cáo tài chính được lập khách quan, trung thực, qua đó đã minh bạch hóa tình hình tài chính của công ty cũng như phục

vụ đắc lực cho việc ra quyết định kinh doanh của Ban quản trị

3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân:

Bên cạnh những ưu điểm đã trình bày ở trên cũng còn có một vài hạn chế trong bộ máy kế toán mà Tổng công ty cần hoàn thiện Cụ thể là:

Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, yêu cầu về ngôn ngữ là điều tiên quyết Không chỉ giao dịch trao đổi làm ăn, mà bộ phận kế toán phải xử lý chứng từ với ngôn ngữ của đối tác, phổ biến là tiếng Anh Thực tế này không phải nhân

viên kế toán nào cũng đáp ứng được Đây là một hạn chế mà trước mắt và lâu dài Tổng công ty cần có chiến lược phù hợp

Ngoài ra, hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ cần được nâng cao hon nữa Bộ phận này phải phát huy được vai trò tham mưu cho Giám đốc, chứ không chỉ dừng lại ở chức năng kiểm tra kế toán Được như vậy sẽ góp phần làm cho bộ máy kế toán hoạt động đạt được hiệu quả cao

Về báo cáo kế toán

Trong công tác lập báo cáo, Tổng công ty chưa có sự chú trọng đúng mức đến việc xây dựng báo cáo quản trị Hầu hết, hoạt động xây dựng báo cáo đang tập trung xây dựng các báo cáo tài chính, còn công tác xây dựng và lập báo cáo quản trị mới chỉ dừng lại ở khâu đơn giản, không đạt đến mức độ chi tiết như một báo cáo quản trị cần phải có Từ thực tế này, Ban giám đốc bị động hơn trước những tình huống bất ngờ phải đối phó, làm giảm chất lượng của công tác

xử lý và giải quyết

3.2 Đánh giá thực trạng kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

3.2.1 Ưu điểm

Về chứng từ xuất khẩu

Tổng công ty thương mại Hà Nội tuân thủ việc sử dụng bộ chứng từ xuất khẩu và thanh toán theo mẫu quy định của Nhà nước Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty, Hapro đã tổ chức tự in một số loại chứng từ theo sự cho phép của Bộ Tài Chính như: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu thu…Tất cả hệ thống chứng từ này được quản lý và lưu trữ ở phòng Xuất nhập khẩu và phòng kế toán để đảm bảo cho việc đối chiếu phù hợp và an toàn cho chứng từ

Về hạch toán ngoại tệ

Việc hạch toán ngoại tệ tại Tổng công ty rất ít xảy ra sai sót, vì Tổng công ty đã rất chú trọng đến công tác này Tổng công ty mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ đã cung cấp đây đủ

thông tin cho việc quản lý ngoại tệ và giúp cho việc điều chỉnh giá ngoai tệ được kịp thời, chính xác Tổng công ty cũng đã xây dựng được hệ thống nguyên tắc quy đổi giá ngoại tệ sang VND hợp lý và thống nhất

Về việc áp dụng phương thức thanh toán quốc tế

Tổng công ty lựa chọn phương thức hiện đại và an toàn Đối với khách hàng truyền thống, Tổng công ty sử dụng cách thức chuyển tiền bằng điện (Telegraphic Tranfer) là phương thức chuyển tiền nhanh chóng, tuy mất phí cao hơn so với việc chuyển tiền bằng phương thức khác Còn đối với khách hàng mới, để đảm bảo an toàn, Tổng công ty chuyển tiền bằng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit)

Về công tác thu mua và quản lý hàng hóa

Kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tổng hợp nên công ty phong phú và đa dạng về các mặt hàng Hàng hóa xuất khẩu của công ty đều là hàng sản xuất và thu mua từ trong nước Có rất nhiều nguồn hàng Tổng công ty phải mua tại các cơ sở nhỏ lẻ, đối với một số loại nông sản khách hàng nước ngoài đặt hàng với khối lượng lớn rất khó để thu gom nguồn hàng đó Xác định trước được điều đó, Hapro luôn thực hiện tốt công tác thu mua hàng, chủ động trong các nguồn hàng, đảm bảo cho việc xuất khẩu không bị chậm trễ, tạo uy tín tốt đối với khách hàng nước ngoài

Về thời gian làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Yếu tố không kém phần quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa đó

là thời gian làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa Đã có rất nhiều doanh nghiệp nằm trong trường hợp hàng đã chuẩn bị xuất khẩu xong nhưng chưa hoàn thành thủ tục xuất khẩu nên hàng hóa vẫn tồn đọng tại bến cảng gây nên thiệt hại không nhỏ đối với các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín đối với khách hàng nước ngoài Cán bộ nghiệp vụ của Tổng công ty là những người có trình độ chuyên môn cao và luôn đáp ứng được nhiệm vụ được giao

Về kế toán xuất khẩu ủy thác

Trong những năm qua, Tổng công ty đã thực hiện một số thương vụ lớn

về nhận xuất khẩu ủy thác đạt hiệu quả tốt, mặc dù xuất khẩu ủy thác không phải là hoạt động xuất khẩu trọng yếu của Tổng công ty Tổng công ty đã xây dựng một quy trình xuất khẩu ủy thác theo quy định kế toán hiện hành và thường xuyên cập nhật cácc quy định kế toán mới liên quan đến hoạt động xuất khẩu ủy thác đảm bảo việc hạch toán đối với mỗi nghiệp vụ xảy ra được chính xác và kịp thời

3.2.2 Nhược điểm

Về kế toán xuất kho hàng hóa xuất khẩu

Trong trường hợp hàng hóa thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho,

kế toán Tổng công ty đáng lẽ không lập phiếu, và thực hiện bút toán như hàng nhập kho, nhưng Tổng công ty vẫn lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Vì thế số liệu theo dõi trên sổ sách chỉ là số nhập xuất tồn của kho ảo Việc làm này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hóa vì không biết được số thực nhập xuất tồn của hàng hóa tại kho

Về việc phân bổ các khoản chi phí

Việc xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng, giúp cho quá trình xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh sát với thực tế mang lại hiệu quả hơn Thực tế tại Tổng công ty đang tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho hàng hóa tiêu thụ được thực hiện vào cuối tháng, kế toán không tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng cụ thể do đó không thể xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng

Về kế toán doanh thu hàng xuất khẩu

Kế toán sử dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu Tuy nhiên ở công

ty tài khoản này mới chỉ chi tiết theo thị trường bán hàng trong và ngoài nước:

TK 5111- Doanh thu xuất khẩu hàng hóa và TK 5112- Doanh thu tiêu thụ hàng trong nước chứ chưa chi tiết theo cấp 3 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng để từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh

3.3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại

Hà Nội

3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Tổng công ty.

Thông tin mà kế toán mang lại không chỉ phục vụ cho nội bộ mà còn còn phục vụ cho các đối tượng bên ngoài Hiệu quả của công tác kế toán có tầm ảnh hưởng lớn đến sự phát triển bền vững của mỗi đơn vị kinh doanh Hoạt động của bộ máy kế toán có hiệu quả giúp cho các nhà quản trị quản lý tốt mọi hoạt động nguồn vốn, tài sản…và những vấn đề thuộc về chính công ty, đồng thời làm lành mạnh hoạt động tài chính nói chung

Hoạt động xuất khẩu chiếm vai trò chủ đạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Thương mại Hà Nội, vì thế hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hóa cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Tổng công ty là yêu cầu bức thiết Công việc cũng như trách nhiệm của các bộ phận kế toán xuất khẩu càng trở nên nặng nề hơn khi quá trình xuất khẩu còn là quá trình liên quan đến mối quan hệ giữa các quốc gia

Hiện nay, công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa tại Hapro vẫn còn một số vấn đề cần giải quyết Những vấn đề đó thực tế đã gây ra những thiệt hại đối với Tổng công ty trong thời gian vừa qua Do đó, cần thiết phải hoàn thiện công tác

kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Hapro để giảm trừ những thiệt hại tương tự có thể xảy ra

3.3.2 Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

Trong công tác kế toán, không chỉ đảm bảo đúng nguyên tắc mà hệ thống kế toán phải phù hợp đặc điểm công ty, mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất trên

cơ sở tiết kiệm chi phí, đáp ứng yêu cầu quản lý Việc hoàn thiện hệ thống kế toán là yêu cầu bức thiết và phải đảm bảo những nguyên tắc sau đây:

- Nguyên tắc 1: Hoàn thiện các nguyên tắc nhưng đảm bảo tôn trọng các cơ chế tài chính, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành

- Nguyên tắc 2: Hoàn thiện các nguyên tắc trên cơ sở phù hợp đặc điểm tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp Dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán doanh nghiệp là bản thiết kế tổng hợp của các chuyên gia tài chính kế toán, các doanh nghiệp còn căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp mình để áp dụng và vận dụng phù hợp

- Nguyên tắc 3: Hoàn thiện các nguyên tắc đồng thời đáp ứng kịp thời,chính xác yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Nguyên tắc 4: Hoàn thiện các nguyên tắc trong điều kiện chi phí tiết kiệm, công việc giảm nhẹ và khoa học, vừa đảm bảo kết quả kinh doanh có lãi vừa đảm bảo công việc đạt hiệu quả

Trong điều kiện cạnh tranh, thông tin về đối tác là yếu tố quan trọng, càng có nhiều thông tin thì càng có nhiều cơ sở để đặt mối quan hệ kinh tế, tránh được những rủi ro có thể xảy ra Chính vì vậy, cần hoàn thiện hệ thống thông tin, xây dựng nguồn dữ liệu về khách hàng và đối tác, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp đóng vai trò chiến lược nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán cũng như kết quả kinh doanh của Tổng công ty

3.3.3.Các ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

Về kế toán xuất kho hàng xuất khẩu

Như đã trình bày ở phần trên, tránh tình trạng hàng hóa xuất khẩu thẳng không qua kho mà vẫn bị hạch toán như hàng hóa qua kho bình thường, gây ra những hạn chế trong công tác đánh giá hàng, đối với hàng hóa thuộc đối tượng này, kế toán phản ánh các nghiệp vụ sau:

- Mua hàng hóa xuất bán thẳng, kế toán thực hiện bút toán:

Nợ TK 157- Hàng gửi bán

Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331- Phải trả người bán

Có TK 111, 112

- Hàng hóa được xác định là tiêu thụ, kế toán thực hiện bút toán:

Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán

Có TK 157- Hàng gửi bán

Về kế toán các khoản phải thu khách hàng nước ngoài

Trước hết, Tổng công ty cần xây dựng chiến lược nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ kế toán trực tiếp thực hiện công việc đòi hỏi sự xử lý những vấn

đề về ngôn ngữ Đồng thời, Tổng công ty nên sử dụng các hình thức ưu đãi về giá, về điều kiện vận chuyển, các hình thức chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng đẩy nhanh quá trình thanh toán Tổng công ty cũng cần tổ chức tốt công tác làm thủ tục xuất khẩu, các điều kiện về vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa…

Tổng công ty cần thường xuyên theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các ngân hàng trung gian để có thông tin đầy đủ và khách quan về tình hình thanh toán của khách hàng từ đó có thể chủ động đối phó, điều chỉnh và đưa ra các biện pháp kịp thời xử lý

Về kế toán doanh thu hàng xuất khẩu và phân bổ các khoản chi phí

TK 511 không chỉ theo thị trường bán hàng mà cần phải chi tiết theo cả từng mặt hàng hay từng nhóm mặt hàng Kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với từng mặt hàng hoặc từng nhóm mặt hàng, hoặc có thể tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp theo doanh thu của từng mặt hàng xuất khẩu Có như vậy, Tổng công ty mới có chiến lược kinh doanh phù hợp đối với những mặt hàng đem lại hiệu quả và mặt hàng không đem lại hiệu quả

3.3.4 Điều kiện thực hiện ý kiến đề xuất

* Về phía Nhà nước:

- Nhà nước cần ban hành thông tư hướng dẫn đi kèm việc ban hành về chế độ

kế toán một cách kịp thời, tránh tình trạng như hiện nay là việc ban hành các

chế độ kế toán thường rất lâu sau mới có thông tư hướng dẫn thực hiện Làm được điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp thuận lợi trong công việc thực hiện

kế toán

- Một số quy định liên quan đế kế toán xuất nhập khẩu, Bộ Tài Chính cần có những nghiên cứu để thay đổi cho phù hợp với thực tế, để không những đảm bảo khả năng quản lý kinh tế vĩ mô của Nhà nước mà còn phù hợp với tình hình của đơn vị vận dụng chế độ kế toán

* Về phía Tổng công ty Thương mại Hà Nội:

- Công tác tuyển nhân sự cần có sự quan tâm đúng mức, đảm bảo những nhân viên được tuyển dụng có năng lực, có trình độ chuyên môn mà tư cách phẩm chất đạo đức tốt Sau khi tuyển dụng, cần bố trí các nhân viên hợp lý, khoa học, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người Bên cạnh đó có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên

- Tổng công ty cần vận dụng mô hình quản lý mạng nhân sự đảm bảo phương thức quản lý nguồn nhân sự khoa học, giúp cho các nhà quản lý theo dõi được tiến độ công việc, qua đó đánh giá được chất lượng công việc

- Công nghệ là yếu tố đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo cho công tác

kế toán đạt hiệu quả Tổng công ty cần có chính sách hợp lý để đầu tư vào hệ thống trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện cho bộ máy kế toán vận hành tốt

* Về phía Phòng Kế toán – Tài chính Tổng công ty:

- Cần thực hiện nghiêm túc, đúng và đầy đủ các chính sách, chế độ về quản lý của Nhà nước cũng như những quy định kế toán hiện hành của Bộ Tài chính

- Trong quá trình thực hiện công việc của mình, cần tìm hiểu và nghiên cứu kỹ các chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực của kế toán quốc tế Phòng Kế toán – Tài chính cần hoàn thiện công tác tổ chức để phù hợp tình hình thực tế phát sinh của công việc, đảm bảo thuận lợi, phù hợp với ngành nghề và đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình

- Đôn đốc triển khai việc phổ biến áp dụng các chuẩn mực mới khi Bộ Tài chính

có quyết định ban hành Kế toán trưởng hoặc những người đi tập huấn cần phải

hoàn thành tốt vai trò của mình, tránh hiện tượng chậm triển khai áp dụng, chậm tiến độ và không kịp thời

KẾT LUẬN

Kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển Đúng trước xu thế đó, cácdoanh nghiệp càn phải nỗ lực hết mình để khẳng định được vị trí trong thương trường

Để làm được điều này, tự bản thân mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng, đặt uy tín lên hàng đầu Công tác kế toán tài chính là một trong những công cụ hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính

Trong quá trình phát triển, để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, khẳng định được thương hiệu của mình, Tổng công ty thương mại Hà Nội đã liên tục thay đổi, hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là kế toán xuất nhập khẩu – lĩnh vực chủ yếu của Tổng công ty